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GIUFFRE’ INFORMATICA Agenzia di Roma
Via G.G. Belli,12000193 Roma
Tel. 063219043 - e-mail: [email protected]: www.giuffreroma.it
presenta…
Udienze Scadenze
Pratiche Parcelle
ClientiSpese
Il software più facile ed efficace per disegnare l’organizzazione dello
Studio
Con Cliens® posso facilmente ottenere 4fondamentali risultati:
1. Trovare velocemente tutte le informazioni delle pratiche e dei clienti
2. Sapere in anticipo tutti gli adempimenti in scadenza3. Rendere automatica l’emissione di precetti, decreti ingiuntivi,
parcelle e tanto altro4. Amministrare le spese delle pratiche, controllare costi e ricavi,
verificare l’andamento dello Studio
c
Punto 1Cliens® riepiloga e mostra nel fascicolo della pratica tutte le informazioni ad essa relative• la storia delle udienze e delle scadenze;• le attività pianificate ancora da fare;• le spese sostenute;• i documenti di parte e di controparte;• i diritti e gli onorari maturati;• i contatti avuti con i clienti;
Punto 2L’agenda di Cliens® permette allo studio diottimizzare il controllo dell’attività attraverso:• La contestuale visualizzazione nell’agenda giornaliera delle attività in
scadenza nel giorno e di quelle dei prossimi giorni;• La visualizzazione degli impegni in planning giornalieri, settimanali, mensili
o annuali;• Il calcolo automatico dei termini previsti dai codici per le attività in
scadenza;
Punto 3Cliens® aiuta lo studio ad emettere una molteplicità di documenti di routinepermettendo in automatico:• Di redigere precetti, decreti ingiuntivi, lettere di mora, atti di pignoramento;• Di associare in automatico diritti e onorari alle attività svolte e di emettere
Note spese, Fatture pro-forma e fatture definitive;• Di redigere lettere per comunicazioni alle assicurazioni, ai clienti, alle
controparti;• Di predisporre i moduli F23 per il versamento dei vari tributi, o il modulo
CID e di preparare le note di iscrizione a ruolo (NIR);
Punto 4La gestione amministrativa dello studio puòessere tenuta agevolmente sotto controllo da
Cliens®:• Sia per la richiesta ai clienti delle spese sostenute per le loro pratiche;• Sia per la rendicontazione al commercialista delle entrate e delle uscite di
cassa, dei dati relativi agli studi di settore, dell’elenco clienti fornitori;• Sia per il controllo interno dell’andamento di costi e ricavi, e delle
statistiche di rendimento dello studio;
c
• L’utilizzo da oltre 20 anni di Cliens® da parte di migliaia di avvocati ha permesso al software di migliorare costantemente fino a raggiungere un grado di facilità ed usabilità largamente riconosciutogli.
•I presupposti di tale facilità d’uso vanno ricercati in diversi elementi che caratterizzano Cliens®:
• 1) la presenza di un’interfaccia grafica che attraverso icone e scritte permette all’utente di navigare al suo interno come all’interno di un sito internet;
•2) la possibilità da parte dell’utente di scegliere l’interfaccia da utilizzare tra 2 diverse soluzioni grafiche;
3) l’utente viene spesso aiutato attraverso dei percorsi guidati che gli spiegano passo passo le operazioni da fare;
4) La completa integrazione di Cliens® con i programmi Ms Word e Open Office per la videoscrittura, Ms Outlook per la posta elettronica, lascia l’utente libero di continuare ad utilizzare questi software e di averli contemporaneamente collegati ai fascicoli delle pratiche;
5) Una totale interconnessione tra le varie parti del programma che consente all’utente di passare da un contesto ad un altro senza dover abbandonare il punto di partenza.
Precetti, decreti ingiuntivi, note spesa... vorrei realizzarli in automatico
Cliens® aiuta lo studio ad emettere in automatico una molteplicità di documenti di routine velocizzando enormemente l’attività di videoscrittura:Attraverso un formulario di documenti integrato in Cliens® e interamente personalizzabile con i propri modelli, è possibile:
1. redigere precetti, decreti ingiuntivi, lettere di mora, atti di pignoramento già contenenti i dati anagrafici delle parti, i dati del credito, gli importi relativi alle spese e alle competenze dell’avvocato;
2. associare diritti e onorari alle attività fatte per le pratiche ed emettere Note spese, Fatture pro-forma e Fatture definitive;
3. redigere lettere per comunicazioni alle assicurazioni, ai clienti, alle controparti;4. predisporre i moduli F23 per il versamento dei vari tributi, o il modulo CID; 5. preparare le note di iscrizione a ruolo con o senza codici a barre;6. predisporre la busta per il deposito del Decreto Ingiuntivo come previsto dal
nuovo Processo Civile Telematico.7. I documenti vengono redatti in formato Word o Open Office a seconda del
software di videoscrittura utilizzato in studio. Questo permette all’utente di personalizzare i modelli utilizzati, oppure di intervenire sul documento predisposto in automatico da Cliens® per successive modifiche o integrazioni.
Vorrei essere avvisato in anticipo degli adempimenti in scadenza
L’agenda di Cliens® permette allo studio di ottimizzare il controllo dell’attività attraverso:
1. la contestuale visualizzazione nell’agenda giornaliera delle attività in scadenza nel giorno e di quelle dei prossimi giorni;
2. la visualizzazione degli impegni in planning giornalieri, settimanali, mensili, o annuali;
3. il calcolo automatico dei termini previsti dai codici per le attività in scadenza;
Parallelamente all’agenda degli impegni, Cliens® consente inoltre di pianificare per ogni fascicolo una serie di attività da svolgere; un controllo automatico su questi fascicoli provvederà poi ad avvisare lo studio delle attività in sospeso.
Tutti gli impegni di agenda, nelle varie visualizzazioni previste (giornaliera, settimanale, mensile, annuale, libera), sono stampabili utilizzando una ricca casistica di formati con tutte le informazioni degli impegni da svolgere e delle pratiche relative.
Un sistema di personalizzazione dei formati di stampa consente inoltre allo studio di creare proprie stampe nel formato e con le informazioni che si preferiscono.
Collegato all’agenda di Cliens® è inoltre previsto un potente sistema di parcellazione automatica delle attività che consente di trasformare direttamente in voci di diritti e onorari le attività svolte nel momento in cui vengono adempiute.
Qualora lo studio preferisca invece trasformare le attività in diritti ed onorari non al momento del loro adempimento ma in un momento successivo, Cliens®, riepilogando nel fascicolo della pratica tutte le attività svolte, consente comunque di contabilizzarle automaticamente in qualsiasi momento si voglia.
Ultima importante caratteristica dell’agenda di Cliens® è la sua interfacciabilità con MS Outlook che consente di trasferire su palmari, smart phon, o cellulari compatibili, tutti gli impegni d’agenda e la rubrica telefonica.
Un sistema di sincronizzazione delle attività permette inoltre di ritrasferire in Cliens® eventuali aggiornamenti fatti sul palmare o sul cellulare.
Vorrei trovare velocemente tutte le informazioni delle pratiche e dei clienti
Cliens® riepiloga e mostra nei fascicoli delle pratiche tutte le informazioni ad esse relative:
1. La storia delle udienze e delle scadenze2. Le attività ancora da fare3. Le spese sostenute4. I diritti e gli onorari maturati5. Le telefonate avute con i clienti6. I documenti di parte e di controparte.
Il fascicolo di Cliens® è infatti un efficacissimo strumento di archiviazione di tutti i documenti della pratica: I documenti di videoscrittura e le mail possono essere salvati nei fascicoli direttamente dalla barra dei menù di Word/Open Office e Outlook sfruttando l’integrazione realizzata con questi software.
Qualsiasi altro file (PDF, Immagini, fotografie, etc.) può essere salvato nei fascicoli semplicemente trascinandolo sopra la pratica;
Un sistema di scansione interno a Cliens® e compatibile con tutti i più diffusi scanner in commercio (tra cui la penna scanner DOCUPEN) consente di trasferire e conservare nel fascicolo tutti i documenti cartacei della pratica.
Tutte le informazioni dei fascicoli sono in stretta relazione con le altre parti del programma (Agenda, Rubrica, Documenti, etc.) a cui si può accedere direttamente dai fascicoli stessi senza doverli prima chiudere.
Tutto il contenuto dei fascicoli è poi visualizzabile in rete da ciascun utente del programma. Qualora ci sia nella studio una particolare esigenza di riservatezza relativamente ad alcune informazioni delle pratiche o alla totalità di alcune pratiche, Cliens® prevede la possibilità di rendere visibili tali informazioni riservate solo ad alcuni utenti autorizzati.
Seguo pratiche penali e gli altri software per studi legali non ne tengono conto
Cliens®, a differenza degli altri software di gestione dello studio legale presenti sul mercato, integra la gestione dei fascicoli penali, considerando tutte le fasi del procedimento penale:
1. Indagini preliminari2. Udienza preliminare3. 1° grado4. Appello5. Cassazione6. Esecuzione 7. RevisioneIn tal modo Cliens® è particolarmente adatto sia agli studi che si occupano solo di penale, sia agli studi in cui vengono seguite sia pratiche penali che pratiche civili o di altro tipo.
Il sistema che uso non prevede la parcellazione oraria a timesheet
Per tutti gli studi che adottano, oltre al quello tradizionale, anche un sistema di addebito ai clienti dell’attività svolta secondo criteri orari, Cliens® mette a disposizione un raffinato strumento di timesheet che permette di valorizzare l’attività di ogni avvocato sulla base della sua personale tariffa oraria.
La flessibilità del timesheet di Cliens® consente di variare caso per caso la normale tariffa oraria dell’avvocato sulla base di ulteriori e diversi criteri: importanza della pratica, importanza dell’attività svolta, particolari accordi presi con il cliente, appositi listini prestabiliti.
Tutte le attività inserite nel timesheet vengono valorizzate contestualmente al loro inserimento oppure possono essere calcolate in un secondo momento (ad esempio al momento della predisposizione della parcella). Anche le attività inserite e già valorizzate, possono essere sempre ricalcolate sulla base di nuovi criteri stabiliti successivamente.
Il timesheet di Cliens® ha la particolarità di consentire anche l’annotazione di attività la cui valorizzazione segue il normale tariffario nazionale forense. In questo modo lo studio può avere un unico e uniforme strumento di inserimento delle attività, sia per quelle a base oraria sia per quelle a tariffario classico, e può addebitare ai clienti in un'unica parcella entrambi questi tipi di prestazioni.
Attraverso il timesheet inoltre lo studio può emettere periodicamente per i
propri clienti parcelle, o resoconti, relativi alle attività svolte in determinati
archi temporali relativamente a tutte le pratiche domiciliate o a gruppi di
esse, dettagliando per ogni attività la pratica a cui la prestazione si riferisce,
l’avvocato responsabile di tale attività, il tempo dell’attività e l’importo
richiesto.
In ultimo, ma non meno importante, il timesheet di Cliens® rappresenta per lo studio un utilissimo strumento per analizzare la redditività delle proprie attività. L’associazione infatti di un tempo all’attività svolta, indipendentemente dal fatto che venga addebitata al cliente su base oraria o sulla base del tariffario forense, permette di avere un rapporto matematico tra il costo per lo studio dell’attività svolta, espresso dal tempo impiegato per adempierla, e il suo ricavo, espresso dalla tariffa richiesta.
In questo modo Cliens®, attraverso un’analisi aggregata delle attività svolte per i singoli clienti o per le diverse tipologie di pratiche, consente di conoscerne la loro redditività e la loro reale convenienza per lo studio.
Vorrei controllare costi e ricavi e verificare l'andamento dello Studio
La gestione amministrativa dello studio può essere tenuta agevolmente sotto controllo da Cliens® le cui funzioni di amministrazione hanno il duplice scopo di fornire alla segreteria uno strumento semplice ed agevole per tutti gli adempimenti burocratici:
1. controllo degli incassi e dei pagamenti delle fatture;2. annotazione delle entrate e uscite di cassa;3. stampa dell’elenco clienti/fornitori;4. ripartizione percentuale del fatturato per tipologia di pratica e di cliente ai
fini degli studi di settore;5. il controllo dei certificati di versamento delle ritenute IRPEF da parte dei
clienti;6. il controllo delle spese sostenute per le pratiche;
di fornire al titolare di studio un potente strumento di analisi dell’andamento dell’attività attraverso:
1. statistiche di redditività dei clienti;2. statistiche sull’andamento delle pratiche;3. statistiche sull’andamento del fatturato;4. controllo dei costi generali di studio;5. controllo delle anticipazioni fatte per le pratiche;6. controllo del rendimento dei collaboratori.
Vorrei informare alcuni miei clienti sulle loro pratiche dal sito internet dello studio
Cliens® permette all’avvocato di differenziare il proprio Studio da quello dei suoi colleghi, dandogli la possibilità di attivare per i propri clienti un servizio di consultazione pratiche via internet attraverso un apposito spazio web.
L’avvocato è libero di decidere quali clienti possono accedere al servizio assegnando loro un nome utente e una password personale, e di revocare loro in qualsiasi momento la possibilità di accesso.
I dati messi a disposizione dei clienti si riferiscono solo ad alcune notizie delle pratiche e non all’intero corpo di informazioni che compongono il fascicolo di studio(i riferimenti generali della controversia, la data dell’ultima udienza e il suo esito, la data della prossima udienza, note informative appositamente lasciate dall’avvocato).
Lo studio può anche mettere a disposizione on line alcuni documenti che i clienti potranno consultare e scaricare.
L’aggiornamento delle informazioni on line avviene automaticamente attraverso un collegamento tra Cliens® e il sito web senza che questo comporti per lo studio alcun impegno ulteriore di inserimento dati.
Attraverso le pagine web il cliente può inoltre comunicare con l’avvocato che segue la pratica spedendogli una mail di richiesta informazioni direttamente alla sua casella di posta.
Tutti i dati contenuti nel sistema on line sono protetti da appositi sistemi di sicurezza che impediscono l’accesso alle informazioni da parte di tutti coloro che non siano stati autorizzati.
Cliens® Studio Online è una soluzione CHIAVI IN MANO con cui lo Studio legale ottiene l'attivazione dei seguenti servizi:
•installazione del sistema Cliens® Studio Online (*);•uno spazio web di 100Mb raggiungibile con un indirizzo web del tipo nomestudio.cliens.it ;•1 casella di posta elettronica del tipo [email protected] con filtro antispam e antivirus; •traffico illimitato;•1 Backup giornaliero dei dati;•assistenza tecnica telefonica.
* Il funzionamento di Cliens® Studio Online necessita del programma Cliens®
Gestione Studio Legale.
Vorrei poter tenere traccia delle telefonate fatte con i clienti
Cliens® consente di annotare in un apposito registro le chiamate avute con i clienti e di ritrovarne automaticamente un’annotazione all’interno del fascicolo della pratica a cui la telefonata si è riferita.Il registro delle chiamate di Cliens® assolve dunque ad una duplice funzione:I°) una funzione tipica della segreteria che annota le chiamate per gli avvocati ricevute in loro assenza o quando sono impegnati. In tal modo l’avvocato, rientrando in studio o rendendosi di nuovo
disponibile,può visualizzare l’elenco delle chiamate ricevute e il loro motivo, e sapere in tal modo cosa è successo e cosa fare a tale proposito;
II°) una funzione relativa alla regolazione dei rapporti avuti con i clienti in relazione all’impegno per loro profuso dallo studio anche attraverso conferenze telefoniche.
Tutte le chiamate annotate nel registro vengono infatti automaticamente annotate nel fascicolo relativo alla pratica trattata. In tal modo l’avvocato può sapere immediatamente per ciascun cliente o per ciascuna pratica quando, per quanto tempo e per quale motivo ha conferito con il cliente, così da poter valutare l’eventualità di addebitare il colloquio telefonico intercorso.
La telefonata inoltre può essere automaticamente valorizzata e trasferita in parcella.
(Se mediamente lo Studio riceve 6 chiamate al giorno di clienti e se decidesse di addebitare loro l’onorario relativo anche a solo la metà di esse, considerando una tariffa media di € 10,00, otterrebbe un guadagno di € 30,00 al giorno che moltiplicato nel tempo diventa pari a € 150,00 la settimana, € 600,00 al mese, € 6.000,00 all’anno considerando solo 10 mesi lavorativi).
Il registro della chiamate di Cliens® può essere da ultimo utilizzato come un istant messanger interno con il quale i vari componenti dello studio si inviano messaggi di testo via rete.
Molte cose che i software hanno non mi servono e vorrei poter scegliere solo quello di cui ho bisogno
Cliens® è un programma modulare perché alla versione base contenente le principali funzioni utili a ciascuno studio legale, ne possono essere aggiunte tante altre.
Lo studio è in questo modo libero di configurare la soluzione che ritiene ottimale, sia in termini di funzioni attive, sia in termini di costo.
In qualsiasi momento potranno essere aggiunte le funzioni opzionali inizialmente escluse. Ciò consente al programma di evolvere con l’evolvere delle necessità dello studio.
La versione base comprende:
la gestione dei fascicoli e dei clienti, l’agenda e lo scadenzario delle attività, la
parcellazione e la fatturazione, l'integrazione con MSOffice/OpenOffice,
l'esportazione dell'agenda su MSOutlook, l’archivio storico delle pratiche chiuse,
le utilità di calcolo degli interessi e della rivalutazione monetaria, l’integrazione
con il sistema PolisWeb, la predisposizione e la stampa dei moduli F23 per il
pagamento dei tributi e tante altre utilità.
Tra i moduli aggiuntivi lo studio può scegliere:
Gestione delle Pratiche di Recupero Credito: funzione che consente di redigere in automatico precetti, decreti ingiuntivi, diffide, atti di pignoramento, e che genera in modo automatico lo scadenzario delle attività da fare per tali pratiche.
Gestione delle Pratiche Assicurative: funzione che consente di redigere in automatico diffide, lettere di intervento, citazioni, corrispondenza con le assicurazioni e i periti tecnici, modulo CID, e che genera in modo automatico lo scadenzario delle attività da fare per tali pratiche.
Pratiche Provvisorie: archivio di fascicoli paralleli a quelli delle pratiche in corso che consente di creare posizioni a cui non è stato dato ancora ufficiale avvio. Qualora la pratica provvisoria diventi definitiva è possibile trasformarla e spostarla nell’archivio dei fascicoli in corso.
Registro delle Telefonate e dei Contatti: permette l’annotazione delle telefonate fatte o ricevute dai clienti all’interno di un apposito registro e all’interno dei fascicoli delle pratiche trattate per il loro eventuale addebito. Il modulo è integrabile con i centralini telefonici digitali per automatizzare l’annotazione delle chiamate.
Amministrazione: consente la gestione di molti aspetti contabili ed economici dello studio legale. In particolare consente di:tenere la prima nota contabile da fornire al commercialista;gestire le entrate e le uscite dalla cassa contanti dello studio, tenendo traccia dei prelievi effettuati dai vari collaboratori;annotare le spese generali dello studio per monitorarne la tipologia e l’entità;gestire la crezione dell'elenco clienti/fornitori da trasmettere in via telematica.
Studi di Settore: consente la compilazione automatica del modello UK04U degli studi di settore relativo alla ripartizione percentuale del fatturato per tipologia di pratiche e clienti (quadri D e Z).
Gestione dei livelli di accesso degli utenti: permette di definire per ogni utente del sistema il grado di libertà che gli si voglia lasciare nella consultazione o nella modifica dei dati del programma.
TimeSheet: il modulo Timesheet consente allo Studio legale di lavorare a tariffa oraria anche attraverso la creazione di listini per tipologia di cliente o di attività.
Studio OnLine: L’innovativo sistema di comunicazione tra il programma Cliens® Gestione Studio legale e il sito internet dello Studio. Il modulo Studio Online è una soluzione chiavi in mano che consente allo studio legale di mettere a disposizione dei suoi clienti, attraverso internet, alcune informazione e alcuni documenti delle loro pratiche.
Specifiche tecniche • REQUISITI Minimi DEL SERVER
• File server Windows 2000 SP4 o successivo
• File server Linux, BSD, MacOS X correttamente accessibile dai PC Windows
• Spazio disco 50 Mb necessario per l’installazione
POSTAZIONI DI LAVORORequisiti minimi Processore Pentium III o successivoRAM 1Gb o maggiore Schermo 800x600 punti a 256 colori (consigliati migliaia) o maggioreSpazio disco 1Gb MbWindows 98 SE/Me/NT4 SP6a (esclusa versione Terminal Server)Windows 2000 SP4/XP/2003/Vista/7Sconsigliati Windows 98/Me/NTNel caso di Windows XP è consigliata la versione ProfessionalNel caso di Windows Vista è consigliata la versione BusinessStampanti Stampante Laser o a getto d’inchiostro
