Proceso Sistemas

GRUPO GATEWAY

Cdigo: GG-PG-06

Edicin: 4 Pgina 1 de 13 Fecha: 07/Ago/2014

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PROCEDIMIENTO DE SISTEMAS


Cdigo: GG-PG-06



Contenido

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. REFERENCIAS

4. ABREVIATURAS

5. RESPONSABILIDADES

6. ASIGNACIN DE EQUIPO HARDWARE Y SOFTWARE

7. PLAN DE MANTENIMIENTO ANUAL

8. CONTROL DE SOFTWARE DE PRUEBA

9. SUPERVISIN Y CONTROL

10. ALTA Y BAJA DE CORREOS

11. REGISTROS DEL PROCEDIMIENTO

12. CONTROL DE CAMBIOS AL DOCUMENTO

13. APROBACIN DEL DOCUMENTO

ANEXO 1: FORMATO: RESGUARDO DE EQUIPO DE CMPUTO

ANEXO 2: FORMATO: MANTENIMIENTO PREVENTIVO

ANEXO 3: FORMATO: BAJA DE EQUIPO DE CMPUTO

ANEXO 4: ENCUESTA DE SATISFACCIN DEL SERVICIO DE SISTEMAS


Cdigo: GG-PG-06



1. Objetivo

Definir como se determina, proporciona y mantiene la infraestructura necesaria en

trminos del hardware y software que se requiere para el servicio prestado por

Grupo Gateway.

2. Alcance

El alcance de este documento son todo el hardware y software que se requiere

para el servicio prestado por Grupo Gateway.

3. Referencias

Cdigo Titulo del documento

GG-MC-01 Manual de SGC

GG-PO-01 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LA DOCUMENTACION

DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

GG-PO-06 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LOS REGISTROS DEL

SGC


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4. Abreviaturas

Abreviatura / Sigla Trmino / Definicin

HW Hardware

SW Software

5. Responsabilidades

El responsable de Sistemas debe:

a) Proporcionar el hardware y software que se requiere para el servicio. Los

requerimientos en este punto los definen los responsables de los procesos y

se los comunican al Responsable de Sistemas.

b) Definir y aplicar un plan de mantenimiento anual para dichos equipos.

c) A solicitud de los usuarios o responsables de los procesos realizar

mantenimiento correctivo a los equipos de HW y SW.

d) Aquellas otras responsabilidades definidas en el presente documento.

6. Asignacin de equipo hardware y software

El responsable del proceso le solicita al rea de Sistema la asignacin de una

computadora ya sea laptop o desktop, el rea de sistemas verifica que se tenga la

disponibilidad, en caso que se tenga un equipo disponible se proceder a la

asignacin del equipo de cmputo. En caso de que no se tenga se le informa al

responsable del proceso y se define si se compra el equipo o se espera para

reasignar alguno.


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El PM, responsable del proceso o usuario final define el software que requerir

para el equipo de cmputo a asignar.

Una vez que la maquina est preparada con los requisitos que solicitaron se

genera un resguardo para que sea firmado por la persona que solicita la

asignacin, la persona que recibe el equipo y la persona que entrega el equipo por

parte del rea de sistemas, en caso de que la persona que recibe el equipo no

pueda firmar el resguardo (comnmente por motivos de que no se encuentra en el

rea metropolitana), se le mandar copia de este para que lo revise y lo regrese

firmado.

Una vez firmado el resguardo por todos los involucrados se entrega el equipo de

cmputo al usuario o se le enva y se termina el proceso de asignacin.

7. Plan de mantenimiento anual

El responsable de Sistemas realiza un mantenimiento preventivo a los equipos de

computo 2 veces al ao, teniendo en cuenta un plan que elabora en el que se

especifican las fechas para cada unos de los equipos, en caso de que los equipos

no se encuentren disponibles para su mantenimiento se reprogramara este a una

fecha que el usuario proponga o se le enviara instrucciones para que el usuario lo

realice.

Una vez hecho el mantenimiento se le dar al usuario un formato para su firma, en

el que se le especificaran lo que se le realizo al equipo, para que este est

enterado.


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8. Control de Software de Prueba

El software de prueba se encuentra en el servidor, donde se pude acceder va

FTP. El control de los archivos es responsabilidad del encargado de Sistemas,

debiendo realizar su actualizacin en el servidor (nicamente el encargado de

Sistemas subir esta informacin en el servidor) y el respaldo de las versiones

anteriores. Los PMs y Coordinadores distribuirn internamente el software de

prueba que el cliente les proporciona, envindoselo a el responsable de Sistemas,

ya sea por correo, USB, etc., para su actualizacin en el servidor, siendo su

responsabilidad tener siempre la edicin vigente en servidor. El PM solicitar la

actualizacin del software en los equipos de los usuarios, con apoyo del

responsable de Sistemas.

9. Supervisin y control

El responsable de Sistemas aplica una encuesta de satisfaccin del servicio en

forma semestral, para supervisar y controlar este proceso, en esta medicin al

menos debe encuestar a los responsables de los procesos. Los puntos de la

encuesta los define el responsable de Sistemas. El resultado mnimo que debe

obtener para verificar que el proceso es eficaz, es obtener en el promedio de los

resultados semestrales un mnimo de 8 de promedio. En caso de no alcanzar

estos puntos, el Responsable de Sistemas debe tomar acciones correctivas para

alcanzar el nivel mnimo.


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10. Alta y Baja de Correos

Para dar de alta una cuenta de correo, el usuario y/o el responsable del rea, una

vez contratado el personal, deber pedirle al responsable de Sistemas que realic

el alta de su cuenta de correo, el responsable de Sistemas crear el correo (con la

inicial de su nombre seguida de su primer apellido, en caso de que este ya exista

se usara el segundo apellido), una vez creado, se agregar a los grupos de

direccionamiento pertinentes y se dar el aviso de su alta a todo el personal.

Para dar de baja un correo, si no se recibe alguna indicacin al respecto, se

eliminar despus de 15 das posteriores a la baja del personal, durante estos 15

das el correo que se reciba estar direccionado a una cuenta alterna.

11. Registros del Procedimiento

Registro de Calidad Vigencia Lugar donde se archiva Medio de

archivo

Disposicin de registros

obsoletos

Responsable de los registros

Plan de mantenimiento

anual Durante el ao

Computadora de responsable Del rea de Sistemas

Magntico Destruccin Responsable de Sistemas

Formato: Resguardo de

equipo de cmputo

Mientras el

equipo est

asignado

Computadora de responsable Del rea de

Sistemas/Carpetas en anaquel del rea de sistemas

Magntico/papel

Se cancela y se entrega al usuario

Responsable de Sistemas

Formato: Mantenimiento

Preventivo Durante el ao



Magntico/papel

Destruccin


Formato: Baja de equipo

de cmputo

1 ao a partir

de la baja



Magntico/papel

Destruccin



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Registro de Calidad Vigencia Lugar donde se archiva Medio de

archivo

Disposicin de registros

obsoletos

Responsable de los registros

Encuesta de Satisfaccin

del servicio de Sistemas Durante el ao

Computadora del responsable Del rea de Sistemas

Magntico Destruccin Responsable de Sistemas

Archivo de control de

encuesta de Satisfaccin

del servicio de Sistemas

Al menos dos

aos

Computadora de responsable Del rea de Sistemas

Magntico Destruccin


12. Control de cambios al documento

Edicin y fecha Solicitante del cambio en

el documento (Puesto) Descripcin del cambio

Edicin 1

17/Ago/2012 Responsable de Sistemas

Documentar el Procedimiento de Sistemas, para el punto de

infraestructura del SGC

Edicin 2

06/Sep/2012 Responsable de Sistemas

Se modifica el objetivo y el alcance (1 y 2)

Se agrega en referencias el GG-PO-06 (3)

Se incluye un punto para definir la supervisin y control del

proceso de Sistemas (8)

Se modifica la tabla de registros del Procedimiento para

mayor claridad del lugar donde se archiva (9)

Se incluye en el anexo 4 la Encuesta de Satisfaccin del

servicio de Sistemas


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Edicin y fecha Solicitante del cambio en

el documento (Puesto) Descripcin del cambio

Edicin 3

07/Mayo/2013 Responsable de Sistemas

Se modifica la asignacin de hardware y software para que el

usuario final pueda definir software que se necesiten

El plan de mantenimiento se cambia a 2 veces por ao

La supervisin y control se cambia a dos veces por ao y el

mnimo ser de un promedio de 8

En la parte de Registros de calidad se cambi la vigencia

El formato de evaluacin se ajusta y cambio a edicin 2

Se modifica la informacin de aprobacin del documento

Se agreg el punto 8 para el control de software del cliente

Edicin 4

07/Ago/2014 Responsable de sistemas

En el punto 6 se incluye como se maneja el caso en el cual la

persona que recibe el equipo no pueda firmar el resguardo

Se modifica el punto 8. Control de Software de Prueba y se

agrega (solo los coordinadores y PM tendrn acceso a subir esta

informacin en el servidor asegurando que solo ellos modificaran

el contenido con las versiones aprobadas)

Se agrega el punto 10. Alta y Baja de Correos

13. Aprobacin del Documento

Elaborado por: Responsable de Sistemas Michel Betancourt

Revisado por: Gerente de Calidad. Alberto Melgoza

Aprobado por: Director General Valente Cabrera Tllez


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Anexo 1: Formato: Resguardo de equipo de cmputo


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Anexo 2: Formato: Mantenimiento Preventivo


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Anexo 3: Formato: Baja de equipo de cmputo


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Anexo 4: Encuesta de Satisfaccin del servicio de Sistemas

Fin del documento.

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