ZTravel: composizione offerta

Post-travelPre-travel On-travel

ZTravel è l’applicazione Zucchetti che, operando in modalità web, supporta le

aziende nell’intero processo di trasferta, ossia nelle fasi di:

Analysis

ZTravel

documentidi viaggio

Gestire a 360° il processo pre-travel relativo ai viaggi d’affari aziendali,

con l’obiettivo di pianificare la trasferta controllandone i costi e di

organizzare tutti gli aspetti legati alla sua pianificazione

Trasferte pre-travel

prenotazione mezzi di trasporto

prenotazione hotel

gestione anticipi

autorizzazione

La soluzione è in grado di adattarsi

rapidamente alle Travel Policy aziendali dimostrandosi dunque un valido

strumento di supporto alle politiche di

cost saving mirate al controllo delle

spese di Trasferta.

In quest’ottica l’azienda ha la possibilità di

definire dei Budget di Trasferta per :

commessa

centro di costo

tipologia di Trasferta

Trasferte pre-travel

Pagamenti elettronici

Booking

Business Intelligence

Integrazione dei principali provider relativi a hotel, voli ed auto a noleggio in

un’unica piattaforma per un sistema di booking completo e customizzabile.

Inoltre l’azienda può coinvolgere nel processo le Agenzie per :

Trasferte pre-travel

effettuare le prenotazioniin seguito alla ricezioni di e-mail strutturate oppure fornendo loro l’accesso diretto alla soluzione

predisporre i documenti di trasfertabiglietti, voucher, ecc. sono archiviati automaticamente nel Dossier Trasferta di ciascun utente (DMS)

acquisizione automatica delle fatture in nota spese

Trasferte: caratteristiche principali

budget di trasferta

autorizzazione trasferta

organizzazione logistica trasferta

integrazione self-booking tools

mailing e acquisizione automatica delle fatture di agenzia in nota spese

gestione anticipi

dossier trasferta

Soluzione studiata per smartphone e tablet che consente di

velocizzare il processo di pianificazione della Trasferta e di

compilazione della Nota Spese anche in assenza di

connessione dati

Mobile on-travel

L’utente ha inoltre la possibilità di allegare alla spesa la fotografia della ricevuta

effettuata con il dispositivo mobile; in questo modo l’azienda potrà velocizzare le fasi di

controllo della Nota Spese senza dover attendere la consegna della copia cartacea

*supportata per dispositivi IOS e Android e Win mobile

Mobile on-travel

Note spese post-travel

E’ la soluzione per la gestione a 360° del processo

post-travel relativo ai viaggi d’affari aziendali che

consente:

Compilazione digitale della Nota Spese

Predisposizione della Distinta Rimborsi

Trasmissione dati riepilogativi dei rimborsi ai fini LUL (Libro Unico del Lavoro)

Liquidazione diretta dei rimborsi su conto corrente/cassa/cedolino

Contabilizzazione delle spese

Generazione dei documenti riepilogativi e dei registri sezionali IVA relativi alle spese con fattura

I dati che l’utente può gestire in sede di compilazione della Nota Spese sono:

Note spese post-travel

estremi della trasferta (località di partenza/arrivo, orari, ecc.)

voci di spesa con possibilità di definire valuta, modalità di pagamento e tipologia di documento (ricevuta, fattura, ecc.)

copia dei documenti che saranno automaticamente archiviati nel Dossier Trasferta (DMS)

percorrenze stradali con la possibilità d acquisire automaticamente da Google Maps le distanze per ciascuna tratta inserita dall’utente

riferimenti contabili (commessa, centro di costo,

cliente, ecc.)

anticipi ricevuti dall’azienda

La soluzione è stata ideata per snellire, semplificare il processo e abbatterne i

costi indiretti.

Pagamenti elettronici

I pagamenti elettronici effettuati durante

la trasferta sono acquisiti in automatico

all’interno della Nota Spesa.

Abbattimento costi e tempi

legati alla gestione manuale dei

controlli

Rispetto delle travel policy

Note spese post-travel

Note Spese si adatta rapidamente alle Travel Policy aziendali diventando un

strumento a supporto delle politiche di cost saving relative alle spese di Trasferta

Note Spese consente di costruire calcoli personalizzati indicati sia per la gestione di eventuali accordi integrativi (conteggio diarie, maggiorazioni, ecc.) sia per trattare policy particolari

Note Spese, nativamente realizzata multi-lingua, multi-valuta, multi-company, si

adatta a qualsiasi contesto internazionale con la possibilità di differenziare i trattamenti fiscali applicati alle Trasferte di ciascun paese

Note spese: caratteristiche principali

Gestione parametrica voci di spese

Gestione parametrica rimborso

percorrenze stradali

Acquisizione flusso pagamenti con

carte di credito

Liquidazione automatizzata rimborsi

(cedolino o bonifico bancario)

Contabilizzazione rimborsi

Gestione parametrica riconoscimento

indennità e diarie

Gestione parametrica massimali di spesa

Compilazione guidata Nota Spese

Trasmissione dati per Libro Unico del Lavoro

Note spese post-travel

Il modulo Nota Spese di

ZTravel dialoga

nativamente con gli

applicativi Zucchetti e si

interfaccia con le soluzioni

di altre softwarehouse.

La soluzione di business analytics che permette agli uffici

coinvolti nell’intero Processo di Trasferta e al management di

effettuare analisi e valutazioni sui costi per prendere decisioni

sulla base delle informazioni contestualizzate e strutturate

HR Analytics analysis

Grafici

Strumenti per analisi approfondite

Dashboard dinamici

Paperless office

Business Intelligence

Comunicazione azienda-dipendente

completamente digitalizzata

Dematerializzazione del processo

di business travel

Riduzione dei costi

Single sign-on

Prenotazione auto aziendali

Business Intelligence

Processo di prenotazione auto in pool automatizzato

Da un cruscotto possibilità di visualizzare:

- auto disponibili

- date disponibilità auto

- prenotazioni dei colleghi

ZTravel: punti di forza

Nativamente integrata con le soluzioni della suite HR Zucchetti (Paghe,

Presenze, Workflow, Timesheet)

Business Process Management per adattare l’informatizzazione del

processo all’organizzazione aziendale

Document Management System per abbattere drasticamente la

documentazione cartacea legata al processo Travel (biglietti viaggio,

vaucher hotel, ricevute fiscali, scontrini, distinta rimborsi, ecc.)

Infobusiness il sistema di business intelligence per dare la possibilità alle

aziende di analizzare tutti gli eventi legati alla trasferta (costi di trasferta,

distribuzione territoriale trasferta, ecc.)

LUXURY &

FASHION

PRODUZIONE -abbigliamento

Alcuni clienti ZTravel

TurismoMedia &

Ludic

Facility Management

Agenzie

per il lavoro

Enti e

associazioni

GDO

PRODUZIONE –alimentari & beverage

PRODUZIONE – veicoli

Industry ICT Retail

PRODUZIONE –elettronica

Servizi finanziari e

consulenza

www.zucchetti.it/ztravel