Upload
ledien
View
242
Download
2
Embed Size (px)
Citation preview
INFOSESSIE ANALYTISCH BOEKHOUDEN
INHOUD
INLEIDING
1. ALGEMENE BOEKHOUDING
2. ANALYTISCHE BOEKHOUDING
3. OVERGANG TUSSEN HUIDIG EN NIEUW DECREET
2
INLEIDING
BOEKHOUDKUNDIGE BEPALINGEN DECREET 13 JULI 2001
OSV : geen boekhoudkundige bepalingen
Gesubsidieerde sportfederaties & koepelorganisatie Dubbele boekhouding
Rekeningstelsel vastgesteld door Sport Vlaanderen
Boekjaar: 1 januari t.e.m. 31 december
Boekhoudkundige stukken bewaard op secretariaat sportfederatie/koepelorganisatie of bij het boekhoudkantoor
Financieel verslag Jaarrekening (balans, resultatenrekening en toelichting)
Ondertekend verslag AV (goedkeuring jaarrekening)
Saldibalans (klasse 1 t.e.m. 7)
Inventaris vaste activa en bijhorende afschrijvingstabellen
4
BOEKHOUDKUNDIGE BEPALINGEN DECREET GEORGANISEERDE SPORTSECTOR (vanaf 2017)
Van toepassing op elke gesubsidieerde actor Dubbele boekhouding met stelsel van algemene en analytische rekeningen Beperkt rekeningstelsel (geen nummers) vastgesteld door Sport Vlaanderen
Algemene rekeningen: subsidieerbare kosten beleidsfocussen Analytische rekeningen:
algemeen: uitvoering beleid sportfederaties/OSV: beleidsfocussen koepelorganisatie: opdracht sportclubs ondersteunen
Boekjaar: 1 januari t.e.m. 31 december Boekhoudkundige stukken bewaard op secretariaat sportfederatie/koepelorganisatie of bij het boekhoudkantoor Financieel verslag
Jaarrekening (balans, resultatenrekening en toelichting) Ondertekend verslag AV (goedkeuring jaarrekening) Saldibalans (klasse 1 t.e.m. 7) Analytisch grootboek
5
1. ALGEMENE BOEKHOUDING
1. Algemene boekhouding
1.1. Boekhoudkundige verplichtingen vanuit de vzw-wetgeving
• Wet van 2 mei 2002 (nieuwe vzw-wetgeving)
• Afhankelijk van omvang van de vereniging
Kleine vereniging indien slechts aan één criteria voldaan:
– 5 voltijdse werknemers in dienst;
– 312.500 EUR ontvangsten;
– 1.249.500 EUR balanstotaal.
Voeren van een vereenvoudigde boekhouding en neerleggen stukken bij de Griffie van de Rechtbank van Koophandel
7
1. Algemene boekhouding
Grote vereniging indien minstens twee van de drie criteria voldaan:
Voeren van een dubbele boekhouding en neerleggen van een jaarrekening volgens het verkort schema
Conform huidige decreet voeren alle gesubsidieerde sportfederaties een dubbele boekhouding
Zeer grote vereniging indien:
– Gemiddeld over het jaar 100 voltijdse werknemers tewerkstellen
OF minstens twee van onderstaande drie criteria overschrijden:
– 50 voltijdse werknemers in dienst;
– 7.300.000 EUR ontvangsten;
– 3.650.000 EUR balanstotaal.
Voeren van een dubbele boekhouding en neerleggen van een jaarrekening volgens het volledig schema
8
1. Algemene boekhouding
DOEL Algemene boekhouding vanuit de wetgeving:
Voldoen aan informatievragen van verschillende partijen:
– Algemene Vergadering (goedkeuring begroting en jaarrekening)
– Overheid:
• Nationale Bank van België of Griffie van de Rechtbank van Koophandel neerleggen jaarrekening
• FOD Financiën: verschaffen informatie in het kader van belastingen (patrimoniumtaks, rechtspersonenbelasting, …)
• … – ….
9
1. Algemene boekhouding
1.2. Boekhoudkundige verplichtingen vanuit Sport Vlaanderen (nieuw decreet)
– Dubbele boekhouding met stelsel van algemene en analytische rekeningen
– Beperkt rekeningstelsel (geen nummers) vastgesteld door Sport Vlaanderen
• Algemene rekeningen: subsidieerbare kosten beleidsfocussen
• Analytische rekeningen:
– algemeen: uitvoering beleid
– sportfederaties/OSV: beleidsfocussen
– koepelorganisatie: opdracht sportclubs ondersteunen
– Boekjaar: 1 januari t.e.m. 31 december
– …
10
1. Algemene boekhouding
1.3. Rekeningstelsel
Algemeen Minimum Algemeen Rekeningstelsel (MAR) voor vzw’s
Huidig decreet Rekeningstelsel vastgesteld door Sport Vlaanderen (sedert 2013 volledig conform het MAR)
Nieuw decreet Dubbele boekhouding met stelsel van algemene en analytische rekeningen, met beperkte aantal vooropgestelde rekeningen (geen voorgeschreven nummers) vastgesteld door Sport Vlaanderen
– Bijlage 1: Minimumindeling van een algemeen rekeningstelsel voor vzw’s
– Bijlage 2: Boekhoudplan Vlaamse Sportfederaties (geldig vanaf boekjaar 2013)
11
1. Algemene boekhouding
Overzicht van het rekeningstelsel
Balans, actief = middelen (omzetbaarheid)
Oprichtingskosten
Immateriële vaste activa VASTE ACTIVA
Materiële vaste activa
Financiële vaste activa
Vorderingen > 1 jaar
Voorraden
Vorderingen < 1 jaar Omzetbare activa VLOTTENDE ACTIVA
Overlopende rekeningen
Geldbeleggingen
Liquide Middelen Beschikbare activa
12
1. Algemene boekhouding
Balans, passief = bronnen (opvraagbaarheid)
Fondsen van de vereniging
Herwaarderingsmeerwaarde Eigen vermogen
Bestemde fondsen
Overgedragen resultaat
Kapitaalsubsidies
Voorzieningen Voorzieningen
Schulden > 1 jaar
Schulden < 1 jaar Vreemd vermogen
Overlopende rekeningen
13
1. Algemene boekhouding Resultatenrekening Werkingsopbrengsten (70-74) – werkingskosten (60-64) = werkingsresultaat
Financiële opbrengsten (75) – financiële kosten (65) = financieel resultaat
Uitzonderlijke opbrengsten (76) – uitzonderlijke kosten (66) = uitzonderlijk
resultaat
RESULTAAT VAN HET BOEKJAAR
14
1. Algemene boekhouding
Resultatenrekening
Werkingsopbrengsten (70-74):
70 Omzet
71 Wijzigingen in de voorraad en bestellingen in uitvoering
72 Geproduceerde vaste activa
73 Lidgeld, schenkingen, legaten en subsidies
74 Andere bedrijfsopbrengsten
15
1. Algemene boekhouding
Resultatenrekening
Werkingskosten (60-64):
60 Handelsgoederen, grond- en hulpstoffen
61 Diensten en diverse goederen
62 Bezoldigingen, sociale lasten en pensioenen
63 Afschrijvingen, waardeverminderingen en voorzieningen voor risico’s en kosten
64 Andere bedrijfskosten
16
1. Algemene boekhouding
Wijzigingen MAR ingevolge KB 18 december 2012
413 Te ontvangen subsidies
483 Terug te betalen subsidies
50 Geldbeleggingen andere dan aandelen, vast-rentende effecten en
termijndeposito's
500 Aanschaffingswaarde
509 Geboekte waardeverminderingen (-)
17
1. Algemene boekhouding
Wijzigingen MAR ingevolge KB 18 december 2012
168 Voorzieningen voor terug te betalen subsidies, schenkingen en legaten met terugnemingsrecht
638 Voorzieningen voor terug te betalen subsidies, schenkingen en legaten met terugnemingsrecht
67 Belastingen
670 Inkomstenbelasting
6701 Onroerende voorheffing
6702 Roerende voorheffing
6703 Overige inkomstenbelasting
671 Jaarlijkse taks tot vergoeding van de successierechten
18
1. Algemene boekhouding
Wijzigingen MAR ingevolge KB 18 december 2012
690 Overgedragen negatief resultaat van het vorig boekjaar
691 Overboeking naar de bestemde fondsen
693 Over te dragen positief resultaat
73 Lidgelden, schenkingen, legaten en subsidies
737 Exploitatie subsidies
738 Compenserende bedragen ter vermindering van de loonkost
790 Overgedragen positief resultaat van het vorig boekjaar
791 Onttrekking aan de bestemde fondsen
792 Onttrekking aan de fondsen van de vereniging
19
1. Algemene boekhouding
1.4. Samenvatting
Gebruik van het minimum algemeen rekeningstelsel, zelf verder uit te werken;
Gebruik van een bestaand rekeningstelsel dat conform het MAR is;
Wijzigingen aan het MAR dienen te worden toegepast (zoals KB 18/12/2012) of toekomstige wijziging rekening 66/76… Eenduidige manier van werken
MAR is steeds in overeenstemming met gebruikt boekhoudplan
Eenvoudigere opmaak van de wettelijke jaarrekening
20
1. Algemene boekhouding Voorbeeld, gebruik eigen rekeningstelsel
(op basis van boekhoudplan 2013)
Uitsplitsing per opdracht niet meer verplicht
Geen verplichte indeling binnen de rekeningen
21
1. Algemene boekhouding
Samenvatting:
– Kan mijn federatie verder werken met bestaande boekhoudplan?
– Mag ik mijn gemaakte kosten blijven verdelen over de basisopdrachten in het rekeningstelsel?
– Kan er vanaf 01/01/2017 met een volledig nieuw rekeningstelsel gewerkt worden? Kan het rekeningstelsel voor vennootschappen toegepast worden?
– Is het mogelijk verder te werken met het bestaande boekhoudplan en pas op bijvoorbeeld 01/01/2019 met een nieuw rekeningstelsel te starten?
– …
22
2. ANALYTISCHE BOEKHOUDING
2. Analytische boekhouding
ALGEMEEN
Wat?
Kosten en opbrengsten van een bepaalde periode die in de algemene boekhouding naar kostensoort toegewezen zijn worden toegewezen naar plaats en verantwoordelijkheid.
Waarom?
• Voldoen aan de informatiebehoefte van de Raad van Bestuur en/of directie;
• Beschikken over gedetailleerde informatie gekoppeld aan de boekhouding (niet vertrekkende van eigen gegevens) beleidsrelevante informatie;
• ….
24
2. Analytische boekhouding
ALGEMEEN
Hoe?
Elke organisatie is anders, zo ook de noden het analytisch boekhoudsysteem dient opgemaakt te worden op basis van de gewenste informatie = de noden van de federatie
• Geen vast stramien/sjabloon;
• Voldoen aan de noden van de federatie: – Raad van Bestuur;
– Interne werking, budgetverantwoordelijke;
– Sport Vlaanderen (minimaal op te nemen gegevens);
– …
25
2.1 Opmaak analytisch plan
2.1 Opmaak analytisch plan
Stap 1 noden in kaart brengen om aan de informatiebehoefte te kunnen voldoen
Vanuit Sport Vlaanderen, zie slides infosessie ontwerpdecreet 29/04/2016, waarvan beperkte selectie hieronder…
27
3. BELEIDSPLAN slides 29/04/2016
UITGANGSPUNT
BELEIDSPLAN = WERK- en BELEIDSINSTRUMENT
Op regelmatige basis de status van uitvoering (stand van zaken) mbt de acties en doelstellingen in kaart brengen
Bijsturen van de strategische planning waar nodig
Het eigen beleid financieel kunnen opvolgen
→Bovenal moet het beleidsplan gedragen, gebruikt en gecommuniceerd worden vanuit de organisatie
29
inleiding
•organogram + wie doet wat
•betekenis van het beleidsplan voor de sportfederatie
Missie
•bestaansreden van de sportfederatie
•geeft een richtinggevende visie voor de strategische doelstellingen, de werking en de interne organisatie
gegevens verzameling
•inventarisatie en beschrijving van huidige situatie/beleid - interne en externe analyse
•situatieschets van noden en behoeften
gegevens-analyse
•interpreteren van de huidige toestand, het afwegen van belangen en prioriteiten, het inschatten van noden en behoeften
•het formuleren van de beleidsuitdagingen
doel-stellingen
•beschrijven in feite wat de sportfederatie wil bereiken in de komende beleidsperiode
•de prioritaire beleidsuitdagingen concretiseren, steeds rekening houdend met de missie van de federatie
strategische
planning
•plannen van acties die gekoppeld zijn aan de geformuleerde doelstellingen met een daaraan gekoppelde timing en begroting.
evaluatie
•belangrijke fase die niet mag vergeten worden!
•is het beleidsplan uitgevoerd? is het beleidsplan effectief en efficiënt?
• evalueren om na te gaan of er bijsturing van het beleidsplan nodig is
LUIK
2
LUIK
1
30
LUIK 1
= TEKSTDOCUMENT DAT VOLGENDE FASES BEVAT:
INLEIDING MISSIE EN VISIE GEGEVENSVERZAMELING GEGEVENSANALYSE
De gegevensverzameling hoeft niet langer per
basisopdracht te worden opgedeeld → kan ook op basis van disciplines, commissies,
doelgroepen,..
31
LUIK 2
= SPREADSHEET DAT VOLGENDE FASES BEVAT/VOORZIET:
DOELSTELLINGEN
STRATEGISCHE PLANNING (acties – timing – begroting)
EVALUATIE
Sport Vlaanderen stelt een sjabloon ter beschikking. Sportfederaties zijn echter vrij om een eigen schema te hanteren. Het schema dient echter wel een aantal verplichte velden te bevatten.
32
LUIK 2
MINIMAAL OP TE NEMEN VELDEN
Doelstellingen met de daaraan gekoppelde acties Aanduiding van de indicator op niveau van de doelstellingen Timing Verantwoordelijke per doelstelling 4-jaarlijkse begroting gekoppeld aan de vooropgestelde acties en overige werking van de sportfederatie Analytische code om de volledige werking op een efficiënte wijze financieel te monitoren (niet verplicht voor louter erkende SF) Status uitvoering Status resultaatrekening
Dit zijn velden ter opvolging van het uitgestippelde beleid en
zullen bij aanvang van de beleidsperiode dus lege velden zijn
33
DOELSTELLINGEN EN ACTIES
Geen verplichting om de doelstellingen te linken aan de basisopdrachten, ook niet voor de koepelorganisatie, de OSV’s en de twee overige organisaties die in het decreet in aanmerking komen voor subsidiëring
→ administratie zal uiteraard wel nog controleren of de basisopdrachten worden uitgevoerd
Acties worden in Luik 2 voldoende ruim omschreven!
34
4-JAARLIJKSE BEGROTING
In luik 2 (de spreadsheet) wordt de 4-jaarlijkse begroting gekoppeld aan het 4-jaarlijkse actieplan
Zaken die deel uitmaken van de gehele werking van de organisatie, maar niet gekoppeld kunnen worden aan acties, worden afzonderlijk opgenomen in het schema zodat de begroting volledig is. Hierbij denken we aan domeinen zoals huisvesting, personeel, hard- en software,..
→ de integrale begroting van de organisatie moet vervat zitten in luik 2 van het beleidsplan
35
ANALYTISCHE CODE
Voor de financiële opvolging van het eigen beleid zullen de gesubsidieerde sportfederaties en organisaties vanaf 2017 een analytische boekhouding voeren Gebruik van analytische codes laat het toe om de volledige werking op een efficiënte wijze financieel te monitoren In samenwerking met SBB, een accountants- en adviesbureau, organiseert Sport Vlaanderen hierover infosessies op 12-13 mei die u wegwijs maken in:
Het opstellen van een analytisch plan Het voeren van een analytische boekhouding De integratie van een analytisch rapport in de spreadsheet van het beleidsplan (luik 2)
36
SD OD Actie Omschrijving 2017 2018 2019 2020 kosten
opbrengste
n kosten
opbrengste
n
SD001som kosten
SD001
som
opbrengsten
SD001
som kosten
SD001
som
opbrengsten
SD001
SD001 OD001som kosten
OD001
som
opbrengsten
OD001
som kosten
OD001
som
opbrengsten
OD001
SD001 OD001 A0001 Omschrijving van de actie
SD001 OD001 A0002 …
SD001 OD001 A0003 …
SD001 OD002som kosten
OD002
som
opbrengsten
OD002
som kosten
OD002
som
opbrengsten
OD002
SD001 OD002 A0004 Omschrijving van de actie
SD001 OD002 A0005 …
SD001 OD002 A0006 …
SD002som kosten
SD002
som
opbrengsten
SD002
som kosten
SD002
som
opbrengsten
SD002
SD002 OD003som kosten
OD003
som
opbrengsten
OD003
som kosten
OD003
som
opbrengsten
OD003
SD002 OD003 A0007 Omschrijving van de actie
SD002 OD003 A0008 …
SD002 OD003 A0009 …
SD002 OD004som kosten
OD004
som
opbrengsten
OD004
som kosten
OD004
som
opbrengsten
OD004
SD002 OD004 A0010 Omschrijving van de actie
SD002 OD004 A0011 …
SD002 OD004 A0012 …
DM001som kosten
DM001
som
opbrengsten
DM001
som kosten
DM001
som
opbrengsten
DM001
DM001 IT001
DM001 IT002
DM002 IT003
DM002som kosten
DM002
som
opbrengsten
DM002
som kosten
DM002
som
opbrengsten
DM002
DM002 IT004
Totaal
kosten
2017
Totaal
opbrengste
n 2017
Totaal
kosten
2017
Totaal
opbrengste
n 2017
Omschrijving domein binnen de overige werking (bvb
personeel)
Omschrijving domein binnen de overige werking (bvb
huisvesting)
Omschrijving van de operationele doelstelling
Omschrijving van de strategische doelstelling
Omschrijving van de operationele doelstelling
Omschrijving van de operationele doelstelling
ITEM 1 (bvb lonen)
ITEM 2 (bvb verzekeringen)
ITEM 4
ITEM 3 (bvb verplaatsingen)
Begroting 2017NAAM/ LOGO ORGANISATIEVerantwindicator
Omschrijving van de strategische doelstelling
Omschrijving van de operationele doelstelling
Timing
Status
uitvoering
actie/doelste
lling huidig
werkingsjaar
Ana-
lytische
code
Status
resultaatsrekening
2017
37
GEHELE BELEID GEÏNTEGREERD
→ HET 4-JAARLIJKS BELEIDSPLAN OMVAT DE GEHELE WERKING VAN DE SPORTFEDERATIE
Werking rond de basisopdrachten
Eventuele beleidsfocussen
Gezond en ethisch sporten
Anti-dopingbeleid
…
4-jaarlijkse begroting die de gehele werking omvat
38
GEHELE BELEID GEÏNTEGREERD
LUIK 1= TEKSTDOCUMENT DAT VOLGENDE FASES BEVAT:
INLEIDING
MISSIE EN VISIE
GEGEVENSVERZAMELING
GEGEVENSANALYSE
LUIK 2= SPREADSHEET DAT VOLGENDE FASES BEVAT:
DOELSTELLINGEN
STRATEGISCHE PLANNING
Gegevensverzameling en – analyse van eventuele beleidsfocussen worden
uitgewerkt (EXCL topsport)
Uitwerking van minimum 1 afzonderlijke
doelstelling per beleidsfocus
(INCL topsport)
39
EXTRA UITLEG EN VOORBEELDEN
Laatste versie van de leidraad beschikbaar via de website van Sport Vlaanderen
Extra specifieke uitleg omtrent het gebruik van het ter beschikking gestelde sjabloon in de leidraad opgenomen
Uitgewerkt voorbeeld van LUIK 2 (spreadsheet) ook raadpleegbaar via de website
Bij vragen kan u steeds contact opnemen met de afdeling subsidiëring van Sport Vlaanderen
40
2.1 Opmaak analytisch plan
Stap 1 noden in kaart brengen om aan de informatiebehoefte te kunnen voldoen
Vanuit Sport Vlaanderen:
• Strategische doelstelling/operationele doelstelling – Actie
Per beleidsfocus doelstelling(en), actie(s)
41
2.1 Opmaak analytisch plan
Stap 1 noden in kaart brengen om aan de informatiebehoefte te kunnen voldoen
Welke informatie wil mijn eigen federatie opvolgen:
• Informatie per dienst? – Dienst communicatie;
– Dienst marketing;
– Dienst recreatieve sportbeoefening; • Sporttak 1
• Sporttak 2
• …
• Informatie per discipline? – Jumping;
– Dressuur;
– Eventing;
– …
42
2.1 Opmaak analytisch plan
• Informatie per project? – Jeugdsport
– G-sport
– …
• Per evenement?
• …
Vaak combinatie van verschillende van bovenstaande voorbeelden: • Algemeen
• Secretariaat
• Raad van Bestuur
• Communicatie
• Provincie
• Recreatie • Sportkampen
• Evenement: dag van de ….
• Competitie • Voorbereiding Olympische Spelen dames
• …
43
2.1 Opmaak analytisch plan
Stap 2 Bepalen van de opbouw van analytisch(e) plan(nen)
BELANGRIJK, rekening houdend met:
• De noden van de verschillende informatievragers (Raad van Bestuur, personeel, Sport Vlaanderen, …);
• De praktische werkbaarheid/haalbaarheid binnen de federatie (wie zal de input doen, wie zal de codering doen);
• De mogelijkheden van het bestaande boekhoudpakket indien onvoldoende mogelijkheden om bijkomende modules aan te kopen of met een ander pakket te werken;
• …
44
2.1 Opmaak analytisch plan
Stap 3 Testen!
Test het opgebouwde plan(nen) op logica, bruikbaarheid en volledigheid alvorens het te implementeren in de werking. Dit kan eenvoudig vooraf gebeuren door in Excel een reeks facturen van de federatie (aankoop en verkoop) toe te wijzen aan het analytisch rekeningstelsel.
Uiteraard zal het analytisch plan mee groeien met de federatie én mogelijks dus ook dienen aangepast te worden in de verdere levensloop.
45
2.1 Opmaak analytisch plan
Stap 4 Gebruik het analytisch plan!
Een goed gestructureerd analytisch plan geeft (mogelijks) een schat aan informatie, gebruik deze ook door na het toewijzen van kosten en opbrengsten de informatie verder te gaan analyseren = beleidsrelevant
ENKELE AANDACHTPUNTEN:
• Wijs zorgvuldig en correct toe;
• Directe kosten worden toegewezen, indirecte kosten worden zoveel mogelijk direct gemaakt;
• Kosten en opbrengsten die niet toewijsbaar zijn wijzen we niet toe Ga niet arbitrair versleutelen (vb. “overhead” kosten)
Om tussen de algemene boekhouding en de analytische boekhouding geen verschil te hebben vangen we deze kosten uiteraard wel op
= contributiemethode
46
2.2 Praktijkvoorbeeld
SD OD Actie Omschrijving 2017 2018 2019 2020 kosten
opbrengste
n kosten
opbrengste
n
SD001som kosten
SD001
som
opbrengsten
SD001
som kosten
SD001
som
opbrengsten
SD001
SD001 OD001som kosten
OD001
som
opbrengsten
OD001
som kosten
OD001
som
opbrengsten
OD001
SD001 OD001 A0001 Omschrijving van de actie
SD001 OD001 A0002 …
SD001 OD001 A0003 …
SD001 OD002som kosten
OD002
som
opbrengsten
OD002
som kosten
OD002
som
opbrengsten
OD002
SD001 OD002 A0004 Omschrijving van de actie
SD001 OD002 A0005 …
SD001 OD002 A0006 …
SD002som kosten
SD002
som
opbrengsten
SD002
som kosten
SD002
som
opbrengsten
SD002
SD002 OD003som kosten
OD003
som
opbrengsten
OD003
som kosten
OD003
som
opbrengsten
OD003
SD002 OD003 A0007 Omschrijving van de actie
SD002 OD003 A0008 …
SD002 OD003 A0009 …
SD002 OD004som kosten
OD004
som
opbrengsten
OD004
som kosten
OD004
som
opbrengsten
OD004
SD002 OD004 A0010 Omschrijving van de actie
SD002 OD004 A0011 …
SD002 OD004 A0012 …
DM001som kosten
DM001
som
opbrengsten
DM001
som kosten
DM001
som
opbrengsten
DM001
DM001 IT001
DM001 IT002
DM002 IT003
DM002som kosten
DM002
som
opbrengsten
DM002
som kosten
DM002
som
opbrengsten
DM002
DM002 IT004
Totaal
kosten
2017
Totaal
opbrengste
n 2017
Totaal
kosten
2017
Totaal
opbrengste
n 2017
Omschrijving domein binnen de overige werking (bvb
personeel)
Omschrijving domein binnen de overige werking (bvb
huisvesting)
Omschrijving van de operationele doelstelling
Omschrijving van de strategische doelstelling
Omschrijving van de operationele doelstelling
Omschrijving van de operationele doelstelling
ITEM 1 (bvb lonen)
ITEM 2 (bvb verzekeringen)
ITEM 4
ITEM 3 (bvb verplaatsingen)
Begroting 2017NAAM/ LOGO ORGANISATIEVerantwindicator
Omschrijving van de strategische doelstelling
Omschrijving van de operationele doelstelling
Timing
Status
uitvoering
actie/doelste
lling huidig
werkingsjaar
Ana-
lytische
code
Status
resultaatsrekening
2017
Zie bijlage 3
48
ANALYTISCHE BOEKHOUDING: 4 VOORBEELDEN
Boekingsdocument sociaal secretariaat met loonlast januari 2017 van scouter en boekhouder, beiden in loondienst
Aankoopfactuur van de provincie voor zowel de huur van vergaderzaal voor de infosessie clubs ivm subsidies voor G-sport georganiseerd op 2/03/2017 als de maandelijkse huur van het secretariaat
Verkoopfactuur aan club voor deelname met drie mensen aan infosessie ivm subsidies voor G-sport
Ontvangst lidgeld van club
49
VOORBEELD 1
Boekingsdocument sociaal secretariaat met loonlast januari 2017 van scouter en boekhouder, beiden in loondienst
A0019
A0028
50
VOORBEELD 1
Koppeling beleidsplan
SD004 BF Topsport: de sportfederatie voert een integraal topsportbeleid van talentdetectie tot elitesporter
OD008 De sportfederatie participeert in één of meerdere prestatieprogramma’s, met het oog op het behalen van topsportresultaten op korte termijn (Olympiade 2017-2020)
A0019 Prestatieprogramma 1
A0020 Prestatieprogramma 2
A0021 Prestatieprogramma 3
De sportfederatie participeert in één of meerdere ontwikkelingsprogramma’s, met het oog op het behalen van topsportresultaten op (middel)lange termijn (Olympiade 2014 ev.)
De organisatie van topsportevenementen
51
VOORBEELD 1
Koppeling beleidsplan
DM001 Domein Personeel IT001 lonen
A0028 Secretariaatsmedewerkers
A0029 Directieleden
IT002 verzekeringen
IT003 verplaatsingen
52
VOORBEELD 1
Input algemene boekhouding (MAR)
53
VOORBEELD 1
Input analytische boekhouding
54
VOORBEELD 2
Aankoopfactuur van de provincie voor zowel de huur van vergaderzaal voor de infosessie clubs ivm subsidies voor G-sport georganiseerd op 2/03/2017 als de maandelijkse huur van het secretariaat
A0017
A0034
55
VOORBEELD 2
SD003 BF JEUGDSPORT: Eind 2017 zal onze federatie 12% meer jeugdleden tellen tov eind 2016
OD006 Tegen eind 2015 is het aantal meisjesleden met 15% gestegen tov eind 2016
OD007 Tegen eind 2017 is het aantal G-jeugdleden met 15% gestegen tov eind 2016
A0015 Werkgroep/commissie oprichten voor onze G-jeugd
A0016 Een nauwe samenwerking uitbouwen met de G-sportfederatie en het G-sportplatform ter ondersteuning van onze G-werking
A0017 Clubs en leden informeren over de verschillende subsidiemogelijkheden voor G-sport
56
DM002 Domein Huisvesting IT004 Kantoorruimte
A0034 Huur kantoorruimte
A0035 Brandverzekering
VOORBEELD 2
57
Input algemene boekhouding (MAR)
VOORBEELD 2
58
Input analytische boekhouding
VOORBEELD 2
59
Verkoopfactuur aan club voor deelname met drie mensen aan infosessie ivm subsidies voor G-sport
A0017
VOORBEELD 3
60
SD003 BF JEUGDSPORT: Eind 2017 zal onze federatie 12% meer jeugdleden tellen tov eind 2016
OD006 Tegen eind 2015 is het aantal meisjesleden met 15% gestegen tov eind 2016
OD007 Tegen eind 2017 is het aantal G-jeugdleden met 15% gestegen tov eind 2016
A0015 Werkgroep/commissie oprichten voor onze G-jeugd
A0016 Een nauwe samenwerking uitbouwen met de G-sportfederatie en het G-sportplatform ter ondersteuning van onze G-werking
A0017 Clubs en leden informeren over de verschillende subsidiemogelijkheden voor G-sport
VOORBEELD 3
61
Input algemene boekhouding (MAR)
VOORBEELD 3
62
Input analytische boekhouding
VOORBEELD 3
63
Ontvangst lidgeld van club
A0036
VOORBEELD 4
64
DM003 Domein lidgelden, schenkingen en subsidies IT005 lidgelden
A0036 Lidgelden aangesloten sportclubs
A0037 Lidgelden aangesloten leden
IT002 schenkingen
IT003 subsidies
VOORBEELD 4
65
Input algemene boekhouding (MAR)
VOORBEELD 4
66
Input analytische boekhouding
VOORBEELD 4
67
Boekingsdocument sociaal secretariaat
Aankoopfactuur provincie
Verkoopfactuur ivm infosessie
Ontvangst lidgeld van club
Algemene boekhouding Analytische boekhouding
- Openstaande klanten/leveranciers
- Proef- en saldibalans - Analytische balans
- Interne balans - Analytische historiek (per actie)
- Historiek per rekening - Analytische historiek per rekening
- … - …
ALGEMENE & ANALYTISCHE BOEKHOUDING
68
ALGEMENE BOEKHOUDING Proef- en saldibalans
69
ANALYTISCHE BOEKHOUDING Balans per analytische code
70
ANALYTISCHE BOEKHOUDING Analytische historiek
71
ANALYTISCHE BOEKHOUDING Analytische historiek actie A0017
72
ANALYTISCHE BOEKHOUDING Analytische historiek per grootboekrekening
73
2.3 Integratie analytische boekhouding in schema
beleidsplan
2.3 Integratie
Wat?
Exporteren van analytische gegevens uit het boekhoudpakket. Waarom? • Om te rapporteren aan verschillende belanghebbenden • Om gegevens verder te analyseren • Budgetopvolging • … Hoe? Kan op verschillende manieren, afhankelijk van de mogelijkheden van het
boekhoudpakket. Export kan in meeste gevallen eenvoudig via Excel gebeuren. Voorbeeld uitgewerkt op basis van boekhoudpakket Winbooks, werkwijze
en mogelijkheden kunnen verschillen in andere pakketten.
75
2.3 Integratie
Voorbeeld: Export in pdf vanuit boekhoudpakket van analytische historiek
76
2.3 Integratie Voorbeeld: Export in Excel vanuit boekhoudpakket van analytische historiek
77
2.3 Integratie
Excel gebruiken als basis om periodiek te gaan rapporteren
In voorbeeld volledige historiek, maar ook mogelijk om voor bepaalde periode gegevens te exporteren bijvoorbeeld om periodes te vergelijken
Mogelijk om gegevens per analytische rekening of per grootboekrekening te gaan exporteren
…
78
2.3 Integratie
79
2.3 Integratie
Excel gebruiken als basis om periodiek te gaan rapporteren
Vervolgens gegevens export opnemen in rapport via formules Excel
Voorbeeld:
80
3. OVERGANG TUSSEN HUIDIG EN NIEUW REKENINGSTELSEL
3.Overgang tussen stelsels
3.1 Organisatie voert nog geen analytische boekhouding
1. Mogelijkheden van het huidig boekhoudpakket analyseren en aanpassingen doorvoeren indien nodig;
2. Het rekeningplan van de algemene boekhouding omvat nog de opsplitsing per basisopdracht of facultatieve opdrachten dit is niet langer noodzakelijk (indien gewenst deze uitsplitsing wegnemen) ook andere vereenvoudigingen of aanvullingen kunnen nu gebeuren;
3. Analytisch plan opmaken volgens de noodzaak tot rapportering(zie eerder);
4. Intern afspraken maken omtrent analytische codering van de boekhoudkundige stukken.
82
3.Overgang tussen stelsels
3.2 Organisatie voert reeds een analytische boekhouding
Voor de eigen informatiebehoeften
1. Het rekeningplan van de algemene boekhouding omvat nog de opsplitsing per basisopdracht of facultatieve opdrachten dit is niet langer noodzakelijk (indien gewenst deze uitsplitsing wegnemen) ook andere vereenvoudigingen of aanvullingen kunnen nu gebeuren;
2. Analytisch plan aanvullen volgens de noodzaak tot rapportering eigen informatiebehoeften en rapportering beleidsplan Sport Vlaanderen. Keuze maken of dit in één of meerdere analytische plannen zal gebeuren.
3. Indien nodig intern afspraken maken omtrent aangepaste analytische codering van de boekhoudkundige stukken.
83
3.Overgang tussen stelsels
3.2 Organisatie voert reeds een analytische boekhouding
Voor Sport Vlaanderen (en eigen informatiebehoeften)
1. Analytisch plan aanvullen volgens de noodzaak tot rapportering (indien nodig) eigen informatiebehoeften en rapportering beleidsplan Sport Vlaanderen. Keuze maken of dit in één of meerdere analytische plannen zal gebeuren.
2. Indien nodig intern afspraken maken omtrent aangepaste analytische codering van de boekhoudkundige stukken.
84
Sylvia Thienpont Senior consultant social profit SBB Accountants & Adviseurs
09/356 05 27