PROCEDIMIENTO DE INCIDENCIAS DE PERSONAL (HI-A-P21)

PROCEDIMIENTO DE INCIDENCIAS DE PERSONAL

USO INTERNO DE GLOBAL HITSS Fecha de emisión:

30 de abril de 2021 Código:

HI-A-P21 Versión: 06 Página 1 de 25


(HI-A-P21)





CONTENIDO 1. OBJETIVO ................................................................................................................................. 3

2. ALCANCE .................................................................................................................................. 3

3. REFERENCIAS .......................................................................................................................... 3

4. DEFINICIONES .......................................................................................................................... 4

5. ENTRADAS Y SALIDAS ............................................................................................................ 4

6. NORMATIVIDAD ........................................................................................................................ 6

7. DIAGRAMA DE FLUJO ........................................................................................................... 19

8. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES .......................................................................................... 20

9. INDICADORES ......................................................................................................................... 20

10. CONTROLES ........................................................................................................................... 21

11. REGISTROS DE CALIDAD ...................................................................................................... 21

12. VERSION DEL DOCUMENTO ................................................................................................. 22





1. OBJETIVO

Establecer las normas, métodos y los criterios para la administrar y controlar el procedimiento de Incidencias de Personal.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todo el personal pagado por nómina mexicana de la organización y para todos los involucrados en las actividades de registro, validación y procesamiento de las incidencias. El procedimiento también es aplicable para Global Hitss Perú bajo las políticas establecidas por la sede indicadas en las referencias internas.

3. REFERENCIAS

3.1. Internas

− Guía de Solicitud de Compensación Adicional e Incremento de Sueldo. (HI-A-P21-G01)

− Procedimiento de Administración del Catálogo Maestro de Empleados.

− Procedimiento de Bajas de Personal. (HI-A-P22)

− Manual de Usuario para solicitudes de ausentismos. (Herramienta HPP) (HI-A-M02)

− Inventario de Datos Personales (HI-SGSI-P05-F06)

Para Perú

− Política de Asistencia (HI-A-L12)

− Política de Trabajo en Sobretiempo (HI-A-L14)

− Política de Licencias (HI-A-L15)

− Política de Descanso Médico (HI-A-L16)

− Política de Descanso Vacacional (HI-A-L17) 3.2. Externas

− Ley Federal del Trabajo.

− Ley del Instituto Mexicano del Seguro Social.

− Ley del INFONAVIT.

− Ley del FONACOT.

− Ley del Impuesto sobre la renta.

− Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de Particulares.

− Para efectos de eliminación de datos personales, de manera enunciativa más no limitativa: Art. 11 LFPDPPP, Art. 46 Código de Comercio y Art. 67 Código Fiscal de la Federación, así como cualquier otro vigente y aplicable para el cumplimiento de finalidades previstas en el Aviso de Privacidad.

http://procesosdenegocio.globalhitss.com/wp-content/uploads/2021/02/HI-A-L12_V00_Política_Control-de-Asistencia_041220.pdf

http://procesosdenegocio.globalhitss.com/wp-content/uploads/2021/02/HI-A-L14_V00_Política-de-Trabajo-en-Sobretiempo_041220.pdf

http://procesosdenegocio.globalhitss.com/wp-content/uploads/2021/02/HI-A-L15_V00_Política-de-Licencias_041220.pdf

http://procesosdenegocio.globalhitss.com/wp-content/uploads/2021/02/HI-A-L16_V00_Política-de-Descanso-Médico_041220.pdf

http://procesosdenegocio.globalhitss.com/wp-content/uploads/2021/02/HI-A-L17_V00_Política-de-Descanso-Vacacional_041220.pdf





4. DEFINICIONES

APC: Administración de Personal Corporativa.

Bono: Estímulo económico que se le otorga a los empleados por su desempeño en un período determinado, de acuerdo con las políticas de la organización.

CFDI: Comprobante Fiscal Digital por Internet.

Compensación Adicional: Estímulo económico extraordinario que se le otorga a los empleados derivado de su nivel de contribución a los resultados del proyecto y/o de la empresa, de acuerdo con las políticas de la organización.

Incidencias del personal: Son aquellos eventos que afectan a la nómina como una percepción o una deducción.

Incremento de sueldo: Es un incremento al sueldo que recibe un empleado derivado de su desempeño previo visto bueno de su jefe inmediato y demás autorizaciones de acuerdo a las políticas de la organización.

SGC: Sistema de Gestión de la Calidad.

Sistema SAP: Sistema informático institucional utilizado para la gestión de recursos humanos y nómina.

Staff: Personal que labora en áreas administrativas de la empresa y son no facturables.

Repositorio: Repositorio documental en la web donde se resguarda y consolida la información para el procedimiento.

5. ENTRADAS Y SALIDAS

5.1. Entradas

Entrada Descripción

Aviso de Ausencia (HI-A-P21-F01)

Formato generado por el sistema HPP, el cual es usado para la solicitud de autorización para vacaciones, permiso con goce y permiso sin goce de sueldo. Estos formatos se almacenan en la plataforma HPP. No aplica a Perú.

Solicitud de Compensación Adicional (HI-A-P21-F03)

Formato donde se especifican los datos del personal al que se le autoriza una compensación adicional como tiempo extraordinario, bonos, pagos extraordinarios, entre otros, incluyendo las firmas de autorización correspondientes.

Solicitud de Incremento de Sueldo para Personal en Proyecto (HI-A-P21-F04) o Solicitud de Incremento de Sueldo para Personal Staff (HI-A-P21-F05)

Formato donde se especifican los datos del personal a quien se propone otorgar un incremento de sueldo, incluyendo las firmas de autorización correspondientes. (No aplica a Perú)

Solicitud de Incremento de Sueldo para Personal Facturable

Formato donde se especifican los datos del personal a quien se propone otorgar un incremento de sueldo, incluyendo las firmas





Entrada Descripción

Perú (HI-A-P21-F08)

de autorización correspondientes para la sede Perú

Aceptación de descuentos vía nómina (HI-A-P21-F02)

Formato en el cual el colaborador acepta el descuento de nómina conforme a las normas protectoras del salario. (No aplica a Perú)

Autorización de Descuento Perú (HI-A-P21-F09)

Formato en el cual el colaborador acepta el descuento de nómina debido a un descuento.

Reporte de incidencias (sin código)

Reporte que el Generalista de Recursos Humanos genera y carga en el repositorio reportando incidencias de ausentismos, incapacidad, Infonavit, Fonacot y descuentos. No aplica a Perú.

Reporte de viáticos (sin código) Reporte que el área de Cuentas por Pagar manda a Administración de personal por correo electrónico sobre los pagos y comprobaciones de viáticos. No aplica a Perú.

Reporte de ajustes de Infonavit (sin código)

Reporte que el área de Nómina manda a Administración de Personal por correo electrónico para notificar sobre cambios en factor de descuento y ajustes de Infonavit. No aplica a Perú.

Cédula Fonacot (sin código) Reporte que el área de APC descarga del Portal de Infonacot para realizar los ajustes de nuevos créditos y suspensiones de descuento. No aplica a Perú.

Notificación de pensión alimenticia (sin código)

Notificación que el área Legal manda a Administración de Personal para informar sobre la orden de algún Juzgado para realizar descuento por pensión alimenticia al colaborador. En Perú el Coordinador o Asistente de Capital Humano envía la orden de descuento por pensión alimenticia a la Gerencia de Administración y Finanzas en el reporte de Incidencias de la primera quincena.

Notas de incidencias para Bajas de personal (sin código)

Notas realizadas durante el proceso de baja de personal en la plataforma RH Global. No aplica a Perú.

Incidencias de Baja (sin código) Reporte por evento enviado a las Gerencias de Administración y Finanzas, Infraestructura, Capital Humano y a los gerentes involucrados en el cese del personal.

Solicitud de Permisos y Licencias Perú (HI-A-P21-F06)

Formato de solicitud de permisos y licencias de la sede Perú.

Solicitud de Vacaciones Perú (HI-A-P21-F07)

Formato de solicitud de vacaciones de la sede Perú.

5.2. Salidas

Salida Descripción

Confirmación de aplicación incidencias del personal en el Sistema SAP.

Confirmación en el Reporte de incidencias que la incidencia fue aplicada o no aplicada indicando motivos. El objetivo es que el Generalista revise la información procesada en la nómina para aclaraciones de pago. En caso de ser necesario algún ajuste, se realizará en la nómina subsecuente. No aplica a Perú.





Aplicación de las incidencias en sistema SAP

Registros de la aplicación de las incidencias en el Sistema SAP correspondientes a cada colaborador y reflejadas en el cálculo de la prenómina. No aplica a Perú.

Recibo de nómina electrónico en formato PDF y XML.

Comprobante digital correspondiente al pago de nómina que utiliza los estándares normados por el Servicio de Administración Tributaria (SAT). No aplica a Perú.

Reporte de Incidencias (sin código)

Reporte consolidado de lo que se debe tener en consideración para la elaboración de la planilla del mes, como son vacaciones, permisos, licencias, descansos médicos, incrementos, cambios de información, etc. que se envía a la Gerencia de Administración y finanzas.

6. NORMATIVIDAD

6.1. Generales

6.1.1. Este procedimiento forma parte del Proceso de Capital Humano (HI-AP-07). 6.1.2. Cualquier excepción a los lineamientos descritos en este procedimiento debe ser

justificada por el Director Corporativo, y autorizada por el Director de Recursos Humanos Corporativo.

6.2. Datos personales e incidencias de personal

6.2.1. Todos los datos personales que son usados en este procedimiento pertenecen al Titular quien autorizó el uso de sus datos para fines laborales, y serán protegidos bajo las medidas que garanticen su confidencialidad, seguridad y autenticidad. En ningún sistema se resguardará información de terceros salvo se tenga que dar cumplimiento a alguna obligación de carácter legal.

6.2.2. Los datos personales de los Titulares se conservarán en la plataforma RH Global y SAP por un periodo de 10 años por el posible acontecimiento de que alguna autoridad requiera de Global Hitss la información.

6.2.3. Los datos personales usados para las incidencias de nómina son clasificados como sensibles, ya que se trata de datos que afectan el patrimonio del colaborador.

6.2.4. Los datos personales que se emplean en este procedimiento y los cuales están enumerados en el Inventario de Datos Personales (HI-SGSI-P05-F06) son: a) Datos de identificación. Nombre completo, Número de Seguridad Social, Registro

Federal de Contribuyentes. b) Datos de salud. Incapacidades médicas. c) Datos jurídicos. Pensiones alimenticias d) Datos laborales. Id empleado, Fecha de contratación, Fecha de baja e) Datos patrimoniales. Crédito Fonacot, Crédito Infonavit, Cuenta bancaria, Ingresos.





6.3. Notificación de incidencias

6.3.1. La notificación de incidencias se realizará por las partes involucradas conforme al calendario liberado por el área de Nóminas. Dicho calendario será comunicado a Administración de Personal Corporativo y éste informará al equipo de Generalistas de Recursos Humanos y Cuentas por Pagar.

6.3.2. Cualquier excepción en el cumplimiento del calendario deberán ser autorizadas por el Contralor.

6.3.3. Los Generalistas de Recursos Humanos de sede son los únicos responsables de recibir las incidencias por parte del personal o de cualquier área de la organización, así como de proporcionar la información necesaria para su aplicación.

6.3.4. El Generalista de Recursos Humanos, es responsable de cargar el reporte de incidencias y los soportes en el repositorio establecido.

6.3.5. El reporte de incidencias, así como los soportes que se deberán cargar en el repositorio establecido por parte del Generalista de Recursos Humanos son los siguientes:

- Correo electrónico justificando faltas del colaborador o permisos sin goce de sueldo de 8 días y hasta 6 meses.

- Certificados emitidos por el IMSS cuando se reporte ausentismo por incapacidad.

- Avisos de crédito Infonavit / Fonacot cuando se reporte alguna modificación de créditos.

- Caratula de cuenta bancaria donde se visualice nombre completo, número de cuenta y cuenta Clabe interbancaria, cuando se reporte un cambio en la forma de pago.

- Solicitud de bono extraordinario

- Aceptación de descuentos por parte del colaborador en formato digitalizado.

- Cancelación de ausentismo (correo electrónico del colaborador con visto bueno del jefe inmediato)

- Vacaciones anticipadas (correo electrónico del colaborador con visto bueno del jefe inmediato)

6.3.6. Los soportes de incidencias que se deberán cargar en el repositorio establecido por parte de Administración de Personal son los siguientes:

- Solicitud de Compensación Adicional (HI-A-P21-F03)

- Solicitud de Incremento de Sueldo para Personal en Proyecto (HI-A-P21-F04)

- Solicitud de Incremento de Sueldo para Personal Staff (HI-A-P21-F05)

- Reporte de viáticos emitido por Cuentas por Pagar

- Reporte de ajustes de Infonavit emitido por Nóminas

- Cédula Fonacot

- Oficio de pensión alimenticia

6.3.7. El cierre de incidencias del área de APC será quincenalmente con un mínimo de 24 horas hábiles de anticipación al cierre de nóminas, de acuerdo con el Calendario de Nómina, a fin de consolidar y entregar la información correspondiente, por lo que los





Generalista de Recursos Humanos de sede son responsables de enviar oportunamente sus incidencias al área de APC.

6.3.8. El área de APC es responsable de registrar en el Sistema SAP, en la transacción PA30 del módulo HCM, las incidencias del personal diariamente y/o en la fecha y hora de recepción determinados en el Calendario de Nómina. En caso de que alguna incidencia no sea clara o presente error, se dejará retroalimentación en el reporte de incidencias para que el Generalista de Recursos Humanos corrija el reporte. Es responsabilidad del Generalista de Recursos Humanos atender los casos para que esas incidencias sean aplicadas en la nómina.

6.3.9. El área de APC es responsable de validar que los soportes se encuentren completos y correctos en cada cierre quincenal de nómina en el repositorio documental establecido. La única información que se trabajará en papel serán los certificados de incapacidad emitidos por el IMSS.

6.3.10. Las incidencias extemporáneas de cualquier tipo se aplican en la nómina subsecuente.

6.4. Incidencias

6.4.1. Las incidencias se clasifican de la siguiente manera:

TIPO MOTIVO

INCIDENCIAS DE AUSENTISMOS

VACACIONES

INCAPACIDAD

PERMISO CON GOCE DE SUELDO (PCGS)

PERMISO SIN GOCE DE SUELDO (PSGS)

FALTAS

INCIDENCIAS DE DESCUENTOS

INFONAVIT

FONACOT

PENSIÓN ALIMENTICIA

OTROS DESCUENTOS

PRESTAMO PERSONAL (POR ANTICIPO DE SUELDO)

INCIDENCIAS DE PAGOS

INCREMENTO DE SUELDO

BONOS COMPENSACION

BONO SEMESTRAL

BONO ANUAL

INCIDENCIAS DE VIÁTICOS PAGOS DE VIATICOS REALIZADOS

COMPROBACIONES DE VIATICOS REALIZADOS

6.5. Incidencias de Ausentismo

6.5.1. Las incidencias relacionadas con la ausencia de un colaborador se clasifican de la siguiente manera, y se registran como Ausentismos en el infotipo 2001 desde la transacción PA30 en el módulo HCM de SAP:





Descripción cc-nómina

SAP

Falta FA01

Enfermedad General Inicial IE01

Enfermedad General Subsecuente IE02

Maternidad Prenatal IM01

Maternidad Posnatal IM02

Enfermedad General Inicial NP IE03

Enfermedad General Subsecuente NP IE04

Maternidad Enlace IM03

Riesgo de Trabajo Inicial RT01

Riesgo de Trabajo Subsecuente RT02

Permiso Sin Goce de Sueldo PSGS

Vacaciones VACN

6.6. Vacaciones

6.6.1. Todo colaborador y su jefe inmediato son responsables de acordar su plan de vacaciones conforme a los días que tiene derecho a disfrutar durante el año calendario y deben asegurarse de que dichos días se disfruten en el período de vigencia correspondiente.

6.6.2. Los colaboradores que tengan más de un año de servicios disfrutarán de un período anual de vacaciones pagadas, que en ningún caso podrá ser inferior a seis días laborables, y que aumentará de acuerdo con la siguiente tabla:

Años de servicio

Días de vacaciones

1 6

2 8

3 10

4 12

5 - 9 14

10 - 14 16

15 - 19 18

20 - 24 20

25 - 29 22

30 - 34 24

6.6.3. Los colaboradores que en su momento fueron contratados con un período vacacional

“Base 10”, disfrutarán de un período anual de vacaciones pagadas que aumentará en dos días laborables, hasta llegar a dieciséis días por cada año subsecuente de servicios. Después de cuatro años, el período de vacaciones aumentará en dos días por cada





cinco de servicios. Actualmente, esta modalidad ya no aplica para nuevas contrataciones.

6.6.4. El único medio para solicitar vacaciones es a través de la plataforma HPP, en la cual el colaborador podrá visualizar información de su saldo de vacaciones, solicitar y descargar comprobante de autorización a través del formato de Aviso de Ausencia (HI-A-P21-F01). La solicitud de ausentismos deberá realizarse preferentemente con 15 días de anticipación.

6.6.5. Un colaborador podrá tomar vacaciones anticipadas con la autorización de su jefe inmediato. El número de días que se anticipen debe corresponder al número de días que proporcionalmente le correspondan al trabajador en la fecha de su solicitud. Para estos casos, el Analista de APC deberá anticipar la fecha de inicio de la liquidación del contingente de vacaciones en el infotipo 2006, desde la transacción PA30 del módulo HCM de SAP.

6.6.6. En caso de que algún colaborador tome días de vacaciones sin que hayan sido autorizados previamente por su jefe inmediato y/o Director de Área, se considerarán como faltas que serán descontadas de su pago quincenal. La acumulación de cuatro faltas en un mes podrá considerarse como causante de baja, de acuerdo con el Procedimiento de Bajas de Personal (HI-A-P22).

6.6.7. El área de APC es responsable de recibir las solicitudes de vacaciones autorizadas por medio del sistema HPP y enviarlos por medio del sistema para la escritura a SAP y a HOST, este envío se deberá realizar de forma diario excepto en los días en que el registro de gestión de nómina se encuentre cerrado por cálculo.

6.6.8. En caso de cancelación de los días de vacaciones que ya fueron tramitados el colaborador es responsable de enviar un correo electrónico con el visto bueno de su jefe inmediato al Generalista de Recursos Humanos de sede, informando el período y la causa de la cancelación. El colaborador deberá conservar este correo como soporte para futuras aclaraciones.

6.6.9. El Generalista de Recursos Humanos de sede es responsable de notificar al área de APC las cancelaciones de vacaciones por medio del repositorio documental, y éste último será responsable de cancelar los días de vacaciones en el Sistema SAP. Cada vez que exista una cancelación de vacaciones, el Analista de APC deberá eliminar el Ausentismo registrado en SAP en el infotipo 2001 desde la transacción PA20 del módulo HCM de SAP.

6.6.10. Todas las vacaciones de cualquier colaborador tienen una vigencia de 18 meses a partir del día en que se encuentran disponibles para goce y vencerán una vez transcurrido este tiempo.

6.7. Contingentes de Vacaciones y Primas Vacacionales

6.7.1. La prima vacacional que se pagará al colaborador es el 25%. 6.7.2. El área de APC es responsable de generar anualmente los contingentes de vacaciones

y primas vacacionales de todos los colaboradores para el ejercicio en curso, dentro de los 3 primeros días hábiles del mes de enero. La generación de los contingentes de vacaciones y prima vacacional se realizará desde la transacción PT_QTA00 del módulo HCM de SAP.

6.7.3. El área de APC es responsable de generar los contingentes de vacaciones y primas vacacionales al momento del alta de personal de nuevo ingreso. La generación de estos contingentes se realizará desde la transacción PA30 en el infotipo 2006.

http://procesosdenegocio.globalhitss.com/bajas-de-personal-hi-a-p22/





6.7.4. El área de APC es responsable de liquidar o pagar quincenalmente las primas vacacionales en el Sistema SAP y entregar un reporte al área de Nómina IMSS con esta información. La liquidación de las primas vacacionales se debe realizar desde la transacción PA30 en el infotipo 416.

6.7.5. El área de Nómina IMSS es responsable de calcular el nuevo SDI que corresponda a cada colaborador por su aniversario y reportarlo al IMSS.

6.8. Incapacidades

6.8.1. Todos los colaboradores que se ausenten por enfermedad están obligados a acudir al IMSS para obtener su justificante médico.

6.8.2. Los colaboradores son responsables de validar que el(los) documento(s) de incapacidad emitidos por el IMSS cumplan con lo siguiente: – Nombre completo y correctamente escrito del colaborador. – La empresa pagadora sea la correcta y su nombre esté correctamente escrito. – Debe contar con un folio. – En caso de que la incapacidad sea generada por primera vez debe indicarse como

“inicial”. – En caso de que la incapacidad involucre varios periodos continuos, las fechas de cada

documento deben ser subsecuentes.

6.8.3. Cuando la incapacidad involucre un riesgo de trabajo (ST7), riesgo de trayecto (ST7), recaída (ST8), enfermedad de trabajo (ST9), incapacidad parcial o total (ST3), dictamen de invalidez (ST4) o alta (ST2), el colaborador debe entregar el documento del IMSS original al Generalista de Recursos Humanos de sede.

6.8.4. En caso de que un colaborador se atienda en un hospital particular y haga uso del SGMM deberá notificarlo al IMSS para que éste le emita la incapacidad correspondiente.

6.8.5. En caso de no contar con documento emitido por el IMSS por no haber acudido a recibir atención ante dicho instituto y haber tenido una ausencia de 3 días o más, el colaborador debe tramitar una incapacidad retroactiva, misma que deberá de solicitarle al Instituto en un plazo máximo de 28 días naturales y con este documento deberá solicitar la respectiva incapacidad foliada.

6.8.6. El colaborador es responsable de entregar la incapacidad o justificante original a su jefe inmediato o al Generalista de Recursos Humanos de sede en un plazo máximo de 3 días hábiles. En caso de que el documento haya sido entregado al jefe inmediato, éste es responsable de hacerlo llegar al Generalista de Recursos Humanos de sede de forma inmediata.

6.8.7. En caso de que no sea posible entregar de inmediato el original de la incapacidad emitida por el IMSS, el colaborador puede enviar una copia digitalizada legible al Generalista de Recursos Humanos de sede con el compromiso de entrega del original.

6.8.8. El Generalista de Recursos Humanos es responsable de entregar el formato ST7 con el dictamen final del IMSS al área de APC y el formato ST2, cuando aplique.

6.8.9. En el trámite de incapacidades, el Generalista de Recursos Humanos de sede es responsable de lo siguiente:

− Reportar diariamente a APC todos los documentos digitalizados del IMSS recibidos por los colaboradores o sus jefes inmediatos mediante el repositorio establecido.

− Dar seguimiento a la entrega de los documentos originales de incapacidad, ST7 y/o ST2 emitidos por el IMSS y entregar a mes vencido los documentos originales a APC.





− Dar seguimiento a la entrega de las incapacidades subsecuentes emitidas por el IMSS y validar que cumplan con los requisitos necesarios.

− Devolver el documento de riesgo de trabajo (ST7) al colaborador, una vez que se tenga firmado por el Representante Legal.

6.8.10. El área de APC es responsable de validar la información de los formatos originales y entregarlos al área de Nómina, en caso de los formatos ST7 es responsable de devolverlos al Generalista de Recursos Humanos de sede en cuanto los reciba del área de Nómina.

6.8.11. El área de APC es responsable de contactar al colaborador, tomar su declaración y validar dicha declaración con el área de Nóminas IMSS para obtener sus recomendaciones. APC es responsable de anotar la declaración en el documento del IMSS ST7 considerando las recomendaciones y entregarlo al área de Nóminas para el trámite de la firma y sello. Una vez firmados, el área de APC es responsable de devolver los formatos ST7 al Generalista de Recursos Humanos de sede.

6.8.12. El área de Nóminas es responsable de validar la información de los formatos ST7, sellarlos y recabar la firma del Representante Legal. Una vez firmados, el área de Nómina es responsable de devolver los formatos al área de APC.

6.8.13. El área de Nóminas es responsable de validar los documentos originales de las incapacidades y registrarlos en el SUA.

6.8.14. La empresa otorgará el beneficio del subsidio por incapacidad a un colaborador únicamente cuando la incapacidad emitida por el IMSS sea presentada al Generalista de Recursos Humanos en un plazo no mayor de 5 días hábiles, a partir de la fecha en que ocurrió el evento, y tendrá una vigencia de hasta 60 días naturales por evento.

6.8.15. En caso de que el colaborador reporte una incapacidad extemporánea, es decir, después de 5 días hábiles de haberse emitido, se dejará de pagar el subsidio a partir de esa incapacidad y en las incapacidades subsecuentes, si las hubiera.

6.9. Permiso con goce de sueldo

6.9.1. El Gerente de Operaciones, Gerente de Área o nivel superior podrá otorgar un permiso con goce de sueldo derivado de las necesidades de la operación, del área o del colaborador, a través del formato Aviso de Ausencia (HI-A-P21-F01) en la plataforma HPP, bajo los siguientes criterios:

Motivo Días de permiso por ley Días de permiso por

política interna

Paternidad 5 -

Fallecimiento de Familiar Directo - 2

Matrimonio - 2

6.9.2. Todo colaborador deberá realizar la solicitud en la plataforma y su Director será responsable de validar, aceptar o rechazar la solicitud del colaborador. Esta solicitud también deberá ser validada por el Generalista de Recursos Humanos el cual asegurará que se cumpla el lineamiento del permiso.

6.9.3. En el caso de las madres trabajadoras tienen los siguientes derechos: a) Disfrutarán de un descanso de seis semanas anteriores y seis posteriores al parto. A

solicitud expresa de la trabajadora, previa autorización escrita del médico de la institución de seguridad social que le corresponda o, en su caso, del servicio de salud





que otorgue el patrón, tomando en cuenta la opinión del patrón y la naturaleza del trabajo que desempeñe, se podrá transferir hasta cuatro de las seis semanas de descanso previas al parto para después del mismo. En caso de que los hijos hayan nacido con cualquier tipo de discapacidad o requieran atención médica hospitalaria, el descanso podrá ser de hasta ocho semanas posteriores al parto, previa presentación del certificado médico correspondiente.

b) En caso de que se presente autorización de médicos particulares, ésta deberá contener el nombre y número de cédula profesional de quien los expida, la fecha y el estado médico de la trabajadora.

c) En caso de adopción de un infante disfrutarán de un descanso de seis semanas con goce de sueldo, posteriores al día en que lo reciban.

d) Los períodos de descanso antes mencionados se prorrogarán por el tiempo necesario en el caso de que se encuentren imposibilitadas para trabajar a causa del embarazo o del parto.

6.9.4. En el período de lactancia hasta por el término máximo de seis meses, tendrán dos reposos extraordinarios por día, de media hora cada uno, para alimentar a sus hijos, en lugar adecuado e higiénico que designe la empresa, o bien, cuando esto no sea posible, previo acuerdo con el patrón se reducirá en una hora su jornada de trabajo durante el período señalado.

6.10. Permisos sin goce de sueldo

6.10.1. El Gerente de Operaciones, Gerente de Área o nivel superior podrá otorgar un permiso sin goce de sueldo derivado de las necesidades de la operación, del área o del colaborador, el cual no debe exceder de 7 días naturales, dentro de un período de 1 mes natural (1 al 30 de cada mes), a través del formato “Aviso de Ausencia (HI-A-P21-F01) de la plataforma HPP.

6.10.2. Todo colaborador deberá realizar la solicitud y su Director será responsable de entregar autorizar o rechazar la solicitud. El generalista de Recursos Humanos también validará que no se exceda el número de días solicitados.

6.10.3. Por excepción, se podrá otorgar un permiso sin goce de sueldo de 8 días y hasta 6 meses naturales con autorización del Director para personal en proyecto o el Director Corporativo de Recursos Humanos para personal administrativo y el Contralor en todos los casos.

6.11. Faltas

6.11.1. Cuando un colaborador se ausenta a partir de un día hábil sin notificar el motivo de su ausencia, el jefe inmediato del colaborador es responsable de informar de inmediato al Generalista de Recursos Humanos de sede esta situación vía correo electrónico.

6.11.2. El Generalista de Recursos Humanos de sede es responsable de tratar de localizar al colaborador desde que recibe la notificación de ausencia del jefe inmediato de dicho colaborador.

6.11.3. Una vez transcurridos tres días hábiles de ausencia del colaborador y habiendo corroborado que la situación amerita su baja, el Generalista de Recursos Humanos de sede es responsable de gestionar la desvinculación laboral de acuerdo con el Procedimiento de Bajas de Personal (HI-A-P22).





6.12. Incidencias de Descuentos

6.12.1. Infonavit / Infonacot

6.12.1.1. Es obligación de todos los colaboradores de nuevo ingreso llenar el formato Constancia de Crédito Infonavit/Fonacot (HI-A-P05-F16) donde indique si tiene crédito o no, esta constancia formará parte del expediente del colaborador; además deberá entregar el soporte emitido por Infonavit o Infonacot. En caso de que el colaborador cuente con un crédito, el Generalista de Recursos Humanos deberá reportar en el repositorio documental la incidencia adjuntando el soporte.

6.12.1.2. Todos los colaboradores son responsables de entregar al Generalista de Recursos Humanos de sede los avisos de Infonavit e Infonacot, tales como retención, cambio de factor y cancelación de descuento, en un plazo máximo de 48 horas hábiles a partir de la fecha en que el colaborador recibe dicho aviso. El incumplimiento en la entrega del aviso puede ocasionar la aplicación de descuentos posteriores.

6.12.1.3. El área de APC es responsable de registrar como incidencia en el Sistema SAP la retención por Crédito Infonavit, de acuerdo con las condiciones con las que el Instituto otorga el crédito al empleado, las cuales pueden ser:

– Veces de Salario Mínimo Vigente – Porcentaje – Cuota Fija 6.12.1.4. El área de Nómina es responsable de notificar a APC por medio de correo

electrónico, los nuevos créditos Infonavit identificados, suspensiones, cambios de factor y ajustes de descuentos y devoluciones que resulten al realizar la concilia bimestral de Infonavit, a fin de aplicar la incidencia en sistema SAP.

6.12.1.5. El área de APC es responsable de realizar la concilia mensual de Infonacot para identificar nuevos créditos, suspensiones, ajustes y devoluciones y aplicarlos en las incidencias en sistema SAP.

6.12.2. Pensión Alimenticia

6.12.2.1. La Dirección Corporativa Legal es la única entidad facultada en las oficinas

corporativas para recibir la orden jurídica de retención por concepto de pensión alimenticia emitida por la autoridad civil para personal contratado en nóminas internas. En las oficinas foráneas sólo debe recibir la persona que la Dirección Corporativa Legal designe.

6.12.2.2. La Dirección Corporativa Legal es responsable de evaluar si procede o no la pensión alimenticia. En caso de que proceda, la Dirección Corporativa Legal debe remitir de inmediato vía correo electrónico, el archivo digitalizado de la orden jurídica de retención por concepto de pensión alimenticia al área de APC para su registro; el área de APC informará a la Dirección Corporativa Legal el detalle de la aplicación del descuento para que la Dirección Corporativa Legal determine la manera de contestar el requerimiento a la autoridad civil.

6.12.2.3. El área de APC es responsable de registrar en el Sistema SAP, desde la transacción PA30 en el infotipo 426 y 427, los datos de los beneficiarios y tipo de pensión alimenticia, de acuerdo con los siguientes conceptos:

– Pensiones por porcentaje. – Total de percepciones menos deducciones de Ley.





– Total de percepciones. – Pensiones por cuota fija. – Pensiones por concepto.

6.12.2.4. El área de APC es responsable de informar la recepción de la orden jurídica de

retención por concepto de pensión alimenticia al Generalista de Recursos Humanos por medio de correo electrónico con la finalidad que sea informado el colaborador.

6.12.2.5. El área de Nómina es responsable de solicitar la transferencia bancaria o tramitar la solicitud de cheque para el pago de las pensiones alimenticias. En el último caso, el área de Tesorería es responsable de entregar al área de APC los cheques correspondientes.

6.12.2.6. El área de APC es responsable de darle seguimiento a la entrega de los cheques de las pensiones alimenticias a los beneficiarios.

6.12.3. Descuento Programado.

6.12.3.1. Los descuentos programados son importes que se le aplican al empleado en cada periodo de nómina, hasta que cubra la cantidad del monto del adeudo, tales como:

– Pago anticipado. – Averías al equipo de la empresa. – Pagos de nómina en exceso.

6.12.3.2. Para el trámite de los descuentos programados debe llenarse el formato

“Aceptación de Descuento vía Nómina (HI-A-P21-F02)” con la firma del colaborador y del Generalista de Recursos Humanos de sede.

6.12.3.3. El Generalista es responsable de cargar en forma digitalizada el formato Aceptación de Descuento vía Nómina (HI-A-P21-F02) a APC, como parte de las incidencias de personal y de acuerdo con el Calendario de Nómina. El formato original deberá resguardarse en expediente laboral.

6.12.3.4. El Gerente de Cuentas por Pagar es la única entidad responsable de notificar al área de APC los montos a descontar a los colaboradores por concepto de viáticos no comprobados, de acuerdo con el Procedimiento de Viáticos y Comprobación.

6.12.3.5. La prioridad de descuentos a aplicar se considera de la siguiente manera, hasta agotar la capacidad de pago del colaborador:

1) Legales 2) Contractuales 3) Empresa 4) Terceros

6.12.3.6. Sólo los Gerentes de Operaciones, Gerentes de Área o superiores pueden

hacer solicitudes de descuentos programados al Generalista de Recursos Humanos de sede y éste último deberá llenar el formato Aceptación de Descuento vía Nómina (HI-A-P21-F01) y entregarlo a firma al colaborador.

6.12.3.7. El Generalista de Recursos Humanos de sede es responsable de evaluar la capacidad de pago de cada colaborador para la programación de los descuentos a aplicar por cada período de pago.

6.12.4. Otros descuentos.





6.12.4.1. Sólo los Gerentes de Operaciones, Gerentes de Área o superiores pueden

hacer solicitudes de descuentos al Generalista de Recursos Humanos de sede vía correo electrónico, derivados del servicio de estacionamiento y deberán notificarse por el mismo medio a la APC como parte de las incidencias de personal y de acuerdo con el Calendario de Nómina.

6.13. Incidencias de Pagos

6.13.1. Incrementos de Sueldo, Bonos y Compensaciones

6.13.1.1. Las incidencias de bonos, compensaciones, tiempo extraordinario e incrementos de sueldo deben ser tramitadas conforme a la “Guía de Solicitud de Compensación Adicional e Incremento de Sueldo (HI-A-P21-G01)”.

6.13.2. Incidencias de viáticos.

6.13.3. El área de Cuentas por Pagar es responsable de informar a Administración de Personal, mediante correo electrónico, el reporte de los viáticos pagados y de las comprobaciones realizadas por los colaboradores, de forma quincenal conforme al calendario de nóminas.

6.13.4. El área de Administración de Personal es responsable de aplicar en sistema SAP, transacción PA30, infotipo 14 y 15, los pagos y comprobaciones con la finalidad que se vean reflejados los movimientos en el CFDI de nómina.

6.13.5. Estos movimientos solo serán aplicados por APC cuando sea viable calcular un pago de nómina al colaborador. Si el estatus del colaborador es de Baja y ya no se le calculara alguna nómina, será el área de Cuentas por Pagar quien realice la generación del CFDI.

6.13.6. Aplicación de incidencias.

6.13.6.1. El área de Administración de Personal es responsable de validar que todas las incidencias se encuentren aplicadas en sistema y con su debido soporte, conforme al calendario de nómina.

6.13.6.2. El área de nómina es responsable de generar y entregar un ejercicio de pre-nomina al área de APC, con la finalidad de desarrollar un proceso eficiente en el pago de la nómina. El área de APC es responsable de validar la aplicación de las incidencias incluyendo las de los colaboradores de nuevo ingreso y deberá informar sobre movimientos que no reconozca o los movimientos que no se hayan aplicado, de acuerdo con las solicitudes realizadas. La revisión no deberá exceder 4 horas hábiles, con la finalidad de que sea liberada y continuar con su proceso de pago.

6.13.6.3. Cualquier excepción a los horarios del lineamiento anterior debe ser acordada y justificada entre el Gerente de APC y el Gerente de Nómina.

6.13.6.4. Una vez liberada la pre-nómina por parte de Administración de Personal, el área de Nómina correrá en forma definitiva los cálculos en el sistema SAP.

6.13.7. Recibos de Nómina





6.13.7.1. El área de APC es responsable de administrar el Kiosco Web para la consulta de recibos de nómina en CFDI así como actualizar la información de los usuarios, de acuerdo con las altas de personal registradas quincenalmente.

6.13.7.2. Los colaboradores contratados podrán acceder al kiosco para consulta e impresión de sus recibos de nómina 3 días hábiles posteriores al pago de nómina, utilizando su usuario y contraseña personales.

6.13.7.3. El área de Nóminas con apoyo del área de Sistemas Internos, son responsables del timbrado de los recibos de nómina ante el SAT.

6.13.8. Incidencias de personal para colaboradores inactivos.

6.13.8.1. Cuando un colaborador causa baja, se tomará como soporte de incidencias las notas que el Generalista de Recursos Humanos escriba en la plataforma RH Global.

6.13.8.2. Las incidencias a considerar para los colaboradores inactivos, serán solo de ausentismos que no se hayan alcanzado a aplicar a través del sistema HPP.

6.13.8.3. En caso de notificar faltas, se deberá contar con el soporte del correo electrónico por parte del jefe inmediato.

6.13.8.4. Se podrán aplicar incidencias de descuento por viáticos no comprobados en el finiquito, cuando se cuente con el soporte del área de Cuentas por Pagar.

6.13.8.5. Para aplicar cualquier otro tipo de descuento, será necesario contar con el formato Aceptación de descuentos vía nómina (HI-A-P21-F02).

6.14. Incidencias sede Perú

6.14.1. Los colaboradores de Global Hitss Perú tomarán en cuenta la normativa de las políticas establecidas por la sede en el caso de: Control de Asistencia: Normativa que asegura el control de las horas laboradas en la jornada de trabajo y también establece disposiciones sobre el control de asistencia de los trabajadores en Global HITSS sede Perú. Referenciado en la política Control de Asistencia (HI-A-L12). Trabajo en Sobretiempo: Normativa que define los lineamientos sobre el trabajo en sobretiempo u horas extras y también establecer disposiciones, en estos casos, sobre el pago o compensación a los trabajadores en Global HITSS sede Perú. Referenciado en la política Trabajo en Sobretiempo (HI-A-L14). Permisos y Licencias: Normativa que establece los lineamientos que aplican a las licencias y permisos que se encuentran establecidos en la legislación laboral vigente y en el Reglamento Interno de Trabajo de Global HITSS sede Perú. Referenciado en la Política de Licencias (HI-A-L15). Descanso Médico: Normativa que da a conocer los lineamientos para la presentación y validación de los descansos médicos solicitados por el personal de Global HITSS sede Perú. Referenciado en la Política de Descanso Médico (HI-A-L16).

6.14.2. En el caso de que un colaborador de Global HITSS Perú requiera solicitar un permiso o licencias deberá utilizar el formato Solicitud de Permisos y Licencias (HI-A-P21-F06) teniendo en cuenta que es obligatoria la autorización de su jefe o gerente inmediato para proceder a enviarlo al área de Capital Humano de la sede mediante correo electrónico.

6.14.3. En el caso de que un colaborador de Global HITSS Perú requiera solicitar descanso vacacional deberá utilizar el formato Solicitud de Vacaciones (HI-A-P21-F07) teniendo en

http://procesosdenegocio.globalhitss.com/wp-content/uploads/2021/02/HI-A-L12_V00_Política_Control-de-Asistencia_041220.pdf

http://procesosdenegocio.globalhitss.com/wp-content/uploads/2021/02/HI-A-L14_V00_Política-de-Trabajo-en-Sobretiempo_041220.pdf

http://procesosdenegocio.globalhitss.com/wp-content/uploads/2021/02/HI-A-L15_V00_Política-de-Licencias_041220.pdf

http://procesosdenegocio.globalhitss.com/wp-content/uploads/2021/02/HI-A-L16_V00_Política-de-Descanso-Médico_041220.pdf

http://procesosdenegocio.globalhitss.com/wp-content/uploads/2021/02/HI-A-P21-F06_V00_Solicitud_de_Permisos-y-Licencias-Perú.xls

http://procesosdenegocio.globalhitss.com/wp-content/uploads/2021/02/HI-A-P21-F07_V00_Solicitud-de-Vacaciones-Perú.xls





cuenta que es obligatoria la autorización de su jefe o gerente inmediato para proceder a enviarlo al área de Capital Humano de la sede mediante correo electrónico.

6.14.4. Capital Humano envía cada quincena un reporte de incidencias a la Gerencia de Administración y Finanzas de acuerdo con el cronograma recibido por esta última, en donde se detallan las incidencias recibidas durante el periodo.

6.14.5. Incidencias: las incidencias se clasifican de la siguiente manera:

TIPO MOTIVO

INCIDENCIAS DE AUSENTISMOS

VACACIONES

INCAPACIDAD

PERMISO CON GOCE DE HABER

PERMISO SIN GOCE DE HABER

FALTAS

TARDANZAS

LICENCIAS

INCIDENCIAS DE DESCUENTOS

SEGUROS MEDICOS

PENSIÓN ALIMENTICIA

DESCUENTOS POR DAÑO DE EQUIPO

DESCUENTO POR PERDIDA DE FOTOCHECK

DESCUENTOS POR CONVENIOS (CAPACIT. SERVICIOS, ETC.)

ACCION DISCIPLINARIA MEDIANTE SUSPENSIÓN DE LABORES

OTROS DESCUENTOS

INCIDENCIAS DE PAGOS

INCREMENTO DE SUELDO

BONOS COMPENSACION

ASIGNACION FAMILIAR

CERTIFICADO DE 5TA CATEGORIA REGULARIZACION

INCIDENCIAS DE ACTUALIZACION DE DATOS

CAMBIO DE CUENTA BANCARIA

CAMBIO DE CORREO ELECTRONICO PERSONAL

CAMBIO DE DIRECCION PERSONAL

CAMBIO DE PUESTO Y CATEGORIA





7. DIAGRAMA DE FLUJO

Incidencias de Personal (HI-A-P21)

Cola

bora

dor/

Jefe

Inm

edia

toN

ómin

a In

tern

aAd

min

istr

ació

n de

Per

sona

l Cor

pora

tivo

Gen

eral

ista

de

Recu

rsos

H

uman

os

Corporativo

Inicio

1. Reportar incidencias a Generalista de

Recursos Humanos

2. Generar reporte de incidencias y carga soporte en

repositorio

3. Validar información de

incidencias

6. Aplicar incidencias en SAP

4. ¿Está correcta la información?

7. Realizar pre nómina conforme a calendario

y enviar a APC

8. Revisar pre nómina

SI

10. Generar nómina definitiva

FIN

NO

SÍ

5. Corregir incidencias

9. ¿Está correcta la información?

NO





8. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

Responsable No.

Actividad Descripción de actividades

Colaborador / jefe inmediato

1. Reportar al Generalista de Recursos Humanos incidencias de

nómina con el debido soporte

Generalista de Recursos Humanos

2. Generar el reporte de incidencias en el repositorio establecido

cargando los soportes correspondientes a cada incidencia.

APC 3. Validar información de incidencias con los soportes

APC 4. ¿Está correcta la información?

No. Pasa a la actividad 5

Si. Pasa a la actividad 6


5. Revisar la incidencia y corrige el reporte cargando el soporte

documental correcto.

APC 6. Aplicar incidencias en sistema SAP conforme a calendario y

validando el registro correcto con soporte.

Nómina 7. Realizar prenomina en sistema SAP conforme a calendario y envía

el archivo a APC

APC 8. Revisar prenomina para validar que las incidencias sean aplicadas

en el cálculo de la nómina.

APC 9. ¿Está correcta la información?

No. Pasa a la actividad 6

Si. Pasa a la actividad 10

Nómina 10. Genera nómina definitiva en sistema SAP.

9. INDICADORES

Indicador Objetivo Periodici-

dad Procedimiento de

Cálculo Responsable Semáforo

Incidencias aplicadas en la

nómina.

Asegurar que las incidencias reportadas en cada quincena se apliquen en la nomina

Mensual

(# incidencias reportadas / # total de incidencias aplicadas) *100.

APC

>=98% <100%

>=95% <98%

<95%

Incidencias reportadas en la

Asegurar que las incidencias recibidas en

Mensual (# incidencias recibidas / # total

Capital Humano

>=98% <100%





Indicador Objetivo Periodici-

dad Procedimiento de

Cálculo Responsable Semáforo

nómina. Perú cada quincena se reporten para la nomina

de incidencias reportadas) *100.

>=95% <98%

<95%

10. CONTROLES

Puntos de control

Tipo de revisión

Frecuencia de

revisión

Alcance

Responsa-ble de

evidencias

Evidencia Documental

De Cálculos

o Sistema

s

Inspección física

Selectiv

o Total

A. Verificar que las incidencias entregadas por los colaboradores o responsables de área se registren en su totalidad de forma correcta y oportuna la nómina

X X Quincen

al X

Generalista de Recursos

Humanos de sede

Registro en el

sistema y document

al. Prenómina

11. REGISTROS DE CALIDAD

Código Nombre Responsable de

resguardo Recuperación

Tiempo de retención y disposición

HI-A-P21-F01 Aviso de Ausencia Gerente de

Administración de Personal.

En plataforma de HPP

10 años después del término de la relación laboral.

HI-A-P21-F02 Aceptación de descuento vía

nómina.


Expediente del colaborador


HI-A-P21-F03 Solicitud de

Compensación Adicional

Gerente de Administración de

Personal.

En repositorio documental.

Permanente.

HI-A-P21-F04

Solicitud de Incremento de Sueldo para Personal en

Proyecto


Personal.

En repositorio documental

Permanente

http://procesosdenegocio.globalhitss.com/wp-content/uploads/2017/10/HI-A-P21-F02_Aceptacion_de_Descuento_Via_Nomina.xls

http://procesosdenegocio.globalhitss.com/wp-content/uploads/2017/10/HI-A-P21-F03_Solicitud_de_Compensacion_Adicional.xls

http://procesosdenegocio.globalhitss.com/wp-content/uploads/2017/10/HI-A-P21-F04_Solicitud_de_Incremento_de_Sueldo_para_Personal_en_Proyecto.xls





Código Nombre Responsable de

resguardo Recuperación

Tiempo de retención y disposición

HI-A-P21-F05

Solicitud de Incremento de Sueldo para

personal Staff


Personal.


Permanente


Permisos y Licencias sede Perú

Capital Humano Perú

En Sharepoint

Permanente


Vacaciones sede Perú

Capital Humano Perú

En Sharepoint

Permanente

HI-A-P21-F08

Solicitud de Incremento de Sueldo para

Personal Facturable. Perú

Capital Humano En Sharepoint Permanente

HI-A-P21-F09 Autorización de Descuento Sede

Perú Capital Humano Sharepoint


Sin código Reporte de Incidencias


Personal.


Permanente

Sin código Reporte de

Incidencias. Peru Capital Humano En Sharepoint Permanente

12. VERSION DEL DOCUMENTO

CAMBIOS DE VERSIÓN

Versión que cambia

Descripción del cambio Versión nueva

Fecha

N/A Nueva creación 00

00 Se replantearon las actividades, se revisaron los formatos, se actualizó el diagrama de flujo, se revisaron los lineamientos, las entradas y salidas.

01

01 Se modifica el indicador #1 del Procedimiento Actual: 100% de incidencias entregadas a APC con el soporte documental correcto y en la fecha de calendario. Periodicidad Mensual. Objetivo: Asegurar que las incidencias entregadas por los colaboradores o

02

http://procesosdenegocio.globalhitss.com/wp-content/uploads/2017/10/HI-A-P21-F05_Solicitud_de_Incremento_de_Sueldo_para_Personal_Staff.xls

http://procesosdenegocio.globalhitss.com/wp-content/uploads/2021/02/HI-A-P21-F06_V00_Solicitud_de_Permisos-y-Licencias-Perú.xls

http://procesosdenegocio.globalhitss.com/wp-content/uploads/2021/02/HI-A-P21-F07_V00_Solicitud-de-Vacaciones-Perú.xls

https://procesosdenegocio.globalhitss.com/wp-content/uploads/2021/11/HI-A-P21-F08_Solicitud_de_Incremento_de_Sueldo_Perú.xls





CAMBIOS DE VERSIÓN

Versión que cambia


Fecha


responsables de área se registren en su totalidad de forma correcta y oportuna en el sistema de nóminas. Procedimiento de cálculo: (# incidencias entregadas a APC sin error, en tiempo y con soporte documental (si aplica) / # total de incidencias totales)*100. Responsable: Generalista de Recursos Humanos de Sede Verde: =100% Amarillo: <100% y >=95% Rojo: <95% Cambio: Incidencias recibidas en APC con el soporte documental correcto y en la fecha de calendario. Periodicidad Mensual. Objetivo: Asegurar que las incidencias entregadas por los generalistas se reciban de forma correcta y oportuna. Procedimiento de cálculo: (# incidencias entregadas a APC sin error, en tiempo y con soporte documental (si aplica) / # total de incidencias totales)*100. Responsable: Administración de Personal Corporativo. Verde: >=98% <100% Amarillo: >=95% <98% Rojo: <95% Se modifica el indicador #2 del Procedimiento Actual: 100% de incidencias (normales o extraordinarias) registradas en el Sistema SAP de forma correcta y en la fecha calendario. Periodicidad Mensual. Objetivo: Asegurar que las incidencias entregadas por los Generalista de Recursos Humanos o derivadas de observaciones de Nóminas, se registren en su totalidad de forma correcta y oportuna en el Sistema de Nóminas. Procedimiento de cálculo: (# incidencias registradas correctamente en el Sistema SAP / # total de incidencias recibidas)*100. Responsable: APC Verde: =100% Amarillo: <100% y >=95% Rojo: <95% Cambio: Incidencias (normales o extraordinarias) registradas en el Sistema SAP de forma correcta y en la fecha calendario. Periodicidad: Mensual. Objetivo: Asegurar que las incidencias entregadas por los





CAMBIOS DE VERSIÓN

Versión que cambia


Fecha


Generalista de Recursos Humanos o derivadas de observaciones de Nóminas, se registren en su totalidad de forma correcta y oportuna en el Sistema de Nóminas. Procedimiento de cálculo: (# incidencias registradas correctamente en el Sistema SAP / # total de incidencias recibidas)*100. Responsable: APC Verde: >=98% <100% Amarillo: >=95% <98% Rojo: <95% Se elimina el indicador #3 del Procedimiento, debido a que este indicador tiene dependencia con el área de nómina. Actual: Entrega del reporte de observaciones a las incidencias en máximo 3 días hábiles posteriores a la fecha de pago de nómina. Periodicidad Mensual. Objetivo: Asegurar que las observaciones identificadas en los registros del Sistema de Nóminas, sean del conocimiento de la APC para su corrección en la nómina subsecuente. Procedimiento de cálculo: (Fecha compromiso de entrega – fecha real de entrega). Responsable: Nóminas. Verde: = 0 (cero) META Amarillo: 1 Rojo: >=2

02 Se integran referencias externas, se modifica la sección de Entradas y Salidas. Se establece el repositorio Alfresco como el medio oficial para el reporte de incidencias, confirmación y aplicación de estas, se actualizan infotipos del sistema SAP. Así mismo se establece que habrá colaboradores que tendrán acceso al sistema automatizado para ausentismos a efecto de solicitar vacaciones y aquellos que no tengan acceso continuarán utilizando el formato de Aviso de Ausencia (HI-A-P21-F01). Se actualizan entradas y salidas, se incorporan lineamientos en materia de Protección de Datos Personales, se actualiza diagrama de flujo e indicadores.

03 24/08/2020

03 1. Se actualizan entradas y salidas 2. Se incorporan lineamientos bajo LFPDPPP 3. Se actualiza Diagrama de Flujo

04 24/08/2020





CAMBIOS DE VERSIÓN

Versión que cambia


Fecha


4. Se actualizan registros de calidad con logo

04

1. Se amplía el alcance para la sede Perú (apartado 2).

2. Se mencionan las políticas de la sede Perú en las referencias internas (apartado 3).

3. Se incluyen los formatos de solicitud de Permisos y Licencias (HI-A-P21-F06) y solicitud de Vacaciones (HI-A-P21-F07) para la sede Perú en las Entradas del Procedimiento (apartado 5).

4. Se incluye en el apartado 6.14 los lineamientos para las "Incidencias de la sede Perú" referenciando las políticas e indicando el uso de los formatos.

5. Se actualizan los registros de Calidad (apartado 11).

6. Se adicionan lineamientos correspondientes a Datos Personales.

05 05/01/2021

05

1. Se modifican las entradas y salidas según el contexto de Perú. Se agregan dos formatos HI-A-P21-F08 y HI-A-P21-F09.

2. Se modifican los lineamientos de acuerdo con la sede de Perú.

3. Se agrega un indicador de medición para la sede Perú.

4. Se modifican los controles y registros de calidad de acuerdo con el contexto de Perú.

06 30/04/2021

Documents

PROCEDIMIENTO DE INCIDENCIAS DE PERSONAL (HI-A-P21)