PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA ... - auditoria.cgu.gov.br · do almoxarifado e transportes. I ... Em regra, as transações no SIH são realizadas de forma manual, ou seja, as entradas/saídas

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PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA

CONTROLADORIA-GERAL DA UNIÃO

SECRETARIA FEDERAL DE CONTROLE INTERNO

Unidade Auditada: HOSPITAL DE CLINICAS DA UFPR

Município - UF: Curitiba - PR

Relatório nº: 201315518

UCI Executora: CONTROLADORIA REGIONAL DA UNIÃO NO

ESTADO DO PARANÁ

RELATÓRIO DE AUDITORIA

Senhor Chefe da CGU-Regional/PR,

Em atendimento à determinação contida na Ordem de Serviço nº 201315518, seguem

resultados dos exames realizados sobre atos e consequentes fatos de gestão, ocorridos no

Hospital de Clínicas de Curitiba - HC, no período de 01/01/2014 a 30/06/2014, na gestão

do almoxarifado e transportes.

I – ESCOPO DO TRABALHO

Os trabalhos foram realizados na sede do HC, entre janeiro e outubro de 2014, mediante

análise dos documentos e inspeção física, em estrita observância às normas de auditoria

aplicáveis ao serviço público federal, objetivando a avaliação dos atos e fatos de gestão

ocorridos na gestão na gestão do almoxarifado e transportes. Nenhuma restrição foi

imposta aos nossos exames.

II – RESULTADO DOS EXAMES

1 GESTÃO PATRIMONIAL

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1.1 INVENTÁRIO FÍSICO E FINANCEIRO

1.1.1 EXISTÊNCIAS FÍSICAS

1.1.1.1 INFORMAÇÃO

Armazenamento de materiais de consumo no Hospital de Clínicas

Fato

O Hospital de Clínicas da UFPR (HC) possui 12 locais de estoque de materiais divididos

nas seguintes categorias:

CATEGORIA ESTOQUE

Geral

Nutrição

Manutenção

Zeladoria

Farmácia

Laboratório

Hemoterapia

Centro Cirúrgico

Hemodinâmica

Armazém

Engenharia Clínica

Informática

Foram realizados visitas e testes de almoxarifados em todos os estoques nos meses de

janeiro e fevereiro/2014. Nestes testes foram avaliados: controle de acesso de entrada e

saída do ambiente de almoxarifado; condições de segurança física e de conservação do

almoxarifado; disposição dos bens em estoque; verificação de bens deteriorados ou com

validade vencida; metodologia de controle de estoque; e efetividade do controle de

estoque.

Todos os almoxarifados utilizam o Sistema de Informação Hospitalar - SIH para a gestão

dos bens em estoque. No referido sistema são realizadas as seguintes transações:

- requisição de retirada de materiais; e

- registro da movimentação dos bens em estoque (entradas e saídas), com possibilidade

de emissão de relatórios gerenciais e de situação do estoque.

Em regra, as transações no SIH são realizadas de forma manual, ou seja, as

entradas/saídas dos materiais, bem como as suas origens/destinações devem ser

registradas de forma manual. Conforme será descrito ao longo do relatório, entende-se

que uma das principais causas da fragilidade está relacionada com a intempestividade de

registro das informações das movimentações.




E ainda, o SIH não possui módulo para registrar a “retirada e recebimento dos bens” pelo

usuário final. Tal transação deve ser efetuada de forma manual, mediante emissão de

relação de bens retirados e assinatura do receptor dos bens. Como descrito no presente

relatório, a ausência de comprovação de retirada do bem pelo usuário final também

constitui uma das inconsistências na gestão do almoxarifado.

Com a finalidade de testar a fidedignidade das informações de estoque registradas no SIH

foram selecionados, aleatoriamente, 10 itens de cada estoque para avaliação da situação

patrimonial no momento da fiscalização. Os estoques: Geral, Nutrição, Farmácia,

Armazém, Engenharia Clínica e Informática, não apresentaram erros nos testes de

almoxarifados.

As inconsistências identificadas nos estoques de Manutenção, Zeladoria, Laboratório,

Hemoterapia, Centro Cirúrgico e Hemodinâmica estão descritas em constatações

específicas do presente relatório.

##/Fato##

1.1.1.2 CONSTATAÇÃO

Ausência de controle dos produtos estocados na Zeladoria

Fato

A Unidade de Zeladoria recebe e guarda seus produtos no Armazém do Almoxarifado

Central. Então o responsável pelo estoque da Unidade de Zeladoria faz a solicitação no

SIH de todo o material em seu nome. O material é encaminhado para um pequeno

depósito onde é feita a dispensação aos usuários.

A distribuição dos materiais para os funcionários da limpeza (terceirizados) ocorre em

dias pré-determinados, com uma planilha preenchida com os materiais solicitados e a

pessoa responsável pelo estoque entrega o material que julga necessário para atendimento

do usuário.

Desta forma a quantidade de cada material descrita no SIH não é fidedigna, considerando

que a baixa dos materiais já foi realizada para o responsável pela Unidade (quando da

saída do Almoxarifado Central para o depósito da Zeladoria), porém os materiais ainda

estão disponíveis fisicamente.

Existem itens que ficam estocados no Armazém do Almoxarifado Central como colchões,

papel toalha, dispensadores, e suporte para papel higiênico. Para estes itens o usuário faz

a requisição no SIH e vai buscar direto no Armazém.

Em inspeção física realizada em 25/02/2014 no estoque da Zeladoria não foi possível

fazer a checagem dos itens considerando que os dados do Sistema não condizem com a

realidade. Quanto aos itens estocados no Armazém constatou-se 100% de erro em relação

aos dados cadastrados no SIH.




Por meio do Ofício nº 0275/2014-DGHC, de 03/06/2014, a Unidade informou que o

Almoxarifado da Zeladoria foi absorvido pelo Almoxarifado Central, mas ainda necessita

de mais funcionários para o bom funcionamento.

Em visita realizada em 04/11/2014, verificou-se que o pequeno depósito onde ficavam

alguns materiais de limpeza foi desativado. Atualmente as unidades requisitam os

materiais no SIH e vão busca-los, em dias pré-determinados, no Armazém, onde os

materiais estão estocados.

Em inspeção física realizada na mesma data no Armazém foi utilizada uma amostra

aleatória de 10 itens para checagem física. A contagem apresentou 70% de erro no

quantitativo do estoque, demonstrando ainda a necessidade de melhorias. ##/Fato##

Causa

O funcionário responsável pela guarda e entrega de materiais não dá baixa no SIH no

momento da entrega. ##/Causa##

Manifestação da Unidade Examinada

Após a ciência do relatório e observando todas as modificações realizadas, ficou evidente

que o controle apresentou não conformidades por falha humana e o funcionário responsável

foi substituído. O novo funcionário foi orientado a realizar as atividades de acordo com

procedimentos padrões da Unidade.

##/ManifestacaoUnidadeExaminada##

Análise do Controle Interno

Em que pese o Hospital de Clínicas ter acatado a recomendação desta CGU-R/PR, o

estoque necessita de novo teste avaliativo, que será realizado em momento oportuno. ##/AnaliseControleInterno##

Recomendações:

Recomendação 1: O funcionário responsável pelo estoque deve ser orientado para dar

baixa no estoque no momento da entrega do material ao usuário.


Disposição de fichas de prateleiras dos produtos em estoque na Unidade de Nutrição

Enteral.

Fato

Em inspeção física realizada em 20/02/2014 no local de estoque dos produtos da Unidade

de Nutrição Enteral verificou-se a inexistência de fichas de prateleira que facilitem o

controle de entradas e saídas do estoque, inviabilizando a checagem.




Por meio de Nota de Auditoria nº 201404363-06, de 17/03/2014, recomendou-se a

instituição de fichas de prateleira para um melhor controle de entradas e saídas de

produtos no estoque da Unidade.

Por meio do Ofício nº 0275/2014-DGHC, de 03/06/2014, a Unidade informou: “A

recomendação da CGU foi aceita e as fichas de prateleiras foram implantadas na

Unidade de Nutrição Enteral.”

Logo após foi realizada inspeção física e constatou-se a implantação das fichas de

prateleiras na Unidade de Nutrição Enteral. ##/Fato##


Ineficiência no controle de estoque dos produtos armazenados na Unidade de

Manutenção

Fato

Na Unidade de Manutenção, o usuário do HC apresenta uma requisição de reparos ao

funcionário da Unidade de Manutenção. Este, que realizará o reparo, efetua a requisição

dos materiais que serão utilizados para o almoxarifado. O responsável pelo almoxarifado

entrega o material ao solicitante e, ao final de cada dia insere os dados de entradas e saídas

no SIH.

O material de alvenaria fica armazenado em um terreno específico chamado de “canteiro

de obras”. Quando o funcionário da manutenção necessita deste material, ele retira junto

ao canteiro, utiliza, e depois leva a requisição ao almoxarifado que só então efetua a baixa

do material no Sistema, sem ter a certeza de que aquele material foi realmente utilizado.

Em inspeção física realizada em 25/02/2014 no almoxarifado da Unidade de Manutenção

foi realizada uma amostra aleatória de 10 itens para checagem física. A contagem

apresentou 80% de erro no quantitativo do estoque, demonstrando a deficiência na forma

utilizada para o seu controle.

Por meio do Ofício nº 0275/2014-DGHC, de 03/06/2014, a Unidade informou que já

realizou o inventário físico dos materiais armazenados no almoxarifado da Unidade de

Manutenção, porém não se manifestou quanto à designação de um funcionário para

acompanhar as retiradas de material do canteiro de obras.

Em visita ao Almoxarifado de Manutenção em 03/11/2014, contatou-se que este agora é

de responsabilidade da Unidade de Abastecimento.

Em inspeção física realizada na mesma data no estoque foi utilizada uma amostra

aleatória de 10 itens para checagem física. A contagem apresentou um índice de erro

imaterial podendo ser considerado aceitável.

Não foram realizados testes nos materiais do canteiro de obras considerando que a

situação continua a mesma.




##/Fato##

Causa

Não verificação da situação física do canteiro de obras.

##/Causa##


Por meio do Ofício nº 0275/2014-DGHC, de 03/06/2014, a Unidade informou que já

realizou o inventário físico dos materiais armazenados no almoxarifado da Unidade de

Manutenção, porém não se manifestou quanto à designação de um funcionário para

acompanhar as retiradas de material do canteiro de obras.

Em resposta ao relatório preliminar, a Unidade manifestou-se por meio do Ofício

0450/2014-DGHC, de 28/11/2014: “Adaptamos o estoque do canteiro aos controles que

já são realizados no Almoxarifado Central. A partir de 1°de dezembro, as requisições

(RMA) deverão ser autorizadas e o material dado baixa no Almoxarifado 3, antes de ser

entregue no canteiro.”




estoque necessita de novo teste avaliativo, que será realizado em momento oportuno.

##/AnaliseControleInterno##

Recomendações:

Recomendação 1: Para o canteiro devem ser realizadas inspeções periódicas para verificar

a conformidade da situação física com a situação registrada no SIH.


Ausência de controle de acesso ao almoxarifado da Unidade de Hemodinâmica e

deficiência no controle de estoque.

Fato

Parte do estoque de materiais da Unidade de Hemodinâmica está localizada em uma sala

de comando de aparelhos para realização de exames específicos. No momento a sala está

desativada. A sala se mantém aberta durante todo o período de funcionamento da Unidade

e é de livre acesso a qualquer funcionário.

Ressalte-se que, caso a sala de exames volte a funcionar o estoque da Unidade deverá ser

deslocado.

A outra parte dos materiais em estoque está armazenada em uma sala de exames que está

em funcionamento.




O estoque da Unidade de Hemodinâmica não possui funcionário específico responsável

pela guarda e controle de estoque, sendo a gestão realizada atualmente pela supervisora

administrativa da Unidade.

A supervisora registra a entrada dos materiais no SIH e estoca tanto no local utilizado

para o almoxarifado como na sala de exames. A baixa dos materiais utilizados é feita uma

vez ao dia com base nas embalagens vazias dos materiais utilizados em cada paciente.

Em inspeção física realizada em 18/02/2014 no almoxarifado da Unidade de

Hemodinâmica foi realizada uma amostra aleatória de 10 itens para checagem física. A

contagem apresentou 40% de erro no quantitativo do estoque, já considerando as

embalagens vazias que seguiam para baixa no SIH, demonstrando a deficiência na forma

utilizada para o seu controle.

Não há como rastrear os materiais considerando que não há registros do usuário

solicitante.

##/Fato##

Causa

Ausência de funcionário específico para o controle do estoque da Unidade de

Hemodinâmica.

Ausência de organização dos materiais no almoxarifado da Hemodinâmica.

Inobservância de normas de segurança para controle de acesso aos materiais.

Ausência de controle dos materiais utilizados.

##/Causa##


Por meio do Ofício nº 0275/2014-DGHC, de 03/06/2014, o HC encaminhou uma planilha

constando o Plano de Ação para melhorias nos almoxarifados. No tocante a este item foi

informado que as providências se encontram com o status “planejado”. Foi solicitado um

prazo até out /2013 para a implantação das recomendações.

Em resposta ao relatório preliminar, a Unidade se manifestou por meio do Ofício nº

0450/2014-DGHC, de 28/11/2014:

“Para solucionar os problemas referentes aos Almoxarifados controlados pelos

Serviços, a Direção deste Hospital de Clínicas definiu, em conjunto com a Unidade de

Abastecimento, centralizar todos os almoxarifados, o que inclui o do Serviço de

Hemodinâmica, Centro Cirúrgico e Banco de Sangue.

Para esta centralização foi necessário:

• Adequar locais para a transferência dos Serviços de Reprografia e Cópia de

Prontuários. Esta transferência aconteceu em novembro/14.

• Reformar o local liberado para ampliar o espaço do Almoxarifado Central - em

andamento com previsão de término em dezembro/14.

• Confecção de mobiliário. Previsão de término dezembro/14.

• Estabelecer novos fluxos entre o almoxarifado Central e os respectivos Serviços, para

entrega dos materiais sem prejuízo ao paciente. Previsão de término dezembro/14.

• Prazo de conclusão da transferência:




Centro Cirúrgico: novembro e dezembro/14;

Hemodinâmica: dezembro/14 e janeiro/15:

Banco de Sangue: dezembro/14.”






Recomendações:

Recomendação 1: Deve ser implantado um documento de requisição de material a ser

apresentado pelo usuário solicitante ao responsável pelo almoxarifado antes da realização

dos exames. O responsável realizará a dispensação dos materiais conforme descrito na

requisição que deverá conter minimamente os seguintes dados: Descrição do item;

Quantidade solicitada e quantidade retirada; Usuário solicitante; Destinatário Final;

Assinatura de quem entregou e de que recebeu o item. No mesmo momento da entrega

do material ao solicitante o almoxarife deve registrar a saída do material do estoque no

Sistema. Ao final do exame o usuário solicitante deve levar as embalagens vazias dos

materiais utilizados e, em caso de não utilização total dos materiais, estes devem ser

devolvidos e dar entrada novamente no estoque.

Recomendação 2: Recomenda-se que seja instalada uma porta balcão, a manter-se

chaveada durante todo o tempo de funcionamento da Unidade, e que ofereça acesso

restrito ao responsável pelo almoxarifado.

Recomendação 3: Recomenda-se que todos os materiais fiquem estocados num único

lugar e sejam organizados em endereços fixos nas prateleiras a fim de facilitarem a sua

localização.

Recomendação 4: Recomenda-se que seja designado um funcionário específico para o

controle do estoque da Unidade de Hemodinâmica.


Existência de materiais com data de validade vencida estocados na Unidade de

Hemodinâmica

Fato

Verificou-se, em inspeção física realizada em 18/02/2014, no almoxarifado da Unidade

de Hemodinâmica, a existência de materiais com data de validade vencida armazenados

na Unidade.




A supervisora administrativa informou que estes materiais estão armazenados na Unidade

por exigência dos médicos sob o pretexto de que os utilizarão em algum momento.

##/Fato##

Causa

A Unidade de Hemodinâmica não dá destinação apropriada aos materiais com data de

validade vencida. ##/Causa##





prazo até out /2014 para a implantação das recomendações.


0450/2014-DGHC, de 28/11/2014:

“Foi encaminhado Oficio n° 489/2014 - DAD/HC, à Gerencia da UCP, determinando

em conjunto com a Comissão de Resíduos, a imediata retirada e destinação apropriada

dos materiais vencidos no Serviço de Hemodinâmica.”






Recomendações:

Recomendação 1: Recomenda-se que todos os materiais com data de validade vencida

tenham destinação apropriada e sejam retirados da Unidade de Hemodinâmica e que,

doravante, não ocorra armazenamento de materiais vencidos.


Ausência de controle do estoque da farmácia do Centro Cirúrgico

Fato

A Unidade de Abastecimento – UAB – encaminha os medicamentos para a farmácia do

Centro Cirúrgico por meio de reposição ativa. A farmácia possui uma cota semanal de

medicamentos que são repostos conforme sua utilização.

Em inspeção física realizada em 18/02/2014 no estoque da farmácia do Centro Cirúrgico

constatou-se que esta não possui nenhum tipo de controle na dispensação dos

medicamentos. Qualquer funcionário que esteja no centro cirúrgico (médicos,




enfermeiros, circulantes, residentes, etc.), solicita junto ao balcão de dispensação o

medicamento que quer utilizar e um funcionário do lado de dentro lhe entrega, sem

nenhum tipo de registro, sem nenhum questionamento. Verificou-se ainda, que a farmácia

não possui nenhum farmacêutico responsável.

Assim sendo, todos os medicamentos estocados na farmácia do Centro Cirúrgico são

manuseados sem qualquer tipo de controle.

Cumpre-se ressaltar que a farmácia também armazena medicamentos psicotrópicos e

entorpecentes que estão sujeitos a controle especial.

##/Fato##

Causa

Ausência de sistema de controle eficaz de entradas e saídas de medicamentos e materiais.

##/Causa##


Por meio do Ofício nº 0275/2014-DGHC, de 03/06/2014, o HC informou: “Foi realizada

uma reunião com a Unidade de Farmácia Hospitalar (UFH) e a Gerência da Unidade

do Centro Cirúrgico onde determinamos que a TI irá implantar código de barras em

todos os itens da farmácia do Centro Cirúrgico, a fim de garantir um controle eficaz de

entradas e saídas, bem como a rastreabilidade de medicamentos. Foi designado que a

UFH deverá assumir a responsabilidade deste serviço.”

A Unidade encaminhou, ainda, uma planilha constando o Plano de Ação para melhorias

nos almoxarifados. No tocante a este item foi informado que as providências se encontram

com o status “planejado”. Foi solicitado um prazo até out /2014 para a implantação das

recomendações.


0450/2014-DGHC, de 28/11/2014:






















Em visita realizada na farmácia do Centro Cirúrgico em 06/11/2014, verificou-se a

existência de uma farmacêutica responsável. Atualmente, o estoque de medicamentos do

centro cirúrgico passou a ser de responsabilidade da Unidade de Farmácia, não sendo mais

da Unidade de Abastecimento. A Unidade pretende controlar o estoque de medicamentos

e materiais utilizando o sistema de código de barras, já utilizado pela farmácia

ambulatorial, mas o projeto ainda se encontra em fase de implantação no centro cirúrgico.

No momento a dispensação dos medicamentos e materiais continua sem controle.




Recomendações:

Recomendação 1: Recomenda-se que seja instituído um sistema de controle eficaz de

entradas e saídas de medicamentos e materiais da farmácia do Centro Cirúrgico. Neste

contexto, todo e qualquer medicamento dispensado pela farmácia do Centro Cirúrgico

seja passível de rastreamento. Para tanto, deve ser acompanhado de documento que

indique minimamente os seguintes dados: Descrição do item; Quantidade solicitada e

quantidade retirada; Usuário solicitante; Destinatário Final; Assinatura de quem entregou

e de que recebeu o item, entre outros aspectos

Recomendação 2: Recomenda-se que seja designado um farmacêutico para atuar na

farmácia do Centro Cirúrgico.


Ineficiência do controle do estoque do Almoxarifado de órteses e próteses do Centro

Cirúrgico

Fato

Em inspeção física realizada em 18/02/2014 no estoque de órteses e próteses do Centro

Cirúrgico do HC, verificou-se que este possui uma porta de acesso e que não fica

chaveada, facilitando o acesso de pessoas estranhas ao almoxarifado. Considerando que

nem sempre os responsáveis pelo estoque estão na sala, a segurança do estoque fica

fragilizada.

O SIH é o sistema informatizado utilizado para controle de entradas e saídas de materiais

dos estoques no Hospital de Clínicas. No entanto, não foi possível fazer a checagem física

de materiais do estoque de órteses e próteses do Centro Cirúrgico no momento da

inspeção, pois os dados no Sistema são atualizados apenas uma vez por mês com base em

anotações em formulários, criados pelos funcionários do setor, que não demonstraram




confiabilidade de dados, em função da não implementação efetiva do mesmo (nem sempre

os formulários são utilizados para retirada de materiais).

Verificou-se que não há rotinas ou manuais específicos para o almoxarifado do Centro

Cirúrgico, o que aumenta os riscos de controle do estoque.

##/Fato##

Causa

O almoxarifado de órteses e próteses do Centro Cirúrgico não apresenta níveis aceitáveis

de controle de estoque ##/Causa##


Por meio do Ofício nº 0275/2014-DGHC, de 03/06/2014, a Unidade encaminhou uma

planilha constando o Plano de Ação para melhorias nos almoxarifados. No tocante a este

item foi informado que as providências se encontram com o status “planejado”. Foi

solicitado um prazo até out /2014 para a implantação da recomendação.


0450/2014-DGHC, de 28/11/2014:






















Recomendações:

Recomendação 1: Recomenda-se avaliar a possibilidade do almoxarifado de órteses e

próteses do Centro Cirúrgico ser desativado, vez que não apresenta níveis aceitáveis de

controle de estoque e, que os materiais ali armazenados sejam transferidos e controlados

pelo Almoxarifado Central do Hospital de Clínicas.





Retirada do aparelho de gasometria do estoque do Almoxarifado de órteses e

próteses do Centro Cirúrgico

Fato

Em inspeção física realizada em 18/02/2014 no estoque de órteses e próteses do Centro

Cirúrgico, verificou-se a existência de um aparelho de gasometria dentro do almoxarifado.

Trata-se de um aparelho que realiza teste laboratorial utilizando amostras de sangue

coletado de pacientes em cirurgia. O aparelho se encontra dentro da sala utilizada para a

guarda do estoque, comprometendo a segurança dos materiais.

Ressalte-se que os testes são realizados pelos técnicos administrativos que trabalham no

almoxarifado, caracterizando desvio de função e comprometendo a segurança dos

funcionários.

Em inspeção física realizada em 06/11/2014 verificou-se que o aparelho de gasometria

não se encontra mais dentro da sala de estoque das órteses e próteses do Hospital,

conforme orientação desta CGU-R/PR.

##/Fato##


Adequação dos registros dos materiais estocados no Laboratório

Fato

Em inspeção física realizada em 13/02/2014 no estoque do Laboratório do HC constatou-

se que, dos 10 itens selecionados por amostragem aleatória, 20% dos materiais estavam

cadastrados com lote e validade errados no Sistema.



item foi informado que as providências se encontram com o status “realizado

parcialmente”. Foi solicitado um prazo até out /2014 para a implantação da

recomendação.

Em inspeção física realizada em 03/11/2014, verificou-se que todos os itens verificados

por amostragem estavam com cadastro atualizado no SIH, conforme orientação desta

CGU-R/PR. ##/Fato##


Adequação da organização geral do almoxarifado do Laboratório

Fato




Em inspeção física realizada em 13/02/2014 no almoxarifado do Laboratório do HC,

verificou-se que nem todos os materiais possuem identificação nas prateleiras,

dificultando a localização dos itens pelos funcionários.

No momento da inspeção havia várias caixas de materiais com a data de validade vencida

no mesmo ambiente dos materiais estocados. Conforme informação do funcionário

responsável pelo local, os materiais vencidos estavam ali há mais de uma semana

aguardando a troca a ser realizada pelo fornecedor. Ademais, as caixas empilhadas ao lado

das prateleiras dificultam o acesso dos funcionários aos materiais.

Verificou-se, ainda, que nas prateleiras onde estavam armazenados os ácidos e reagentes

havia uma garrafa de café, adoçante e copos descartáveis, demonstrando claramente ser

ali um ponto de descanso dos funcionários.

Considerando que estes materiais exigem ambiente diferenciado com ventilação e

iluminação específicas, tal conduta pode colocar em risco o estoque ali armazenado.




prazo de até out /2014 para a implantação das recomendações.

Em inspeção física realizada em 03/11/2014, verificou-se a adequação dos espaços e

materiais do almoxarifado do Laboratório, conforme orientação desta CGU-R/PR. ##/Fato##


Adequação do controle de acesso ao almoxarifado do Laboratório

Fato

Em inspeção física realizada em 13/02/2014 no almoxarifado do Laboratório do HC,

verificou-se que a porta de acesso se mantém aberta o tempo todo facilitando o acesso de

pessoas estranhas ao setor, fragilizando a segurança do estoque.




prazo de até out /2014 para a implantação da recomendação.

Em inspeção física realizada em 03/11/2014, verificou-se que o almoxarifado agora

possui um balcão para atendimento do público externo e que somente é permitida a

entrada dos funcionários da área, em atendimento à recomendação desta CGU-R/PR.

##/Fato##


Ausência de assinatura das autoridades competentes nas requisições de materiais

feitas aos almoxarifados.




Fato

Em inspeção física realizada nos 12 locais de estoques existentes no Hospital de Clínicas,

verificou-se que as requisições de materiais emitidas pelas Unidades não possuem

assinatura de autorização da gerência ou da supervisão da Unidade, que é, no caso, a

autoridade competente.

Com a finalidade de garantir um adequado controle na movimentação dos materiais,

entende-se que as requisições de retirada de materiais devem ser autorizadas pelos

respectivos responsáveis pela Unidade, comprovando assim a ciência sobre todos os atos

praticados sob a sua gestão.

Tal autorização poderá ser efetuada no ambiente do SIH, em que para cada requisição o

responsável da unidade realiza uma autorização.

##/Fato##

Causa

O HC não orienta suas Unidades a colher a assinatura da autoridade competente para a

requisição de materiais junto ao almoxarifado. ##/Causa##


Por meio do Ofício nº 0275/2014-DGHC, de 03/06/2014, o HC informou: “Apresentamos

a CGU o fluxo do RMA – requisição de materiais, onde são realizadas todas as

solicitações de material pelos setores do hospital, garantindo a rastreabilidade deste

processo através do SIH – Sistema de Informação Hospitalar.”


0450/2014-DGHC, de 28/11/2014:

“Foi encaminhado Oficio Circular n°. 06/2014 DAD/HC, a todos os Responsáveis dos

Serviços que solicitam material via SIH, para que autorizem seus colaboradores a

requisitar os materiais junto ao almoxarifado. As autorizações estão disponíveis para

conferência na Unidade de Abastecimento.”



Em que pese a afirmação de garantia da rastreabilidade do objeto pelo SIH, o que se

questiona é a ausência de autorização formal do responsável da unidade requisitante do

material do almoxarifado, prática esta que, conforme já descrito, entende-se necessária

para uma adequada rotina administrativa..

A necessidade de o responsável conhecer todas as requisições de materiais realizadas na

sua unidade constitui prática de fomento ao controle e eficiência da gestão, no tocante à

racionalização do uso dos materiais, de forma a evitar situações como: diversos

funcionários requisitando mesmo item; e acúmulo de mesmo item em decorrência da

descentralização dos pedidos.







Recomendações:

Recomendação 1: Recomenda-se que as Unidades do HC sejam orientadas a colher a

assinatura da autoridade competente para a requisição de materiais junto ao almoxarifado.


Ausência de controle de acesso aos locais de almoxarifado e deficiência no controle

de estoque da Unidade de Hemoterapia

Fato

A Unidade de Hemoterapia estoca seus materiais em sete locais diferentes:

- na Seção de Aférese há uma pequena sala com caixas de materiais estocados e uma sala

com geladeiras para materiais que necessitam de temperatura especial;

- verificou-se a existência de materiais estocados dentro da sala de coleta de plaquetas;

- outra parte dos materiais fica estocada em três salas diferentes no prédio onde funciona

o Biobanco; e

- também há materiais estocados no Armazém do Almoxarifado Central.

Em todos os locais onde há o material estocado o acesso é livre, não há salas trancadas e

não há funcionários específicos para dispensação. Qualquer usuário pode entrar e retirar

o material que precisar, sem qualquer tipo de requisição prévia.

Ao final do mês, os usuários repassam à supervisora administrativa da Unidade a

quantidade de materiais que possuem em seu estoque, que só então é dada a baixa no

Sistema. Verifica-se claramente que não há um controle de estoque, mas sim uma

contagem simples ao final de cada mês, quando se tem o número de materiais que deram

entrada menos o número de materiais estocados, deduzindo que a diferença é a quantidade

de materiais utilizados no período.

Em inspeção física realizada em 28/02/2014 nos locais de almoxarifado da Unidade de

Hemoterapia foi realizada uma amostra aleatória de 10 itens para checagem física. A

contagem apresentou 90 % de erro no quantitativo do estoque, demonstrando a deficiência

na forma utilizada para o seu controle.

Não há como rastrear os materiais considerando que não há registros do usuário

solicitante.

##/Fato##

Causa

Ausência de funcionário específico para o controle do estoque da Unidade de

Hemoterapia.

Dispersão dos materiais em diferentes locais de armazenamento e acesso irrestrito de

funcionários aos locais.

Ausência de organização do estoque e de controle de entradas e saídas dos materiais.




##/Causa##




item foi informado que as providências se encontram com o status “planejado”. Foi

solicitado um prazo até out /2014 para a implantação das recomendações.


0450/2014-DGHC, de 28/11/2014:

“Para solucionar os problemas referentes aos Almoxarifados controlados pelos Serviços

a Direção deste Hospital de Clínicas definiu, em conjunto com a Unidade de




















Recomendações:

Recomendação 1: Recomenda-se que seja designado um funcionário específico para o

controle do estoque da Unidade de Hemoterapia.

Recomendação 2: Deve ser implantado um documento de requisição de material a ser

apresentado pelo usuário solicitante ao responsável pelo almoxarifado. O responsável

realizará a dispensação dos materiais conforme descrito na requisição que deverá conter

minimamente os seguintes dados: Descrição do item; Quantidade solicitada e quantidade

retirada; Usuário solicitante; Destinatário Final; Assinatura de quem entregou e de que

recebeu o item. No mesmo momento da entrega do material ao solicitante o almoxarife

deve registrar a saída do material do estoque.




Recomendação 3: Recomenda-se que todos os materiais sejam organizados com fichas

de prateleira a fim de facilitarem a sua localização.

Recomendação 4: Recomenda-se a redução ou unificação dos locais de estoque de

materiais, com acesso exclusivo do responsável pelo almoxarifado que deverá ser ó único

a realizar a dispensação de materiais por meio de requisição do usuário.


Ausência de capacitação do pessoal responsável pelas compras nos almoxarifados

do HC

Fato

Cada um dos 12 almoxarifados existentes no Hospital de Clínicas possui o seu setor de

compras específico, que realiza pesquisa de preços e junta os dados necessários para

serem encaminhados ao setor de licitações. Porém muitos destes funcionários não são

capacitados e apresentam dificuldades para elaborar termos de referência que atendam

realmente as suas necessidades, gerando, em muitos casos, desperdício de material.

No caso do setor de compras da Unidade de Hemodinâmica, por exemplo, a equipe

desconhecia a possibilidade de se fazer um registro de preços no lugar de um pregão, o

que atenderia melhor às suas necessidades.

As equipes de compras devem ser melhor capacitadas no sentido de conseguirem

demonstrar a sua real necessidade ao setor de licitações, para que este possa executar o

melhor processo de aquisições visando à economicidade e eficiência das compras do

Hospital.

##/Fato##

Causa

Ausência de capacitação dos funcionários envolvidos com compras no Hospital de

Clínicas e dissonância com setor de licitações.

##/Causa##


Por meio do Ofício nº 0275/2014-DGHC, de 03/06/2014, a Unidade informou: “Todos os

almoxarifados que estavam vinculados às Unidades estão sendo direcionados ao

Almoxarifado Central. Desta forma, as Unidades realizarão a compra de materiais

baseando-se nos relatórios de consumo mensal de forma padronizada.”


0450/2014-DGHC, de 28/11/2014:

“Em reunião realizada em 24 de novembro de 2014, com a presença da Comissão de

Licitação, Gestão de Contratos e Serviço de Compras da UAB, ficou definido que será




realizado uma capacitação para todos os funcionários envolvidos no processo de

compras no dia 10 de dezembro de 2014, para padronização do processo de compra e

seus respectivos documentos.”



Em que pese a Unidade ter informado que realizará a capacitação do pessoal envolvido

com os processos de compras, tal situação merece ser verificada novamente em momento

oportuno.


Recomendações:

Recomendação 1: Recomenda-se a realização de capacitação de todos os funcionários

envolvidos com compras no Hospital de Clínicas. O setor de licitações deve andar em

consonância com os setores de compras a fim de torná-las mais inteligentes.


O inventário físico da Unidade encontra-se desatualizado.

Fato

O inventário do Hospital de Clinicas vigente é do exercício 2011 e está desatualizado. As

últimas atualizações realizadas nos inventários das Unidades analisadas ocorreram há

mais de 01 ano, como segue:

UNIDADE ÚLTIMA ATUALIZAÇÃO

UTI Adulto/ Semi-intensiva e PA Maio/2012

Imagem Janeiro/2012

Farmácia Maio/2012

Hematoterapia Junho/2012

##/Fato##

Causa

A Unidade não atualizou o seu inventário nos últimos anos. ##/Causa##



0450/2014-DGHC, de 28/11/2014:

“A Resolução do COPLAD 28/2013 regulamenta a Gestão do Patrimônio da UFPR. Com

o objetivo de atualizar o inventário físico para toda a UFPR, as atividades realizadas

pela Comissão de Gestão de Patrimônio da UFPR em 2014 e que inclui o Hospital de

Clínicas / UFPR foram:

• Treinamentos sobre inventário com 15turmas para 300 participantes;

• Treinamento sobre o Software SAP/WEB. 10 turmas com total de 90 participantes;




• Reunião nos Setores da UFPR para formação de subcomissões;

• 30 locais visitados com a subcomissão para esclarecer dúvidas;

• Descaracterização de 39.011 itens em 19 categorias de bens permanentes para bens de

consumo;

• Atualização patrimonial de todos os bens em 11/11/2014 - 222.047 itens (45%);

• Previsão de término março de 2015.”. ##/ManifestacaoUnidadeExaminada##


Conforme informação dada pelo HC, a atualização patrimonial tem previsão de término

em março de 2015, devendo ser revista em momento oportuno. ##/AnaliseControleInterno##

Recomendações:

Recomendação 1: O Hospital de Clínicas deve atualizar o seu inventário físico.


Inconsistências nas descrições dos bens com a situação atual dos mesmos.

Fato

Foram selecionados itens do Inventário de 2011 para inspeção física. Os bens se

encontram na localização indicada no inventário, no entanto, alguns deles não guardam

consonância com sua descrição. São eles:

PATRIMÔNIO LOCALIZAÇÃO SITUAÇÃO NO

INVETÁRIO

SITUAÇÃO ATUAL

349844 UTI Adulto Bom Bom

124840 UTI Adulto Bom Eng. Clínica p/ concerto

349996 Semi intensiva Bom Bom

349793 Semi intensiva Bom Bom

177870 UNIR Bom Não está funcionando

178661 UNIR Bom Bom

327620 UNIR Bom Bom

149095 UNIR Bom Bom

346774 Farmácia Bom Bom 357899 Farmácia Bom Bom 346781 Farmácia Bom Bom 357961 Farmácia Bom Bom 346975 Hematoterapia Bom Bom 120877 Hematoterapia Bom Bom 321601 Hematoterapia Bom Aguardando manutenção

133163 Hematoterapia Bom Bom

##/Fato##

Causa

A Unidade não atualizou seu inventário nos últimos anos. ##/Causa##






0450/2014-DGHC, de 28/11/2014:

“A Resolução do COPLAD 28/2013 regulamenta a Gestão do Patrimônio da UFPR. Com

o objetivo de atualizar o inventário físico para toda a UFPR, as atividades realizadas

pela Comissão de Gestão de Patrimônio da UFPR em 2014 e que inclui o Hospital de

Clínicas / UFPR foram:

• Treinamentos sobre inventário com 15turmas para 300 participantes;

• Treinamento sobre o Software SAP/WEB. 10 turmas com total de 90 participantes;

• Reunião nos Setores da UFPR para formação de subcomissões;

• 30 locais visitados com a subcomissão para esclarecer dúvidas;

• Descaracterização de 39.011 itens em 19 categorias de bens permanentes para bens de

consumo;

• Atualização patrimonial de todos os bens em 11/11/2014 - 222.047 itens (45%);

• Previsão de término março de 2015.”.



Conforme informação dada pelo HC, a atualização patrimonial tem previsão de término

em março de 2015, devendo ser revista em momento oportuno.


Recomendações:

Recomendação 1: O Hospital de Clínicas deve atualizar o seu inventário físico.

1.1.2 SISTEMA DE CONTROLE PATRIMONIAL


Necessidade de aperfeiçoamento do sistema de controle dos almoxarifados.

Fato

Conforme descrito ao longo deste relatório, foram identificadas deficiências na gestão do

almoxarifado, cuja solução será facilitada com o aperfeiçoamento do sistema

informatizado. Seguem sínteses das deficiências identificadas:

a) Não atualização da situação patrimonial em tempo real:

Foram identificados diversos almoxarifados que a atualização da situação patrimonial não

ocorre em tempo real, sendo o mesmo efetuado no final do dia ou em intervalo ainda

maior. É recomendável que as movimentações de estoque sejam registradas de forma

concomitantemente, de forma a evitar erros.




b) Dificuldade de rastrear o destino do material:

Uma vez que muitos dos tramites são manuais – isto é, o processo de requisição/retirada

de materiais não é efetuado de forma eletrônica – as informações referentes ao

requisitante, retirante e usuário final dos materiais não estão organizadas em um banco

de dados gerenciado por um sistema de controle patrimonial.

Tal fato dificulta a rastreabilidade dos materiais, dificultando tarefas como: verificação

do efetivo uso; apropriação dos custos por usuário; controle da quantidade por usuário;

entre outras atividades.

A rastreabilidade constitui um fator relevante considerando a existência de materiais de

alto custo e/ou de uso controlado.

c) Ausência de controle de requisição/retirada/dispensação dos estoques:

Como já descrito no item anterior, o processo de requisição/retirada dos materiais é

realizado de forma manual (e, como descrito no caso do estoque da farmácia do Centro

Cirúrgico, existem localidades que se quer praticam o controle manual).

Considerando o volume de estoque em movimentação no HC, entende-se que o controle

manual é inviável, necessitando a implantação de um sistema informatizado de controle

de requisição/retirada/dispensação dos materiais.

d) Uniformização dos processos e das ferramentas:

Os diversos almoxarifados do HC não utilizam processos e ferramentas uniformes. É

recomendável a unificação de tais práticas no âmbito de uma ferramenta eletrônica.

e) Uso gerencial das informações do estoque:

É recomendável que o sistema informatizado possua facilidades gerenciais como:

capacidade de apropriar custos por paciente (isto é, apropriar os custos dos materiais ao

paciente); elaborar relatórios de volume médio de uso por

clínica/profissional/procedimento/paciente/etc; outros tipos de relatório, como

sazonalidade, criticidade (identificação de usos fora do padrão), estoque mínimo/crítico,

etc.

Considerando que no HC encontra-se em desenvolvimento o sistema “MV”, cuja

principal funcionalidade constitui em apropriar os custos hospitalares ao paciente,

entende-se que o momento é apropriado para incorporar no referido sistema as

considerações efetuadas no presente item. ##/Fato##

Causa

A Unidade não atualizou seu inventário nos últimos anos. ##/Causa##




##/Causa##



0450/2014-DGHC, de 28/11/2014:

“Este Hospital de Clínicas reconhece a necessidade de um sistema informatizado que

inclua gestão de estoques com possibilidade de rastrear os materiais, e que forneça

informações para uso gerencial. No ano de 2015, uma das prioridades na gestão será a

implantação de um sistema de informática que atenda a todas as necessidades.”



Em que pese o Hospital de Clínicas reconhecer e planejar a implantação de um sistema

adequado de controle patrimonial, tal situação merece ser revista em momento oportuno. ##/AnaliseControleInterno##

Recomendações:

Recomendação 1: Recomenda-se que no sistema informatizado em desenvolvimento no

HC sejam consideradas as facilidades/funcionalidades sobre a gestão de estoques

descritas no presente item.

1.2 MEIOS DE TRANPORTES

1.2.1 CONSERVAÇÃO DE MEIOS DE TRANSPORTES


Adequado estado de conservação dos meios de transporte da Unidade.

Fato

Em inspeção física realizada em 29/10/2013, verificou-se que os elementos constantes

nos registros correspondem às características dos veículos analisados quanto ao seu

estado de conservação.

Na data em questão, o HC contou com 13 veículos, sendo 5 ambulâncias, 4 utilitários, 3

veículos de passeio e uma camionete. Conforme inspeção física, verificou-se a boa

conservação dos veículos.

##/Fato##

1.2.2 UTILIZAÇÃO DE MEIOS DE TRANSPORTES


Sistema adequado de controle dos bens patrimoniais.




Fato

Os meios de transporte utilizados pelo Hospital de Clínicas são:

VEÍCULO PLACA

Logan ARE-1138

Ambulância AVJ1649

Sprinter ALF-1796

Furgão HLE-2717

Kombi ASI-3430

Renault Master ALM-4037

Ambulância ALV-4093

Ambulância ALT-5829

Camionete AFQ-6705

Uno Mille AMI-8287

Megane AUW-9127

Ambulância MBI-9333

Ambulância AVK-9383

As ambulâncias são utilizadas somente para transporte de pacientes do HC. Os utilitários

são utilizados para transporte de carga, como medicamentos, equipamentos e outros. Os

veículos de passeio são utilizados para transporte de funcionários do Hospital quando em

exercício das suas funções.

O controle de saída e destinação dos veículos é realizado por meio de requisições que

informam o serviço que solicitou o transporte, bem como a quilometragem e o destino.

Estas requisições informam, ainda, a quilometragem e o horário em que o veículo

retornou à garagem.

Conforme Ofício nº 1103/2013-DGHC, de 29/10/2013, a Unidade informou que os

veículos são conduzidos somente por motoristas devidamente contratados pela UFPR,

pela FUNPAR e por uma empresa terceirizada.

##/Fato##

1.2.3 AVALIAÇÃO DE MEIOS DE TRANSPORTES


Adequada avaliação dos meios de transporte.

Fato

Verificou-se a existência de tabela específica de depreciação para os meios de transporte

da Unidade, onde consta a identificação do veículo, o ano em que deu entrada no Hospital

de Clínicas e sua depreciação ao longo dos anos.




Não foram encontrados laudos de avaliação periciais nos veículos da Unidade.

##/Fato##

III – CONCLUSÃO

Em face dos exames realizados somos da opinião de que o Hospital de Clínicas de

Curitiba não desempenha adequadamente os atos de gestão na gestão do almoxarifado e

transportes, devendo se adequar com base nas recomendações feitas por esta CGU-R/PR.

Curitiba/PR, 03 de dezembro de 2014.


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PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA ... - auditoria.cgu.gov.br · do almoxarifado e transportes. I ... Em regra, as transações no SIH são realizadas de forma manual, ou seja, as entradas/saídas