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PROGRAMA
ESTRELLA
MEJORAMIENTO
DE LO EVIDENTE
PROGRAMA DE LAS 5 S´Es una herramienta de Mejoramiento Continuo
conocida como Solucionando lo Evidente.
Mediante la aplicación de unos principios se involucra a toda la organización en la obtención de diferentes niveles de eficiencia, que van desde la eliminación de elementos innecesarios hasta la formación de hábitos que trascienden el campo laboral.
OBJETIVO DE LA METODOLOGÍA
Mejorar y mantener las
condiciones de organización,
orden y limpieza
Nuestro puesto de
trabajo
Nuestro puesto de
trabajo
Lugar agradable en el que podamos realizar nuestras
labores eficientemente
SEIRI Descartar: Busca identificar en cada sitio
de trabajo y espacios comunes los elementos que son útiles, reciclables o reutilizables para el desempeño de las labores, eliminando lo inútil.
SEITON Organizar: Consiste en organizar todos los elementos necesarios en el sitio de trabajo de forma tal que permitan su uso inmediato.
SEISO Limpiar: Consiste en identificar las fuentes de suciedad, asegurando que todos los elementos se encuentren siempre en buen estado.
SEIKETSU Bienestar por lo alcanzado y gusto por mantenerlo : Consiste en mantener los logros alcanzados con la aplicación de las tres primeras "S", evitando que se llegue a tener elementos innecesarios y se pierda la limpieza alcanzada.
SHITSUKE Disciplina y autocontrol : Consiste en trabajar permanentemente con las normas establecidas, haciendo del orden y la limpieza un hábito diario.
ELEMENTOS DEL PUESTO DE TRABAJOELEMENTOS DEL PUESTO DE TRABAJO
1. Equipo de Cómputo –Parlantes2. Carpetas de Uso Frecuente3. Teléfono4. Calendarios5. Cosedora 6. Portalápices 7. Correspondencia entrada8. Correspondencia salida9. Post – it (uso frecuente)10.Perforadora11.Cajas de Clips (ubicación frente al teclado si aplica)12.Agenda13.Objeto Especial Sencillo (uno solo)14.Portapapel - Revistero15.Botella con tapa para el agua
DESCARTARDESCARTAR(Seiri)(Seiri)
Defina el material que se Defina el material que se produce en la oficinaproduce en la oficina11
Separe lo que es útil de lo Separe lo que es útil de lo que no lo es!que no lo es!22
✔✔
✔✔
Elimine lo excesivo y defina un Elimine lo excesivo y defina un lugar definitivo para lo necesariolugar definitivo para lo necesario33
Habilitar zonas de Habilitar zonas de almacenamiento para materiales almacenamiento para materiales
necesarios e innecesarios.necesarios e innecesarios.
44
Deseche la basura y recicle.Deseche la basura y recicle.55
✔✔
ORGANIZAR ORGANIZAR (Seiton)(Seiton)
Asignar un lugar a cada Asignar un lugar a cada objeto, documento, etc.objeto, documento, etc.11
Identifique y use marcas si se Identifique y use marcas si se requiere (nivel máximo y mínimo)requiere (nivel máximo y mínimo)22
Ubique los objetos en orden lógico.Ubique los objetos en orden lógico.33Determine según el área, que debe Determine según el área, que debe
haber en cada puesto, sobre el haber en cada puesto, sobre el escritorio, en zonas comunes. Analice escritorio, en zonas comunes. Analice la necesidades de orden, en función de la necesidades de orden, en función de las cantidades y la frecuencia de uso.las cantidades y la frecuencia de uso.
44
LIMPIARLIMPIAR(Seiso)(Seiso)
Seguir el programa de limpieza según rutina.Seguir el programa de limpieza según rutina.11
Recoja los residuos, Recoja los residuos, generados en su actividad, generados en su actividad,
recicle todo lo que sea recicle todo lo que sea posible.posible.
22
Identifique: fuentes de suciedad, Identifique: fuentes de suciedad, lugares de difícil limpieza, piezas lugares de difícil limpieza, piezas
deterioradas o dañadas.deterioradas o dañadas.33
Elimine, aislé, limpie fuentes Elimine, aislé, limpie fuentes Suciedad, ejecute mantenimiento.Suciedad, ejecute mantenimiento.44
55
66
77
Limpiar lo que se va a usar antes de trabajar.Limpiar lo que se va a usar antes de trabajar.
Antes de salir dejar todo ordenado y limpio Antes de salir dejar todo ordenado y limpio como se requiere encontrar al día siguiente: como se requiere encontrar al día siguiente: tirar desperdicios (vasos, hojas de reciclado tirar desperdicios (vasos, hojas de reciclado total, etc.).total, etc.).
Utilizar los sitios y recipientes indicados Utilizar los sitios y recipientes indicados para los desperdicios y residuos (papel, para los desperdicios y residuos (papel, cartón, plástico y vidrio-vacos-).cartón, plástico y vidrio-vacos-).
88 No consuma alimento en su puesto de No consuma alimento en su puesto de trabajo, use las zonas de snaks, los trabajo, use las zonas de snaks, los recipientes de las dependencias no deben recipientes de las dependencias no deben contener residuos orgánicos.contener residuos orgánicos.
99 Haga de los puntos anteriores un hábito.Haga de los puntos anteriores un hábito.
BIENESTAR Y GUSTO BIENESTAR Y GUSTO POR LO ALCANZADOPOR LO ALCANZADO
((SEIKETSU))
Mantenga lo alcanzado, no Mantenga lo alcanzado, no retroceda, ni se engañeretroceda, ni se engañe11
Verifique condiciones de riesgo, genere Verifique condiciones de riesgo, genere hábitos y establezca accioneshábitos y establezca acciones
22
Verifique y mejore los hábitos Verifique y mejore los hábitos posturales en puestos de trabajoposturales en puestos de trabajo33
44Cumplir el plan de manejo de Cumplir el plan de manejo de residuos sólidos parte del PIGA. residuos sólidos parte del PIGA.
Posición demasiado lejos del mouse crea tensión en el hombro
Pies sin apoyofirme en el piso
Asiento con exceso de presión en parte baja de piernas
Espalda sin soporte del respaldo
Angulo del teclado genera ángulo inapropiado en
muñecas
Cuello girado para ver monitor
Altura monitor diferente a la de la cabeza
Posición demasiado lejos del mouse crea tensión en el hombro
Pies sin apoyofirme en el piso
Asiento con exceso de presión en parte baja de piernas
Espalda sin soporte del respaldo
Angulo del teclado genera ángulo inapropiado en
muñecas
Cuello girado para ver monitor
Altura monitor diferente a la de la cabeza
Ojos mirandoal frente la mayor partedel tiempo.
Monitor aproximadamente a la altura de la vista y a un brazo
de distancia.
Manos alineadas con el antebrazo
Material de referencia en posición de fácil consulta
Pies firmementeapoyadosPresión moderada en
el frente del asiento
Espalda recta y con apoyo
Hombros relajados
Cabeza en alto
Ojos mirandoal frente la mayor partedel tiempo.
Monitor aproximadamente a la altura de la vista y a un brazo
de distancia.
Manos alineadas con el antebrazo
Material de referencia en posición de fácil consulta
Pies firmementeapoyadosPresión moderada en
el frente del asiento
Espalda recta y con apoyo
Hombros relajados
Cabeza en alto
DISCIPLINA DISCIPLINA Y AUTOCONTROLY AUTOCONTROL
(SHITSUKE)(SHITSUKE)
DISCIPLINA Y DISCIPLINA Y AUTOCONTROLAUTOCONTROL
Obtener las primeras cuatro estrellas. Divulgar en la dependencia las fotos del antes y el después. Definir los lineamientos y divulgarlos respecto a las
actividades que la dependencia realizará de forma tal que, se verifique la continuidad del programa.
Establezca cuales son los espacios de uso con las dependencias cercanas y acuerde las pautas correctas para su uso.
Recuerde que las zonas de recepción, sala de espera, pasillo, baños, zona de snack, cafetería y archivo son parte integral.
El 100% de los funcionarios deberá demostrar sus buenos hábitos y compromiso.
PLAN DE ACCIONPLAN DE ACCION
1.1. Capacitación de los funcionarios Capacitación de los funcionarios administrativos sobre el programaadministrativos sobre el programa
2.2. Evaluaciones semanales por Principio, Evaluaciones semanales por Principio, hasta cumplir las cinco fases.hasta cumplir las cinco fases.
METODOLOGIAMETODOLOGIA
EVALUACIONEVALUACION
DEDE
PLAN DE ACCIONPLAN DE ACCION
1.1. DIAGNOSTICO DE INSTALACIONES (REGISTRO DIAGNOSTICO DE INSTALACIONES (REGISTRO FOTOGRAFICO)FOTOGRAFICO)
2.2. CAPACITACIÓN POR COLEGIO EN ORDEN Y CAPACITACIÓN POR COLEGIO EN ORDEN Y ASEOASEO
3.3. CUMPLIR CON LAS FECHAS DE EVALUACION CUMPLIR CON LAS FECHAS DE EVALUACION ASIGNADAS PARA EL COLEGIO Y COORDINAR ASIGNADAS PARA EL COLEGIO Y COORDINAR ACTIVIDADESACTIVIDADES
Evaluación diagnóstica: 1. Diagnóstico Instalaciones1. Diagnóstico Instalaciones
==
DIAGNOSTICO!DIAGNOSTICO!
EVALUACIONEVALUACIONExisten dos instancias para la presentación de Existen dos instancias para la presentación de
resultados:resultados:
PREVIO A LA IMPLEMENTACION- PARA SABER EL PREVIO A LA IMPLEMENTACION- PARA SABER EL ESTADO INICIAL POR PRINCIPIOESTADO INICIAL POR PRINCIPIO
EVALUACIONES SEMANALESEVALUACIONES SEMANALES
Los principios de “Orden y Aseo” serán evaluados una Los principios de “Orden y Aseo” serán evaluados una vez se inicia la implementación de forma semanal vez se inicia la implementación de forma semanal
por el Grupo de Sistema Integrado de Gestión.por el Grupo de Sistema Integrado de Gestión.
C ó d ig o : X X X
H D H 2 00M E S:
Fe cha : Fe cha : Fe ch a: Fe cha :
1 1 3 4 4
3 1 4 4 4
4 1 2 4 4
5 1 3 4 4
6 1 2 4 4
It em
S e s elec cio na ron y s e retiraro n lo s d oc um entos, c arp eta s, libro s, ho ja s s ue ltas qu e s e e nco ntraba n s obre e l es cr itorio .
H a s ele cc iona do los arc h iv os ne ces ar ios del d is co d uro y e lim inad o a rch ivo s d es actua liz ad os y n o ú tiles
D e la s c ar te le ras , s eña les y a vis os se ha d esc ar tad o in form ac ión inn ece sa ria des ac tua liza da y no ins titu cion al.
D e lo s a rc h iva do res de la d ep end enc ia se han retira do e le m en tos e in fo rm ació n q ue no se requ iere pa ra e l d ese m p eño de las fu ncione s
S 1 O B SE R V A C IÓ NA C TIV ID A D
EL
EM
EN
TO
S D
E T
RA
BA
JO
H an ce ntra liza do e l u so de los e le m en tos de tr aba jo y c uen ta c on los ne ce sar ios pa ra s atis fa cer la ac tiv id ad de ca da p ue sto de tra bajo
D es pa cho
T ítu lo : P ro g ra m a E s tre lla - M e jo ram ien to d e lo E v id en te -
R E G IS T RO
S eg u im ien to y E va lu ac ió n d e l P r im er P rin c ip io : D e sc a rtar
D E PE N D EN C IA R ES PO N S A B LE D E S EG U IM IEN T OC ó d D ep e n d en cia -Arc h ivo
S 4 O B SE R V A C IÓ NS 2 O B SE R V A C IÓ N S 3 O B SE R V A C IÓ N
2. EVALUACION DE TRES “S”2. EVALUACION DE TRES “S”
Los resultados semanales serán presentados para cada dependencia evaluada, en un semáforo que dependiendo del avance por principio estará en rojo, amarillo o verde.
Código: 04
#N/A #N/A
ITEM PRINCIPIO LOGROS OBTENIDOS
2,00
1
2
3 LIMPIAR
REGISTROTítulo: Programa Estrella - Mejoramiento de lo Evidente -
Control y Evaluación de los Principios
DEPENDENCIA Cód Dependencia-Archivo RESPONSABLE DE SEGUIMIENTO
SUGERENCIAS
DESCARTAR
ORGANIZAR
PUNTAJE LOGRADO
3,55
3,46
ELEMENTOS DE TRABAJO, LOCACIONES, EQUIPOS Y MANEJO
DE RESIDUOS
0 No ha iniciado
1 Apenas inicia
2 Lleva un 50% realizado
3 Lleva un 80% realizado
4 Totalmente terminado
PERSONAS GRUPAL
0 Ningún puesto de trabajo cumple
1 el 20% de los puestos de trabajo cumplen
2 el 40% de los puestos de trabajo cumplen
3 el 60% de los puestos de trabajo cumplen
4 el 80% o más de los puestos de trabajo cumplen
El resultado inicial es deficiente, el colegio El resultado inicial es deficiente, el colegio determinará su desarrollo dependiendo de sus determinará su desarrollo dependiendo de sus
prioridades de acción prioridades de acción
ITEM DE EVALUACION PUNTAJEINICIAL
META
ELEMENTOS DE TRABAJO 1,0 3,5
LOCACIONES 1,0 3,5
EQUIPOS 1,0 3,5
BASURAS 1,0 3,5
PERSONAS 1,0 3,5
PASOS PARA LA EVALUACIÓN
La primera semana se evaluará “Descartar, Organizar y Limpiar”: Allí se evaluarán las principales medidas que deben tomar los colegios a fin de eliminar lo innecesario en los puestos de trabajo.
Las variables:
Elementos de trabajo, Locaciones, Equipos y Manejo de Residuos Personas
Se evaluarán de forma grupal.
•IMPLEMENTACION DE LA HERRAMIENTA IMPLEMENTACION DE LA HERRAMIENTA DE LAS 5 "S"DE LAS 5 "S"
Implementación de los Principios:Implementación de los Principios:
““Descartar” Descartar”
““Organizar” Organizar”
““Limpiar”Limpiar”
““Bienestar y Gusto por lo Bienestar y Gusto por lo Alcanzado”Alcanzado”
““Disciplina y Autocontrol”Disciplina y Autocontrol”
GRACIASGRACIAS
