TÜV SÜD Polska Sp. z o.o.

Kodeks EtycznyNiezależni. Uczciwi. Zgodni z prawem.

Kodeks Etyczny

Zakres Stosowania

Kodeks Etyczny TÜV SÜD 1 dotyczy wszystkich pracowników2 firmy TÜV SÜD

na całym świecie.

Wszyscy pracownicy firmy TÜV SÜD powinni otrzymać kopię elektroniczną

Kodeksu Etycznego (poprzez drogę emaliową, w formacie pliku PDF lub też formę

papierową w swoim ojczystym języku).

Kodeks Etyczny TÜV SÜD jest cały czas dostępny w intranecie i wewnętrznej

bazie firmy.

Wszyscy Kierownicy powinni nadzorować przestrzeganie Kodeksu Etycznego

wśród swoich podwładnych i jednocześnie sami być dla nich wzorem poprzez

postępowanie w zgodzie z jego wytycznymi. Żaden pracownik nie powinien

doznać jakichkolwiek dyskryminacji z tytułu przestrzegania zasad Kodeksu

Etycznego.

Szczegóły:

Organizacja Zgodności TÜV SÜD jest regulowana przez wytyczne korporacyjne

CG-CC-008

1 „TÜV SÜD” odnosi się do TÜV SÜD AG jak również firm zjednoczonych pod §§15 ff.AktG (German Stock

Companies Act)

2 Z uwagi na czytelność, w tekście używane mogą być formy męskoosobowe. Wszystkie te określenia

obejmują zarówno mężczyzn jak i kobiety.

3

Panie i Panowie,

Drodzy Koledzy,

Większe bezpieczeństwo. Większa wartość. To jest nasze motto i zobowiązanie wobec naszych

klientów aby wcielić tą obietnicę w życie, techniczną perfekcję naszych usług, jak również

niezależność, integralność i praworządność wymaganą w naszej codziennej pracy.

W celu osiągnięcia wartości dodanej dla naszych klientów, wspieramy i certyfikujemy firmy

i ich produkty na całym świecie co do zgodności z obszernymi standardami technicznymi. Nasz

sukces zależy w głównej mierze od zaufania jakie konsumenci pokładają w naszej niezależności

i integralności. Właśnie dlatego reputacja TÜV SÜD wśród naszych klientów i partnerów

biznesowych jest naszym najcenniejszym bogactwem.

Niezależność, integralność i zgodność z prawem stanowią również rdzeń Kodeksu Etycznego

TÜV SÜD. W celu zapewnienia międzynarodowej zgodności szczególną uwagę przywiązujemy

do tego, aby wszyscy członkowie Grupy TÜV SÜD przestrzegali tych samych zasad i naszego

Kodeksu Etycznego na całym świecie.

Dla kultury TÜV SÜD, kluczowym jest aby kierownicy uosabiali, wcielali w życie

i komunikowali otoczeniu wartości naszego Kodeksu Etycznego.

Kodeks Etyczny TÜV SÜD podąża za obecnymi standardami i stanowi rdzeń naszego Programu

Zgodności TÜV SÜD . Uwzględniając to, proszę o zapoznanie się z poniższą treścią i kierowanie

się nią w codziennej pracy.

Jako pracownicy TÜV SÜD wszyscy powinniśmy przyczyniać się do wcielania zasad Kodeksu

Etycznego w życie w naszej codziennej pracy!

Z poważaniem,

Dyrektor Zarządu TÜV SÜD AG

Dr Axel Stepken

4

01

Działamy w zgodzie z prawem

02

Unikamy konfliktu interesów

03

Nie tolerujemy korupcji

04

Gramy uczciwie

05

Obchodzimy się ostrożnie z informacjami

06

Przestrzegany kontrolę eksportu i prawo celne

07

Czuwamy nad bezpieczeństwem i higieną pracy

08

Rozporządzamy ostrożnie zasobami

09

Nie wspieramy prania brudnych pieniędzy

10

Nie tolerujemy dyskryminacji

Zasady TÜV SÜD

5

01Działamy zgodnie z prawem

7

TÜV SÜD działa zgodnie z prawem

Wszystkie obowiązujące przepisy i ich przestrzeganie muszą być nadzorowane we wszystkich

decyzjach i operacjach biznesowych zarówno na poziomie kraju jak i zagranicy. Zrównoważony

biznes przynoszący wszystkim stronom korzyści może być osiągnięty tylko przy zasadach

zdrowej i uczciwej konkurencji i ścisłej zgodności z prawem. Korupcja, kartele, malwersacje,

działania nieuczciwej konkurencji i wzrost kosztów, które mogą skutkować znaczącymi karami

pieniężnymi, to może przełożyć się na osłabienie reputacji TÜV SÜD.

W zgodnie z tym podejściem, nie zgadamy się na nieuczciwe praktyki biznesowe i prowadzimy

firmę w sposób wolny od łapówek i korupcji. Należy podkreślić, że wszelkie naruszenia prawa

nie będą tolerowane i mogą skutkować postępowaniem dyscyplinarnym.

8

9

Co to dla mnie oznacza?

01/10

10

Dla mnie oznacza to:

Jako pracownik TÜV SÜD muszę postępować w zgodzie z obowiązującym

prawem, niezależnie od obszaru działalności biznesowej.

11

02Unikamy konfliktu interesów

12

13

TÜV SÜD unika konfliktów interesów

Niezależność, integralność i przejrzystość stanowią podwaliny zaufania naszych

klientów.

Jednakże, konflikt interesów może czasami nadwyrężyć wypracowane zaufanie.

Konflikt taki może się pojawić w momencie gdy prywatne interesy pracownika

TÜV SÜD mogą wchodzić lub wchodzą w konflikt z interesami TÜV SÜD.

Na przykład w sytuacji gdy pracownik posiada udziały w firmie będącej

dostawcą, klientem lub konkurencją TÜV SÜD lub jest zatrudniony w innej firmie.

Może to prowadzić do konfliktu interesów.

14

Przykład

Jesteś ekspertem TÜV SÜD w sekcji motoryzacyjnej. Twój kuzyn chce się z Tobą

spotkać w celu przeprowadzenia inspekcji. Jak reagujesz?

Inspekcje i wycena usług dla swoich przyjaciół i krewnych mogą prowadzić

do konfliktu interesów. W takich przypadkach powinieneś unikać

wykonania usług osobiście poprzez przekazanie usługi w ręce bezstronnego

kolegi.

Przykład

Masz znajomego z którym uczęszczasz na zajęcia do klubu sportowego, który

posiada własną drukarnię i chce uzyskać od Ciebie informacje dotyczące

wytycznych i zaleceń obejmujących swym zakresem jego działalność.

Tego typu układu nie są ogólnie rzecz ujmując zakazane. Muszą one jednak

podlegać warunkom handlowym, jakie miały by miejsce w trakcie

negocjacji przez niezależne strony, z uwzględnieniem aktualnych warunków

rynkowych bez jakiegokolwiek specjalnego traktowania z tytułu relacji

osobistych.

W takim przypadku prosimy naszego znajomego o kontakt z Głównym

Działem Zamówień, który analizuje oferty również od innych dostawców.

Bardziej szczegółowe informacje można uzyskać w naszych wytycznych CG-CC-002 dotyczących konfliktu

interesów i korupcji oraz ich zastosowania.

15

Co to dla mnie oznacza?

02/10

16

Dla mnie oznacza to:

Aby nie narazić naszych interesów, wpływających na naszą niezależność,

powinniśmy unikać wszelkich działań mogących powodować konflikt interesów.

Pamiętaj: Nie pozwól, aby osobiste sprawy i relacje wpływały na Twoje decyzje

biznesowe. Wszelkie decyzje tego typu powinny być oparte na obiektywnych

kryteriach. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości możesz porozmawiać ze

Specjalistą ds. Kodeksu Etycznego.

17

03Nie tolerujemy korupcji

18

19

TÜV SÜD nie toleruje korupcji

Korupcja zaburza konkurencje między firmami i powoduje szkody w skali zarówno

jednostki, jak i społeczeństwa. Korupcja może również skutkować działaniami

łamiącymi zasady prawa karnego i cywilnego, rozpatrywanych z poziomu

indywidualnego pracownika TÜV SÜD jak i całej firmy TÜV SÜD.

Może to skutkować nawet karą pozbawienia wolności. Korupcja jest zakazana

we wszystkich krajach w których działa TÜV SÜD i wszelkie pogwałcenia tej

kwestii nie leżą w interesie firmy. Obowiązuje to wszystkich pracowników bez

względu na ich narodowość.

20

Co to dla mnie oznacza?

03/10

21

Dla mnie oznacza to:

Jako pracownik TÜV SÜD, zarówno w kraju jak i za granicą muszę unikać:

Oferowania, obiecywania, dostarczania lub dopuszczania finansowych lub

innego rodzaju korzyści urzędnikom lub partnerom biznesowym w celu

otrzymania lub zapewnienia uprzywilejowanego traktowania w trakcie

podejmowania decyzji, dystrybucji zamówień;

Żądania lub akceptowania obietnic, akceptacji finansowych lub innego

rodzaju korzyści przez siebie lub innych w celu otrzymania lub zapewnienia

uprzywilejowanego traktowania u partnera biznesowego w trakcie

dostarczania lub składania zamówienia;

Pośredniego lub bezpośredniego proponowania lub oferowania urzędnikom

innych korzyści w związku z jakąkolwiek działalnością związaną z TÜV SÜD.

22

Czym jest łapówka?

Oferowaniem, obiecywaniem lub oferowaniem jakichkolwiek korzyści

finansowych lub innego rodzaju korzyści (bezpośrednio lub za pośrednictwem

osób trzecich) innej osobie w celu nakłonienia jej do działania w nieprawidłowy

sposób (np. w celu uzyskania zgody lub zawarcia umowy) lub w celu

wynagrodzenia jej za wykonanie takiego działania.

Prezenty, gościnność

Małe prezenty o charakterze promocyjnym i małej wartości, jak również

uczestnictwo w kolacjach i spotkaniach biznesowych mających na celu

wzmocnienie relacji z partnerami firmy są zazwyczaj dopuszczalne i akceptowane.

Zawsze jednak prezenty powinny być wynikiem gościnności, grzeczności

i lokalnych obyczajów oraz, że ich dawanie bądź otrzymywanie nie rzutuje na

niezależność naszą lub naszych partnerów biznesowych. Nawet pozory takiej

sytuacji powinny być unikane dla dobra naszego wizerunku biznesowego.

Prezenty i zaproszenia powinny być zawsze uzasadnione i odpowiednie,

zmierzające do polepszenia wizerunku TÜV SÜD, lepszej prezentacji naszych usług

i ustanowienia przyjaznych stosunków biznesowych.

23

Przykład

Jako ekspert TÜV SÜD, współpracujesz z klientem, który wyznaczył Ci zadanie

polegające na sprawdzeniu zgodności poszczególnych produktów

z ustanowionymi przez prawo poziomami zanieczyszczeń. W trakcie wizyty

w zakładzie klienta, pracownik pełniący stanowisko kierownicze daje Ci prezent

w postaci skrzynki wina jak wyraz wdzięczności za pozytywne relacje służbowe.

Jesteś przekonany, że nie wpłynie to na twój obiektywizm, w szczególności, że

nie przepadasz za winem.

Zgodnie z naszym Kodeksem Etycznym powinieneś odmówić przyjęcia prezentu.

Po pierwsze, wartość prezentu przekracza w tym przypadku standard podobnych

praktyk biznesowych, a po drugie przyjmując prezent mógłbyś sprawić wrażenie

potencjalnego wpływu na Tobie decyzje, nawet jeśli w Twoim mniemaniu taka

sytuacja nie miałaby miejsca.

24

Co to dla mnie oznacza?

03/10

25

Dla mnie oznacza to:

Zanim podaruję lub otrzymam prezent, lub zaproponuje lub przyjmę

zaproszenie, powinienem sprawdzić czy są one w tym przypadku

dopuszczalne i przedyskutować tą kwestie z przełożonym.

W przypadku dalszych wątpliwości powinienem zgłosić się do Specjalisty

ds. Kodeksu Etycznego.

26

Konsultanci, agenci, usługodawcy

W wielu krajach TÜV SÜD angażuje konsultantów lub agentów dla ustanowienia

i utrzymania relacji biznesowych w obrębie danego obszaru. Forma ta zawiera

wysoki stopień zagrożenia korupcją, ponieważ konsultanci lub agenci jako strony

zewnętrzne nie są odbiorcami Kodeksu Etycznego. W przypadku gdy konsultanci

posuną się do pozyskiwania kontraktów na drodze jakiejkolwiek formy łapówki,

tudzież korupcji, TÜV SÜD może zostać pociągnięty za to do odpowiedzialności

w szczególnych warunkach. W celu uniknięcia tego typu sytuacji konsultanci

i agenci muszą być bardzo dokładnie zweryfikowani i nadzorowani. Takie same

zasady dotyczą innych osób świadczących usługi w imieniu TÜV SÜD.

27

Przykład

Organizacja Transparency International co roku publikuje Wskaźniki

Występowania Korupcji ( Corruption Perception Index- CPI), który przedstawia

skalę korupcji w poszczególnych krajach w skali globalnej1. Wskaźnik ten może

zawierać się w przedziale od 0 (wysoki stopień korupcji) do 100 (bardzo niski

stopień korupcji).

TÜV SÜD wystrzega się zawierania kontraktów w krajach z wynikiem poniżej

45. Słyszałeś, że udział w przetargu jest całkowicie bezskuteczny bez polecenia

ze strony lokalnego agenta, który jest zaznajomiony z miejscowymi zwyczajami

i kulturą. Agent potwierdza to swoimi kontaktami, które TÜV SÜD bierze pod

uwagę w trakcie przetargu. Wynagrodzenie jest uzależnione od sukcesu,

przynajmniej od uzyskania kontraktu.

Jeżeli na osobę podejmującą decyzje wywierany jest wpływ przez nieobiektywne

środki, na przykład agent nie kieruje się wyłącznie promocją dobrej pracy

TÜV SÜD, ale zapewnia również osobie podejmującej decyzję sprzeczną

z prawem korzyść za wybór TÜV SÜD, reprezentuje to niedopuszczalne sprzeczne

z prawem praktyki. W takim przypadku możesz nie angażować agenta. Z tytułu

niskiego wskaźnika CPI poniżej 45, musisz sprawdzić agenta pod katem

zgodności z ze specyfiką TÜV SÜD przed jego zatrudnieniem (poprzez jego

zaangażowanie). To jedyna metoda, dzięki której sprawdzisz czy agent stwarza

ryzyko dla TÜV SÜD. W przypadku gdy dochodzenie nie wykryje żadnego ryzyka,

przyznanie prowizji może mieć miejsce tak jak jest to ustalone w umowie

w zgodzie z wymaganiami TÜV SÜD.

1 Patrz Wskaźnik Występowania Korupcji: http://www.transparency.org/

28

Co to dla mnie oznacza?

03/10

29

Dla mnie oznacza to:

Zanim polecę kogoś w sprawie dostarczenia wszelkiego rodzaju usługi,

powinienem odnieść się do wytycznych.

Umowy z partnerami biznesowymi TÜV SÜD i stronami „trzecimi” muszę

sprawdzić jakie mam podjąć kroki i na co powinienem zwrócić szczególną

uwagę. W razie jakichkolwiek wątpliwości powinienem skonsultować się ze

Specjalistą ds. Kodeksu Etycznego.

30

Darowizny/Dotacje

Darowizny służą wspieraniu organizacji charytatywnych i są częścią społecznej

odpowiedzialności TÜV SÜD. Pomimo tego, przyznawanie darowizn może być

problematyczne, na przykład w przypadku gdy istnieje związek biznesowy

pomiędzy TÜV SÜD a odbiorcą darowizny.

Przykład

Urzędnik publiczny jest dyrektorem zarządu fundacji na rzecz zdrowia dzieci.

TÜV SÜD zna tą osobę ponieważ jest ona odpowiedzialna za wydawanie

pozwoleń na przeprowadzenie testów działania maszyn. Urzędnik twierdzi, że

udzieli pozwolenia pod warunkiem, że TÜV SÜD wniesie hojną darowiznę na

rzecz fundacji.

Darowizna jest w tym przypadku niedopuszczalna, ponieważ jest połączona

z konkretną decyzją. Dotyczy to również przypadku, gdy darowizna nie jest

wręczana urzędnikowi bezpośrednio, ale instytucji non-profit, ponieważ

zakaz korupcji obejmuje także darowizny stronom trzecim.

Szczegóły: Przeczytaj wytyczne CG-CC-002 dotyczące unikania konfliktu

interesów i korupcji, przestrzegaj ich.

31

Co to dla mnie oznacza?

03/10

32

Dla mnie oznacza to:

Darowizny mogą być przyznawane tylko w wyniku działań niezależnych od

transakcji komercyjnych i bez powiazania z rozpatrywaniem lub

podejmowaniem decyzji.

Przed wręczeniem darowizny pisemna zgody przełożonego/pracodawcy

dotycząca odbiorcy darowizny powinna być uzyskana tam gdzie jest to

możliwe.

Zawsze przed przyznaniem darowizny trzeba skonsultować się ze Specjalistą

ds. Kodeksu Etycznego.

Zawsze powinieneś dodatkowo wziąć pod uwagę Korporacyjna instrukcję

Zarządzania.

33

04Gramy uczciwie

34

35

Uczciwa i wolna konkurencja pomiędzy przedsiębiorstwami jest gwarancja

swobody biznesowej i skutecznej ochrony konsumenta. Uczciwa i wolna

konkurencja jest chroniona przez prawo antymonopolowe, która chroni przed

zawieraniem karteli i przed nadużyciami ze strony firm dominujących na rynku.

O istnieniu kartelu mówimy wtedy, gdy kiedy kilka firm koordynuje swoje

działania na rynku, aby zawęzić krąg konkurencji lub ją wyeliminować.

Przykładowo, jeśli istnieje jakiekolwiek ustalenia pomiędzy konkurentami

dotyczące cen, wielkości, obszarów i grup konsumenckich.

Pozycja dominująca na rynku jest nadużywana kiedy możliwości zachowań

innych podmiotów rynkowych - konkurentów, klientów lub dostawców – są

znacząco ograniczone przez zachowanie firm dominujących na rynku, bez

obiektywnego uzasadnienia.

36

Przykład:

W trakcie targów, rozmawiasz podczas lunchu z różnymi konkurentami. Jeden

z nich wspomina, że jego przedsiębiorstwo planuje w przyszłym roku podnieść

ceny o 5%. Inny odpowiada, że nie sprawdzi się to w obecnych warunkach

ekonomicznych i z tego powodu jego firma nie podniesie swoich cen. Wiesz, że

podniesienie cen jest również planowane przez TÜV SÜD, ale nie będzie miało

miejsca w nadchodzącym roku. Pamiętasz o tym, że „nie powinno rozmawiać się

o cenach z konkurentami” i zastanawiasz się jak powinieneś się zachować.

Daj swoim rozmówcom jasno do zrozumienia, że nie będziesz uczestniczył

w dyskusji o istotnych informacjach rynkowych i opuść grupę niezwłocznie.

Nawet jeśli tylko przysłuchujesz się rozmowie lub ceny nie będą podwyższane,

może być to postrzegane jako udział w kartelu lub nielegalnej wymianie

informacji z konkurencją, a TÜV SÜD może zostać obciążony karą.

Szczegóły: Zapoznaj się z wytycznymi CG-CC-003 o prawie antymonopolowym

i postępuj zgodnie z nim.

37

Co to dla mnie oznacza?

04/10

38

Dla mnie oznacza to:

Jako pracownik TÜV SÜD powinienem unikać działań sprzecznych

z prawem, które eliminują, redukują lub zniekształcają konkurencję.

Wymiany istotnych informacji z konkurencją.

Dyskryminacji konkurencji poprzez nadużywanie dominującej pozycji

rynkowej.

39

04Obchodzimy się ostrożnie

z informacjami

40

41

Bezpieczeństwo informacji

TÜV SÜD jest zobowiązane do poprawnego i zgodnego postępowania

z informacjami. Wymiana informacji i dzielenie się naszym know-how są

codziennymi elementami naszej działalności handlowej. Ważne jest, aby

z informacjami obchodzić się odpowiednio i przejrzyście w celu ochrony ich

bezpieczeństwa, bezpieczeństwa naszej firmy i naszych klientów.

Zapisy i integralność finansowa

Wewnętrzna i zewnętrzna przejrzystość, jak również poprawne i prawdziwe

zdawanie raportów stanowią standardy naszej działalności i postępowania

rynkowego.

Szczegóły: Przeczytaj nasze wytyczne CG – CC o przechowywaniu zapisów

i danych, postępuj zgodnie z nim.

42

Co to dla mnie oznacza?

05/10

43

Dla mnie oznacza to:

Jako pracownik TÜV SÜD, powinienem z tego tytułu tworzyć zapisy

dotyczące działań biznesowych używając prawidłowej dokumentacji.

Muszę dokumentować wszystkie wydarzenia biznesowe prawidłowo

i przechowywać wszystkie dokumenty biznesowe (włączając w to emaile)

zgodnie z lokalnymi wymaganiami prawnymi i wewnętrznymi procedurami

TÜV SÜD.

44

Poufność

TÜV SÜD chroni tajemnice rynkowe i inne ważne informacje, zarówno swoje jak

i swoich partnerów biznesowych. Jako dostawca usług technicznych, TÜV SÜD

posiada stosowne know – how jak również szerokie spektrum poufnych

informacji rynkowych, które tworzą podstawę sukcesu operacji rynkowych TÜV

SÜD.

Nieupoważnione rozpowszechnianie tych informacji lub jakiekolwiek ich

udostępnianie osobom postronnym może prowadzić do strat TÜV SÜD, oraz

określonych konsekwencji prawnych. Dlatego sytuacje tego typu są

niedopuszczalne. W celu ochrony informacji firmy i jej partnerów zapobiegawczo

stosuje się specjalne mierniki do obchodzenia się takimi informacjami.

45

Przykład:

Jesteś proszony przez osobę, której nie znasz o pilne przekazanie określonej

informacji (np. adresu email, numeru telefonu). Osoba ta utrzymuje, że pracuje

dla ważnej firmy (np. policji, ważnego klienta). Dodatkowo twierdzi, że jego

firma utrzymywała kontakt z podmiotem, którego dotyczy ta informacja. Wiesz,

że nie powinieneś udostępniać tego typu informacji nieupoważnionej osobie

i zastanawiasz się jak postąpić.

Atak tego typu znany jest pod nazwą socjotechniki i służy uzyskaniu

poufnych, wewnętrznych informacji. Zawsze zwracaj uwagę komu

przekazujesz informacje. Zawsze powinieneś poprosić firmę o pisemne

upoważnienie, przed udzieleniem jakiejkolwiek informacji. W przypadku

dalszych wątpliwości, nie przekazuj informacji dalej i skontaktuj się ze

swoim przełożonym.

46

Co to dla mnie oznacza?

05/10

47

Dla mnie oznacza to:

Jako pracownik TÜV SÜD zobowiązany jestem do zapewnienia

bezpieczeństwa i bezpiecznego przekazu informacji dotyczących know-how

TÜV SÜD, klientów firmy lub innych partnerów biznesowych.

48

TÜV SÜD utrzymuje bezpieczeństwo informacji

Technologia informacyjna i przetwarzanie danych odgrywają kluczową rolę

w realizacji zadań w TÜV SÜD. Wszystkie ważne strategiczne i operacyjne

funkcje oraz zadania są wspierane przez technologię informacyjną. Jednakże

technologia informacyjna i przetwarzanie danych stwarzają też pewne ryzyko

dotyczące bezpieczeństwa danych.

Przykład

Masz właśnie wyjechać na wakacje gdy uświadamiasz się, że twój zastępca na

czas twojej nieobecności będzie potrzebował dostępu do określonych danych

firmy. Aby móc szybko rozwiązać ten problem musisz podjąć decyzję, czy

umożliwisz dostęp do poufnych informacji firmy swojemu zastępcy na czas swojej

nieobecności.

Nigdy nie podawaj swojego osobistego hasła innym osobom.

Poinformuj swojego kolegę, że wymagany dostęp zostanie uzyskany

standardowymi kanałami.

Nigdy nie zapisuj swojego hasła w taki sposób, aby było one łatwe do

znalezienia (np. pod klawiaturą).

49

Co to dla mnie oznacza?

05/10

50

Dla mnie oznacza to:

Jako pracownik TÜV SÜD zobowiązany jestem do zapewnienia zgodności

z regulacjami IT firmy i Grupy TÜV SÜD, pracować i zachowywać się

w zgodzie z zasadami bezpieczeństwa.

51

Ochrona danych osobowych

TÜV SÜD zbiera, przetwarza i używa danych osobowych zgodzie

z obowiązującymi przepisami.

Wymiana danych za pomocą urządzeń elektronicznych poprzez Internet, sieci

wewnętrzne, emaile etc. jest codzienną częścią naszej działalności biznesowej.

Ta elektroniczna wymiana może również dotyczyć takich danych osobowych jak

imię, data urodzenia lub adres. Posługiwanie się danymi osobowymi jest w wielu

krajach regulowane stosownymi aktami prawnymi w celu ochrony prywatności

danej osoby i osobistego prawa do określenie jakie dany i kiedy chce ona

udostępnić.

Generalnie, niezbędne jest uzyskanie od danej osoby zgody na przetwarzanie jej

danych osobistych. W przypadku gdy pobrane dany mają być dalej przekazane

za granicę, należy stosować się do stosownych w tych celach regulacji prawnych

(na przykład zapewnienie prawidłowej polityki prywatności poprzez stosowanie

modelowych umów).

52

Przykład

Jesteś pracownikiem oddziału TÜV SÜD i obecnie pracujesz nad projektem, który

ma na celu zgromadzenie jednej, dużej międzynarodowej bazy klientów

TÜV SÜD, co pomoże zwiększyć szansę sprzedaży usług. Celem programu jest

zapewnienie dostępu do danych wszystkich klientów, włączając w to kontakt do

nich i ich numery telefonów.

Powinieneś natychmiast zaangażować w projekt Administratora danych

osobowych lub Kierownika ds. kodeksu etycznego, aby mieć pewność, że

w trakcie jego realizacji nie naruszysz żadnego prawa dotyczącego ochrony

danych osobowych. Istnieje w tym przypadku wiele aspektów, które należy

rozważyć: po pierwsze należy sprawdzić czy dopuszczalne przez prawo jest

przetwarzanie danych klienta danego oddziału w innym oddziale w jakikolwiek

sposób (na przykład przechowywanie, przekazywanie itp.). Po drugie,

modelowe kontrakty muszą być zgodne w wymaganiami europejskimi,

a transfer danych firmy musi być z nią uprzednio ustalony odnośnie

przetwarzania ich w krajach trzecich.

53

Co to dla mnie oznacza?

05/10

54

Dla mnie oznacza to:

Jako pracownik TÜV SÜD, powinienem postępować zgodnie z prawem

o ochronie danych osobowych. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości

powinienem skonsultować się z Administratorem danych osobowych lub

Kierownikiem ds. kodeksu etycznego.

55

04Spełniamy wymagania

prawa celnego i kontroli

eksportu

56

57

Kontrola eksportu

TÜV SÜD działa zgodnie z kontrolą eksportu i prawem celnym we wszystkich

krajach w których prowadzi interesy. Jako przedsiębiorstwo działające na całym

świecie, TÜV SÜD podlega różnym wewnętrznym i międzynarodowym prawom

rynkowym. Te porozumienia i prawa odnoszą się do importu, eksportu i/lub

transferu ( który może się również odbywać elektronicznie) dóbr, technologii,

usług, kapitału i waluty pomiędzy szczegółowymi międzynarodowymi granicami,

a nawet zakazu handlu z konkretnymi krajami (embargo).

Wszelkiego rodzaju restrykcje i zakazy mogą powstać z tytułu charakteru lub

przeznaczenia użycia dobra lub usługi, kraju pochodzenia lub kraju docelowego,

lub partnera biznesowego. Eksport dóbr zarówno o charakterze cywilnym

i wojskowym (tak zwane produkty podwójnego zastosowania) również wymaga

zgody. Kontrola eksportu pokrywa również wymiany pomiędzy oddziałami

TÜV SÜD.

58

Przykład

Niemiecki przedsiębiorca kontaktuje się z Tobą w sprawie certyfikacji sygnalizacji

dla rozbudowy metra w Teheranie. Nie uważasz, że taka działalność może być

objęte embargiem nałożonym na Iran.

Dodatkiem do standardowych regulacji dotyczących kontroli eksportu, istnieją

różne zakazy i dopuszczenia. Obejmuje to również usługi wspierające i kursy

szkoleniowe, które pośrednio lub bezpośrednio połączone z usługą lub

określonymi wyrobami.

W konsekwencji, może to mieć wpływ na certyfikację, w szczególności jeśli

sygnalizacja lub jej komponenty są objęte embargiem do Iranu. W tym

przypadku powinieneś skontaktować się z członkiem działu prawnego

i rozwiązać ten dylemat przez przyjęciem zlecenia.

59

Co to dla mnie oznacza?

06/10

60

Dla mnie oznacza to:

Jako pracownik TÜV SÜD uczestniczący transferze usług miedzy krajami,

mam obowiązek sprawdzić jakie regulacje dotyczące kontroli eksportu

obowiązują dla danego kraju. W przypadku nawet najmniejszych wątpliwości,

powinienem zasięgnąć porady prawnika z działu prawnego.

61

07Czuwamy nad

bezpieczeństwem

i higieną pracy

62

63

TÜV SÜD przestrzega standardów dotyczących bezpieczeństwa i zdrowia

Ochrona naszych pracowników jest priorytetem TÜV SÜD, ponieważ nasi

pracownicy są niezbędni w dostarczanych przez nas usługach.

64

Przykład

Pracujesz w małym oddziale wyłącznie dla TÜV SÜD. Zauważyłeś, że wyjście

awaryjne w twoim oddziale jest ciągle zastawione przez pudła. Kiedy zwracasz

uwagę na ten fakt kierownikowi, ten oświadcza Ci, że są drugie drzwi awaryjne,

które nie są zastawione. Osobiście jesteś przekonany, że zgodnie z zasadami

bezpieczeństwa żadne wyjście awaryjne nie prawa być zastawione, ale nie

chcesz wszczynać konfliktu z kierownikiem lub być przez niego ukaranym

i rozważasz darowanie sobie drążenia tej kwestii.

Nie daj się zbyć zachowaniem kierownika. Zgodność z zasadami bezpieczeństwa

może uratować komuś życie, a niezgodność może być w poważnych przypadkach

karana prawnie. Kierownik może nie być dokładnie poinformowany

o wymaganiach. Jeśli dalsze rozmowy z bezpośrednim kierownictwem nie

przyniosą żadnego skutku, skontaktuj się z Kierownikiem do spraw

bezpieczeństwa.

65

Co to dla mnie oznacza?

07/10

66

Dla mnie oznacza to:

Jako pracownik TÜV SÜD mam obowiązek upewnić się, że zasady

bezpieczeństwa są przestrzegane w moim miejscu pracy dla bezpieczeństwa

mojego i innych współpracowników.

67

07Gospodarujemy zasobami

w sposób zrównoważony

68

69

TÜV SÜD w zrównoważony sposób gospodaruje zasobami swoimi i swoich

partnerów biznesowych. Materialne i niematerialne zasoby TÜV SÜD (na

przykład pieniądze, maszyny, know-how, patenty i znaki firmowe) stanowią

biznesowe zasoby TÜV SÜD i mogą być użyte w celach biznesowych. To samo

dotyczy zasobów naszych partnerów finansowych, z którymi pracownicy

współpracują w trakcie swojej pracy.

70

Przykład

Jako pracownik TÜV SÜD często spotykasz się z klientami poza biurem i zwykle

używasz wtedy służbowego komputera. Aby jak najszybciej wdrożyć życzenia

klienta masz prawo administratora dające Ci możliwość instalacji programów na

komputerze służbowym. W celu redukcji kosztów, rozważasz użycie darmowego

oprogramowania, które możesz za darmo pobrać z Internetu.

Powinieneś stanowczo odrzucić ten pomysł. Większość oprogramowania

z Internetu jest darmowa w przypadku użytkowania prywatnego a nie

firmowego. Jeśli pobierzesz ten program na komputer TÜV SÜD może to

wywołać działania roszczeniowe ze strony dostarczyciela oprogramowania

z tytułu braku licencji. Pobierając jakikolwiek program z Internetu powinieneś

zdawać sobie sprawę, że może on zawierać wirusy mogące stwarzać zagrożenia

dla sieci wewnętrznej TÜV SÜD i twojego komputera służbowego.

71

Co to dla mnie oznacza?

08/10

72

Dla mnie oznacza to:

Jako pracownik TÜV SÜD powinienem posługiwać się zasobami firmy

z ostrożnością i uwagą. Musze szanować materialne i niematerialne zasoby

TÜV SÜD oraz innych firm, w szczególności partnerów biznesowych TÜV SÜD.

73

08Nie wspieramy prania

brudnych pieniędzy

74

75

TÜV SÜD nie popiera nielegalnego obrotu pieniędzmi

Nielegalny obrót pieniędzmi ma miejsce gdy środki finansowe uzyskane

w nielegalny sposób (z działalności przestępczej jak na przykład organizacji

zbrodni, przekupstwa, korupcji czy terroryzmu) są przemycane do legalnego,

finansowego i ekonomicznego obrotu w celu ukrycia ich pochodzenia lub

tożsamości właściciela.

TÜV SÜD utrzymuje kontakty biznesowe tylko z firmami ciszącymi się

szacunkiem, których działalność jest zgodna z prawem i których środki finansowe

pochodzą z legalnych działań. W tym celu, TÜV SÜD śledzi lokalne

i międzynarodowe prawo dotyczące nielegalnego obrotu pieniędzmi oraz trzyma

się z daleka od firm podejrzanych o nielegalna działalność.

76

Przykład

Zagraniczny klient daje TÜV SÜD pilne zlecenie o wysokim priorytecie. Tłumaczy

Ci, że praca musi być zrealizowana w indywidualnych etapach i chce być

informowany po ukończeniu każdego z nich. Po realizacji pierwszego etapu klient

płaci Ci z góry całą sumę za wykonanie zlecenie, ale potem rezygnuje ze zlecenia

i prosi Cię o przelanie nadwyżki finansowej na konto bankowe w Monako.

Ta propozycja powinna wzbudzić Twoje podejrzenia. Z zasady nadwyżka

pieniędzy powinna być wpłacona na konto, z którego wcześniej pieniądze zostały

przelane. Powinieneś w tym wypadku przekazać klientowi, że nie możesz spełnić

jego prośby.

77

Co to dla mnie oznacza?

09/10

78

Dla mnie oznacza to:

Jako pracownik TÜV SÜD mam obowiązek upewnić się, że kondycja

finansowa naszego partnera finansowego została wcześniej dokładnie

sprawdzona i przed rozpoczęcie współpracy z TÜV SÜD.

Zawsze wymagać wpłaty za swoje usługi przelewem na konto. Tylko

w przypadku, gdy z powodu specyfiki biznesu wykonanie przelewu jest

niemożliwe mogę zaakceptować gotówkę.

79

10Nie tolerujemy

dyskryminacji

80

81

TÜV SÜD nie toleruje dyskryminacji

TÜV SÜD jest firmą działającą w krajach o zróżnicowanych obyczajach i kulturze.

W TÜV SÜD wierzymy, że ludzie bez względu na pochodzenie, wyznanie,

poglądy, rasę, wiek, stan zdrowia, płeć czy orientację seksualną są równie

nieocenieni dla naszego sukcesu.

Żaden pracownik czy partner biznesowy TÜV SÜD nie może być pośrednio lub

bezpośrednio dyskryminowany, molestowany seksualnie lub oczerniany

z powodu jakichkolwiek wyżej wspomnianych cech i jest chroniony prawem do

równości.

82

Przykład

Twój zwierzchnik często wyraża w twojej obecności uwagi o podłożu

seksualnym, które Cię obrażają. Wiesz od innych pracowników, że również czują

się z tego tytułu niekomfortowo. Zastanawiasz się czy możesz w jakikolwiek

sposób rozwiązać tą sytuację, skoro do tej pory nie miało miejsca żadne akty

fizyczne.

Jeśli Ty i / lub twoi współpracownicy czują się dyskryminowani przez

zachowanie Kierownika, poproście go o pohamowanie swojego zachowania.

Jeśli nie przyniesie to żadnego skutku poinformuj o tej sytuacji swój dział

personalny lub Kierownika ds. Kodeksu Etycznego. TÜV SÜD wymaga od

swoich kierowników szczególnego zachowania. Aby naprawić tą sytuację

potrzebna jest kooperacja pokrzywdzonych osób.

83

Co to dla mnie oznacza?

10/10

84

Dla mnie oznacza to:

Jako pracownik TÜV SÜD, powinienem dbać i traktować w taki sam sposób

wszystkich swoich współpracowników i partnerów biznesowych, niezależnie

od pochodzenia, wyznania, poglądów, rasy, wieku, stanu zdrowia, płci czy

orientacji seksualnej.

85

Raporty Zgodności

Kto może zgłosić naruszenie kodeksu etycznego?

Pracownicy TÜV SÜD, dostarczyciele usług zewnętrznych, partnerzy biznesowi lub inne firmy

mogą zgłaszać sytuacje będące w sprzeczności z Kodeksem Etycznym TÜV SÜD.

Jak można zgłaszać naruszenia kodeksu etycznego?

Raport może mieć postać listu, emaila, czy telefonu do Kierownika do Kodeksu Etycznego

TÜV SÜD, Rzecznika Praw Obywatelskich lub Jednostki Etycznej.

Czy raporty mogą być anonimowe?

TÜV SÜD wyraźnie dopuszcza możliwość zachowania anonimowości w celu uzyskania

wiarygodnych, efektywnych i przejrzystych programów zgodności. Dotyczy to również

informatorów, którzy obawiają się, że z powodu złożenia raportu na temat niezgodności mogą

się spodziewać nagany lub kary. Anonimowe raporty powinny zawierać tak wiele informacji jak

to tylko możliwe, w celu przeprowadzenia dokładnego dochodzenia wewnętrznego

i sprawdzenia zaraportowanej sytuacji.

Czy raport oznacza dla mnie jako pracownika TÜV SÜD jakiekolwiek nieprzyjemności?

Złożenia raportu dotyczącego niezgodności nie powinno skutkować negatywnymi

konsekwencjami dla pracownika. Jeśli złożysz skargę z czystym sumieniem i obiektywnym

podejrzeniem o nieprawidłowości nie zostaną wyciągnięte żadne konsekwencje. W przypadku

gdy raport jest bezpodstawny i może być postrzegany jako oszczerstwo TÜV SÜD zastrzega

sobie prawo do podjęcia kroków prawnych lub postepowania dyscyplinarnego w stosunku do

informatora.

Co dzieje się po złożeniu raportu?

Po wpłynięciu raportu jest on sprawdzany pod kątem zgodności i prawdopodobieństwa.

W przypadku spełnienia tych dwóch punktów podejmowane jest śledztwo w zgłoszonej

sprawie. Dyrektor lub Światowy Kierownik ds. Kodeksu Etycznego zapewniają, że śledztwo

jest przeprowadzone dokładnie i na jego podstawie podejmowane są stosowne działania.

Ważne jest, aby zarząd również był zaangażowany w sprawę. W celu zachowania zgodności

z ochroną poufnych danych, ty jako osoba zgłaszająca raport, będziesz informowany wynikach

procedury po zakończeniu procesu śledztwa.

86

Wdrożenie i Pytania

Dyrektor ds. Kodeksu Etycznego, Światowy Kierownik ds. Kodeksu Etycznego

i Lokalny Dyrektor ds. Kodeksu Etycznego są odpowiedzialni za wdrożenie

Kodeksu Etycznego.

Są wspierani przez zarząd danego oddziału TÜV SÜD.

Kodeks Etyczny TÜV SÜD opisuje zaledwie główne pryncypia uczciwego

i zgodnego z prawem postepowania w TÜV SÜD. Z tego powodu może nie

udzielić odpowiedzi na wszystkie trudności z jakimi spotkasz się w trakcie swojej

codziennej pracy. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości lub pytań możesz

zwrócić się do Kierownika ds. Kodeksu Etycznego.

Światowe wdrożenie Kodeksu Etycznego jest regularnie sprawdzane przez

auditorów wewnętrznych.

Dodatkowo, wszyscy menadżerowie wyższego stopnia są zobowiązani do

dostarczenia dorocznej deklaracji zgodności, która jest włączana do ich

personalnych zapisów.

87

Kontakt

Manager Biura ds. Kodeksu Etycznego

Bernhard Behm

TÜV SÜD AG

Westendstraße 199

80686 Munich Germany

Phone: +49 89 5791-1698

Fax: +49 89 5155-1746

E-mail: Bernhard.Behm@tuev-sued.de

Globalny Officer ds. Kodeksu Etycznego

Dr. Christine Köhncke

TÜV SÜD AG

Westendstraße 199

80686 Munich

Germany

Phone: +49 89 5791-1787

Fax: +49 89 5155-1746

E-mail: Christine.Koehncke@tuev-sued.de

Pracownicy mogą znaleźć dane kontaktowe fo lokalnych Managerów ds. Kodeksu Etycznego

jak i inne kontakty w Intranecie: http://intranet/recht_und_compliance

Możesz skontaktować się pod adresem compliance@tuev-sued.com

Pracownicy TÜV SÜD Azji, Chin, Japonii i Korei mają możliwość zapoznać się z raportami

poprzez EthicsPoint whistleblower system: http://www.tuv-sud.sg/thecode/.

Obecna wersja Kodeksu Etyki jest dostępny na stronie internetowej www.tuev-sued.com

88

Kodeks Etyczny TÜV SÜD 2013

Przewodniczący Rady Nadzorczej TÜV SÜD AG

Prof. Dr.-Ing. Hans-Jörg Bullinger (Chairman)

Skład zarządu:

Dr. Axel Stepken (Chairman),

Dirk Eilers, Dr. Matthias J. Rapp,

Horst Schneider, Karsten Xander

Phone: +49 89 5791-0

Fax: +49 89 5791-1551

TÜV SÜD AG

Legal, Compliance & Insurance Services

Westendstraße 199

80696 Munich, Germany

Siedziba Główna Monachium

Numer Rejestrowy (DE) HRB 109 326

VAT ID No. DE129485275

Photos

Corbis: Momentimages/Tetra Images (Cover), PureStock/

SuperStock (4), Ghislain & Marie David De Lossy/cultura (12),

Ocean (22, 26), John W. Gertz/Corbis (40), Iris Images (44),

Michele Constantin/PhotoAlto (48), Frank and Helena/cultura (52);

Anna Pekunova/Getty (36); Robert Fischer (8)

Tłumaczenie wersji Polskiej: Agata Sztompka, Mieczysław Obiedziński89

90