Embed Size (px)
Citation preview
PEMANFAATAN SOFTWARE SIPISIS DALAM PENELSURAN KOLEKSI
DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan dalam Memperoleh Sebutan Profesi Ahli
Madya A.Md. Program Studi Perpustakaan
Oleh :
Muh. Choironi. Y
D1806023
PROGRAM D III ILMU PERPUSTAKAAN FAKULTAS
ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS
SEBELAS MARET
2009
ii
PERSETUJUHAN
Tugas Akhir Berjudul : Pemanfaatan Software SIPSIS Dalam Penelusuran Koleksi
Di UPT Universitas Negeri Yogyakarta.
Karya :
Nama : MUH. CHOIRONI. Y
NIM : D 1806023
Konsentrasi : Perpustakaan
Disetujui untuk dipertahankan dihadapan Panitia Penguji Tugas Akhir Program D III
ilmu Perpustakaan Fakultas Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret .
Surakarta , 31 Mei 2009
Menyetujui
Dosen Pembimbing
Sunarno, S.sos_
NIP.131 106 050
iii
PENGESAHAN
Disetujui dan disahkan oleh Panitia Ujian Tugas Akhir Program DIII Ilmu
Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret
Surakarta.
Hari : Selasa
Tanggal : 16 Juni 2009
Dewan Penguji Tanda Tangan
Dra. Sri Urip Haryanti, M. Si
NIP : 131.283.612 (………………….….)
Sunarno, S.Sos
NIP : 131.106.050 (………………….….)
Mengetahui,
Dekan,
Drs. H. Supriyadi SN.SU
NIP 130 936 616
iv
MOTO
Ilmu yang bermanfaat betapapaun kecilnya, merupakan pembendaharaan dan
kekanyaan yang luar biasa.
[ QS, Al-Baqarah: 269 ]
Di belakangku ada kekeuatan yang tak terbatas, di depanku ada kemungkinan yang tak
terhingga, di sekelilingku ada kesempatan yang tak terhitung, Mengapa aku harus
takut.
[ Stella Stuard ]
Bejuanglah tanpa batasan tenaga dan waktu pasti akan tercapai apa yang kamu
inginkan dan jangan lupa berdoa.
{ Penulis}
v
PERSEMBAHAN
Kepada ALLAH syukur kami haturkan pada-Mu dan dalam
naungan Rido-Mu. Kupersembahkan karya sederhana ini
untuk:
1. Kepada kedua orang tuaku yang telah memberikan kasih
sayangnya tanpa batasan waktu dan tenaga
2. Saudaraku sekandung ( rois n siva) yang menjadi
Inspirasiku
3. Someone in my heart (dvee) yang selalu memberi
semangat dan dorongan kepadaku
4. Teman-teman seperjuangan angkatan 06
5. Masa depanku
6. Almamaterku
vi
KATA PENGANTAR
Bismilahirrohmanirrohim
Asalamualaikum Wr.Wb
Alahamdululilahi robbil alamin, segala puji syukur penulis panjatkan
ke Hadirat Allah SWT atas Rahmat dan Ridho-Nya sehingga penulis dapat
menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul “PEMANFAATAN SOFTWARE
SIPISIS DALAM PENELUSURAN KOLEKSI DI UNIVERSITAS NEGERI
YOGYAKARTA” yang disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh
gelar vokasi Ahli Madya (A.Md) dibidang perpustakaan.
Terselesaikan Tugas Akhir ini tidak terlepas dari bantuan serta
dukungan dari berbagai pihak yang telah diberikan kepada penulis. Untuk itu penulis
ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Allah SWT yang telah memberikan Rahmat dan Hidayah-Nya sehingga
terselesaikannya Laporan Praktek Kerja Lapangan.
2. Bapak Drs.H.Supriyadi SN.SU, selaku Dekan FISIP UNS yang telah
memberikan ijin untuk melaksanakan Praktek Kerja Lapangan.
3. Bapak Drs. Alexius Ibnu Muridjal M.Si, selaku ketua program D-3 Ilmu
Perpustakaan UNS yang telah memberikan dukungan sepenuhnya dalam
pelaksanan Praktek Kerja Lapangan.
4. Bapak Sunarno, S.sos selaku penasehat akademis yang telah memberikan
dukungan sehingga terrealisasinya Praktek kerja Lapangan.
vii
5. Ibu Dra. Sri Urip Haryati M.Si selaku dosen penguji 1 (satu) yang telah
banyak memberikan bantuan dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.
6. Bapak Drs. Sudjini, S.sos selaku Pembimbing Akademis yang telah
membimbing, memberi nasehat dan membantu penulis sehingga dapat
menempuh perkuliahan dengan baik.
7. Ibu Sri Hartati, SH selaku Kepala UPT Perpustakaan Universitas Negeri
Yogyakarta yang telah memberi izin dalam pelaksanaan praktek kerja
lapangan (PKL).
8. Seluruh staf dan karyawan UPT Universitas Negeri Yogyakart. Terima kasih
ats bantuanya.
9. Teman-teman yang selalu mendukungku yang tidak dapat saya sebutkan satu-
satu terutama anggota rey zone dan cp9.
10. AD 2714 HH, yang selalu menemaniku ke kampus di saat hujan maupun terik
panas matahari, terima kasih atas semua yang kauberikan padaku.
Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan Tugas Akhir ini masih banyak
kekurangan, baik dalam penyajian maupun penyusunannya. Oleh karena itu
segala kritik dan saran yang membangun akan penulis terima dengan kerendahan
hati.
Akhirnya, penulis berharap semoga tulisan ini bisa bermanfaat bagi pembaca
pada umumnya.
Wassalamualaikim Wr.Wb
Penulis
viii
DARTAR ISI
HALAMAN COVER ………………………………………………………. i
HALAMAN PERSETUJUAN ……………………………………………... ii
HALAMAN PENGESAHAN ……………………………………………... iii
MOTO ……………………………………………………………………... iv
PERSEMBAHAN …………………………………………………………. v
KATA PENGANTAR ……………………………………………………... vi
DAFTAR ISI ………………………………………………………………. viii
DAFTAR TABEL …………………………………………………………. xi
DAFTAR GAMBAR ……………………………………………………… xii
DAFTAR LAMPIRAN …………………………………………………… xiii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang ……………………………………………………... 1
B. Tujuan ……………………………………………………………… 3
C. Pelaksanaan ………………………………………………………… 4
D. Metode Pengumpulan Data ………………………………………… 4
E. Rumusan Masalah ………………………………………………….. 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Perpustakaan ………………………………………….... 6
B. Perpustakaan Perguruan Tinggi ……………………………………. 6
C. Pengertian Penelesuran Informasi ………………………………….. 7
D. Pengertian Bahan Pustaka ………………………………………….. 7
E. Pengertian OPAC …………………………………………………... 7
F. Sejarah SIPISIS …………………………………………………..... 7
ix
G. Pengertian SIPISIS ………………………………………..................... 9
H. Manfaat SIPISIS …….…………………………………………………. 10
BAB III GAMBARAN UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS NEGERI
YOGYAKARTA
A. Sejarah ……………………………………………………………… 13
B. Gedung …………………………………………………………....... 15
C. Koleksi ………………………………………………........................ 17
D. Struktur Organisasi …………………………………………………. 20
E. Sumber Daya Manusia (SDM) ……………………………………... 21
F. Sumber Dana ………………………………. ………………………. 22
G. Sarana dan Prasarana ……………………………………………….. 23
H. Layanan ……………………………………………………………... 25
BAB IV PEMBAHASAN MASALAH
A. Analisa Masalah ………………………………………………………. 41
B. Alasan Pemilihan Software SIPISIS Di Perpustakaan Universitas Negeri
Yogyakarta ……………………………………………………………… 42
C. Prosedur Penelusuran Koleksi Di UPT Perpustakaan Universitas Negeri
Yogyakarta ……………………………………………………………… 43
1. Prosedur Penelusuran Koleksi Melalui Website ……………………. 43
2. Prosedur Penelusuran Koleksi Melalui OPAC ……………………... 50
D. Kelebihan Software SIPISIS Dalam Penelusuran Koleksi Di UPT
Universitas Negeri Yogyakarta …………………………………………. 53
E. Hambatan Software SIPISIS Dalam Penelusuran Koleksi Di UPT
Universitas Negeri Yogyakarta ………………………………………….. 54
x
F. Solusi Menghadapi Hambatan Dalam Penelusuran Koleksi Di UPT
Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta …………………………… 55
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan ………………………………………………………….. 56
B. Saran ………………………………………………………………… 57
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
xi
DAFTAR TABEL
Tabel 1 Jumlah koleksi Buku …………………………………………… 17
Tabel 2 Jumlah Koleksi Majalah………………………………………… 18
Tabel 3 Formasi Tenaga ………………………………………………… 21
Tabel 4 Perangkat Keras Komputer………………………........................ 23
Tabel 5 Perangkat Keras Printer…………………………………………. 24
Tabel 6 Jumlah Koleksi Elektronik Library ……………………………... 25
xii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Struktur Organisasi Di UPT Universitas Negeri Yogyakarta ………… 21
Gambar 2 Tampilan Awal Pada Layar Monitor ………………………………….. 44
Gambar 3 Tampilan Daftar Alamat Internet ……………………………………... 45
Gambar 4 Tampian Daftar Literatur yang Di Kehendaki Pada Katalog Online …. 45
Gambar 5 Tampilan Database ………………………………………………….... 46
Gambar 6 Tampilan Database Yang Di Inginkan ……………………………….. 47
Gambar 7 Tampilan Katalog Koleksi Database …………………………………. 48
Gambar 8 Tampilan Record Judul Yang Di Inginkan ………………………….... 49
Gambar 9 Tampilan Data Bibliografi Secara Lengkap ………………………….. 50
Gambar 10 Tampilan Utama Pada OPAC ……………………………………….. 51
Gambar 11 Tampilan Informasi Yang kita Inginkan ……………………………. 52
Gambar 12 Tampilan Hasil Penelusuran ……………………………………....... 52
xiii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Surat Tugas Praktek Kerja Lapangan
Lampiran 2 Jadwal Kegiatan Praktek Kerja Lapangan
Lampiran 3 Catatan Kerja Harian Mahasiswa
Lampiran 4 Contoh KTM Mahasiswa UPT Universitas Negeri Yogyakarta
Lampian 5 Contoh Formulir Pendaftaran Anggota Perpustakaan
Lampiran 6 Contoh Form Foto Copy Pada Referensi
Lampiran 7 Contoh Formulir Daftar Hadir Pengunjung
Lampiran 8 Contoh Form Keterlambatan
Lampiran 9 Contoh Cap Pada Buku, Inventaris Buku
Lampiran 10 Jadwal Tugas Staf UPT Universitas Negeri Yogyakarta
Lampiran 11 Pasword Jurnal Elektronik
xiv
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG MASALAH
Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi
informasi dewasa ini, antara lain ditandai dengan perubahan perilaku dalam
pencarian informasi, berdampak bagi lembaga-lembaga yang bergerak dalam
bidang jasa informasi dan perpustakaan. Sebagai lembaga yang bertugas
menyimpan, mengolah, merawat dan mendistribusikan informasi, dituntut
agar mampu memberdayakan pengetahuan dengan menggali potensi yang
dimiliki perpustakaan.
Pemanfaatan teknologi informasi memberikan peluang besar bagi
perpustakaan, untuk mengubah serta peningkatan layanan yang telah ada.
Layanan yang cepat, tepat dan akurat serta membuat pekerjaan menjadi
efektif dan efisien, merupakan dambaan setiap pemustaka. Perkembangan
layanan ini dilakukan guna menyikapi dan memenuhi keinginan pemustaka.
Perpustakaan sebagai sumber informasi, berbagai jasa layanannya
dituntut selalu siap membantu pemustaka untuk memperoleh informasi yang
dibutuhkan. Di era globalisasi ini, perpustakaan memainkan peran yang
sangat penting dalam siklus transfer informasi. Fungsi jasa layanan informasi
yang begitu melekat pada perpustakaan, memaksa pustakawan untuk
bertindak sebagai jalur penghubung antara dua dunia yaitu kelompok
pemustaka dan kelompok sumber informasi.
Salah satu hal penting yang menjadi bagian tak terpisahakan dari
sebuah perpustakaan adalah proses temu kembali informasi, dimana secara
spesifik juga akan menyangkut penelusuran informasi.
xv
Sarana temu kembali suatu informasi dan salah satu bagian dari
system perpustakaan yang teratomasi adalah OPAC (Online Public Acces
Catalogue). OPAC digunakan untuk mengakses secara online ke koleksi
perpustakaan melalui terminal komputer. Pengguna perpustakaan dapat
melakukan penelusuran melalui pengarang, judul, subyek kata kunci dan
sebagainya. Selain sebagai sarana penelusuran, OPAC berguna untuk
menunjukkan keberadaan suatu koleksi perpustakaan.
Penelusuran dengan OPAC ini akan ditawarkan dengan berbagai
program diantarana yaitu CDS/ISIS, SIPUS, SIPISIS dan sebagainya.
Program-program tersebut digunakan untuk melaksanakan kegiatan
perpustakaan.
Sipisis merupakan program yang sangat cocok untuk diterapkan di
instansi ini, karena sipisis adalah perangkat lunak atau program yang di
rancang khusus untuk pelanyanan kepada pengguna berbasis komputer.
Dengan pernyataan tersebut penulis mengambil tema
“PEMANFAATAN SOFTWARE SIPISIS DALAM PENELUSURAN
KOLEKSI DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS NEGERI
YOGYAKARTA” Agar para pembaca mengetahui bagaimana penelusuran
yang terdapat di perpustakaan tersebut.
B. TUJUAN
Penulisan Tugas Akhir mempunyai tujuan tertentu yang bermanfaat
bagi mahasiswa yang melaksanakan kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL),
yaitu:
xvi
1. Untuk Mengetahui Alasan Pemilihan Software SIPISIS di
UPT perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta
2. Untuk mengetahui prosedur penelusuran koleksi melalui
OPAC dan website di UPT perpustakaan Universitas Negeri
Yogyakarta.
3. Mengetahui kelebihan software SIPISIS yang terdapat di UPT
Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta.
4. Mengetahui hambatan apa saja yang terdapat dalam
penelusuran informasi di UPT perpustakaan Universitas
Negeri Yogyakarta.
5. Mengetahui solusi / cara penyelesaian untuk mengatasi
hambatan-hambatan dalam penelusuran informasi di UPT
perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta.
C. PELAKSANAAN
Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini dialokasikan selama
enam minggu yang berlangsung dari tanggal 16 Februari sampai 28 Maret
2009, bertempat di UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta Jl.
Karangmalang Yogyakarta 5528, telp: (0274) 548520, fax: (0274) 565500.
Hari Senin – Kamis : Pkl. 08.00 – 14.00 WIB
Hari Jumat : Pkl. 08.00 – 11.00 WIB
D. METODE PENGUMPULAN DATA
Dalam penyusunan tugas akhir ini, penulis mengumpulkan data
dengan menggunakan beberapa metode sebagai berikut:
1. Metode Observasi
xvii
Yaitu mengumpulkan data yang diperoleh dari pengamatan
secara langsung terhadap kegiatan dan kondisi di UPT
perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta.
2. Metode Wawancara
Yaitu mengumpulakan data dengan berdialog / melakukan
wawancara secara langsung dengan staf perpustakaan di UPT
perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta.
3. Metode Literatur
Yaitu metode mengumpulkan data-data yang berasal dari
teori buku yang menjadi acuan dalam menyusun laporan ini.
4. Metode Partisipasi
Yaitu penulis ikut berpartisipasi dalam kegiatan yang di
laksanakan di UPT perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta.
E. RUMUSAN MASALAH
Bedasarkan latar belakang tersebut penulis mengambil beberapa
masalah mengenai pemanfaatan Penelusuran Informasi Menggunakan
Program Sipisis di UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta antara
lain:
1. Apa alasan memilih software SIPISIS di UPT Perpustakaan Universitas
Negeri Yogyakarta?
2. Bagaimana prosedur penelusuran koleksi melalui OPAC dan website
yang digunakan di UPT perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta?
3. Apa kelebihan software SIPISIS dalam penelusuran koleksi di UPT
perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta?
xviii
4. Apa hambatan dalam melakukan penelusuran melalui software SIPISIS di
UPT perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta?
5. Bagaimana cara mengatasi hambatan-hambatan yang terjadi dalam
penelusuran koleksi di UPT perpustakan Universitas Negeri Yogyakarta?
xix
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. DEFINISI PERPUSTAKAAN
“Pengertiaan perpustakaan yaitu Sebuah ruangan, bagian sebuah gedung
ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan
terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata urutan tertentu untuk
digunakan pembaca, bukan untuk dijual” (Sulistyo-Basuki, 1991 ; 3).
Perpustakaan tidak dapat dipahami hanya sebatas sebuah gedung atau akomodasi fisik tempat menyimpan buku semata. Tetapi perpustakaan dapat diartikan, suatu unit kerja yang memiliki sumber daya manuasia “ruang khusus”, dan kumpulan koleksi sesuai dengan jenis perpustakaannya. Ada yang berpendapat memberi batasan bahwa koleksi minimal sebuah perpustakaan adalah seribu judul (Syihabuddin Qalyubi, 2003: 3).
B. PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI
Perpustakaan perguruan tinggi (PT) merupakan unit pelaksana teknis (UPT) perguruan tinggi yang bersama-sama dengan unit lain turut melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi dengan cara memilih, menghimpun, mengolah, merawat, dan melayankan sumber informasi kepada lembaga induknya pada khususnya dan masyarakat akademis pada umumnya. Kelima tugas tersebut dilaksanakan dengan tata cara, administrasi, dan organisasi yang berlaku bagi penyelenggara sebuah perpustakaan. Misi perpustakaan PT lazimya sesuai dengan misi PT yang dicantumkan dalam statuta PT masing-masing. Tujuan perpustakaan PT adalah:
1. Memenuhi kebutuhan informasi pengajar dan mahasiswa
2. Menyediakan bahan pustaka rujukan pada semua tingkat akademis
3. Menyediakan ruang untuk pemakai
4. Menyediakan jasa peminjaman serta menyediakan jasa informasi aktif bagi pemakai (Syuihabuddin Qalyubi, 2003; 1).
C. PENGERTIAN PENELUSURAN
Penelusuran atau pencarian kembali koleksi yang telah disimpan adalah suatu hal yang penting dalam perpustakaan karena bertujuan menyediakan informasi yang digunakan para pengguna perpustakaan.
xx
Selain itu perpustakaan juga menawarkan jasa penelusuran informasi baik yang ada di peepustakaan sendiri maupun di perpustkaan lain, di dalam dan di luar negeri. Jasa ini juga meliputi pembuatan fotokopi dari informasi yang di peroleh (Soetminah, 1991 ; 52).
D. PENGERTIAN BAHAN PUSTAKA
“Bahan pustaka atau wadah informasi menurut bentuk fisiknya ada berbagai
macam seperti: bagian, bentuk mikro, berkas computer, bola dunia (globe),
buku, foto udara, gambar, kartu peraga, peta, piringan hitam, pita gulung,
poster, rekaman video slide, dan lain-lain”(Soetminah, 1991 :23).
E. PENGERTIAAN OPAC
OPAC adalah sistem katalog terpasang yang dapat diakses secara umum, dan dapat dipakai pengguna untuk menelusur pangkalan data katalog, untuk memastikan apakah perpustakaan menyimpan karya tertentu, untuk mendapatkan informasi tentang lokasinya, dan jika sistem katalog dihubungkan dengan sistem sirkulasi, maka pengguna dapat mengetahui apakah bahan pustaka yang sedang dicari sedang tersedia di perpustakaan atau sedang dipinjam (Tedd, 1993;141).
F. SEJARAH SIPISIS
Pada awal tahun 1990-an, perpustakaan belum memiliki respons yang
cukup terhadap kemajuan teknologi informasi di dunia luar, seperti yang
terjadi di Inggris dan Amerika Utara. Pada pertengahan tahun 1990-an,
jumlah perpustakaan yang memanfaatkan untuk pembuatan katalog tercetak
juga masih sangat sedikit. Pada awal tahun 1990-an, baik perpustakaan
umum, seperti Perpustakaan Nasional maupun Perpustakaan Perguruan
Tinggi.
Hal yang sangat menggembirakan adalah respons teknologi yang di
kembangkan oleh perpustakan IPB Bogor. Ia mengembangkan perangkat
lunak CDS/ISIS dengan berbagai proses modifikasi yang selanjutnya
mengadakan kerja sama pemasangan sistem perangkat lunak tersebut.
xxi
Perangkat lunak CDS/ISIS yang dikembangkan oleh UNESCO
sebenarnya tidak memiliki modul pengontrolan akuisisi, modul pengontrolan
peminjaman koleksi dan modul OPAC, oleh karena itu banyak lembaga atau
perorangan yang mencoba mengembangkan modul-modul tersebut di atas
untuk kepentingannya sendiri. UPT perpustakaan IPB mencoba untuk
mengembangkan modul-modul di atas sesuai dengan kebutuhan perpustakaan
IPB yang semakin mendesak untuk melakukan otomasi kontrol
sirkulasi/peminjaman koleksi dan kontrol pengadaan pustaka (akuisisi) dan
OPAC.
Pada tahun 1994 tim perpustakaan IPB mulai mengembangkan
perangkat lunak interface untuk kontrol sirkulasi dan akuisisi yang
diintegrasikan kedalam CDS/ISIS dan diberi nama program SIPISIS.
Program ini dikembangkan sejak tahun 1994 dan saat ini sudah mencapai
versi 2.7. Terhadap program SIPISIS tersebut telah dilakukan uji coba yang
sangat panjang dan pada akhirnya dirilis pada tahun 1996, perangkat lunak
SIPISIS ini tadinya hanya direncanakan untuk digunakan sendiri oleh UPT
Perpustakaan IPB, namun karena banyak permintaan dari perpustakaan lain
untuk dapat mengkopi program ini, sedangkan program tersebut harus terus-
menerus dikembangkan sesuai dengan perkembangan kebutuhan
perpustakaan, maka UPT Perpustakaan IPB dapat memberikan copy program
ini apabila perpustakaan yang akan menggunakannya tersebut ikut
memberikan kontribusi biaya pengembangan program.
G. PENGERTIAN SIPISIS
xxii
SIPISIS adalah perangkat lunak atau program yang dirancang khusus
untuk membantu perpustakaan dalam menjalankan kegiatan pengelolaan
bahan pustaka serta pelayanan kepada pengguna berbasis komputer. Program
ini dapat membantu perpustakaan melakukan berbagai kegiatan secara
terpadu. Semua menu dan pesan sudah dalam bahasa Indonesia sehingga
mudah digunakan.
SIPISIS dirancang-bangun dengan menggunakan bahasa
pemrograman Pascal CDS/ISIS, sehingga perpustakaan yang telah
menggunakan CDS/ISIS standar UNESCO versi 2.3 keatas dapat
memanfaatkannya. SIPISIS dapat dioperasikan secara sendiri (stand alone)
maupun dengan banyak pemakai (multi user) dalam suatu jaringan lokal
(local area network). Program ini dapat dijalankan pada sistem jaringan
NOVELL 3.XX , WINDOWS NT atau WINDOWS 95
Perkembangan teknologi tersebut telah diantisipasi oleh pihak UPT
Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta. Automasi bertahap telah
dilakukan melalui Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi dibawah Unit
Koordinasi Kegiatan Perpustakaan (UKKP).
Perkembangan selnjutnya sistim jaringan LAN dalam bentuk OPAC
telah terpasang dengan menggunakan program CDS/ISIS, untuk
mengoptimalkan pendayagunaan OPAC perpustakaan mengembangkan
program CDS/ISIS menjadi SIPISIS. Software tersebut mencakup
penanganan kegiatan penelusuran informasi, pengolahan dan pelayanan
sirkulasi.
H. MANFAAT SIPISIS
xxiii
Pemanfaatan SIPISIS di Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta
ini tedapat tiga paket modul dalam membantu mempermudah pustakawan
dalam bekerja. Tiga paket modul tersebut adalah pengolahan data, pelayanan
sirkulasi dan penelusuran informasi.
1. Pengolahan Data
a. Pemasukan
b. Pengeditan
c. Pencetakan Data
2. Pelayanan Sirkulasi
a. Peminjaman
b. Pengembalian
c. Pemesanan
d. Perpanjangan
3. Kegiatan Penelusuran Informasi
a. Penelusuram Melalui OPAC
b. Penelusuran Melalui E-Lib
c. Penelusuran Melalui Website UPT Perpustakaan
Disini penulis memfokuskan dalam bidang penelusuran informasi
karena di bagian ini penulis menggangap layanan penelusuran informasi bisa
dimanfaatkan oleh siapa saja., karena ditempatkan di lingkungan kampus,
kususnya di perpustakaan, maka sasaran dari layanan ini adalah kelompok
akademis, khususnya dosen dan mahasiswa yang terdaftar menjadi anggota
UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta.
Dasar teori yang digunakan dalam penelusuran informasi pada
tahapan kriteria evaluasi yang didalamnya ada istilah Information Retrievel.
xxiv
Information Retrieval sendiri adalah seni dan ilmu dalam mencari informasi pada dokumen, mencari untuk dokumen mereka sendiri, mencari untuk metadata dengan gambaran berbentuk dokumen, atau mencari dalam data base, apakah itu hubungan data base yang berdiri sendiri atau hiperteks jaringan database seperti internet atau intranet, untuk teks, suara, gambar atau data (Calvin Mooers 1948;50).
Konsep dasar Information Retrievel bahwa sistem temu kembali
informasi disini didesain untuk mencari dan menemukan fakta atau data
tertentu. Tujuan utama dari sistem temu kembali informasi bibliografis,
adalah dalam menemukan bibliografis secara rinci dari isi item yang
informasinya diminta oleh pemustaka.
Pangkalan data dalam hal ini membandingkan rekod biblografis dari
dokumen yang tersimpan. Dapat berisi abstrak atau teks lengkap dari
dokumen, seperti artikel surat kabar, handbook, kamus, ensiklopedia,
dokumen hukum, statistik, dan sebagainya. Dalam beberapa situasi, sistem
didesain untuk menemukan teks saja, ini disebut full text retrival system.
Model alternatif pada pencarian temu kembali informasi berbasis
pengetahuan,sehingga memberikan pengguna informasi secara langsung.
Manfaat SIPISIS dalam penelusuran informasi:
1. Mempermudah pemustaka dalam penelusuran informasi.
2. Mempercepat penemuan informasi
3. Memberikan jangkauan lebih banyak untuk menelusur dan menemukan
Informasi dari pangkalan data
Manfaat dari layanan ini tidak saja dirasakan oleh pengguna, namun
juga dirasakan oleh UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta,
karena dengan adanya layanan penelusuran informasi ini dapat menambah
xxv
citra perpustakaan sebagai pusat informasi yang tidak kalah bersaing di era
global saat ini.
xxvi
BAB III
GAMBARAN UMUM UPT PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
A. SEJARAH UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS NEGERI
YOGYAKARTA
Berdirinya perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta tidak dapat
dipisahkan dari sejarah berdirinya IKIP Negeri Yogyakarta, karena
perpustakaan didirikan bertepatan waktu dengan berdirinya IKIP Negeri
Yogyakarta yaitu tanggal 21 Mei 1964 yang kemudian tanggal tersebut
dijadikan dies natalisnya.
Pada awalnya, perpustakaan menempati salah satu ruangan di fakultas
ilmu pendidikan yang saat itu jumlah pegawainya hanya 4 (empat) orang
terdiri dari 1 (satu) orang kepala, 2 (dua) orang staf, dan 1 (satu) orang
pembantu umum.
Tahun 1970 perpustakaan dipindahkan ke gedung rektorat (sekarang
gedung registrasi lama) dengan luas bangunan 520 m² yang saat ini
digunakan untuk ruang MKU dan perpustakaan Fakultas Ilmu Pendidikan.
Dengan SK rektor nomor 28/1970, 1 Januari 1971 perpustakaan
menjadi lembaga tersendiri yang statusnya langsung di bawah rektor dan
dipimpin oleh seorang direktur perpustakaan. Sejalan dengan itu dikeluarkan
SK rektor nomor 29/1970 tanggal 22 Desember 1970 bahwa semua
perpustakaan fakultas dan jurusan melebur ke dalam perpustakaan Institut.
Integrasi perpustakaan tersebut baru selesai tahun 1974. Selaras dengan
perkembangan jumlah koleksi dan tuntutan layanan, pada tahun 1974
xxvii
perpustakaan dipindahkan lagi ke gedung baru seluas 1.044m² (sekarang
gedung LPM dan Lemnit).
Pada tahun 1978 perpustakaan mengalami perubahan status, setelah
keluarnya SK rektor nomor 81/PT27R/78, menjadi suatu bagian dan dipimpin
oleh seorang kepala bagian di bawah biro administrasi akademik dan
kemahasiswaan.
Perubahan terjadi lagi, dengan diberlakukannya PP nomor 5 tahun
1980 tentang organisasi perguruan tinggi di Indonesia dan SK Mendikbud
nomor 0140/1983 tentang organisasi dan tata kerja IKIP Yogyakarta,
ditetapkan kedudukan perpustakaan sebagai Unit Pelaksana Teknis (UPT)
yang berada dibawah dan bertanggungjawab kepada rektor. Adapun
pembinaan sehari-hari dilakukan oleh pembantu rektor 1, pengelolaannya
terdiri dari kepala perpustakaan dan kepala sub bagian tata usaha.
Pada tahun 1983 diterbitkan SK mendikbud nomor 0142/1983 tentang
organisasi tata kerja IKIP Yogyakarta yang kemudian diperbaharui dengan
SK Mendikbud nomor 0101/0/1983, kemudian SK Mendikbud nomor
0174/1995 yang memberikan status sebagai unit pelaksana teknis sejajar
dengan UPT lainnya di lingkungan UNY.
Dalam rangka pengembangan, pada tahun 1979-1990 berturut-turut
perpustakaan menerima kunjungan 3 (tiga) orang konsultan UNDP yaitu :
Mr.Bjorn Tell bidang jaringan perpustakaan, Mr.Lorens bidang
pengembangan tenaga, dan Mr. FG Poole bidang perencanaan gedung/
bangunan untuk melakukan survey kemungkinan pengembangan
perpustakaan. Salah satu realisasinya pada tahun 1996 telah selesai dibangun
gedung perpustakaan yang cukup representative dengan luas ± 4.212 m² dan
xxviii
letaknya strategis dekat pintu masuk utama kampus atau sebelah barat gedung
rektorat UNY.
B. GEDUNG
Sejarah dengan pesatnya perkembangan universitas maka perpustakan
perlu menyesuaikan diri terutama dalam hal penyediaan fasilitas ruang baca.
Sejak berdiri hingga sekarang, UPT perpustakaan universitas negeri
yogyakarta telah mengalami 3 kali perpindahan gedung. Gedung yang
sekarang terdiri dari 3 (tiga) lantai yang luasnya 4.212 m². Adapun penataan
ruang secara rinci adalah sebagai berikut :
1. Lantai Satu
Dari utara ke selatan ruangan terdiri dari :
a. Ruang layanan peminjaman/sirkulasi R.1.14
b. Ruang penitipan tas dan barang-barang lain yang tidak boleh
dibawa masuk ke ruangan/lantai atas.
c. Looby untuk istirahat dan kantin. Ditempatkan almari
katalog yang berisi daftar semua koleksi milik perpustakaan.
d. Ruang elektronik library
e. Ruang layanan administrasi keanggotaan perpustakaan
f. Ruang koleksi cadangan sirkulasi
g. Kamar kecil untuk pengunjung
h. Ruang pengelolaan
i. Ruang komputer
j. Gudang
2. Lantai dua
Dari utara ke selatan, ruangan terdiri dari :
xxix
a. Ruang baca dan koleksi tentang bahasa dan sastra, sains dan
teknologi, seni dan olah raga, geografi dan sejarah (golongan
4-9)- R.2.10.
b. Ruang kerja kepala perpustakaan dan tata usaha –R.2.09.
c. Looby untuk istirahat, juga tersedia fotocopy untuk
keperluan pengunjung.
d. Ruang pertemuan, digunakan untuk rapat staf, dan menerima
tamu perpustakaan- R.2.06.
e. Ruang pelayanan referensi/informasi –R.2.08.
f. Dapur/pantry –R.2.05.
g. Ruang ATK –R.2.02.
h. Kamar kecil untuk pengunjung dan karyawan
i. Ruang majalah/ terbitan berkala –R.2.03.
3. Lantai tiga
Dari utara ke selatan, ruangan terdiri dari :
a. Ruang baca dan koleksi karya-karya umum, filsafat dan
psikologi, agama, dan ilmu-ilmu sosial termasuk pendidikan,
kependudukan, poitik, ekonomi, hokum, hankam, etnografi,
(golongan 0-3) – R.3.12.
b. Ruang koleksi khusus ilmu perpustakaan, dokumentasi, dan
informasi –R.3.08.
c. Ruang baca –R.3.06
d. Ruang baca –R .3.05
e. Ruang pertemuan/ diskusi – R.3.10
f. Looby untuk istirahat
xxx
g. Mushola –R.3.09
h. Kamar kecl dan tempat wudhu untuk pengunjung dan
karyawan –R.3.04
i. Koleksi skripsi/tesis/disertasi dan laporan penelitian –R.3.03
C. KOLEKSI
1. Koleksi Buku
Koleksi perpustakaan sampai dengan bulan Juni 2008 terdiri
dari buku/monografi yang berupa buku teks, buku informasi (fakta),
buku rujukan (referensi), laporan penelitian, skripsi/tesis/disertasi,
dengan rincian sebagai berikut :
TABEL 3.1.
KOLEKSI BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNY
Indonesia Asing Jumlah Gol Jenis
Judul Eks Judul Eks Judul Eks
1 Karya umum 2.605 5.790 855 1.278 3.460 7.068
2 Filsafat 2.380 7.733 2.819 4.514 5.199 12.247
3 Agama 1.624 3.861 243 350 1.867 4.211
4 Ilmu social 31.763 74.941 13.246 17.449 45.009 92.390
5 Bahasa 2.709 7.274 2.154 6.021 4.863 13.295
6 Ilmu murni 4.854 19.873 4.699 10.179 9.553 30.052
7 Ilmu terapan 14.521 35.182 9.232 13.285 22.285 48.375
8 Seni dan OR 3.297 9.461 2.204 3.195 5.501 12.656
9 Kesusasteraan 2.688 7.740 2.445 5.804 5.132 13.544
10 Sejarah, geografi 1.788 3.955 1.152 1.343 2.940 5.298
Jumlah 68.229 175.810 39.049 63.418 107.278 239.228
xxxi
Sumber: Data statistik perpustakaan UNY sampai dengan bulan Juni 2008
2. Koleksi Majalah
Untuk melengkapi koleksi, UPT perpustakaan Universitas
Negeri Yogyakarta melanggan dan menerima hadiah pustaka yang
berupa majalah maupun jurnal. Jika dirinci keadaan majalah sampai
dengan Juni 2008 sebagai berikut :
TABEL 3.2.
KOLEKSI MAJALAH DI UPT PERPUSTAKAAN UNY
Indonesia No Jenis
Langganan Hadiah Jml.
1 Jurnal 106 166 272
2 Majalah
ilmiah populer
83 112 195
3 Majalah
popular
48 40 88
4 Surat kabar
a. Harian
b. Mingguan
10
17
0
1
10
18
5 Lain-lain 81 1326 1407
Jumlah 345 1645 1990
Sumber : Data statistik perpustakaan UNY sampai dengan bulan Juni
2008
Untuk lebih memperdayakan koleksi, maka diperlukan adanya suatu
pengaturan penempatan koleksi agar dapat memberikan nilai fungsi
praktis dan efisien, penempatannya sebagai berikut :
1) Buku
xxxii
a. Buku tandon (Reverse Books), diberi tanda “R” ditempatkan di
lantai II dan III, buku ini hanya terdiri dari satu eksemplar dari
setiap judul dan kelebihannya ditempatkan di ruang
peminjaman, karena itu koleksi ini hanya boleh dibaca di tempat
(tidak dipinjamkan).
b. Buku pinjaman/sirkulasi, buku ini ditempatkan di ruang
peminjaman lantai I. Dimungkinkan karena eksemplarnya lebih
dari satu, maka dapat dipinjamkan dengan prosedur dan
persyaratan yang telah diatur dalam taat tertib dan prosedur
peminjaman. Baik buku tendon maupun buku pinjaman
penempatannya disusun menurut kelas/subjek.
2) Skripsi/Tesis/Disertasi
Koleksi ini ditempatkan di ruang khusus (3.03),
penggunaannya sangat terbatas dengan persyaratan tertentu. Di
ruang tesis/skripsi/disertasi penyusunan koleksi berdasarkan
fakultas dan subjek buku.
3) Laporan penelitian
Koleksi laporan penelitian ditempatkan di lantai III ruang
3.03. Koleksi ini hanya dibaca di tempat, dan dapat difotokopi.
Pergerakannya disusun menurut fakultas dan kemudian berdasarkan
subyeknya.
4) Koleksi Rujukan (Referensi)
Koleksi rujukan ditempatkan di lantai II ruang 2.08.
pemanfaatannya hanya boleh dibaca di tempat, dan boleh dipinjam
xxxiii
untuk difotokopi. Koleksi ini disusun menurut jenis disertai
kelas/subyek.
5) Koleksi Majalah/Jurnal
Koleksi tersebut hanya dapat dibaca di tempat tidak dapat
dipinjam dibawa pulang kecuali untuk difotokopi. Penyusunannya
menurut abjad judul. Majalah baru ditayangkan (didisplay) dan
majalah yang sudah lengkap nomornya dibendel/dijilid serta
ditempatkan diruang yang sama. Di ruang majalah ini, pengunjung
bisa membaca surat kabar yang didisplay dan majalah yang telah
dibendel.
6) Koleksi yang dikemas dalam bentuk elektronik
Berkaitan dengan perkembangan teknologi informasi UPT
perpustakaan membuka layanan elektronik library yang semua
koleksinya dikemas dalam bentuk elektronik dan ditempatkan di
lanta I. Di ruang itu pemakai dapat menelusur berbagai macam
literature yang sumber informasinya selalu baru atau actual. Untuk
melayani pemakai yang mengakses internet penambahan fasilitas
berupa computer dan printer selalu diupayakan dengan cara
penambahan pengadaan komputer sejumlah 40 unit.
D. STRUKTUR ORGANISASI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS
NEGERI YOGYAKARTA
Di bawah ini disajikan struktur organisasi UPT perpustakaan UNY
sebagai berikut :
xxxiv
Gambar 1. Struktur Organisasi UPT Perpustakaan UNY
E. TENAGA
Di bawah ini disajikan formasi tenaga sampai bulan Juni 2008
sebagai berikut :
REKTOR
PR II PR I PR III
Ka. Perpustakaan
Kasubag TU Ketua kelompok Pustakawan
PUM
Surat & ATK
Ruang & APK
Parkir
Penitipan Tas
Kebersihan
Front Office
Korbid lay khusus
Layanan e library
Pend. pemakai
Penerbitan
Statistik
Korbid Lay Pemakai
Keanggotaan
Layanan Sirkulasi
Layanan referensi
Layanan baca
Layanan Koran
Korbid Lay Teknis
Seleksi bhn Pustaka
Inv. Bhn Pustaka
Klas & Tjk Subjek
Deskripsi Katalog
Pasca katalog
Perawatan bhn Ptk
Korbid pengemb TI
Peng. Hardware & Software
Perpustakaan Fakultas
xxxv
TABEL 3.3
FORMASI TENAGA DI UPT PERPUSTAKAAN UNY SAMPAI
BULAN JUNI 2008
Sumber : Data statistik perpustakaan UNY sampai dengan bulan Juni 2008
F. SUMBER DANA (SUMBANGAN BUKU ALUMNI)
Mahasiswa Universitas Negeri Yogyakarta yang akan mengakhiri
masa studi dan mengikuti wisuda serta untuk mendapatkan surat keterangan
bebas pinjam dari perpustakaan, dikenakan peraturan sebagai berikut :
a. Setiap mahasiswa diwajibkan menyerahkan satu buah buku
sumbangan seharga minimal Rp. 10.000,00 untuk mahasiswa
Gol Tingkat pendidikan jml Ketr No jenis
SLTP SLTA DII/DIII S1 S2 L P
IV - - - 2 - 2 1 1
III - 4 4 6 1 15 7 8
Pustakawan
II - - 6 - - 6 3 3
1.
jumlah 4 10 9 23 11 12
IV - - - - - - - -
III - 2 1 4 - 7 6 1
Non
Pustakawan
II - 6 - - - 6 6 -
I 1 - - 1 1 -
2.
Jumlah 8 1 4 14 13 1
3. Tenaga tidak
tetap
1 4 - - - 3 3 -
Jumlah 2 12 11 12 1 40 27 13
xxxvi
S0, Rp. 15.000,00 untuk mahasiswa S1, dan Rp. 30.000,00
untuk mahasiswa S2/S3.
b. Sumbangan buku tersebut harus dilampiri bukti pembelian serta
surat keterangan dari ketua jurusan/program studi yang
menerangkan akan kesesuaian buku tersebut dengan kebutuhan
jurusan/program studi dari mahasiswa yang bersangkutan.
c. Sumbangan buku diserahkan kepada bagian layanan
administrasi keanggotaan untuk mendapatkan bukti penerimaan
sumbangan buku.
G. SARANA DAN PRASARANA
Untuk memperlancar jalannya pelayanan dan pengolahan bahan
pustaka di perpustakaan, maka disajikan sarana dan prasrana sebagai
berikut :
1. Perangkat Keras Komputer
TABEL 3.4.
PERANGKAT KERAS KOMPUTER DI UPT
PERPUSTAKAAN UNY
Jenis Jumlah Kondisi
PC Pentium IV 12 unit + 4 server Baik
PC Pentium III 1 unit Baik
PC Pentium II 2 unit + 1 server Baik
PC Pentium I 15 unit 5 unit rusak
PC 486 3 unit Semua rusak
PC 386 3 unit 2 unit rusak
LCD 1 unit Baik
xxxvii
Amplifier 2 unit 1 unit rusak
Tape recorder 4 unit 3 unit rusak
Head phone 7 unit Baik
Video cassette recorder 1 Rusak
Televisi 7 Baik
VCD player 6 Baik
Sumber : Data statistik perpustakaan UNY sampai dengan bulan Juni
2008
2. Perangkat Keras Printer
TABEL 3.5.
PERANGKAT KERAS PRINTER DI UPT PERPUSTAKAAN
UNY
No Jenis Jumlah Kondisi
1 Epson LQ-1050 1 buah Rusak
2 Epson LQ- 1170 1buah Rusak
3 Epson LQ-1070 1buah Rusak
4 Epson LX- 300 1buah Baik
5 Epson LX 800 1buah Rusak
6 Panasonik 1buah Rusak
7 HP Laser 5L 1buah Rusak
8 Canon BJ 1000 1buah Baik
9 Canon BJ 265 1buah Baik
10 Canon BJ 200Sp 2 buah Baik
Sumber : Data statistik perpustakaan UNY sampai bulan Juni 2008
3. Koleksi Electronic Library
xxxviii
TABEL 3.6.
KOLEKSI ELEKTRONIC LIBRARY
No Jenis Judul Eks. Kondisi
1 Pita Cassete 282 387 Baik
2 VCD 20 20 Baik
3 CD ROM 78 78 Baik
4 Jurnal Elektronik 572 Baik
5 Kumpulan berita Indonesia 43
Sumber : Data statistik perpustakaan UNY sampai dengan bulan Juni
2008
H. LAYANAN
1. Sistem layanan
Perpustakaan UNY sejak awal berdiri menerapkan system
layanan terbuka (open access). System layanan terbuka dirasa lebih
sesuai dengan kondisi sebuah perpustakaan perguruan tinggi, karena
dengan system tersebut pengguna mendapat kesempatan yang lebih
luas dalam mengakses bahan pustaka yang dikehendaki. Selain itu
pengguna akan merasa lebih dekat dengan bahan pustaka.
2. Macam layanan perpustakaan
2.1 Layanan Sirkulasi
Layanan sirkulasi (peminjaman dan pengembalian) merupakan
bagian dari rangkaian kegiatan pelayanan pemakai. Layanan sirkulasi
diatur dengan ketentuan sebagai berikut :
2.1.1. peminjaman
xxxix
Layanan peminjaman bertugas mencatat semua hal yang
terkait dengan peminjaman, mencakup data peminjam, koleksi yang
dipinjam, dan waktu peminjaman. Lamanya peminjaman dan jumlah
koleksi yang dapat dipinjam dapat dilihat pada peraturan peminjaman
pustaka di halaman 13.
Prosedur peminjaman :
a. Mencari data bibliografi melalui catalog atau jaringan catalog
computer (OPAC = On-Line Public Acces Catalogue)
b. Setelah data ditemukan, cari bahan pustaka tersebut pada ruang
koleksi peminjaman (lantai 1).
c. Menyerahkan bahan pustaka & selipkan kartu tanda anggota
perpustakaan yang masih berlaku kepada petugaas.
d. Setelah selesai diproses oleh petugas, bahan pustaka dan kartu
tanda anggota diterimakan kepada peminjam.
2.1.2. pengembalian
Layanan pengembalian meliputi kegiatan mencatat semua hal
yang terkait dengan pengembalian, mencakup data pengembali,
koleksi yang dikembalikan, waktu pengembalian, termasuk
memberikan sanksi denda apabila ada keterlambatan.
Prosedur pengembalian :
a. Peminjam menyerahkan bahan pustaka yang dipinjam dengan
disertai kartu tanda anggota perpustakaan.
b. Petugas melakukan proses pengembalian dan akan menyerahkan
kembali kartu tanda anggota perpustakaan apabila proses telah
selesai.
xl
2.2. Layanan rujukan dan informasi
Layanan ini berada di ruang 2.08 (lanta II). Bentuk layanannya
berupa bantuan secara langsung bersifat personal bagi mereka yang
mencari dan membutuhkan informasi tertentu. Koleksi rujukan
merupakan suatu buku atau publikasi, di mana seseorang dapat
berkonsultasi untuk mencari fakta atau informasi tentang latar belakang
objek, orang, atau peristiwa secara cepat dan mudah. Kecepatan dan
kemudahan tersebut dikarenakan informasi buku rujukan dikemas
secara sistematis dan khusus (alfabetis, kronologis, tabular dan atau
menurut kelompok tertentu/klasifikasi menurut topic/subyek/itemnya).
Bagian layanan ini juga memberikan petunjuk/informasi teknis tentang
bagaimana menggunakan perpustakaan secara baik dan benar. Koleksi
rujukan/referensi lazimnya hanya dibaca sebagian dan tidak untuk
dibaca seluruhnya, sehingga koleksi rujukan tidak untuk
dipinjamkan/dibawa pulang.
2.3. Layanan Majalah
Sebenarnya bukan hanya majalah, tetapi semua jenis terbitan
berkala lainnya, baik yang dilanggan maupun hadiah/pemberian/tukar-
menukar. Jurnal ilmiah, tabloid, majalah, popular dll, yang berbahasa
Indonesia meupun berbahasa asing. Koleksi terbitan berkala
ditempatkan di ruang 2.08 (lantai 2). Majalah terbitan baru dipajang di
rak pajangan (Display Sheet) dan untuk majalah yang telah dijilid
dipajang di rak buku. Pemanfaatan koleksi majalah dilayani dengan cara
dibaca ditempat serta dapat difotokopi.
Prosedur peminjaman untuk difotokopi :
xli
· Mengambil bahan pustaka yang diperlukan
· Mengisi formulir bon pinjam fotokopi di meja petugas
ruang dan meniggalkan kartu tanda anggota perpustakaan.
· Setelah difotokopi, kembalikan pada petugas ruang dan
menerima kembali kertu tanda anggota perpustakaan.
2.4. Layanan indeks dan kumpulan berita Indonesia
Indeks artikel dapat diakses pada setiap workstation jaringan
On Line Public Access Catalogue (OPAC) yang ada di UPT
perpustakaan.
2.4.1. Indeks
Agar lebih mudah mengakses artikel jurnal dan
majalah ilmiah yang ada di perpustakaan UNY, maka
disusunlah indeks.
2.4.2. Kumpulan Berita Indonesia
Berisi semua berita dan artikel dari seluruh terbitan
yang ada di Indonesia bersifat elektronis yang dapat diakses
dari seluruh jaringan Local Area Network (LAN) UNY,
informasinya tersaji secara fulltext.
2.5. Layanan koleksi baca
Layanan koleksi baca adalah suatu bentuk layanan kepada
pemakai dengan menyediakan minimal satu eksemplar dari setiap
judul bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan. Koleksi
mengenai : ilmu bahasa, ilmu murni, ilmu terapan/teknologi, seni,
olahraga dan hiburan, kesusasteraan, geografi, serta sejarah, berada
di ruang 2.10 (lantai 2). Sedangkan untuk karya umum, filsafat,
xlii
psikologi, agama, dan ilmu-ilmu sosial termasuk pendidikan berada
di ruang 3.12 (lantai 3). Pemanfaatan koleksi ini hanya untuk dibaca
di tempat dan tidak dapat dipinjamkan kecuali untuk difotokopi.
2.6. Layanan koleksi Disertasi/Tesis/Skripsi
Layanan yang berada di ruang 3.03 (lantai 3) ini menyediakan
koleksi disertasi/tesis/skripsi. Karena keterbatasan ruangan, maka
tidak semua koleksi disertasi/tesis/skripsi dapat dipajang di ruang
layanan. Pemanfaatan koleksi ini hanya untuk dibaca di tempat dan
tidak dapat dipinjam dibawa pulang.
2.7. Layanan koleksi penelitian
Layanan ini berada dalam satu ruangan dengan layanan
disertasi/tesis/skripsi, yaitu ruang 3.03 (lantai 3). Menyajikan
laporan penelitian yang disusun oleh dosen UNY. Pemanfaatan
koleksi ini hanya untuk dibaca di tempat dan tidak dapat
dipinjamkan kecuali untuk difotokopi sesuai dengan prosedur.
Koleksi ini akan segera disajikan dalam bentuk digital.
2.8. Layanan koleksi elektronik
Koleksi elektronik ditempatkan di ruang 1.08 (lantai 1).
Menyajikan koleksi bersifat elektronis yang meliputi :
- Pita rekam/kaset pelajaran bahasa asing (inggris, jerman, dan
lain-lain)
- CD interaktif pembelajaran bahasa inggris
- CD-ROM (compact disc-read only memory) berbagai bidang
- Layanan internet
xliii
- Layanan jurnal elektronik, terdiri dari 700 judul jurnal
internasional bidang kependidikan.
Penyediaan koleksi elektronik ini dilengkapi denga fasilitas
operasi yang diperlukan, meliputi tape recorder, VCD player,
DVD player, LCD dan perangkat computer. Adapun prosedur
pemanfaatannya adalah sebagai berikut:
- menunjukkan kartu tanda anggota perpustakaan
- memilih koleksi elektronik yang dikehendaki
- menghubungi petugas apabila ada kesulitan
2.9. Layanan jasa fotokopi
Sebagai antisipasi dari kesibukan sebagian pengunjung
perpustakaan yang tidak banyak waktu luang maupun alasan lain,
sehingga harus mengcopy bahan pustaka.
2.10. Layanan jasa penelusuran informasi
Layanan ini dimaksudkan dalam rangka membantu menelusur
informasi di perpustakaan. Dengan harapan pengguna dapat
memperoleh informasi dengan cara mudah, cepat, dan tepat.
Sering terjadi informasi yang diinginkan tidak ditemikan saat
penelusuran padahal informasi tersebut ada di perpustakaan.
Bagaimanapun penelusuran informasi merupakan suatu
ketrampilan. Ketrampilan ini tidak dapat diperoleh dalam waktu
singkat dan juga tidak dapat diperoleh hanya karena seringnya
melakukan, tetapi harus pula memiliki cukup pengetahuan tentang
organisasi informasi, kemasan, dan format-format informasi yang
xliv
semakin beragam bentuk dan penyajiannya. Selain itu juga harus
memahami system temu kembali informasi yang ada di UPT
perpustakaan UNY.
Dari sisi inilah peran pustakawan sebagai komunikator dan
mediator sangat diharapkan. Khususnya bagi pengguna yang
mengalami kesulitan dalam menemukan informasi, sehingga perlu
bantuan jasa penelusuran. Dengan demikian informasi ditemukan
untuk dimanfaatkan secara optimal.
Layanan jasa penelusuran informasi di perpustakaan UNY
dilayani di ruang 2.08 (lantai 2). Layanan penelusuran tidak
terbatas pada koleksi intern saja tetapi dalam kondisi tertentu
diusahakan menelusur informasi di perpustakaan/pusat-pusat
informasi di luar perpustakaan UNY.
2.11. layanan akses informasi dengan computer
Melalui akses informasi dengan computer pengguna dapat
memperoleh print out dari data bibliografi yang telah diakses agar
memudahkan penemuan informasi selanjutnya.
2.12. layanan pendidikan pemakai
Pendidikan pemakai merupakan program yang
diselenggarakan oleh perpustakaan yang diberikan kepada
pengguna/calon pengguna perpustakaan. Kegiatan ini berupa
pemberian petunjuk agar mampu memanfaatkan semua bentuk
dan jenis jasa layanan yang tersedia, sehingga dapat memperoleh
informasi dengan mudah, efektif, dan efisien.
xlv
Ragam bentuk pendidikan pemakai yang diselenggarakan oleh
perpustakaan UNY adalah sebagi berikut :
- Orientasi perpustakaan
Dimasukkan dalam materi POSKAM (Pekan Orientasi Studi Kampus)
selama 2 jam bagi mahasiswa baru baik program S0, S1, maupun pasca
sarjana (S2 dan S3).
- Bimbingan singkat
Pemberian petunjuk secara spontan dan bersifat personal yang
diberikan oleh pustakawan (khususnya pustakawan yang bertugas di
referensi dan informasi) bagi pengguna yang menghendaki.
- Information Communication and Technology
Pelatihan pemanfaatan koleksi perpustakaan elektronik. Terdiri dari
cara penelusuran informasi bibliografi yang menggunakan program
CDS/ISIS baik melalui intranet maupun internet, penelusuran berita/artikel
Indonesia melalui jaringan intranet (LAN UNY), juga penelusuran artikel
jurnal internasional bidang pendidikan juga dapat diakses melalui internet
dan intranet (LAN UNY).
2.13. layanan jasa konsultasi teknis
Konsultasi teknis yang dimaksud adalah kegiatan atau pemberian
bimbingan, saran, dan petunjuk professional dalam bidang perpustakaan,
dokumentasi, dan informasi bagi yang memerlukan.
Layanan jasa ini tidak hanya bagi civitas akademika UNY, tetapi juga
kepada masyarakat luas. Kegiatannya meliputi :
· Penulisan karya tulis di bidang pusdokinfo terutama memberikan
bantuan materi sebagai bahan landasan teori/tinjauan pustaka.
xlvi
· Teknis manajemen pengelolaan untuk berbagai jenis
perpustakaan, pusat informasi, dan pusat sumber belajar.
· Otomasi perpustakaan khususnya dengan program SIPISIS.
· Tempat untuk praktikum, baik bagi mahasiswa UNY maupun dari
luar UNY.
Pengguna layanan jasa konsultasi teknis yang disediakan oleh perpustakaan
UNY, menunjukkan bahwa proporsi antara civitas akademika UNY dan
pengguna dari luar UNY adalah sebanding.Bagi masyarakat yang
memerlukan layanan jasa konsultasi teknis ini dapat menghubungi UPT
perpustakaan UNY.
2.14. Layanan penyebaran informasi ilmiah terbaru terseleksi
Layanan ini memungkinkan bagi pengguna untuk mengatahui
informasi-informasi baru yang berkaitan dengan bidang yang
diminati. Untuk saat ini melayani informasi berupa artikel (full
text) dan juga daftar judul artikel dari jurnal-jurnal dan majalah
ilmiah yang dimiliki perpustakaan. Kajian profil pengguna belum
dapat dilakukan secara personal/individual tetapi baru pada taraf
jurusan/program studi yang ada di lingkungan UNY.
Layanan ini diselenggarakan dengan tujuan :
· Membantu pengguna agar dapat selalu mengikuti
perkembangan ilmu pengetahuan yang diminatinya.
· Memungkinkan pengguna mengetahui informasi
mutakhir yang tersedia di perpustakaan.
xlvii
· Memungkinkan terjadinya hubungan yang harmonis
antara pengguna dan pustakawan, sehingga
pemanfaatan koleksi dapat optimal.
3. Peraturan dan tata tertib
Pendayagunaan koleksi perpustakaan dapat terlaksana secara
optimal apabila didukung oleh suasana yang kondusif. Dengan begitu
pengguna merasa nyaman dan aman selama berada di perpustakaan.
Karena itu maka disusunlah peraturan dan tata tertib.
3.1. Tata tertib pengunjung
Setiap pengunjung perpustakaan wajib mentaati peraturan dan
tata tertib sebagai berikut :
a. Menunjukkan kartu tanda anggota (KTA) perpustakaan UNY
atau kartu mahasiswa UNY yang masih berlaku.
b. Men-scan kartu tanda anggota perpustakaan
c. Dilarang :
1. Membawa masuk tas atau yang sejenis ke dalam
ruangan
2. Membawa makanan atau minuman ke dalam ruangan
3. Merokok, makan, dan minum di dalam ruangan
4. Memakai sandal jepit, jaket, topi, kaos tanpa krah, dan
kacamata hitam dalam gedung perpustakaan.
3.2. Jam buka dan layanan
xlviii
Dalam rangka peningkatan layanan kepada pengguna, UPT
perpustakaan universitas negeri yogyakarta memberikan
pelayanan dengan ketentuan waktu sebagai berikut :
a. Jam buka perpustakaan
Senin- Kamis : 07.30- 18.00 wib
Jum’at : 07.30- 10.30 wib
Sholat jum’at
13.00- 18.00 wib
Sabtu : 07.30- 11.30 wib
b. Jam pelayanan peminjaman/pengembalian
Senin- Kamis : 07.30- 16.00 wib
Jum’at : 07.30- 10.00 wib
Sholat jum’at
13.00- 16.00 wib
Sabtu : 07.30- 11.00 wib
3.3. Pemakai jasa perpustakaan
Sebagaimana fungsi dan peran perpustakaan perguruan tinggi,
maka UPT perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta
diperuntukkan bagi :
a. Mahasiswa universitas negeri yogyakarta
b. Dosen universitas negeri yogyakarta
c. Karyawan universitas negeri yogyakarta
d. Anggota dari luar universitas negeri yogyakarta
xlix
3.4. Syarat keanggotaan
Seluruh civitas akademika berhak untuk menggunakan
fasilitas yang ada di perpustakaan. Tidak menutup kemungkinan
masyarakat dari luar. Untuk menjadi anggota perpustakaan harus
mendaftarkan dengan ketentuan sbb :
a. Mahasiswa Universitas Negeri Yogyakarta
1) Menunjukkan kartu mahasiswa yang masih berlaku.
2) Menyerahkan pasphoto ukuran 2x2 cm, sebanyak 2
lembar.
3) Mengisi blanko pendaftaran
b. Dosen dan karyawan UNY
1) Menyerahkan salinan atau fotokopi SK sebanyak 1
lembar.
2) Menyerahkan pasphoto ukuran 2x2 cm, sebanyak 2
lembar.
3) Mengisi blanko pendaftaran
c. Masyarakat dari luar dapat menjadi anggota dengan keputusan
sbb :
1) Menunjukkan kartu identitas
2) Menyerahkan surat keterangan dari instansi atau
lembaganya
3) Mengisi blanko pendaftaran
d. Bagi mahasiswa Universitas Negeri Yogyakarta yang berminat
menjadi anggota Forum Kerjasama Perpustakaan Perguruan
Tinggi (FKP2T) diberlakukan persyaratn sebagai berikut :
l
1) Menunjukkan kartu mahasiswa yang masih berlaku
2) Menyerahkan pasphoto ukuran 2x2 cm sebanyak 2
lembar
3) Membayar uang adminidtrasi sebesar Rp. 8.000,--
kartu anggota FKP2T berlaku untuk satu semester.
3.5. Peminjaman pustaka
Peminjam datang sendiri (tidak boleh diwakilkan) dengan
menunjukkan kartu tanda anggota perpustakaan.
Lama peminjaman dan jumlah koleksi yang dapat dipinjam adalah
sbb:
a. Mencatat data bibliografi koleksi yang akan difotokopi, pada
lembar peminjaman yang telah disediakan.
b. Meninggalkan kartu tanda anggota perpustakaan UNY
c. Jumlah koleksi yang dipinjam maksimal 2 eksemplar
d. Waktu pinjam paling lama 3 jam (3x 60 menit)
3.6. Fotokopi
Untuk kepentingan pendidikan, koleksi perpustkaan dapat
difotokopi dengan persyaratan sebagai berikut :
a. Mencatat data bibliografi koleksi yang akan difotokopi, pada
lembar peminjaman yang telah disediakan.
b. Meninggalkan kartu tanda anggota perpustakaan UNY
c. Jumlah koleksi yang dipinjam maksimal 2 eksemplar
d. Waktu pinjam paling lama 3 jam (3x 60 menit)
li
3.7. Keterangan bebas pinjam
Untuk memperlancar proses penyelesaian studi dan ketertiban
administrasi layanan, UPT perpustakaan UNY memberikan surat
keterangan bebas pinjam untuk kepentingan pendaftaran wisuda.
Surat keterangan tersebut diberikan dengan syarat menyerahkan
sumbangan satu buah buku kepada perpustakaan, sesuai dengan
kebutuhan program studi/jurusannya yang disertai surat
keterangan dari ketua program studi/jurusannya.
3.8. Sanksi
Untuk lebih meningkatkan tegaknya peraturan dan tata tertib
serta keamanan yang berlaku pada UPT perpustakaan Universitas
Negeri Yogyakarta, maka bagi anggota perpustakaan yang
melanggar ketentuan yang telah digariskan akan dikenakan sanksi
sebagai berikut :
a. Pengguna perpustakaan yang terlambat mengembalikan buku
pinjaman di bagian sirkulasi dikenakan denda Rp. 300,00 per
buku tiap hari keterlambatan (sesuai tata tertib peminjaman)
b. Keterlambatan mengembalikan koleksi yang difotokopi, pada
bagian layanan baca dikenakan denda Rp.500,00 per buku tiap
jam keterlambatan.
c. Pengguna perpustakaan yang merusakkan sebagian dan atau
keseluruhan atau menghilangkan bahan pustaka yang menjadi
tanggungjawab peminjamannya dikenakan ketentuan sebagai
berikut :
lii
1) Mengganti bahan pustaka yang rusak sebagian dan atau
keseluruhan atau hilang tersebut dengan bahan pustaka
yang sama.
2) Tidak boleh mengganti bahan pustaka dengan hasil
fotokopian.
d. Pengguna yang tidak mentaati tata tertib dan peraturan, baik
sebagian atau keseluruhan, tidak diperkenankan
memanfaatkan fasilitas yang ada di perpustakaan.
3.9. Penitipan tas
Pengunjung perpustakaan yang akan memasuki ruang layanan,
baik itu ruang sirkulasi, ruang baca, dan ruang yang lain,
disediakan jasa layanan penitipan tas. Adapun ketentuannya
adalah sebagai berikut :
a. Jasa layanan penitipan tas diberikan kepada semua pengunjung
perpustkaan
b. Jasa layanan penitipan tas diberikan selama jam layanan
perpustakaan
c. Pengguna jasa layanan penitipan tas diharuskan meminta
nomor kepada petugas sebagai bukti penitipan.
d. Barang berharga (HP, kamera, kalkulator, dan uang ) tidak
boleh dititipkan dan harus dibawa dan dijaga sendiri.
e. Barang dan atau uang yang hilang bukan merupakan
tanggungjawab perpustakaan.
liii
3.10. Parkir
Layanan parkir yang disediakan oleh perpustakaan diberikan
dengan ketentuan sebagai berikut :
a. Layanan parker diberikan hanya kepada pengunjung
perpustakaan
b. Jasa layanan parker diberikan selama jam layanan
perpustakaan
c. pengguna parker harus menunjukkan surat tanda nomor
kendaraan
d. jasa layanan parker bukan merupakan jasa layanan penitipan
kendaraan dan layanan parker tidak dikenai biaya.
e. Kendaraan yang hilang atau rusak bukan menjadi tanggung
jawab perpustakaan.
liv
BAB IV
PEMBAHASAN MASALAH
A. ANALISA MASALAH
Semakin berkembangnya teknologi informasi, dunia perpustakaan
semakin hari semakin bergerak ke depan. Perkembangan perpustakaan ini
juga didukung dengan teknologi informasi dan pemanfaatannya di berbagai
bidang. Salah satu teknolgi di perpustakaan adalah otomasi perpustakaan,
yaitu cara untuk membuat system perpustakaan berjalan secara otomatis
dengan bantuan sedikit dari pustakawan. Beberapa Aplikasi otomatis yang
ada di Indonesia SIPISIS, NCI BookMAN, Cardbox, Inmagig, VLTS,
DYNIX dan lain-lain.
Pada tahun 1989 UPT Perpustakaan Negeri Yogyakarta sudah
melakukan otomasi secara bertahap yang dilakukan melalui Direktorat
Jenderal Pendidikan Tinggi di bawah Unit Koordinasi Pepustakaan (UKKP)
atas bantuan Bank Dunia UPT Pepustakaan Universitas Negeri Yogyakarta
(waktu itu masih IKIP Yogyakarta) membangun pangkalan data CDS/ISIS
yang sampai sekarang masih eksis keberadaannya.
Perkembangan berikutnya pada tahun 1998 sistem jaringan intern
LAN dalam bentuk (OPAC) On-line public access catalogue telah terpasang
dengan menggunakan program CDS/ISIS untuk mengoptimalkan
pendayagunaan OPAC, sekitar bulan September 1999 UPT perpustakaan
Universitas Negeri Yogyakarta resmi mengembangkan CDS/ISIS menjadi
SIPISIS yang di rasa lebih tepat dalam otomasi perpustakaan.
lv
B. ALASAN PEMILIHAN SOFTWARE SIPISIS DI UPT UNIVERSITAS
NEGERI YOGYAKARTA
Pada umumnya alasan pemilihan software SIPISIS dalam penelusuran
koleksi mempunyai peranan layanan yang menjanjikan kecepatan, mengolah,
menyimpan, administrasi keanggotaan dan penyebaran informasi. Dari hal
tersebut penulis juga mempunyai alasan lain dalam pemilihan software
SIPISIS antara lain:
1. Tidak memerlukan bianya, karena software ini pemberiaan dari
UNESCO.
2. Tampilan menu dalam bahasa Indonesia sehingga memudahkan
para pemustaka dalam menelusur informasi yang telah disediakan
oleh perpustakaan UPT Universitas Negeri Yogyakarta.
3. Dapat di kembangkan untuk berbagai keperluan aplikasi
(perpustakaan dan administrasi).
4. Dapat di aplikasikan pada berbagai jenis LAN, Windows dan
dapat di hubungkan dengan internet. Program ini dapat di
kembangkan ke Website (WAIS-ISIS atau ISIS online).
5. Terdapat fasilitas bantuan yang dapat membantu pemakai
program.
Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta selangkah lebih maju
karena menyajikan pelanyanan intranet selama lima tahun. Dengan
dibangunnya jaringan yang terhubung ke rektorat, lembaga, unit dan semua
fakultas di lingkungan Universitas Negeri Yogyakarta. Civitas akademika
dapat mengakses data bibliografi perpustakaan untuk mengetahui apakah
buku yang dikehendaki ada di perpustakaan atau untuk mengetahui apakah
lvi
buku yang ada masih dalam peminjaman atau tidak. Pada sistem penelusuran
koleksi ini pengunjung dimanjakan dengan cara mengakses koleksi yang di
inginkan di UPT perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta, menawarkan
fasilitas yang mudah dengan rinciaan panduan dalam penelusuran koleksi.
C. PROSEDUR PENELUSURAN KOLEKSI WEBSITE DAN OPAC DI UPT
PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
1. Prosedur Penelusuran Koleksi Melalui Website UPT Perpustakaan
Universitas Negeri Yogyakarta
Dengan cara mengetik beberapa bahasa perintah pada terminal,
informasi dapat langsung diterima dari pangkalan data sumber informasi.
Jaringan kerja lokal (LAN) perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta
dikemas dalam bentuk on-line Public Access Catalog (OPAC) dirintis sejak
tahun 1998. Sebelum itu pada tahun 1989, koleksi UPT Perpustakaan
Universitas Negeri Yogyakarta telah masuk ke pangkalan data dengan
menggunakan program Computerized Documentation Service/Integrated Set
of Information System (CDS/ISIS). Sekitar tahun 1999, Perpustakaan
mengembangkan layanan otomasi untuk peminjaman dan pengembalian
pustaka dengan program SIPISIS yang merupakan pengembangan dari
program CDS/ISIS. Penelusuran pustaka secara on-line melalui internet dapat
diakses tahun ini menggunakan program ISIS on-line. Dengan demikian
mahasiswa dapat mengakses informasi perpustakaan di manapun berada
tanpa dibatasi oleh ruang dan waktu. Untuk mengakses koleksi di
Perpustakaan pusat dengan cara sebagai berikut.
lvii
Gambar 2 Tampilan awal menu pada layar monitor 1) Setelah komputer di-booting, pada monitor akan tampak seperti pada
Gambar 2.
2) Untuk memulai Klik 2 (dua) kali pada icon Internet Explorer
3) Klik tanda ٧ pada sisi kanan address
Muncul daftar alamat (terlihat seperti pada Gambar 2)
Pilih alamat http://library.uny.ac.id, apabila alamat tersebut belum
ada, ketik http://library.uny.ac.id
Pada layar monitor muncul tampilan seperti
lviii
Gambar 3 Contoh daftar alamat internet
Gambar 4
lix
4) Untuk pencarian daftar literatur, pilih menu yang dikehandaki pada
Katalog On-Line ( Pencarian Detail, My Bookmark, Pilih Database,
atau A – Z Indeks)
5) Klik Pilih Database
Gambar 5
Pilih Database
lx
Select Databases Reset
Seluruh Database Badan Perpustakan Daerah Prov. DIY
Katalog Buku (23000 records, 12 September 2004) FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN
BUKU (6000 records, 11 JANUARI 2005) UPT PERPUSTAKAAN
BUKU (62000 records, 11 JANUARI 2005)
Disertasi, Tesis, Skripsi (12000 records, 11 JANUARI 2005)
Laporan Penelitian (15000 records, 11 JANUARI 2005) Universitas Negeri Yogyakarta
BUKU (62000 records, September 2004)
Disertasi, Tesis dan Skripsi (12450 records, 12 September 2004)
Laporan Penelitian (4788 records, 12 September 2004)
Select Databases Reset
Gambar 6
5) Klik salah satu database yang diinginkan, misal Katalog Koleksi Buku
Kemudian klik Select Databases (pada Gambar 6 )
lxi
Gambar 7 Selanjutnya untuk menelusur katalog buku perpustakaan bisa melalui
Pencarian katalog misalnya refleksi dan reformasi
6) Klik cari (seperti terlihat pada Gambar 7)
Hasilnya muncul 16 records/cantuman buku yang ditulis oleh
Suyanto.
7) Klik salah satu record/cantuman sesuai dengan judul yang Anda
inginkan. Misalnya Refleksi dan reformasi …………………..
(gambar 7)
lxii
Gambar 8
Akan muncul tampilan tampilan data bibliografi secara lengkap seperti pada
[ Form Pemesanan - Bookmark ] Tampilan berdasarkan : [ Nama Tag - Nomor Tag - XML ] << Kembali ke hasil pencarian
Judul Refleksi dan reformasi pendidikan di Indonesia memasuki milenium III
Bahasa Ind
Pengarang Suyanto, Djihad Hisyam
ISBN 979924613
Edisi/Cetakan Ed. ke-1, Ge. ke-1
Tempat Terbit Yogyakarta
Penerbit Adicita Karya Nusa
lxiii
Tahun Terbit 2000
Jum. Halaman xii, 236 (2)p
Ilustrasi il.23 cm.
Subjek Pendidikan
Lokasi YOUNY
Jum. Eksemplar 9
No. Induk 0011102523; 0011102664; 0011102524; 0011104148; 0123102750;0123102751; 0123102752; 0123102753; 0123102754; 0431107273;0431107274; 0431107275
Gambar 9
2. Prosedur Penelusuran Koleksi Melalui OPAC Di UPT Universitas
Negeri Yogyakarta
Tampilan awal menu OPAC Pilih koleksi pencarian, yang akan kita
tentukan dengan cara memilih database .
a. Buku
b. Artikel
c. Disertasi, Tesis dan Skripsi
Klik pada salah satu cara penelusuran yang kita pilih.
a. Penelusuran dengan istilah anda,
b. Penelusuran dengan kamus istilah,
c. Pencarian subyek,
d. Pencarian judul,
e. Pencarian pengarang
lxiv
Gambar 10 Tampilan menu selanjutnya adalah
1. Ketik informasi yang kita inginkan, misal Ekonomi
2. Klik tanda
“Lanjut>>”
Gambar 11
lxv
Tampilan Menu Hasil Penelusuran
Gambar 12
1. Untuk melihat tampilan berikutnya klik tanda panah 1 kanan ( > )yang
terletak di sisi kanan bawah
2. Untuk mengetahui buku tersebut sedang dalam peminjaman atau
tidak,Klik pojok kir bawah tentang status buku
3. Untuk mengahiri penelusuran klik keluar
D. KELEBIHAN PENELUSURAN INFORMASI MENGGUNAKAN SIPISIS
DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
1. Terpadu dan Mudah
SIPISIS dirancang dengan menggunakan bahasa indonesia dan
memberikan daftar menu pilihan yang memudahkan operator untuk
menjalankan program. Pedoman menjalankan program diberikan secara
lxvi
komonikatif, sehingga mdah dioperasikan. Program SIPISIS dirancang
oleh suatu tim yang memiliki wawasan baik di bidang pemograman
maupun dibidang pengolahan perpustakaan, sehingga progam ini dengan
baik memadukan kebutuhan perpustakaan dan fleksibikitas pemograman.
2. Praktis dan Cepat
SIPISIS dapat memepercepat proses sirkulasi, pencarian data
peminjaman, pembuatan surat tagihan keterlambatan, penghitungan data
jumlah peminjaman, penelusuran informasi buku, serta pemasukan dan
penyuntingan data penggunadan buku. Proses sirkulasi dilakukan dengan
pengetikan pada keyboard atau dengan sistem barcode reader scanner.
3. Fungsional dan Akurat
Tampilan data yang dihasilkan oleh SIPISIS sangat akurat dalam
menunjang pengelolaan perpustakaan di bagian sirkulsi untuk proses
pengambilan keputusan. Menu peminjaman menampilkan informasi
tentang peminjam, daftar pinjaman dan deskripsi bibliografis buku. Menu
pengembilan, peminjaman dan denda menampilkan peminjam, daftar
pinjaman, deskripsi bibliografis buku, jumlah hari yang terlambat dan
rupiah dendanya, serta status pengembaliaan dan perpanjangan. Informasi
peminjam buku atau pinjaman panggilan dapat di tampilkan setiap saat.
Surat tagihan keterlambatan dapat dibuat secara otomatis. Data jumlah
peminjaman berdasarkan kategori peminjam dan kelas, dapat dibuat
secara harian, bulanan, tahunan atau waktu tertentu. Penelusuran buku
memberikan informasi bibliogafis buku dan kesediaan buku.
4. Fleksibel
lxvii
SIPISIS memberikan fleksibikitas dibidang sistem aplikasi dan pemilihan
hardware SIPISIS dapat dioperasikan secara stand alone maupun muti
use, sehingga perpustakaan dapat menyesuaikan dengan kemampuan
perpustakaan serta dapat mengembangkan secara bertahap.
E. HAMBATAN PENELUSURAN INFORMASI MENGGUNAKAN SIPISIS
DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
1. Kadang pustakawan terburu-buru dalam memasukkan data sehingga
terjadi kekeliruan yang mengakibatkan hang sementara.
2. Ada fungsi tertentu yang masih di kerjakan menggunakan CDS/ISIS
asli (pengideksan full dan pencetakan bibliografi)
F. SOLUSI DALAM MENGHADAPI HAMBATAN DI UPT
PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
1. Kalau terjadi seperti hang sementara, biasanya di restart kemudian
bisa melanjutkan bekerja kembali.
2. Software ini akan dikembangkan lebih baik dengan mengetahui
beberapa hambatan yang terjadi di UPT perpustakaan Universitas
Negeri Yogyakarta.
lxviii
BAB V
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Dari beberapa pembahasan di muka, dapat ditarik kesimpulan sebagai brikut:
1. Alasan UPT perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta memilih
software SIPISIS antara lain : Tidak memerlukan bianya, tampilan
menu dalam bahasa indonesia, terdapat fasilitas bantuan.
2. Langkah-langkah dalam melakukan penelusuran koleksi melalui
OPAC dan Website.
· OPAC prosedur penelusurannya : Pemustaka memilih data
koleksi yang diinginkan, klik salah satu penelusuran dengan
fasilitas yang disediakan, pemustaka mengetik informasi
diinginkan dan hasil penelusuranya akan muncul.
· Website prosedur penelusuranya : Pemustaka masuk internet
explore, masukkan alamat website yang ingin dicari, pencarian
daftar literature yang diinginkan, kilk salah satu data base
yang diinginkan dan muncul data bibliografi yang dimaksud.
3. Kelebihan software SIPISIS antara lain : Menunya dalam bahasa
indonsia, memudahkan operator dalam menjalankan program,
memepercepat proses kerja serta fleksibel.
4. Hambatan yang timbul dalam penelusuran koleksi dengan software
SIPISIS antara lain : Sering terjadi hang apabila terburu-buru dalam
pemasukan data, ada fungsi tertentu yang masih dikerjakan dengan
CDS/ISIS asli (pengindekan full dan pencetakan bibliografi).
lxix
5. Cara mengatasi hambatan di atas tersebut dengan cara : Merestart
kemudian langsung bisa digunakan kembali bekerja..
B. SARAN
Saran yang dapat di sampaikan untuk UPT Perpustakaan Universitas Negeri
Yogyakarta, sebagai berikut:
1. Penambahan jumlah komputer untuk penelusuran informasi agar tidak
antri sehingga penelusuran yang dilakukan lebih maksimal
2. Untuk meningkatkan pelayanan kepada pemustaka di UPT
perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta perlu menambah
pegawai, karena Sumber Daya Manusia yang ada sekarang di rasa
masih kurang.
3. Perlu adaya Security Gate untuk menjaga keamanan dan keutuhan
koleksi yang ada di UPT perpustakaan Universitas Negeri
Yogyakarta.
4. Sotware SIPISIS ini akan dikembangkan lebih baik dengan
mengetahui beberapa hambatan (hang dalam pemasukan data) yang
terjadi di UPT perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta.
lxx
