Procedimiento Para Control de Registros

8/11/2019 Procedimiento Para Control de Registros

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Repblica de Colombia

Gobernacin del CaucaSECRETARIA DE SALUD

LABORATORIO DE SALUD PUBLICACdigo: GDC - PR - 03

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PROCEDIMIENTO PARAEL CONTROL DE REGISTROS Pgina: 1 de 6

PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE REGISTROS

LABORATORIO DE SALUD PBLICA

SECRETARIA DEPARTAMENTAL DE SALUD DEL CAUCA

CONTROL DE CAMBIOS

Versin Fecha Descripcin de la modificacin1 Creacin

CONTROL DE DISTRIBUCIN DE COPIAS CONTROLADAS

N COPIA DESTINATARIO FIRMAAUTORIZACIN

FIRMA RECIBIDO

CONTROL DE ELABORACIN, REVISIN Y APROBACIN

Revisadopor:

Aura ArceResponsable de calidadpresentanteTcnica Fisicoqumica de Aguas

Aprobadopor:

Victoria EljachCoordinadora LSP

Firma Firma

Formatted Table


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1. OBJETIVO

Establecer los pasos para manejar y controlar los registros del Sistema de Gestin del Laboratoriode Salud Publica

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a los Registros del Sistema de Gestin de Calidad, teniendo en cuentalas necesidades de identificacin, Proteccin, condiciones de almacenamiento, recuperacin,tiempo de retencin y disposicin de los registros que se generen en el Laboratorio de SaludPblica de la Secretaria de Salud del Cauca.

3. RESPONSABILIDAD

El control de los registro es responsabilidad del Responsable del Sistema de Gestin de Calidad,

sin embargo es responsabilidad de todo el personal del Laboratorio de Salud Pblica de la

Secretaria de Salud del Cauca la aplicacin del mismo.

4. REFERENCIAS:

Ley 594 de 2000, Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otrasdisposiciones.

MINI/MANUAL No 4; Tablas de retencin y transferencias documentales, Directrices bsicas e

instructivos para su elaboracin. Divisin de Clasificacin y Descripcin; Archivo General de laNacin

5. DEFINICIONES

5.1 REGISTRO:

5.2 IDENTIFICACIN:Tituloy/o cdigo del registro

5.3 RECOLECCIN:Se refiere al mtodo como se recaudan los registros desde el sitio dondese genera, para su posterior clasificacin y almacenamiento.

5.4 CLASIFICACIN: Se refiere al mtodo en que se organizan los registros. Pueden ser

fsicos o magnticos, e internos o externos

5.5 ALMACENAMIENTO:Sitio donde se archivan o guardan los registros

5.6 ARCHIVO ACTIVO: Archivo de gestin que es de fcil acceso y se consulta con altafrecuencia

5.7 ARCHIVO INACTIVO: Archivo de gestin para almacenar registros histricos que seconsultan con baja frecuencia

5.8 TIEMPO DE RETENCIN:Es el tiempo durante el cual se conservan los registros.


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5.9 DISPOSICIN: Se define cual es el mtodo a utilizar para disponer de los registros deGestin Integral, una vez termine la vigencia del tiempo de conservacin en archivo inactivo.Puede ser incinerar, reciclar, picar, etc.

6. CONTENIDO

GENERACIN DE REGISTROS

PASO ACTIVIDADRESPONSABLE

1

Elaboracin, Modificacin, Eliminacin de Registros: para la inclusin de un nuevo registro o para lamodificacin o eliminacin de un registro existente se deben seguir los procedimientos GDC PR 01

Procedimiento para la Elaboracin de Documentos y GDC

PR

02 Procedimiento para el Control deDocumentos

Lderes delProceso

2

Los registros proporcionan evidencia objetiva sobre el funcionamiento del Sistema de Gestin, si losregistros generados no son regulados por leyes gubernamentales son los coordinadores de las reas y/olderes de Proceso quienes definen los criterios de identificacin, indizacin, acceso, clasificacin,almacenamiento, conservacin y disposicin de los registros. Lo cual quedar consignado en el ListadoMaestro de Registros GDCFO17

Coordinadoresde las reas y/o

lderes deProceso

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Diligencie los formatos, inmediatamente despus de realizar las actividades. Los procesos deben tenerformatos suficientes y pertinentes, donde se pueda registrar la informacin para as dejar evidencia delcumplimiento de lo establecido para el proceso. La informacin contenida en los registros no debe tenerespacios en blanco, donde quede un espacio en blanco se puede utilizar una lnea horizontal y colocar N/Acomo lo indica el ejemplo:

Personal detodos losProcesos

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Los medios utilizados para el registro de informacin son:

En medio magntico por medio de bases de datos o archivos.

Escritos por medio de Registros impresos diligenciados a mano o Registros diligenciados en mediomagntico que luego son impresos.


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Verificar constantemente que las personas a su cargo cumplan con los procedimientos de control de ladocumentacin del Laboratorio con el fin de asegurar que los registros permanezcan legibles fcilmenteidentificables, debidamente protegido y recuperables.

Asegurarse que el personal a su cargo disponga de los formatos actualizados a su disposicin para registrarlas actividades.


lderes deProceso

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Todos los registros, deben ser legibles y almacenados de tal forma que se conservan y se consulten confacilidad garantizando la confidencialidad de los registros, cumpliendo con las disposiciones de Accesodefinidas para cada registro,

El registro tanto impreso como en medio magntico tienen una ubicacin y un tiempo de conservacin enarchivo activo, despus pasan a conservacin en archivo inactivo; el tiempo y lugar de conservacin enarchivo activo y archivo inactivo es definido de acuerdo a las necesidades del proceso y los requisitoslegales y se encuentra detallado en el Listado Maestro de Registros GDC FO 17, al ingresar al archivoinactivo se diligencia el formatoGDCFO18 Conservacin de documentos en archivo inactivo.


7Los registros electrnicos son almacenados en el computador donde se origina la informacin, en carpetas obases de datos ordenadas lgicamente, el acceso al computador de la documentacin de cada uno de losprocesos, se encuentra restringido con clave de acceso, definida para cada uno de los usuarios, para



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prevenir su manipulacin por personal no autorizado y controlar cualquier cambio no autorizado que sepueda realizar.

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Se deben realizar los Back ups de los archivos y de las bases de datos, cada semana para asegurar laproteccin de la informacin, los cuales son almacenados en formato de CD y archivados. Cuando secumpla el tiempo de archivo activo, el responsable de la informacin realiza una copia en CD o DVD y lalleva al archivo inactivo.


lderes deProceso

REGISTROS EXTERNOS

Los registros generados externamente y que tienen relacin directa con el Sistema de Gestin de Calidad,son almacenados en archivos y carpetas separadas en las oficinas administrativas. Para su ubicacin, setienen listas de distribucin ubicadas en cada lugar en donde se encuentran almacenados.

CONTROL DE ENMENDADURAS DE REGISTROS

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Los registros de la empresa deben ser legibles y confiables, por lo tanto, no se deben borrar, ni enmendar,ni tachar; cuando es necesario omitir el valor registrado porque se comete un error, se traza una rayahorizontal sobre el valor registrado, dejando ver el error, el valor correcto se registra al lado, junto con elnombre del funcionario y la fecha de la correccin, como lo indica el ejemplo, para dar claridad del evento.



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ACCESO Y CONSULTA DE LOS REGISTROS

10Cuando se requiera pedir en prstamo un archivo activo o inactivo para su consulta, se debe diligenciar elformato GDC - FO - 19 Prstamo de Documentos, y debe llevar la autorizacin del Coordinador de Calidad

Todos losprocesos

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El archivo inactivo es Responsabilidad del Coordinador de Calidad y cada tres meses debe hacer unarevisin de este para dar disposicin a la documentacin que cumpla su tiempo de almacenamiento en este.

Debe hacer un listado de documentos para dar de baja en el Registro GDC - FO 20Acta de eliminacin dedocumentos, el cual debe estar aprobado por el lder de proceso y por el Responsable Tcnico del reacorrespondiente. Los documentos que no son dados de baja son almacenados como archivo permanente ycada ao debe revisarse este archivo para ver si hay documentos para dar de baja

CoordinadordeResponsable

Calidad

7. DOCUMENTOS ANEXOS

GDC - PR - 01 Procedimiento para la Elaboracin de DocumentosGDC - PR - 02 Procedimiento para el Control de DocumentosGDC- FO17 Listado Maestro de RegistrosGDC- FO18 Conservacin de documentos en archivo inactivo.GDC- FO - 19 Prstamo de DocumentosGDC- FO20 Acta de eliminacin de documentos

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