Proces verejneho obstaravania

2. Proces verejného obstarávania

OOODDDBBBOOORRR IIIMMMPPPLLLEEEMMMEEENNNTTTÁÁÁCCCIIIEEE SSSOOO///RRROOO PPPRRREEE RRROOOPPP

... VYHNIME SA CHYBÁM V PROCESE VEREJNÉHO OBSTARÁVANIA

OI SO/RO pre ROP, KSK

Overenie procesu verejného obstarávania (ďalej len „VO“) je jednou z podmienok uzatvorenia zmluvy o poskytnutí nenávratného finančného príspevku (ďalej len „ZoNFP“). Na základe získaných skúseností a konkrétnych príkladov z praxe pri overovaní procesov VO, Vám chceme poskytnúť odporúčania a rady, ako sa vyhnúť nedostatkom pri realizácii VO.

VŠEOBECNÉ ODPORÚČANIA K PROCESU VEREJNÉHO OBSTARÁVANIA V ČLENENÍ PODĽA FÁZ VO

Prípravná fáza

zadefinovanie predmetu obstarania, stanovenie PHZ, určenie neobvykle nízkej ceny, spracovanie základného prehľadu o trhu a relevantných subjektoch, výber príslušnej metódy VO a pod.:

Prísne dodržiavať princíp rovnakého zaobchádzania, princíp nediskriminácie uchádzačov alebo záujemcov, princíp transparentnosti a princíp hospodárnosti a efektívnosti

Proces VO je potrebné realizovať odborne spôsobilou osobou (vybranou rovnako procesom VO)

PHZ musí zahŕňať všetky položky v zmysle zákona o verejnom obstarávaní (ako sú napr. vklad materiálu alebo svojpomocnej práce obstarávateľa, opakované plnenia, opcie a pod.)

Výpočet PHZ musí byť reálny v súlade s aktuálnou situáciou na trhu v čase vyhlásenia VO a zdokladovaný


Súťažná fáza realizácia samotného procesu (jednotlivých krokov) VO, výber víťazného uchádzača –

budúceho dodávateľa, príprava potrebnej dokumentácie v zmysle zákona o VO • Dodržiavať ustanovenia uvedené vo výzve, v príručke pre žiadateľa (nájdete ju na

www.ropka.sk) a v ostatných riadiacich dokumentoch, súvisiacich s ROP (a to aj v prípade, ak sú v týchto dokumentoch zadefinované prísnejšie podmienky ako v zákone o VO ako napr. v prípade zákazky s nízkou hodnotou)

• Dodržiavať všetky lehoty a termíny v zmysle zákona o VO (uplatniť správny výpočet lehôt), časová tieseň je veľmi prísne posudzovaná

• V celej dokumentácii procesu VO (oznámenia, súťažné podklady a pod.) sa vyhýbať formuláciám, ktoré by mohli vyvolať dojem porušenia základných princípov zákona o VO

• Nepredlžovať lehotu viazanosti ponúk

VYHLÁSENIE A ZVEREJNENIE VO: Zverejnenie Oznámenia o vyhlásení VO musí byť vždy preukázateľne zdokladované

(napr. pri zverejnení na web stránke obstarávateľa je postačujúci PrintScreen) Ak nie je možné zverejniť výzvu na web stránke obce (nakoľko obec nemá vlastnú

web stránku), je možné umiestniť zverejnenie na web stránke združenia, ktorého je obec členom

Adresné výzvy je možné posielať záujemcom až nasledujúci deň po zverejnení výzvy (oznámenia) na web stránke

Je potrebné uvádzať presný opis predmetu zákazky (nie je postačujúce ak je uvedené v opise projektu napr. pokosenie trávy a bez výmery, alebo žalúzie a nie je presne uvedený ich typ, ktorý obstarávateľ požaduje a pod.)

Nie je možné nahradiť presný opis zákazky vykonaním obhliadky a preniesť povinnosť na dodávateľa

Nie je možné požadovať od záujemcov úhradu za súťažné podklady v hotovosti (je nutné umožniť túto úhradu prevodom na účet)

Zaslanie doplnenia alebo vysvetlenia súťažných podkladov je možné v listinnej alebo elektronickej forme, v telefonickej forme je to neprípustné, a toto zaslanie musí byť zdokladované v dokumentácii k procesu VO

Je potrebné správne stanoviť zábezpeku a správne s ňou nakladať Pri požiadavke o vysvetlenie neobvykle nízkej ceny, je potrebné požiadať o

vysvetlenie všetkých uchádzačov s neobvykle nízkou cenou


V RÁMCI SPLNENIA PODMIENOK ÚČASTI:

nepožadovať poistenie za škodu u osôb, ktorým to neukladá zákon (poistenie za škodu však môže byť jednou z podmienok zmluvy o dielo)

neuplatňovať požiadavku na kladný hospodársky výsledok uchádzačov

Neuvádzať požiadavku s presne určeným počtom zamestnancov uchádzača

Nepožadovať v rámci referencií, dokladovanie dodávok v minulosti v presne špecifikovaných ročných objemoch (t. j. je jedno či v minulosti uchádzač dodal 3x500 j, 1x1500, 2x750 j a pod.)

Referencie pri stavebných prácach požadovať za obdobie 5 rokov, pričom oblasť referencií musí mať súvis s predmetom obstarania, ale požadované referencie nesmú byť zo strany obstarávateľa úplne presne vyšpecifikované (napr. neuvádzať zateplenie základnej školy, ale uviesť zateplenie verejných budov a pod.)

Neuplatňovať požiadavky na vlastné regionálne servisné alebo obdobné strediská

Nevylučovať uchádzačov z procesu VO pri nedodržaní podmienky, ktorá sa týka typu väzby (napr. hrebeňová, lepená a pod.) predloženej ponuky a pod. (v

takomto prípade, pri nedodržaní týchto požiadaviek, využiť inštitút vysvetlenia, a to najmä v prípade, ak by to viedlo k prijatiu drahšej ponuky)

Pri požadovaní predloženia finančných výkazov, nešpecifikovať presne jednotlivé riadky a názvy výkazu ziskov a strát (nakoľko sa môžu líšiť v závislosti od krajiny pôsobenia subjektu a typu subjektu)

Pri uvedení požiadavky zo strany obstarávateľa, týkajúcej sa predloženia jednotlivých potvrdení, certifikátov a obdobných dokladov (ďalej len „potvrdenia“), uvádzať vždy slovné spojenie „alebo ekvivalent vydaný v krajinách ES“

Nepožadovať1, aby pri predkladaní jednotlivých potvrdení, certifikátov a obdobných dokladov, museli byť tieto predmetné doklady vydané iba národnými inštitúciami a potvrdenia nešpecifikovať iba v rámci odkazov na príslušné paragrafy zákona a predpisy, ale opísať a vyšpecifikovať ich aj obsahovo

Požadovaný ročný obrat vyrátať primerane k finančnému objemu zákazky (t. j. max. cca 3-násobok ročného objemu realizácie zákazky)

Neuvádzať nereálne požiadavky, ktoré by mohli viesť k zmareniu procesu VO (napr. certifikát o zhode na dodávku predmetu obstarania, ktorý nepodlieha overeniu zhody a pod.) 1 Ak je sídlo a pôsobnosť záujemcu / uchádzača v inej krajine ako v SR


V RÁMCI HODNOTENIA PONÚK NEUVÁDZAŤ AKO JEDNO Z KRITÉRIÍ:

„Referencie uchádzača“ (iba v rámci preukázania odbornej spôsobilosti uchádzača v nadväznosti na typ predmetu obstarania)

„zmluvnú pokutu“ (možnosť zrušenia súdom) „presne určenú sumu základného imania uchádzača kritériá, ktoré sú zakázané v zmysle zákona o verejnom obstarávaní

OBSTARANIE ODBORNE SPÔSOBILEJ OSOBY A EXTERNÉHO

MANAŽMENTU (ZÁKAZKA S NÍZKOU HODNOTOU): OSO a externý manažment obstarať metódami VO (zákazka s nízkou hodnotou, ďalej len „ZsNH“)

Dodržiavať základné princípy v zmysle § 9 ods. 2 zákona o VO V prípade vyhodnocovania ponúk pri ZsNH inou osobou ako štatutárom, je potrebné doložiť k dokumentácii procesu obstarania, pracovnú náplň alebo splnomocnenie štatutára pre túto osobu

Pri obstaraní externého manažmentu klásť dôraz na oprávnené úkony, nakoľko za oprávnené budú uznané len tie, ktoré sú oprávnené v zmysle zákona o VO a v zmysle riadiacich dokumentov pre ROP (t. j. vypracovanie Žiadosti o NFP, stanoveného počtu jednotlivých monitorovacích správ a žiadostí o platbu v zmysle riadiacich dokumentov pre ROP)

Záverečná fáza predloženie dokumentácie procesu VO na overenie na SO/RO pre ROP, uzatvorenie zmluvy s vybraným uchádzačom na základe zrealizovaného VO, realizácia dodávok predmetu obstarania a pod.:

�� Predkladať SO/RO na overenie originál alebo overenú kópiu dokumentácie z procesu

VO v stanovenom termíne (do 5 mesiacov odo dňa doručenia výzvy na predloženie dokumentácie)

�� Dôkazné bremeno pri kontrole a overovaní VO je na strane obstarávateľa �� Všetky úkony vo VO pre účely kontroly a overovania musia byť preukázateľne

zdokladované �� Predkladaná dokumentácia VO musí obsahovať hodnotiace hárky členov komisie (aj

v prípade, že je hodnotená iba jedna ponuka) a doklad o odbornej praxi alebo spôsobilosti členov komisie, súvisiacej s predmetom obstarania

�� Zmluvu s víťazným uchádzačom podpísať v zákonom stanovenej lehote (14. deň)


V prípade akýchkoľvek otázok súvisiacich s procesom VO sa môžete obrátiť na vedúcu OI SORO pre ROP JUDr. Lenku Jurkovú, tel. číslo 055 / 6196 640, [email protected] a zamestnancov Referátu financovania a kontroly projektov (viď tabuľka), OI SO/RO pre ROP pri Košickom samosprávnom kraji.

Meno a priezvisko Meno a priezvisko Meno a priezvisko Meno a priezvisko zamestnancazamestnancazamestnancazamestnanca funkciafunkciafunkciafunkcia Telefónne čísloTelefónne čísloTelefónne čísloTelefónne číslo eeee----mailmailmailmail

Ing. Beáta CimermannováIng. Beáta CimermannováIng. Beáta CimermannováIng. Beáta Cimermannová

Vedúca referátu financovania a kontroly projektov 055 / 6196 630 [email protected]

Ing. Zuzana HajduIng. Zuzana HajduIng. Zuzana HajduIng. Zuzana Hajdu finančný manažér 055 / 6196 637 [email protected]

Ing. ZuzanaIng. ZuzanaIng. ZuzanaIng. Zuzana Hikkerová Hikkerová Hikkerová Hikkerová finančný manažér 055 / 6196 637 [email protected]

Ing. Martin PapcúnIng. Martin PapcúnIng. Martin PapcúnIng. Martin Papcún kontrolný manažér 055 / 6196 626 [email protected]


Tento brožúra má charakter odporúčaní a rád, ktorých úlohou a cieľom je urýchliť a zjednodušiť proces overovania VO, vyhnúť sa nedostatkom a nekompletnosti

dokumentácie z procesu VO a tým prispieť k bezproblémovému uzatvoreniu ZoNFP, k jednoduchšej realizácii projektu a k rýchlejšiemu prísunu finančných prostriedkov.


KOŠICE, OKTÓBER 20092

2 1. - Zmeňte projektom Vaše mesto alebo obec, august 2009

Documents

Proces verejneho obstaravania