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Référence :

12 mars 2018

Ind. Rédacteur Approbateur Visa approbateur

B Yves GOUX Didier BORDET

PROCÉDURE

Processus Achats

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Liste des versions et objets des modifications

Ind. Rédacteur Approbateur Date approbation Objet de la modification

A édition intiale

B Yves GOUX Didier BORDET 12/03/2018

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Table des matières

1 OBJECTIFS ...................................................................................................................... 4

2 PRINCIPALES ETAPES PROCESSUS D’ACHAT .......................................................... 4

2.1 Principes à respecter pour le bon suivi de nos achats (Bon de commande-bon de

livraison-facture). .................................................................................................................. 5

2.1.1 BON DE COMMANDE (= fichier modèle SOCE format EXCEL en annexe 2,) 5

2.1.2 ACCUSE DE RECEPTION DE LA COMMANDE .............................................. 6

2.1.3 BON DE LIVRAISON et PV DE RECEPTION ................................................... 6

2.1.4 FACTURE .......................................................................................................... 7

3 INTRODUCTION .............................................................................................................. 8

4 DEFINITION ..................................................................................................................... 8

5 ÉTAPES DU PROCESSUS ACHATS .............................................................................. 9

5.1 Définition d’un budget ................................................................................................ 9

5.2 La demande d’achat (DA) ......................................................................................... 9

5.3 Tableau de comparaison ......................................................................................... 10

5.4 Ouverture des offres ................................................................................................ 10

5.5 Négociation et choix ................................................................................................ 10

5.6 Passation de la commande ..................................................................................... 10

5.7 Émission de facture ................................................................................................. 12

5.8 Réception/Recette et facture finale ......................................................................... 12

6 FONCTION ACHATS ..................................................................................................... 12

7 BASIQUE PRIX ACHATS ............................................................................................... 13

8 Logigramme du processus achats .................................................................................. 15

9 ANNEXE 1 : PLAN ANALYTIQUE SOCE ...................................................................... 16

10 ANNEXE 2 : BON DE COMMANDE ........................................................................... 17

11 ANNEXE 3 : Cas pour lesquels la facture tient lieu de bon de livraison ..................... 17

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1 OBJECTIFS

Maîtriser les risques de contentieux avec nos fournisseurs,

Optimiser nos dépenses en proposant une méthode d’achat pour chaque acheteur,

Respecter nos engagements budgétaires,

Éviter toute perte de temps en rationalisant le suivi des documents (bon de commande,

bon de livraison/réception, facture…).

2 PRINCIPALES ETAPES PROCESSUS D’ACHAT

Le demandeur rédige soit une spécification ou cahier des charges soit une liste à partir

d’un bordereau de prix ou d’un catalogue.

Il consulte plusieurs entreprises au profil similaire lorsque le montant le justifie.

Dans le cas d’un appel d’offre :

Le demandeur établi un tableau de comparaison des offres.

Il justifie le choix du fournisseur sur la base du mieux disant. Suivant le type de

commande, il se conforme à la procédure plus détaillée.

Pour passer la commande :

Le demandeur définit le code analytique de la commande (plan analytique en

annexe 1).

Le nom de la personne chargée de la réception doit figurer explicitement sur la

commande

Le demandeur prend un N° de commande auprès de la comptabilité (format =

AA_nnnn_CCC ; AA = année 2 caractères ; nnnn = numéro chrono fourni par la

comptabilité et CCC = code section analytique).

Un modèle du bon de commande à utiliser figure en annexe 2. La commande ne peut

être signée que par une des personnes suivantes :

o Le Président

o Le Trésorier

o Le Délégué Général

o Le Secrétaire Général

o Pour les achats de fournitures et de voyages dont le montant est inférieur à

2000 €, les assistantes de direction.

À la livraison des biens ou de la prestation, la personne chargée de la réception (son

nom est indiqué sur la commande) doit vérifier la conformité de la livraison à la

commande :

En cas de non-conformité, elle informe le demandeur afin que celui-ci règle le

problème avec le fournisseur ou ouvre un contentieux.

En cas de conformité, elle appose lisiblement son nom/prénom sur le bon de

livraison, la date et sa signature. Elle transmet ce document à la comptabilité. Ce

point est fondamental dans la gestion des commandes, notamment en cas de

litige avec le fournisseur.

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Réception de la facture : Les originaux de la facture doivent être transmis directement à

la comptabilité.

La comptabilité vérifie que le fournisseur a bien rappelé le N° de commande. Si ce n'est

pas le cas, la facture est retournée au fournisseur.

La comptabilité comptabilise la facture et vérifie la conformité de la facture avec la

commande et le(s) bon(s) de livraison/ PV de réception :

La facture est conforme au bon de livraison ou PV de réception/commande : La

facture est mise au paiement.

La facture est non conforme : Une copie de la facture est envoyée au signataire de la

commande qui décidera de la suite à donner.

La comptabilité classe et tient à disposition l'ensemble des documents constituant le

dossier.

Un suivi des non conformités facture/bon de livraison/commande est tenu à jour par la

comptabilité.

2.1 Principes à respecter pour le bon suivi de nos achats (Bon de commande-

bon de livraison-facture).

La comptabilisation est faite sur base de la facture. A réception par la comptabilité SOCE,

toute facture (document fournisseur) doit pouvoir être rapprochée de son bon de livraison

(document fournisseur signé par une personne de la SOCE), lequel doit être

systématiquement transmis à la comptabilité par la personne qui l’a signé. Tout bon de

livraison doit pouvoir être rapproché de son bon de commande (document SOCE). Ce

principe vaut pour toutes les factures y compris celles faisant l’objet de contrats. Exemple :

fourniture d’électricité ou d’eau pour lesquelles une commande se rapportant au contrat doit

être initialisée chaque début d’année civile. Il en est de même par exemple pour la fourniture

de prestations mensuelles de maintenance. Le nom/prénom des signataires de

documents (bon de commande, bon de livraison et de facture pour « bon à payer »)

doit être lisible.

2.1.1 BON DE COMMANDE

(= fichier modèle SOCE format EXCEL en annexe 2,)

Tout achat de marchandise ou de prestation doit faire l’objet d’un document faisant

office de bon de commande dont le numéro est attribué par la comptabilité. (format =

AA_nnnn_CCC ; AA = année 2 caractères ; nnnn = numéro chrono fourni par la

comptabilité et CCC = code section analytique).

Informations à reporter sur le bon de commande :

o Nom et prénom du demandeur,

o le N° de commande,

o la section analytique (voir plan analytique annexe 1)

o la date,

o le nom/prénom de la personne devant faire la réception,

o la mention : "Le N° de cette commande doit figurer sur toute correspondance,

notamment bon de livraison et facture du fournisseur, faute de quoi cette

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correspondance ne pourra pas être prise en compte et sera retournée au

fournisseur."

Liste des personnes autorisées à engager des achats pour la SOCE :

o Le Président

o Le trésorier

o Le Délégué Général

o Le Secrétaire Général

o Pour les achats de fournitures et de voyages dont le montant est inférieur à

2000 €, les assistantes de direction.

Les commandes sur sites internet doivent suivre les mêmes principes : Accord

préalable d’une des personnes de la liste ci-dessus puis devant l’écran, édition et

signature du bon de commande, signature de la réception. Edition de la facture avec

rappel du N° de commande et transmission à la compta.

o Le paiement doit être fait par utilisation de la carte bancaire de la SOCE.

o L’utilisation d’une carte personnelle n’est pas autorisée.

2.1.2 ACCUSE DE RECEPTION DE LA COMMANDE

Ce document rappelle le N° de commande, il est à transmettre à la personne qui a

passé la commande (= le demandeur).

2.1.3 BON DE LIVRAISON et PV DE RECEPTION

C’est le document le plus important des 4 documents : c’est lui qui indique par la

signature que nous y apposons que nous avons bien reçu la marchandise ou la

prestation. Toute réception de marchandise doit faire l’objet d’un bon de livraison,

document fourni par le fournisseur.

Ce bon de livraison doit impérativement rappeler le N° du bon de commande.

Sans bon de commande, il ne peut y avoir de réception et la marchandise doit être

retournée.

Sans bon de livraison signé par une personne de la SOCE, pas de facture possible

de la part du fournisseur.

Le bon de livraison (ou PV de réception dans le cas d'une prestation) est signé par la

personne désignée sur le bon de commande ou dans le cas de marchandise par le

secrétariat de direction.

o En cas de conformité de la livraison par rapport à la commande, la personne

responsable de la réception appose lisiblement son nom/prénom sur le bon de

livraison, la date et sa signature. Elle transmet ce document à la comptabilité. Ce

point est fondamental dans la gestion des commandes, notamment en cas

de litige avec le fournisseur.

o En cas de non-conformité, elle informe le demandeur afin que celui-ci règle le

problème avec le fournisseur ou ouvre un contentieux.

Dans le cas de marchandises, un exemplaire du bon de livraison signé est retourné

par le « livreur » au service comptabilité du fournisseur.

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Dans le cas d’une prestation un exemplaire du PV de réception signé est envoyé par

la personne qui a réceptionné la prestation au service comptabilité du fournisseur qui

établira sa facture sur la base de ce PV.

Les cas exceptionnels pour lesquels la facture tient lieu directement de bon de

livraison sont connus et font l’objet de l’Annexe 3. Dans ces cas, la comptabilité

envoie la photocopie de la facture pour bon à payer au signataire de la commande

(exemple : frais de communication de conférence téléphonique auprès de la société

INTERCALL EUROPE).

Pour les cas particuliers concernant :

o les factures de restaurant « Club Iéna » ou les plateaux repas, ces dernières

doivent être accompagnées d’un document signé par la personne responsable

de l’organisation du repas.

o (Autres cas…)

2.1.4 FACTURE

Ce document est établi par le fournisseur sur la base d’un bon de livraison/PV de

réception signé par la personne de la SOCE dont nom/prénom figure sur le bon de

commande à l'endroit prévu. Sans bon de livraison/PV de réception signé par une

personne de la SOCE, pas de facture possible.

Tous les originaux de facture doivent arriver directement à la comptabilité.

Chaque facture doit impérativement comporter le N° de commande sans quoi elle est

retournée par la comptabilité au fournisseur.

La facture est comptabilisée.

La facture doit pouvoir être rapprochée immédiatement de la commande et du bon de

livraison de la marchandise ou/et de la prestation de services. La comptabilité vérifie

la conformité de la facture avec la commande et le(s) bon(s) de livraison/ PV de

réception.

o En cas de conformité facture/bon de livraison ou PV de réception/commande, la

facture est mise au paiement.

o En cas de non-conformité, notamment si le montant « facturé » est différent du

montant « commandé », une copie de la facture est envoyée au signataire qui

décidera de la suite :

Si la personne qui a passé la commande est d’accord avec la facture, elle

signe la copie en indiquant pourquoi le montant facturé est différent du

montant commandé. Elle ajoute lisiblement son nom et retourne la copie de

la facture à la comptabilité.

Si la personne n’est pas d’accord avec la facture, elle contacte le fournisseur

(avec trace écrite) et tient la comptabilité informée par écrit de sa démarche

auprès du fournisseur.

La comptabilité classe et tient à disposition l'ensemble des documents constituant le

dossier. D’un point de vue légal, ce classement est à conserver 10 ans.

Un suivi des factures reçues « non conformes » est établi chaque mois par la

comptabilité. Il est diffusé aux personnes habilitées à passer des commandes.

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3 INTRODUCTION

Il y a un monde entre l’achat personnel et l’achat pour le compte de l’Entreprise ou de

l’Association AM en particulier. Les relations entre Donneur d’ordres et Fournisseurs/Sous-

traitants se sont judiciarisées et complexifiées. L’Entreprise a depuis longtemps identifié

cette problématique et qu’elle soit petite ou grande a désigné un poste ACHAT.

L’organisation et le rattachement hiérarchique de ce poste est fonction de la politique achat

de l’entreprise.

Aujourd’hui, à l’intérieur de l’Association, du fait de la répartition des missions au sein d’une

organisation multicellulaire, on constate que chaque intervenant (Projet ou Service) s’attribue

lui-même la fonction achat en parallèle à son intervention technique. Il peut en résulter des

désordres : retard de paiement, des paiements de montants ne correspondant pas à

l’avancement de la prestation ou à la prestation réalisée, des absences d’accord technique,

détermination arbitraire des conditions de paiement, erreurs d’écritures comptables qu’il faut

reprendre, sans même parler de distorsion de concurrence qui pourrait être objectée.

Rappelons aussi que tout engagement auprès d’un fournisseur émanant d’un

membre de l’Association, quelle que soit sa forme, engage celle-ci. La mise en place

d’un processus d’achat, tout en le définissant d’une façon simple, peut facilement

prévenir ces risques tout en valorisant les résultats administratifs, juridiques et

financiers par la professionnalisation de cette fonction.

Notre priorité est de développer progressivement une méthodologie en vigueur dans

l’entreprise en général. Ce document est un guide à destination de tous les acteurs de la

communauté Arts et Métiers. Il est cependant clairement explicité que dans le cadre

d’utilisation par un prescripteur /acheteur d’une entité filiale ou dérivée (association sous

égide SOCE), la responsabilité engagée par l’acte d’achat demeure auprès du représentant

désigné de l’Entité concernée.

4 DEFINITION

Par politique achats on entend généralement la maîtrise permanente du choix des

fournisseurs en déterminant les mieux adaptés à la fourniture d’une « chose » (bien ou

prestation) sur la base d’un ensemble de critères.

La politique achat est définie au niveau du Bureau et le Comité peut proposer selon chaque

domaine les réponses à la question : « FAIRE ou FAIRE-FAIRE ». Une fois validée, cette

politique doit être cohérente dans un espace-temps moyen terme.

Le BESOIN à satisfaire en matière d’achat est l’acquisition, auprès d’un TIERS, d’un BIEN

ou d’une PRESTATION défini par une spécification technique, pour un coût à optimiser et

dans un délai souhaité. Le Prescripteur de ce besoin est le Responsable de Projet ou de

Service désigné par mandat de la Société.

Avec sa formation ingénieur AM, le Responsable de Projet ou de Service doit spécifier de

façon globale ou détaillée son besoin : c’est le caractère novateur ou déjà existant de celui-ci

qui entraîne le niveau de précision technique. Mais on gagne à être précis dans la

description attendue du résultat car la qualité du bien ou de la prestation après livraison et

paiement sera l’élément permanent dans le temps.

En règle générale, on préfèrera un acte d’achat avec contrat de résultat et non contrat de

moyen dont l’usage est réservé à quelques prestations de service particulier : l’Association a

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rang de « donneur d’ordres ». Dans le cadre principal des prestations de services (conseil,

assistance, études, logiciels…) l’acte d’achat est concrétisé par la remise, de la part du

Fournisseur/Sous-traitant, d’un dossier au sens large (voir ci-après) : c’est l’acceptation sans

réserve de ce dossier qui clôture la recette finale et enclenche la facturation finale. Hormis

une intervention pendant la période de garantie en général prévue au contrat, sinon l’exiger,

toute intervention nouvelle du Fournisseur/Sous-traitant ne peut être exigée sans

renégociation et sans formalisation du résultat de cette renégociation.

5 ÉTAPES DU PROCESSUS ACHATS

5.1 Définition d’un budget

Le budget est une estimation d’enveloppe prédéfinie par expérience au regard par exemple

d’affaires semblables. Mais il est toujours préférable de s’appuyer sur une demande de prix

pour concrétiser une estimation. Cette demande de prix doit être limitée à un ou deux

Fournisseurs/Sous-traitants avec une expression de besoin simple mais suffisamment

généraliste pour ne pas s’enfermer d’emblée dans une solution.

5.2 La demande d’achat (DA)

C’est l’émission par le Prescripteur, d’une spécification technique formalisée (dénommée

souvent cahier des charges - CDC - ou cahier des conditions techniques – CCT - ) qui

caractérise le maximum d’exigences en termes de performances finales, d’atteinte

d’objectifs, de respect de normes ou de règlementations, d’environnement particulier, etc. A

ce stade, le Prescripteur peut définir une liste d’Entreprises consultables couvrant ce

domaine et doit préciser le délai souhaité.

Nota : compte tenu de la maturité de projet (faisabilité, avant-projet sommaire ou détaillé,

projet final), la teneur de la spécification technique n’aura pas la même précision. De même,

l’engagement réciproque du Fournisseur/Sous-traitant et de l’Association AM, sera élaboré

après pondération des risques d’écart significatif entre les attentes et la réalisation.

La consultation par appel d’offre : c’est l’envoi par l’Acheteur d’un courrier à plusieurs

Entreprises consultées. Le nombre d’entreprises est en général fonction du montant estimé

de la prestation :

par exemple jusqu'à 20 k€ consulter 2 entreprises ;

de 20 à 50 k€, 3 entreprises ;

>50 k€ au moins 3 et choix réalisé au cours d'un comité de choix dont les membres sont

définis préalablement avant décision de lancement de la consultation.

En plus de la spécification technique, le courrier de consultation précise les spécificités

administratives et financières souvent explicitées dans des conditions générales d’achats

(CGA). En l’absence de CGA, ce courrier doit attirer l’attention sur la date de remise des

offres au plus tard, sur les conditions de propriété intellectuelle, sur les termes de

paiement, sur le mode de règlement, sur les éventuelles de pénalités de retard, sur la

nature physique des éléments livrés (types de documentation attendus, nombre

d’exemplaires, etc.). Il est fortement recommandé d’inviter les Entreprises consultées à

soumettre toute suggestion n’entrant pas strictement dans le champ de la spécification

technique, mais susceptible d’apporter une réponse plus pertinente au besoin exprimé.

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Nota : la fonction Acheteur peut être assumée par le Prescripteur, à condition qu’il prenne

bien en compte les spécificités administratives et financières évoquées ci-dessus.

5.3 Tableau de comparaison

L’Acheteur et le Prescripteur établissent, si possible avant l’action de consultation, un

tableau listant les critères de classement des offres. Ce tableau gagne à être communiqué

aux Entreprises consultées en leur demandant de le pré-remplir par elles-mêmes et d’y faire

figurer un détail des prix si elles le peuvent. Cela permet ensuite de mieux analyser les offres

et de les comparer.

5.4 Ouverture des offres

Si l’acte d’achat ne porte pas sur un montant significatif (<20 k€), chaque offre peut être

analysée à réception. Cependant, la confidentialité doit être préservée à tout niveau et à

toute étape.

Il est en général toujours conseillé de recontacter chaque Entreprise consultée après

analyse de son offre afin de vérifier la bonne lecture et compréhension qui en a été

faite par le Prescripteur et par l’Acheteur. Si l’affaire est importante (de 100 à 500k€

et au-delà), il est fortement recommandé d’inviter chaque Entreprise à venir

rencontrer le Prescripteur afin que celui-ci lui commente le cahier des charges, de

même qu’il fortement recommandé après analyse des offres d’inviter chaque

Entreprise à venir commenter la sienne.

5.5 Négociation et choix

C’est la finalisation de la sélection de l’Entreprise qui s’établit d’après la notion du « mieux

disant ».

Cette étape, souvent l’objet d’échanges techniques et commerciaux, doit se dérouler

avec le souci de préserver la confidentialité sur le contenu de chaque offre vis-à-vis

des entreprises consultées.

5.6 Passation de la commande

C’est la formalisation du « contrat » au sens code civil : c’est un document de synthèse

reprenant tous les sujets évoqués lors de la phase consultation et retenus dans la

négociation finale (modèle bon de commande en Annexe 2).

En plus de la spécification technique, clairement identifiée avec un indice de mise à

jour, toutes les spécificités administratives, juridiques et financières doivent être

listées.

La commande, document repéré par une numérotation propre (obtenue auprès du

Service Comptabilité) et datée au jour de l’émission doit être signée par le

représentant habilité, mandataire délégué, par écrit de la part du représentant légal

de l’Association.

À partir d’un montant de 20 k€, il est demandé d’établir une fiche de présentation

résumant le contexte de cette commande afin que le représentant habilité soit averti

des aspects les plus sensibles de ce contrat.

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L'original de la commande est signé par une des personnes habilitée puis envoyée au

fournisseur/sous-traitant. Une copie est retournée au demandeur, une autre copie est

envoyée à la comptabilité.

L’envoi électronique avec signature certifiée est désormais accepté par la plupart des

Sociétés Industrielles.

A ce stade, il convient de ne pas oublier de réclamer un accusé de réception de

commande, si possible sans réserve : ce document doit être signé de la part de la

personne habilitée de l’Entreprise retenue.

Nota 1 : Il faut clairement identifier le donneur d’ordres (libellé statutaire de l’Association,

adresse, correspondant) et le Fournisseur/Sous-traitant (libellé exact de la société, adresse,

correspondant). Dans le cas particulier où le correspondant habilité du Fournisseur/Sous-

traitant est un ingénieur AM, il ne peut être signataire que s’il n’est pas mandataire élu de

l’Association AM.

Nota 2 : Il est demandé de déposer une copie de la commande et de l’accusé de réception

signé auprès du Service Comptabilité qui est chargé de gérer un dossier archive pour

chaque commande. Le Service numérisera ces documents à réception.

Nota 3 : Commande fermée, commande ouverte : dans le cas où un achat de bien ou de

prestation revêtirait un caractère périodique prononcé (par exemple, l’achat de fourniture), il

est intéressant de négocier une commande ouverte sur une base annuelle : ceci permet à la

personne désignée de l’Association de procéder à un réapprovisionnement ou à un ordre de

travail (accord de taux) sans avoir à renégocier.

Nota 4 : Ce n’est qu’après la réception de l’accusé de réception de l’entreprise retenue que

le prescripteur informe verbalement ou par écrit les autres entreprises consultées.

Fax ou Courriel d’intention de commande : c’est une procédure d’urgence exceptionnelle qui

peut être mise en œuvre afin de démarrer au plus tôt une prestation nécessitant par exemple

une présence physique des représentants de l’Entreprise dans les locaux de l’Association.

Nota : le fax ou courriel vaut commande ; en cas d’erreur ou de modification, une négociation

complémentaire peut être nécessaire.

Avenant de commande : c’est la formalisation, avec renvoi à la commande initiale, entre le

donneur d’ordres et l’Entreprise, de la constatation d’écarts techniques et/ou commerciaux

librement négociés et acceptés.

Il est de l’intérêt des deux parties de concrétiser ces écarts au plus tôt à partir de leur

constatation.

La formalisation suit exactement le même « circuit » que la commande et notamment

la notion contractuelle doit être respectée par les signatures respectives de

l’Association et de l’Entreprise.

Il est d’usage d’établir une fiche de présentation résumant le contexte de chaque

avenant afin que le représentant habilité de l’Association soit averti des aspects les

plus sensibles de l’ensemble du contrat.

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5.7 Émission de facture

L’Entreprise adresse sa facture au Service Comptabilité après avoir reçu du Prescripteur

l’accord pour franchissement du jalon concerné.

En parallèle, le Prescripteur adresse au Service Comptabilité copie de cet accord en

rappelant le N° de commande.

Le Service Comptabilité assure un enregistrement et classe les pièces originales

dans le dossier archive de la commande après avoir pris soin de les numériser.

Le Service comptabilité peut alors assurer le règlement au profit de l’Entreprise dans

les conditions stipulées au sein de la commande.

Nota : un échelonnement sera dit « normal » s’il s’étale quasi linéairement sur la durée de la

commande. Le Fournisseur/Sous-traitant sera toujours demandeur d’anticiper avec acompte

à la commande et acompte au démarrage. Le montant à la commande est fonction du type

de prestation fournie uniquement basée sur une ressource humaine, faisant appel ou non à

un approvisionnement de matière ou de matériel en début de prestation, etc. Pour une

prestation d’études, un acompte de 20 à 30% est réaliste.

L’intérêt du donneur d’ordres est de conserver un montant significatif lors du PV de recette

finale sachant que ce montant dépasse très rarement 15%. Il est recommandé de ne pas

descendre au-dessous de 5% du montant global du contrat et de choisir en règle générale

un montant de 10%.

5.8 Réception/Recette et facture finale

Il s’agit de la phase qui nécessite la plus grande rigueur entre l’Entreprise et l’Association. En

effet, la signature du procès-verbal de la réception technique (recette finale remise à

l’Entreprise) a valeur de conclusion de la commande : il est indispensable que soient soldés

les réserves, litiges ou attentes non satisfaits, qu’ils soient d’ordre technique, administratif ou

commercial.

Une attention particulière doit être portée sur le « dossier final » remis par

l’Entreprise.

L’original du PV signé par le prescripteur sera classé dans le dossier archive de la

commande auprès du Service Comptabilité après avoir pris soin de le numériser.

Nota : la règle est d’établir une notation de la qualité globale de la prestation de l’Entreprise

afin d’enrichir les données fournisseur en vue d’affaires semblables dans le futur. A

l’occasion de l’établissement de cette notation, le Prescripteur et l’Acheteur peuvent

consolider les arguments d’écarts entre le budget initial et la réalisation finale de chaque

commande. Cette notation sera communiquée au fournisseur afin de l’aider à progresser.

6 FONCTION ACHATS

Afin de maîtriser la qualité globale des prestations des Entreprises, il est nécessaire

d’assurer une mission particulière visant à terme une démarche plus structurée de

connaissance des Fournisseurs/Sous-traitants.

Les points significatifs de cette démarche concernent :

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* Un nombre limité de Fournisseurs/Sous-traitants classés par type de prestation et

notamment avec la maturité du besoin à satisfaire.

* Une relation personnalisée (basée sur la confiance) entre le Prescripteur et le

Fournisseur/Sous-traitants permettant de contractualiser des niveaux de prix face à des

prestations identifiées récurrentes. Une telle démarche doit normalement conduire à

l’établissement d’un contrat cadre précisant les termes et conditions de passage en revue.

* Un contrôle systématique d’évaluation des notations, de la part du CA Association

dans le CA global du Fournisseur.

* Une mise en concurrence systématique lorsque le besoin à satisfaire a bien été

identifié. En cas de besoin trop imprécis, une phase préliminaire d’assistance est très

souvent bénéfique.

* Une méthodologie d’achats incluant la connaissance des clauses les plus

pertinentes (CGA – Conditions Générales d’Achat) et le comportement dans l’art de la

négociation.

7 BASIQUE PRIX ACHATS

Le forfait : c’est la formule la plus courante qui, à partir d’une spécification définie, permet un

accord « consentant » du Fournisseur/Sous-traitant et de l’Association.

Il ne faut cependant pas oublier que le Fournisseur/Sous-traitant a prévu des aléas

plus ou moins importants et qui peuvent renchérir le montant.

Par ailleurs, le Fournisseur/Sous-traitant ne va manquer de profiter de toute réelle

demande non prévue pour demander un supplément.

Le montant forfaitaire doit s’accompagner d’une décomposition en items eux même

chiffrés en termes techniques ou financiers. La granulométrie de cette décomposition

dépend essentiellement du montant total.

Les prix sont fermes et non révisables : à la différence des marchés publics qui introduisent

régulièrement une notion de révision, les marchés de droit privé ne prennent pas en compte

de formule de révision de prix, même si le contrat se déroule sur une durée significative.

La dépense contrôlée : cette pratique nécessite une bonne confiance mutuelle entre le

Fournisseur/Sous-traitant et l’Association.

En effet, elle est basée sur une prévision de prestation décomposée en postes

élémentaires (communément appelés « inducteurs »), chiffrés en heures œuvrées.

À cette décomposition est associée une grille de taux horaires correspondant à

chaque profil appelé par la prestation.

La faiblesse de ce type de commande est due à l’absence d’organisation du contrôle

par le donneur d’ordres. De plus, la démarche peut être perçue comme une sorte

d’appel à une forme de main-d’œuvre intérimaire non déclarée comme telle : elle est

donc à éviter.

Elle peut être tolérée dans des cas de prestations exécutées dans les locaux de

l’Association sur la base d’inducteurs parfaitement définis.

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Le forfait avec part en dépenses contrôlées : c’est une formule parfois efficace si la part

variable est faible par rapport au montant total ; dans tous les cas, la part en dépenses

contrôlées doit être plafonnée.

Pour toute question ou aide spécifique, ne pas hésiter à faire appel au Secrétaire général ou

au Trésorier de l’Association AM.

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8 Logigramme du processus achats

demandeur signataire commande SOCE comptabilité SOCE réception SOCE fournisseur

cde cde

cde

cde

bon livraison

bon livraison

bon livraison

bon livraisonsigné SOCE

bon livraisonsigné SOCE

facture

facture

livraison

Conformecommande ?

bon livraison

oui

nonbon livraison

bon livraisonnonmail

facture

Facture rappelle

commandeet BL ?

oui

nonfacture

Conforme

commandeet BL ?

ouiPaiement

nonmail

oui

cde

bon livraisonsigné SOCE

facture

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9 ANNEXE 1 : PLAN ANALYTIQUE SOCE

code Secteur Responsable code Secteur Responsable

1 Formation-Industrie C. Picollet 12 Groupes professionnels

111 Général C. Picollet 1201 Aéronautique Paris

112 Relations Ecole C. Picollet 1202 Assurance Finance

113 Promotion métier ingénieur C. Picollet 1204 Activités Ferroviaires

114 Relations Elèves F. Accary 1205 Energie

12xx Groupes Professionnels J.-P. Frégère 1206 Enseignement et Formation

130 DSC F. Accary 1208 Industries Gazières

140 CLENAM P. Nicolas 1209 Informatique

150 AMP Pôle Industrie C. Picollet 1211 Maintenance

160 Futur Ingénieurs AM E. Dhenin 1212 Nucléaire

1213 Imprimerie - Papier

2 Projets International C. Poinsot 1215 Plastiques

210 Général C. Poinsot 1217 Thermique

220 Accueil élèves étrangers B. Voisin 1221 Développement durable

230 Action internationale C. Poinsot 1223 Transport

240 Cercle La Rochefoucauld C. Bailly 1224 Métiers du Conseil

250 Congrès AM C. Poinsot 1227 Automobile

280 Résidences C. Poinsot 1228 B.T.P.

1229 Défense

3 Communauté P. Simonnot 1231 Filière bois

310 Général P. Simonnot 1232 Recherche et Technologie

321 Fonctionnement Communauté P. Simonnot 1234 Pétrole et Parapétrolier

322 Relations Sociétaires Y. Goux 1237 Environnement

325 Prix Société P. Orsoni 1243 Qualité Services

330 Formation Responsables ? 1245 Logistique

340 Emploi-Carrière M. Courbatieu 1250 AM au Féminin

341 REXAM J.L. Diebold 1253 Agro - Bio-industrie

360 Entraide C. Nivoche 1256 M.I.T. France

380 Délégués des Promotions E. Pebreuil 1261 Gadzarts de la Mer

390 Jeunes Promotions C.A. De Kuyper 1262 Santé

4 Communication F. Compagnon 1299 Coordination GP J.-P. Frégère

410 Communication interne Soce F. Compagnon

420 Communication externe Soce F. Compagnon

480 Gadzarts.net G. Lacour

490 AM Multimédia E. Roubert code Secteur Responsable

430 Annuaire E. Roubert

5 Gestion-Finances G. Lacour 431 Annuaire en ligne E. Roubert

510 Club Iéna Y. Goux 440 Magazine AM E. Roubert

520 Hôtel F. Compagnon 441 AM Mag. 2.0 E. Roubert

530 Administration Y. Goux 460 TV Agoram business E. Roubert

540 SI Soce F. Mescam 461 TV conférences GP E. Roubert

550 Bormes les Mimosas C. Nivoche 462 TV conférences EC E. Roubert

560 Legs M. Zakin 463 TV conférences Clenam E. Roubert

570 Fondation AM G. Lacour 464 TV conférences CLRF E. Roubert

590 AMBA G. Lacour 465 Prestations plateaux TV E. Roubert

490 Administration générale E. Roubert

7 Ressources G. Lacour 491 Outils de communication E. Roubert

710 Cotisations G. Lacour

715 Dons divers G. Lacour

720 Financiers G. Lacour

730 Exceptionnel G. Lacour code Secteur Responsable

450 AM Pedia G. Lacour

Nota : Secteurs fiscalisés

Gadzarts.net

PLAN ANALYTIQUE GÉNÉRAL 2015 PLAN ANALYTIQUE GP DétailEdition du 8 avril 2015 Approbation Gilbert Lacour VP Admin-Finances

AM Multimédia

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10 ANNEXE 2 : BON DE COMMANDE

Société des Ingénieurs Arts & Métiers Destinataire:

9 bis avenue de Iéna 75783 Paris cedex 16 Société xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Tél: +33 (0)1 40 69 27 00 Adresse xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

N° SIRET: 775688757 00019 Tél: yy yy yy yy

Horaire réception: de 9h00 à 12h00 et 14h00 à 17h00

COMMANDE N°: 15_1234_530 Commande suivie par: Nom xxxxxxxxxxxxxx/ Prénom yyyyy

Téléphone:

Date de la commande: 31/11/2015 A réceptionner par: Nom xxxxxxxxxxxxxx/ Prénom yyyyy

Date de livraison: 31/12/2015 Téléphone:

Référence Désignation

Prix

unitaire

HT

Quantité Total HTtaux

TVATVA TOTAL TTC

1 000,00 1 000,00 1 000 000,00 20,0% 200 000,00 1 200 000,00

1 000,00 1 000,00 1 000 000,00 20,0% 200 000,00 1 200 000,00

1 000,00 1 000,00 1 000 000,00 20,0% 200 000,00 1 200 000,00

1 000,00 1 000,00 1 000 000,00 20,0% 200 000,00 1 200 000,00

1 000,00 1 000,00 1 000 000,00 20,0% 200 000,00 1 200 000,00

Conditions de règlement:

45 jours après date émission facture

TOTAL 5 000,00 5 000 000,00 ########## 6 000 000,00

Nom et Prénom du signataire:

Le N° de cette commande doit figurer sur toute correspondance,

notamment bon de livraison et facture du fournisseur, faute de quoi

la correspondance ne pourra pas être prise en compte et sera

retournée au fournisseur.

Date signature et signature:

11 ANNEXE 3 : Cas pour lesquels la facture tient lieu de bon de livraison

1. Frais de conférence téléphonique (Société INTERCALL EUROPE)