- 1. GESTION DE LA COBERTURA
2. TALLER PROCESO DE AUDITORIA DE MATRICULA El proceso de
auditoria tiene como fin, analizar el comportamiento de la
matricula del E.E, las inconsistencias existentes y las mejoras
encontradas, lo cual permite mantener un enfoque de autocontrol y
mejoramiento continuo. Inicia con la Planeacin y Organizacin Desde
el rea de Cobertura se planifica y se organiza la Auditoria Interna
de Matrcula Proceso de Auditoria Interna Este proceso se realiza al
interior de los Establecimientos Educativos con la verificacin de
nio a nio Formato (C05.01.F05) Diligenciamiento del formato
establecido (C05.01.F05) Reporte Reporte consolidado del formato
(C05.01.F05) a la oficina de Cobertura en las fechas establecidas
Actualizacin y Depuracin El proceso termina generando la
actualizacin y depuracin en el Sistema Integrado de Matrculas
SIMAT. 3. TALLER PROCESO DE AUDITORIA DE MATRICULA Proceso de
Auditoria Interna Este proceso se realiza al interior de los
Establecimientos Educativos con la verificacin de nio a nio Formato
(C05.01.F05) Diligenciamiento del formato establecido
(C05.01.F05)Pasos para diligenciar el formato (C05.01.F05) Despus
de verificar y/o el directivo docente nos entregue el listado del
registro de los nios marcados con (x), con cada una de las
novedades (Asistente, Retirados y Nuevo), se debe realizar lo
siguiente 1.Digitalizar dicha informacin en el archivo entregado a
los directivos docentes, de la siguiente manera: 4. TALLER PROCESO
DE AUDITORIA DE MATRICULA Digitalizacin de la
informacinNRO_DOCUMENTOAPELLIDOS Y NOMBRES1079289176PALACIOS
PALACIOS DENILSON 1042733160ROMAA PEREA YINDY PAOLA
1179288244PALACIOS PALACIOS OBERLING 1045492486VALENCIA CASTILLO
LAURY LICETH 1079288243PALACIOS PALACIOS JARLINTON
K2M250993PALACIOS HINESTROZA YORLEISA 32590850PALACIOS HINESTROZA
KEIMER K2M0250994PALACIOS PALACIOS JARVIN 32590836PALACIOS PALACIOS
JEIDER N37891673385AYARZA ROBLEDO ANYELAFECHA_NACIMIENTO12/01/2005
11/12/2006 10/08/2005 20/03/2005 01/10/2002 14/08/2002 17/01/1999
29/01/2002 19/11/1999 20/01/2008EDADGENERO8M 7F 8F 8F 11M 11F 14M
11M 14M 5FAsiste (Marque X)No Asistentes (Marque X)X X X X X X X X
X X 5. TALLER PROCESO DE AUDITORIA DE MATRICULA 3. Si despus de
digitalizar la informacin encontramos cambios de grados debemos
cambiarlos tanto en las columnas: (Se encuentra en otro grado
(Cual) y en la columna de Grado) NOMBRE GRUP TIPO DE NRO_DOCUME
GRADO O DOCUMENT NTO O1A 1A 2ARC RC RC1079289176PALACIOS PALACIOS
DENILSON 1042733160ROMAA PEREA YINDY PAOLA 1179288244PALACIOS
PALACIOS OBERLINGNOMBRE GRUP TIPO DE NRO_DOCUME GRADO O DOCUMENT
NTO O0A 2A 3ARC RC RCAPELLIDOS Y NOMBRESAPELLIDOS Y
NOMBRES1079289176PALACIOS PALACIOS DENILSON 1042733160ROMAA PEREA
YINDY PAOLA 1179288244PALACIOS PALACIOS OBERLINGAusente Nota: Si el
nio se encuentra ausente No Se encuentra FECHA_NACI EDA GENER
Asiste por algun motivo, Asistentes en otro grado MIENTO D O
(Marque X) favor solicitarle al (Marque X) (Cual) Directivo Docente
la Carpeta del Nio12/01/2005 11/12/2006 10/08/20058M 7F 8FX X X0 2
3Ausente Nota: Si el nio se encuentra ausente No Se encuentra
FECHA_NACI EDA GENER Asiste por algun motivo, Asistentes en otro
grado MIENTO D O (Marque X) favor solicitarle al (Marque X) (Cual)
Directivo Docente la Carpeta del Nio12/01/2005 11/12/2006
10/08/20058M 7F 8FX X X0 2 3 6. TALLER PROCESO DE AUDITORIA DE
MATRICULA 4. Digitalizar los alumnos nuevos encontrados en el
proceso de auditoria. ANEXO 1A: CARACTERIZACIN DE ALUMNOS EN AULA
NO REPORTADOS EN SIMAT - SEDCHOCO IE CENTRO EDUCATIVO:
______________________________________________________________________No123456RELACIONE
TODOS LOS ALUMNOS QUE PRESENTAN ESTE CASO INDEPENDIENTEMETE DE SU
CARACTERIZACIN Apellidos y Nombres del Fecha de Discapacidad Nombre
de la Sede Grado Jor Documento Grupo Alumno Nacimiento (SI) ESCOL
RUR MIX DE NAPIPI0MMURILLO MOSQUERA KAROLD YICETH1079290130ESCOL
RUR MIX DE NAPIPI0MMOSQUERA MOSQUERA YOFRE1148194643ESCOL RUR MIX
DE NAPIPI0MPALACIOS VALENCIA FRANY YULIETH1019290154ESCOL RUR MIX
DE NAPIPI0MASPRILLA MOSQUERA ZULYS ADRIANA1148194632ESCOL RUR MIX
DE NAPIPI0MCUESTA PALACIOS KELI YOANA1079290369ESCOL RUR MIX DE
NAPIPI0MASPRILLA ORTIZ KAREN YICELA107929063128/05/2008 28/09/2007
26/12/2007 23/05/2008 14/07/2007 4/05/2008A A A A AA 7. TALLER
PROCESO DE AUDITORIA DE MATRICULA 5. Despus de digitalizar la
informacin de las novedades (Asistente, Retirados y Nuevos),
Realizamos un Consolidado con dicha informacin, e insertamos una
columna con el Nombre de Estado y/o Novedad.NRO_DOCUME
NTO1079289176 1042733160 1179288244 1045492486 1079288243 K2M250993
32590850 K2M0250994 32590836APELLIDOS Y NOMBRESPALACIOS PALACIOS
DENILSON ROMAA PEREA YINDY PAOLA PALACIOS PALACIOS OBERLING
VALENCIA CASTILLO LAURY LICETH PALACIOS PALACIOS JARLINTON PALACIOS
HINESTROZA YORLEISA PALACIOS HINESTROZA KEIMER PALACIOS PALACIOS
JARVIN PALACIOS PALACIOS JEIDERAusente Nota: Si el nio se encuentra
ausente por Se Se No algn encuentra Otra FECHA_NACI GEN Asiste
encuentra EDAD Asistentes motivo, en otro Observaci ESTADO MIENTO
ERO (Marque X) en otra (Marque X) favor grado n sede (Cual)
solicitarle al (Cual) Directivo Docente la Carpeta del
Nio12/01/2005 11/12/2006 10/08/2005 20/03/2005 01/10/2002
14/08/2002 17/01/1999 29/01/2002 19/11/19998 7 8 8 11 11 14 11 14M
F F F M F M M MX X X x x x X X XAsistentes Asistentes Asistentes
Retirados Retirados Retirados Nuevos Nuevos Nuevos 8. TALLER
PROCESO DE AUDITORIA DE MATRICULA 6. Despus de tener listo el
consolidado revisamos si tenemos duplicados en las novedad de
Asistentes, Retirados y Nuevos.NRO_DOCUMENT O1079289176 1079289176
1179288244 1179288244APELLIDOS Y NOMBRESPALACIOS PALACIOS DENILSON
PALACIOS PALACIOS DENILSON PALACIOS PALACIOS OBERLING PALACIOS
PALACIOS OBERLINGFECHA_NACIM EDA IENTO D12/01/2005 12/01/2005
10/08/2005 10/08/20058 8 8 8GENEROM M F FAusente Nota: Si el nio se
encuentra ausente por Asiste No Asistentes algn motivo, (Marque X)
(Marque X) favor solicitarle al Directivo Docente la Carpeta del
NioX X X XESTADOAsistentes Retirados Retirados NuevosDuplicados2 2
2 2Luego entonces tenemos que revisar muy bien para poder
determinar si el alumno no es nuevo ni retirado simplemente esta
asistiendo y hay que cambiar el grado, el grupo la sede. 9. TALLER
PROCESO DE AUDITORIA DE MATRICULA 7. Una vez ya tengamos depurado y
definitivo el consolidado procedemos a realizar las Tablas Dinmicas
teniendo en cuenta la columna de Estado y/o Novedad, de la
siguiente manera a.) Sombreamos todo el archivo b.) Luego hacemos
clic en la pestaa Insertar y escogemos Tabla Dinmica, como lo
muestra la siguiente imagen: 10. TALLER PROCESO DE AUDITORIA DE
MATRICULA c.) Luego que le damos clic en insertar / tabla dinamca
nos muestra la siguiente ventana:Nos muestra todos los campos que
conforman el archivo consolidado 11. TALLER PROCESO DE AUDITORIA DE
MATRICULA c.) Vamos a saber para que sirve cada una de las
siguiente ventanas:Nos sirve para Filtrar y/o seleccionar la
informacin por el campo que arrastremos en esta ventanaNos sirve
para ubicar y/o mostrar la informacin en forma Horizontal, del
campo que arrastremos en esta ventana.Nos sirve para ubicar y/o
mostrar la informacin en forma Vertical, del campo que arrastremos
en esta ventana.Esta ventana nos sirve para Totalizar, Sumar,
Contar, Etc. Siempre y cuando arrastremos un campo que no se
encuentre con alguna celda vaca 12. COMO DILIGENCIAR EL FORMATO
(C05.01.F05) A continuacin vamos a conocer todas las partes que
conforman el formato (C05.01.F05)Son los datos bsicos del
establecimiento educativo 13. COMO DILIGENCIAR EL FORMATO
(C05.01.F05)Es un resumen consolidado de todos los hallazgos
encontrados en el proceso de la auditoria de matrcula, el cual debe
ser firmado. 14. COMO DILIGENCIAR EL FORMATO
(C05.01.F05)Convenciones: A: Se diligencia el total de alumnos que
se encuentran en el listado nio a nio B: El total de alumnos que se
evidenciaron asistentes en aula de clase C: Es la diferencia de B -
A D: Se registran los alumnos nuevos que no se encuentran en el
listado nio a nio E: Son los alumnos para retirar que se encuentran
el los listados y no en el aula de clase F: Es la matrcula
definitiva que se puede evidenciar de dos formas (A+D-E B+D) G: Es
la diferencia para darnos cuenta si la matrcula aumento disminuyo
15. TALLER PROCESO DE AUDITORIA DE MATRICULA d.) Ahora que ya
tenemos conocimiento de cmo se realiza una tabla dinamia procedemos
a obtener la informacin del Acta de Verificacin Nro. 02 del formato
de auditoria C05.01.F05 : 16. d.) Luego copiamos el cuadro de Acta
de Verificacin Nro. 02 del formato de auditoria C05.01.F05, en una
hoja en Excel y lo formulamos, para despus copiar y pegar la
informacin de la tabla dinmica para as obtener el siguiente
resultado. Tabla formulada ASedeDANECDiferencia Matrcula de
Matrcula de alumnos SIMAT FISICO alumnos Registrados en registrados
en SIMAT en aula de C=B-A SIMAT clase Asistentes0 0 0 0 0 0
0TOTALB00 0 0 0 0 0 0Despus de copiar y pegar de la tabla dinmica
los estados de Asistentes, Nuevos y Retirados A B C Matrcula de
Diferencia Matrcula de alumnos Sede DANE SIMAT FISICO alumnosESCOL
RUR MIX CARRILLO ESCOL RUR MIX DE LA ISLA227099000311
227099000044ESCOL RUR MIX DE MESOPOTAMIA ESCOL RUR MIX DE NAPIPI
ESCOL RUR MIX DE OPOGADO INST ROBINSON PALACIOS TOTAL227099000036
227099000028 227099000184 227099000681Registrados en registrados en
SIMAT en aula de SIMAT clase Asistentes 9 9 127 97 29 170 101 123
55918 124 101 103 452DAlumnos NO Matriculados en SIMAT (Asistentes
para registrar)0DEFMatrcula Total No. Alumnos Matriculados en F=
A+D-E SIMAT (no DEBE SER IGUAL asistentes para F=B+D
retirar)0EC=B-AAlumnos NO Matriculados en SIMAT (Asistentes para
registrar)0 -300 12No. Alumnos Matriculados en SIMAT (no asistentes
para retirar) 0 30-11 -46 0 -20 -1075 59 0 13 8911 46 0 20 107G
DiferenciaG=F-A0 0 0 0 0 0 00 0 0 0 0 0 0F Matrcula Total F= A+D-EG
Diferencia G=F-ADEBE SER IGUALF=B+D 9 1090 -1823-6183 101 116 54113
0 -7 -18 17. COMO DILIGENCIAR EL FORMATO (C05.01.F05)En el acta de
verificacin Nro. 3, la informacin se debe diligenciar por grados,
teniendo en cuenta las convenciones del acta de verificacin Nro. 2.
18. TALLER PROCESO DE AUDITORIA DE MATRICULA e.) Luego obtenemos la
informacin del Acta de Verificacin Nro. 03 del formato de auditoria
C05.01.F05 : 19. e.) Luego copiamos el cuadro de Acta de
Verificacin Nro. 03 del formato de auditoria C05.01.F05, en una
hoja en Excel y lo formulamos, para despus copiar y pegar la
informacin de la tabla dinmica para as obtener el siguiente
resultado. Tabla formulada AProgramaPreescolarGradoCero Primero
Segundo Tercero Bsica primaria Cuarto Quinto Aceleracin TOTALGrado
Codificado SIMAT0 1 2 3 4 5 99BCMatrcula de Matrcula de alumnos
SIMAT FISICO alumnos Registrados en C= B- A registrados en SIMAT en
aula de SIMAT clase Asistentes 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
DiferenciaDespus de copiar y pegar de la tabla dinmica los estados
de Asistentes, Nuevos y Retirados A B C Matrcula de Diferencia
Grado Matrcula de alumnos SIMAT FISICO Programa Grado Codificado
alumnos Registrados en C= B- A SIMAT registrados en SIMAT en aula
de SIMAT clase Asistentes Preescolar Cero 0 41 35 -6 Primero 1 96
70 -26 Segundo 2 83 62 -21 Tercero 3 49 35 -14 Bsica primaria
Cuarto 4 41 35 -6 Quinto 5 23 19 -4 Aceleracin 99 5 -5 TOTAL 338
256 -82DEFAlumnos NO No. Alumnos Matriculados en Matriculados en F
= A + D E SIMAT SIMAT (no DEBE SER IGUAL (Asistentes para
asistentes para F=B+D registrar) retirar) 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Matricula TotalG DiferenciaG=F-A0 0 0 0 0 0 0 0D E F G Alumnos NO
No. Alumnos Matricula Total Diferencia Matriculados en Matriculados
en F = A + D E G=F-A SIMAT SIMAT (no DEBE SER IGUAL (Asistentes
para asistentes para F=B+D registrar) retirar) 16 6 51 10 25 26 95
-1 12 21 74 -9 7 14 42 -7 8 6 43 2 5 4 24 1 5 0 -5 73 82 329 -9 20.
COMO DILIGENCIAR EL FORMATO (C05.01.F05)En el acta de verificacin
Nro. 4, se presenta el detallado de la informacin por Municipio,
Establecimiento Educativo, Sede, Grado y Grupo. Es decir este es el
acta de verificacin que nos indica realmente como qued el
Establecimiento despus de la Auditoria 21. TALLER PROCESO DE
AUDITORIA DE MATRICULA f.)Para diligenciar el Acta de Verificacin
Nro. 04 del formato de auditoria C05.01.F05, debemos hacer lo
siguiente: Del consolidado de la auditoria extraemos y/o filtramos
los estados Asistente y Nuevos y lo copiamos y pegamos en una hoja
independiente. Por ultimo realizamos la tabla dinmica de la
siguiente manera: 22. TALLER PROCESO DE AUDITORIA DE MATRICULA f.)
Luego copiamos el cuadro que nos arroja la tabla dinmica y le
agregamos los campos que requerimos como lo muestran las siguientes
imgenes. Antes 0 Rtulos de filaA1 AIE EDUC ROBINSON PALACIOS DE
NAPIPI2 BA5169 2818ESCOL RUR MIX DE MESOPOTAMIA363329714ESCOL RUR
MIX DE NAPIPI ESCOL RUR MIX DE OPOGADO5 A6 A4243244 135381 19 69
A26710 A11 A13951692625 Total general A11542042432435695415191099
111023 183 30 15Total general24 A4INST ROBINSON PALACIOS168
A126201326A2217 B1723204 A13 2654A2ESCOL RUR MIX DE LA ISLAESCOL
RUR MIX CARRILLO263 B161671391626713911116693510129112621541Despus
PreescolarPrimariaSecundariaMediaJvenes y AdultosEstablecimiento
Educativo / SedeTotal general
01A2345678910112425AAAAAAABABAAAABA51692654204243242616262241ESCOL
RUR MIX DE LA ISLA818137135ESCOL RUR MIX DE
MESOPOTAMIA3638123329211912714664IE EDUC ROBINSON PALACIOS DE
NAPIPI ESCOL RUR MIX CARRILLOESCOL RUR MIX DE NAPIPI ESCOL RUR MIX
DE OPOGADO26232013INST ROBINSON PALACIOS Total
general71391169265420424324695415191099 111023183 30
155135161671392616267139113510129112111669541 23. COMO DILIGENCIAR
EL FORMATO (C05.01.F05)En el Anexo 1A, se relacionan todos los
alumnos nuevos que se encuentran en el aula de clase y no en el
listado nio a nio 24. COMO DILIGENCIAR EL FORMATO (C05.01.F05)En el
Anexo 2A, se relacionan todos los alumnos que deben ser retirados,
los cuales se encuentran en el listado nio a nio y no en las aulas
de clase 25. COMO DILIGENCIAR EL FORMATO (C05.01.F05)Por ultimo el
acta de compromiso de actualizar los hallazgos encontrados en la
auditoria por parte del directivo docente. 26. COMO DILIGENCIAR EL
FORMATO CERTIFICACION DE LA ACTUALIZACIN DE HALLAZGOSPor ultimo el
acta de compromiso de actualizar los hallazgos encontrados en la
auditoria por parte del directivo docente, Administrador y Gestor
Zonal 27. COMO HACER SEGUIMIENTO AL RESULTADO DE LA AUDITORIA VS
MATRICULA REGISTRADA EN EL SIMATPara realizar el respectivo
seguimiento del resultado de la auditoria vs la matricula
registrada en el SIMAT, hay que hacer los siguientes paso: 1. Tomar
el Acta de Verificacin Nro. 04 del formato de auditoria C05.01.F05
2. Luego descargamos un reporte Detallado de Alumnos del SIMAT 3.
Realizamos una tabla dinmica con las mismas especificaciones del
Acta de Verificacin Nro. 04 del formato de auditoria C05.01.F05,
teniendo en cuenta el mismo orden de las sedes.4. Por ultimo
copiamos y conformamos un tercer cuadro donde determinamos las
diferencias por Sede, Grado y Grupo. 28. COMO HACER SEGUIMIENTO AL
RESULTADO DE LA AUDITORIA VS MATRICULA REGISTRADA EN EL SIMAT
Resultado Auditoria Interna PreescolarPrimariaSecundariaJvenes y
AdultosMediaEstablecimiento Educativo / Sede 0 A IE EDUC ROBINSON
PALACIOS DE NAPIPI ESCOL RUR MIX CARRILLO Total general1 A 51 512
BAB3 A69 2 692654 2 5420422042264 A5 A6 A43 4 4324 1 24B7 A8 A9 A10
A11 A24 A26162671391135692616267139113569Total general25 A 541 9
541Matricula Registrada en el SIMAT, a Corte xx-xx-xxxx
PreescolarPrimariaSecundariaJvenes y AdultosMediaEstablecimiento
Educativo / Sede 0 A IE EDUC ROBINSON PALACIOS DE NAPIPI ESCOL RUR
MIX CARRILLO Total generalA1 51 51BA2 B3 A4 A5 A69 2 692654 2
542042204243 4 4324 1 2426A6 B7 A8 A9 A10 A11 A24
A26162671391135692616267139113569Total general25 A 541 9
541Diferencia PreescolarPrimariaSecundariaJvenes y
AdultosMediaEstablecimiento Educativo / Sede0 A IE EDUC ROBINSON
PALACIOS DE NAPIPI ESCOL RUR MIX CARRILLO Total general1 A 0 0 02
B0 0 0A 0 0 03 AB 0 0 00 0 04 A 0 0 05 A 0 0 06 A 0 0 07 AB 0 0 00
0 08 A 0 0 09 A 0 0 010 A 0 0 00 0 011 A 0 0 024 A 0 0 0Total
general25 A 0 0 00 0 0
