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M-Files es una solución de gestión de información que mejora
el manejo de los documentos e información de su empresa,
con el objetivo de incrementar su productividad, ser más
eficiente y cumplir con las regulaciones internas y externas.
Almacenar, administrar y rastrear documentos
electrónicos o imágenes de documentos físicos
capturados mediante el uso de un escáner.
Tiene la capacidad de mantener un registro de
las distintas versiones y modificaciones de los
documentos que vayan llevando a cabo los
usuarios.
Permite gestionar la
totalidad de la
automatización de
procesos documentales. El
motor de BPM es capaz de
actualizar de forma
automática otros sistemas.
Control eficiente y
sistemático de la
creación,
recepción,
mantenimiento,
uso y disposición
de los registros
documentales.
Reemplaza formularios de papel
en formularios electrónicos, fácil
de llenar y registrar. Incorpora la
información capturada a través
de formularios electrónicos en
forma inmediata en los procesos
de negocio para automatizar
pasos de un flujo, validar la
exactitud de los datos y apoya o
alimenta las aplicaciones
transaccionales.
50% de los documentos físicos son copias
30% de tiempo se invierte en la búsqueda
QUE ES DONDEEL DOCUMENTO FUE ALMACENADO
VS
TIPO DE DOCUMENTO
CLIENTE
FECHA
Clasificando documento con metadata
permite un acceso más rápido y preciso de
la información
Encuentre la información correcta
instantáneamente
Tendrá siempre actualizada la versión de
cada documento
Disponibilidad fuera de sistema (offline
availability)
Plantillas para recrear fácilmente
documentos
Politicas de seguridady auditorias
Distribución y colaboración documental
• Eficiencia:– Mejorar la innovación, creando una cultura de compartir conocimiento y
reducción de silos de información– Mejorar la eficiencia con acceso fácil a la información crítica de negocio– Mejorar la productividad con la automatización de procesos de negocio– Reducir los errores humanos y el re-trabajo
• Reducción de Costos:– Reducir costos de recursos con automatización de procesos– Disminuir costos de desarrollo y mantenimiento de sistemas actuales– Reducir costos de infraestructura para la gestión de grandes volúmenes de
información
• Cumplimiento Regulatorio:– Reducir riesgos de negocio relacionados a la preservación y protección de
información crítica– Mejorar la capacidad de almacenar evidencias de las distintas actividades de
negocio
• Continuidad de Negocio:– Mejorar la sostenibilidad y la capacidadde recuperación ante desastre– Aumentar la disponibilidad de información
98%adaptabilidadde los usuarios
VENTAS
MARKETING
LEGAL
RECURSOS HUMANOS INFORMATION TECHNOLOGY
GERENCIA
INGENIERÍA
LOGISTICA
Captura documentos físicos con sus escáners
Busqueda de contenido dentro de los documentos escaneados◦ OCR Zonal permite la extracción automatica de metadata
Texto, Codigos de Barra, Codigos QR
Se benefician de las características únicas de M-Files Acceso a Vistas Dinamicas
Integración con Workflows
Inteligencia PaperlessPAPER DOC
SCANNED
CHARACTER RECOGNITION (OCR) SAVED IN M-FILES
Los derechos de los usuariosy de grupos de usuarios◦ Por document
◦ Por clase de documento
Permisos basados enmetadata
Creación y administraciónsencilla
Compatibilidad condirectorio activo
Desktop
Web
Mobile
1. Panel de tareas
2. Barra de Búsqueda
3. Vistas
4. Ventana de Resultados
5. Metadata
6. Vista Previa
7. Sitio
Instalada remotamente y se ingresa através del Internet
Se paga por el uso de la herramienta (Tarifa Mensual)
Instalado y configuradoen servidores locales delcliente
Se adquieren las licenciasuna sola vez y elmantenimiento delsoftware
Cliente asume laresponsabilidad de lainstalación, configuracióny mantenimiento delhardware
Combina los sistemasde correo locales conlas nubes privadas opúblicas.
Se paga por el uso dela herramienta (TarifaMensual)
Integración fácil con su entorno de ITexistente
• Conexiones privadas• Bases de datos híbridas• Soluciones de almacenamiento
Compromiso con la protección y privacidadcon cifrado de sus datos
• Cumple con la norma internacional de privacidad de lanube: ISO 27018
Soporta la más amplia selección desistemas operativos, lenguajes deprogramación, marcos, herramientas,bases de datos y dispositivos
Microsoft Azure
Pasos a seguir para la consecución de
una tarea o trabajo predeterminado para
un proceso de negocio.
• Notificaciones y alertas
• Crear y ejecutar reglas de negocio
• Autorizaciones o aprobaciones
• Recolectar data para indicadores o métricas
• Control de plazos
• Validación documental
Borrador Esperando aprobación
APROBADO
RECHAZADO
EN REVISIÓN
Esta licencia está asignada
exclusivamente a un usuario dentro de
una organización y solo puede ser
utilizada por ese usuario. Si el usuario con
la licencia nombrada no labora en la
empresa o cambia de funciones, la
licencia puede ser reasignada a otro
usuario.
Posibilita a un número establecido
de usuarios acceder al software al
mismo tiempo, dependiendo de la
cantidad de licencias concurrentes
adquiridas
Licencia ConcurrenteLicencia Nombrada
