PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS · 2015. 9. 21. · 2. 9 Diagrama de Flujo. PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Código P-GI-01 ... detallando la secuencia

PROCEDIMIENTOCONTROL DE DOCUMENTOS Y

REGISTROSCODIGO: P-GI-01

REVISIÓN Nº 06

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Americo Castillo E. Cristina Huamán R. Cristina Huamán R.Coordinador de SIG RED REDFecha: 05/01/2015 Fecha: 06/01/2015 Fecha: 06/01/2015

Documento para uso exclusivo dentro de la Empresa KUKOVA Ingenieros S.A.C. Toda Copia en papel es un documento no controlado aexcepción del original.


REGISTROS

Código P-GI-01

Revisión 06

Fecha 06/01/2015

KUKOVA Doc. I-GP-01 2

HOJA DE CONTROL DE REVISIÓN

Revisión N° Fecha Artículo(s) /Página(s)

Detalles de Revisión

06 05/01/2015 Artículo N°01Pág. 03

Se ajustará la definición del Objetivo delProcedimiento de Control de Documentos y

Registros

0605/01/2015 Artículo N°02

Pág. 03

Se ajustará la definición del Alcance delProcedimiento de Control de Documentos y

Registros

06 05/01/2015Artículo N°03

Pág. 03

Se modificó el artículo N° 03 en Rev. 05“Definiciones” por el de “Referencias” en Rev.

06 y su contenido respectivo.

06 05/01/2015Artículo N°04

Pág. 03

Se modificó en el artículo 04 en Rev.05“Responsabilidades” se modificó por

“Definiciones” y su respectivo contenido

06 05/01/2015Artículo N°05

Pág. 04

Se modificó en el artículo 05 en Rev.05“Procedimiento” se modificó por

“Responsabilidades” y su respectivo contenido

06 05/01/2015 Artículo N°06Pág. 05-15

Se modificó en el artículo 06 Rev.05“Documentos a Consultar” por el “Desarrollo” enRev. 06, realizando una modificación completade la estructura del contenido del proceso de

control de documentos y registros

0605/01/2015 Artículo N°07

Pág. 15

Se modificó el contenido de la Rev.05“Registros” por nuevo cuadro de control del

almacenamiento de los registros en la Rev. 06

06 05/01/2015Artículo N° 08,

09Pág. 15 - 16

Se agregaron los siguientes artículos:1. 8 Anexos

2. 9 Diagrama de Flujo


REGISTROS

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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

1. OBJETIVO

Establecer una metodología para elaborar la documentación para controlar, aprobar, codificar,modificar, distribuir, mantener, reponer y eliminar los documentos y registros del Sistema deGestión Integrado (Calidad, Seguridad y Medio Ambiente) sometidos a control, asegurando que lasediciones actualizadas estén disponibles en todos los puntos en que se realizan las operaciones,evitando la utilización de documentos obsoletos. Permitir una fácil ubicación de los documentosrequeridos por la Norma ISO 9001:2008, ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001.

2. ALCANCE

Este procedimiento es de aplicación a toda la base documentaria de gestión de calidad, medioambiente, seguridad y salud en el trabajo: Manuales de gestión, procedimientos, instrucciones,planes de gestión, programas, registros (formatos) documentos internos y externos.

3. REFERENCIAS

Norma ISO 9001:2008.- Requisito 4.2.3 Control de Documentos- Requisito 4.3.4 Control de Registro

Norma ISO 14001:2004Requisito 4.1 Requisitos Generales

Norma OHSAS 18001:2007Requisito 4.1 Requisitos Generales

Manual de Integrado de KUKOVA Ingenieros S.A.C.

4. DEFINICIONES

SIGSistema integrado de gestión, que comprende los sistemas de calidad, medio ambiente, seguridady salud en el trabajo.

Manual de Gestión IntegradoDocumento central que enuncia la estructura de la organización, los procesos que conforman elsistema de gestión de calidad o del sistema de gestión ambiental, seguridad y salud ocupacional ylas referencias a toda la documentación.

Copia controladaCopia destinada a los Departamentos Operativos, sometida a un proceso de distribucióncontrolado, de modo que asegura que es la última versión del documento.

Copia no controlada

Copia de carácter informativo de distribución, documento físico que no presente sello o término decopia controlada.


REGISTROS

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ProcedimientoDocumento que establece la secuencia de operaciones para la realización de un determinadoproceso o la interacción entre ellos.

Instructivo de trabajoDocumento que es parte de un procedimiento y que especifica las operaciones necesarias pararealizar alguna actividad.

Programa de Medio Ambiente o Seguridad y Salud en el TrabajoEspecifica las actividades, responsabilidades, plazos y recursos establecidos para lograr los

objetivos y metas relacionadas a la SST o al Medio Ambiente.

RegistrosDocumento que representa una evidencia objetiva de la actividad consultada o del resultadoobtenido.

Formato de un RegistroDocumentos que darán lugar a un registro cuando se utilicen para registrar una actividad, control,lectura, entre otros.

UsuarioPersona que recibe el documento actualizado y lo utiliza para realizar su trabajo.

Diagrama de flujo del procesoEs una representación gráfica del proceso, detallando la secuencia de actividades por medio desímbolos que describen que tipo de actividad se debe realizar. Los siguientes símbolos son los másutilizados.

SÍMBOLO SIGNIFICADO INSTRUCCIONES

Inicio. FinConexión dentro de la

misma páginaInicio o fin del proceso

Actividad Detallar las actividades delprocedimiento

DecisiónPermite direccionar lasdecisiones que se deben tomaren un proceso


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SÍMBOLO SIGNIFICADO INSTRUCCIONES

Documento Registros documentarios delprocedimiento o proceso.

Referencia de Página Permite hacer la referencia conla página anterior

5. RESPONSABILIDADES

Dueño del Proceso Coordinador de Gestión Integrado

Responsable de Gestión de Integrado Controla los Procedimientos de Gestión, procedimientos de trabajo, Instructivos de Trabajo y

sus registros asociados, emisión, modificaciones, distribución y retiro.

Jefe de Área Aprobar los documentos generados por su área

Responsables de Área o Proceso Realizar su trabajo de acuerdo con las instrucciones que contienen los documentos y completa

la información asociada a los registros generados por los documentos.

Coordinador del SIG Distribuir y mantener un adecuado control de la documentación del SIG.

6. DESARROLLO

6.1 Documentos

6.1.1 Control de la Documentación.

El Responsable de Gestión Integrado es el responsable de controlar la siguientedocumentación:

Manual Integrado Procedimientos de Gestión. Normas. Registros Generados por Procedimientos de Gestión. Procedimientos de Trabajo. Instructivos de Trabajo. Registros Generados por Procedimientos e Instructivos de Trabajo. Bases Administrativas. Bases Técnicas. Especificaciones Técnicas.


REGISTROS

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Documentos Técnicos y Tablas Resumen. Documentos Externos.

Se considera documento oficial, aquel que lleve la frase COPIA CONTROLADA.

Para efectos de control, toda la documentación que se encuentre en la redcomputacional, contiene la frase COPIA NO CONTROLADA.

6.1.2 Estructura de la Documentación

La estructura jerárquica de los documentos del Sistema de Gestión Integrado deKUKOVA Ingenieros S.A.C. es la siguiente:

Norma ISO 9001:2008

6.1.3 Codificación de la Documentación

Para la identificación de cada documento se asigna un código de referencia y unnúmero de revisión para su registro y archivo. A modo de ejemplo, se identifica como:

Manual Integrado, Programas, Planes, Procedimientos e Instrucciones delSistema de Gestión

POLITICA CALIDAD

MANUAL DE GESTIÓN DE CALIDAD

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES,PROCEDIMIENTOS, PLANES, PROGRAMAS

INSTRUCCIONES, CARTILLAS, FICHAS TÉCNICAS, FORMATOS,REGLAMENTOS

REGISTROS (INTERNOS/EXTERNOS)


REGISTROS

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T: Tipo de DocumentoP: Departamento o Proceso encargado del Procedimiento (Gerencia de

Administración, Gerencia de Contabilidad y Finanzas, Gerencia Comercialy Relaciones Corporativas, Gerencia Central de Recursos Naturales ySaneamiento, Gerencia Central de Infraestructura y Desarrollo Urbano,Tecnología e Informática, Control de Procesos, etc.)

XX: Número Correlativo del Documento

Tipo Proceso Nombre

T

MI Manual Integrado (Calidad, Seguridad yMedio Ambiente)

SGI Gestión IntegradoPL Plan

PG Programa de Gestión de Calidad, Seguridad ySalud en el Trabajo, Medio Ambiente

P ProcedimientosI Instructivos

P

GG Gerencia General

GI Gestión de Calidad, Seguridad y Salud en elTrabajo, Medio Ambiente

AD Gerencia de AdministraciónCF Gerencia de Contabilidad y FinanzasLC Licitaciones y ContratosTI Tecnología e Informática

RS Gerencia Central de Recursos Naturales ySaneamiento

ID Gerencia Central de Infraestructura yDesarrollo Urbano

CR Gerencia Comercial y RelacionesCorporativas

CP Control de Procesos

XX XX Número Correlativo del Documento

Procedimientos de Trabajo XX-ZZZ-NN

XX: Tipo de DocumentoZZZ: Departamento o Proceso encargado del ProcedimientoNN: Número Correlativo del Documento

T-P-XX

XX-ZZZ-NN


REGISTROS

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Abreviatura de losDocumentos Nombre

PT Procedimiento de trabajo

GEN General

CIV Civil

EST Estructuras

ELE Electricidad

INS Instrumentación

SAN Sanitarias

TOP Topografía

XX Especifico

Instructivos

XX: Tipo de DocumentoZZZ: EspecialidadNN: Número Correlativo del DocumentoMM: Número Correlativo del Instructivo

Abreviatura de losDocumentos Nombre

PT Procedimiento de trabajo

GEN General

CIV Civil

EST Estructuras

ELE Electricidad

INS Instrumentación

SAN Sanitarias

TOP Topografía

XX Especifico

Registros/Formatos

R: RegistroP: Área o Proceso que genera el documentoYY: Número de Documento al que está asociadoXX: Número Correlativo del Registro

XX-ZZZ-NN-MM

R-P-YY-XX


REGISTROS

Código P-GI-01

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Fecha 06/01/2015


Otros Documentos

DOC: DocumentoP: Área o Proceso que genera el documentoYY: Número del Documento al que está asociadoXX: Número Correlativo del Registro

6.1.4 Presentación de los Documentos

6.1.4.1 Presentación de la carátula

Los documentos internos generados por el Sistema de Gestión Integrado deKUKOVA Ingenieros S.A.C. tienen la siguiente carátula en la primera página.

TIPO DE DOCUMENTO

NOMBRE DEL DOCUMENTO

CÓDIGO: XX-YYY-NNREVISIÓN Nº

Documento para uso exclusivo dentro de la Empresa KUKOVA Ingenieros S.A.C. Toda Copia enpapel es un documento no controlado a excepción del original.

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Firma: Firma: Firma:

Nombre: Nombre: Nombre:Cargo: Cargo: Cargo:

DOC-P-YY-XX


REGISTROS

Código P-GI-01

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6.1.4.2 Presentación del Flujo de Proceso

INICIO

Actividad 1

1

Actividad 3

3

RESPONSABLE 1

Actividad 2

2

RESPONSABLE 2

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Documento

Actividad 4

4

FIN

.

6.1.4.3 Encabezado

La documentación del Sistema de Gestión Integrado debe presentar elsiguiente encabezado.

TIPO DE DOCUMENTONOMBRE DEL DOCUMENTO

Código

Revisión

Fecha

Pág. N de M


REGISTROS

Código P-GI-01

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6.1.5 Tamaño y Tipo de Letra

CarátulaTipo de documento : Letra Arial 20, negrita y mayúsculaNombre del documento : Letra Arial 26, negrita y mayúsculaCódigo : Letra Calibri 10 y mayúsculaVersión : Letra Calibri 09 y mayúscula

EncabezadoTipo de documento : Letra Arial 10, negrita y mayúsculaNombre del documento : Letra Arial 12, negrita y mayúsculaCódigo : Letra Arial 10Revisión : Letra Arial 10Versión : Letra Arial 10Fecha : Letra Arial 10

Flujo de procesoNombre del documento : Letra Calibri 12, negrita y mayúsculaResponsable : Letra Calibri 9, negrita y mayúsculaInicio : Letra Calibri 7Actividad : Letra Calibri 7Documento : Letra Calibri 5Números : Letra Calibri 7

DocumentosTipo de letra : Arial 10Tamaño de letra : 10Interlineado : sencillo

6.1.6 Contenido de un Procedimiento

Los procedimientos mantendrán el siguiente formato:

1. Objetivo2. Alcance3. Referencia4. Definiciones5. Responsabilidades6. Desarrollo7. Registros8. Anexos9. Diagrama de flujo

6.1.7 Confección, aprobación y revisión de la documentación

Los documentos del Sistema Integrado son confeccionados, revisados y aprobadossegún el siguiente cuadro:


REGISTROS

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DOCUMENTO ELABORA REVISA APRUEBA

Manual del Sistema deGestión Coordinador SIG Representante de la

Dirección Gerente General

Política del Sistema deGestión Integrado Coordinador SIG

Representante de laDirección / Comitéde SST (cuando

aplique)

Gerente General

Objetivos del Sistema deGestión (segúncorresponda)

Coordinador SIG

Representante dela Dirección /

Comité de SST(cuando aplique)

Gerente General

Programas/ Planes delSistema de Gestión

Integrado (segúncorresponda)

Coordinador SIG



Gerente General /Representante de

la Dirección oComité de SST

(cuando aplique)

ProcedimientosObligatorios por las

NormasCoordinador SIG


Gerente de Gestiónde Proyectos

(Serv.NC) / Comitéde SST (cuando

aplique)

Representante dela Dirección/Gerente deGestión deProyectos

(Serv.NC) / Comitéde SST (cuandoaplique) / Gerente

General

ProcedimientosAdministrativos Personal del Área Gerente del Área Gerente del Área

Procedimientos Operativos Personal del ÁreaGerente del Área /


Gerente del Área/ Comité de SST(cuando aplique)

InstruccionesAdministrativas Personal del Área Gerente del Área Gerente del Área

Instrucciones Operativas Personal del ÁreaGerente del Área /


Gerente del Área/ Comité de SST(cuando aplique)

Formatos / Registros Personal del Área Gerente del Área Gerente del Área

Especificaciones Técnicas Personal del Área Gerente del Área Gerente del Área

Otros Documentos Personal del Área Gerente del Área Gerente del Área

La formalización de la aprobación de los documentos y registros se realiza mediante mail.


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6.1.8 Distribución y Reposición de documentos

El Coordinador del SIG se asegura de efectuar la distribución de las copias controladasimpresas identificándolas con un sello que indica: “Copia Controlada, asegurándosepreviamente que se ha efectuado la eliminación de las copias obsoletas, y lo registra enla “Lista de Distribución de Copias Controladas” (R-GI-01-4). Además, el personal de laorganización tiene acceso a la información que les compete por su labor del SIGmediante la página web y/o servidor de KUKOVA Ingenieros S.A.C.

Todos los documentos del SIG son registrados en la “Lista Maestra de DocumentosInternos” (R-GI-01-1), “Lista Maestra de Documentos Externos” (R-GI-01-2) y en la“Lista Maestra de Registros” (R-GI-01-3), según corresponda.

Se lleva un registro de la distribución de la política Integrada de Calidad, MedioAmbiente, Seguridad y Salud en el Trabajo mediante la “Lista de Distribución de laPolítica Integrada” (R-GI-01-5).

La última versión del documento obsoleto es almacenado vía electrónica teniendoacceso solamente los departamentos de gestión de calidad, ambiental o seguridad ysalud en el trabajo, según corresponda. Se guarda únicamente la última versiónobsoleta del documento. El resto de la documentación obsoleta podrá ser eliminada.

Los documentos que se utilicen para fines didácticos o de marketing llevan la mención“Copia no controlada”.

Cuando existen cambios en los documentos, el Coordinador de SIG es el responsablede retirar y destruir los documentos obsoletos. En caso de mantenerse documentosobsoletos, éstos deben estar identificados con la palabra Obsoleto”.

6.1.9 Modificación de Documentos, Identificación de Cambios y Actualización deDocumentos

Los documentos son revisados, modificados y aprobados por las mismas funciones ojefaturas de áreas que los elaboraron; luego son entregados al Coordinador del SIGpara su actualización en la base documentaria.

Los cambios (entre una revisión y otra) que se realicen en cualquiera de losdocumentos internos de KUKOVA Ingenieros S.A.C se identificarán en el mismodocumento, en el encabezado donde se indica el nuevo número de revisión y fecha deaprobación, los detalles de los cambios se deben especificar al inicio del documento enel punto “CONTROL DE CAMBIOS”. Los documentos de referencia para la consulta delas modificaciones ocurridas en la documentación del Sistema de Gestión Integrado sonlos registros: “Lista Maestra de Documentos Controlados” RI-GI-01-04.

EL Coordinador del SIG y/o Jefe de Área y/o Jefe de Supervisión de Obra o a quienéste designe debe comunicar a todo el personal sobre los procedimientosdocumentados obligatorios (mencionado en las Normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS18001) que han sido modificados.

En lo referente a los procedimientos, instrucciones y registros operativos, cada Jefaturade Área se encarga de informar a su personal sobre los párrafos que se han modificadoo eliminado del documento, procediendo de esta manera a la implementación delmismo.


REGISTROS

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6.1.10 Conservación de Documentos

Una copia electrónica de seguridad (backup) de todos los documentos se almacena yconserva en la empresa bajo responsabilidad del Jefe y/o Asistente de Tecnología eInformática, según el procedimiento de Respaldo de Información (P-ST-13).

6.1.11 Documentos de Procedencia Externa

Todos los documentos de origen externo que son obligatorios de aplicar o que seutilicen con fines de consulta se integran al SIG; y para un mejor control, se registran enla “Lista Maestra de Documentos Externos” (R-GI-01-2) de cada uno de los sistemas.La conservación de estos documentos se realiza en cada área que le competa.

6.2 Registros

6.2.1 Identificación y Codificación.

Los registros son todos aquellos documentos internos y externos que evidencian larealización de una actividad considerada dentro de los procesos del Sistema de Gestiónde Integrado.Se identifica los registros mediante el nombre del registro, código y/o fecha.Todos los campos de un registro se consideran importantes, por lo tanto el llenado deéstos debe ser completo.

6.2.2 Distribución y reposición de registros.

Los registros se mantienen legibles, identificables y recuperables, y son controladosmediante la “Lista Maestra de Registros” (R-GI-01-3), el cual contiene a lo menos losiguiente:

- Procedimiento o Instructivo que da origen al registro- Nombre del Registro- Responsables (responsables de los formularios y/o de la recopilación).

6.2.3 Modificación de Registros

Los responsables de las diferentes áreas archivan y mantienen los registrosactualizados, garantizando su almacenamiento en lugares apropiados y seguros, con elfin de evitar su deterioro.Los registros se almacenan en los lugares definidos por cada área (ubicación física oelectrónica). La clasificación se puede realizar teniendo en cuenta el orden correlativo,por fechas, entre otros

Una vez aprobada la modificación, el Representante de SIG procede a modificar yredistribuir los registros. Además, de retirar y destruir los formatos de registros obsoletos.

6.2.4 Almacenamiento, Recuperación y Disposición de Registros.

El tiempo mínimo de conservación de los registros son definidos por cada área (estetiempo está referido al tiempo que se conserva el registro en el área).Con respecto a la disposición final, los registros que han cumplido con el tiempo mínimode conservación en las diferentes áreas pasan a ser destruidos o conservados comoarchivos pasivos (históricos), con un tiempo mínimo de conservación adicional.Si algún personal de la empresa está interesado o necesita recuperar algún documento oregistro que se encuentre en forma pasiva, éste debe enviar un correo electrónico


REGISTROS

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indicando el registro a solicitar, el tiempo de consulta y las razones de su solicitud. Dichocorreo debe estar dirigido al Coordinador del SIG, el cual reenvía el correo electrónico ala persona responsable del almacenamiento del registro para su entrega al solicitante. Sien caso el solicitante no cuenta con cuenta de correo electrónico, éste debe solicitarlopersonalmente al Coordinador del SIG.

En cada documento se establece el punto 7 “Registros”, donde se indica Identificación,Almacenamiento, Protección, Recuperación, Tiempo de Archivo, Disposición de cadaregistro.

Una vez expirado el tiempo de archivo, el responsable de cada registro, decide eliminar ono la documentación que ha expirado.

Los registros que estén afectos a disposiciones legales, permanecen archivados por eltiempo que ésta disposición lo determine.

6.2.5 Protección.

Todos los registros de Gestión Integrada, están en zonas protegidas contra la humedad ocualquier otro factor ambiental que pueda deteriorarlos.

7. REGISTROS

Identificación Almacenamiento Protección Recuperación Tiempo deArchivo Disposición

Lista Maestrade

Documentos

Lugar de TrabajoRepresentante deGestión Calidad

Se archivaránen lugar

protegido de losriesgos

ambientales

ArchivoMagnético

Mientrasdure elsistema

Destruir la copiaobsoleta

Listado deRegistros




ambientales

ArchivoMagnético

Mientrasdure elsistema

Eliminar el listadoobsoleto

Notas deEnvío




ambientales

En duro desdelos

archivadoresrespectivos

Mínimo unaño Destruir

8. ANEXOS

R-GI-01-1 Lista Maestra de Documentos Internos. R-GI-01-2 Lista Maestra de Documentos Externos. R-GI-01-3 Lista Maestra de Registros. R-GI-01-4 Lista Maestra de Documentos controlados R-GI-01-5 Lista Maestra de Distribución de Política Integrada. R-GI-01-6 Notas de Envío

9. DIAGRAMA DE FLUJO


REGISTROS

Código P-GI-01

Revisión 06

Fecha 06/01/2015


Diagrama

Documents

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS · 2015. 9. 21. · 2. 9 Diagrama de Flujo. PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Código P-GI-01 ... detallando la secuencia