Procédure

Veille réglementaire - SST et ENVRéférence 0039

http://www.techniques-ingenieur.fr/fiche-pratique/environnement-securite-th5/icpe-repondre-aux-exigences-reglementaires-dt27/mettre-en-place-une-veille-reglementaire-0039/

Étapes :Identifiez les textes et exigences applicables 1 Évaluez votre conformité

2 Mettez en œuvre et assurez la conformité réglementaire

3 Organisez et mettez en place la veille réglementaire

Étape 1 : Identifiez les textes et exigences applicables

Le but de cette première étape est d’effectuer un tri des textes réglementaires susceptibles d’être applicables par l’organisme au regard de ses activités, produits et services.

Étape 2 : Évaluez votre conformité

L’analyse de conformité a pour but de vérifier l’adéquation entre les exigences réglementaires des textes applicables et la réalité opérationnelle des activités de l’organisme en listant les non-conformités et les points conformes à la réglementation.

Analysez la conformité aux activites/produit/service :SST et ENC

Les différentes exigences sont décrites au travers d’articles présents dans le texte. Évaluer le degré de conformité consiste à comparer les exigences des textes article par article avec la réalité du terrain. Les vérifications sur le terrain sont nécessaires pour évaluer le degré de conformité existant et pour décider des actions à mener pour garantir la conformité réglementaire.

Pour ce faire, on peut utiliser une grille d’analyse de conformité qui aura pour but de reprendre la synthèse des exigences applicables par thématique ou domaine (ex. : risques pour la protection de l’environnement, risque chimique, manutention, risque électromagnétique, accident du travail, formation, information, éclairage…), et par situation (activités, produits, lieux de stockage, sites, ateliers…).

Définissez un plan de mise en conformité

L’évaluation de la conformité a conduit à identifier des non-conformités : il s’agit donc de mettre en place des actions pour lever ces écarts. Pour cela, il est nécessaire d'établir un plan d'actions pour lever les non-conformités identifiées et faciliter le suivi.

Le plan d’actions, résultat de l’évaluation de la conformité est intégré au programme de management QSE.

Étapes :

1 Identifiez les textes et exigences applicables 2 Évaluez votre conformité

3 Mettez en œuvre et assurez la conformité réglementaire

4 Organisez et mettez en place la veille réglementaire

Étape 3 : Mettez en œuvre et assurez la conformité réglementaire

La mise en œuvre des actions de mise en conformité réglementaire des non-conformités induit également la surveillance des points conformes.

Levez les non-conformités

Il s’agit de mettre en place les actions de mise en conformité sur les exigences réglementaires non respectées.

Surveillez le niveau de conformité

L’état de conformité identifié et réel à l’instant T peut faire l’objet de changement, de non-respect de consignes, d’évolution d’activité qui peut créer de nouvelles non-conformités. Pour éviter l’augmentation des non-conformités, il peut s’avérer nécessaire d’assurer une surveillance :

par le management pour le respect des consignes ; par des prestataires extérieurs pour les contrôles officiels ;

par des audits de conformités réglementaires réalisés en interne ou en externe.

Étape 4 : Organisez et mettez en place la veille réglementaire

La mise à jour de la veille réglementaire nécessite une organisation structurée et efficace qui permettra à l’organisme de respecter la réglementation qui lui est applicable dans tous les cas de figure.

Un système de veille réglementaire efficace et structurée sous-entend une mise à jour des textes lorsqu’ils sont applicables (voire une anticipation des textes à venir, par exemple la mise en place des dispositions de la réglementation REACH concernant les produits dangereux). En outre, le fait que des personnes identifiées centralisent la veille réglementaire par domaine de compétences (environnement, sécurité, ressources humaines, etc.) constitue un avantage pour l’organisation de la veille réglementaire globale et permet de réduire les risques de méconnaissance de la réglementation.

Le recours à un prestataire extérieur spécialisé dans la réglementation peut être une réponse adaptée et pratique pour :

la mise à jour de la veille réglementaire ; La réalisation d’audit de conformité réglementaire.

Ces prestations nécessiteront un budget.

Nouveaux projets

La réglementation applicable à l’organisme fait l’objet d’un suivi, d’une mise à jour, d’une analyse de conformité réglementaire sur le terrain mais elle doit être anticipée pour les nouveaux projets.

Une nouvelle activité, un nouveau produit, une augmentation de production peuvent avoir des incidences importantes sur les réglementations applicables à l’organisme. Pour les prévoir et les anticiper, il est nécessaire d’impliquer les personnes pouvant être directement concernées par ces éventuels changements. L’item « réglementation » doit être pris en compte dans la gestion d’un projet.

Références normatives

Certaines normes internationales et autres référentiels font référence à la notion de dispositif

d’identification d’exigences légales et réglementaires et d’évaluation de la conformité comme par

exemple :

ISO 14001 version 2004 – système de management environnemental : Chapitre 4.3.2 :

exigences légales et autres exigences et chapitre 4.5.2 : évaluation de la conformité ;

OHSAS 18001 version 2007 – système de management de la santé et de la sécurité au

travail : Chapitre 4.3.2 : exigences légales et autres et chapitre 4.5.2 : évaluation de la

conformité ;

ISO 9001 version 2008 – système de management de la qualité : Chapitre 5.2 : écoute

client, chapitre 7.2.1 : détermination des exigences relatives au produit, chapitre 8.2.3 :

surveillance et mesure des processus, chapitre 8.2.4 : surveillance et mesure du produit.