Proceso administrativo: Fase mecánica o estructural Sesión 14.

Introducción

as habilidades para diseñar el proceso administrativo para realizar la organización repercutirán en la

optimización de la empresa a corto y largo plazo. La estructura organizacional es la pieza clave que involucra las: Relaciones formales de la

empresa Comunicación Toma de decisión Procedimientos Sistemas Funciones con la visión de ajustar se a la consecución de los

objetivos de la organización. El diseño de la estructura organizacional es un proceso complejo que implica el constante y continuo ajuste entre los componentes estructurales y los requerimientos de eficiencia y eficacia y que son inevitables en todo tipo de empresa u organización que se precie de cubrir las necesidades de sus clientes.

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Proceso administrativo: Fase mecánica

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Objetivo

Detallar los elementos de la fase mecánica para la comprensión de su funcionamiento.

Desarrollo de la clase Lecturas temáticas Elementos de la mecánica administrativa Previsión: consiste en la determinación técnicamente realizada, de lo que se desea lograr por medio de un organismo social, y la investigación y valoración de cuáles serán las condiciones futuras en que dicho organismo habrá de encontrarse, hasta determinar los diversos cursos de acción posibles. Objetivos: a esta etapa corresponde fijar los fines. Investigaciones: se refiere al descubrimiento y análisis de los medios con que pueda contarse y cursos alternativos: trata de la adaptación genérica de los medios encontrados, a los fines propuestos, para ver cuántas posibilidades de acción distintas existen. Planeación: consiste en la determinación del curso concreto de acción que se habrá de seguir fijando los principios que lo habrán de presidir y orientar, la secuencia de operaciones necesarias para alcanzarlo, y la fijación de tiempos, unidades, etc., necesarias para su realización.

Esquema. Fase mecánica

Planeación ¿Qué hacer?

Organización ¿Cómo hacer?

Misión Visión

Objetivos Valores

Estrategias Programas

Presupuestos Políticas

Procedimientos

Departamentalización División del trabajo

Descripción de puestos

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Políticas: principios para orientar la acción. Procedimientos: secuencia de operaciones o métodos. Programas: fijación de tiempos requeridos3. Organización: se refiere a la estructuración técnica de las relaciones, que debe darse entre las jerarquías, funciones y obligaciones individuales necesarias en un organismo social para su mayor eficiencia. Jerarquías. Fijar la autoridad y responsabilidad correspondientes a cada nivel. Funciones: la determinación de cómo debe dividirse las grandes actividades especializadas, necesarias para lograr el fin general. Obligaciones: las que tienen en concreto cada unidad de trabajo susceptible de ser desempeñada por una persona. LA PREVISIÓN Principios generales de la previsión Concepto. La palabra previsión (de pre-ver: ver anticipadamente), implica la idea de cierta anticipación de acontecimientos y situaciones futuras que la mente humana es capaz de realizar y sin la cual sería imposible hacer planes. La previsión contesta la pregunta que puede hacerse. Para hacer previsiones es indispensable. Fijar los objetivos o fines que se persiguen. Investigar los factores positivos y negativos nos ayudan obstaculizan de alguna manera en la búsqueda de esos objetivos. Coordinar los distintos medios en diversos cursos alternativos de acción, que nos permitan escoger alguno de ellos como base de nuestros planes. Arrancar directamente de la planeación encierra el peligro de escoger el curso de acción que consideramos el más adecuado o sea ³la falacia del único camino. La previsión es el elemento de la administración en el que, con base en las condiciones futuras en que una empresa habrá de encontrarse, reveladas por una investigación técnica, se determinan los principales cursos de acción que nos permitirán realizar los objetivos de esa misma empresa. Aplicación del principio. 1. Certeza: excluye el temor de equivocarse. Si se funda en la esencia misma de las cosas. Incertidumbre: para el efecto de la previsión de lo que habrá de ocurrir, implica carecer absolutamente de elementos para pode predecir cómo se presentaran los acontecimientos de lo futuro, o que acaecerá en ese mismofuturo.3. Probabilidad: la constituye aquel estado en el que, sin estar seguro sobre el que ocurrirá un hecho, o una serie de ellos, tenemos motivos serios y fundados para concluir que hay mayores posibilidades de que ocurra en un

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sentido que en otro. Fayol hacía notar que la previsión jamás será una profecía, sino una reducción del riesgo debido a factores no previstos. De lo anterior deducimos que nuestras previsiones serán tanto más validas yconfiables:1. Cuanto más analíticamente estudiemos cada uno de los factores que han de intervenir en la realización de los hechos futuros en que descansara el existo de nuestra empresa, y no solo el conjunto de ellos, global y empíricamente considerado. 2. Cuanto más nos fundemos en hechos objetivos, y no en meras opiniones; de preferencia los ocurridos en nuestra empresa y aun en otras empresas y otros sectores.3. Cuanto más podamos aplicar a las determinaciones de estos factores medidas, sobre todo estadísticas y de cálculo de probabilidades. Principio de la objetividad Las previsiones deben descansar en hechos más bien que en opiniones subjetivas. Los hechos quedan confundidos o envueltos en opiniones o criterios. Hechos y opiniones son interesantes: estas últimas, sobre todo para apreciar y relacionar los hechos; pero es obvia la necesidad de separarlos y distinguirlos. Principio de la medición Las previsiones serán tanto más seguras cuanto más podemos apreciarlas, no solo cualitativamente, sino en forma cuantitativa o susceptible de medirse. Hasta hace poco se consideraba que en los problemas conectados o dependientes de la vida social y la libertad humana, la mayor parte de las previsiones solo podían hacerse en forma cualitativa. Es indiscutible que actualmente es posible determinar muchos de esos hechos futuros con base cuantitativa, sobre todo por medio de los estudios estadísticos. Puede decirse que la aplicación de la estadística y otras ramas de las matemáticas han hecho técnica, o aun científica, la previsión de muchos acontecimientos. Reglas para la fijación del objetivo Concepto del objetivo La palabra objetivo (de ob-jactum), implica la idea de algo lo cual se lanzan o codirigen nuestras acciones. Suele también conocerse con el nombre de meta. Un objetivo, ³representa lo que se espera alcanzar en el futuro como resultado del proceso administrativo. La importancia de la fijación de objetivos es clara y definitiva: ellos dan su razón de ser a la empresa. Sin embargo, y aunque parezca increíble con gran frecuencia se incurre en el error. Se están persiguiendo en realidad cosas muy distintas de lo que se cree y se debe perseguir, con lo cual toda la previsión queda sin base. Clasificación de los objetivos a) Objetivos individuales y colectivos Debe ante todo distinguirse el objetivo que persigue una persona física concreta, de los objetivos de un grupo humano. Cuantos entran a formar parte de ese grupo, lo hacen con la mira de obtener un bien común, o una…

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Continuar en el enlace y ss: http://es.scribd.com/doc/30322948/fase-mecanica-del-proceso-

administrativo

Continuar en el enlace y ss. http://www.slideshare.net/guest0cdf95/proceso-administrativo-267115 http://www.slideshare.net/mercadologicamente/organizacin-como-

fase-del-proceso-administrativo-7732057 http://www.slideshare.net/Vilma2804/organizacin-6584690

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Proceso administrativo, fase mecánica y dinámica REPORTE ADMINISTRACIÓN-PROCESO ADMINISTRATIVO La administración es una actividad esencial en cualquier grupo social ya que el esfuerzo coordinado que hay dentro de este sirve para obtener un fin con la mayor eficiencia y el menor esfuerzo posible. Los fines de la administración son el tener objetivos, eficacia, eficiencia, grupo social, coordinación de recursos y productividad. El proceso administrativo es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad y comprende dos fases: una estructural, en la que a partir de uno o más fines se determina la mejor forma de obtenerlos y otra operativa en la que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecidas durante el periodo de estructuración. FASE MECÁNICA -Planeación -Organización Se fijan las bases o los cimientos donde se apoyaran las actividades que se van a realizar. Se realiza un profundo análisis de la planeación del trabajo. Deben trabajar en grupo y organizarse para lograr los objetivos que se establecieron en la planificación. FASE DINÁMICA -Dirección -Control Pone en práctica lo requerido en la planeación y organización. Inicia la operación del trabajo o práctica que se va a realizar. Se revisa que todo está cumpliendo con lo que se planificó. Nosotros utilizamos la administración como base para la construcción de una figura con material reciclado, en la cual nos apoyamos del proceso administrativo y sus dos fases; la mecánica y la dinámica. Hicimos un bote para la basura para lo cual nos basamos primeramente en la fase mecánica donde en la planeación platicamos y dimos nuestros puntos de vista acerca de lo que se podía realizar. Cada quien opino diferente pero al último llegamos a la conclusión de hacer el bote de basura porque era lo que se adataba al material que teníamos. Una vez que planeamos que se iba hacer y cómo se iba a realizar pasamos a la organización donde nos pusimos de acuerdo en que íbamos hacer cada quien para comenzar a trabajar. Ya que nos pusimos de acuerdo nos pusimos trabajar y ahí fue donde pasamos a la fase dinámica donde se superviso que todo se estaba haciendo correctamente e iba de acuerdo a la planificación y ya que revisamos nos aseguramos de que lo que se realizo concordaba con lo que se estableció en la planeación. Esto nos fue de gran ayuda para la elaboración del bote de basura y nuestro trabajo quedo muy bien. Si gusta ver más información acerca de estas fases y del producto que realizamos basándonos en éstas, entren a esta página…

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Continuar en el enlace http://procesoadministracion.blogspot.mx/2010/03/proceso-

administrativo-fase-mecanica-y.html El proceso administrativo: Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabo una actividad o lograr un objetivo. Proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral. PROCESO ADMINISTRATIVO Está compuesto por la fase mecánica y la dinámica en donde la: MECÁNICA comprende a la planeación (trata más o menos de que cosas se van a realizar en la empresa, se realizan planes, programas, presupuestos, etc.) y la organización (de cómo se va a realizar y se cuenta con los organigramas, recursos, funciones...) DINÁMICA aquí está la dirección que se encarga de ver que se realizen las tareas y para ello cuenta con la supervisión, liderazgo, comunicación, y motivación y por último, encontramos al control que es el encargado de decir cómo se ha realizado, que se hizo, como se hizo, y compara los estudios. PROCESO ADMINISTRATIVO EN DETALLE: FASE MECÁNICA: Planeación: propósitos, objetivos, estrategias, políticas, programas, presupuestos, procedimientos. Organización: División del trabajo y de la coordinación; jerarquización, departamentalización, descripción de funciones. FASE DINÁMICA: Dirección: Toma de decisiones, integración, motivación, comunicación, y supervisión Control: Establecimiento de estándares, medición, retroalimentación y corrección. UNIVERSALIDAD DEL PROCESO ADMINISTRATIVO El proceso tiene aplicación universal y los gerentes lo pueden aplicar, no importando el tipo de empresa de que se trate. Es utilizado donde varias personas trabajan juntas para el logro de objetivos comunes . Este proceso lo puede utilizar un gerente de una empresa constructora e igualmente lo utilizará un gerente de una tienda de departamentos. Así mismo, este proceso puede ser utilizado en cualquier nivel de la organización ya sea directivo o simplemente de supervisión. La naturaleza del proceso administrativo se basa en:

• Contribución de los objetivos

PLANEACIÓN:

• Extensión de la planeación

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• Eficacia de los planes

• Objetivos cuantificables

ORGANIZACION

• Claro concepto de actividades o actividades involucradas

• Área clara y concisa de la autoridad o de la decisión

• Propósito de la empresa

DIRECCIÓN

• Factores productivos • Naturaleza del factor humano

• Establecer estándares

CONTROL

• Medición • Corrección • Retroalimentación

FUNCIÓN DE LOS PRINCIPIOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Agustín Reyes Ponce 1) PREVISIÓN a) Previsibilidad: Debe de realizarse tomándose en cuenta no hay certeza

completa por la cantidad de factores y la intervención de decisiones humanas, por lo siempre existirá en la empresa un riesgo. b) Objetividad: Las previsiones deben de descansar en hechos más que en opiniones objetivas. El éxito de la empresa es en base a la información de que disponga.

c) Medición: Las previsiones serán tanto más seguras cuando más podamos apreciarlas o medirlas. 2) PLANEACIÓN a) Previsión: Los planes deben de hacerse lo más precisos posibles y no con afirmaciones vagas y genéricas. b) Flexibilidad: Todos los planes deben de dar margen para los cambios que surgen en este. c) Unidad: Los planes deben de ser de tal naturaleza que exista una para cada función y todos los aplicables para una empresa puedan estar coordinados e integrados que pueda decirse que existe un sólo plan general. 3) ORGANIZACIÓN a) Especialización: La división del trabajo influye en el aumento de la producción ya que de acostumbrarse a un trabajo, se llega a la especialización y de esta a la productividad.

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b) Unidad de mando: Sólo se debe de obedecer a un sólo jefe para una sola

función. c) Equilibrio autoridad-responsabilidad: Debe de establecerse el grado de

autoridad y de responsabilidad que debe de tener cada jefe en cada nivel jerárquico.

d) Equilibrio dirección-control: A cada grado de delegación debe de corresponder el establecimiento de los controles adecuados.

PRINCIPIOS DE DELEGACIÓN: 1.- Integración de personas:

• Adecuar funciones a los hombres

• Proveer a los hombres de elementos administrativos para el buen desempeño de su función y

• Darle importancia a una buena introducción adecuada.

2.- Interpretación de las cosas:

• Coordinación de elementos y técnicas entre sí y con las personas.

• Se debe planear como reponer los gastos y en momentos de improductividad en mantenimiento.

3.- Instalación y mantenimiento

PRINCIPIOS DE DELEGACIÓN Y CONTROL Se debe de delegar la autoridad teniendo siempre el control sobre de esa delegación que se confiere. PRINCIPIOS DE DIRECCIÓN 1.- COORDINACION DE INTERESES: Coordinar intereses de grupo e individuales de quienes participan de los objetivos. 2.- IMPERSONALIDAD DEL MANDO: La autoridad debe de ser producto de la necesidad de todo organismo social y no el resultado de intereses personales del administrador. 3.- VÍA JERÁRQUICA: Dice que no deben de faltar sin razón los productos de una orden. 4.- RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS: Si se llegan a presentar estos conflictos deben de resolverse lo más pronto posible con el menor disgusto de las partes. 5.- APROVECHAMIENTO DEL CONFLICTO: Aprovechar los conflictos para encontrar soluciones. 6.- ESTÁNDARES: El control es imposible si no se han fijado antes los estándares. (Medidores de objetivos). 7.- MEDIR EL CONTROL: El control deberá de usarse sólo si el trabajo que se impone tiene justificación ante los beneficios que se espera y, 8.- EL PRINCIPIO DE EXCEPCIÓN: Dice que el control es más eficaz cuando se concentra en cosas que no salieron como se planeo en un inicio.

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1. Se ofrece un marco de trabajo conceptual.

VENTAJAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO.

2. Proporciona fundamentos para el estudio de la administración promoviendo el entendimiento de lo que es la administración.

3. Son factibles de las contribuciones de otras escuelas administrativas ya que puede usarse lo mejor del pensamiento contemporáneo administrativo.

4. Se obtiene flexibilidad, si bien es aplicable a una variedad de situaciones, se da al usuario el margen necesario para adaptarlo a un conjunto particular de situaciones.

5. Se reconoce flexibilidad y arte de la administración y se fomenta la mejor manera de utilizarlo en una forma práctica.

6. Se proporciona una genuina ayuda a los practicantes de la administración. El patrón del proceso hace que el gerente analice y entienda el problema y lo lleve a determinar los objetivos y los medios para alcanzarlos.

7. Los principios de la administración están derivados, refinados y aplicados y sirven como directrices necesarias para una útil investigación administrativa.

8. Se estimula el desarrollo de una filosofía determinada de la administración, cada una de las fases de su aplicación requiere servirse de valores, convicciones del gerente y el entendimiento de los objetivos, recursos en torno del cual opera.

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Productos esperados En las actividades se incluirán todos los temas, subtemas y acápites de los textos abordados en cuestión.

• Elaborar dos esquemas gráficos sobre las lecturas temáticas. • Crear un collage electrónico referente a la fase mecánica del proceso

administrativo. • Elaborar una sopa de letras (20 conceptos sobre el tema). • Diseñar un mapa conceptual referente a los temas leídos. • Redactar una definición de Proceso Administrativo y fase mecánica o

estructural. _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.

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• Ubicar los elementos de la fase mecánica en las imágenes prediseñadas

que contienen la lista temática:

• Elaborar un cuadro sinóptico describiendo las particularidades de la planeación, organización e integración (exponiendo semejanzas y similitudes).

• Analizar la caricatura y señalar todos los elementos de la fase mecánica:

• Estos productos serán enviados al guía virtual a su correo electrónico o se entregarán personalmente.

Síntesis El proceso administrativo se compone de dos fases:

• Mecánica • Dinámica

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La mecánica se concibe como la parte teórica de la administración, en ésta se norma lo que debe hacerse y se dirige siempre al futuro de la organización, por ello se divide en:

• Planeación • Prevención • Organización

La dinámica se relaciona con el manejo de la empresa y consta de:

• Dirección • Integración • Control

Bibliografía

Hernández y Rodríguez, Sergio, INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN: Un enfoque teórico práctico, México, DF., McGraw Hill, 1994.

Galindo, Münch, García, Martínez, FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN, Trillas, 1991.

Chiavenato, Idalberto, INTRODUCCIÓN A LA TEORÍA GENERAL DE LA ADMINISTRACIÓN, McGraw Hill, 2000.

Robles Valdés, Gloria, Alcérreca Joaquín Marcos, ADMINISTRACIÓN: Un enfoque interdisciplinario, Prentice Hall, 2000.

http://www.slideshare.net/guest0cdf95/proceso-administrativo-267115 http://www.slideshare.net/mercadologicamente/organizacin-como-

fase-del-proceso-administrativo-7732057 http://www.slideshare.net/Vilma2804/organizacin-6584690 http://procesoadministracion.blogspot.mx/2010/03/proceso-

administrativo-fase-mecanica-y.html http://nefijacob.itgo.com/Mis%20documentos/El%20proceso%20administrati

vo.htm