PRIMERAS TAREAS A REALIZAR EN EL MOMENTO DE TOMA DE POSESIN COMO
SECRETARIO JUDICIAL 1.- SEGURO DE RESPONSABILIDAD CIVIL. Suscribir
pliza que cubra la responsabilidad civil que se pudiera derivar de
mi actividad como Secretario Judicial, y asegurarme de que est en
vigor desde el primer da en que tome posesin. 2.- ACTA DE
NOMBRAMIENTO, ALTA EN NMINA, EXCEDENCIA EN EL CUERPO DE GESTIN.
Diligenciar los ejemplares del acta de nombramiento (a la Gerencia
del Ministerio de Justicia sta remite 6 ejemplares-, Ministerio de
Justicia, etc.). Realizar las gestiones necesarias para el alta a
los efectos de percibir nmina y dems. Solicitar el pase a la
excedencia voluntaria por inters particular en el cuerpo de Gestin
Procesal (art. 510LOPJ). 3.- Primera conversacin con el JUEZ.
Distribucin de tareas, criterios para sealamientos, dinmica del
servicio de guardia, etc. Escuchar toda informacin relevante que
pueda facilitar sobre asuntos urgentes o de especial importancia
(causas con preso, violencia de gnero, etc). 4.- Conversacin con
SECRETARIO CESANTE. Comentar con l tareas pendientes a realizar y
sealamientos ms cercanos. Escuchar toda informacin relevante que
pueda facilitar sobre asuntos urgentes o de especial importancia
(causas con preso, violencia de gnero, etc). Tambin comentar el
estado de la Cuenta de Depsitos y Consignaciones, ver el libro de
movimientos de la cuenta y el saldo existente, y asimismo, que nos
informe sobre si hay piezas de conviccin de especial valor que
custodiar, su situacin, y lo que proceda en cuanto a la caja de
seguridad. Que nos informe si se ha realizado un alarde reciente en
el Juzgado. Que nos ceda las notas de las que disponga para
elaborar la siguiente estadstica. Que nos diga si ha habido alguna
inspeccin reciente al Juzgado. Comentar tambin la dinmica del
servicio de guardia y en su caso obtener la informacin necesaria
para el uso del telfono mvil del servicio de guardia. Etc. 5.-
Conocer al PERSONAL DE LA OFICINA. Comentar con ellos sus
circunstancias personales y profesionales en especial todo aquello
que sea procedente y necesario para el servicio (domicilios y
telfonos de contacto para caso de necesidad en servicio de guardia,
por ejemplo) y sobre sus capacidades en especial en materia de
informtica. 6.- VER DIRECTA E INMEDIATAMENTE EL ESTADO EN QUE SE
ENCUENTREN LOS PROCEDIMIENTOS QUE TENGAN CAUSA CON PRESO, RDENES DE
PROTECCIN, REQUISITORIAS Y AQUELLOS ASUNTOS EN LOS QUE RESULTEN
AFECTADOS MENORES E INCAPACES. IGUALMENTE LOS SEALAMIENTOS MS
CERCANOS, VERIFICAR EL ESTADO DE ESOS ASUNTOS. 7.- CONOCER
NORMATIVA ESPECFICA (circulares e instrucciones existentes, en
especial del Secretario Coordinador provincial, Secretario de
Gobierno, etc), NORMAS
DE REPARTO DE ASUNTOS ENTRE LOS JUZGADOS DE LA LOCALIDAD,
CALENDARIOS DE GUARDIA, MECNICA DE LAS SUSTITUCIONES DE JUECES Y
SECRETARIOS, PROTOCOLOS DE ACTUACIN EXISTENTES Y REPARTO DEL
TRABAJO ENTRE EL PERSONAL DEL JUZGADO. Conocer o al menos situar en
el mapa el PARTIDO JUDICIAL y el AMBITO territorial QUE COMPRENDE,
INTERESARSE POR LA DINMICA DE LOS JUZGADOS DE PAZ. 8.- PROTECCIN DE
DATOS. Asegurarse de la existencia y uso de depsitos especficos
para destruccin de documentos confidenciales o sensibles en materia
de proteccin de datos para uso tanto del Secretario Judicial como
del resto del personal. Observar la disposicin de los expedientes,
tablones de anuncios y dems en aras a evitar cualquier tipo de
problema en materia de proteccin de datos. Comentar con el personal
la forma de realizar los actos de comunicacin en el caso de que la
diligencia no se entienda directamente con el interesado en asuntos
sensibles y en los que pudiera verse afectada la proteccin de datos
de carcter personal. 9.- Mencionar y dar copia del CODIGO DE
CONDUCTA DE SISTEMAS INFORMTICOS. Comprobar y conocer el estado de
gestin de las contraseas de usuario de los funcionarios judiciales
que estn a nuestro cargo. Comprobar el contenido de los directorios
o carpetas locales y compartidos. Si fuera necesario y con las
autorizaciones oportunas, organizar su contenido para mejor acceso
colectivo. Crear si no las hay ya- carpetas compartidas: de
Secretario Judicial (de modelos, de resoluciones, etc), de gestin
de personal (cuadrantes de vacaciones y permisos, turnos de
guardia), carpeta de informacin, de estadstica, etc. Establecer el
canal por el que se habrn de dar en su caso instrucciones directas
por escrito al personal de la oficina (ej. Email profesional). 10.-
CONFIGURAR PUESTO DE TRABAJO INFORMTICO. Habilitar el acceso
personal al sistema informtico (en Galicia Minerva NOJ) y a las
dems aplicaciones necesarias, en especial EXCEL. Configurar la
cuenta de correo Outlook propia; configurar la cuenta de correo del
rgano en su caso; configurar accesos a dispositivos de escner,
impresoras etc. Crear una lista con los correos electrnicos de los
funcionarios a cargo para impartir en su caso instrucciones y crear
otra para los colectivos que sea necesarios (ej Secretarios
Judiciales de la localidad). OBTENER los cdigos de usuario y
contraseas de SIRAJ, RCPR, Punto Neutro Judicial, Interius, portal
de Secretarios Judiciales, Agenda Programada de Sealamientos y de
Citaciones. Todo ello contactando con el CAU correspondiente y/o
remitiendo los oficios necesarios. 11.- CUENTA DE DEPSITOS Y
CONSIGNACIONES. Especialmente respecto a la aplicacin Banesto de la
CDCJ, contactar personalmente (aportando adems fotocopia de DNI y
cumplimentando la hoja de autorizacin de firma) y por escrito con
la oficina gestora correspondiente; tomar y conservar sus datos
para ulterior uso en caso de incidencias y operativa diversa que
quizs lo requerir; remitir los oficios o comunicados previstos
reglamentariamente para ser autorizados al acceso y manejo de la
CDCJ. Activar o desactivar en su caso y segn proceda la recepcin
automtica de extractos y movimientos. 12.- ESTADO DE LAS
INSTALACIONES Y MATERIAL. LLAVES. PERSONAL DE SEGURIDAD. Comprobar
el estado de las instalaciones de la oficina judicial en cuanto
estn comprometidos los deberes o responsabilidades del
Secretario Judicial (prevencin de riesgos laborales, normativa
sobre salud en el trabajo, reparaciones necesarias, etc.), a fin de
solicitar al servicio de mantenimiento lo que sea necesario.
Solicitar el material de oficina que se considere necesario.
Obtener las llaves y medios de acceso a la sede, darse a conocer al
personal de seguridad y dems que proceda. Obtener en su caso las
tarjetas de autorizacin de aparcamiento de vehculos, en su caso.
13.- AGENDA DE SEALAMIENTOS, LIBROS, ARCHIVOS Y PIEZAS DE
CONVICCIN. Comprobar la existencia de los elementos de despacho y
de oficina necesarios: libros, archivos, depsito de piezas,
expedientes de personal, legajos de estadstica etc. Ver el estado
del archivo. Ver el estado del depsito de piezas de conviccin. 14.-
PUBLICIDAD EDICTAL. Comprobar que exista la debida publicidad
edictal/tabular sobre horario de audiencia; informacin y formulario
de quejas, aviso a los profesionales para la debida identificacin
profesional, avisos sobre polica de vistas (restriccin de uso de
mviles, etc). Igualmente comprobar que existen los formularios
preceptivos para informacin al ciudadano, lo que se derive de la
Carta de Derechos de los Ciudadanos ante la Justicia, y en especial
formularios para que se puedan iniciar procedimientos en los que no
es preceptiva la asistencia por Abogado y Procurador (monitorios,
verbales), as como los impresos para solicitar el beneficio de
justicia gratuita. 15.- LISTAS DE PERITOS, HONORARIOS DE
PROCURADORES Y LETRADOS. FISCAL. FORENSE. FUERZAS Y CUERPOS DE
SEGURIDAD. NOTIFICACIONES. Tener a nuestra disposicin el arancel
que rige los derechos de los Procuradores y disponer tambin de la
tabla de honorarios de Letrado, dirigindose en su caso a los
Colegios Profesionales respectivos o recabndolo del diario oficial
en el que se hayan publicado. Tener a nuestra disposicin lista de
peritos de las diversas clases y de intrpretes. Conocer los
telfonos en los cuales poder contactar con las fuerzas y cuerpos de
seguridad, servicios sociales, telfonos de los distintos servicios
de emergencia. Informarse del funcionamiento de la Fiscala, Mdico
Forense, servicios de notificacin a Procuradores y Letrados,
(claves de lexnet en su caso).
