Prirucnik za pisanje predloga projekata

SAVEZSAMOSTALNIHSINDIKATASRBIJE

PRIRU^NIK ZA EDUKATORE

PRIRU^NIK ZA PISANJE PREDLOGA PROJEKATAPREMA ZAHTEVIMA EU ZA IPA FONDOVE

PRIRUNIK ZA PISANJE PREDLOGAPROJEKATA PREMA ZAHTEVIMA

EU ZA IPA FONDOVE

Umesto predgovora

Pred Vama je Prirunik koji ima za cilj da vas upozna sa neophodnim koracima u procesu pripre-me i podnoenja projekata u skladu sa tenderskim pravilima koje primenjuje Evropska unija.

Prirunik je nastao kao rezultat saradnje trenera Tima TRI Graanskih inicijativa i Saveza samo-stalnih sindikata Srbije u sprovoenju obuke za pripremu predloga projekata za konkurs JAA-NJE DIJALOGA IZMEU ORGANIZACIJA CIVILNOG DRUTVA SRBIJE I EU, koji fi-nansira Evropska unija, realizuje Delegacija Evropske unije u Republici Srbiji, a sprovodi GOPAConsultants, odran 8.i 9. februara 2010. godine. Realizovan je u okviru projekta SSSS-ISCODJaanje institucija socijalnog dijaloga, a koji finansira panska agencija za razvoj meunarodnesaradnje (AECID).

Institut za razvoj saradnje UGT-a panije (ISCOD) potpisao je 19. maja 2008. godine projekatJaanje institucija socijalnog dijaloga sa Savezom samostalnih sindikata Srbije i UGS Nezavi-snost. Projekt je usmeren na osnaivanje sindikata i regulisanje trita rada, to sve vodi demo-kratskom razvoju i ukljuivanju u evropske integracije.

U ovom projektu aktivno e uestvovati Panevropsko regionalno vee (PERC), Svetska granska fe-deracija slubenika u privatnim preduzeima (UNI), te Internacionala obrazovanja (EI). to se ti-e oblasti delovanja, SSS Srbije se opredelio za tri dimenzije: unapreenje sindikalnog obrazova-nja (obrazovanje za socijalni dijalog, kolektivno pregovaranje i specijalizaciju za meunarodnopravo); jaanje i ulogu sindikata u funkcionisanju trita rada i kreiranju politike zapoljavanja;rad na jaanju faktora koji imaju uticaja na ira drutvena kretanja obrazovanje za mir i mirnoreavanje sporova.

Materijali korieni u pripremi i realizaciji navedene obuke zasnivaju se na viegodinjem iskustvutrenera u neposrednom pisanju i sprovoenju projekata finansiranih od strane EU u sopstvenimorganizacijama, na produktima ranijih obuka i prirunicima koje su treneri pripremali povodomdrugih EU konkursa i za druge organizacije.

U priruniku je detaljno opisano na koji nain bi trebalo da se informiete o konkursima i poten-cijalnim mogunostima za finansiranje vae organizacije iz fondova EU, ta bi trebalo da raditepre samog pisanja projekta kao i u toku pisanja projekta. Data su objanjenja Smernica i osnovnapravila konkursa (ko moe da konkurie i pod kojim uslovima, ta su prihvatljivi a ta neprihvatlji-vi trokovi i drugo); predstavljena je dokumentacija za pripremu predloga projekata (aneksi A-E);opisuje se procedura kompletiranja i dostave predloga projekta i podsea na najee greke u pri-premi dokumentacije. Dokumenti su predstavljeni u njihovom originalnom obliku, odnosno pra-ena je njihova zadata struktura, to je posebno vano imajui u vidu traeni stepen formalizma.Posebno panju skreemo na uputstva iz PRAG prirunika (Praktini vodi za procedure sklapa-nja ugovora koji se finansiraju iz opteg budeta Evropskih zajednica u kontekstu spoljnih aktiv-nosti), kojim se nismo posebno bavili zbog njegove obimnosti, a koji moete prouiti na:http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/docu-ments/2008new_prag_final_en.pdf

Prilikom predstavljanja dokumenata, dati su praktini saveti i sugestije, primeri iz ivota iobjanjenja koja olakavaju razumevanje teksta. Zahvaljujemo se Bojani Bjelovi i Meu-narodnom odeljenju SSSS koje je obezbedilo prevod aplikacionog formulara sa engleskogna srpski jezik.

Prirunik je, pre svega, namenjen predstavnicima sindikata i prilagoen je zahtevima gorenavedenog konkursa. Meutim, ovaj Prirunik mogu da koriste i druge organizacije, odno-sno Prirunik moe da se koristi i za druge programe koji se finansiraju iz fondova EU, na-ravno uvaavajui posebne zahteve svakog pojedinanog konkursa.

Koristimo priliku da skrenemo panju na irok spektar finansijskih mogunosti koje trenut-no postoje u Srbiji iz fondova EU, a namenjeni su civilnom drutvu u irem smislu, pa ta-ko i sindikatima kao socijalnim partnerima. Trenutno je u Srbiji aktivno vie programa fi-nansiranih iz EU sredstava, meu kojima dajemo samo neke primere potencijalno zanimlji-ve predstavnicima sindikata.

Donoenjem odluke da se svi pretpristupni fondovi zamene novim pretpristupnim instru-mentom (Instrument for Pre-accession Assistance - IPA), Evropska komisija, zajedno sadravnom administracijom postaje nadlena institucija u upravljanju pretpristupnim fon-dovima EU za period 2007-2013. Novi Instrument za pretpristupnu pomo ima za cilj daunapredi kapacitete dravne administracije, podstakne drutveno ekonomski razvoj iodgovori potrebama procesa stabilizacije i pridruivanja.

IPA sadri ukupno pet specijalizovanih komponenti: a) pomo u procesu tranzicije i izgrad-nje institucija, b) prekogranina saradnja; c) regionalni razvoj; d) razvoj ljudskih resursa;e) ruralni razvoj. Komponente 1 i 2 namenjene su zemljama potencijalnim kandidatima,dok su komponente od 1. do 5 namenjene zemljama kandidatima. Republici Srbiji, kao idrugim zemljama potencijalnim kandidatima za lanstvo u EU bie omogueno korien-je sredstava iz fondova prve dve komponente. Takoe, mogue je iz sredstava prve kompo-nente finansirati programe/projekte iz komponenti tri, etiri i pet. Razlog za podelu izmeukandidata i potencijalnih kandidata je manjak odgovarajuih kapaciteta u zemljama poten-cijalnim kandidatima za upravljanje svim komponentama. Zakljukom Vlade 05 Br: 119-2821/2007 od 31. maja 2007. godine za nacionalnog IPA koordinatora (NIPAK) imenovanje potpredsednik Vlade zaduzen za evropske integracije, dok je za Sekretarijat nacionalnogIPA koordinatora odredjen Sektor za programiranje i upravljanje fondovima EU i razvo-jnom pomoi Ministarstva finansija. S tim u vezi, Vlada RS je usvojila Akcioni Plan za pro-gramiranje IPA 2008. Finansijski okvir za IPA iznosi 11,468 milijardi evra, koliko e zeml-je lanice Unije izdvojiti kao pomo u periodu od 2007. do 2013. godine. Vie o tome na :http://ec.europa.eu/enlargement/how-does-it-work/financial-assistance/instrument-pre-accession_en.htm ili na sajtu Kancelarije za Evropske integracije http://www.evropa.gov.rs

Za vie informacija o konkretnim programima, sugeriemo da konsultujete Vodi krozizvore finansiranja (www.gradjanske.org) u kojem su predstavljeni sledei programi:

Programi prekogranine saradnje (Cross border programmes) su instrument EUnamenjeni za pomo i promociju preko-granine saradnje van granica EU. Programisu fokusirani na promovisanje odrivog socio-ekonomskog razvoja , zatitu ivotnesredine, borbu protiv organizovanog kriminala, unapredjenje granine kontrole i pro-movisanju saradnje 'ljudi sa ljudima'. Programi imaju za cilj smanjenje razlike u stopirazvijenosti izmeu regiona van granica EU i promovisanju socio-ekonomske sarad-

PRIRUNIK ZA PISANJE PREDLOGA PROJEKATA PREMA ZAHTEVIMA EU ZA IPA FONDOVE

2

nje izmeu lokalnih zajednica kao i saradnju u oblasti kulture. Pozivi za projektnepredloge su u skladu sa pravilima programa EU za eksternu pomo. Ovi fondovi sudistribuirani kroz takozvane grant eme, mehanizme koji omoguavaju direktnefinansijske grantove korisnicima. Svaki projekat pojedinano ima odreene prioritetei ogranienja koje treba uzeti u obzir prilikom apliciranja. Ministarstvo finansija,odeljenje za prekograninu saradnju zaduena je institucija za koordinaciju i imple-mentaciji programa, dok Delegacija Evropske komisije ima ugovornu nadlenost.Lokalne kancelarije su otvorene za unapreenje kordinacije i aktivnosti na lokalu.

U Republici Srbiji u 2010 godini (IPA 2007 i 2008) bie otvoreno 8 programa1:

1. IPA Jadranski Program prekogranine saradnje IPA Adriatic Cross Border Coop-eration Programme

2. Program prekogranie saradnje Srbija - Bosna i Hercegovina "Cross-border cooper-ation programme Serbia B&H"

3. Program prekogranine saradnje Srbija - Bugarska "Cross-border cooperation pro-gramme Serbia - Bulgaria"

4. Program prekogranine saradnje Srbija - Crna Gora "Cross-border cooperation pro-gramme Serbia-Montenegro"

5. Program prekogranine saradnje Srbija - Hrvatska "Cross-border cooperation pro-gramme Serbia - Croatia"

6. Program prekogranine saradnje Srbija - Maarska "Cross-border cooperation pro-gramme Serbia - Hungary

7. Program prekogranine saradnje Rumunija - Srbija "Romania Serbia IPA cross -border cooperation programme"

8. Program transnacionalne saradnje Prostor jugoistone Evrope South EastEurope Space transnational cooperation programme

Tehnika podrka za organizacije civilnog drutva u IPA zemljama (TACSO -Tecnical Assistance for Civil Society Organization in IPA countries. Programpodrke civilnom drutvu ( Civil Society Facility) se realizuje od strane konzorciju-ma SIPU International AB i partnera ( Civil Society Promotion Centre Bosnia andHerzegovina Human Resources Development Foundation Turkey, Foundation inSupport of Local Democracy Poland Partners Foundation for Local DevelopmentRomania). Opti ciljevi Projekta su jaanje civilnog drutva u okviru participativnedemokratije, kreiranje drutvenog ambijenta koji je podsticajan za civilno drutvo,razvijanje kapaciteta i odgovornosti organizacija civilnog drutva (OCD) u zemljamakorisnicama IPA sredstava, pruanje kvalitetnih usluga OCD. Svrha Projekta je: a) dapovea i unapredi kapacitete i aktivnosti OCD, i b) da ojaa i pobolja demokratskuulogu OCD. Projekat je regionalni i sprovodi se u svim IPA zemljama ( Albanija,Bosna i Hercegovina, Crna Gora, BJR Makedonija, Hrvatska, , Kosovo pod Rezolu-cijom 1244 Saveta Bezbednosti UN, Srbija i Turska ). Kontakt: [email protected]


3

1 Vie info o navedenim programima moete nai na vebsajtu www.evropa.gov.rs

PROGRESS Program za zapoljavanje i socijalnu solidarnost Evropske zajednice.Evropska komisija Generalni direktorat za zapoljavanje, socijalna pitanja i jednakemogunosti, iji cilj je da omogui Evropskoj zajednici da obavi zadatke i izvriovlaenja dodeljena joj osnivakim ugovorima, a u delokrugu nadlenosti u domenuzapoljavanja i socijalnih pitanja. Osnovni cilj Programa je pruanje finansijskepomoi za ostvarenje ciljeva Socijalne agende 2005-2010, kljunog dokumenta EU uoblasti zapoljavanja i socijalne politike, kojim je Unija utvrdila za svoj opti strate-ki cilj poveanje broja i kvaliteta radnih mesta i jednakih mogunosti za sve kategori-je drutva. Oblast podrke je: zapoljavanje, uslovi rada, socijalna zatita i socijalnainkluzija, borba protiv diskriminacije i rodna ravnopravnost. Kontakt: lan Komite-ta za sprovoenje programa PROGRESS u ime Republike Srbije; DraganaRadovanovi, Ministarstvo rada i socijalne politike,[email protected].

Evropski instrument za demokratiju i ljudska prava (EIDHR), iji cilj je da dopri-nese razvoju i konsolidaciji demokratije i vladavine prava, potovanju ljudskih pravai osnovnih sloboda, u okviru politike Zajednice na razvojnoj, ekonomskoj, finansi-jskoj i tehnikoj saradnji sa treim zemljama i u skladu sa spoljnom politikomEvropske unije u celini. Na osnovu EIDHR pravila, Evropska komisija je usvojilaStrateki papir za period 2007-2010. Postojei Strateki papir za period 2007-2010moe da se nae na sledeoj adresi:

http://ec.europa.eu/europeaid/where/worldwide/eidhr/documents/eidhr-strategy-paper-2007_en.pdf

Tempus, Erasmus Mundus Nacionalna kancelarija za TEMPUS. Tempuspodrava reformu sistema visokog obrazovanja u skladu sa Bolonjskim procesom;Erasmus Mundus podrava stvaranje zajednikih Evropskih master i doktorskihstudija i obezbeuje stipendije za polaznike i studente ovih studija; poveanje atrak-tivnosti oblasti Evropskog visokog obrazovanja se takoe podrava kroz pozive zadostavu projekata Erasmus Mundus Akcija 3. Kontakt: E-mail: [email protected]; http://www.tempus.ac.rs/

O ostalim programima i mogunostima redovno se moete informisati na vebsajtovimanavedenim u uvodnom delu i u pojedinim poglavljima prirunika.

U nadi da e vam ovaj prirunik pomoi da pripremite kvalitetne projekte koji e bitiodobreni i spovedeni na dobrobit krajnjih korisnika, elimo vam uspean rad!

Dubravka Velat i Ana Bu, TIM TRI Graanskih inicijativa

Beograd, februar 2010. godine

Pre pisanja predloga projekta

Ukoliko do sada niste imali iskustva u pisanju predloga projekata prema pravilima EU, vaprvi korak je da se informiete o mogunostima koje postoje i pre nego to je konkursobjavljen. Postoje programski dokumenti koji se objavljuju na vebsajtu Evropske unijehttp://ec.europa.eu/europeaid/index_en.htm, na sajtu Delegacije Evropske unije u Srbiji(http://www.delscg.ec.europa.eu); postoje publikacije, kao to je Vodi kroz izvore finan-siranja kao i dnevno objavljivanje novih konkursa, koji pripremaju Graanske inicijative(www.gradjanaske.org), nedeljne vesti koje distribuira Centar za razvoj neprofitnog sekto-


4

ra (www.crnps.org.rs), info dani i drugi slini resursi koji nude dovoljno informacija otekuim i buduim konkursima, a koji vam omoguavaju da se na vreme pripremite za vakonkretan projekat.

Ukoliko uoite konkurs na koji elite da prijavite predlog projekta, a to radite po prvi put,moe vas zbuniti i iznenaditi obilje zahteva, kompleksna dokumentacija, teko razumljivjezik kojim su pisana dokumenta, dakle, eka vas veliki i ozbiljan zadatak. Pisanje projek-ta po pravilima Evropske unije jeste poduhvat koji podrazumeva odluku na nivou vrhaorganizacije da se projekat pripremi, timski rad ukljuenih pojedinaca iz organizacije sajasnom podelom uloga, poslova i zadataka, stalna razmena informacija meulanovima/icama tima koji priprema projekat, kao i odreeno vreme posveeno priprema-ma (prvi put, to moe da bude i dva do tri meseca), da bi projekat bio uspeno napisan ipredat u skladu sa zahtevima iz konkursa.

Nakon jednog ili vie iskustava u pripremi i pisanju predloga projekta, vae iskustvo e bitiznaajno obogaeno i vrlo veto ete nalaziti nove mogunosti za vau sindikalnu organi-zaciju. S lakoom ete pratiti zahteve konkursa, vetina samog pisanja projekta e postatideo vae rutine a vreme koje e vam biti potrebno da pripremite va predlog projekta e seznaajno smanjiti.

Pored informacije o raspisanom konkursu, vi ete dobiti i informaciju o tzv. aplikacionompaketu. Ovaj paket sadri dokumente, odnosno formulare koji su potrebni za pripremu ipodnoenje predloga projekta. U konkretnom programu JAANJE DIJALOGAIZMEU ORGANIZACIJA CIVILNOG DRUTVA SRBIJE I EU koji je u toku uvreme pisanja ovog prirunika, i za koji sindikati mogu da prijavljuju svoje predloge pro-jekata, aplikacioni formular sadri sledee dokumente:

1) Smernice za pripremu projekata

2) Aneksi koji ukljuuju komplet sledeih dokumenata:

Aneks e3_b AF.doc Formular za pisanje/podnoenje predloga projekata(ukljuuje izjavu o partnerstvu i deklaraciju, kao i listu provere)

Aneks e3_c Budget.xls Formular za izradu budeta (sastoji se iz dva dela)

Aneks e3_d Logframe.xls Matrica logikog okvira

Aneks e3_e LEF (public).pdf Formular za javna pravna lica

Aneks e3_e LEF (private).pdf Formular za privatna pravna lica

Aneks e3_e FIF.pdf Formular za finansijsku identifikaciju

Aneks e3_h Draft contract.zip Komplet od 8 formulara, u razliitim formatima(doc, pdf i xls), koji se odnose na opte odredbe ugovora, formate za narativno ifinansijsko izvetavanja.

Skreemo panju da prilikom objavljivanja konkursa proverite koji sve dokumenti ineaplikacioni paket, jer se moe dogoditi da se neki delovi menjaju odnosno da postoje dodat-ni formulari, u skladu sa specifinim zahtevima konkursa. Standardni obrasci se mogu naina http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/grants/index_en.htm

Po upoznavanju informacija o konkursu, potrebno je da okupite tim unutar vae organizaci-je i da paljivo prouite Smernice konkursa, kako biste bili sigurni da vaa organizacijazadovoljava postavljene uslove i kriterijume, kao i da imate ideje za razvijanje projekta kojebi se uklopile u zadati okvir konkursa. Ukoliko ste utvrdili da moete i hoete da aplicirate,sledi vam upoznavanje sa svim ostalim dokumentima odnosno formularima.


5

Smernice za podnosioce predloga projekta

Prvi korak u pisanju predloga projekta je, dakle, detaljno prouavanje Smernica za podno-sioce predloga projekta. Smernice su znaajne pre svega zato to se u njima daje opis pro-grama za koji aplicirate (uz navodjenje ciljeva i prioriteta, finansijske informacije) a istotako i pravila koja bi trebalo da potujete da biste uspeno sastavili i dostavili predlog pro-jekta. Vrlo je vano da nijedan detalj ne prepustite sluaju i da itate Smernice kao da vamje prvi put. Naime, esto se deava da su Smernice, na izgled, iste kao i u nekom prethod-nom konkursu. Meutim, to ne mora da bude sluaj. Dovoljno je da se promeni jedna re(na primer veznik i umesto ili), dozvoljeni finansijski iznosi, trajanje projekta i drugo,pa da to bitno utie na mogunost da aplicirate. Dodatno, skreemo panju na jo jednupotekou sa kojom se suoavaju brojni potencijalni aplikanti kad je re o aplikacionimpaketima (ukljuujui i Smernice) za konkurse koje raspisuje EU, a koja se tie slubenogjezika konkursa.

U veini sluajeva do sada u Srbiji, kao vaei dokument tretira se tekst Smernica naengleskom jeziku (Guidelines for grant applicants). Proverite da li je verzija smernicana srpskom jeziku zvanina ili je samo re o nezvaninom prevodu koji bi trebalo da vampomogne u razumevanju teksta. Ova informacija je za vas od velike vanosti, jer se u viesluajeva do sada dogaalo da je prilikom prevoenja dolazilo do izvesnih razlika u odno-su na originalni tekst na engleskom jeziku i to je potencijalne podnosioce predloga projek-ta dovodilo u zabunu.

Isto vai i za prevode u okviru ovog prirunika svi se oni smatraju nezvaninim i u slua-ju nedoumice, upuujemo vas na originalne tekstove konkursa (na engleskom jeziku).

Smernice se, u pravilu, sastoje iz tri dela:

1. Uvodni deo opis programa (opti okvir, ciljevi konkretnog programa i prioriteti)

2. Pravila konkretnog poziva (konkursa) za podnoenje projekata (sa detaljnim opisomsvih zahteva i kriterijuma), i

3. Lista priloga

Uvodni deo opis programa

U uvodnom delu Smernica najee se opisuje stanje u zemlji u odnosu na oblast kojom sepoziv (konkurs) bavi, problemi, ta je Vlada uradila, doprinos drugih aktera (npr. EU,meunarodna zajednica, druge institucije i donatori, nevladine organizacije, profitne orga-nizacije, mediji...) i ta ostaje nepokriveno, te se objanjavaju razlozi uvoenjakonkretnog programa koji bi trebalo da rei one probleme koji su definisani kao vani zakonkretnu oblast.

Kontekst koji se opisuje u uvodnom delu je vaan kao prva informacija o tome u kompravcu bi trebalo da razmiljate da biste osmislili projekat koji e se uklopiti u zahteveSmernica konkretnog poziva (konkursa). Sledi primer kljunih delova uvodnog teksta izaktuelnog konkursa:

Program JAANJE DIJALOGA IZMEU ORGANIZACIJA CIVILNOG DRUTVASRBIJE I EU navodi da je Evropska komisija jo 2004. godine utvrdila da postoji potre-ba za jakim, dubokim i odrivim dijalogom izmeu drutava zemalja koje su u procesu EU


6

integracija i drava lanica EU. Takoe je prepoznata znaajna uloga civilnog drutva uvoenju tog dijaloga (a samim time i sindikata kao dela civilnog drutva).

U junu 2005. godine, EU je definisala sledee ciljeve dijaloga civilnog drutva:

Osnaiti kontakte i pospeiti razmenu iskustava;

Omoguiti bolje poznavanje i razumevanje zemalja kandidata meu zemljama lani-cama Evropske unije;

Poboljati znanje i razumevanje o Evropskoj uniji meu zemljama kandidatima

Nakon opisa konteksta koji vas uvodi u celu priu, sledi opis opteg i posebnih ciljevakonkretnog programa, odnosno prioritetnih oblasti, a koje su u skladu sa prethodnim uvod-nim delom. Ciljevi konkretnog programa se odnose na to koji dugoroni uticaj elite da ost-varite, kao i ta elite da postignete tokom trajanja samog programa. Tako na primer, jedanod optih ili osnovnih ciljeva moe da bude da se olaka razumevanje Evropske unije iprocesa evropske integracije koji tei da priblii Srbiju Evropi. Program JAANJEDIJALOGA IZMEU ORGANIZACIJA CIVILNOG DRUTVA SRBIJE I EUnavodi kao opti cilj:

Razviti odriv dijalog izmeu civilnog drutva Srbije i EU

Nakon navoenja opteg cilja, najee se navode specifini ciljevi i/ili prioriteti, kojI uuem smislu definiu ta je to tOa konkurs tei da postigne tokom trajanja programa,odnosno promene u ivotima ciljnih grupa kojima se reavaju neki kljuni problemi. Usklopu konkursa koji je bio objavljen 2007. godine i iji opti cilj je bio usmeren na olaka-vanje razumevanja EU i procesa evropske integracije, odnosno pribliavanje Srbije Evropi,kao specifian cilj je navedeno: poboljati uee javnosti u debati i podii svest u Srbiji orazliitima, A spektima evropskih integracija. Istovremeno, u okviru specifinog cilja, datisu i sledei prioriteti:

Poboljati znaje o EU i procesu evropskih integracija odreenih ciljnih grupa krozedukaciju

Inicirati dijalog, razmenu informacija i najbolje prakse koja se odnosi na procesevropskih intergacija

Podii svest u Srbiji o razliitim aspektima evropskih integracija i samom procesuproirenja, kao i o uticaju pridruivanja, kroz razmenu informacija.

Program JAANJE DIJALOGA IZMEU ORGANIZACIJA CIVILNOGDRUTVA SRBIJE I EU navodi kao specifine (posebne) ciljeve sledee:

Pruanje podrke saradnji izmeu profesionalnih (strukovnih) organizacija Srbije iEU u oblasti jaanja kontakata i meusobne razmene iskustva izmeu biznis sektora,profesionalnih organizacija i socijalnih partnera;

Unapreenje kapaciteta organizacija civilnog drutva u formulisanju javnih politika,programskih analiza i zastupanju;

Jaanje novih partnerstava i mrea izmeu organizacija civilnog drutva Srbije izemalja-lanica EU.

Iz gore navedenih ciljeva je ve sasvim jasno da je konkurs namenjen i predstavnicimasindikata, poto se u prvom posebnom cilju pominju socijalni partneri.


7

Zatim slede ve sasvim konkretne informacije o finansijskim aspektima apliciranja.Najee se u taki 1.3. daju finansijske pojedinosti konkretnog konkursa u okviru kog senajee navodi ukupna suma raspoloiva tokom konkursa, minimalni i maksimalni iznosza koji je mogue aplicirati i koji je mogue odobriti, a takoe se daju i instrukcije vezaneza neophodno uee podnosioca predloga projekta.

Vodite rauna da se ovaj deo Smernica razlikuje od konkursa do konkursa, odnosno da svinjegovi delovi mogu varirati: i ukupno rasploiva suma, i deo koji se odobrava aplikanti-ma, minimalni i maksimalni iznos, kao i traeno uee podnosioca predloga projekta.Paljivo proitajte kriterijume, jer se finansijski iznosi i uee (finansijski doprinos) vrloesto nalaze meu najeim administrativnim grekama zbog kojih se predlog projektaodbacuje ve u prvom koraku.

Finansijske pojedinosti konkursa JAANJE DIJALOGA IZMEU ORGANIZACIJACIVILNOG DRUTVA SRBIJE I EU: Ukupna obezbeena vrednost sredstava je 3,5miliona evra, pri emu EU moe zadrati pravo da ne dodeli sva sredstva.

Svi grantovi2 koji budu dodeljeni u okviru ovog programa moraju biti izmeu sledeegnajnieg i najvieg iznosa:

Najnii iznos: 50.000 evra

Najvii iznos: 150.000 evra

Grant ne moe da bude nii od 50 odsto ukupnih trokova projekta. Nadalje, ni jedan grant ne moe premaiti 90 odsto ukupnih prihvatljivih trokova projek-ta. Razlika treba da se obezbedi iz vlastitih resursa podnosilaca projekata ili partnera, ilisredstvima koja ne pripadaju budetu Evropske zajednice ili Evropskog fonda za razvoj.

Da bismo vam olakali raunicu, prilaemo tabelu iz koje moete videti koji iznosi odnos-no doprinosi ne bi bili prihvatljivi za navedeni konkurs. Sivom bojom su oznaeni neprih-vatljivi finansijski iznosi, odnosno doprinosi.

Slinu raunicu moete uraditi za svaki sledei konkurs, uvaavajui konkretne zahtevevezane za minimalne i maksimalne iznose, kao i za traeno uee (doprinos). ta sve moeda predstavlja doprinos je vie objanjeno u delu koji se bavi budetom.


8

2 grant je engleska re za dodeljena sredstva

Br.

UKUPNI PRIHVATLJIVI

TROKOVI PROJEKTA

Vi traite od EU

Vi obezbeujete svoj doprinos (ili partnera, a da ne

pripadaju budetu EU)

% (50% do 90%)

1 150.000 120.000 30.000 80% 2 200.000 175.000 40.000 87,5%

3 130.000 120.000 10.000 92,3%

4 100.000 45.000 55.000 45%

5 155.000 150.000 5.000 96,78%

Ovaj deo Smernica je posebno koristan jer vam, na osnovu izraunatih dozvoljenih finan-sijskih parametara, govori i o tome da li vaa organizacija uopte moe da aplicira, ima-jui u vidu vae finansijske kapacitete. Ovde se misli, pre svega, na vae godinje budetei na istorijat u upravljanju projektima odreene finansijske veliine. Jasno je da, ukoliko jeva godinji budet do sada u proseku bio oko EUR 20.000, da neete aplicirati za iznosvei od minimalno dozvoljenog. Moda e se desiti da ete u ovom trenutku proceniti da netreba da aplicirate. Jedna od sugestija je da, kada se suoite sa ovakvom situacijom, pron-aete partnera koji ima jak finansijski kapacitet i iskustvo u upravljanju projektima EU, ida na taj nain i sami polako stiete iskustvo.

Dodatno, vodite rauna da se iznos za koji podnosite projekat pojavljuje na vie mesta uvaem predlogu projekta: u formularu (na vie mesta), u budetu, kao i u matrici logikogokvira. Ovo je vano kada, tokom rada, menjate neto u predlogu projekta, da ne zabo-ravite izmene uneti na svim potrebnim mestima gde se ova informacija trai.

Pravila konkursa (poziva)

Iako su pravila vrlo slina iz konkursa u konkurs, ovde se zahteva vaa maksimalna pa-nja. Kao to smo ve naveli, i pored gotovo identinih formulacija koje ete prepoznati odranije (ukoliko ste ve prethodno pisali projekat koji se finansira iz budeta EU), pojaviese potpuno novi zahtevi i kriterijumi koji su specifino formulisani za konkretan konkursza koji aplicirate. Dakle, nikada nemojte podrazumevati da su vam pravila poznata od rani-je, jer se lako moe dogoditi da vam neto promakne.

U osnovi, pravila se odnose na sledee oblasti:

1. Kriterijumi odabira

2 Kako se prijaviti i procedure koje bi trebalo slediti

3. Evaluacija i selekcija prijava

4. Podnoenje pratee dokumentacije

5. Obavetenje o odluci

6. Uslovi vezani za sprovoenje projekta po dobijanju granta

Mi emo se u ovom priruniku baviti prvenstveno takama 2.1. i 2.2, a taku 2.3. emodotai podseanjem na pitanja iz evaluacionog upitnika.

Kriterijumi prihvatljivosti (eligibility; podobnost)

Posle upoznavanja sa temom i ciljevima konkursa, gde proveravate da li se tematski ukla-pate u zahteve konkursa, i posle provere finansijskih zahteva, sledi upoznavanje sa krite-rijumima prihvatljivosti, koji e vam pomoi da prepoznate da li vam je uopte dozvol-jeno da aplicirate za konkretni konkurs. Termin koji se koristi na engleskom jeziku jesteeligibility (moe se prevesti i kao podobnost).

Koriste se da bi se na osnovu njih procenjivali svi podneti predlozi projekata. Kriterijumise odreuju u odnosu na:

- Organizaciju koja uestvuje na konkursu,

- Tipove aktivnosti za koje je mogue dobiti sredstva,

- Vrste trokova koji se uzimaju u obzir pri odreivanju visine sredstava za dodelu donacije.

Sledi detaljan opis svakog od kriterijuma prihvatljivosti.


9

Ko moe da konkurie ?

Ovo pitanje vam pomae da definiete da li vaa organizacija spada u kategoriju onih kojesu podobne ( eligible ), tj. da li moete da konkuriete za konkretan konkurs (poziv). Vrloesto se kombinuje vie kriterijuma, pa tako u nekim pozivima mogu da konkuriu i neprof-itne i profitne organizacije, javne ustanove, lokalne samouprave, organizacije mogu biti izinostranstva i sa seditem u zemlji. Neki put se trai sedite u odreenom regionu u kojembi trebalo da se program provodi, a neki put je zahtev vezan za prethodno iskustvo uregionu. Gotovo uvek se trai da su podnosioci predloga projekta ujedno i direktno odgov-orni za pripremu i izvoenje projekta.

Program JAANJE DIJALOGA IZMEU ORGANIZACIJA CIVILNOGDRUTVA SRBIJE I EU je omoguio irokom spektru organizacija da apliciraju na ovajkonkurs:

moraju biti pravna lica i

moraju biti neprofitne organizacije i

moraju biti specifine organizacije, kao to je navedeno:

Strukovne organizacije (osnovane radi unapreenja odreene profesije),

Akteri trita rada (sindikati i asocijacije poslodavaca),

Organizacije koje predstavljaju drutvene i ekonomske aktere (npr. organizacijepotroaa, pacijenata, studenata, poslovne asocijacije...),

Nevladine organizacije i grasrut (grassroot) pokreti,

Kulturne i umetnike asocijacije i klubovi,

Asocijacije medija i medijske mree.

Dravljani zemlje lanice EU ili zemlje korisnice IPA ili zemlje iji je status regulisanPropisima o pristupu spoljne pomoi evropske zajednice i

Zajedno sa svojim partnerima direktno su odgovorni za pripremu i upravljanje pro-jektom, i koji ne deluju kao posrednici,

Koji se ne nalaze ni u jednoj od navedenih situacija u odeljku 2.3.3. Praktinogvodia za procedure ugovaranja eksternih aktivnosti EK (PRAG) http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/index_en.htm

Kriterijumi prihvatljivosti su u ovom konkursu postavljeni kao kumulativni, tj.veznik i govori da bi organizacija trebalo da ispunjava SVE postavljene zahteve (ida bude pravno lice, i da je neprofitna i da spada u neke od navedenih kategorija, i sveostalo to je navedeno....). Ponekad se u ovim uslovima stavlja veznik ili to znacida organizacija moe alternativno da ispunjava neki od postavljenih zahteva. Dodat-no, posebno skrecemo panju na recenicu koja se obicno nalazi posle poslednjeg uslo-va, a koja upucuje na Deklaraciju aplikanta. Ovo je formular koji se nalazi obicnou delu B sekcije VI aplikacionog formulara, a koju aplikant treba da potpie (u zadatomformatu, bez menjanja delova teksta), ime potvruje da se ne nalazi ni u jednoj odsituacija navedenih u odeljku 2.3.3. PRAGa. Vie o Deklaraciji aplikanta kada se bude-mo bavili aplikacionim formularom.


10

Partnerstvo i odabir partnera

Postoje razliita iskustva u pogledu partnerstva u dosadanjim pozivima. Ponekad jedozvoljeno da organizacija aplicira sama, ponekad se partnerstvo podstie i ohrabruje (iocenjuje sa maksimalnih 5 poena u evaluacionoj tabeli), a ponekad se postavlja kao uslov.Ovo poslednje znai da organizacija koja aplicira mora da podnese projekat u partnerstvusa nekom drugom organizacijom. Ovo je sluaj sa programom JAANJE DIJALOGAIZMEU ORGANIZACIJA CIVILNOG DRUTVA SRBIJE I EU u kojem se trai dakandidati moraju da deluju u konzorcijumu sa najmanje jednom partnerskom organi-zacijom. Dodatno, uslov konkursa je da bar jedan partner mora biti organizacijacivilnog drutva iz drave lanice EU, pri emu partneri moraju da zadovolje iste kri-terijume podobnosti kao i podnosilac prijave. Ukoliko aplikant nije registrovan u Srbi-ji, u tom sluaju je obavezujue partnerstvo sa lokalnom organizacijom (iz Srbije).Ono to je specifino za ovaj konkurs jeste da se kao kvalifikovani partneri mogu pojaviti(uz ispunjenje svih ostalih uslova) i:

Lokalne vlasti,

Obrazovne institucije i

Institucije kulture.

Aplikant i partneri potpisuju Ugovor o partnerstvu (Partnership statement) koji je sas-tavni deo aplikacionog formulara, dat je u standardnom formatu iji se delovi ne smejumenjati.

Kada itate tekst koji vam govori o tome ko MOE da bude partner na vaem projektu, ovavam informacija istovremeno govori i ko NE MOE da bude partner (to je vano daznate, jer pogrean izbor partnera moe da bude jedan od razloga da va projekat budeodbijen iz FORMALNIH razloga). U sluaju dileme, dobro je da pravovremeno postavitepitanje organizaciji koja sprovodi program.

Partneri uestvuju u procesu pripreme, pisanja projekta, budetiranja, a potom i realizaci-je projekta, i trokovi koje oni naprave bie prihvaeni kao i za nosioca projekta. Iako sekonkursom ne definie maksimalan broj partnera, sugeriemo da ne preterujete sa njihovimbrojem. Naime, potrebno je da se uklopite sa partnerom tako da se vaa znanja, vetine iiskustva nadopunjavaju, te da zajedniki osmislite projekat u kojem e biti jasno definisaneuloge i odgovornosti. Ve kod pripreme, vei broj partnera uslonjava proces izrade projek-ta, razmenu informacija, obezbeivanje potrebnih podataka, a ukoliko se projekat i odobri,njegovo upravljanje je kompleksno, posebno imajui u vidu da se kao odgovorno lice predEU pojavljuje aplikant, a ne partner! Stoga se preporuuje posebna panja u odabiru part-nera i pravovremeno ukljuivanje partnera u sve faze projektnog ciklusa.

Partnerstvo podrazumeva da se partnerov potpis mora nai na svim traenim dokumenti-ma, i to u originalu (ne kao kopija, ne skeniran i ne kao faksimil). Da biste bili sigurni dae potpisi biti prepoznati kao originali, sugerie se korienje hemijske olovke ili naliv perau plavoj boji.

Ostali uesnici u projektu

Osim aplikanta i partnera, pravila za pisanje projekta EU definiu jo dve kategorije ues-nika, a to su saradnici i podugovorai. Oni nisu partneri, to znai da ne moraju da potpisu-ju ugovor o partnerstvu.


11

Saradnici imaju konkretnu ulogu u projektu, ali ne mogu dobiti finansijska sredstva izodobrenog granta, osim dnevnica i putnih trokova. Oni ne moraju da ispunjavaju kriteri-jume pogodnosti za podnoenje projekata (taka 2.1.1.), i treba ih navesti u odeljku IV Saradnici aplikacionog formulara. Proverite da li se konkursom trai da aplikant dostavii pismo podrke od strane saradnike organizacije.

Saradnici mogu biti druge institucije, udruenja i preduzea koja uestvuju u projektu aliim se nikakvi trokovi ne priznaju. Na primer, u programu koji se bavio promocijom evrop-skih integracija, jedan od saradnika u projektu je bila Kancelarija za evropske integracijekoja je obezbedila uee svojih strunjaka na dogaajima u okviru projekta kao i distribu-ciju njihovih broura; u projektu koji se bavi razvojem lokalne samouprave to moe da vambude Stalna konferencija gradova koja e vam obezbediti kontakte ili uestvovati na vaimdogaajima; ukoliko je re o programu koji se bavi podsticanjem zapoljavanja, kao sarad-nik se moe pojaviti Nacionalna sluba zapoljavanja, koja je podnosiocu projekta duna daobezbedi podatke o nezaposlenima na teritoriji neke optine;

Podugovarai (npr. izvoai radova, dobavljai opreme) ne spadaju ni u partnere ni usaradnike i potpadaju pod pravila navedena u Aneksu IV standardnog ugovora o dodelisredstava. Na primer, ako kupujete kompjutersku opremu, vrite manje graevinske radoveu sklopu projekta, ili angaujete agenciju da vam organizuje seriju seminara, onda ete vri-ti plaanja za obavljene usluge ili dostavljenu robu na osnovu ugovora i dostavljenog rau-na. Ovi trokovi se, naravno, iskazuju u budetu (pod pretpostavkom da je ta vrstaaktivnosti odnosno troka dozvoljena projektom vie o tome u odeljku koji se bavidozvoljenim i nedozvoljenim trokovima).

Kriterijumi prihvatljivosti projekta

U ovom odeljku se daju informacije o dozvoljenom trajanju i lokaciji projekta, sektorimaili temama, tipovima projekata i aktivnosti, kao i o broju projekata s kojima se moekonkurisati i koji mogu biti odobreni. Ove informacije se razlikuju od poziva do poziva, pavam sugeriemo da paljivo proitate svaku stavku, da biste polako poeli da fokusirate vaprojekat.

Period realizacije projekta moe da bude od par meseci do 3 godine. Program JAANJEDIJALOGA IZMEU ORGANIZACIJA CIVILNOG DRUTVA SRBIJE I EU pred-via trajanje projekta od 6 do 12 meseci, s tim da je provizorno naznaeno da e odobreniprojekti da se realizuju izmeu juna 2010. i juna 2011. godine. Ukupno trajanje projektamora biti u okviru ogranienja izraenih u mesecima.

Obratite panju da na odgovarajuim mestima u formularu za pisanje projekta stoji periodu skladu sa zahtevom iz Smernica (na primer, u planu aktivnosti, ili u budetu). esto sedeava da podnosilac predloga projekta pogrei i produi projekat preko dozvoljenogmaksimuma trajanja (na primer 18 meseci kada je ogranienje na 12 meseci). Ovo je jedanod razloga zbog kojih e va projekat biti odbijen usled administrativne greke.

Sektori ili teme

Sektori ili teme moraju biti u skladu sa ciljevima i prioritetima programa pisanim u uvod-nom poglavlju Smernica. Sektori/teme mogu da budu taksativno navedene, a nekad se dajusamo kao ilustracija sa napomenom da se inovativni pristupi i ideje podstiu, ukoliko su u


12

skladu sa osnovnim ciljem, specifinim ciljevima i prioritetima. U programu JAANJEDIJALOGA IZMEU ORGANIZACIJA CIVILNOG DRUTVA SRBIJE I EU,navedene su 4 oblasti/sektori ili teme:

Profesionalne organizacije doprinose uspenom pristupanju Srbije EU;

Meusobno poznavanje i razumevanje izmeu Evropske unije, zapadnog Balkana iSrbije;

Dijalog civilnog drutva sa srpskim vlastima o formulisanju, implementaciji i moni-toringu javnih politika;

Dijalog civilnog drutva sa institucijama EU i proces proirenja EU.

LOKACIJA PROJEKTA ukazuje na mesto odvijanja projekta, odnosno projektnihaktivnosti. Lokacija moe da varira od navoenja konkretnih optina u Srbiji (kada je pro-jekat fokusiran na odreene optine), do regiona odnosno podruja cele Srbije, a ponekadi u inostranstvu na primer, daje se spisak zemalja u kojima se projekti mogu realizovati.U programu JAANJE DIJALOGA IZMEU ORGANIZACIJA CIVILNOGDRUTVA SRBIJE I EU, navedeno je da se projekat mora odvijati u Srbiji, uznapomenu da ne vie od 20% ukupnih trokova projekta mogu initi trokovi za aktivnos-ti koje se sprovode van Srbije.

Ova informacija je, osim kao naznaka gde sme (odnosno ne sme) da se odvija va projekat,ujedno vana jer se mora navesti na prvoj stranici formulara za pisanje projekta. Dodatno,kao to se vidi iz primera, moe da postoji i finansijsko ogranienje za realizaciju aktivnos-ti, to e se iskazati u budetu projekta.

Tipovi projekata sa kojima se moe aplicirati

U ovom delu se esto daju primeri tipova projekata, aktivnosti i mera koji e se finansijskipodrati, kao i tipovi projekata koji se nee finansirati. Obavezno se naglaava da svi pred-loeni projekti treba da su usmereni direktno na ciljeve programa, navedene u odeljku 1.2.Lista je ponekad samo predlog i ne predstavlja konani spisak tipova projekata, ve seohrabruju i odgovarajui inovativni projekti, koji nisu navedeni. Program JAANJEDIJALOGA IZMEU ORGANIZACIJA CIVILNOG DRUTVA SRBIJE I EUnavodi sledee tipove projekata kao prihvatljive:

Prenos i primena znanja i najboljih praksi profesionalnih organizacija i mrea iz EUnjihovim kolegama u Srbiji;

Organizacije civilnog drutva promoviu i zastupaju profesionalne standarde uoblasti licenciranja i akreditovanja;

Primena modela EU u zatiti prava potroaa, zaposlenih, pacijenata, itd.

Uspostavljanje novih i odrivih mehanizama za dijalog izmeu civilnog drutva iorgana vlasti;

Zajednike inicijative civilnog drutva i organa vlasti u izradi i sprovoenju stratek-ih dokumenata i javnih politika;

Jaanje kapaciteta civilnog drutva u formulisanju, analizi i monitoringu javnih poli-tika;

Promocija odrivog partnerskog odnosa sa javnim sektorom;


13

Poveanje znanja graana o pogodnostima tokom razliitih faza procesa evropskih inte-gracija i informisanje drutva o reformama koje bi trebalo sprovoditi tokom tog procesa;

Uee u zajednikim akcijama sa organizacijama civilnog drutva iz EU

Podizanje svesti srpskog drutva o proirenju EU, evropskim institucijama i politikama.

Kao to se vidi iz spiska, postoji ve jasna ideja u samim Smernicama koja vrsta projekata e bitipodrana, stoga vam sugeriemo da paljivo prouite ponuene tipove projekata i razmislite dali bi se va projekat mogao u to uklopiti.

Vrste aktivnosti za koje je mogue konkurisati

Navoenje prihvatljivih aktivnosti je samo dalja razrada tipova projekata. Kao podnosilac pred-loga projekta, vi morate imati u vidu da svi tipovi aktivnosti koje su predviene projektom mogubiti finansirane i podrane u pozivu za predloge projekata. Isto tako, morate imati svest o tometa se nece podrati (o cemu uvek postoji jasna instrukcija u Smernicama). Program JAANJEDIJALOGA IZMEU ORGANIZACIJA CIVILNOG DRUTVA SRBIJE I EU navodisledee vrste aktivnosti kao prihvatljive:

Pokretanje, irenje i replikacija efektivnih EU modela civilnog drutva;

Poveanje uea volontera i promovisanje uea javnosti u razliitim drutvenimaktivnostima;

Umreavanje i ostvarivanje partnerstava;

Razmena znanja i iskustva;

Prikupljanje, obrada i pruanje informacija;

Organizovanje obuka i sprovodjenje programa obuke;

Uvoenje novih planova za unapreenje profesionalnih vetina;

Izrada stratekih programskih dokumenata;

Uee civilnog drutva u javnom monitoringu sprovoenja politika;

Monitoring i evaluacija usluga koje prua javni sektor;

Organizacija seminara, konferencija, radionica, okruglih stolova, itd.

Prevod i objavljivanje zbornika radova sa konferencija, tampanih i el.publikacija, brou-ra, emitovanje programa i drugi oblici informisanja;

Organizacija javnih dogaaja (kulturni dogaaji, javne prezentacije, okrugli stolovi idebate);itd..

Neki konkursi postavljaju specifine zahteve, na koje treba da obratite panju. Tako na tekuiprogram predvia posebne mere koje je potrebno sprovesti da bi se unapredila vidljivost pro-jekta, a to su:

Izdavaka delatnost i distribucija PR materijala

Distribucija javnih saoptenja o aktivnostima i rezultatima projekata,

Organizovanje konferencija za tampu i javnih dogaaja

Promocija konkrentih projektnih aktivnosti u tampanim i elektronskim medijima krozintervjue, reportae, lanke, snimke itd.


14

Sledi i napomena da trokovi za sprovoenje aktivnosti vidljivosti moraju iznositi izmeu5 i 10 odsto direktnih trokova. Kad god imate napomenu ove vrste (koja upuuje na limitiskazan procentom u odnosu na direktne trokove budeta), skreemo panju da proveritekoji je to iznos, jer ete kasnije videti da se budet sastoji od direktnih i indirektnih troko-va, pa da ne doe do probijanja limita. O tome vie u delu koji se bavi budetom.

I, na kraju, uvek sledi lista vrste projekata i aktivnosti koji se nee finansirati. U naemaktuelnom programu, to su oni koji su iskljuivo ili uglavnom usmereni na:

Individualno sponzorstvo za uestvovanje u radionicama,

Individualne stipendije za studije ili kurseve,

Studijske posete ili uea u meunarodnim forumima;

Infrastrukturni projekti ili projekti sutinski fokusirani na kupovinu opreme;

Projekti ve finansirani kroz neke EU programe.

Kupovina i/ili renoviranje zgrada ili kancelarija;

Profitabilne aktivnosti;

Donacije;

Aktivnosti preduzete pre potpisivanja ugovora

Broj projekata sa kojima se moe konkurisati i koji mogu biti odobreni

Postoje razliita iskustva vezana za broj projekata sa kojima se moe konkurisati:

dozvoljava se konkurisanje sa samo jednim projektom

dozvoljava se dostava vie projekata ali se odobrava samo jedan

dozvoljeno je apliciranje sa vie projekata i vie moe biti odobreno, ali se ovo uslovl-java time da iste osobe ne mogu voditi ove projekte (razliiti projektni timovi)

dozvoljava se da organizacija moe biti partner u veem broju projekata, poduslovom da ima kapacitet da uestvuje u svim projektima.

U tekuem programu, kandidat (aplikant):

ne moe da podnese vie od jedne prijave;

ne moe da primi vie od jednog granta;

u isto vreme, moe biti partner u drugoj prijavi.

Za razliku od aplikanta, partneri mogu da uestvuju u vie od jednoj prijavi.

Tipovi trokova za koje je mogue konkurisati

Opis trokova koji su prihvatljivi i dozvoljeni je prilino detaljno opisan u Smernicama.Zato emo se ovde vie zadrati na tumaenju pojedinih pojmova, odnosno praktinimsavetima u vezi sa informacijama iz ovog odeljka. Jo detaljnija obrada trokova je data udelu koji se bavi budetom projekta.

Pre svega, samo prihvatljivi trokovi mogu biti uzeti u obzir za dodelu sredstava, a to suistovremeno i stvarni trokovi koji se mogu opravdati odgovarajuim dokumentima.


15

Sledi opis prihvatljivih odnosno dozvoljenih trokova u sklopu aktuelnog programa:

Prihvatljivi direktni trokovi su detaljno opisani u lanu 14 Optih uslova stan-dardnog ugovora o dodeli sredstava. Ovaj dokument je deo aplikacionog paketa,te preporuujemo da se sa njime detaljno upoznate pre nego to pristupite izradibudeta projekta.. Skreemo panju da se kao stvarni trokovi korisnika projekta ilinjihovih partnera nee priznati trokovi nastali PRE potpisivanja ugovora; Trokovibi trebalo da budu detaljni i lako proverljivi - moraju biti zabeleeni u pismenoj formina raunu krajnjeg korisnika ili njegovih partnera ili na njihovim poreskim dokumen-tima. Podrazumeva se uredna evidencija i dokumentacija sa originalnim raunima iprateim dokumentima, u skladu sa vaeim zakonodavstvom Republike Srbije oraunovodstvenom poslovanju i u skladu sa meunarodnim raunovodstvenim stan-dardima, te zahtevima EU.

Rezerva za nepredviene trokove do 5 odsto od prihvatljivih direktnih trokova;ova sredstva se mogu koristiti samo uz prethodnu pisanu saglasnost ugovaraa(Delegacija EU)

Indirektni trokovi do 7 odsto od prihvatljivih direktnih trokova. Vodite raunada ovaj iznos ne pree 7 odsto, jer je to jedan od razloga da projekat bude odbijenzbog administrativne greke. Takoe, obratite panju na vrstu trokova koji se mogupodvesti pod ovih 7%. To ne mogu biti oni trokovi koje ste ve iskazali kroz drugebudetske stavke ovog projekta (na primer trokovi komunikacije, zakupa prostora),niti operativni trokovi za ije pokrivanje ste ve obezbedili sredstva iz neke drugedonacije Evropske komisije. Kao administrativni trokovi se ovde priznaju najeeoni trokovi koje ne moete kvantitativno iskazati kroz pojedinane budetske linije,na primer ukoliko imate angaovanu agenciju za voenje knjigovodstva, odravanjeopreme i sl. Poto se iznos ovog troka rauna u procentima u odnosu na direktnetrokove, onda se za njih ne mora obezbediti odgovarajua dokumentacija kojom sedokazuje kako su sredstva potroena (kao to je to sluaj sa prethodno navedenimvrstama trokova).

Nefinansijsko uee kandidata u trokovima in kind

"IN KIND" trokovi su sva nefinansijska sredstva koja nosilac projekta ili partner, ulau urealizaciju projekta, od trenutka potpisivanja ugovora (na primer, postojea oprema,korienje prostora i sl). Kod nas je uobiajen izraz u naturi. Ukoliko projekat budeodobren, krajnji korisnik mora uestvovati u in kind trokovima kao to je naveo u for-mularu za prijavljivanje. To znai da, ako je navedeno da postoji neka oprema ona mora ida se koristi za potrebe projekta; ili, ako je navedeno da organizacija raspolae kancelari-jom koju e koristiti za potrebe projekta, onda tu kancelariju treba i da obezbedi zasprovoenje projekta. Stoga je naa sugestija da ne prijavljujete va doprinos u naturijer vam se to i tako ne rauna kao doprinos.

Istovremeno, skreemo panju da se in kind trokovi ne smatraju kofinansiranjem odstrane krajnjeg korisnika odobrenih sredstava. To praktino znai da vrednost vae opreme,kancelarijskog prostora ili nekog drugog objekta kojim doprinosite projektu u naturi NEMOETE prikazati kao va finansijski doprinos (u sluaju konkursa koji korsitimo kaoprimer, to je doprinos od 10 odsto). Za razliku od prethodno navedenog, trokovizaposlenih na projektu ne predstavljaju uee u naturi i mogu se smatrati sufinansir-


16

anjem u budetu projekta kada ih plaaju aplikant ili njegovi partneri, odnosno uko-liko dolaze iz sredstava koja nisu budet EU ili Evropskog razvojnog fonda.

Ovaj deo smernica moe da izazove zabunu u smislu razumevanja ta tano predstavljafinansijski doprinos i kako se on iskazuje. Za organizaciju koja aplicira, to praktino znaida mora da ima raspoloiva sredstva u vrednosti koja odgovaraju procentu koji se trai kaouee odnosno doprinos (10 odsto, 15 odsto ili 20 odsto , u zavisnosti od zahteva konkur-sa). Raspoloivost e se obezbediti ili iz nekih rezervnih sredstava organizacije (na primeriz lanarine, ili ako organizacija dobije nenamenski grant koji moe da koristi za ovesvrhe). Drugi naini su da deo plata koji zaposleni dobijaju za svoje redovne aktivnostiprikae kao svoj doprinos, a trei nain je da je dobila sredstva za aktivnosti iz nekog dru-gog izvora i da taj iznos predstavlja finansijski doprinos. Koji god od oblika su-finansiran-ja organizacija planira da koristi, vano je da zna da nije neophodno sredstva obezbeditiprilikom apliciranja, kao i da se u samom budetu ne navodi koje pojedinane budetskestavke e se ko-finansirati.

Neopravdani trokovi

Neopravdani trokovi su vrlo detaljno opisani u Smernicama i najee su isti za svakikonkurs. Sugeriemo da svakako proverite detaljno ovaj spisak kod svakog pojedinanogkonkursa. Sledi standardni spisak nedozvoljenih trokova:

Dugovi i nadoknade za gubitke ili dugovanja;

Neisplaene kamate;

Stavke ve finansirane u okviru drugog projekta;

Kupovina zemljita ili objekata, osim gde je to neophodno za direktno sprovoenjeaktivnosti, i tada vlasnitvo mora biti preneseno na krajnje korisnike i/ili lokalne part-nere najkasnije do kraja projekta;

Gubitak na kursnim razlikama;

PDV - posebno naglaavamo da su programi koji se finansiraju iz sredstava Evropskeunije osloboeni obaveze plaanja PDV, tako da vam se troak PDVa nee priznati (iu sluaju da vam se odobri projekat, zahtevae da potujete posebno propisanu pro-ceduru za oslobaanje od PDVa).

Pozajmice treim licima.

Kako se prijaviti? Procedure koje treba slediti

U poslednje vreme, svi konkursi koje je objavljivala EU su zahtevali obavezujuu prijavuaplikanata i njihovih partnera u PADOR. PADOR je skraenica za Potential ApplicantData On-line Registration ili baza podataka na internetu gde se potencijalni aplikantielektronski registruju. Podaci koje organizacije postavljaju u PADOR slue Evropskoj unijida proveri da li organizacije ispunjavaju propisane uslove. Skreemo panju da u baziPADOR organizacije navode iste podatke koji se trae u odeljku II (za podnosioce pri-jave) I odeljku III (za partnere podnosioca prijave). Dakle, vodite rauna da su ovipodaci u aplikacionom formularu identini sa podacima u PADORu. Nakon to se registru-je, organizaciji se dodeljuje EuropeAidID. Proces registracije se sastoji od kodiranja,uvanja i unoenja doslednih informacija na svim PADOR stranicama za registraciju . Sva


17

pitanja u vezi registracije u bazi PADOR mogu se postaviti online podrci -PADORhelpdesk na adresi: [email protected]

Podnosilac prijave aplikant mora da popuni, sauva i postavi informacije predstavljene usvim poljima baze PADOR, pre isteka roka za podnoenje prijava. Traena prateadokumenta (statuti, finansijski izvetaji, revizorski izvetaji) mogu da se unesu u PADORi nakon zavretka evaluacije kompletnih aplikacija, ali pre isteka roka navedenog u pismukoje obavetava aplikanta o finalnoj proveri ispunjenosti uslova konkursa.http://ec.europa.eu/europeaid/work/onlineservices/pador/index_en.htm

Ranije se uz prijavu trailo da se priloi i pratea dokumentacija, koja se bitno razliko-vala od konkursa do konkursa. Ovo je prevazieno uvoenjem PADORa, koji slui upravokao elektronska adresa gde e se dostaviti neophodna pratea dokumentacija, na nain kakoje ve ranije opisano. Takoe, veina tih dokumenata (statut, finansijski izvetaji, revizors-ki izvetaji, formular za pravno lice, finansijski formular...) e se traiti tek u poslednjoj faziselekcije, kod tzv. privremenog odabira, odnosno ukoliko je va projekat proao nekolikokrugova evaluacije. U svakom sluaju, o ovome e vaa organizacija biti pravovremenoobavetena, pisanim putem.

esto je razliit pristup ovim dokumenata: neki od navedenih prateih dokumenata mora-ju biti dostavljeni iskljuivo kao originali, neki kao originali ili kao kopije overene od straneovlaenog nezavisnog organa, a neki mogu samo kao kopije. Kao ovlaeni nezavisniorgan smatra se sud ili optina. Paljivo prouite ta se od vas trai posebno skreemopanju da kada se trae pratea dokumenta, preporuuje se da ona budu prevedena naengleski jezik. Sugeriemo vam da, nezavisno od konkretnog konkursa, uvek imate spremneoverene prevode (prevodi od strane ovlaenih sudskih tumaa) Statuta, Reenja o regis-traciji, Finansijskog i Revizorskog izvetaja.

Gde i kako poslati prijavu?

Prijave se moraju dostaviti u zapeaenoj koverti, preporuenom potom, kurirom ililino na adresu koja je navedena u Smernicama (potpisana potvrda o primljenoj poiljci sadatumom prijema bie izdata donosiocu). Obratite panju da se ponekad mogu razlikovatiadrese u zavisnosti od toga da li prijavu dostavljate potom, lino ili kurirom.

Rok za dostavu predloga projekata u naem ... Programu je 1. mart 2010. godine. Raunase datum slanja poiljke (uz odgovarajuu potvrdu). U sluaju da se radi o linojdostavi, rok je 1. mart u 15.00 sati. Sve poiljke koje stignu nakon definisanog roka e bitiautomatski odbaene. Adresa na koju se alju predlozi projekata po ovom konkursu je:

Delegaciji Evropske komisije u Republici Srbiji

Vladimira Popovica 40

11070 Beograd, Srbija

Fax br. +381 11 3083 201

Projekti koji se dostavljaju u vezi sa konkursom EU, nikada ne smeju da budu dostavljenie-mailom ili faksom, niti na neku drugu adresu, jer su to razlozi zbog kojih e va projekatbiti odbijen.

Vodite rauna o tome ta se od dokumenata dostavlja u originalu, ta kao kopija, u kolikoprimeraka, koji materijali se jo dostavljaju i u elektronskom obliku (CD ili disketa). Ova


18

uputstva su vrlo detaljno navedena u ovom odeljku i vano je da ispotujete sve zahteve,jer je iskustvo pokazalo da je dosta projekata bilo odbijeno zbog manjkavosti nekih odtraenih dokumenata u traenom obliku.

U tekuem programu aplikacije se moraju dostaviti u jednom originalu i dve kopije, svakau formatu A4 sa spiralom. Kompletni aplikacioni formular (Deo A. Koncept predloga pro-jekta i Deo B. Puni aplikacioni formular), budet i matrica logickog okvira moraju dabudu dostavljeni i u elektronksom obliku (CD) kao posebni i jedinstveni fajlovi. Ovo znacida se aplikacioni formular ne sme razdvajati na zasebne fajlove, dok su budet i matricalogikog okvira zasebni excel fajlovi. CD tj. elektronski format mora da sadri identinuaplikaciju kao to je ona koja se nalazi u priloenoj papirnatoj verziji.

Lista za proveru (odeljak V dela B. Aplikacionog formulara) i Izjava aplikanta (deklaraci-ja, odeljak VI dela B. Aplikacionog formulara) treba da budu zaheftani priloeni poseb-no (izdvojeno od ostatka aplikacionog formulara).

U praksi se moe desiti da je va projekat teak vie kilograma, tj. da je koliina mater-ijala koju ste pripremili kao deo vae projektne dokumentacije u toj meri obimna, da je biloteko (u nekim sluajevima i nemogue) nai kovertu u koju bi se smestila celokupna doku-mentacija. Nemojte da vas to zabrinjava. Umesto koverte, moe da poslui i odgovarajuakutija sa poklopcem (iz naeg iskustva je to kutija u kojoj se pakuju risevi papira zafotokopiranje, a moe da poslui i vea kutija za cipele).

Na koverti bi (kutiji) trebalo ispisati referentni broj i naziv konkursa zajedno sa punimnazivom i adresom aplikanta, kao i sa reima Not to be opened before the opening ses-sion" i "Ne otvarati pre sesije zvaninog otvaranja prijava". Doslovce prepiite ovajtekst iz Smernica, tj. nemojte nikako propustiti da to uradite, jer to moe da bude jedan odrazloga da va projekat bude odbijen.

I na kraju, poslednji praktian savet u vezi sa procedurom prijavljivanja, koji se odnosi navreme pre nego to ste spakovali va projekat u kovertu (ili kutiju): podnosioci prijava bitrebalo da provere da li je njihova prijava kompletna na osnovu liste za proveru koja senalazi u formularu za prijavljivanje, tako to e oznaciti odgovarajuca polja znakom .Ukoliko se to ne uradi, vaa aplikacija se moe smatrati nekompletnom i to moe biti razlogda ona bude odbijena.

Dodatne informacije

Pitanja se, u pravilu, mogu postaviti mejlom ili faksom u roku od najdue 21 dan pre iste-ka konkursa.

Proverite koji je to datum u odnosu na va konkurs, da ne biste zakasnili sa pitanjima! Ta-koe, redovno proveravajte vebsajt sa pitanjima i odgovorima, jer moete nai odgovore naneka vaa pitanja ili nedoumice.

Potvrda o prijemu prijave

Odmah po predaji vaeg predloga projekta, svi uesnici konkursa dobijaju potvrdu o prije-mu predloga projekta, ukljuujui i obavetenje da li je prijava primljena pre ili posle kraj-njeg roka, i referentni broj koji im je dodeljen.


19

Najee administrativne greke

Imajui u vidu da smo obradili deo Prirunika koji se bavi formalnim delovima projekta iadministrativnim procedurama, elimo da vas podsetimo na uobiajene administrativnegreke koje se najee javljaju kao razlog odbijanja projekta:

Aplikacija nije stigla u propisanom roku - automatski se odbacuje

Nije potovan obavezan format aplikacionog formulara

Izjava podnosioca predloga projekta nije popunjena i nije potpisana

Projekat i aneksi nisu na engleskom jeziku

Nije dostavljen zahtevani broj primeraka

Nije dostavljena elektronska verzija projekta na CD

Nedostaju neki od osnovnih dokumenata (budet, logiki okvir, itd);

Izjave o partnerstvu nisu potpisane, i nisu ukljuene izjave;

Iznosi u budetu nisu iskazani u eurima

Trajanje projekta se razlikuje od zahteva konkursa

Sredstva koja se trae od EU nisu u skladu sa pravilima konkursa (vea su ili manja,procenti su neodgovarajui);

Dostavljen samo prvi deo Aneksa B (budet projekta). Nedostaje drugi -izvori finan-siranja

Partnerstvo nije prihvatljivo

Podaci u PADOR nisu uneti pre isteka roka

Organizacija je aplicirala sa dva ili vie projekta a to nije dozvoljeno konkursom

Pre nego to upakujete va projekat u koverat, proverite da li ste zadovoljili sve traene ad-ministrativne zahteve!

Podseamo da, u proseku, vie od 50 odsto projekata koji pristignu na konkurse koje finan-sira Evropska unija, biva odbijeno zbog greaka administrativne prirode!

Na kraju Smernica se nalaze informacije o procesu evaluacije i selekcije predloga proje-kata. Provera se vri u 4 koraka koja su detaljno opisana u Smernicama, tako da nema po-trebe da se ovde opisuju, samo emo ih navesti:

1. Ispunjenje administrativnih uslova

2. Procena koncepta projekta

3. Procena kompletnog projekta

4. Provera kriterijuma prihvatljivosti

Skreemo panju da je u tekuem konkursu JAANJE DIJALOGA IZMEU ORGA-NIZACIJA CIVILNOG DRUTVA SRBIJE I EU izvrena korekcija u Smernicama,ba u delu koji se tie ispunjena administrativnih uslova i veze sa Kontrolnom listom (li-


20

stom za proveru) aplikacionog formulra (Odeljak V. Dela B. Aplikacionog formulara). Listaza proveru je izmenjena i jako je vano da se ispravljena verzija nae u vaem predloguprojekta, poto je ona SASTAVNI DEO aplikacionog formulara.Korigovana verzija se mo-e nai na sajtu http://www.dijalog.org.rs/doc/Corrigendum_no_1.pdf

Ovo takoe upuuje na potrebu da redovno pratite informacije koje se tiu nekog aktuel-nog konkursa i nakon to je objavljen, jer naknadne korekcije mogu da izmene neke bitnedelove smernica ili formulara, pa da izbegnete situaciju da zbog neobavetenosti napravi-te greku prilikom pripremanja vaeg predloga projetka.

Potom slede informacije o tome na koji nain ugovara obavetava o donetoj odluci. Nakraju Smernica se daje lista svih aneksa, koja je podeljena na dva dela (dajemo ih u origi-nalu, na engleskom jeziku, da biste se upoznali sa tanim nazivima svih dokumenata):

Dokumenta koja treba popuniti:

ANNEX A: GRANT APPLICATION FORM (WORD FORMAT)

ANNEX B: BUDGET (EXCEL FORMAT)

ANNEX C: LOGICAL FRAMEWORK (EXCEL FORMAT)

ANNEX D: LEGAL ENTITY SHEET (ACROBAT READER FORMAT)

ANNEX E: FINANCIAL IDENTIFICATION FORM

Dokumenta data radi informisanja:

ANNEX F: STANDARD CONTRACT

ANNEX II: GENERAL CONDITIONS APPLICABLE TO EUROPEAN COMMU-NITY-FINANCED GRANT CONTRACTS FOR EXTERNAL ACTIONS

ANNEX IV: CONTRACT AWARD PROCEDURES

ANNEX V: STANDARD REQUEST FOR PAYMENT

ANNEX VI: MODEL NARRATIVE AND FINANCIAL REPORT

ANNEX VII: MODEL REPORT OF FACTUAL FINDINGS AND TERMS OF RE-FERENCE FOR AN EXPENDITUREVERIFICATION OF AN EC FINANCED GRANT CONTRACT FOR EXTERNALACTIONS

ANNEX G: DAILY ALLOWANCE RATES (PER DIEM), dostupno na sledecojadresi: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/in-dex_en.htmPROJECT CYCLE MANAGEMENT GUIDELINEShttp://ec.europa.eu/europeaid/multimedia/publications/publications/manuals-to-ols/t101_en.htm

A sada sledi obrada formulara za podnoenje predloga projekta!


21

Aneks A. Formular za podnoenje predloga projekta(Grant Application Form)

Kompletan formular se standardno sastoji iz dva dela:

Deo A Koncept predloga projekta (Concept Note) sa instrukcijama kako da se onnapie

Deo B Puni aplikacioni formular, koji se sastoji od sledeih delova:

I. Projekat (1. Opis; 2. Budet; 3. Izvori finansiranja; 4. Iskustvo)

II. Podnosilac projekta (1. Identitet; 2. Profil; 3. Kapacitet; 4. Upravni odbor)

III. Partneri podnosioca (1. Opis; 2. Izjava o partnerstvu)

IV. Saradnici podnosioca projekta

V. Lista za proveru

VI. Izjava podnosioca (deklaracija)

VII. Skala za bodovanje kompletnog predloga projekta

Kako pravilno popuniti poglavlja u Aneksu A?

Pisanje predloga projekta popunjavanjem standardnih formulara Evropske komisije jestekorak koji podrazumeva da ste prethodno paljivo prouili Smernice, da su vam jasni zah-tevi u smislu opteg i posebnih ciljeva, prioriteti i mogue, odnosno dozvoljene aktivnosti;da vam je jasno u kom finansijskom okviru se moete kretati i da imate potpuni uvid u for-malne zahteve i ogranienja konkursa. Pored ovih formalnih preduslova, ovo je trenutak ka-da ve imate ideju vaeg projekta, odnosno imate jasnu predstavu kojim problemima eli-te da se bavite, koje su vae ciljne grupe, ta elite da postignete i koji su vam resursi, u na-elu, za to potrebni. Ova koliina prethodnih informacija koja je neophodna da biste popu-nili standardni formular, takoe podrazumeva da u njegovoj izradi uestvuje kako pro-gramski deo tima (oni koji e neposredno uestvovati u njegovoj realizaciji), tako i admi-nistrativni deo tima one osobe koje e biti zaduene za finansijsku administraciju.

Pre nego to pristupite samom popunjavanju formulara, evo nekoliko praktinih saveta ko-ji e vam pomoi da lake izaete na kraj sa celim procesom:

Formular se popunjava na jeziku koji je definisan u Smernicama (u najveem brojusluajeva to e biti engleski jezik). Ukoliko ete va projekat pisati na srpskom jezi-ku, a potom i prevoditi, planirajte nekoliko dana za prevod, i uskladite tempo rada sarokovima za predaju projekta.

Obavezno bi trebalo potovati formu i nita ne menjati u odnosu na ve unet tekst udatom formularu (dakle, nemojte brisati, menjati redosled pitanja i sl. )

Potovati font (Arial 10). Jedino dozvoljeno odstupanje je bold ili italik, ako smatra-te da je potrebno, mada bi trebalo izbegavati preterano variranje fontova

Projekat se pie tako to se u formularu odgovara na postavljena pitanja

Imajui u vidu da se kao jezik pisanja projekta najee koristi engleski, a da se istovreme-no koriste izrazi koji mogu imati specifino znaenje u kontekstu pisanja projekta, oprede-


22

lili smo se, gde god procenimo da je to potrebno, da vam damo tumaenje izraza (iz origi-nalnog teksta - Smernica na engleskom), a ire tumaenje je dato na kraju ovog prirunikau reniku pojmova.

Ovaj deo uputstva je pisan na nain da se u vezi sa svakim pitanjem najpre objanjava vr-sta i koliina informacija koju bi trebalo navesti, a potom se daju praktini saveti (italik fon-tom) koji se baziraju na viegodinjem iskustvu prireivaa u pripremanju projekata premazahtevima Evropske unije. Na kraju svakog poglavlja se nalazi mali okvir sa pitanjem ko-je je preuzeto iz evaluacionog upitnika. Ova pitanja koriste lanovi/ce komisije prilikom od-luivanja o vaem projektu (pod pretpostavkom da je projekat proao administrativnustepenicu, tj. da je zadovoljio sve prethodne formalne kriterijume). Ova pitanja vam sluekao podsetnik da jo jednom proverite tekst koji ste pripremili kao odgovor na pitanje izformulara, i da samokritino razmotrite da li taj tekst daje odgovor na postavljeno pitanje.Ako ste i sami u sumnji i ako procenite da nema dovoljno informacija, prepravite tekst.

Uputstva i praktini saveti za popunjavanje formulara koji slede preteno se zasnivaju namaterijalima pripremljenim i korienim tokom obuke kako ranijih uesnika/ca naih semi-nara, tako i najnovijoj obuci organizovanoj za edukatore/ke Saveza samostalnih sindikataSrbije, u periodu 8. i 9. februar 2010. godine povodom objavljivanja konkursa JAANJEDIJALOGA IZMEU ORGANIZACIJA CIVILNOG DRUTVA SRBIJE I EU, akoju su osmislili i sproveli treneri Tima TRI Graanskih inicijativa. Meutim, bez obzirato e se koristiti primeri iz ovog programa, ova uputstva moete podjednako koristiti i zasvaki drugi program za koji vaa organizacija eli da aplicira, a koji koristi standardneobrasce Evropske unije.

Posebno skreemo panju da redosled pitanja koja se nalaze u formularu nije isti kao i lo-gika koju ete koristiti prilikom razvijanja vaeg projekta. Naime, projekat poinje sa navo-enjem kljunih informacija za onoga koji odluuje o projektu, dok vi do tih informacijanajee dolazite kad je va projekat ve priveden kraju (na primer, koncept i saetak etemoi napisati tek kada ste zavrili ceo projekat). Isto tako, donosioca odluke pre zanima tavi elite da promenite u svom okruenju (vai ciljevi) i kasnije eli da se upozna sa razlo-zima i problemima, dok vi do reenja moete da doete tek kad ste u potpunosti analizira-li situaciju u vaem okruenju, ispitali probleme, pribavili neophodne informacije, ustano-vili kljune ciljne grupe. Smatramo da je vano da ovo imate na umu, jer vam se inae mo-e uiniti da projekat piete unatrag, to naravno nije sluaj. Vi va projekat stavljate uokvir koji je potreban da bi donosioci odluka imali sve relevantne informacije u formatu ko-ji je njima znaajan, a vi veinu tih informacija ionako imate spremne i pre nego to ste po-eli da popunjavate formular. Isti taj okvir vam praktino nudi i matrica logikog okvira3,ali u veoma skraenom obliku. Nekima od vas e biti lake da najpre formuliu ciljeve, re-zultate i pretpostavke prema zahtevu iz matrice, i potom da elaborirate va projekat u de-talje po zahtevima iz formulara. Neki od vas e krenuti od formulara, i kopirae delove umatricu. Oba pristupa su sasvim legitimna, vi se odluite za onaj koji vama vie odgovara.Nae iskustvo je da se projekat pie uz stalno poreenje i korekciju informacija, kako u for-mularu, tako i u matrici logikog okvira odnosno u budetu.


23

3 O matrici logikog okvira bie vie rei kasnije u Priruniku

Popunjavanje Aneksa A.

Na samom poetku ete se susreti sa engleskim pojmom Action. U ovom kontekstu bitrebalo shvatiti termin kao projekat. Isto tako, activity se prevodi kao aktivnosti, i ovadva termina ne treba brkati.

Formular za pisanje projekta sastoji se od vie standardnih poglavlja, koji se modifikujuprema potrebama konkretnog konkursa.

U tekuem programu, kao to je ve reeno, kompletan aplikacioni formular se sastoji izdva dela: koncepta predloga projekta i punog aplikacionog formulara. Naravno, koncept senadovezuje na naslovnu stranu na kojoj su osnovni podaci o konkursu, ugovarau, nazivvaeg projekta, lokacija, naziv vae organizacije, nacionalnost (misli se na dravu ukojoj je organizacija osnovana i po ijim zakonima deluje). Sledi tabela u kojoj se traeinformacije o identifikacionom broju koji vam je dodeljen kroz PADOR, pravni status or-ganizacije, nazivi partnera, finansijski iznosi (ukupan budet projekta, iznos koji traite odEU i procenat u prihvatljivim trokovima), trajanje projekta, osnovni kontakt podaci. Ovdese trae neke od onih informacija koja e se pojavljivati na vie mesta u samom aplikacio-nom formularu, budetu i/ili matrici logikog okvira. Posebno skreemo panju na napo-menu na naslovnoj strani, koja sugerie da prilikom podnoenja tampane verzije pred-loga projekta, ne koristite plastine fascikle, pregrade ve samo papir. Takoe, pred-lae se da se svi materijalni tampaju dvostrano, koliko je to mogue. Sugeriemo dapotujete ove preporuke.

to se tie koncepta predloga projekta, ne postoji uputstvo ili konkretan format, ali se su-gerie da tekst zadovoljava sledee zahteve:

Da ne bude dui od 4 pune strane (A4 veliine) teksta u fontu Arial 10 sa marginamaod 2 cm;

Da obezbeuje odgovore, prema redosledu naslova i pitanja koji su postavljeni u tomdelu formulara, i

Da je iznesen na najjasniji mogui nain koji olakava proces procene.

Naslovi i objanjenja kod koncepta su veoma detaljno navedena, pa ih ovde neemo poseb-no navoditi. Izradi koncepta pristupate kad ste zavrili ceo predlog projekta, jer je konceptpraktino saetak kljunih delova vaeg projekta sveden na 4 strane ovde se daju infor-macije o vanosti odnosno relevantnosti projekta, opisuje se ukratko projekat (aktivnosti) injegova uspenost, kao i odrivost projekta. Na osnovu informacija obezbedjenih u koncep-tu, komisija odluuje o tome da li e va projekat biti odbaen ili e ui u ui izbor i daljeodluivanje.

Pun aplikacioni formular

Pun aplikacioni formular obino se sastoji od sledeih delova:

I. PROJEKAT

1. OPIS PROJEKTA

1.1. Naziv projekta

1.2. Lokacija

1.3. Ukupna vrednost projekta i iznos koji se trai od EU


24

1.4. Saetak (maksimalno do jedne strane)

1.5. Ciljevi (maksimalno do jedne strane)

1.6. Relevantnost projekta (maksimalno do 3 strane)

1.7. Opis projekta i njegove uspenosti (do 14 strana)

1.8. Metodologija (maksimalno do 4 strane)

1.9. Trajanje i naelni plan za sprovoenje projekta

1.10.Odrivost (najvie do 3 strane)

1.11.Logika matrica

2. BUDET PROJEKTA

3. OEKIVANI IZVORI FINANSIRANJA

4. ISKUSTVO U SLINIM PROJEKTIMA

II. APLIKANT (podnosilac predloga projekta)

1. IDENTITET

2. PROFIL

2.1. Kategorija

2.2. Sektor (i)

2.3. Ciljne grupe

3. KAPACITET UPRAVLJANJA I REALIZACIJE PROJEKATA

3.1.Iskustvo po sektorima (za svaki odabrani sektor u 2.2.)

3.2.Iskustvo po geografskoj oblasti (zemlja ili region)

3.3.Resursi

4. SPISAK LANOVA/ICA UPRAVNOG ODBORA/KOMITETA VAE OR-GANIZACIJE

III. PARTNERI KOJI UESTVUJU U PROJEKTU

1. OPIS PARTNERA

2. IZJAVA O PARTNERSTVU

IV. SARADNICI KOJI UESTVUJU U PROJEKTU

V. LISTA ZA PROVERU

VI. DEKLARACIJA APLIKANTA

VII. EVALUACIONA LISTA ZA PROVERU

I. PROJEKAT

Na samom poetku punog aplikacionog formulara, podseaju vas jo jednom da tampatedvostrano, koliko je to mogue, i da ne koristite plastine fascikle ili pregrade, ve da sveto tampate bude na papiru. Sledi tabela sa zahtevom da se unese referentni broj i naziv


25

konkursa, kao i naziv vae organizacije. Ostale informacije se daju ukoliko je to primenji-vo za projekat.

1. OPIS PROJEKTA

1.1. Naziv projekta (Title)

Naziv projekta bi trebalo da bude kratak i jasan (od 5 do 10 rei). Naziv bi trebalo da od-raava smisao projekta, da ukazuje na to o emu je u projektu re, i da bude lak za pame-nje. Najbolje je da se naziv kreira nakon to smo isplanirali ceo projekat, kada imate jasnusliku ta je sutina vaeg projekta. Ako moete, napravite i skraenicu za naziv vaeg pro-jekta, to moe dobro da poslui kod vidljivosti projekta.

1.2. Lokacija (Location(s))

Trebalo bi navesti sve lokacije na kojima e se projekat odvijati, odnosno projektne aktiv-nosti. Ovo e zavisiti, naravno, i od zahteva samog konkursa. Tako na primer, ako se vaprojekat odvija u vie optina, naveete sve te optine, ako se odvija u vie regiona, nave-ete regione. Na primer, aktuelni program zahteva da se aktivnosti odvijaju u Srbiji, s timda je dozvoljena minimalna aktivnost i izvan Srbije:

Srbija (optine Kraljevo, Kruevac i Kragujevac); Belgija (Brisel)

1.3. Vrednost projekta i iznos koji se trai od ugovaraa (Cost of the action and amount requested from the Contracting Authority)

Sledi tabela u koju unosite finansijske pokazatelje vaeg projekta. U prvoj koloni se upisu-ju ukupni trokovi projekta, u drugoj koloni koliko traite od EU, a u treoj koloni procen-tualni iznos sredstava koji traite od EU-a (u odnosu na ukupne trokove projekta).

Imajui u vidu da su vam ove informacije poznate tek na kraju kada je va projekat napi-san i kada su vam poznati svi trokovi, te i va mogui doprinos, naa je preporuka da ovutabelu popunjavate NA KRAJU (iako se nalazi na samom poetku formulara). Imajte u vi-du da se budet iskazuje u EVRIMA.

Vodite rauna i o sledeem:

da prvi iznos u tabeli oznaava vae ukupne trokove (ili ukupnu vrednost projekta)i da taj iznos ne moe da bude u suprotnosti sa instrukcijom datom u taki 1.3. Smer-nica (Finansijske pojedinosti ovog konkursa) koja govori o minimalnoj i maksimalnojvrednosti za koju moete da aplicirate.


26

Ukupni trokovi projekta (A)

Iznos koji se potrauje od Ugovaraa (B)

% ukupnih trokova projekta (B/Ax100)

78.050,00 EUR

65.050,00 EUR

83,4 %

Da drugi iznos predstavlja iznos koji traite od EU i taj iznos konkretno za tekui pro-gram ne sme da pree 90 odsto od ukupnih trokova projekta (to znai da preosta-lih 10 odsto treba sami da obezbedite, u skladu sa instrukcijama iz Smernica), te da

Procenat koji traite od EU prikazujete u treoj koloni, koji konkretno za aktuelni pro-gram ne sme da pree 90 odsto od ukupnih trokova projekta.

Posebno vodite rauna da ovi iznosi moraju biti identini sa iznosima koje ste nave-li u tabeli budeta, kao i na drugim mestima u aplikacionom paketu, gde se ova in-formacija trai (esto se dogaa da se izvre neke izmene u budetu, i da se previdida se te izmene moraju uneti i u formular projekta).

1.4. Saetak projekta (Summary) maksimalno 1 strana

Kratko i koncizno bi trebalo da predstavite va projekat, tako to ete, odgovarati na pita-nja postavljena u tabeli. Trae se informacije o trajanju projekta (u mesecima), ciljevima(opti i specifini), partnerima, ciljanim grupama, krajnjim korisnicima, oekivanim rezul-tatima i glavnim aktivnostima. Ukoliko je mogue, jasno navesti sektor4, temu, ili geograf-sku oblast specifikovanu konkursom na koju e se predloeni projekat primeniti.

Sugestija je da se saetak, takoe, pie tek poto je napisan ceo projekat, jer tek tada mo-ete ukratko da predstavite va ceo projekat.

1.5. Ciljevi projekta (Objectives) maksimalno 1 strana

Trai se formulacija opteg i posebnih ciljeva. Opti cilj projekta (Overall objective) ob-janjava zato je projekat vaan celom drutvu. Optim ciljem se definie koju strateku,reformsku ili poeljnu drutvenu promenu podrava projekat, u smislu dugorone dobro-biti za krajnje korisnike. Takoe, pomae da se shvati kako se projekat uklapa u ostvarenjevrednosti, principa, politika i programa Evropske unije. Opti cilj se ne dosee realizacijomjednog projekta, meutim va projekat zajedno sa drugim projektima, doprinosi ostvarenjutog opteg cilja.

Prilikom formulacije vaih ciljeva (i ostalih nivoa promena koje elite da ostvarite realiza-cijom vaeg projekta), poeljno je da koristite uobiajene termine koji vam pomau da ja-sno izrazite ono to elite da ostvarite. Ovo je posebno korisno, imajui u vidu da se vaiciljevi i rezultati moraju nai i u matrici logikog okvira. Takoe, podsetite se kljunih re-i (izraza), koji su vam ponueni na samom poetku Smernica konkretnog konkursa, kojisu vas ve pomalo uveli u standardnu terminologiju (sektori/teme, prihvatljivi projekti, pri-hvatljive aktivnosti).

Dakle, prilikom formulacije OPTEG CILJA, najbolje je da kao kljunu re koja govori opromeni koju elite da ostvarite, koristite izraz DOPRINETI. Slede primeri iz prakse:

Primer 1:Doprinos postizanju konsenzusa u Srbiji o EU integracijama

Primer 2: Doprinos izgradnji transparentne, efikasne i odgovorne optinske uprave premastandardima EU

Specifini (posebni) ciljevi projekta (neki koriste jo i termin SVRHA projekta, a na en-gleskom se koriste termini Specific objective(s) ili Project Purpose) objanjavaju ukup-


27

4 Vidi paragraf 2.2 u odeljku II za listu sektora.

nu pozitivnu promenu u odnosu na glavnu ciljnu grupu. Specifini cilj projekta predstavljakonkretan cilj projekta koji se moe ostvariti u okviru vremena predvienog za trajanje pro-jekta i sa raspoloivim ljudskim i materijalnim kapacitetima. Obino se formulie i kaooekivana promena ponaanja ciljnih grupa i institucija. Dakle, promena do koje eliteda doete i koju formuliete kroz specifian cilj (ili ciljeve), je ono to vi kao podnosilacne moete da garantujete, ali teite da ostvarite.

Primer 1. Poveati podrku graana za EU integracije stvaranjem uslova za uee u jav-nim debatama

Primer 2: Jaanje kapaciteta optine X putem razmene iskustava i znanja zaposlenih u op-tinskoj upravi sa eksperatima iz EU

Specifian (poseban) cilj koji navodite u vaem predlogu projekta, ukazuje na problem ko-jim se elite baviti, odnosno koji oekujete da reite. Na primer, ako je problem nedovoljnapodrka graana procesu evropskih integracija, onda se poseban cilj formulie kao to jedato u gornjem primeru 1. Kao to ste ve primetili, prilikom formulacije specifinog ciljaprojekta, najbolje je koristiti kljune rei koje ukazuju na dugoronu korist za ciljnu gru-pu, na primer povean/poboljan/smanjen. Vrlo esto se, pored promene i ciljne grupe,navodi i kako e doi do promene (... stvaranjem uslova za uee u javnim debatama)...putem razmene iskustava i znanja...). Inae, probleme koje elite da reite opisujete u po-glavlju 1.6. Aplikacionog formulara, kada objanjavate potrebe ciljnih grupa, i tu se moravideti jasna veza izmeu opisanog problema i reenja koje, kroz formulaciju specifinog ci-lja, nudite.

Takoe, specifini cilj je posledica ostvarenih rezultata, o emu e biti vie rei u poglavlju1.7. iz Aplikacionog formulara.

Jo jedna napomena vana u ovoj fazi pisanja vaeg projekta. Naime, navoenjem razlii-tih nivoa ciljeva, vi praktino poinjete da slaete i vau matricu logikog okvira, tako toe formulisani opti i specifini ciljevi (kasnije, i rezultati i aktivnosti) biti navedeni u ma-trici logikog okvira (Aneks C), na identian nain kao i u tekstu formulara tu ne sme dabude razlike. Ovo takoe podrazumeva da ste prethodno sainili analizu problema, odno-sno analizu ciljeva. Sugeriemo da koristite tehnike detaljno opisane u delu Prirunika ko-ji se bavi matricom logikog okvira.

1.6. Relevantnost projekta (Relevance) maksimalno 3 strane

Ovaj odeljak ima posebnu teinu, jer na ovom mestu ubeujete donosioca odluke da jeva projekat u skladu sa ciljevima/prioritetima konkursa, i da se istovremeno zasniva nauoenim problemima i potrebama specifinih ciljnih grupa, te da ponuene aktivnosti vo-de ka reavanju uoenih problema. Potrebno je da date detaljne informacije iz analize pro-blema i analize zainteresovanih gupa, koju ste uradili u toku pripreme za pisanje predlogaprojekta. Sledi spisak pitanja iz formulara:

Obezbedite detaljnu prezentaciju i analizu problema i njihovu meupovezanost nasvim nivoima.

Obezbedite detaljan opis ciljnih grupa i krajnjih korisnika i oekivani broj.

Ciljne grupe: grupe/entiteti na koje e projekat pozitivno uticati na nivou specifinog cilja.To mogu biti lanovi/ce sindikata, nezaposleni, marginalizovane grupe stanovnitva (ene,


28

stari, osobe sa invaliditetom, mladi, etnike manjine...), zaposleni u javnoj administraciji...U okviru ciljnih grupa razlikujemo direktne i indirektne korisnike.

Direktni korisnici: predstavnici zainteresovanih grupa koji neposredno uestvuju u projek-tu. Na njih se odnose neposredni rezultati projekta. Na primer, ukoliko elimo da pobolja-mo poloaj ena unutar sindikalnih organa (ene kao ciljna grupa), onda emo raditi sa ru-kovodeim osobljem u okviru sindikata koje emo obuiti o rodnoj ravnopravnosti, ili e-mo raditi na podizanju njihove svesti o potrebi da se ene vie ukljue u rad sindikata. Uovom sluaju, direktni korisnici su rukovodioci u sindikatu.

Indirektni korisnici: ostali predstavnici zainteresovanih grupa, graani, opta javnost .... ko-ji ne uestvuju direktno u projektu. U konkretnom primeru, to mogu da budu ostali lano-vi sindikata.

Savet: Uvek navedite broj korisnika!

Jasno identifikujte specifine probleme kojima e se baviti aktivnosti i uoene potre-be i ogranienja ciljnih grupa.

Ovaj segment relevantnosti (opravdanosti) je od kljune vanosti za va projekat neop-hodno je da opiete detaljno situaciju (u vezi sa optim ciljevima i prioritetima programa),poev od ireg drutvenog konteksta pa do specifinog stanja u vaoj zemlji/regionu. Za-tim, opiite specifian problem u vezi sa kojim vi planirate va projekat, a potom opiitekoje potrebe iz toga proistiu u odnosu na ciljne grupe, i zavrite sa navodjenjem ogra-nienja ciljnih grupa koje bi mogle da ometu odvijanje projekta. Kao i kod ciljeva, sugeri-emo da analizu problema pripremite na osnovu tehnike Drvo problema opisane u delu omatrici logikog okvira.

Prikaite relevantnost aktivnosti za potrebe i ogranienje ciljne(ih) zemlje(a), regio-na uopte i ciljnih grupa/ posebno krajnjih korisnika i kako e aktivnosti obezbeditieljena reenja, posebno za ciljane korisnike.

Poveite vae aktivnosti sa potrebama i ogranienjima, kako zemlje u kojoj provodite ak-tivnosti tako i ciljnih grupa, posebno krajnjih korisnika, da bi se uspostavila jasna i logi-ka veza izmedju vaih aktivnosti i eljenih reenja.

Prikaite relevantnost aktivnosti za ciljeve i prioritete iz Smernica.

Podsetite se ta su ciljevi i prioriteti iz Smernica, i poveite vae aktivnosti sa njima, odno-sno dokaite da ta veza postoji.

Potrebno je dati odgovore na svako od navedenih pitanja iz formulara, na maksimalno 3strane, tako da ne tedite na informacijama!

Pitanja iz evaluacionog upitnika:

Pored ocene o tome da li je va predlog projekta u skladu sa ciljevima i prioritetima pro-grama (konkursa), posebno se dodeljuju poeni za usklaenost sa najmanje jednim priori-tetom (5 poena), a posebno ukoliko va projekat sadri i dodatnu vrednost (kao to je naprimer promocija rodne ravnopravnosti ili jednakih mogunosti...), (jo 5 poena)

Objasnite kako je va projekat relevantan za potrebe i ogranienja koji postoje u vaoj ze-mlji/regionu, ukljuujui i sinergiju sa drugim EU inicijativama, te izbegavanje dupliranjaposla, jer e vam i to doneti 5 poena.


29

Komisiju e posebno interesovati da vidi na koji nain ste birali uesnike u vaem projek-tu, da li je to jasno i strateki opravdano (krajnji korisnici, ciljne grupe). Da li su njihovepotrebe jasno definisane i da li se va predlog projekta na pravi nain bavi tim potreba-ma?( 2 x 5 poena).

U evaluacionom upitniku se za ovaj odeljak dodeljuje maksimalno 25 poena. Ukoliko pri-likom evaluacije imate prosenu ocenu u ovom delu manju od 20 poena, komisija za evalu-aciju e odbaciti va projekat.

1.7. Detaljan opis aktivnosti i njihove uspenosti (Detailed description of activities and its effectiveness) maksimalno 14 strana

Ovaj deo se prirodno nadovezuje na ciljeve vaeg projekta, i dodatno se elaborira. Poinje-te sa navoenjem rezultata na najvie 5 strana, koji se opisuju u skladu sa zahtevima izformulara (sledi spisak pitanja na koje treba da date odgovore):

Oekivani rezultati (najvie 5 strana). Navesti kako e aktivnosti poboljati situacijuciljnih grupa /korisnika kao i tehnike i upravljake sposobnosti ciljnih grupa i /ili lo-kalnih partnera gde je to mogue. Precizirajte i kvantifikujte rezultate to je vie mo-gue. Navedite predviene publikacije. Opiite mogunosti za ponavljanje i proire-nje rezultata aktivnosti (multiplikovani efekti).

Rezultati

Rezultati su konkretne promene, koje nastaju kao posledice uspeno izvedenih aktivnosti.Rezultati se garantuju projektom, odnosno rukovodstvo projekta se smatra odgovornimza ostvarenje rezultata. Razlika izmeu rezultata i specifinog cilja projekta je, dakle, u to-me da li jeste ili nije u moi rukovodstva projekta da ih garantuje, pod uslovom da su obez-beeni potrebni resursi.

Primer:

Projekat moe da garantuje da e graani biti bolje informisani o procesu EU inte-gracija (jer e kombinacijom razliitih aktivnosti okrugli stolovi, tampanje publi-kacija, medijska promocija, informacija doi do velikog broja graana)

Projekt ne moe da garantuje da e to direktno dovesti do uspostavljanja konsenzu-sa o evropskim integracijam na nivou drutva (ova vrsta odluke zavisi i od spoljnihfaktora, i suvie je kompleksna da bi bila realizovana tokom trajanja projekta od 12meseci)

Da biste uspeno razlikovali rezultate od aktivnosti, najjednostavnije je rei da rezultati od-govaraju na pitanje TA elimo da postignemo, dok aktivnosti odgovaraju na pitanje KA-KO emo to postii. Na primer, ako je na oekivani rezultat da lokalni ekonomski savetiu tri odabrane optine postanu aktivni akteri u procesu donoenja odluka na lokalu, ondae verovatno aktivnosti koje su do toga dovele biti organizovati obuku o EU standardimaza lanove lokalnih ekonomskih saveta, koja podrazumeva i najavu programa, izbor ue-snika, konkretnu obuku, pripremu materijala za rad, zatim studijska poseta kolegama izzemlje EU (koja opet moe da se razbije na jo detaljnije podaktivnosti)....


30

Kako formulisati oekivane rezultate? Najbolje je da koristite reenice u prolom vreme-nu, koje govore kao da je neto obavljeno i postignuto, na primer:

Poveano znanje i poveana svest o mogunostima partnerstva izmeu NVO, javnihslubi i medija o EU integracijama

Graani su bolje informisani i ukljueni u javne debate o EU integracijama

Pokrenute inicijative za javni dijalog, razmenu informacija i najboljih praksi koje seodnose na EU integracije

NVO su osnaene da postanu partneri vlade u procesu pristupanja EU

Jedan rezultat nije dovoljan trebalo bi ih imati vie, i svi bi trebalo da vode ka ostva-renju specifinog cilja. Rezultati moraju biti ostvarivi kratkorono, u toku realizacije pro-jekta (odnosno do zavretka projekta), jer je za njihovo ostvarenje odgovorno rukovodstvoprojekta.

Kada se navode izrazi tehniki i upravljaki kapaciteti ciljnih grupa, potrebno je napo-menuti da se izraz tehniki k

Documents

Prirucnik za pisanje predloga projekata