Value E-xelerator het kwaliteitsmanagementsysteem voorde openbare apotheek – Koen Dekker DEKRA

Ontdek de andere manier van certificatie

2

Agenda

I Introductie DEKRAII Visie DEKRA op kwaliteitsmanagementIII Opbouw van een kwaliteitsmanagementsysteemIV CertificeringV Traject om te komen tot certificeringVI Investering

3

I Introductie DEKRA Certification

� DEKRA is een wereldwijde speler op het gebied van kwaliteit en certificatie.Eind 2009 nam DEKRA KEMA Quality over.

� Focus van DEKRA ligt op sectoren waar risicobeheersing een grote rol speelt.� Filosofie van KEMA is te certificeren vanuit het proces.� Jarenlange ervaring

4

DEKRA in de zorg

� Jarenlange ervaring� Marktleider� Actief in de sectoren: Openbare Apotheek,

Apotheekhoudende Huisarts, Fysiotherapie,GGZ, Verpleeg- en verzorgingshuizen,Gehandicaptenzorg, Thuiszorg,Ziekenhuizen, huisartsenposten,bevolkingsonderzoek borstkanker enJeugdzorg.

5

II Visie DEKRA op kwaliteitsmanagement

• Een kwaliteitsmanagementsysteem helptorganisaties beter te presteren.

• We ondersteunen klanten om continu teverbeteren.

• We geloven niet in dikke papieren handboeken,kwaliteit betekent voor ons dat het in de praktijkwerkt.

Visie op auditten.1. Hantering van risicoanalyse model.2. Thematiek tijdens de audit.3. Hantering HKZ/ISO 9001 norm.4. Positief kritische houding.5. Professionele auditoren

6

DEKRA ziet certificeren niet als doel op zich….

7

DEKRA biedt een totaalpakket:

1. Begeleiding van apotheken bij het opzetten van eenkwaliteitsmanagementsysteem* Groepstraining* Individueel begeleidingstraject

2. GAP analyse om te bekijken wat de apotheek nog moet doen om het certificaatte behalen

3. Certificeren van apotheken4. Gerichte cursussen zoals intern auditen5. Opfrisbijeenkomsten na certificatie

8

III Opbouw van een kwaliteitsmanagementsysteem

1. Inzicht krijgen in wat er allemaalgebeurt in uw organisatie(processen analyseren)

2. Bepalen hoe u uw werkwijzen wiltverbeteren (efficiënter maken)

3. U legt uw werkwijzen vast(bijvoorbeeld met behulp van deValue E-xelerator)

4. Om ervoor te zorgen dat uwmedewerkers zou blijven werkenals u wilt worden er interne auditsgehouden

9

Opbouw Kwaliteitsmanagementsysteem

Werk-instructies

Werk-overleg

Middelen

Toetsing

Beleid/visie Mensen

Proto-collen

Normen enrichtlijnen Processen

10

Vereisten voor HKZ certificatie?

HKZ stelt dat een praktijk aan de volgende normen/vereisten moet voldoen voorcertificatie:

� een beleid/visie en een jaarplan� belangrijkste leveranciers benoemen (bijvoorbeeld leverancier

informatiesysteem)� regelmatig klanttevredenheidsonderzoek doen� voldoen aan wet- en regelgeving en brancherichtlijnen (bijvoorbeeld

vervaldatumcontrole)� duidelijke afspraken maken wie wat doet in de praktijk� voeren van voortgangsgesprekken met medewerkers� zichzelf toetsen of bepaalde belangrijke activiteiten volgens afspraak verlopen� uitvoeren van verbeterplannen op zaken die niet volgens beleid of norm

verlopen.

11

Value E-xelerator (VE)

� Web-based concept voor kwaliteitsmanagement en certificatie.

� Basisfunctionaliteiten zijn:– Digitaal kwaliteitsmanagementsysteem– Prestatiemeting en benchmarking– Elektronische audits

� Beheer en onderhoud software en helpdesk door Equse BV

� VE is exclusief voor klanten van DEKRA

12

Kwaliteitssysteem

Op locatie en elektronischOp locatieWijze van auditing

Prestatiemeting en benchmark

Faciliteren van samenwerken

In softwareprogrammaOp papierVerwerkinggegevens/documentbeheer

Value E-xelerator‘Traditioneel’Type systeem

13

Waarom overstappen van een papieren handboek naarde Value E-xelerator?� Vereenvoudigd en electronisch documentbeheer� Systematiek geeft meer houvast dan ‘papieren’ systeem (je kan makkelijker

monitoren of bepaalde acties zijn uitgevoerd).� Systematiek is speciaal ontwikkeld voor kwaliteitsmanagement� Je bent niet gebonden aan een plaats, overal waar internet is kan je inloggen

Echter:� Het vereist nog steeds tijd en discipline� Training is noodzakelijk� De overstap kost eenmalig extra investering in tijd en geld

14

Inloggen met gebruikersnaam enwachtwoord geeft toegang uw eigendigitale kwaliteitssysteem

15

Via de tabbladen kunt u door het systeemnavigeren. Het berichtenscherm toont alleberichten die het systeem genereert.

16

Al uw beschreven bedrijfsprocessen endocumenten zijn direct binnen hetonderdeel handboek beschikbaar.

17

18

Door de uniforme en overzichtelijkeopbouw zijn uw bedrijfsprocesseneenvoudig te lezen

19

Uw kwaliteitsysteem geeft inzicht in detaken en verantwoordelijkheden vanmedewerkers

20

Diverse registraties kunnen binnen uwkwaliteitsysteem worden ingevoerd.

21

Eenvoudig uw afwijkingen invoeren enindelen in afwijkingscategorieën t.b.v.analyses

22

Direct inzicht in het aantal en de kostenvan uw geregistreerde afwijkingenmiddels duidelijke grafieken

23

Direct inzicht in de prestaties van uwonderneming door verschillende analysegegevens.

24

Direct inzicht in alle documenten enversies.

25

IV Certificering

Waarom certificeren:• Goede zorg zichtbaar maken en uw kwaliteit van

zorgverlening verbeteren• Betrouwbare partner voor zorgverzekeraar• Onderstreping van kwaliteit naar uw patiënt/cliënt en

andere ketenpartners• Verbetering van de werkprocessen en

professionalisering van uw medewerkers

26

V Traject om te komen tot certificering

Traject voor de Value E-xelerator• Quick-Scan• Training bij u op locatie (met maximaal 2 of 3 direct betrokkenen)• Doorlooptijd van de training is gemiddeld 1 jaar• Raming interne tijdsbesteding per apotheek (gebaseerd op een traject voor

een apotheek die nog geen kwaliteitsmanagementsysteem heeft):- Trainingsbijeenkomsten 8 bijeenkomsten x 2 personen x 4 uur = 64 uur- Huiswerk = 64 uur- Implementatie: minimaal 160 uur (afhankelijk van de omvang van de

apotheek)

27

V Traject om te komen tot certificering

Quick-scan

Training

Eindtoets

Handboekbeoordeling

Initiëleaudit

Certificatie

Vervolgaudits

28

VI Investering (apotheek zonder KMS)

Wat zijn de kosten die verbonden zijn aan de implementatie en gebruik van deValue E-xelerator als u nog geen Kwaliteitsmanagementsysteem heeft?Overzicht tarieven:• Quick-Scan: EUR 800 eenmalig• Individuele training VE (8 sessies + eindtoets): EUR 8.800 eenmalig• Certificatie *: EUR 1.790 per jaar• Software VE EUR 499 per jaar

* = exclusief cliënttevredenheidsonderzoekBovenstaande tarieven zijn exclusief reiskosten en BTW

De kosten voor ‘losse’ trainingssessies zijn EUR 950.

29

Traject voor maatschappen en samenwerkingsverbanden

Maatschap monitor

Apotheek Apotheek Apotheek Apotheek

•Centraal handboek

•Managementcockpit

•Centrale prestatieindicatoren

•Centrale leveranciersbeoordeling

30

Ten slotte

"Het leveren van kwaliteit kost geld.Het niet leveren van kwaliteit kost kapitalen."

31

Voor meer informatie

DEKRA CertificationKoen Dekker MBAAccountmanager Health Care026 – 356 2716E-mail: koen.dekker@dekra.comWebsite: www.dekra-certification.com

Op het gebied van certificatie in de zorg is DEKRA marktleider in Nederland.

We bieden oplossingen voor o.a. (apotheekhoudende) huisartsen, fysiotherapeuten,openbare apotheken, gezondheidscentra, huisartsenposten, onderzoekscentraborstkanker, geestelijke gezondheidszorg, jeugdzorg, algemeen maatschappelijk werken zorginstellingen.

32

Testing, inspections, auditing and certification.