Unidad 3.Proceso de Auditoría

Daniela Ortiz Sepúlveda

Actividad: De la auditoría interna al proceso organizacional

Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, tome un (1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) y realice los siguientes puntos:

a. Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a la asistencia de la “Reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración del personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de la auditoría.

REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNAEMPRESA: Arepitas SUMAIZ S.A.Dirección: Calle del perpetuo socorro numero 56 Representante: Obdulio GaviriaTel: 562-2290-09Cargo: Gerente GeneralCorreo electrónico: gg@aresumaiz.com.coDe: Equipo Auditor Área Gerencia de Calidadaudgercali@aresumaiz.com.coPara: Coordinación Laboratorio de Ensayos e InvestigaciónJuan David MartínezFecha: Abril 15 de 2014OBJETIVO: Verificar mediante auditoria interna que se esté cumpliendo con el programa de Sistema de Gestión de Calidad de Arepitas SUMAIZ S.A. , en los procedimientos de prestación de servicios del Laboratorio de Investigación y Ensayos.

Alcance: Verificar la prestación de los servicios del laboratorio de Ensayos e investigación del departamento Aseguramiento de la Calidad de la empresa Arepitas SUMAIZ S.A.

Criterios de Auditoria

• SGC de MRC

• Política de Gestión Financiera.

• Política de Logística y Servicio al Cliente

• Manual de Procedimientos

• Políticas Corporativa de MRC

Norma ISO 9001:2008

Manual de Procedimientos de Laboratorio M-PC-002 Versión Junio de 2013

Instructivos de desarrollo de Ensayos de laboratorio I-EL-002

Manual de Documentos de Retención y Archivo del Laboratorio de Ensayos M-DR-005

Manual de Formatos y Registro de Ensayos M-FR-03 Versión Junio de 2013

Manual de Calidad M-AM-001, Versión 00 de Junio 15 de 2013

Reunión de Apertura:1 de noviembre de 2013Hora 7:45 amReunión de Cierre:1 de noviembre de 2013Hora 4:30 pmCon un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de Gerencia de Calidad realizará la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del cual se hace mención en el alcance de este documento. El objetivo es verificar y evaluar que se están aplicando los procesos y procedimientos inherentes a la prestación de servicios del Laboratorio de Investigación y Ensayos consignados en cada uno de los documentos relacionados como criterios de auditoria. La visita será realizada por un equipo de tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida en primera instancia por el Coordinador del Laboratorio de Ensayos e Investigación, El Coordinador de Análisis y Ensayos y los Analistas de Laboratorio de Calidad y Fisicoquímico, el día 1 de Noviembre del presente año, con una duración de 7 horas, en las instalaciones del laboratorio de Investigación y Ensayos. Adjunto lista de Chequeo y procedimiento establecido en el SGC empresarial para el proceso en cuestión. En caso de tener alguna observación o aclaración a la presente comunicación, por favor comunicarla al líder del grupo auditor, antes del 30 de Octubre de 2013. Por favor indique en la columna correspondiente, el nombre, cargo y firma de las personas que atenderán al equipo auditor. Así mismo, para la reunión de apertura de la auditoria le agradezco invitar a las personas relevantes del área que será auditada. Para la reunión inicial le pido el favor

de disponer de la documentación, condiciones de seguridad y salud ocupacional aplicables a su área, además de disponer de los equipos de protección personal necesarios. La información que se conozca por la ejecución de esta auditoria será tratada confidencialmente, por parte del equipo auditor. El informe de la auditoria y su comunicación serán en español.

Cordialmente:Gerencia de Calidad y Producción

Indicadores

Cumplimiento en compras y ventas.

Responsable Auditoria: Oficina Asesora de Control interno

Responsable Área: Superintendencia de Logística

Asistentes:

• Gerencia General

• Secretaria de Gerencia

• Superintendencia de Logística

• Supervisor de Logística

• Oficina Asesora de Control interno

ASISTENTES

Equipo Auditor de Gerencia de Calidad

Iker Casillas Experto Técnico SGC firma

Juan Manuel Pelufo Ingeniero de Procesos firma

Ana María Rubiks Representante de Gerencia firma

AUDITADOS

Juan David Martínez Coordinador laboratorio de Ensayos e Investigación firma

Martin Prieto Coordinador de Análisis y Ensayos firma

Maritza Gómez Analista Instrumental firma

Santiago Perea Analista Fisicoquímico firma

Hernán Villanueva Analista Fisicoquímico firma

Edwin Guillen Auxiliar Laboratorios firma

FECHA 01-nov-13

PROCESO / ACTIVIDAD / REQUISITO POR AUDITAR Auditor HORA

Reunión de apertura Iker Casil las Representante Experto Técnico/Iker Casil las07:45 a.m.

Dirección del sistema: 4.1, 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.5, 5.6, 6.1Ana MolinaresSecretaria General 08:00 a.m.

Tramites: 7.1, 7.5, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.5.2, 8.5.3 María Cufiño Coordinador de Plantas 10:00 a.m.

Almuerzo 12:00 m

Administración del recurso humano: 6.2, 8.2.3, 8.5.2, 8.5.3Michelle GarzónDirector GDRH 01:30 p.m.

Medición, Análisis y Mejora - Auditorias Internas. 8.2.2, 8.5Juan Manuel Pelufo / Vicente WaldronIngeniería de Proceso 03:00 p.m.

Reunión de cierre Iker Casil las Representante Experto Técnico 04:30 p.m.

PROCESOS Y ACTIVIDADES A AUDITAR

Cargo

OBSERVACIONES: La estrategia de comunicación se hará de forma activa en idioma Español.

Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las personas que van a recibir la auditoria, al E-mail XXX@keu.ko Cualquier duda comunicarse al celular: 356-564 9887. Los elementos 4.2.3 (control de documentos), 4.2.4 (control de registros), 6.3 (Infraestructura), 6.4 (ambiente de trabajo), 5.5.3 (comunicación interna), 8.5.2 y 8.5.3 (acciones correctivas y preventivas), 8.4 (Análisis de datos), se auditaran en todas las áreas y procesos aplicables. Los nombres de los procesos corresponden a la denominación dada por la empresa. Durante la auditoria se cerrarán las acciones correctivas planteadas para las no conformidades detectadas en la auditoria anterior y que están pendientes.

b. Revisión documental durante la realización de la auditoría.

N° Documento revisado Observaciones del documento

1Política de Logística y Servicio al Cliente

Última actualización 18 de julio 2011

2Política de Gestión Financiera

Instructivos de desarrollo de Ensayos de laboratorio

Última actualización 5 de enero 20I-EL-002 Carpetas de Protocolos e Instructivos

3Manual de Procedimientos. Cap. Compras y Logística. Última actualización 9 de febrero 2014

Manual de Procedimientos de Laboratorio

M-PC-002Versión Marzo de 2014

Manual de Documentos de Retención y Archivo del Laboratorio de Ensayos

M-DR-005Libros de registro de muestras

Manual de Calidad M-AM-001 Versión Marzo de 2014

c. Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de comunicación que usará

durante la auditoría.

La escucha activa.

d. Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista de Chequeo).

• Lista de chequeo, técnicas de verificación ocular, verbal, documental, físicas y escritas.

LISTA DE CHEQUEOLista de Verificación: CUMPLIMIENTO EVIDENCIAS Y OBSERVACIONES

Manual de Calidad (Documentación nivel I)Si

Se encuentran documentadas las responsabilidades de cada puesto de trabajo?Si

Se encuentran comunicadas las responsabilidadces a cada uno de los empleados del laboratorio de Ensayos?Si no hay evidencia de la comunicación

Procedimientos operativos (Documentación nivel II)

Existen manuales, instructuctivos, y/o procedimientos que unif iquen los criterios en la realizacion de actividades?Si

Existe evidencia documentada del conocimiento de manuales, normas, instructivos y procedimientos de laboratorio?No

Instrucciones de trabajo paso a paso (Documentación nivel III)Si

Estan identif icados los planes de trabajo de cada uno de los miembros del area de control de calidad? No

Existen registros de las acciones de trabajo asignadas?Si

Formatos y registros (Documentación de nivel IV)Si

Se lleva una bitacora de analisis con sus respectivos registros?Si

Existe una metodologia definida para el almacenamiento y retencion de los documentos que evidencian los analisis?Si

Documentación completa si

Son los protocolos, manuales, instructivos y metodos vigentes y actuales?Si La informacion esta en desorden

Esta debidamente almacenada, compilada y ordenada la informacion que se maneja en el Laboratorio de Ensayos e Investigacion?No

Respecto del servicio.

Existen registros de las verif icaciones o calibraciones realizadas?No

Estan definidas las pautas de actuación cuando se observa que las medidas han sido erroneas?No

exhibición del proceso a auditar en lugar visible.

Existen definidos procesos para realizar el seguimiento, medición, analisis y mejora?Si

Se emplean tecnicas estadisticas? No

Satisfaccion del cliente.

No

No

Tacitamente se en tiende que las solicitudes de trabajo de laboratorio estan ordenadas por los formatos solicitud de analisis de produccion

Hay riesgo de perder informacion debido al desorden

Verbalmente conocen el procedimiento, pero no esta

documentado.

copias controladas del manual de calidad

claramente señaladas en el manual de calidad

Se da por entendido que cada uno conoce sus funciones pero no se documenta

e. Generación de hallazgos de auditoría:

Fecha: Fecha: 12 de noviembre de 2013 Auditor(es): Oficina asesora de control interno.

Proceso auditado: compras Auditado(s): Superintendencia de Logística.

N° Evidencia de auditoría Criterios de la auditoría

Hallazgos de la auditoría

C NCM NCm

1Procedimientos de costos en materiales en bodega y stand-by

política de gestión financiera

Falta agregar implementación de procedimiento para costos en materiales de bodega y stand-by

X

2formato único de despachos, Manual de procedimientos

Cap. Compras y logística

No se tiene en cuenta el formato único de despachos y recibo de mercancía en el procedimiento

X

3

Cambios organizacionales

Política de logística y servicio al cliente

Falta actualización de la política de logística, cuya última actualización fue el 18 de julio 2011 y no se han agregado los cambios organizacionales del año 2012

X

C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f. Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

• Se debe actualizar la Política de Gestión Financiera y crear un procedimiento para el manejo de costos en materiales de bodega y stand-by.

• Se debe agregar el formato único de despachos y recibo al manual de procedimientos.

• Se debe actualizar la política de logística y servicio al cliente puesto que no se han agregado los cambios organizacionales del año 2012.

• Conclusiones de la Auditoria:

Se debe actualizar la Política de Gestión De Laboratorio y crear un procedimiento para el

manejo de protocolos de análisis y entregas de resultados.

- Se debe unificar el formato de solicitud de análisis y entrega de resultado en uno• solo.

Se debe actualizar la política de gestión de recepción, registro y análisis de muestras.-Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento de los libros de registros de muestras.-Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de mantenimiento las tarjetas de datos y resultados de análisis.-Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el laboratorio de investigación y ensayos que permitan generar actividades de seguimiento, medición, análisis y mejora.-Se debe aclarar las políticas de satisfacción del cliente y establecer indicadores que permitan conocer el grado de satisfacción de los mismos.

g. Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).

h. Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad.

Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso estandarizado y documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisión de actividades de una función las cuales arrojen resultados para la mejora continua con el fin de determinar el cumplimiento de los indicadores establecidos dentro de una organización.

Envíe un archivo de texto con la actividad resuelta al instructor a través de la plataforma, en el enlace Actividades / Actividades unidad 3 / Actividad “De la auditoría interna al proceso organizacional”.

No olvide realizar el aporte al foro temático, la actividad interactiva y la evaluación de la unidad en los enlaces disponibles en el botón Actividades / Actividades unidad 3.

Nota: recuerde revisar la guía de aprendizaje de esta unidad con el fin de verificar que ha realizado todas las actividades propuestas, saber cómo desarrollarlas y entregarlas correctamente.

Criterios de evaluación

Describe los aspectos generales que permiten la adecuada documentación de observaciones, objetivos, memorandos y revisión documental dentro de un proceso de auditoría de calidad.Define las técnicas de comunicación, recolección, verificación de información y obtención de evidencias de la auditoría.Reflexiona sobre la actividad realizada exponiendo su punto de vista con respecto al aprendizaje adquirido.

Entrega a tiempo: envía la actividad en la fecha indicada por el instructor.