Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444

11מתוך 1עמוד

עגול-סיכום מפגש שולחן

Printing Projectsפרוייקטי הדפסה

4102 ספטמבר

מנחה

סיגל רוסין

Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444

11מתוך 2עמוד

הקדמה

לקוחות נכבדים שלום,

פרוייקטי – Printing Projects בנושא Round Tableתודה על השתתפותכם במפגש שולחן עגול

הדפסה ארגונית.

עלו נושאים מהותיים שתומצתו בסיכום מצ"ב סיכום עקרי הדברים שעלו במהלך המפגש. במפגש

והצגה של ההתלבטויות פרספקטיבהכפי שעלו. אין בסיכום זה המלצה גורפת ללקוחות אלא מתן

שעלו במפגש כלומר "מהשטח".

הידע שנצבר פרויקט מרכזי ההדפסה. כלל לא התחיל ם בהםניתן לראות כי ישנם ארגונים בודדי

. ארגונים אלה באו בעיקר ומה שמניע אותם לכיוון הינו חיסכון והתייעלות בהם הוא נמוך יחסית

לשמוע ולשאול שאלות את עמיתיהם. המפגש הזה נועד, בין השאר, לספק לארגונים אלה עוד כלי

יקטי ההדפסה בארגונם.תומך להחלטות שיקבלו בעתיד בנושא פרוי

מדובר על ארגונים אשר עברו כאןקט ההדפסה שלהם. בה החלו שלבים ראשונים בפרוי ישנה קבוצה

קט הדפסה. ארגונים אלה מכירים טוב יותר )נעזרו בייעוץ( וגיבשו החלטה להליכה לפרוי מיפוי צרכים

קט מצד קראת הפרוית לוההתלבטויות שלהם נוגעות בעיקר לבחירת ספקים ופתרונו ,את צרכיהם

יקט מצד שני. אחת סוגיות שהכי מטרידות ארגונים אלה היא תהליכיים של הפרואחד ולהיבטים

, שכנועם, חינוך והדרך להוצאת המדפסות האישיות.העובדים םסוגיית ההתמודדות ע

יימו חלקם אף ס ואף נמצאים בתוכו.קט הדפסה רב בתוך פרוי ידעארגונים אשר צברו בנוסף, נראו

שתפים את האחרים בידע שנצבר אצלם ומתלבטים, בינם לבין עצמם, אותו בהצלחה. ארגונים אלה מ

למשל, התלות בספק לגבי טונרים, סוגיות קט. ות של חלק מהמהלכים שבוצעו בפרוילגבי אפקטיבי

בבקר ההדפסה ואפילו התקדמות לעבר עולם ההדפסה במובייל.

בברכה,

סיגל רוסין

Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444

11מתוך 3עמוד

עניינים תוכן

3 ......................................................................................................................... הקדמה

2 ....................................................................................................... לקוחות סיפורי סיכום

2 ....................................................................................................... בתחום ניסיון חסרי

5 ................................................................................ הדפסה פרויקט של ראשונים שלבים

6 ................................................................................................. ולאחריו הפרויקט בתוך

04 ......................................................... במפגש לנאמר ויצרנים ספקים התייחסות מיוחד נספח

04 ............................................................................................. מתודה חברת התייחסות

03 ................................................................................................. גטר חברת התייחסות

הקדמה

תחום ההדפסה בארגון עדיין מרכז עניין גדול בקרב מנמ"רים רבים. מדובר באחד התחומים בהם

ארגונית, להראות אך לא פשוטים מבחינה ניתן, על ידי מספר צעדים לא מסובכים מבחינה טכנולוגית

בקבלת דומיננטייםהם גורמים וההתייעלותהתייעלות גדולה מאוד בזמן קצר. בעידן שבו החיסכון

החלטות, פרוייקטי הדפסה וחיסכון נמצאים בתודעה של ארגונים רבים.

הפעם בפרויקטים של קונסולידציה ומעבר הארגון לעידן של הדפסה התמקדנו בשולחן עגול זה

גם מבחינת אבטחת למרכזי הדפסה וניהול מערך ההדפסהמעבר דיברנו על במפגש זה .מנוהלת

. מידע

:רור מצב השוק בנושאים הבאיםדיון פתוח בבי במפגש נערך

מעבר למרכזי הדפסה וניהול מערך ההדפסה. -קונסולידציה

?איך מגייסים את העובדים לשתף פעולה עם המהלך

שימוש בכלים שונים לשיפור נושא ניהול הפלטים בארגון )כלי חיסכון, כלי ניטור ועוד( מול

הם?חינוך ארגוני לחיסכון והגברת מודעות. איך לשלב ביני

)הדפסה מאובטחת )הדפסה באמצעות כרטיסי עובד

?חיסכון בהדפסה וכיצד ניתן לשפר זאת

Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444

11מתוך 4עמוד

מצב קיים, מניע לפרויקט מסוג זה, המשתתפים בדיון סיפרו על הנעשה בארגונם תוך התייחסות ל

הסביבה העסקית, המערכות הרלוונטיות ומה הם היעדים של הארגון בנושאי הדפסה. המשתתפים

שיטות ופתרונות שיושמו, מחירים שהועלו, הדפסה, בפרויקטסיונם על פוטנציאל החיסכון סיפרו מני

ועוד. הפרויקטיםספקים שנבחרו להוביל את

בדיון עלה כי לפרויקט הדפסה יש שלוש מוטיבציות עיקריות: חיסכון בעלויות, התייעלות ושיפור

השירות למשתמשים ושמירה על הסביבה. חשוב לציין כי, אף אחד מהנוכחים לא מציין את התרומה

עומד להתחיל פרויקט ההדפסה. \לסביבה כגורם העיקרי שבגינו החל

סיכום סיפורי לקוחות

מספר דוגמאות לכמה מסיפורי הלקוחות שהושמעו במפגש:להלן

חסרי ניסיון בתחום

ואמר כי מעולם לא הצליח להוציא מדפסת אישית לעובד. יש הרבה ראשית אחד הלקוחות פתח

דרישת רגולציה של מחלקה משפטית ומחלקות נוספות. הלקוח מציין כי עלויות הטונר הם על הלקוח

411-311גישה מעניינת בה ניתן לרכוש מדפסת בלקה. בנוסף, ישנה היות וזה נלקח מתקציב המח

, כך האחריות הינה על המשתמש. ושירות בבית הלקוח )לדוגמה וואלה שופס( הכוללת טונר ₪

-הלקוח מדבר ישירות עם היצרן ופותח קריאה. המדפסות הללו מתאימות בבמידה ויש בעיית תפעול

כאן אין -קוד פתוחרייברים כאשר חלק מהארגון מבוסס לרשת הארגונית אך הבעיה היא ד 99%

כאן .01מכונות נשארו 411מתוך -ישנם מכונות משולבות רשתיותהצילום בנוסף, נושא . פתרון חכם

כמו . אין ברירה עם מכונות צילום בעולם הלוגיסטי של הפקת חומרים וספריםהיה נוח להוציא אותם.

מחובר ישירות למדפסת מרחוק ורואה תקלות. זו היה הספק ה כן, בארגון התגלתה פרצת אבטחה ב

חשוב .ועוד מסמכים עותקים, הדפסה, -הספק שולט בכלכי שקעיםויש לשים לב ל חמורה מאד בעיה

כאן רק להשאיר חיבור תקשורת רגיל. , BLUETHOOT ,WIFI כל גישה לעולם החיצון כגון: לבטל

. בה ניתן לראות כל מה שמחובר לרשת IPעם טלפונית NAC ישנה חשיבות למערכת

. נמצאים בפרויקט הדפסה כלשהועדיין לא מדפסות, וכמה מאות לקוח נוסף מספר כי יש בארגון

חלק מהארגון זה מדפסת אישית עקב צרכי משתמשים. 0-4משמשות המדפסותמרבית בארגון

. הספק המתכלים שה כולל מדפסות ברכיכל הפעימות מונה, אלא הארגון. הארגון לא עובד עם

כל נושא צמצום המדפסות ומרכזי ההדפסה כל פר קריאה ולא לפי שירות. במדפסות זה מטפלה

כיום . מההנהלהאין גיבוי בו ישנו מקום לחיסכון גדול אךחברת משיק הזמן באוויר. ערכו פגישה עם

הטונרים הרב. הנושא מונע מהרכש בגלל רכש כבר שנים. BROTHERשל עובדים עם מדפסות

Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444

11מתוך 1עמוד

כל מחלקה רוכשת מטה. ההנהלה ובאזור הרק אלא -ארגון אין הרבה לחסוךכי ליכול להיות כמו כן,

רואים את . יש יתרונות רבים לחברה אחת שמתחזקת הכל כולל ציוד ומתכליםלעצמה טונרים ודפים.

קריטי באבטחת מידע.בקרים נושא ה

קר היות והנושא רק עלה אצלם בעקבות כניסת מנמ"ר אחד הלקוחות מספר כי הוא בא לשמוע בעי

רק מתחילים לחשוב על פרויקט מסוג זה היות ותשתיות . חדש. לארגון יש ביזור רב של סניפים

בכל סניף. קשה לאכוף דרך אבטחת מידע ITהתמיכה מרוכזת ע"י צוותי . ERPמשתנות ועוברים ל

מחלקות הרוכשות מכונות מתקציב שלהם. יש בארגון תרבות ארגונית מיוחדת איתה צריך להתמודד

כאן.

שלבים ראשונים של פרויקט הדפסה

הארגון . בסיומו מכונות 231 של רויקט מרכזי הדפסהלקראת פ נמצאתחילה לקוח מציג כי הארגון

נרתם ועד העובדים ופרויקט מבוקר ברמת מנכ"ל ה .יש המון ידע בארגוןו היות ועץית לא לקחהחליט

תקשורת, ,מחשוב קצההכוללת מחלקת תקשורת נתונים בארגון מי שמטפל בנושא זו . גם פה

A4 A3 יהיו . המכונותסוגי מכונות, אך הנטייה היא לאחד 0-4הארגון מכוון ללכת ל. והדפסה אבטחה

, היות והנושא רגיש כי יש המון מחלקות צבעהדפסה בהרשאות ליהיה ניהול שחור לבן וצבעוני. ,

מדפסות 3111בהמשך ייערך מכרז בנושא הבקרה לאבטחה. כיום יש בערך . טכניות הזקוקות לזה

לא יהיה שימוש במכונות לפקס קיימות כולל הסניפים. במכרז ההדפסה זכה מפעיל עם טושיבה.

הארגון מפעיל. -טחת מידע. הארגון מספק את הנייר וכל השאר כולל חומרים מתכליםמטעמי אב

מחלקת ויש עוד לבחון את הנושא. לנושא הנייר יהיה אחראי מ SENTINELעשה פיילוט בעבר עם

כיום הארגון מתמודד עם מעבר . שאחראי כבר היום לנושא הצילוםמכל מחלקה גמשק או נציה

, היות ועד עכשיו הטונרים היו מוזמנים ע"י המחלקות לפי תקציב שלהם. העלויות למערכות מידע

PRITON הארגון עושה שימוש במערכת לפי בקרה., כל מחלקה תשלם מתקציבה ITשיעבור הכל ל

תוכנה זו . במקומות שפחות קוראים, זה חוסך משמעותיתפונטים בעזרת הקטנת חיסכון בהדפסהל

הפרויקט מדפסות. איך משתלב 3111-מחליפים כ מרכזי הדפסה. בגדוללא תבוא לידי ביטוי שיהיו

בגלל כיום DCר בבמשתמש כה. מחשב , מקל מאד בניהול דרייברים? שקוף מאדVDIבעולם ה

VDI ,אי יוקמו שרתי גיבוי בכל אחד מאתרי המחשוב. .אין בעיה של ביצועים בגלל תקשורת אופטית

הפיילוט ,עוד חודשהפרויקט אמור להתחיל ולטלפון. אפשר שיהיה מכונה אחת מחוברת לרשת

₪ 011-411 :סכום שכירות קבעו למכונהלא יהיו מכונות צילום כלל בסיום הפרויקט. בוצע בהצלחה.

לצבעוני. 'אג 6שחור לבן , לפעימה 'אג 4 מחירי פעימה:חודש. ל

Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444

11מתוך 6עמוד

בתוך הפרויקט ולאחריו

. כמו כן, הניסיון אחרונההבחצי שנה מרכזי הדפסה לפרויקט נכנסלקוח ראשון מספר כי הארגון

הפרויקט התחיל ממטה הארגון וכיום ., אך לבסוף הארגון החליט לוותר 4119הראשון היה עוד ב

איש. כל הארגון מבוסס יצרן 0:1 למדפסת הוא בערך היחסמרכזי הדפסה. 51 -ישנם כבר בערך כ

המכונות כללו .,כמעט מדפסת לעובד 211מעל . חשוב לציין כי המכונות שהוצאו היוHPאחד

מדפסות, פקסים, צילום.

סורק שזוהי מכונה משולבת עם צילום, מרכז הדפסהלמעשה כל מכונת פקס שבוטלה נכללת בתוך

עובדים מאד אוהבים את נושא הסריקה ישירה למייל. הארגון עושה שימוש . וגם מדפסת למייל

עם הבקרים שלהם. בעקבות פעולה זו, הארגון ירד SENTINEL (EPAPER ) בשם תכנת ניהולב

בפעם הראשונה. נציגי הארגון שבאו דווקא חשבו כי פרויקט זה 01% בכמויות הדפסה מטורפות כמו

. ממצב בו תמיד יש לחלק ארגזי דפים, הגיעו למצב בו בקושי 51%-21%יוריד את כמות ההדפסות ב

בנוסף, דפים. ללא כולל שירות, תחזוקה הק פעימת מונה ספיש צורך לביקוש דפים. הארגון נעזר ב

במחיר הפעימה מגולם . , למניעת צרות ותקלות עתידיותדיו מקוריהארגון בחר לעשות שימוש ב

צילומטיק. הנבחר הינו האינטגטור הטונר המקורי.

כיצד העובדים . בו מקימים מרכזי הדפסה לסניפי הארגוןשלב שני של הפרויקט כיום הארגון נמצא ב

על מנת ליישם משפיע על התרבות הארגונית ומאד הפרויקט מקבלים את השינוי? הלקוח מספר כי

ועד יו"ר זה הפרויקטמי שמוביל את כלומר, טבע. ארגון פתרון מ את הפרויקט בצורה קלה הם למדו

ישנות , היות והפרויקט מאד משפיע עליהם בצורת חשיבה ודרך עבודה. היו מדפסותעובדיםה

שנה, וההרגל שבו יש לקום למרכז ההדפסה לקחת את הדפים צריך 05בארגון אפילו מעל

להתממש. העובדים צריכים להיפתח לטכנולוגיות חדשות כמו סריקה למייל. השלב הזה הוא קריטי

ביותר היות ואם העובדים לא יקבלו את השינוי והפרויקט יכולה להיווצר בעיה גדולה.

באחריות יו"ר ועד העובדים, העובדים מקבלים זאת ויותר קל להטמיע שינוי נהל ברגע שהכל מת

ופתעו מסוג זה בארגון. כמובן שתוך כדי הטמעה היו קצת צעקות, אך בסופו של דבר העובדים ה

אבטחת מידע הארגון מנסה להתמודד עם נושא לטובה ואף מבקשים להתחבר למרכזי הדפסה.

כי נגמרו הדפים והוא לא שם דפים 9 רקלקחדפים ו 01לח להדפסה שעובד . למשל,עולם הדפסהב

לב. עובד לאחריו מוסיף דפים בהדפסה שלו ולוקח את הדף הנוסף שהעובד לפניו פספס. הלקוח

מציין כי הם חדשים בכל נושא ההדפסה והבקרים ועדיין לומדים את התפעול במערכת. כמובן

וניהול צי הדפסה. מדיניות ההדפסה בארגון קשוחה שאפשר לפתור זאת באמצעות תוכנות בקרה

. ADמוגדר באו בצבע חייב להיות שחור. מי שרוצה חד צדדי צבע דו צדדי ווכל ההדפסות הם במצב

Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444

11מתוך 7עמוד

דופלקס הינו ברירת מחדל וכל . DUPLEX,SIMPLEXדרייברים: 4 מופציםלכל תחנה כיום,

דרישות האחראי לרכז אתאיש קשר ההדפסות נשלחות ישירות משם. בכל מחלקה בארגון יש

בתכנון הפרויקט .מאשר בהתאם בר על ההרשאות ווע ,ויו"ר ועד העובדים המחלקה כולל סיבות

מכונות. 51-באתר הראשי אך הסתפקו במכונות 11 חשבו שיהיו סה"כ

, החל משרת, בקרים,תקלות. אך מבחינת אבטחת האינטגרטור מנהל הכלבנוסף, הלקוח מציין כי

ידע זו בעיה כי הוא חשוף לכל המידע המסחרי של הארגון. הלקוח מציין כי הספק מוגבל עדיין מ

נעזרו הלקוח מציין כי במהלך הפרויקט הם מבחינת גישה לרשת ויש ניטור לפעולות שהוא עושה.

( היושבים אחד לגיבוי) להדפסה שרתים 4יש כיום במהלך המכרז וניתוח הפרויקט. PRIMEביועצים

הנושא קצת בעייתי מבחינת . מעדיף כי יהיו גם שרתים בסניפים עצמם תר ראשי, אך האינטגרטורבא

הלקוח במכרז פנה ליצרנים ולא הדפסה שתשלח למרכז ואז לסניף המקומי, זה יוצר כפילויות.

, סמסונג והם בחרו ספק שיתמודד עם ארגון בסדר גודל כזה. הספקים HPלאינטגרטורים בינהם:

מכונה במכרז בלקוח ביקש מספר מכונות:. , צילומתיקמ טים, גטר"מפעיל, מלו הם: שהתמודד

סוגי מכונות. 0סה"כ . לא משולבות כללקטנה למחלקות, ומדפסות מכונה משולבת משולבת ,

במצב זה, . מבחינת מיצובי השוק העולמיים והמקומיים HPלקסמרק מול הארגון בדק למשל את

פחות אמור לעניין את הלקוח מה הציוד היות והספק מטפל בכל ומתחזק. כמובן שהשיקולים היו גם

מה לגבי .ישן וקיים בארגון פעימת מונה לציודכספיים. בנוס, הלקוח סגר בחוזה עם הספק על

תקלה, בהם עד שיש אחרים שלחו לאתריםנ םהיו מאות התקנים וחלקהמכונות הישנות? לארגון

משתמש בארגון יש עדיין בעיות בבקרים כמו לדוגמה אם או לגריטה. לעמותות הארגון תורם זאת

הסשן עדיין פתוח )לבדיקת הדפסות שלו או לבטלם( ושוכח לסגור אותו, פותח סשן גישה לבקר

רת ישנה אפשרות להגבלה בסגי. ומשתמש אחר בא וסורק למייל, זה יכול להגיע למייל העובד הקודם

שניות. הבעיה היא במצב בו משתמש פותח סשן ורק הוא חייב לבטל אותו, לא ניתן 51סשן כמו

לבטל אותו ע"י העברת כרטיס עובד אחר. אם יוצא מסמך רגיש למחלקה אחרת זו בעיה. בכל תוכנת

מעקב/ בקר יש תיעוד מלא לאן מידע הגיע ומי לקח הדפסה.

ורואה בא בבקר כל יום . הטכנאי ה של טכנאי באתררבע משרחלק מחוזה סגרו על הלקוח מוסיף כי

1-5המטה אתר שעות ו 42. האתר עובד פתוחות או איפה יש בעיה במדפסת ופותר מידית קריאות

שנקבע )אפילו SLAשעות טיפול לפי 2עד הספק מחויב לתת פתרון בתקלה מערכתית שעות.

למכונה תמיד יש אופציה למשתמש להדפיס במידה ויש תקלה במרכז הדפסה, . באמצע הלילה(

פורטלדרך קוד יומי עובד או במידה ושנשכח בבית ניתן לחולל הזדהות מול הבקר בתג אחרת.

.הארגון

Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444

11מתוך 8עמוד

והארגון לא סומך על במחירים זולים, לשאת ולתת למה הנייר לא נכלל בחוזה? בעולם הנייר ניתן

של אחסון, מחזור, מקורי, ולכן רק טונר מקורי נכלל ים זו בעיה במושגי טונרלעומת, האינטגרטור פה.

טונר אם הטונר לא חלק מהעסקה , במידה ותהיה תקלה במכונה ישליכו זאת על הטונר. בחוזה.

בעולם הקודם שהיה להם רב יותר ולשחיקה מהירה יותר של המכונה. תפעול תקלותגורם לחליפי

המדפסת. אם הארגון ישים טונר שונה ממה במידה והייתה בעיה בטונר הטכנאי היה משבית את

עלול להיות לקוח אחר טוען כי שהגדיר הספק, הספק עלול להאשים אותו פה, בנייר זה לא יקרה.

זו בעיה, ותמיד יהיה. לכן עדיף לנטרל את כמות הנייר שהודפס. המסופק לבין פער בין כמות הנייר

כל מחלקה יש לה פרופיל הדפסה שונה: מחלקת הספק בעניין הזה והארגון ימשיך לצרוך רק נייר.

מי פעימה הוא הקובע, ומי שמשלם אותו זה המחיר משאבי אנוש לעומת שיווק או מחלקה משפטית.

הארגון. -שקובע בפועל את כמויות ההדפסה

, A4בעבר היה טכנאי שעובר ושם נכון את הדפים. היות והכל היום מי שם את הדפים במכונה?

דפים שתמיד מלאה.ארונית יש סה דפכל מרכז הליד לשים את הדפיםבעצמם יודעים העובדים

טלפונית. איך מוציאים מדפסת אישית HELP DESKדרך קריאות? פותחים משתמשיםאיפה

הוצאת המדפסות,להמשתמשים ודד אתעהלקוח מציין כי יש ל? מעובד שכבר רגיל שתהיה לידו

כמובן שיש הדרכה למשתמשים רת העובד צריך להתרגל כבר.והמדפסות הוצאו בערב כך שלמח

ונתן להם תחושה שהם את העובדים לפרויקט הזהוהארגון רתם הגישה לא כוחנית בארגון בנושא.

בנוסף, הלקוח . כדי לשמש דוגמה הוציא את המדפסת ראשון הארגוןל "מנכמובילים טכנולוגית אפילו

דוגמה אישית. את כל המכונות כדי לשמשפירקו מידע, בהם ערכותאגפים: רכש ומ 4-פיילוט ב העש

עובדים. כל טענה שעלתה יו"ר הועד טיפול היה קשה להוציא מדפסות והכל עבר לבהם מקומות והי

שרצה רק מדפסות אישיות, היו"ר התמודד מולם. לחוזים רגישים תל משפטי"סמנכלמשל, בנושא

אגף השיווק מאד נראה כי המדפסות יצאו והכל נעשה בצורה יפה וגיבוי מלא של ההנהלה. כללבסוף,

התייחסות יתןלכל אחד נבמהלך הפרויקט, . מפרגנות לפרויקט ומשתפות פעולהדווקא הם ,מפונק

שעות מחיקה 2 -בו המדיניות לא הוגבלה ל אגף כספיםלמשל, אישית ומענה לצרכים ייחודיים שלו

אישית –ת וספדהמ 4להיות תקופת מעבר בין תחייבאין לשכוח כי . כמו שאר הארגון השל הדפס

ואין טונריםאין חידוש ל כינחייה למחסן לפני התחלת הפרויקט, הוצאה ה והכל יהיה טבעי. ורשתית

אין אפילו מדפסת אישית אחת באתר המטה כיום. יותר. ניםתיקו

צאת המדפסות האישיות החוצה ע"י כך שלא קנו טונרים סיפר כי גם הם התמודדו עם הולקוח אחר

של טונרים. שאגרו מלאי עובדים חכמיםיש מסוג מסוים ואז לעובדים לא היה שימוש במדפסת. אך

מצד שני, . אישית ואז לעובד גם לא תהיה שימוש בה לא מתקנים מדפסת תקולה ניתן גם לומר כי

Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444

11מתוך 9עמוד

תקו מדפסות מהרשת ועובדים קראו לתשתיות לקחת את לקוח נוסף אומר כי ערכו פיילוט בנושא וני

המדפסות כי אין להם שימוש.

אין הצדקה ו , היותצבעוניות 6 ישות ספמד 51. מתוך בכל קומה 3 -קיימים כ מרכזי הדפסה צבעוניים

לפי תפעימה נקבעמי שרוצה להדפיס צבעוני יצטרך ללכת יותר רחוק למדפסת. הלהדפיס צבעוני.

. הלקוח יוציא דוח הדפסות צבעוניות.את השירות נומי שעושה עבורכלומר כמות הדפסות לחודש,

אם . פה לא משתלם לספק לתת מחיר פעימה נמוך ולכן,מדפסת צבעונית גדולה אחזקה של העלות

ם יון הדפסות של המטה. הנתונימיל 2 מתוכם ן לשנהמיליו 04הדפסות היו הפרויקט כמות ה באפיון

עמודים 1 -. אחד הלקוחות מדד כלל אצבע לעלויות הדפסה מבוקרתרכש טונרים ודפים ניתנו עפ"י

.לעובד ביום

-המדפסת משמשת ל -כל המדפסות מחוברות לבקרים חוץ ממדפסת אחת שקשורה לאופי המחלקה

יש. לסריקה אךכמות מותרת של צילומים למשתמש . אין SENTINELאיש. עדיין הכל מבוקר דרך 3

אחד הארגונים עשה פיילוט בנושא ההגבלה של המשתמשים ופחות צלח. נגרם כאן קושי למשתמש,

עלות 4.1 ניתן לנהל מדיניות הדפסה. החוזה נקבע לפי SENTINELב מעמיס עליו ויוצר אנטגוניזם.

לצד. 'אג 6לדף,

ראש החטיבה לפינוי תהחלט בפרויקט מרכזי הדפסה, לפי לפני מספר שניםלקוח נוסף כבר התחיל

כלומר, הפרויקט נעצר. באתר הראשי, ומאז מדפסות 0311 פונו בערך בפרויקטהמדפסות האישיות .

שוב כאשר מנכ"ל הארגון החליט כי. הנושא התעורר לפני מספר חודשים פונו המדפסותבסניפים לא

הארגון ך יותר איטי. תהליכאן המדפסות. 0611-4111 -גם מהסניפים ות יוצאותיישכל המדפסות הא

הינו של אבטחה. מילוי נייר pcounter והספק שתומך הוא ,HP חברת מרכזי הדפסות שלעובד עם

יש אדם אחראי לנייר ואדם אחר אחראי לניהול טונרים. . במקום בסניפים מזכירותה ע"י הטכנאים או

בנושא. בארגון ישנם יש מערך ניהול טונרים בנפרד ומשא ומתן מה שגורם למצב לא נוח בכלל.

ף את אסהארגון חשיבות וכמות הדפסה. מספר אושיות להם הושארה המדפסת האישית בגלל

כפי שהוזכר ע"י לקוחות כולל הסברים ובשיטה דומה של חינוך נעימה בצורההמדפסות האישיות

ות המון חביל נראה בשטחדרך מזכירות. MAGICמערכת הינה בעזרת. כיום הזמנת טונר אחרים

יש ניהול מצוין לכל נושא תחזוקת המדפסת. הארגון .ובקרה אחר הנושא טונרים ואין ניהול הטונרים

כולל הדפסותמיליון דפים בשנה 00 –מרכזי הדפסה גדולים 3הכולל בנושא הדפוס מטפל גם

לה עבד בלי MFאיחוד בתי הדפוס היות והדפוס כיום עושים מהלך של . והבית דפוס המחשב המרכזי

עם חברת כל הפרויקט נעשה יחד. ביניהם וחיסכון נכרוןכך שיהיה ס -ד ביוםועבישני דפוס הוה

Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444

11מתוך 11עמוד

יש . A4 עם הוא הדפסה דואלית MFבהדפסה בהחיסכון הגדול ביותר והלקוח מרוצה מהם.מפעיל

. RICHOמדפסות של שילוב בארגון עם

כלכלית ולכל אחד היה מרכז מחשוב משלו. ITלקוח אחר מספר כי אצלם הסניפים היו מופרדים מה

הדפסות כי המודל שנקבע היה קונסולידציה לניהול מרכזי הדפסה. פרויקט בשלב כלשהו חשבו על

הוחלט כי הספק יהיה אחראי לניהול קצה לקצה . בארגון תנהל חברה חיצונית ורכש נייר נשאר פנימי

הארגון לא רוצה לחשוף מידע . סניףולות הבגבתישאר הבקרה עדיין כלומר, והטונר. של המכונה

לספק ההדפסה. כך ששרת ההדפסה ,הבקרים, תקלות ועד החלטת המדפסת התקולה הכל נשאר

באותו סניף. כל סניף מחזיק את הספק שלו כרצונו.

ש מעקב כאשר יניתן לחסוך הרבה בעלויות הדפסה, שנים שהתחיל הנושא נראה כי 0-1כבר לפני

בצד שני, יש להסביר כי תמיד סביבת המדפסת . ומתנהלים אחרתם הם מבינים ובקרה על אנשי

ותמיד ע"י תג במכונה הוא זיהוי החינוך המשתמשים. הכל זההעובדים, בוועדאין צורך נקייה.

זמן, אלא יימחקו X. הדפסות שנשלחו בטעות לא ייצאו אחרי העובד מקבל מה שרצה להדפיס

, המחשב . אנשים אוהבים לאגור מדפסות וזו בעיה41% סכון נייר שלכאן ישנו חי -מהשרת ישירות

מספר פעמים, ההדפסות הצטברו אחד שלח כמה פעמים הדפסה ולא יצא עובד. אם הנהיה איטי

עמוד שתימחק אחרי כמה 011מדובר על הדפסה של . אחרי השני בתור ואז העובד פתח קריאה

לעשות זה גם חיסכון וגם הגבלת העובד. ההנהלה חייבת לדעת מזה. כמובן שישנה יכולת -שעות

ואז לדבר עם הודפסו זבז נייר, מי פותח תקלות הרבה, כמה עותקיםמי הדפיס ומי ב –בקרה

הדפיסו ומבקשים שלהם כמה העובדים יש מנהלים שרוצים לדעת המשתמש ולהגביל אותו בהתאם.

זאת, שלא מתחם בארגון. המנהלים משלמים פר מתחם ולכן מבקרים עובד כי עבר מחלקה או לנתק

סניף היה עם מרכז הדפסה , היום ישנו . כל ייווצר מצב של מימון עובדים שאינם שייכים למתחם

חלקה אחרת. בארגון יש כמה סה שכל אחד מנהל משרתי הדפ 41-05 איחוד מרכזי המחשוב וישנם

נכון לפזר את השרתים למחלקות ולא ליצור תלות. כל סניף עם השרת שלו מאות מדפסות, ולכן

ניתן לעשות מדפסת וירטואלית SENTINEL המצב הזה הולך להשתנות. בעזרת מטעמי אבטחה.

פיסה ע"י בקר מד מדפסתבעזרת בקר וירטואלי ניתן לדעת כמה כל ובקר וירטואלית במקום פיזי.

את כמות הדפסות עובר דרכו וניתן לראות לצורך הסטטיסטיקה ף. כך כל ד1.1.1.1אוטומטי

המדויקת.

התג יעבור בכל באיזו מכונלא משנה כך שלקובץ היא הדפסה ה ניתן לשים מדפסת וירטואלית כאשר

המידע יימשך. כלומר, –מרכזי בו לא משנה לאן תדפיס DBכרגע הארגון הולך לייצר . הוא ידפיס

PRINT ANYWARE. תרון כונה למייל וכאן היאיחוד המרכזים ניתן לעשות סריקה מכל מלאחר

Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444

11מתוך 11עמוד

וזה מגיע , שולחים להדפסה מהניידתיבת מייל ? במצב זה פותחיםהדפסה במוביילמה לגבי גדול. ה

.אחד הלקוחות ציין כי הנושא לא פשוט, הרכיב עולה המון ומורכבלתור הארגוני.

כמו טיפש, בקר חכם. החכם מחזיק מערכת הפעלה, לעומת בקר טיפשטכנולוגיות לעבודה: 4יש

SENTINEL יש הרבה היות והכל מנוהל מרכזי, מקום אחד, הכל עובד! כיום יותר קל לעבוד איתו. ש

קרים חיצוניים ולאלעבוד עם ב והעדיפו HPמדפסות בארגון יש . מובנה כבר בקר פנימי עםמדפסות

להשבית מדפסת לחינם אם הבקר מתקלקל, פשוט מחליפים. בנוסף, בארגון קיימות מכונות של

הלקוח נתן . "מתות" לאט לאט היות ולא ניתן שירותמדפסות אישיות ועדיין , RICHOטושיבה,

צבע שדרוש בכל הדפסה -צבע צהוב פשוט הרכש לא קונהצבעוניות דוגמה בה כדי להוציא מדפסות

. צבעונית

פעימה וסוגי מחיר , SLA על גשד פה ניתןהארגון נמצא בתהליך לבחירת ספק מחדש כרגע

האמת שסוג המדפסת לא משנה כל עוד זמן שהספק מדפסת יודע לתמוך בכל כולל מדפסות.

היום החוזה משתנה לגמרי היות . וציוד שלהם פעימהמחיר עד היום היו גטר ומפעיל לפי דרייברים.

בריבוע. כיצד מתבצעת מדיניות PRIMEייעוץ של ה מספר שנים היה פרימיטיבי.והתחום לפני

יש שיטה קלה בה כולם מתקינים דרייברים ומדפיסים לכל מקום. קל מאד התקנת מדפסת הדפסה?

ADולקשר לקבוצת משתמשים ב GPOלקחת נוספת הינה. שיטה ITלטיפול בלמשתמש אך קשה

עוד דרך להוצאת . ולדעת בכל נקודת זמן מי מדפיס למה יותרכך ניתן להסיר בקלות למדפסת,

מהמדפסת האישית לידם.קרינה ופליטת רעלים מדפסות אישיות הינה הפחדה של העובדים ל

מערך הדפסה של נויש ,. היוםבעלויות מהרכש וחיסכוןלקוח אחרון מתחיל ואומר כי הפרויקט התחיל

או ההדפסה . יש חברות שעושות מיקור חוץ בנושאשהשנרכחברה הארגון עצמו ומערך הדפסה לכל

שרתים מרכזיים בארגון. , דרך ITב מנוהלותמדפסות 0111 בארץ יש לבד. הדפסה מפעילות מערך

הארגון עובד. RFID . ניתן לקבלHPבעזרת בקרים פנימיים- SAFECOMתוכנת ב הארגון נעזר

נותני 01 קיימים בארגון סמסונג וטושיבה.מהחברות למטה העובדות עם , יש חלק HPברובו עם

. לפני שנה וחצי החלו לעבוד על פרויקט מיקור חוץ והבינו שלא מתיקוגטר, מלמ, מפעיל, ציל :שירות

שערכו סקר בכל CA SOLUTIONSיועצים הארגון נעזר ב מכירים את הארגון טוב מבחינת הדפסה.

סוגי הדפסה, היועצים המליצו . אצל המשתמשיםהאתרים ועשו מיפוי מלא בארגון בעזרת מעבר פיזי

מכרז ועם וילוו את הארגון ב SOW עוזרת להם לכתוב CA. כיום, מנוהלהדפסה מדפסות, פתרון

אחת מדפסת וירטואלית יהיה עם כל מחשב בולעבור לניהול מרכזי היום היא ההטמעה. המטרה

פתרון מכל מכונה. בנוסף, הארגון בודקכל עובד יוכל למשוך הדפסה . יתנהלו ההרשאותתור הולפי

יש פתרון הדפסה SAFECOMל. EPRINTשנקרא HPפתרון של לעולם ההדפסה ונתקל במובייל

Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444

11מתוך 12עמוד

הכניס מדיניות ITהכל פרויקט בארגון מונע בתקציב שונה. למובייל, אך לא כ"כ מלא ולא בשל כרגע.

כל פרויקט היה רוכש לעצמו תנאים ואחריות. נוקשה בה כל מי שקונה ציוד בודקים אותו :סוג, דגם,

חיסכון היות ולא רוצים להגביל הרבה את העובדים. בשלב 31%יהיה -ציוד ושום דבר לא היה מנוהל

לא תהיה מדיניות הדפסה אבל כנראה לשמור עליו. להמשיך החיסכון והבעיה היא ההטמעה נוצר

מיליון דף צבעוני 3.5 מיליון דף בשנה, 45מדפיס כיום הארגון .לעובדים להדפיס פחותהניטור גורם

.נרתמת פה וההנהלהלהוציא מדפסות אישיות הכי כאוב בהטמעה הינו נושא הבשנה.

במפגש לנאמר ויצרנים ספקים התייחסות מיוחד נספח

מתודה התייחסות חברת

13-6033336| מתודה: 103-4463300ישיר: ,טלפון שטרלינג-אורלי קורןאיש קשר:

למידע המעניין והחשוב שעלה מהמפגש אנחנו מבקשים להוסיף תובנה חשובה על הערך המוסף של

הייעוץ להצלחתם של פרויקטי מרכזי הדפסה.

הלקוח וגם הספק נהנים מכך שיועץ מנוסה ובלתי תלוי מלווה את כל התהליך.

שילוב יועץ מאפשר ללקוח השגה מהירה של מחויבות הנהלה, ניהול נכון של השינוי הארגוני

והתרבותי, ליווי תהליכי גיבוש הפתרון, סינון וטיוב הצעות ספקים, וכן תכנון והטמעת הפתרון בדרך

יעילה ומהירה.

מודדות עם הנושא( היועץ המנוסה בפרויקטים אלו, מונע מהלקוח )שלרוב זו לו הפעם הראשונה בהת

טעויות שיכולות להיות קריטיות וחושף בפניו את כל יתרונות וחסרונות הצעות מחיר שקיבל.

מאידך, מהווה היועץ עבור הספק גורם ממתן המאפשר תיאום צפיות הלקוח, קבלת תוצרים נדרשים

תלויי לקוח( מהלקוח באיכות גבוהה ובלוחות זמנים סבירים )שהרי לא מעט אלמנטים בפרויקט הם

ומקור ידע מקצועי, בתחומי ניהול ואיכות, לצורך מימוש איכותי של הפתרון.

הניסיון מלמד כי לקוחות וספקים שלא עירבו יועץ בפרויקטים מורכבים אלו, הכוללים היבטי תרבות

ארגונית, טכנולוגיה מורכבת ואינטגרציה, נכשלו במימוש הפרויקט או שהצליחו לממש רק חלק

וטנציאל הגלום בו, ולרוב במשך זמן ארוך מאד. מהפ

מתודה ופריים בריבוע הינם גוף הייעוץ המשמעותי ביותר בישראל במימוש מוצלח של פרויקטי

מרכזי הדפסה.

Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444

11מתוך 13עמוד

לקוחות וספקים שנחשפו ליכולות אלו יכולים להעיד על הערך המוסף וקריטיות הייעוץ להצלחת

הפרויקט.

ון אלו לארגונים שטרם ביצעו את הפרויקט, נמצאים בשלבי יישום ראשוני או נשמח להעמיד ידע וניסי

שוקלים לשדרג הסכם קיים.

חברת גטרהתייחסות

152-5214101ווק, גטר : אגם, מנהלת שי איריס :קשראיש

. שהועלובהמשך לסיכום של שולחן עגול להלן מספר פתרונות שיכולים לעזור בבעיות

ניהול צי המדפסות שלשירות ניתן להשתמש בממותגים שונים ישנו ריבוי של מדפסות במקרה בו פתרון זה מאפשר: מרחוק.

,ניהול צי מדפסות מכל המותגים: לקסמרקHPסמסונג, זירוקס, בראדר ועוד ,

הדפסהניהול תקלות והיסטוריה של פעילויות

מתן מענה מהיר במצבים של תקלות או בעיות מתכלים

איסוף מונים מרחוק

קבלת נתונים בצורה אוטומטית למענה מושלם לצרכי הלקוח

לדוגמא: זיהוי תקלות, פתיחת כרטיס תקלה למדפסת וניהול כולל של הוצאות ההדפסה

התראה על טונר שעומד להגמר ועוד - מתכלים באתר הלקוח בניהול מלא של השימוש

נוספת למערך ההדפסהחדשה ש מדפסתהוספה אוטומטית של כל

ניהול אלפי מדפסות במספר אתרים

ההנהלהאפשרות לשיתוף הנתונים עם

אבטחה רב שכבתית - בהתייחס לנושא האבטחה שהועלה בשולחן העגול

עם התפתחות העולם הדיגיטלי סביבנו, חשוב להתייחס לעולם ההדפסה כחלק מהיישומים, עליהם אסטרטגיות יעילות ופתרונות העולמית פיתחה LEXMARKחברת עלינו להגן מפני איומי האבטחה.

ונחשבת כיום לחברה המובילה בתחום פתרונות ההדפסה המאובטחים. חזקים לניהול סיכונים

ניהול מאובטח מרחוק

המרבית ובצורה תפוקה המדפסות שלך בצי בניהול ,שקיפות ובקרה מרחוק לקסמרק מאפשרת לך .שורה של תכונות ההופכות את ניהול התקנים מרחוק קל ובטוח יותריותר. ביעילה ה

ברור לאנשים מורשים לביצוע ההגדרות במדפסת נוהל הרשאות

המבצעת, רישום ומעקב אחר אירועים וזיהוי סיכונים פוטנציאלים ופריצה מערכת התראות למערכות בזמן אמת

Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444

11מתוך 14עמוד

בחתימה דיגיטלית מיםעדכוני קושחה חתו

איפוס סיסמא מאובטחת וסיסמת גיבוי

שימוש בתקנים מחמירים של אבטחה :HTTPS ,SNMPv3 ,IPv6.

משקי רשת מאובטחים מ

מקשה עליהם מפני התעללות וחשיפה ורשת למכשירים שלך האת ממשקי תמאבטחלקסמרק להתקפות זדוניות, כגון וירוסים ותולעים.

ק כל ממשילת נע ,בהם לרעהלמניעת השימוש ,או שאינן בשימוש תכונות ופונקציות מיותרות ביטול מיותר

המכשירהמתארחים על ידי גנה על הנתוניםה

חסימת כתובותIP ,חסימת שאינן מורשותPORTS

802.1 יכולת עבודה בפרוטוקולx ,IPSec ,SNTP מאובטח

הפרדת פקס מהרשת

גישה מאובטחת

אתה יכול למקם את ההדפסה ומכשירי הדמיה שלך מאחורי דלתות נעולות, או שאתה יכול לנצל את סמרק מציעה כדי לעזור לך להגן על מסמכים לקותכונות בקרת גישה ש היתרון של אימות המשתמש

. סודיים

שימוש בכרטיס קירבה להדפסת המסמך

יציאותUSB מוגנות

לשימוש בפונקציות השונות כמו פקס', סריקה, מתן הרשאות שונה לפי משתמש , וכד' USBשימוש ביציאות

השמורים בצורה מאובטחת במערכת הניהול וכתובות מייל חיפוש בספר טלפונים LDAP

שונות תבניות אבטחה

LDAP בקרות גישה, מגבלות כניסה, נעילת לוח המפעילמאובטח ,

והדפסתו רק באמצעות זיהוי מלא של המקבל פקס נכנס שמירת

נתונים בדיסק קשיח אבטחת

המצויים במדפסות שלה באמצעות מנגנוני נעילה, קשיחיםהוננים לקסמרק דואגת להצפנת הכמחיקת קבצים ומסמכים מהדיסק הקשיח בצורה מאובטחת המעלימה את הקובץ כך שלא ניתן

.Disk Wipingלאתרו

המסמךניהול חיי

איום האבטחה נמצא בניהול חיי המסמך כאשר אנו עדים לכך שהנייר הנמצא בכל מקום לא מנוהל.גטר מטפלת במתן פתרון שלם וכולל לניהול חיי המסמך מרגע הווצרו ובכל רגע בו הוא

שוב. המידע נשמר מאונדקס וניתן לעיין בו בכל שלב כך שניתן לקבל מצולם, נסרק או מודפס התראות מידיות על שימוש במסמך שאין לגורם הרשאה לקוראו או להעתיקו.

טונרים חסכוניים במיוחד - התייחסות לשימוש בטונרים

Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444

11מתוך 11עמוד

פטנט עולמי על ורשמה יזר, עם טונרים חסכוניים במיוחדמדפסות לי פיתחהחברת לקסמרק

הטונרים הנקראים , המאפשרת ניצול מקסימלי של הטונר "עד הטיפה האחרונה". זו הטכנולוגיה

מספקים: Unison Tonerבשם

ללא צורך , המאפשר ניצול מקסימלי של הטונרטונר חסכוני במיוחד -חסכון בעלויות השימוש , ב"ניעור" הטונר.

ההדפסות יראו מעולה, ללא ירידה באיכות מהעמוד הראשון ועד האחרון -איכות הדפסה גבוהה ההדפסה.

הבלאי הטבעי של רכיבי המדפסת, הורד באופן משמעותי. -בלאי נמוך, אמינות ללא פשרות

המדפסת נותנת אינדיקציה ,ריך לנחש מתי הטונר עומד להסתייםלא צ -החלפת מתכלים יעילה הדפים שנותרו להדפסה. ', למסמדויקת

שימוש בחומרים ידידותיים לסביבה ועמידה בתקנים מחמירים, של -סביבה שמירה על איכות ה

.זיהום אויר

הפחתה בשליש בצריכת האנרגיה. -חסכון באנרגיה

תחילת ההדפסה מהירה יותר, ללא צורך בזמן איתחול ארוך. שימוש -הגדלת היעילות .בפתרונות הדפסה, חוסכי זמן וכסף, לתהליכי עבודה אפקטיביים יותר