GESTION DOCUMENTAL I       

MAYERLY CASTRO GARATEJOLEIDY JOHANA ÁLZATE MUÑOZ

         

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICABOGOTÁ - COLOMBIA

2015  

INTRODUCCIÓN 

EN ESTA ACTIVIDAD PODEMOS CONTAR CON LAS BASES PARA REALIZAR UN DIAGNÓSTICO QUE DÉ CUENTA DEL ESTADO EN QUE SE ENCUENTRA LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA DE LA ENTIDAD.

SE PUEDE DEFINIR Y ESTRUCTURAR EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL, LAS NORMAS, LA METODOLOGÍA Y LAS ACTIVIDADES QUE ORIENTAN ARMÓNICAMENTE EL DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS ARCHIVÍSTICOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE

LA ENTIDAD. CON LA VISIÓN DE GARANTIZAR LA FINALIDAD, RESPONSABILIDAD, CONFIDENCIALIDAD, SEGURIDAD Y ACCESIBILIDAD DE LA INFORMACIÓN MEDIANTE LA

CORRECTA APLICACIÓN DEL PROGRAMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS. 

1. DE ACUERDO A LA NTC -ISO 15489-1, DETERMINE Y DESCRIBE LOS ELEMENTOS QUE COMPRENDE UN PROGRAMA GENERAL DE GESTIÓN PARA LOGRAR ECONOMÍA Y EFICACIA EN LA GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS CORRIENTES PARA TOMA DE DECISIONES RESPECTO A: CONSERVACIÓN O LA UTILIZACIÓN DE LOS

ARCHIVOS, CLASIFICÁNDOLOS DE ACUERDO A LAS FASES DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. CUÁLES SON ESTAS FASES Y CUÁLES LOS ELEMENTOS DE CADA UNA DE ELLAS

Incorporación

Creación Captura

Digitalización Formularios Electrónicos

Registro

CreaciónEntradaDistribuciónSalidaMetadatosIndizaciónClasificaciónDescripciónEvaluación

Almacenamiento

Trazabilidad

Control de tiempos Aprobación

Selección, eliminación, transferencia

Conservación permanente

Flujo de trabajo

Búsquedas

Tratamiento archivístico

Planificación

2. CUÁL ES EL OBJETIVO Y CAMPO DE ACCIÓN DE LA NTC -ISO 15489 Y CITE LAS DEMÁS NORMAS QUE OFREZCAN DIRECTRICES RESPECTO A DOCUMENTACIÓN.

Esta norma se desarrolló en respuesta al acuerdo general entre los países miembros de la ISO, para normalizar a nivel internacional la gestión de documentos tomando como base las normas australianas AS 4390: AS 4390.1 – 1996, AS 4390.2 – 1996, AS 4390.3 – 1996, AS 4390.4 – 1996, AS 4390.5 – 1996 y AS 4390.6 – 1996.

OBJETIVOS La Norma ISO 15489 se centra en los principios de la gestión de documentos y establece requisitos básicos para que las organizaciones puedan establecer un marco de buenas prácticas que mejore de forma sistemática y efectiva la creación y mantenimiento de sus documentos apoyando las política y objetivos de la institución.

Determinar los documentos de archivo que deben ser creados, producidos, utilizados, conservados, valorados, eliminados y sus respectivos metadatos.

Determinar los requisitos para recuperar, usar y transmitir documentos de archivo.

Decidir cómo organizar los documentos de archivo. Evaluar los riesgos que se derivarían de la pérdida de documentos de archivo (evidencia, testimonio, información, probatorio).

Establecer los plazos de conservación de los documentos de archivo.

Conservar los documentos de archivo a largo plazo.

4. EXPLIQUE BREVEMENTE LOS BENEFICIOS DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS, SEGÚN LA NORMA ISO 15489-

Integración de la gestión de documentos de archivo en los sistemas y los procesos de la organización con base en sistemas de calidad.

Proveer de políticas, directrices, instrucciones y otros documentos

Identificar las delegaciones de autoridad y distribución y asignación de responsabilidades

Identificar procesos y procedimientos relacionados con los documentos.

Auditorías: Sistemas, Archivos, Procesos, Servicios, Recursos, Resultados

La normalización de la gestión documental es un aspecto importante en toda institución para la mejora continua de su desempeño, para la toma de decisiones y la gestión de recursos, ya que posibita la eficiencia, la rendición de cuentas, la gestión de los riesgos y la preservación de la memoria institucional.

4. TENIENDO COMO BASE LA NORMA ISO 15489-1, CITE LAS ESTRATEGIAS, CARACTERÍSTICA, DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN, METODOLOGÍA, QUE SE DEBE TENER EN CUENTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE

GESTIÓN DE DOCUMENTOS.

5. LA CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS SE DEBE REALIZAR DE FORMA QUE SE OBTENGAN O CUMPLAN UNOS PARÁMETROS, CUÁLES SON?5

Fortalecer la cultura archivística mediante la expansión y el seguimiento de acciones de sensibilización, capacitación y formación que promuevan la generación de una cultura sobre el manejo adecuado de los documentos.

Elaborar los instrumentos necesarios que permitan una adecuada gestión de documentos a nivel institucional.

Plan Operativo:

Identificación de los procesos institucionales

Mapa de Series

Cuadro de Clasificación Institucional

Tablas de Plazos

Tablas de acceso y seguridad

Política de seguridad de la información

Política de preservación de la información

Análisis de riesgos

6.DEFINA LOS SIGUIENTES TÉRMINOS:- Clasificación de los proceso de la organización

Planificación y diseño de Sistemas de Gestión de Archivo

Estudio de oportunidad, selección, suministro e implantación de Sistemas de Gestión de Archivo con Almacenamiento.

Organización y estructuración del Fondo de Archivo

Diseño y creación de las Bases de Descripción de Archivo

Determinación de Normas y Criterios de recopilación, clasificación, ordenación y descripción de las Series de Archivo

Diseño y creación de Cuadros y Planes de Clasificación

Análisis, clasificación, ordenación, descripción y tratamiento de los Fondos de Archivo

Elaboración de Instrumentos de Control y Seguimiento de Archivo

ARCHIVÍSTICALA ARCHIVÍSTICA ES EL ESTUDIO TEÓRICO Y PRÁCTICO DE LOS PRINCIPIOS, PROCEDIMIENTOS Y PROBLEMAS CONCERNIENTES AL ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS, BUSCANDO QUE DICHA DOCUMENTACIÓN, SE MANTENGA EN EL TIEMPO, PUEDA SER CONSULTADA Y CLASIFICADA.DOCUMENTO ARCHIVÍSTICO ES TODA EXPRESIÓN TESTIMONIAL, EN CUALQUIER LENGUAJE, FORMA O SOPORTE (FORMA ORAL O ESCRITA, TEXTUAL O GRÁFICA, MANUSCRITA O IMPRESA, EN LENGUAJE NATURAL O CODIFICADO, EN CUALQUIER SOPORTE DOCUMENTAL ASÍ COMO EN CUALQUIER OTRA EXPRESIÓN GRÁFICA, SONORA, EN IMAGEN O ELECTRÓNICA), GENERALMENTE EN EJEMPLAR ÚNICO, (AUNQUE PUEDE SER MULTICOPIADO O DIFUNDIDO EN IMPRENTA).

VOCABULARIOS CONTROLADOSES UNA LISTA SELECTA DE PALABRAS Y FRASES QUE SE UTILIZAN PARA ETIQUETAR LOS DIVERSOS ÍTEMS DE INFORMACIÓN. SE TIENE ASIGNADO UN SIGNIFICADO CONCRETO. SI SE UTILIZAN ESTOS TÉRMINOS PARA LA CLASIFICACIÓN E INDIZACIÓN, ESTO FACILITARÁ LA POSTERIOR BÚSQUEDA Y RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN. PODEMOS ECHAR MANO DE UN FICHERO DE AUTORIDADES, GLOSARIO, DICCIONARIO O ÍNDICE YA CREADOS, O CREAR NUESTRO PROPIO VOCABULARIO.

INDIZACIÓN:LOS LLAMADOS TRADICIONALMENTE PUNTOS DE ACCESO TEMÁTICOS SON EL PRODUCTO DE LA INDIZACIÓN. INDIZAR ES, SIMPLE Y LLANAMENTE, REGISTRAR ORDENADAMENTE DATOS E INFORMACIONES PARA ELABORAR SU ÍNDICE CON VISTAS A UNA POSTERIOR BÚSQUEDA Y RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN. SE PUEDE CONSIDERAR LA INDIZACIÓN COMO UNA OPERACIÓN DIRIGIDA A REPRESENTAR, POR MEDIO DE UN LENGUAJE DOCUMENTAL O NATURAL, LOS DATOS RESULTANTES DEL CONTENIDO INTELECTUAL DEL DOCUMENTO. LA INDIZACIÓN SE ENCUENTRA, POR TANTO, EN EL PUNTO DE UNIÓN ENTRE LA CATALOGACIÓN COMO CREADORA DE PUNTOS DE ACCESO TEMÁTICOS AL CATÁLOGO Y EL ANÁLISIS DOCUMENTAL, ESTO ES, LA DESCRIPCIÓN DEL CONTENIDO INTELECTUAL DEL DOCUMENTO.

PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS CONJUNTO DE NORMAS, TÉCNICAS Y PRACTICAS USADAS PARA ADMINISTRAR EL FLUJO DE DOCUMENTOS DE TODO TIPO EN UNA ORGANIZACIÓN. DEBEN SER PROGRAMAS DE GESTIÓN DE BASES DE DATOS QUE DISPONGAN DE UNA TECNOLOGÍA IDÓNEA PARA EL TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS.

SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS LOS “SISTEMAS DE GESTIÓN” SE DEFINEN COMO EL CONJUNTO DE ELEMENTOS INTERRELACIONADOS O QUE INTERACTÚAN EN UNA ORGANIZACIÓN CON EL FIN DE ESTABLECER POLÍTICAS Y OBJETIVOS, Y LOS PROCESOS PARA ALCANZARLOS. CUANDO HABLAMOS DE SISTEMA DE GESTIÓN PARA LOS DOCUMENTOS (SGD), NOS ESTAMOS REFIRIENDO A ESE CONJUNTO DE ELEMENTOS EN LO RELATIVO A LOS DOCUMENTOS. LA NORMA IS0 30301 PROPONE UN SISTEMA MUY CONCRETO DE GESTIÓN BASADO EN LA MEJORA CONTINUA CUYA METODOLOGÍA HA SIDO IMPLEMENTADA CON ÉXITO EN MUCHAS ORGANIZACIONES. ESTAMOS POR LO TANTO EN EL TERRENO LA “GESTIÓN DE LAS ORGANIZACIONES” O “MANAGEMENT”, UTILIZANDO LAS TÉCNICAS Y CONOCIMIENTOS DE LO QUE HABITUALMENTE CONOCEMOS COMO “GESTIÓN DOCUMENTAL”.

 TRAZABILIDAD DE ACCIONES UN SISTEMA DE TRAZABILIDAD ES UN CONJUNTO DE DISCIPLINAS DE DIFERENTE NATURALEZA QUE, COORDINADAS ENTRE SÍ, NOS PERMITEN OBTENER EL SEGUIMIENTO DE LOS PRODUCTOS A LO LARGO DE CUALQUIER CADENA DEL TIPO QUE SEA.SI ENTENDEMOS COMO TRAZABILIDAD A: "UN CONJUNTO DE PROCEDIMIENTOS PREESTABLECIDOS Y AUTOSUFICIENTES QUE PERMITEN CONOCER EL HISTÓRICO, LA UBICACIÓN Y LA TRAYECTORIA DE UN PRODUCTO, O LOTE DE PRODUCTOS A LO LARGO DE LA CADENA DE SUMINISTROS, EN UN MOMENTO DADO Y A TRAVÉS DE UNAS HERRAMIENTAS DETERMINADAS", UN SISTEMA DE TRAZABILIDAD DEBERÁ DE ESTAR COMPUESTO POR: SISTEMAS DE IDENTIFICACIÓN UN SISTEMA DE IDENTIFICACIÓN DEL PRODUCTO UNITARIO UN SISTEMA DE IDENTIFICACIÓN DE EMBALAJES O CAJAS UN SISTEMA DE IDENTIFICACIÓN DE BULTOS O PALETSSISTEMAS PARA LA CAPTURA DE DATOS PARA LAS MATERIAS PRIMAS PARA LA CAPTURA DE DATOS EN PLANTA PARA LA CAPTURA DE DATOS EN ALMACÉNSOFTWARE PARA LA GESTIÓN DE DATOS CAPAZ DE IMPRIMIR ETIQUETAS CAPAZ DE GRABAR CHIPS RFID CAPAZ DE ALMACENAR LOS DATOS CAPTURADOS CAPAZ DE INTERCAMBIAR DATOS CON LOS SISTEMAS DE GESTIÓN EMPRESARIALES

 

 

VALORACIÓN LA VALORACIÓN DOCUMENTAL CONSTITUYE UNA FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA CLAVE PARA LA EFICAZ GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE LAS ORGANIZACIONES.ES UNA LABOR INTELECTUAL POR LA CUAL SE DETERMINAN LOS VALORES PRIMARIOS Y SECUNDARIOS DE LOS DOCUMENTOS CON EL FIN DE ESTABLECER SU PERMANENCIA EN LAS DIFERENTES FASES DEL CICLO VITAL.EXPLICACIÓN: EN EL PROCESO DE VALORACIÓN DOCUMENTAL, TAMBIÉN SE TIENE EN CUENTA LOS VALORES MEDIATOS O SECUNDARIOS HISTÓRICOS, QUE SON AQUELLOS QUE AFLORAN UNA VEZ AGOTADO EL VALOR INMEDIATO O PRIMARIO, AUNQUE ALGUNOS DOCUMENTOS LO TIENE DESDE AL MOMENTO EN QUE SE PRODUCEN.PARA PODER REALIZAR EL PROCESO DE VALORACIÓN SE DEBEN CONOCER PREVIAMENTE LOS VALORES DE LOS DOCUMENTOS, SE DEBE DETERMINAR CUÁLES FINES CUMPLE( INFORMATIVOS, ADMINISTRATIVOS, FISCALES, CONTABLES, DE INVESTIGACIÓN) METADATOS DESCRIPTIVOS Y METADATOS FORMALES. SEGÚN ESTOS AUTORES, LOS PRIMEROS TENDRÍAN POR OBJETO FACILITAR LA RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN POR PARTE DEL USUARIO (TÍTULO, PALABRAS CLAVE, RESUMEN, CATEGORÍAS, ETC.) Y LOS SEGUNDOS SE REFERIRÍAN MÁS BIEN A LA GESTIÓN DE DICHOS CONTENIDOS (FORMATO, LENGUAJE, FECHA, ETC.). OTROS AUTORES LLAMAN A ESTOS ÚLTIMOS METADATOS ADMINISTRATIVOS. DE CUALQUIER FORMA, LAS CLASIFICACIONES DE TIPOS DE METADATOS SON MÚLTIPLES Y VARIADAS. GESTIÓN DE DOCUMENTOS LA GESTIÓN DOCUMENTAL ES EL CONJUNTO DE TECNOLOGÍAS, NORMAS Y TÉCNICAS QUE PERMITEN A LA EMPRESA ADMINISTRAR SU FLUJO DE DOCUMENTOS A LO LARGO DEL CICLO DE VIDA DEL MISMO, YA SEA BIEN MEDIANTE TÉCNICAS MANUALES O APLICANDO TECNOLOGÍAS QUE PERMITEN ALCANZAR COTAS MÁS ALTAS DE RENDIMIENTO, FUNCIONALIDAD Y EFICIENCIA. LA MISIÓN PRINCIPAL ES EL RASTREO ALMACENAMIENTO Y ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS O IMÁGENES DE DOCUMENTOS EN PAPEL. SE DEBE CONTAR CON LA CAPACIDAD DE RECUPERACIÓN E INDEXACIÓN, GARANTIZANDO LA INTEGRIDAD DE LOS DOCUMENTOS, EVITANDO PÉRDIDAS O DETERIOROS DE LOS MISMOS Y RESTRINGIR EL ACCESO A LA DOCUMENTACIÓN SOLAMENTE A LAS PERSONAS AUTORIZADAS.  DISPOSICIÓN SELECCIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN CUALQUIER ETAPA DEL CICLO VITAL, CON MIRAS A SU CONSERVACIÓN TEMPORAL, PERMANENTE, O A SU ELIMINACIÓN CONFORME A LO DISPUESTO EN LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Y/O TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL.

7. EN QUE CONSISTE LA TRAZABILIDAD DENTRO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL?

Es un proceso técnico que inicia desde su producción hasta su disposición final de los documentos generados por las organizaciones. Es decir (Ingreso, proceso, salida y archivo).

La documentación puede incluir documentos y registros pertinentes del sistema de trazabilidad e informes de auditorías previas. La revisión debería tener en cuenta el tamaño, la naturaleza y la complejidad de la organización, así como los objetivos y el alcance de la auditoría.

8. EXPLIQUE EN QUÉ CONSISTE EL MONITOREO Y AUDITORIA EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Control en las políticas fijadas sobre producción documental, basados en los procedimientos internos de la organización.

- seguimiento y auditoria a los sistemas, conjunto con los procesos

- Investigación sobre el buen desarrollo de sistema y cumplimento de las necesidades y requerimientos.

 9. DE QUÉ TRATA LA DECLARACIÓN DE POLÍTICAS DE GESTIÓN?

Las entidades deben definir e implementar una política interna, sobre la gestión documental.

Esta política debe estar ajustada a la normativa que regula la entidad, alineada con el plan estratégico, el plan de acción y el plan institucional de archivos deberá estar documentada e informada a todo nivel de la entidad.

Orientar dichas políticas para lograr mayores índices de eficacia y transparencia.

10. DE FORMA GRÁFICA, REPRESENTE EL DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE DOCUMENTOS

SGD

Documentos

Procesos

RecursosEstrategias

Estructura organizacional

Normativa

CONCLUSIONES

a norma ISO 15489 es un compendio de buenas prácticas que sirve de guía para normalizar la gestión de los documentos a nivel institucional, lo que supone todo un reto.

A nivel puntual y como resultado del proyecto en el Archivo Universitario, se evidencia la necesidad de fortalecer el sistema de gestión de documentos que actualmente se utiliza, así como la actualización o elaboración de instrumentos archivísticos.

Se recomienda crear un grupo de trabajo con funcionarios de la administración, del Centro de Informática y el Archivo Universitario, con el fin de establecer los requisitos para la producción, implementación y mantenimiento de las soluciones informáticas, así como los aspectos de la seguridad y la conservación de la información, que garantice a la institución el acceso continuo y confiable del recurso y una correcta gestión del aseguramiento de la información que contiene, desde una perspectiva integral.

GRACIAS