Sello de Calidad “Producto de La Pampa”

IPP-SCLP-001

Emisión: 23/09/09

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Versión 03

Guía para la aprobación

de protocolos

INDICE

1. PROPÓSITO Y DESTINATARIOS ........................................................................................................................... 2 2. ALCANCE .................................................................................................................................................................. 2 3. DEFINICIONES ......................................................................................................................................................... 2 4. RESPONSABILIDADES ........................................................................................................................................... 3 5. DESARROLLO .......................................................................................................................................................... 3

5.1 Pasos de la elaboración ............................................................................................................................................. 3 5.1.1. Selección del Equipo de redacción.................................................................................................................... 3 5.1.2. Elaboración propiamente dicha ......................................................................................................................... 4 5.1.3. Análisis y Validación ........................................................................................................................................ 4 5.1.4. Aprobación ........................................................................................................................................................ 5

5.2 Estructura del protocolo ............................................................................................................................................ 5 5.2.1. Estructura del texto y contenidos: ..................................................................................................................... 5

6. MONITORIZACIÓN .................................................................................................................................................. 6 7. VERIFICACIÓN ......................................................................................................................................................... 6 8. DOCUMENTACIÓN VINCULADA ......................................................................................................................... 6 9. ANEXOS .................................................................................................................................................................... 6

9.1 Diagrama de flujo de la aprobación de un protocolo ................................................................................................ 6 9.2 Modelo de nota “Solicitud de Elaboración de protocolo” ......................................................................................... 7 9.3 Modelo de Conforme de Auditoria ........................................................................................................................... 8

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1. PROPÓSITO Y DESTINATARIOS

El propósito de esta Guía es establecer NORMAS Y PROCEDIMIENTOS y las correspondientes

etapas que deben cumplirse durante la elaboración y aprobación de los protocolos de

referencia para acceder a la cesión de uso del sello de calidad “Producto de La Pampa” e

indicar los contenidos mínimos que deben incluir los mismos.

Los destinatarios son el/los Equipo/s de redactores y las empresas que deseen presentar

espontáneamente su propio protocolo.

2. ALCANCE

Este procedimiento es aplicable a todos los protocolos que se tomen como referencia para la

evaluación de empresas que deseen solicitar la cesión de uso del sello de calidad “Producto

de La Pampa”.

La clasificación de productos y servicios para los cuales se aplica el procedimiento es la

siguiente:

BIENES PRIMARIOS:

PRODUCTOS AGROPECUARIOS.

PRODUCTOS MINEROS Y OTROS BIENES PRIMARIOS NO AGROPECUARIOS.

PRODUCTOS DERIVADOS DE BIENES PRIMARIOS:

ALIMENTOS.

OTROS PRODUCTOS DERIVADOS DE BIENES PRIMARIOS QUE NO SEAN ALIMENTOS.

PRODUCTOS INDUSTRIALES:

ALIMENTOS.

OTROS PRODUCTOS INDUSTRIALES QUE NO SEAN ALIMENTOS.

PRODUCTOS ARTESANALES:

ALIMENTOS.

OTROS PRODUCTOS ARTESANALES QUE NO SEAN ALIMENTOS.

SERVICIOS GENERALES.

SERVICIOS DE TURISMO.

3. DEFINICIONES

Protocolo: se refiere al contenido escrito que indica ordenada y detalladamente las

especificaciones y atributos de un proceso de elaboración y especificaciones y atributos del

producto o servicio en cuestión.

Es necesario para cumplir los requisitos particulares que fija la reglamentación de la Ley 2189 y

Para presentar evidencias formales de modo estandarizado y válido para cualquier interesado.

El protocolo debe ser validado y autorizado por la autoridad de aplicación del denominado

sello.

Entidades autorizadas: son las denominadas como Entidades certificadoras autorizadas en la

Ley 2189 y son entidades que tienen la capacidad de auditar el cumplimiento de los

correspondientes protocolos que deban cumplirse, junto a los requisitos generales, para

obtener la cesión de uso del sello de calidad “Producto de LA PAMPA”.

Atributos: son los que en la Ley 2189 se denominan como Atributos de Valor Diferenciadores y

que son aquellas características diferenciales que posee un producto o servicio como rasgo

distintivo de otro producto o servicio similar y cuyo proceso de elaboración, condiciones finales

de calidad o forma particular de prestar el servicio, está por sobre los requisitos básicos que

debe cumplir y responde a un protocolo determinado;

Validación: es el proceso por el que se somete un documento para hacerlo válido para su

aplicación.

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4. RESPONSABILIDADES

Equipo de redacción:

Es responsable por el cumplimiento de lo establecido en la Ley 2189, su correspondiente

decreto reglamentario, la Guía para la solicitud de cesión de uso del Sello de Calidad

Producto de La Pampa y el presente Procedimiento en lo referido a la estructura y los

contenidos mínimos que debe tener un protocolo, por la claridad de los textos, por el uso de

información validada, porque los contenidos no sean discriminatorios para los interesados en

obtener la cesión de uso del sello.

También es responsable de anunciar la finalización de la etapa de redacción a la autoridad

de aplicación y participar de la formulación del documento definitivo del protocolo luego de

la etapa de validación.

Estará compuesto por un coordinador y uno o más consultores, según el caso.

Autoridad de aplicación (IPP):

Es responsable de llevar adelante el proceso de selección de los integrantes del Equipo de

redacción.

Es responsable de coordinar y supervisar el proceso de elaboración de los protocolos.

Es responsable de anunciar el inicio de la etapa de validación del protocolo y de pautar un

plazo y guardar registro de todas las opiniones.

También, de aprobar formalmente y hacer pública la última versión del protocolo.

Cada vez que una empresa presenta la solicitud de cesión de uso del sello, es responsable de

aprobar el trámite de modo que pueda realizarse la auditoría de comprobación del

correspondiente protocolo.

Empresas:

Son responsables de aplicar lo requerido por la Ley, su Decreto reglamentario, la Guía de

aplicación y el correspondiente protocolo. También de acordar y comunicar, junto con la

Entidad Autorizada, las fechas para la auditoría inicial y las auditorías de mantenimiento de la

cesión de uso del sello, y presentar las correspondientes copias de los conformes de auditoría a

la Autoridad de aplicación.

5. DESARROLLO

5.1 Pasos de la elaboración

Todo protocolo generado por iniciativa de la Autoridad de Aplicación debe pasar por las

instancias de:

5.1.1 Selección del Equipo de redacción

5.1.2 Elaboración propiamente dicha

5.1.3 Análisis y Validación

5.1.4 Aprobación

(Ver Anexos – Diagrama de flujo)

En caso que el protocolo sea generado por iniciativa de una empresa, grupo de empresas,

cámara, organismo, etc., la autoridad de aplicación no seleccionará equipo de redacción

y solo evaluará la posibilidad de designar un coordinador del proyecto de elaboración, a

efectos de asistir al/los solicitante/s.

5.1.1. Selección del Equipo de redacción La forma en que se organiza y conforma el Equipo de redacción es específica de

cada protocolo.

En todos los casos se designará un coordinador del proyecto que guiará y supervisará

la elaboración y además podrá seleccionarse, de acuerdo a la necesidad puntual,

uno o más consultores, que serán convocadas por la Autoridad de Aplicación y el/los

cual/es deberán cubrir “dos” aspectos fundamentales:

1) Especialización profesional relacionado con la formación y

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2) Especialización práctica relacionada con las experiencias.

La función de este Equipo, es redactar un protocolo que respete los requisitos

establecidos en la Ley 2189, su Decreto Reglamentario y la Guía para la solicitud de

cesión de uso del sello.

Además, debe conducir su trabajo por los pasos indicados en los párrafos siguientes de

este procedimiento.

Para cada protocolo, la selección constará de las siguientes etapas:

1. Convocatoria para la postulación de profesionales o idóneos del área de interés y/o

con experiencia en la elaboración de normas públicas o privadas.

2. Evaluación de postulantes.

3. Selección del Equipo definitivo.

4. Comunicación a los postulantes del resultado de la selección.

El proceso será documentado por la Autoridad de Aplicación y los criterios específicos

para la selección comunicados durante la convocatoria para la postulación.

5.1.2. Elaboración propiamente dicha

La etapa de elaboración del protocolo del producto o servicio en cuestión, consiste en

la redacción del texto que las empresas interesadas utilizarán como referencia para el

cumplimiento de los “requisitos particulares” exigidos en la Cesión de uso del Sello de

calidad.

Esta etapa estará a cargo del Equipo de redacción o la empresa que presenta el

protocolo para su validación.

La estructura del documento del protocolo que deberá respetar el Equipo de

Redacción, se encuentra detallada en el punto 5.2 de la presente Guía.

El Equipo de redacción deberá asegurar que se cumplen los siguientes requisitos:

- Búsqueda de antecedentes, protocolos existentes, legislación vigente

- Alineación a normas internacionales; Tendencias y actualización del protocolo

específico;

- Verificar que todo requisito de proceso o de producto luego sea auditable

- Verificar la posibilidad de cumplimiento del protocolo en, al menos, 1 caso real en

la provincia.

* Entregable esperado: Primer documento del protocolo para validación.

5.1.3. Análisis y Validación Durante la validación del protocolo es necesario someter ese documento a la

discusión y crítica de las Personas y Organizaciones a los que afectará, tras lo cual se

modificará el documento de forma definitiva. La importancia de esta etapa radica en

la participación que se otorgará a las empresas representadas por su Cámara o

Asociación correspondiente, así como también a organismos públicos, privados y/u

organizaciones no gubernamentales relacionadas al sector del protocolo en cuestión

El inicio de la etapa de validación del documento original debe ser anunciado

públicamente en algún medio masivo de modo que cualquier posible involucrado

tenga la posibilidad de opinar. La Autoridad de Aplicación es responsable de este

anuncio y de pautar un plazo y guardar registro de todas las opiniones.

* Entregable esperado: Segunda entrega del documento del protocolo, acompañado

por respaldo para validación.

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5.1.4. Aprobación Finalizada la etapa de validación, el Equipo de redacción en conjunto con la

Autoridad de Aplicación someten el documento original y las opiniones relevadas a un

análisis crítico de modo de mejorar el protocolo en sus contenidos, organización y

aplicabilidad. Esta fase concluye con la redacción de un nuevo documento del

protocolo que recoge los cambios justificados que hayan surgido.

La Autoridad de Aplicación es responsable de aprobar formalmente, a través del

instrumento administrativo que corresponda, y hacer pública esta última versión del

protocolo para dar inicio al uso del mismo como referencia para cumplir con parte de

los requisitos para la cesión de uso del sello de calidad “Producto de La Pampa”. Cada

protocolo aprobado se publicará en la página de la autoridad de Aplicación

www.ipplapampa.gov.ar

* Entregable esperado: Entrega final del protocolo validado (aquí terminaría la relación

con el Equipo de Redacción)

5.2 Estructura del protocolo

Los contenidos de un protocolo pueden ser originales o extractarse, citando las

correspondiente fuentes, de protocolos preexistentes o bibliografía en general. La

información, los datos, parámetros y determinaciones tienen que provenir de fuentes

reconocidas y validadas como pueden ser la bibliografía científica con referato.

Las afirmaciones y requisitos que se incluyen en un protocolo deben conducir certera y

unívocamente al logro del objetivo del mismo, en circunstancias semejantes.

5.2.1. Estructura del texto y contenidos: Los protocolos que se aprueban para tomar como referencia para la cesión del uso del

sello de calidad “Producto de La Pampa” presentan la siguiente estructura:

5.2.1.1 Título “Sello de calidad Producto de La Pampa” “Protocolo de calidad para

________”, completando el espacio en blanco con la categoría y el nombre del producto

o servicio involucrado.

5.2.1.2 Fecha de aprobación (en blanco, a completar por la Autoridad de aplicación).

5.2.1.3 Listado de Personas, Empresas y/u Organismos que intervinieron en la redacción y

validación del Protocolo.

5.2.1.4 Tabla de contenidos o Índice. Como condición general, los contenidos de los

protocolos cumplen con la legislación nacional y provincial correspondiente y vigente.

Específicamente, cumplen con la Ley 2189, su Decreto reglamentario y la

correspondiente Guía para la solicitud de cesión del sello.

5.2.1.5 Declaración del objetivo u objetivos. La declaración del objetivo u objetivos de

cada protocolo apunta a dejar claramente indicado cuál es el espíritu por el que se

busca proteger una diferenciación con el sello de calidad “Producto de La Pampa”.

5.2.1.6 Definiciones (cuando correspondan hacer aclaraciones para una interpretación

inequívoca).

5.2.1.7 Definición de atributos generales y diferenciadores del PRODUCTO O SERVICIO al

que se aplica y sus excepciones.

Para la definición de atributos generales y diferenciadores es necesario indicar cuál es el

producto o servicio al que se aplica el protocolo así como también cuáles son las

excepciones.

Esto requiere:

a) describir detalladamente el producto o servicio,

b) establecer valores máximos, mínimos y preferidos o indicadores que definan el atributo,

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c) establecer valores o indicadores que puedan medirse o verificarse, y

d) indicar la forma de medirlos o verificarlos.

Si existen excepciones sobre las que no se aplica el protocolo se expresan en esta sección

con su debida justificación.

5.2.1.8 Definición de atributos generales y diferenciadores del PROCESO o PRESTACION al

que se aplica y sus excepciones.

Debe complementarse la definición del producto o servicio con la descripción del

proceso productivo, para lo cual es necesario:

a) describir detalladamente el proceso productivo o de prestación,

b) establecer valores máximos, mínimos y preferidos o indicadores que definan el atributo,

c) establecer valores o indicadores que puedan medirse o verificarse, y

d) indicar la forma de medirlos o verificarlos.

Si existen excepciones sobre las que no se aplica el protocolo se expresan en esta sección

con su debida justificación

5.2.1.9 Requisitos del Sistema de calidad y su documentación.

Respecto del sistema de calidad, toda empresa que desee solicitar la cesión de uso del

sello debe tener sistematizados y documentados sus procedimientos de modo de poder

alcanzar los objetivos planteados y prevenir fallas. Para más información ver “Guía para

la solicitud de cesión de uso del sello”.

Asimismo, se podrá requerir para cada producto o servicio en particular, la

implementación de un sistema de calidad específico (Por ej. BPA, BPG, BPM, HACCP, ISO,

etc.).

6. MONITORIZACIÓN

Este procedimiento será monitorizado por la Autoridad de aplicación cada vez que se

apruebe un protocolo y mientras se use como referencia para la cesión de uso del sello de

calidad “Producto de La Pampa”.

Se considerará registro de esta monitorización la aprobación formal de los procedimientos a

través del acto administrativo y la documentación archivada correspondiente a cada solicitud

de cesión de uso.

7. VERIFICACIÓN

Se verificará la vigencia y pertinencia de este procedimiento anualmente. Se registrará la

verificación firmando el presente documento con fecha y aclaración por parte del

responsable de la Autoridad de aplicación.

8. DOCUMENTACIÓN VINCULADA

- Ley 2189: Creación en el ámbito del Instituto de Promoción Productiva del Ministerio de la

Producción, el sello de Calidad “Producto de LA PAMPA” del 23 de Agosto de 2005, publicado

en Boletín oficial de la Provincia de La Pampa Nro. 2647 del 2 de Septiembre de 2005.

- Decreto Reglamentario Nº 1804: Aprobando la reglamentación parcial de la Ley Nº 2189 de

creación del Sello de Calidad “Producto de LA PAMPA” del 31 de Julio de 2007 publicado en el

Boletín oficial de la Provincia de La Pampa Nro. 2748 del 10 de Agosto de 2007.

- Guía para la solicitud de cesión de uso del Sello de Calidad Producto de La Pampa.

- Guía de confección de protocolos Alimentos Argentinos.

9. ANEXOS 9.1 Diagrama de flujo de la aprobación de un protocolo

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9.2 Modelo de nota “Solicitud de Elaboración de protocolo”

EN HOJA MEMBRETE DE LA EMPRESA

Santa Rosa, 5 de agosto de 2009

Sr. Director:

Dirección de Planificación y Asistencia Técnica a PyMEs

Instituto de Promoción Productiva - Ministerio de la Producción

Brasil 1492 esq. Circunvalación – Santa Rosa La Pampa

S / D

De mi consideración:

Por la presente comunicamos el interés de nuestra empresa en iniciar el trámite para la

cesión de uso del Sello de Calidad PRODUCTO DE LA PAMPA.

En primer lugar y para cumplir con los requisitos particulares pautados en el reglamento de la

Ley provincial Nro. 2189, solicitamos la factibilidad de iniciar la redacción del protocolo de

“Sal común de mesa” encuadrado en la categoría PRODUCTOS DERIVADOS DE BIENES

PRIMARIOS, ofreciendo para tal fin la colaboración técnica del Sr. (nombre y apellido del

empleado), (cargo que ocupa), el cual podrá ser contactado por el coordinador del

proyecto en el Tel.: (datos de contacto) y/o email: (correo electrónico) en el horario de

(hora) a (hora) hs.

Sin otro particular, saluda a Ud. muy atentamente,

Firma responsable de la empresa

(avalado por copia de estatuto legal o poder o documentación que corresponda)

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9.3 Modelo de Conforme de Auditoria

Elaboró:

……………………………………… Paula Feldman

Fecha:

Revisó:

…………………………………….. Ivana Santos

Fecha:

Aprobó:

……………………………………… Pablo Marek

Fecha: