CONTENIDO
1 - ASPECTOS
GENERALES.............................................................................................
21.1 -
Definiciones.....................................................................................................................21.2
- Alcance
...........................................................................................................................41.3
-
Responsabilidades.........................................................................................................41.4
- Equipos y Herramientas
................................................................................................4
2 - PROCEDIMIENTO
.........................................................................................................
52.1 - Procedimiento de Cotizacin
.....................................................................................52.2
- Procedimiento de
Adquisicin....................................................................................62.3
- Compra por Servicio o Faena
.....................................................................................82.4
- Recepcin Documentacin
.......................................................................................8
3 - DIAGRAMA
FUNCIONAL..............................................................................................
9
4 - REGISTROS
................................................................................................................
10
5 -
OTROS.........................................................................................................................
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METALRGICA RANCAGUA S.A.Ttulo:Procedimiento General Compra
Materiales.Cdigo: Pgina: 9 de 9Emisin: 12/ 03/12Revisin: 2
1 - ASPECTOS GENERALES
1.1 - Definiciones
1.1.1 - Definiciones Corporativas
Organizacin: Se entender Metalrgica Rancagua S.A. Factura: Es un
documento mercantil que refleja toda la informacin de una operacin
de compraventa. La informacin fundamental que aparece en una
factura debe reflejar la entrega de un producto o la entrega de una
prestacin, junto a la fecha de emisin y la fecha de vencimiento,
adems de indicar la cantidad a pagar en relacin a existencias,
bienes posedos por una empresa, para su transformacin o
incorporacin al proceso productivo. Orden de Compra: Se define como
la orden que se emite a proveedores que entregan servicios o
productos de forma sostenida en el tiempo. La orden de compra
define el marco y condiciones bajo las cuales se entregarn estos
productos o servicios. Generalmente el cobro de los materiales o
servicios se realiza a travs de estados de pago..
1.1.2 - Definiciones de Roles
Solicitante Autorizado: Personas pertenecientes a la Organizacin
que formulan requerimientos, emitiendo para esto una Solicitud de
Pedido. Abastecimeinto: Personas pertenecientes a la Organizacin
encargadas de realizar la gestin de adquisicin de los
requerimientos realizados por los usuarios. Proveedor: Ente externo
que ofrece por medio de la venta o arriendo, productos y/oservicios
a la Organizacin. Contabilidad: Personas pertenecientes a la
Organizacin encargadas de realizar la gestin financiera y contable
para realizar el pago a proveedores.
1.1.3 - Definiciones de Subprocesos
Generacin de Solicitud de Pedido: Subproceso con el que se
inicia el proceso de compra y que corresponde a la necesidad que
detecta el usuario plasmado en un archivo que contiene la
descripcin completa y cantidad del producto o servicio
requerido.
Aclaracin: Subproceso que se realiza entre el usuario y
abastecimiento, consiste en consultas que realiza adquisiciones
cuando la definicin de algn requerimiento no est clara o no es
posible cumplir, estas consultas deben ser respondidas por el
usuario hasta tener la claridad absoluta de que lo que se va a
comprar corresponde a lo que se necesita.
Seleccin: Subproceso que se realiza entre abastecimiento y el
proveedor, por medio delcual se busca encontrar a los proveedores
que ofrezcan el producto o servicio solicitado, encontrar los
mejores precios y tiempos de entrega. Permite seleccionar las
condiciones de compra ms convenientes que cumplan con lo
solicitado. Este subproceso est formado por la cotizacin, a travs
de la cual se solicita al proveedor ofertar el producto o servicio
requerido y la oferta en la cual el proveedor entrega las
condiciones en las cuales nos ofrece lo requerido.
Asignacin: Subproceso que se realiza entre abastecimiento y el
proveedor, consiste engenerar una orden de compra por lo solicitado
al proveedor que ofert las mejores condiciones de precio y/o
entrega en el proceso de seleccin.
Entrega: Subproceso que se realiza entre el proveedor y
Encargado de Bodega, corresponde a la entrega del bien o servicio
solicitado, en buenas condiciones, en el lugar indicado en la orden
de compra y dentro del plazo estipulado. Recepcin: Subproceso que
se realiza entre el Encargado de Bodega y abastecimiento, consiste
en informar a abastecimiento de la entrega conforme por parte del
proveedor de los bienes o servicios solicitados, indicando si
existiesen tems no conformes. Facturacin: Subproceso que se realiza
entre el proveedor y contabilidad, por medio delcual el proveedor
hace llegar a contabilidad, a la direccin indicada en la orden de
compra, la facturacin por los bienes o prestaciones ya entregados o
realizados. Visto Bueno a Pago: Subproceso entre abastecimiento y
contabilidad, consiste en queadquisiciones indica a contabilidad el
visto bueno para pago al proveedor luego de haber recibido por
parte del usuario la recepcin conforme en el subproceso de
recepcin. Pago: Subproceso que se realiza entre tesorera,
contabilidad y el proveedor, consiste en el pago de los honorarios
por el bien o servicio recibido o realizado, est condicionado a la
recepcin del visto bueno por parte de adquisiciones en el
subproceso de visto bueno apago.
1.2 Responsabilidades
Jefe de Administracin: Es responsable por asegurar la
disponibilidad de recursos para la correcta y permanente aplicacin
de este procedimiento.Jefe de rea y Supervisores: Son responsable
de avisar oportunamente a abastecimientode la necesidad de material
o servicios necesarios para el proceso productivo. Jefe de
Abastecimiento: Es responsable por ejecutar la correcta y
permanente aplicacin de este procedimiento.
1.3 - Equipos y Herramientas
No aplica
2 - PROCEDIMIENTO
2.1 - Procedimiento de Cotizacin
Generacin Requerimiento: Los requerimientos son iniciados por un
Solicitante Autorizado por medio de la generacin de Solicitud de
Pedido (S.P.) documento que debe indicar claramente la descripcin
completa del requerimiento y su cantidad. La S.P. debe ser
autorizada por el Jefe del rea solicitante. Si una vez generada la
SP se solicita por parte del usuario un aumento en la cantidad de
lo solicitado, la SP se debe corregir y autorizar nuevamente. Si lo
solicitado es una disminucin en la cantidad, no es necesario
autorizar nuevamente la SP. Aprobada la SP, sta debe ser enviada
con la firma del o los autorizadores al Jefe de Abastecimiento, con
copia al encargado de bodega. No se proceder con la compra si la SP
se enva sin todas las firmas correspondientes. Verificacin de
existencia en stock: Recibida la SP el encargado de bodega tiene 24
hrs.para revisar la existencia en stock e indicar a travs de la
SPlas cantidades finales a comprar al Jefe de Abastecimiento..
Generacin Solicitud Cotizacin: El Jefe de Abastecimiento debe
solicitar a los probables proveedores cotizacin por los elementos a
comprar, la cotizacin debe indicar al menos la fecha de entrega del
producto y su lugar de entrega. Seleccin de Proveedor segn
atributos (Calidad, tiempo de entrega, lugar de entrega, precios,
etc.): Una vez recibida tres cotizaciones, se selecciona al
proveedor, preferentemente al de menor precio que cumpla con todos
los requisitos indicados al momento de cotizar. Generacin Orden de
Compra: Ya con la cotizacin seleccionada se procede a generar la
orden de compra. La Orden de Compra debe indicar en su contenido al
menos: fecha de entrega de los materiales o Prestaciones, lugar de
entrega, forma de pago, descripcin completa y precio de cada uno de
los artculos o prestaciones. Autorizacin Orden de Compra : Generada
la Orden de Compra, sta debe ser autorizada por el Jefe de
Abastecimiento y Gerente General.
2.2 - Procedimiento de Adquisicin
2.2.1 - rdenes de Compra
Envo de Orden de Compra: Generada la Orden de Compra, sta se
debe enviar va correo electrnico al proveedor, asegurndose la
recepcin del documento. Se debe llevar una carpeta electrnica donde
se guardarn las O/C generadas a cada proveedor. Despacho del
Suministro o entrega de las Prestaciones: El suministro o
Prestacionesdebe ser entregado de acuerdo a las condiciones de
tiempo y lugar indicados en la Orden de Compra. Recepcin del
Suministro o Prestaciones: El material o Prestaciones comprado
serecepciona contrastando la orden de compra emitida contra la gua
de despacho o factura emitida por el proveedor, las cuales deben
incluir una copia de la orden de compra o en su defecto el nmero de
Orden. Verificacin: Si no hubiese diferencias entre el material o
Prestaciones comprado y loentregado, se debe recepcionar y
autorizar (firmar, indicando el nombre de quien firma) las guas de
despacho o facturas y enviar copia de stas ltimas al Jefe de
Abastecimiento. Si hubiese diferencias entre lo comprado y lo
entregado, se debe notificar de inmediato al generador de la Orden
de Compra quien notificar de inmediato al proveedor de forma
escrita, generando las instrucciones complementarias que permitan
resolver en el menor tiempo posible la diferencia detectada.
2.3 - Recepcin Documentacin
Para el caso de los suministros el proveedor debe entregar la
Factura con la Orden de Compra, y Gua de Despacho recepcionada en
las Instrucciones Complementarias cuando existan. Para el caso de
Prestaciones el proveedor debe entregar la Factura con su
respectiva Orden de Compra.En caso de Facturacin Electrnica, estas
deben ser enviadas en formato pdf al correo electrnico:
[email protected].
3 - DIAGRAMA FUNCIONAL
Fases
PROCESO DE COMPRAS DE SUMINISTROS Y
PRESTACIONESSolicitanteAutorizado
Bodega
CompradorJefe deAdquisicionesAutorizacin segn niveles
Proveedor
ABCABCABCABCABCABCABC
1
GeneracinSolicitud de PedidoSP
VerificacinExistencia
SolicitudCotizacin
GeneracinO/C
Recepcin
AutorizacinO/C
O/C Abiertas Envo O/CGeneracinRelease
X
2
X
3
X
4X
X
5X
X
6
X
X
Recepcin Documentos
4 - OTROS
No aplica
