II.3 Presentación de la Información

La interpretación de los mensajes recibidos está sujeta a la mala comprensión, para mejorar la eficiencia en la transmisión y manejo de mensajes existen

Métodos para decidir entre alternativas:

Los métodos parten de que todas las alternativas se conocen o se pueden conocer.

1) Técnicas de optimización (bajo certeza)

Las alternativas y sus resultados son conocidos Calcula la alternativa óptima para una función objetivo dada. Sistema de ecuaciones Programación lineal, entera, dinámica Modelo de teoría de colas Modelos de inventarios

2) Matrices de pago (en teoría de decisión)

Evalúa matemáticamente los resultados (potenciales) de acciones alternativas en una situación de decisión dada.

Alternativas y resultados conocidos. Maximización de utilidades.

Métodos:

Matriz de pagosFilas: para alternativas / Estrategias disponiblesColumnas: decisiones. (Edos. Del mundo).Celda: intersección, contiene algo si se escoge estrategia

Seleccionar la estrategia con pago más alto Decisiones con su probabilidad asociada Valor esperado de cada estrategia igual a n decisiones

ZZ (Pago)(probabilidad) de las decisiones i=1

Si el decisor tiene incertidumbre en relacion a probabilidades se emplean las siguientes reglas para decidir:

Minimizar la Penalización

Penalización.- diferencias entre el mejor pagoDiseño de matriz:

Restar el valor más alto de la columna con cada entrada de la misma. Sumar filas para calcular penalización por acción Elegir la que minimiza la penalización

Regla maxmin Seleccionar estrategia con pago de utilidad más alto (max). Con el peor estado del mundo (min).

Regla maximax Seleccionar estrategia que genere pago mas alto de utilidad (max). Con el estado del mundo más favorable (max).

3) Curva de utilidad e indiferencia

4) Arboles de decisión

Util para la representación del análisis. Las alternativas forman ramas a partir de un punto inicial de decisión Decisión inicial parte inferior

Arreglo = izquierda - derechaArriba hacia Abajo

Pasos para emplear árbol:

1) Construir árbol iniciando con puntos de decisión agregando ramas para los estados del mundo (eventos) que puedan suceder ( incluir probabilidad de ocurrencia).

2) Para cada rama única asignar valor o resultado.3) Trabajar hacia atrás para analizar las consecuencias de cada alternativa de cada

nodo.

AnálisisIniciar en las puntas

Calcular valor esperado de cada conjunto para cada nodo.V.E. * probabilidad sucesivamente hacia atrás

En el punto de decisión anotar V.E. más alto.

4) Clasificación, ponderación o eliminación por aspectos.

A cada factor (aspecto) se le asigna una ponderación por parte el decisor. El grado de satisfacción se determina por la importancia (o rango).

La suma de factores se emplea para clasificar o comparar alternativas.

Análisis Los requerimientos deseados se identifican y clasifican por importancia. Inicia con requerimientos importantes, se eliminan alternativas que no

contienen dicho aspecto.

5) Teoría de los juegos

Analiza una decisión en una situación de competencia. Una unidad de decisión debe ganar e ir descontando atrás.

6) Inferencia Estadística (clásica u objetiva)

Útil para la preparación de información en la toma de decisiones.

InstrumentosMuestreo = muestras de una población pequeña.Distr. de prob. = datos que se aproximan a un tipo de distribución.Análisis de correlación y regresión = Relación entre variables para explicar los

cambios que se generan bajo ciertas circunstancias.Prueba de hipótesis = hipótesis para aprobarse como Falso o Verdadero

7) Hojas de balance decisional

Documentación y comunicación de las reglas de decisión

Métodos de documentación de la lógica decisional

Matricial.- Presentación de parejas de condiciones y el resultado de una acción (decisión).

Tabla de decisión.- Documenta reglas que seleccionan una o más acciones basadas en una o más condiciones de un conjunto posible de condiciones (preciso/compacto).

Diagrama de flujo.- Equivale a una tabla de decisión cada paso se separa a través de un diagrama que representa una regla de decisión (menos compacto, fácil de seguir).

Arbol de decisión.- Es un diagrama de flujo si los símbolos de decisión o caja de procedimientos. Se orienta para mostrar pasos de la decisión que se puede tomar en lugar de los criterios para la decisión de un paso dado. (indicar prob. De las consecuencias)

Pseudocódigo.- Muestra lógica de la decisión en el formato Si entonces de un programa de computadora (descripción precisa, muy concisa y formal para los no familiarizados con programación)

Forma narrativa más común. La elección de los anteriores depende del contexto y usuarios.

Prevención De La Entropia Del Sistema

Los sistemas pueden fallar y deteriorarse o volverse desorganizados y desordenados, es decir, poseen problemas de “entropía”. La prevención o la compensación del aumento de entropía requiere el insumo de materia y de energía para la reparación, el reabastecimiento y el mantenimiento del sistema. Este mantenimiento de entrada se llama “entropía negativa”1 . Los sistemas abiertos requieren de mayor neguentropía que los sistemas cerrados relativamente, para conservar el estado estable de la organización y de la operación. Como ejemplo de sistemas de mantenimiento mediante la neguentropía con insumos de materia y energía están:

Manifestaciones EntropiaSistemas de entropía negativa

Automóvil El motor no quiere arrancar; Sincronización del motor

1 Tomado del libro de Sistemas de Información Gerencial, Gordon Davis.

Documentación de las reglas de decisión y proc.

Elemento de aprend. Org. Archivo histórico

Para: diseñadores de sist. usuarios

las llantas están demasiado Reemplazo de llantasdelgadas

Organización Jubilación de empleados Contratar nuevos empleados.(empresa) Procedimientos que no entrenamiento y mejoramiento de cumplen la supervisión, procedimientos de motivación.Programas de Insatisfacción caracterizada Mejoras en los programascomputador del usuarioArchivo de datos Errores Y omisiones en los Revisión y corrección de los campos de datos. Procedimientos para identificar

No se incluyeron las las omisiones y recuperar entidades relevantes los datos.

Programa de aplicación de mantenimiento como Entropía Negativa

Se ha estimado que el 70 por ciento de los recursos de Programación de análisis se han dedicado al mantenimiento de los programas actuales. Las correcciones de los errores virtualmente se terminarán hasta después de¡ primer año (aunque podría haber errores ocultos). Las mejoras se continúan efectuando de modo bastante uniforme, en un lapso de cinco años, la corrección de errores más las mejoras pueden, en promedio, constituir el 50% del costo, del desarrollo original.

Tensión de Sistemas y cambio de SistemasLos sistemas ya sean vivientes o artificiales, los sistemas organizacionales, los sistemas de información o los sistemas de control cambian en razón del esfuerzo tensional que padecen. Un esfuerzo tensional (stress) es una fuerza que se transmite por intermedio de un suprasistema al sistema que hace que éste cambie de tal manera que el suprasistema puede lograr mejor sus objetivos. Al tratar de acomodar este esfuerzo tensional, el sistema puede imponer la tensión (stress) a sus subsistemas.

Clases de tensiones (stress)Hay dos formas básicas de tensiones que se pueden imponer sobre un sistema en forma separada o concurrente.

1. Un cambio en el conjunto de objetivos del sistema. Nuevas metas pueden ser creadas o las antiguas metas se pueden eliminar.

2. Un cambio deseado en los niveles de ejecución con los objetivos existentes.

El nivel deseado de ejecución puede ser aumentado o disminuido. Por ejemplo, el conjunto de objetivos para un sistema de computación puede cambiar si los requerimientos los impone la gerencia (el suprasistema) en cuanto al sistema de datos, para que sea compartido entre múltiples usuarios en lugar de estar disponibles solamente para un usuario particular.

Consecuencias de la tensión (stress)Cuando un suprasistema ejerce tensión sobre un sistema, el sistema cambiará

para acomodarse a la tensión o se deteriorará; esto es, decaerá y terminará. Un suptasistema hace someter al sistema a través del control sobre la provisión de recursos (materia-energía) y la entrada de información al sistema. Si el sistema no se acomoda al esfuerzo, el suprasistema se aminora, o termina la oferta de materia-energia y de entrada de información. Existe una correlación positiva entre la fuente de recursos y la información y la cobertura a la cual el sistema le facilita al suprasistema el logro de sus objetivos. Por ejemplo, en un ambiente de computación y si el sistema

de aplicación del computador no satisface los requerimientos del usuario, caerá en desuso. Los usuarios no suministrarán la alimentación al sistema por lo cual los archivos del sistema se desactualizarán, o los datos suministrados contendrán errores en razón del poco interés de los usuarios en mantener la integridad de los datos de entrada.

Proceso de adaptaciónLos sistemas acomodan la tensión mediante un cambio en la forma; puede haber cambios estructurales o cambios en los procesos. Por ejemplo, un sistema de computación bajo tensión para un mayor grado de participación de los datos puede ser cambiado por la instalación de terminales en sitios remotos, un cambio estructural. Las demandas para una mayor eficiencia se pueden obtener o lograr con el cambio en la forma como se clasifiquen los datos, un cambio en el proceso.Es muy improbable que el sistema cambie para acomodar la tensión pues sería un cambio global en su estructura y proceso. En cambio, aquellos responsables del cambio intentarán ubicarlo por intermedio de limitaciones a los procesos de ajuste solamente en uno o varios de sus subsistemas. Este principio de localización de la tensión (stress) existe por dos razones:

1. Con frecuencia el proceso de acomodación de la tensión tiene lugar en las demandas anormales del funcionamiento del sistema. Si tiene que hacerse un cambio global, es más probable que el sistema se vuelva a deteriorar que si el cambio se puede limitar.

2. Una de las definiciones de las características de los sistemas complejos que sobreviven es que relativamente tienen subsistemas independientes2. Esto facilita a uno de los subsistemas mantenerse estable aunque otros subsistemas tengan que sobrellevar el cambio. De esta manera, la interrupción causada por el cambio se minimiza.

El principio de localización de la tensión (stress) tiene implicaciones importantes para la comprensión de la manera como los sistemas se pueden adaptar para acomodar la tensión (stress). Esto implica que no todos los subsistemas en el sistema tienen que ser examinados para entender los efectos de la tensión. Por el contrario, sólo aquellos subsistemas que se ajustan para acomodar la tensión, necesitan examinarse.Como regla general, los subsistemas más próximos a la tensión cambiarán en mayor medida. La proximidad a la tensión es funcional usualmente; el subsistema que realiza la función más semejante a la función necesitada para aliviar la tensión, es el sistema más próximo a dicha tensión. Un ejemplo es el caso de una tensión en razón de la actualización no autorizada de un registro, en un sistema en línea; la subdivisión más próxima a la tensión es el subsistema de entrada que tenga la función de dar la autorización.El concepto de tensión ayuda a explicar algo de la dinámica que hace que los sistemas cambien. El proceso de cambio del sistema de información sigue un modelo conceptual general de adaptación al sistema de tensión (stress):

1 La organización coloca una tensión en la función de] sistema de información para mejorar la satisfacción de las necesidades organizacionales. Las necesidades organizacionales pueden ser nuevas y derivarse de los nuevos ambientes de tensión (stress) o pueden ser necesidades a largo plazo que no se han satisfecho en razón de la tecnología, los costos u otras restricciones. El esfuerzo puede estar para conformar los sistemas de información más próximos al proceso organizacional.

2 La función de sistemas de información busca responder a la tensión para mejorar los cambios de la organización. Si las nuevas tecnologías o los nuevos diseños de sistemas están disponibles, puede instalarse un sistema más avanzado para responder mejor a las necesidades de la organización.

3 Los subsistemas de] sistema de información que están más próximos a la tensión (stress) son los que tienen influencia mayor en el diseño de] sistema revisado.

Como ejemplo de este concepto, una organización ha recibido pedidos de clientes por correo. Después que las órdenes se transcriben en formularios legibles por máquina lectora, el procesamiento en tanda se corre cada noche y determina si hay disponibilidad de inventarios para su despacho. El cliente ha sido informado por correo, la organización ha querido dar respuestas inmediatas a las solicitudes de los clientes en relación con la disponibilidad pero ha sido restringida por la tecnología de] procesamiento de información. La disponibilidad de la tecnología en línea ha incrementado la tensión que se está aplicando a los sistemas de información para satisfacer las necesidades organizacionales. El resultado es un sistema de procesamiento lineal, que se ha instalado con terminales en los sitios de] cliente y con entradas en línea para los pedidos. El sistema total de información no cambió para satisfacer la respuesta inmediata a la tensión de¡ cliente, solamente aquellos sistemas más próximos a la tensión (stress) entrada de pedidos, acceso a pedidos y los subsistemas que dan respuesta sobre la disponibilidad.

Conceptos De Sistemas y Organizaciones

Las organizaciones son sistemas abiertos, ya que reciben entradas no planeadas y no programadas de sus medios ambientes y las adaptan de tal forma que pueden continuar su existenica. Katz y Kahn han identificado nueve características comunes de los sistemas abiertos, las cuales son particularmente aplicables a las organizaciones.

La importación de energía. Los nuevos abastecimientos de energía se traen hacia las organizaciones en forma de gente y materiales.

1. Capacidad de ejecución. Las entradas se alteran de alguna manera en la medida en que los materiales se procesan o se le presta un servicio a la gente.

Salida. La organización produce algo que interactúa con el medio ambiente.

2. Los sistemas como ciclo de eventos. Los productos enviados al medio ambiente son la base para la fuente de energía mediante la cual se repite el evento. Una organización de negocios utiliza mano de obra y materiales para producir un artículo, y el ingreso proveniente de la venta de ese producto se utiliza para comprar más materiales y mano de obra. Una organización voluntaria de profesionales hace algo para sus miembros que los induce a continuar para contribuir con energía a ello.

Neguentropía. Una organización intenta importar más energía de la que gasta en el proceso, con el fin de mantener el sistema y asegurar la continuidad de su subsistencia.

3. La entrada de información, la retroalimentación negativa el proceso de codificación. La información que llega a la organización se codifica y se selecciona de tal manera que no inunde la organización. La información provee la retroalimentación negativa desde el medio ambiente, suministrando un mecanismo de control para indicar y corregir la desviación negativa a partir de las demandas del medio ambiente.

4. El estado estable v la homeóstasis dinámica. Los sistemas tienden a mantener su carácter básico, intentando controlar las amenazas de factores externos. En la medida en que el desarrollo y la expansión ocurran, las características básicas del sistema tienden a permanecer constantes.

5. Diferenciación. Hay una tendencia hacia la elaboración de papeles (partes) y especialización de funciones.

Equifinalidad. La organización tiene más de una forma de lograr los objetivos organizacionales.

El concepto de la organización como sistema provee una estructura para que un analista de sistemas de información entienda la organización y estudie sus subsistemas.