PROGRAM KERJA TATA USAHA SMA N 21 BATAMsman21batam.sch.id/.../10/program-kerja-tata-usaha-sma.pdf · 2018. 10. 24. · Dengan memanjatkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT, Program

PROGRAM KERJA TATA USAHA

SMA N 21 BATAM TAHUN PELAJARAN 2018 / 2019

SMA NEGERI 21 BATAM Bukit Smart Kav. Bida Kelurahan Kabil

Kota Batam

0778 – 7491116 Email : [email protected]

LEMBAR PENGESAHAN

PROGRAM KERJA TATA USAHA

TAHUN 2018 / 2019

Program kerja ini telah disetujui dan disahkan oleh

Batam, 16 Juli 2018

Kepala Sekolah, Kepala Tata Usaha ,

Adi Saputra, M.Pd Iman Budiman

NIP. 197410162005021011 NIP. 197907142014061009

TIM PENYUSUN PROGRAM KERJA KETATAUSAHAAN

NO N A M A JABATAN/GOL

1

Iman Budiman

Kepala Urusan Tata Usaha

2

Ade Karnesyah, M.Pd Guru

3 Rosmayulita, S.E Bendahara BOS

4

Lilik Suriyani, S.Pd.I Bendahara Pengeluaran

5

Zuriathika Staf TU

PEMERINTAH PROVINSI KEPULAUAN RIAU

DINAS PENDIDKAN

SEKOLAH MENENGAH ATAS NEGERI 21 BATAM NOMOR POKOK SEKOLAH NASIONAL (NPSN) : 69915801

Telp : 0778 - 7491116 email- [email protected]

Alamat :Bukit Smart –Kavling Bida Kabil - BatamTelp/Fax. - kode pos: 29467

KATA PENGANTAR

Bismillaahirrohmaanirrohiiim

Dengan memanjatkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT, Program Kerja

Ketatausahaan SMAN 21 BATAM tahun pelajaran 2018-2019 telah selesai disusun. Program

ini merupakan penyempurnan program dari program tahun-tahun sebelumnya.

Tujuan penyusunan Program Kerja dan Rencana Kerja ini adalah sebagai acuan dan

pedoman yang harus dikerjakan oleh Tata Usaha selama tahun pelajaran 2018-2019. Mudah-

mudahan dengan adanya Program Kerja ini akan meningkatkan kinerja, sesuai dengan Visi

dan Misi SMAN 21 Batam

Segala upaya Ketatausahaan di SMAN 21 BATAM ini akan berjalan dengan baik

sesuai dengan yang diharapkan apabila pelaksanaannya tidak dilakukan secara partial. Oleh

karena itu segala dukungan, bantuan dan arahan dalam bentuk apapun sangat diharapkan.

Penyusun menyadari bahwa Program Kerja dan Rencana Kerja ini masih belum

sempurna dari harapan, oleh karena itu Penyusun mengharapkan saran dan kritikan yang

bersifat membangun dari semua pihak untuk perbaikan Program Kerja ini pada masa-masa

yang akan datang.

Akhirnya, kami ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam

penyusunan Program kerja ini.Semoga segala amal baik yang telah diberikan dapat diganti

dan dilipatgandakan oleh Allah SWT.Amiin.

Batam,16 Juli 2018

Kepala Tata Usaha

Iman Budiman

NIP : 19790714 2014061009

BAB I

PENDAHULUAN

A. Dasar Pemikiran

Tahun pelajaran 2018-2019 dilewati dengan hasil yang cukup baik dibidang

Ketatausahaan. Walaupun segala sesuatunya masih banyak kekurangan. Sesuai dengan

Undang-Undang Sisdiknas Nomor 20 Tahun 2003 mengamanatkan bahwa : Pendidikan

adalah usaha sadar dan terencana untuk mewujudkan suasana belajar dan proses

pembelajaran agar peserta didik aktif mengembangkan potensi dirinya untuk memiliki

kekuatan spritual keagamaan, pengendalian diri, kepribadian, kecerdasan, akhlak mulia,

serta keterampilan yang diperlukan dirinya, masyarakat bangsa dan negara.

Untuk mencapai tujuan kelembagaan di atas, maka perlu ditunjang dengan

pelayanan administrasi Sekolah yang teratur, terncana dan berkesinambungan. Sehingga

dengan pelayanan administrasi yang baik akan dapat menunjang keberhasilan proses

pembelajaran sesuai dengan yang diharapkan.

Sejalan dengan hal tersebut maka Tata Usaha telah menyiapkan komponen yang

tidak terpisahkan dalam kelembagaan Sekolah dam ditunutut untuk mewujudkan untuk

mewujudkan suatu program Tata Usaha yang mandiri yang betul-betul dalam realisasi

kerjanya dapat menunjang keberhasilan dalam mencapai tujuan lembaga yang dimaksud.

Program kerja ini diharapkan dalam setiap langkah kegiatan yang dilaksanakan

dapat menunjang usaha peningkatan mutu pendidikan. Penyusunan Program Kerja Bidang ketatausahaan merupakan upaya penting dan

strategis, sebab bidang Tata Usaha secara langsung maupun tidak langsung terkait dengan

proses pendidikan ( pembelajaran ) sebagai bagian terpenting dari keberadaan suatu Sekolah.

Maksud disusunnya Program Kerja ini adalah diharapkan dapat bermanfaat antara lain :

1. Memberikan arah kepada semua pihak yang terlibat dalam kegiatan pendidikan

agar dapat memanfaatkan setiap dana dan daya yang tersedia untuk menunjang

tercapainya mutu pendidikan.

2. Terselenggaranya administrasi kesiswaan yang tertib dan teratur sesuai dengan

ketentuan yang berlaku.

3. Meningkatkan layanan Tata Usaha dalam penyelesaian hak-hak pegawai dengan

pengadministrasian yang teratur.

4. Meningkatakn layanan Tata Usaha.

5. Terselenggaranya administrasi keuangan yang tertib dan teratur sesuai dengan


6. Terselenggaranya administrasi inventaris Sekolah dengan baik.

7. Terpeliharanya gedung Sekolah dan perlengkapannya sehingga tercipta

lingkungan pendidikan yang nyaman

8. Terselenggaranya pengadminitrasian surat menyurat yang teratur berdasarkan


B. Landasan Hukum

Sebagai landasan operasional dalam penyusunan Program Kerja Bidang Ketatausahaan

di SMAN 21 BATAM adalah :

1. Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional.

2. Peraturan Pemerintah Nomor 25 tahun 2000 tentang Program Pengembangan

Pendidikan Nasional tahun 2000-2004.

3. Surat Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 087/U/2002, Tanggal 19

April 2001 tentang Penyusunan Standar Peningkatan Mutu Pendidikan

4. Surat Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 087/U/2002, Tanggal 04 Juni

2002 Tentang Akreditasi Sekolah.

5. Permendiknas Nomor 24 Tahun 2008 tentang Standar Administrasi Sekolah/Sekolah.

6. Peraturan menteri Agama No. 90 Tahun 2003 tentang penyelanggaraan Sekolah

7. Peraturan Menteri Agama No. 33 Tahun 2013 tentang Organisasi dan Tata Kerja

Kementerian Agama.

8. Rapat Kerja Bidang Ketatausahaan tanggal 20 juli 20..

C. Tujuan dan Sasaran Program

Program Kerja Bidang ketatausahaan ini disusun dengan tujuan :

1. Untuk menjabarrkan kegiatan pokok dan acuan dalam penyelenggaraan ketaausahaan di

SMAN 21 BATAMTahun 2018-2019

2. Sebagai pedoman kerja bagi kepala Sekolah yang didelegasikan kepada Urusan Tata

Usaha dalam menjabarkan pelaksanaan kegiatan ;

3. Untuk menentukan arah yang jelas dalam melaksanakan berbagai kegiatan Tata Usaha ;

4. Agar kegiatan penyelenggaraan Tata Usaha Tahun Pelajaran 2018-2019 lebih terarah,

terencana, tertib dan lancar ;

5. Untuk meningkatkan mutu Sekolah terutama di bidang tertib admninistrasi ;

6. Agar kegiatan Tata Usahadapat terlaksana secara efektif dan efisien ;

Sasaran Program Kerja Bidang Ketatausahaan meliputi :

1. Adminstrasi Kesiswaan

2. Ketenagaan

3. Inventaris

4. Pemelihraan gedung

5. Keuangan

6. Surat menyurat

BAB II

A. Struktur Organisasi

B. Keadaan Pegawai a / Tenaga kependidikan

SMAN 21 BATAMdengan jumlah … kelas dan meliputi dua kampus, memiliki

Karyawan sesuai kebutuhan dengan rincian sebagai berikut :

Kepala Tata Usaha = 1 orang

Pegawai PNS = 10 orang

PTT = 17 orang

Jumlah Semua = 28 orang

C. Pembagian Tugas

Gedung SMAN 21 BATAM terdiri dari 2 lokasi. Lokasi gedung 1 terletak di Bukit

Smart Kavling Bida, kelurahan kabil Kecamatan Nongsa. Untuk memperlancar segala

urusan administrasi Sekolah, Pegawai pun dibagi menjadi dua dengan uraian tugas sebagai

berikut:

KEPALA SEKOLAH

TATA USAHA

KURIKULUM KESISWAAN

N

SARANA

KOMITE

HUMAS

1. Pembagian Tugas Pegawai

No NAMA / NIP JABATAN

DALAM TUGAS JABATAN DALAM TIM

1. 1. Kepala Tata

Usaha

2. Pembimbing

administrasi

1. Bertanggung jawab pelaksanaan

administrasi pada sekolah meliputi :

administrasi perkantoran,

pendidikan/pengajaran,

perlengkapan. Kepegawaian,

keuangan, perpustakaan dan

laboratorium

2. Membantu kepala Sekolah dalam

melaksanakan tugas-tugas yang

dibebankan kepadanya..

2. 1. Bendahara

Rutin / UYHD

2. Urusan Umum

Tekery,


administrasi keuangan UYHD

meliputi pengajuan SPP, penerimaan,

pengajuan, pembukuan, pelaporan

sesuai dengan ketentuan yang

berlaku.

2. Membantu pelaksanaan administrasi

belajar mengajar, buku jurnal, data

guru

3. Pengetikan / Penggandaan surat-surat

yang diperlukan

4. Melaksanakan tugas adinistrasi yang

lain

3. 1. Urusan

Kepegawaian

2. Urusan Umum

3. Tekery


pelayanan administasi urusan

kepegawaian meliputi kenaikan

pangkat, PAK. Kenaikan gaji berkala,

buku induk pegawai, data tentang

pegawai, ijin cuti, dan data statistik,

DUK pegawai sesuai ketentuan yang

berlaku

2. Pengetikan / Penggandaan surat-surat

yang diperlukan

3. Melaksanakan tugas administrasi

umum .

4. 1. Urusan Barang

2. Tekery


administrasi barang, pendayaguaan

barang di gudang

2. Membantu membuat laporan

bulanan, triwulan, tahunan, data

mutasi, siswa dan

3. Input Nilai siswa buku induk

4. Petugas SABMN

5. Melaksanaan tugas administrasi

umum

5. Urusan

Perpustakaan

1. Bertanggung jawab penyelenggaraan

dan pelaksanaan Perpustakaan

meliputi daftar induk perpustakaan,



klarifikasi buku, data pinjaman, kartu

katalog, tata tertib pengunjung,

pinjaman data berkaitan

pendayagunaan perpustakaan dan

pelaporan.

6. Pembantu Umum 1. Melayani Legalisir

2. Membantu pengisian nilai pada Buku

Induk

3. Membantu kelancaran pelaksanaan

kerja Kantor.

4. Bertanggung jawab atas Undangan

Rapat Serkiler

5. Menerima Telepon dan

menyampaikan kepada yang dituju.

5. Melaksanakan tugas-tugas lain yang

dibebankan kepadanya oleh atasan

langsung / yang lain

7. 1. Urusan

kesiswaan

2. Urusan

Kurikulum

3. Urusan Umum

4. Urusa Humas

5. Tekeray

1. Operator Website, EMIS, SIMPEG,

LI Data.pdk Jateng.

2. Mengisi buku induk kelas X

3. Pengetikan surat-surat yang

diperlukan

4. Membantu Kelancaran Pembelajaran




8. 1. Staf Ur.

Arsiparis

2. Staf Ur.

Kurikulum

3. Staf Ur.

Kesiswaan,

4. Tekery

1. Penyelenggaraan agenda masuk

keluar kartu kendali dan tugas yang

lain

2. Pelayanan penerimaan wesel / surat-

surat kepada siswa

3. Mengarsipkan surat-surat

4. Pengetikan surat surat yang

diperlukan

5. Melaksanakan Input Nilai siswa di

Buku Induk




9. 1. Kebersihan

Keindahan,

keamanan,

ketertiban

Ketahanan

Sekolah (K5 M)

2. Membantu

menyiapkan

minum guru /

pegawai

3. Membantu

administrasi

kesiswaan

Bertanggung jawab terhadap

pemeliharaan :

1. Menulis Kleper

2. Kebersihan dan keindahan Sekolah

meliputi kebun, taman, gedung,

kamar mandi dll.

3. Keamanan dan ketertiban ketahanan

lingkungan serta barang-barang milik

Sekolah.

4. Mengambil langkah, melapor, kepada

atasannya apabila ditemui hal-hal

yang mengganggu ketertiban,

keindahan kemanan lingkungan

SMAN 1 ....




10. 1. Pembantu Umum 1. Membantu Bendahara Gaji



2. Membantu pelaporan SIMAK

BMN, SAKPA dll

3. Membantu pelaksanaan

Perpustakaan




11. 1. Petugas

Perpustakaan 1. Bertanggung jawab penyelenggaraan

dan pelaksanaan Perpustakaan

meliputi daftar induk perpustakaan,

klarifikasi buku, data pinjaman,

kartu katalog, tata tertib

pengunjung, pinjaman data

berkaitan pendayagunaan

perpustakaan dan pelaporan

12. 2. Urs.

Laboratorium

3. Staf. Urs Umum

4. Satpam

5. Tekery

2. Pelayanan administrasi kegiatan-

kegiatan labortorium meliputi tata

tertib pelaksanaan praktikum dalam

laboratorium, pendayagunaan

peralatan serta mutasi barang-

barang laborat dan kebersihan

ruangan.

3. Membantu memantau keamaan

4. Membantu menata parkir




13. 1. Penjaga Malam

2. Membantu

kebersihan dan

ketahanan

Sekolah

Bertanggung jawab terhadap :

1. Keamanan dan ketertiban ketahanan

lingkungan serta barang-barang milik

Sekolah.

2. Mengambil langkah, melapor kepada


yang mengganggu ketertiban,

keindahan kemanan lingkungan

SMAN 1 ....




Tugas tersebut dilaksnakan pada

malam hari

4. Membantu menyiapkan Air minum

guru pegawai

5. Menjaga K5 Masjid

14. 1. Cleaning Servis Bertanggung jawab terhadap :

1. Kebersihan Halaman, teras kelas,

Taman dan kamar mandi



yang menggangg, keindahan

kemanan lingkungan SMAN 1 ....

3. Menata parkir

4. Membantu menyiapkan air minum

guru pegawai






15. SATPAM Bertanggung jawab terhadap :

1. Keamanan, ketertiban dan

ketahanan lingkungan serta barang-

barang milik Sekolah.

2. Mengambil langkah, melapor

kepada atasannya apabila ditemui

hal-hal yang mengganggu

ketertiban, keindahan keamanan

lingkungan SMAN 1 ....

3. Mengatur lalu lintas di lingkungan

Sekolah



langsung / yang lain.

16. 1. Cleaning Servis Bertanggung jawab terhadap :

1. Kebersihan Halaman, teras kelas,

Taman dan kamar mandi



yang menggangg, keindahan

kemanan lingkungan SMAN 1 ....

3. Menata parkir

4. Membantu pelayanan perpustakaan




D. Uraian Tugas Tata Usaha 1. KEPALA URUSAN TATA USAHA

Kepala Urusan Tata Usaha bertugas:

a. Mengkoordinasikan semua kegiatan pelaksanaan administrasi mulai dari

• Persiapan

• Pelaksanaan

• Evaluasi

b. Merencanakan kegiatan administrasi

c. Mengawasi pelaksanaan kegiatan administrasi

d. Memotivasi pelaksanaan kegiatan administrasi

e. Melaksanakan evaluasi atas pelaksanaan administrasi

f. Memberi laporan kepada Kepala Sekolah atas pelaksanaan administrasi

2. URUSAN KEUANGAN

Urusan Keuangan bertugas:

a. Merencanakan pengelolaan dana

b. Melaksanakan pengelolaan dana sesuai dengan rencana atas pengetahuan Kepala

Sekolah

c. Membuat laporan pengelolaan dana sesuai dengan aturan yang ada

d. Membuat catatan khusus atas volume pengelolaan dana

3. URUSAN KESISWAAN

Urusan Kesiswaan bertugas:

a. Menyusun Program Kerja

b. Menyiapkan / melaksanakan data siswa

• Jumlah Siswa

• Jumlah tiap kelas

• Jumlah kelamin

c. Prestasi siswa yang meliputi:

Olahraga

Akademis

Seni

d. Buku Induk

e. Buku Klaper

f. Buku Legger yang meliputi:

g. Buku Nilai

h. Buku Mutasi

i. Buku Keperluan Siswa

4. URUSAN KEPEGAWAIAN

Urusan Kepegawaian Bertugas:

a. Menyiapkan data guru dan pegawai

b. Mendata kondisi guru dan pegawai meliputi :

• Kenaikan gaji berkala

• Kenaikan pangkat regular / system kredit

• Kenaikan pangkat prestasi

• Pembinaan karier (Piagam, Penataran, SK, dsb)

c. Menyiapkan / mengisi:

• Buku data guru dan pegawai

• Buku catatan kenaikan gaji berkala dan kenaikan pangkat guru dan Pegawai

• Buku mutasi guru dan pegawai

• Buku induk pegawai

• Kartu cuti pegawai

• Uraian tugas guru dan pegawai

• Kartu Pegawai

d. Menyiapkan dan menyimpan daftar hadir guru dan pegawai

e. Menyiapkan /membuat dan menyimpan DUK setiap tahun

5. URUSAN INVENTARIS/PERLENGKAPAN

Urusan Inventaris bertugas:

a. Mendata semua sarana Sekolah

b. Merencanakan pengadaan sarana

c. Merencanakan dan mengadakan perawatan sarana

d. Melaporkan keadaan sarana Sekolah pada setiap triwulan

e. Membuat daftar/mengisi buku yang dierlukan untuk inventaris

6. PERPUSTAKAAN

Urusan Perpustakaan bertugas: a. Menyusun rencana kebutuhan perpustakaan

b. Menyiapkan format-format

c. Menyiapkan buku administrasi perpustakaan

d. Membantu Pustakawan dalam peminjaman dan pengembalian buku

e. Membuat laporan

7. CARAKA

Urusan Caraka bertugas:

a. Membersihkan ruangan

b. Menyediakan air minum pegawai

c. Mengunci pintu dan jendela setiap ruangan

d. Memelihara tanaman Sekolah

e. Memelihara kebun Sekolah

f. Menggandakan surat

g. surat yang menggunakan mesin stensil

h. Memperbaiki mebelair

8. SATPAM / PENJAGA

Urusan Piket Gerbang bertugas:

a. Menjaga ketertiban Sekolah

b. Menjaga piket malam

c. Melayani keluar masuk melalui pintu gerbang

d. Mengawasi kendaraan di tempat parkir

BAB III

PROGRAM KERJA KETATAUSAHAAN

Untuk kelancaran Pendidikan agar bisa berjalan secara efektif dan efisian, Tahun pelajaran 2018./2019 SMAN 21 BATAM merencankan

program sebagai berikut :

PROGRAM KERJA KETATAUSAHAAN SMAN 21 BATAM

TAHUN PELAJARAN 2018 / 2019

No PROGRAM KEGIATAN SASARAN INDIKATOR WAKTU

DANA

Satuan

Jumlah

(Rp)

Kepala tata

Usaha 1. Menyusun program kerja tata usaha sekolah

2. MengkoordinasiPengelolaan keuangan sekolah

3. MengkoordinasiPengurusan adminstrasi

ketenagaan dan siswa

4. Pembinaan dan pengembangan karier pegawai tata

usaha sekolah

5. Penyusunan administrasi perlengkapan sekolah

6. Penyusunan dan penyajian data/statistik sekolah

7. Mengkoordinasikan melaksanakan 7 K

8. Penyusunan laporan / evaluasi

Terlaksananya

penyusunan program,

pelaksanaan dan

evaluasi

Terwujudnya

program

ketatausahaan,

pelaksanaanya dan

evaluasi/laporan


DANA

Satuan

Jumlah

(Rp)

Urusan

Bendahara

barang,

inventarisasi

dan

perlengkapan

Melaksanakan Administrasi Inventarisasi dan

Kelengkapan Sekolah :

1. Membuat Daftar kebutuhan Sarana atau Prasarana

atau ruang

2. Mencatat Penerimaan Barang Inventaris dan Non

Inventaris

3. Mengisi Buku Induk Inventaris

4. Mengisi Buku Golongan Inventaris

5. Membuat Buku Penerimaan dan Pengeluaran

Barang Non Inventaris

6. Membuat Buku Pengeluaran / Penggunaan Barang

Inventaris

7. Membuat Kode / Sandi pada Barang Inventaris

8. Membuat Laporan Keadaan Barang Inventaris

9. Mengisi Kartu Barang

10. Membuat Berita Acara Penghapusan Barang

Inventaris(jika ada)

11. Menyimpan Dokumen Kepemilikan Barang-

barangInventaris dan dokumen lainnya

12. Membuat Daftar Pengumuman Barang Inventaris

pada setiap ruangan

13. Melaksanakan tugas lain yang atas perintah atasan

langsung

Terlaksananya

Administrasi

Inventarisasi dan

Kelengkapan Sekolah

• Terwujudnya

administrasi

inventaris dan

kelengkapan Sekolah

yang baik, berupa

daftar penerima dan

pengeluaran barang,

DIR kode barang dan

lain-lain


DANA

Satuan

Jumlah

(Rp)

Urusan

Kesiswaan

Melaksanakan Administrasi Kesiswaan :

1. Membuat Daftar Nomor Induk Siswa

2. Mengisi Buku Induk Siswa

3. Mengisi Buku Mutasi Siswa

4. Membuat Daftar Keadaan Siswa

5. Membukukan Daftar Keadaan Siswa

6. Mencatat Pendaftaran Siswa Baru

7. Membuat usulan peserta ujian

8. Menyimpan daftar Lulusan

9. Menyimpan Daftar kumpulan nilai (leger)

10. Membuat Surat Keterangan dan surat

mutasi siswa

11. Melaksakan tugas kedinasan lain atas

perintah atasan langsung

12. Penyelesaian EMIS

Terlaksnanya

administrasi kesiswaan

dengan baik

Terwujudnya


yang baik dan lengkap,

berupa buku induk

leger dan lain-lain


DANA

Satuan

Jumlah

(Rp)

Usuran

Kepegawaian

Melaksanakan Administrasi Kepegawaian :

1. Mengisi Buku Induk Pegawai

2. Membuat DUKguru atau pegawai

3. Membuat Daftar Prediksi Kenaikan pangkat atau

Golongan gaji Berkala Guru/Pegawai

4. Menyiapkan baha kelengkapan untuk kenaikan

pangkat guru dan pegawai

5. Membuat dan mengajukan berkas usul

permohonan kenaikan Gaji Berkala Guru atau

Pegawai

6. Membuat Daftar hadir Guru dan Pegawai

7. Menyimpan Berkas data atau arsip Kepegawaian

8. Membuat SK Pembagian Tugas dan Surat Tugas

9. Menyiapkan surat-surat yang ada hubungannya

dengan kepegawaian meliputi surat tugas, surat

cuti dan lain-lain

10. Membantu Ktu memproses ralat atau membuat

surat keterangan pengganti ijazah yang rusak /

hilang

11. Melaksakan tugas kedinasan lain atas perintah

atasan langsung

Terlaksnanya


dengan baik

Terwujudnya administrasi

yang baik dan lengkap

Terpenuhinya hak /

kebutuhan guru

karyawan dalam hal

administrasi


DANA

Satuan

Jumlah

(Rp)

Persuratan dan

Arsiparis

Melaksanakan Administrasi Persuratan :

1. Membuat Nomor Agenda Surat Masuk dan

keluar

2. Mengisi Buku Agenda Surat Masuk dan

Keluar

3. Mengangandakan/tikrey surat atau

dokumen sekolah

4. Mengisi Buku Ekspedisi

5. Menyimpan Arsip dan menyampaikan surat

6. Memelihara dan menata kearsipan dan

dokumen surat keputusan, laporan dan lainnya.

7. Membantu kelancaran administrasi sekolah

8. Menyimpan dan menjaga kerahasiaan data-

data sekolah

9. Melaksakan tugas kedinasan lan atas

perintah atasan langsung

Surat masuk dan keluar

Surat masuk dan keluar

terdistribusi dan

terarsip dengan baik

Umum Melaksakan administrasi ketataan usahaan secara

umum :

1. Melayani legalisir ijazahdan atau raport

2. Menerima telephon dan menyampaikan kepada

yang bersangkutan

3. Menerima dan menyambutnya tamu dengan baik,

kemudian menghubungkan kepada yang dituju

4. Membubuhkan stempel surat-surat keluar, raport

dan ijazah

5. Membuat EMIS

6. Membuat LI

7. Membantu kelancaran PADAMU Negeri

8. Melaksakan tugas kedinasan lan atas perintah

9. atasan langsung


DANA

Satuan

Jumlah

(Rp)

Perpustakaan

1. Administrasi

Perpustkaan

Penyusunan Administasri perpustakan

1. Buku Induk

2. Nomor / katalog

3. Buku pengunjung

Tersusunnya

administasi

perpustakaan

Tersusunnya administrasi

perpustakaan dengan baik

2. Proses

pemanfaatn

perpustakaan

Pemanfaatan dan penggunaan buku perpustakaan yang

ada

Semua siswa dan

guru

Semua guru dan siswa

mengunjungi perpustakaan

4. Sarana

Perpustakaan

a. Penataan ruang perpustakaan dengan rapi Pengunjung merasa

nyaman

diperpustakaan

Terciptaya ruang perpustakaan

yang nyaman

3 buah

meja

9.000.0

00

b. Pengadaan meja belajar Belajar dengan

nyaman

c. Pengadaan satu unit komputerdengan aplikasinya

dan printer

Terwujudnya

adminitrasi

perpustakaan

dengan sistem

komputer

Administrasi perpustakaan

dengan sistem komputerisasi

Juli /

Agustus

1 unit

komputer

dan printer

7.000.0

00

Penambahan koleksi buku secara lengkap Terpenuhinya

koleksi buku

perpustakaan

Tersedinya koleksi buku-buku

perpustakaan yang lengkap

BENDAHARA

GAJI,GANTI

UP

Pelaksanaan DIPA SMAN 21 BATAMTahun 20..

1. Mengurus SPP Gaji,Kekurangan gaji dan SPP lain

termasuk belanja pegawai

2. Menerima, menyimpan, membayarkan,

membukukan dan meng SPJ kan Uang gaji dll

3. Mengajukan SPP GU

Terlaksananya

penyerapan

anggaran dalam

DIPA yang meliputi

Gaji dan

1. Terbayarnya gaji,

kekurangan gaji dan belanja

pegawai lainnya

2. Terbayarnya biaya-biaya

operasional perkantoran dan

1 tahun

- -


DANA

Satuan

Jumlah

(Rp)

4. Menerima, menyimpan, membukukan dan meng

SPJ kan kekuangan GU sesuai dengan peraturan

yang berlaku

5. Sebagai pemungut pajak, wajib menyetorkan pada

kantor pajak dan membukukannya sesuai dengan

peraturan yang berlaku

6. Bersama-sama dengan inventarisator membuat

usulan perencanaan belanja barang untuk satu

tahun

operasional

Terlaksananya

kewajiban

perpajakan

biaya operasional lain.

3. Terselesaikannya SPJ baik

itu Gaji maupun operasional

4. Terselesaikannya

pembukuan keuangan

beserta data pendukungnya

5. Terselesaikannya kewajiban

perpajakan bagi

pengeluaran biaya-biaya

operasional sesuai dengan

ketentuan

6. Tersusunnya rencana

pengadaan belanja barang

operasional selama setahun

PEMBUAT

DAFTAR

GAJI

1. Membuat SPP gaji pegawai/SPP

Kekurangan gaji lain termasuk belanja pegawai

2. Membuat surat-surat keterangan yang ada

hubungannya dengan gaji

3. Pembuatan Daftar perubahan gaji

4. Menginput SK Pegawai

5. Merekap daftar gaji pegawai

Kelengkapan leger

gaji pegawai

Kebenaran data

perubahan gaji

pegawai sesuai SK

1. Terbayarnya gaji, lp,

sertifikasi sesuai dengan

data yang ada

2. Terpenuhinya surat-surat

keterangan untuk

persyaratan gaji (KP4,

KGB,SK Kenaikan

Pangkat dll)

1 tahun

-

-


DANA

Satuan

Jumlah

(Rp)

BENDAHARA

BOSDA

Pelaksanaan Dana BOSDA tahun 20..

1. Menyusun RAB sesuai dengan dana yang tersedia

2. Melaksanakan pengambilan dana BOSDA di Bank

yang telah ditentukan

3. Mengeluarkan/membayar nota/kuitansi yang

diajukan pelaksana kegiatan

4. Membukukan semua dokumen pendukung/bukti

pengeluaran

5. Menyimpan arsip/dokumen dan pembuatan SPJ

6. Membuat laporan BOSDA ke Pemda

Tersusunnya RAPB

BOSDA 20..

1. Tersusunnya RAPB

BOSDA tahun 20..

2. Terselesaikannya

pembiayaan yang

dianggarkan dalam

RAPB BOSDA

3. Terselesaikannya

pembukuan /SPJ

/Pelaporan BOSDA ke

instansi yang berwenang

(Pemda)

1 tahun

-

-

Satuan

Pengamanan /

penjaga Pagi,

Siang dan

Malam

1. Membuka dan menutup pintu gerbang

Sekolah bila ada tamu yang datang atau pergi

2. Menerima dan memberikan informasi yang

diperlukan oleh tamu

3. Menghubungkan tamu yang datang ke guru

piket atau pelaksana hubungan Sekolah dan

masyarakat

4. Memberi petunjuk atau mengantar tamu ke

lokasi yang dituju jika diperlukan

5. Melaksanakan piket jaga di pos satpam

sesuai jadwal yang sudah dibuat

6. Membagikan nomor parkir kendaraan

siswa yang berhak membawa sepeda motor

7. Mengawasi siswa yang keluar masuk

Sekolah pada saat KBM berlangsung

8. Mengisi buku ijin siswa yang keluar lokasi

Sekolah

9. Menjaga ketenangan dan keamanan

Sekolah pagi, siang dan malam hari

10. Melakukan kontrol keliling setiap piket

Terlaksananya

Kegiatan

pengamanan

Sekolah

• Terjaganya pintu

gerbang Sekolah bila ada

tamu yang datang atau

pergi

• Adanya pelayanan

informasi yang diperlukan

oleh tamu secukupnya

• terhubungnya tamu

yang datang ke guru piket

atau pelaksana hubungan

Sekolah dan masyarakat

• Pendampngan

tamu ke lokasi yang dituju

jika diperlukan

• Terlaksananya

piket jaga di pos satpam

sesuai jadwal yang sudah

dibuat

• adanya nomor

parkir kendaraan siswa


DANA

Satuan

Jumlah

(Rp)

jaga pagi, siang dan malam secara berkala

11. Mengisi buku piket jaga

12. Mengisi buku catatan setiap kejadian

13. Membuat laporan jaga dan kejadian

penting yang dihadapi kepada petugas berikutnya

secara tertulis

14. Melaporkan setiap kejadian penting,

darurat dan mencurigakan kepada staf pimpinan

15. Merawat dan menyimpan peralatan jaga

16. Membantu bagian kesiswaan dalam

menangani siswa

17. Menata dan menjaga keamanan parkir

18. Membantu tugas urusan ketatausahaan

yang lain

yang berhak membawa

sepeda motor

• Terkondisinya

siswa yang keluar masuk

Sekolah pada saat KBM

berlangsung

• Terlaksananya

buku ijin siswa yang

keluar lokasi Sekolah

• Terjaganya

ketenangan dan keamanan

Sekolah pagi, siang dan

malam hari

• Terlaksananya

kontrol keliling setiap

piket jaga pagi, siang dan

malam secara berkala

• Adanya Dokumen

buku piket jaga

• Adanya buku

catatan setiap kejadian

• Adanya buku

laporan jaga dan kejadian

penting yang dihadapi

kepada petugas berikutnya

secara tertulis

• Adanya Kordinasi

setiap kejadian penting,

darurat dan mencurigakan

kepada staf pimpinan

• Terawatnya

peralatan jaga


DANA

Satuan

Jumlah

(Rp)

Satuan

Pengamanan

Kantor

1. Menjaga dan bertanggung jawab atas

keamanan lingkungan kantor dan Sekolah

2. Menyiapkan sarana keamanan

3. Menyimpan dan bertanggung jawab atas

keberadaan kunci lingkungan kantor dan Sekolah

4. Membuka dan mengunci ruang kelas setiap

hari

5. Mencatat setiap kejadian yang terjadi dan

melaporkan ke pimpinan jika ada kejadian darurat

dan mencurigakan

6. Melaksanakan dan menjaga kebersihan

serta kerapian ruangan lingkungan kantor guru,

TU dan ruang rapat lantai atas

7. Melaksanakan dan menjaga kebersihan

kamar mandi/ WC ruang Kepala Sekolah setiap

hari

8. Memelihara tanaman dan bunga di sekitar

lingkungan kantor

9. Merawat dan memelihara peralatan

kebersihan yang ada agar terawat dan dapat

digunakan

10. Melayani dan menyediakan minum

pendidik, tenaga kependidikan Sekolah dan tamu

11. Membuat laporan penggunaan bahan baku

minum

12. Menggunakan bahan kebutuhan rumah

tangga untuk keperluan Sekolah

13. Menggunakan inventaris Sekolah hanya

untuk kepentingan Sekolah

14. Merawat dan menyimpan inventaris

peralatan rumah tangga Sekolah

15. Melakukan kontrol tentang ketersediaan air

setiap saat

• Terkondisinya

keamanan lingkungan

kantor dan Sekolah

• Tersedianya sarana

keamanan

• Terkondisnya

keberadaan kunci

lingkungan kantor dan

Sekolah

• Terjaganya

keamanan ruang kelas

setiap hari

• Koordinasi dengan

pimpinan jika ada kejadian

darurat dan mencurigakan

• Terjaganya

kebersihan serta kerapian

ruangan lingkungan kantor

guru, TU dan ruang rapat

lantai atas

• Terjaganya

kebersihan kamar mandi/

WC ruang Kepala Sekolah

setiap hari

• Terpeliharanya

tanaman dan bunga di

sekitar lingkungan kantor

• Terawat dengan

baik peralatan kebersihan

yang ada agar dapat

digunakan

• Tersedianya

minum pendidik, tenaga

kependidikan Sekolah dan

tamu

• Adanya laporan

penggunaan bahan baku

minum

• Tersedianya bahan


DANA

Satuan

Jumlah

(Rp)

Layanan Caraka

/Kurir / Pesuruh

1. Mengantar surat kedinasan

2. Mengambil surat atau dokumen dari Dinas,

Sekolah lain atau instansi lain

3. Membantu T. Kependidikan lain dalam

melakukan transaksi di bank, kantor pos atau

pihak lain

4. Mengirim atau mendistribusikan surat atau

dokumen dari atau kepada pihak luar

5. Membuat laporan pengiriman

• Tersampaikan

Surat kedinasan sampai

tujuan

• Terambilnya surat

atau dokumen dari

Kemenag, Sekolah lain atau

instansi lain

• Terbantunya T.

Kependidikan lain dalam

melakukan transaksi di

bank, kantor pos atau pihak

lain

• Terkirimnya surat

atau dokumen dari atau

kepada pihak luar

• Adanya buku

ekspedisi

Layana

Laboratorium

Melaksanakan Administrasi Laboratorium,

bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan

rincian tugas sebagai berikut :

1. Mencatat / Membukukan barang-barang

laboratorium

2. Menyediakan Buku Penggunaan barang lab

3. Membuat daftar penggunaan laboratorium

4. Melayani kebutuhan alat-alat praktikum

5. Menata, menjaga, dan merawat alat-alat lab

6. Membuat daftar laporan keadaan dan

mutasi alat-alat

7. Membuat daftar kebutuhan bahan pratikum

• Pelayanan

Praktikum siswa berjalan

dengan baik dan lancar


DANA

Satuan

Jumlah

(Rp)

Layanan

Bengkel

1. Membantu guru dalam menyiapkan bahan dan ruang

praktek.

2. Menginventaris dan memelihara / merawat peralatan

dan bahan praktek

3. Memelihara kebersihan ruang praktik dan

lingkungannya

4. Melayani peminjaman alat danbahan praktek

5. melaorkan peralatan dan bahan praktek yang rusak /

hilang kepada kepala instalasi.

6. Memperbaiki kerusakan ringan perlatan praktek

7. Mengadministrasikan penggunaan bahan

praktek

• Kebutuhan Prkatek

Keterampilan terpenuhi

dengan baik

• Terawatnya alat-

alat praktek keterampilan

Batam, 16 Juli 2018

Mengetahui

Kepala Sekolah, Kepala Tata Usaha ,

Adi Saputra, M.Pd Iman Budiman

NIP. 197410162005021011 NIP. 197907142014061009

BAB IV

PEMBIAYAAN

Pembiayaan kegiatan-kegiatan Sekolah pada tahun pelajaran 20../20.. berpedoman pada

ketentuan yang berlaku diantaranya :

1. Pemeliharaan, rehabilitasi, dan pengadaan sarana dan prasarana

2. Peningkatan Pembelajaran

3. Peningkatan kegiatan siswa

4. Dukungan biaya kegiatan personil dan peningkatan kesejahteraan

5. Kegiatan rumah tangga sekolah

Sumber biaya dari seluruh kegiatan tersebut adalah :

1. 1.APBN / DIPA SMAN 1 ...

2. 2.BOSDA Kabupaten ................

3. 3.Komite Sekolah

4. Sumber lain yang tidak mengikat

BAB VI

PENUTUP A. Kesimpulan

Ketatausahaan sangat penting dan strategis dalam penyelenggaraan pendidikan di

Sekolah, sebab bidang tugasnya secara langsung maupun tidak terkait dengan proses

belajar mengajar sebagai jantungnya pelaksanaan kegiatan di Sekolah.

Mengawali tugas urusan ketatausahaan dimulai dengan menyusun program kerja (

perencanaan ), sebab suatu program kegiatan akan terlaksana dengan baik dan optimal

bila dilakukan dengan perencanaan yang baik. Program kerja ini mencakup beberapa

asfek yang secara langsung maupun tidak langsung terkait dengan KETATAUSAHAAN

( proses pembelajaran ).

Secara garis besar program kerja ini berisi antara lain :

1. Keadaan dan Kondisi Pegawai baik PNS maupun PTT

2. Administrasi ketatausahaan meliputi administras kesiswaan, kepegawaian, inventaris,

Perpustakaan surat meyurat, keamanan Sekolah dan laboratorium

3. Program kegiatan, meliputi jenis kegiatan, bentuk kegiatan, terget, waktu

pelaksanaan, pembiayaan dan penanggung jawab.

B. Saran-saran

Dengan dibuatnya program kerja ini, diberharapkan dapat tercapai semua sasaran yang

direncanakan dan betul-betul dapat dijadikan landasan untuk semua staf Tata Usaha, dalam

melaksanakan tugas yang dibebankan sesuai dengan tugas yang diberikan.

C. PENUTUP

Dengan segala kekuarangan dan keterbatasan Program Kerja Tata Usaha SMAN 21

BATAM tahun pelajaran 2018./2019 telah kami susun. Kritik dan saran sangat diharapkan

demi sempurnanya program kerja tahun mendatang.

Program Kerja ini tersusun berkat kerjasama dari berbagai komponen Sekolah,

maka kami mengucapkan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu

terselesaikannya program kerja ini, semoga amal kebaikan ini tercatat sebagai ibadah

Batam, 16 Juli 2018

Kepala Tata Usaha

Iman Budiman

NIP:197907142014061009

Documents

PROGRAM KERJA TATA USAHA SMA N 21 BATAMsman21batam.sch.id/.../10/program-kerja-tata-usaha-sma.pdf · 2018. 10. 24. · Dengan memanjatkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT, Program