Procedimiento Elaboracion y Modificacion de Documentos

8/12/2019 Procedimiento Elaboracion y Modificacion de Documentos

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GRUPO DE EMPRESAS CONPAX

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PROCEDIMIENTO

PR-SGI-CSM-01

ELABORACIÓN Y MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

ÍNDICE

1.- OBJETIVOS2.- ALCANCE

3.- DEFINICIONES4.- DOCUMENTOS RELACIONADOS5.- RESPONSABILIDADES6.- DESCRIPCIÓN7.- CRITERIOS DE ACEPTACIÓN8.- REGISTROS9.- ANEXOS



Código : PR-SGI-CSM-01

ELABORACIÓN Y MODIFICACIÓN Revisión : 00

DE DOCUMENTOS Fecha : Enero 2013

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1.- OBJETIVOS

Establecer una metodología para elaborar, revisar, aprobar y modificar losDocumentos que forman parte del Sistema de Gestión de Calidad, Seguridady salud ocupacional, y Ambiental de CONPAX.

2.- ALCANCE

Este Procedimiento se aplica a las áreas, en donde sea necesario generardocumentos para actividades que se desarrollen bajo los sistemas de gestiónanteriormente señalados.

3.- DEFINICIONES

3.1 CONPAX: se entenderá por CONPAX a las siguientes empresas:

- Constructora CONPAX - Minería y Montajes CONPAX - Ingeniería y Servicios CONPAX - Empresas CONPAX - Constructora CONDESI

3.2 Manual de Gestión Integrado: Es un documento que establece el alcancede los sistemas que lo componen, incluyendo detalles y justificación decualquier exclusión. También hace referencia a los diferentes procedimientosdocumentados establecidos por los sistemas de Calidad, Seguridad y saludocupacional y Ambiental y por último describe la interacción entre losprocesos de los sistemas de gestión.

3.3 Planes: son documentos que establecen las prácticas ya sea de calidad,Seguridad y salud ocupacional, y Ambientales según corresponda,

específicas a aplicar en una Obra.En general los planes, hacen referencia a las partes del Manual de Gestiónque son aplicables a casos específicos.

3.4 Procedimientos: documentos que establecen claramente una metodologíaespecificada para ejecutar una actividad.






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3.5 Instructivos de Trabajo: documentos destinados a aclarar o especificaraspectos relevantes de la práctica diaria. No requiere una información tanestructurada como los procedimientos, pero deben dejar en claro cómo va aser realizada la actividad. Generalmente se utilizan como documentosanexos de los procedimientos, y sirven para explicar y/o definir claramentelos pasos necesarios para realizar una actividad con característicasespeciales o con gran impacto en el producto, la seguridad o en medio, entreotros.

3.6 Registros: corresponden a los documentos resultantes de las actividades decontrol de los distintos procesos, los cuales son utilizados como prueba de laejecución de una actividad.

4.- DOCUMENTOS RELACIONADOS

4.1 Manual de Gestión Integrada MAN-SGI-CSM-01

4.2 Procedimiento PR-SGI-CSM-02 “ Control de Documentos “

4.3 Procedimiento PR-SGI-CSM-03 “ Control de Registros “

5.- RESPONSABILIDADES

5.1 La(s) persona(s) designada(s) para elaborar un Documento debe:

- Preparar el documento de acuerdo a lo establecido en el presenteprocedimiento.

- Verificar que el Documento generado describe la actividad en formaconsistente con los Objetivos definidos para la misma.

- Efectuar y/o incorporar todos los cambios o modificaciones aprobados conposterioridad a la emisión del Documento.

5.2 La(s) persona(s) que revisan un Documento es(son) responsable(s) de:

- Evaluar que el Documento cumple con los Objetivos que se definieron, quees compatible con las definiciones del Sistema de Gestión Integrado(Calidad, Seguridad y salud ocupacional, Medio Ambiente) y cumple conlas formalidades previstas para el Documento.

- Evaluar las modificaciones o cambios sugeridos a un Documento, a fin dedeterminar su procedencia.






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5.3 El responsable de la aprobación de un Documento debe:

- Verificar que el Documento es consistente con la Política Integrada de la

Empresa, con los Procedimientos Generales y los Planes de cada Obra oProyecto según corresponda.

6.- DESCRIPCIÓN

6.1 Origen de un Procedimiento o Instructivo

Por presentación de terceros, u/o necesidad de la Empresa, se puedeiniciar la formulación de un Procedimiento como borrador, materia queserá calificada por los Jefes de los Departamentos de Calidad, Seguridady salud ocupacional y Medio Ambiente respectivamente en conjunto con elRepresentante de Gerencia, según corresponda, a nivel central.

6.2 Matriz de Responsabilidades de los Documentos

La generación de la Documentación del Sistema de Gestión Integrado estásujeta a una matriz de responsabilidades, donde se establecen los cargosresponsables de elaboración, revisión y aprobación de los mismos, deacuerdo a su nivel de aplicación. Ver Anexo II.

6.3 Elaboración de un Documento del Sistema de Gestión Integrado

6.3.1 Definida la necesidad de documentar una actividad, se procederá aanalizar si procede la realización de dicho procedimiento.

6.3.2 Aprobada la elaboración de un Documento, se entregarán todos losantecedentes del mismo a los Jefes de Departamentos (Calidad,Seguridad y salud ocupacional, y Medio Ambiente)

6.3.2 Posteriormente se elaborará dicho documento y se entregará en calidadde borrador al Representante de Gerencia, según se establece en laMatriz de Responsabilidades.

6.4 Revisión de Documentos

6.4.1 El Revisor debe verificar que el contenido del Documento responde a losObjetivos planteados y es consistente con la Política de Gestión Integradade la Empresa y con la actividad a controlar.






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6.4.2 Verificada la consistencia del Documento en contenido, formato yestructura, el Revisor deberá presentarlo al nivel de aprobación.

6.5 Aprobación de Documentos

6.5.1 Todos los Documentos elaborados o modificados deben ser sometidos a laaprobación del cargo correspondiente, según Matriz deResponsabilidades.

6.5.2 Aprobado un Documento se entregará a los Jefes de Departamentos deCalidad, Seguridad y salud Ocupacional, y Medio Ambiente de oficinacentral para su registro, archivo y distribución.

6.6 Modificación del Documento

6.6.1 Los Procedimientos que regulan una actividad pueden ser modificados. Elcambio se verá reflejado a través de una nueva revisión y acompañado deuna difusión de los cambios realizados.

6.6.2 El proceso de Modificación de un Documento, tiene las mismas instanciasde lo señalado anteriormente.

6.6.3 Cada vez que se realice un cambio en la versión del procedimiento, seidentificará en dicho documento en color distinto de negro (azul), el cambiorealizado, medida tendiente a poder identificar fácilmente lasmodificaciones presentadas. Esta actividad se realizará solo para los

documentos emanados desde oficina central.

6.7 Estructura de un Procedimiento

6.7.1 Contenido.

Los Procedimientos, que sean generados en el marco del Sistema deGestión Integrado, se deben desarrollar según la siguiente estructura:

1.- OBJETIVOS2.- ALCANCE

3.- DEFINICIONES4.- DOCUMENTOS RELACIONADOS5.- RESPONSABILIDADES6.- DESCRIPCIÓN7.- CRITERIOS DE ACEPTACIÓN8.- REGISTROS9.- ANEXOS






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En cada tema indicado debe contemplarse como mínimo la siguienteinformación:

1.- OBJETIVOS

Este punto debe entregar una clara definición del propósito de laDocumentación de la actividad a regular.

2.- ALCANCE

En este ítem se describe brevemente ¿dónde y a que? se aplica elprocedimiento.

3.- DEFINICIONES

Definición de conceptos, términos y palabras que se usan en eldocumento.

4.- DOCUMENTOS RELACIONADOS

Se debe indicar todas las referencias que han servido de base a laactividad documentada.

5.- RESPONSABILIDADES

Se define todos los cargos involucrados en la actividad documentada,especificando y definiendo claramente sus responsabilidades.

6.- DESCRIPCIÓN

En este punto se describe la actividad en forma clara, breve y precisa,por medio de una secuencia lógica y ordenada, ya sea gráfica o escrita,de las acciones que se efectúan durante su desarrollo.

7.- CRITERIOS DE ACEPTACIÓN

En este punto se deben definir las reglas o recomendaciones quepermitan evaluar los resultados del proceso a regular, con el Objetivo decalificar su aprobación o rechazo.

8.- REGISTROS






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Definición de la documentación que evidencie la realización y resultadosde la actividad que describe el procedimiento para su efectivatrazabilidad.

9.- ANEXOS

Documentación adicional que complemente y facilite la comprensión yaplicación del Procedimiento.

6.7.2 Rotulación de la Documentación

6.7.2.1 En la primera hoja deberá desarrollarse según Anexo III.

REVISORES : Nº de cargos que participan en la Preparación, revisión yAprobación de un documento.

PREPARÓ : Señala a la(s) persona(s) responsable(s) de la elaboracióndel Documento.

REVISÓ : Señala a la(s) persona(s) responsable(s) de la revisión delDocumento.

APROBÓ : Señala a la(s) persona(s) responsable(s) de la aprobacióndel Documento.

6.7.2.2 En cada pagina los documentos elaborados bajo la estructura de unProcedimiento deberán llevar un rótulo de identificación en todas sushojas (ver Anexo IV).

TITULO : Indica el nombre dado al Procedimiento.

CÓDIGO : Código alfanumérico asignado al Documento por elRepresentante de Gerencia o Encargado de Calidad de Obrasegún sea el caso.

REVISIÓN : Indica el número de veces que se ha modificado el Documentoproducto de las revisiones al original, se parte con revisión 00.

FECHAS : Mes y año de aprobación del Documento por parte de losResponsables, el día es opcional. (No necesariamentecorresponde a la fecha de entrada en vigencia)






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PÁGINA : Número de página del Documento respecto del total de páginas,por ejemplo: 1 de 7.

7.- CRITERIOS DE ACEPTACIÓN

1.- Todo procedimiento generado ya sea por el Departamento de Gestión deCalidad, Seguridad y salud ocupacional, y Ambiental, deberá realizarse segúnlo descrito en este procedimiento, no será valido ningún documento quepresente otro formato.

2.- Para la documentación que se genere en obra, será prioritario realizar el

formato requerido por el Mandante o representante de este, en caso contrarioserán los Jefes de Departamentos anteriormente señalados quienes tomaránla decisión.

8.- REGISTROS

Documentos generados.

9.- ANEXOS

9.1 Anexo I : Documentos del Sistema de Gestión Integrado

9.2 Anexo II : Matriz de Responsabilidades

9.3 Anexo III : Portada

9.4 Anexo IV : Rótulo de Identificación de cada hoja

Documents

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