PROGRAM

MOBILITI PELAJAR

PEJABAT HAL EHWAL ANTARABANGSA

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA)

UTM

Summer School

Lawatan Akademik

Malaysia-Indonesia-Thailand

(M-I-T) Program

Internship/ Non-

graduating Student

(NGS)

Lain-lain

Malaysia-Indonesia-Thailand

(M-I-T) Program

Summer School

Program

Internship/ Non-

graduating Student

(NGS)

Global Outreach program

KLASIFIKASI PROGRAM

MOLIBITI PELAJAR

DEFINASI PROGRAM MOBILITI PELAJAR

No. Jenis Mobiliti Mobiliti Terlibat

Justifikasi Program Peruntukan Yuran Tempoh Kredit

1. UTM Global Outreach Program

Outbound Satu program pengantarabangsaan yang menggalakkan pelajar UTM untuk melawat universiti di luar negara dan melakukan aktiviti akademik seperti pembentangan kajian, menyertai seminar, program pertukaran budaya, khidmat masyarakat

Disediakan maksimum RM1000

Tiada 7 – 14 hari Tiada

2.

Lawatan Akademik

Inbound Pelajar dari universiti luar negara datang ke mana-mana fakulti di UTM dan menjalani program akademik seperti pembentangan kajian, menyertai seminar, program pertukaran budaya

Tidak disediakan, Dibiayai oleh pelawat

Hostel Maksima 7 hari

Tiada

Samb…

No. Jenis Mobiliti Mobiliti Terlibat

Justifikasi Program Peruntukan Yuran Tempoh Kredit

3. Non-Graduating Student (NGS)

Outbound Pelajar UTM pergi ke universiti luar negara untuk menjalani latihan ilmiah/ latihan industri/ research collaboration

Disediakan Tiada Lebih daripada 2 minggu dan kurang dari 1 semester

Jika Berkaitan

4. Non-Graduating Student (NGS)

Inbound Pelajar universiti luar negara datang ke UTM untuk menjalani latihan ilmiah/ latihan industri/ research collaboration/ lab attachment

Tidak Disediakan. Dibiayai oleh pelajar Hanya pelajar dari Indian Institute of Technology (IIT), India sahaja yang dibiayai RM 4000

Ada 2 minggu hingga 1 tahun kalendar akademik

Ada

5. Study Abroad (Termasuk Program Summer School contoh : M-I-T Program, Harvard Summer School, Hanyang International Summer School)

Outbound Pelajar UTM menjalani program akademik seperti pengajian satu semester atau pengajian pada musim pana (summer school program) di universiti luar negara

Disediakan Bergantung kepada universiti yang disertai

1 bulan hingga 1 tahun kalendar akademik

Ada

CARTA ALIR PROSIDUR

TANGGUNG

JAWAB DOKUMEN

Rujuk 1.1

Rujuk 1.2

Rujuk 1.3

PERMOHONAN KELULUSAN PROGRAM

Permohonan untuk menjalankan program perlu

dikemukakan sekurang-kurangnya 90 hari dari tarikh

program

PERMOHONAN KELULUSAN KELUAR NEGARA/PENAJAAN

PIHAK LUAR

Semua lawatan/program mahasiswa ke luar negara

(termasuk negara-negara ASEAN) hendaklah mendapat

kelulusan Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Mahasiswa &

Alumni).

PERMOHONAN WANG PENDAHULUAN

Pelajar/fakulti yang memohon wang pendahuluan program

hendaklah mengemukakan permohonan ke Pejabat Timb.

Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa)

PEMANTAUAN PROGRAM

Setiap program yang berjalan akan dipantau melalui

penghantaran Laporan Program ke Pejabat Hal Ehwal

Antarabangsa dan Laporan Kewangan ke Pejabat Bendahari

Permohonan keluar

negara :

Jadual KN HEMA

E-form Tuntutan

Permohonan

Pendahuluan Pelbagai /

E-form tuntutan lain-lain

perbelanjaan (Bayaran

Balik Wang) - Sistem

UTMFin

Laporan Program

PERMOHONAN

KELULUSAN

PROGRAM

TAMAT

PERMOHONAN

KELULUSAN

KELUAR

NEGARA.PENAJAAN

PIHAK LUAR

PERMOHONAN PENDAHULUAN DAN

MULA

1.0 PROSIDUR PERMOHONAN PROGRAM MOBILITI MAHASISWA (OUTBOUND)

- UTM Global Outreach Program, Non-Graduating Student (NGS), Study Abroad

PEMANTAUAN PROGRAM

CARTA ALIR PROSIDUR TANGGUNG- JAWAB

DOKUMEN

Permohonan untuk menjalankan program perlu dikemukakan sekurang-kurangnya 90 hari (3 bulan) sebelum program dijalankan bagi membolehkan penganjur mengambil tindakan yang selanjutnya dalam masa yang ditetapkan. 1.1.1 Dekan fakulti menghantar surat permohonan dan kertas kerja program ke Pejabat Hal Ehwal Antarabangsa untuk semakan dan sokongan. 1.1.2 Semakan isi kandungan kertas kerja (senarai nama peserta, butiran program) 1.1.3 Permohonan yang tidak lengkap dipulangkan ke fakulti untuk penambah baikan 1.1.4 Butiran program bagi permohonan yang lengkap akan direkodkan ke dalam sistem international program (iProgram) dan diproses. 1.1.5 Permohonan dimajukan ke Pengurus Mobiliti Pelajar dan Pengarah HEA untuk semakan aktiviti program dan sokongan 1.1.6 Permohonan dimajukan ke Pejabat TNC (Akademik & Antarabangsa) untuk kelulusan program serta peruntukan

Fakulti

HEA

HEA

HEA

HEA

Timbalan Naib Canselor

(Akademik & Antarabangsa)

1) Surat permohonan fakulti 2) Kertas Kerja Proram *Untuk UTM Global Outreach Program, template kertas kerja permohonan. Templete Kertas Kerja *Untuk program lain keluar negara,sila gunakan borang (UTM)OIA-OB1 Letter 1 – Borang permohonan GOP (Sistem iProgram) 1) Contoh 1 –

memenuhi syarat 2) Contoh 2 – Tidak

memenuhi syarat Surat kelulusan program Contoh Surat kelulusan

HEA

1.1 PROSIDUR PERMOHONAN KELULUSAN PROGRAM MOBILITI MAHASISWA

- UTM Global Outreach Program, Non-Graduating Student (NGS), Study Abroad

MULA

Permohonan kelulusan program serta peruntukan ke Timbalan Naib Canselor

(Akademik & Antarabangsa) melalui Pejabat Hal Ehwal Antarabangsa

Pengrekodan permohonan yang diterima dalam iprogram

Semakan dan sokongan Pengurus Mobiliti dan Pengarah HEA

Semak nama

pelajar. Lengkap?

TIDAK

YA

Kelulusan Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa)

TAMAT

Semak aktiviti

program. Lengkap?

TIDAK

YA

HEMA

1.2 PROSIDUR PERMOHONAN KELULUSAN KELUAR NEGARA BAGI PROGRAM MOBILITI PELAJAR

- UTM Global Outreach Program, Non-Graduating Student (NGS), Study Abroad

CARTA ALIR PROSIDUR TANGGUNG- JAWAB

DOKUMEN

Semua lawatan/program mahasiswa ke luar negara (termasuk negara-negara ASEAN) hendaklah mendapat kelulusan Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Mahasiswa & Alumni). Semua permohonan perlu dikemukakan melalui Pejabat Timbalan Naib Canselor (HEM & A) sekurang-kurangnya 2 bulan sebelum tarikh bermula program; 1.2.1 Sediakan surat kepada Naib Canselor melalui TNC (HEM &A) dengan menyatakan perkara: a) Kebenaran lawatan ke luar negara b) Kebenaran menjalankan latihan praktikal c) Kebenaran menghadiri kuliah di universiti luar negara (Study Abroad) 1.2.2 Surat permohonan disertakan dengan salinan kertas kerja dan Jadual KN(HEMA) yang telah lengkap diisi oleh mahasiswa serta surat kelulusan program 1.2.3 Permohonan yang tidak lengkap akan dikembalikan semula ke fakulti/ penganjur untuk penambah baikan 1.2.4 Permohonan yang lengkap akan diproses oleh Pejabat TNC (HEM &A) untuk kelulusan.

Fakulti / Penganjur

Pejabat TNC (HEM & A) Pejabat TNC (HEM & A)

1) Surat permohonan 2) Salinan Kertas Kerja 3) Jadual KN (HEMA) Lampiran B 4) Senarai peserta lawatan/ program 5) Surat Kelulusan Program dari Pej.TNC AA Surat kelulusan program ke luar negara

MULA

Permohonan kelulusan keluar negara mahasiwa kepada Timbalan

Naib Canselor (Hal Ehwal Mahasiswa & Alumni)

Semakan. Lengkap?

Kelulusan oleh Y. Bhg. Timbalan Naib Canselor (HEM&A)

TAMAT

TIDAK

YA

CARTA ALIR PROSIDUR TANGGUNG- JAWAB

DOKUMEN

Penganjur perlu membuat permohonan wang pendahuluan program ke Pejabat TNCAA selepas mendapatkan surat kelulusan program. Permohonan boleh dikemukakan sekurang 1.3.1 Pegawai Pengiring perlu membuat tuntutan wang pendahuluan melalui portal UTMFin UTM dengan memasukkan butiran program pada borang 1.3.2 Borang permohonan yang lengkap diisi dikemukakan ke Pejabat TNCAA untuk pendaftaran dan kelulusan Pegawai 1.3.3 Pejabat TNCAA akan mengemukakan permohonan ke Pejabat Bendahari untuk diproses 1.3.4 Cek akan dikeluarkan atas nama Pegawai pengiring (pemohon) dan cek akan di tunaikan

Pegawai Pengiring

Pejabat TNCAA Pejabat TNCAA Pejabat Bendahari/ Pegawai Pengiring

Dokumen –dokumen bagi permohonan wang pendahuluan

1) E-form tuntutan pendahuluan pelbagai dalam portal UTMFin 2) Surat kelulusan program

1.3 PROSIDUR PERMOHONAN PENDAHULUAN PROGRAM

- UTM Global Outreach Program, Non-Graduating Student (NGS), Study Abroad

MULA

Permohonan wang pendahuluan ke Pej. TNCAA melalui e-from

tuntutan kewangan UTMFin

Permohonan diproses ke Pej. Bendahari

Urusan mentunaikan cek, pembelian tiket dan lain-lain

TAMAT

CARTA ALIR PROSIDUR TANGGUNG- JAWAB

DOKUMEN

***Selepas tamat program Penganjur perlu menghantar Laporan Program dan laporan Kewangan selepas 14 hari dari tarikh program berjalan 1.4.1 Selepas tamat program dan kembali ke UTM, penganjur diwajibkan untuk menyediakan laporan 1.4.2 Laporan kewangan dikemukakan ke Pej. Bendahari untuk penyelarasan dan tutup akaun 1.4.3 Laporan program perlu dikemukakan ke Pejabat HEA untuk pengrekodan dan dinaik turun ke dalam laman web 1.4.4 Sijil penyertaan akan diberikan kepada penganjur yang menghantar laporan program ke Pejabat HEA

Pegawai Pengiring

Fakulti Fakulti/ Pej. Bendahari Fakulti/ Pejabat HEA

Pejabat HEA

1.4.2 : 1) Laporan kewangan 2) Resit dan bukti pembelian yang telah disahkan 1.4.3 : 1) Laporan program (hardcopy dan softcopy di dalam CD) Format laporan Lampiran C1 & C2 1.4.4 Contoh Sijil GOP

1.4 PEMANTAUAN SELEPAS PROGRAM TAMAT

- UTM Global Outreach Program, Non-Graduating Student (NGS), Study Abroad

MULA

Pelaporan program

TAMAT

Pelaporan program/ aktiviti

sebenar dijalankan

Laporan kewangan kepada Pej.

Bendahari untuk penyelarasan

kewangan dan tutup akaun

1.4 PEMANTAUAN PROGRAM Perlaksanaan Program GOP oleh pelajar dan pengiring

Sijil Pelajar

CARTA ALIR PROSIDUR TANGGUNG- JAWAB

DOKUMEN

Rujuk 2.1 Rujuk 2.2

Program Pelajar Tanpa Ijazah (NGS) termasuklah program-program seperti

internship,lab-attachment,one-two semester abroad dan student exchange

Semua permohonan pelajar dari universiti luar negara yang ingin belajar di

UTM perlu melalui pejabat Hal Ehwal Antarabangsa (HEA)

PERMOHONAN

Permohonan hendaklah dibuat selewat-lewatnya 2 bulan sebelum ketibaan

pelajar. Surat tawaran akan dikeluarkan kepada pemohon setelah proses

permohonan tamat

SELEPAS KETIBAAN PELAJAR

Pelajar NGS yang tiba di UTM perlu melalui proses pendaftaran yang telah

ditetapkan termasuklah perlu membuat pembayaran yuran dan perlu

menyediakan laporan untuk dihantar ke Pejabat Hal Ehwal Antarabangsa

(HEA)

2.0 PROSIDUR PERMOHONAN MENERIMA PELAJAR TANPA IJAZAH/

NON-GRADUATING STUDENT (NGS) - INBOUND

MULA

MULA

•Permohonan dari fakulti •Permohonan dari universiti

luar negara/ pelajar

Prosidur selepas ketibaan pelajar

2.1 PROSIDUR MENERIMA PERMOHONAN DARI FAKULTI BAGI PELAJAR TANPA IJAZAH/

NON-GRADUATING STUDENT (NGS) - INBOUND

CARTA ALIR PROSIDUR TANGGUNG- JAWAB

DOKUMEN

PERMOHONAN DARI FAKULTI

Prosedur 2.1 terpakai bagi permohonan yang dikemukakan oleh pihak

fakulti apabila pihak fakulti menerima permohonan terus daripada universiti

luar negara/ pelajar

2.1.1 Pihak fakulti yang telah menerima permohonan terus daripada

pelajar, perlu mengemukakan permohonan ke Pejabat Hal Ehwal

Antarabangsa (HEA) selewat-lewatnya dua bulan sebelum kedatangan

pelajar

2.1.2 Pejabat HEA akan menyemak status pelajar. Permohonan bagi

pelajar pasca-ijazah (PG) akan dimajukan ke Sekolah Pengajian Siswazah

(SPS) untuk pemprosesan

2.1.3 Permohonan pelajar pra-ijazah (UG) akan disemak dan diproses

oleh HEA. Maklumat yang tidak lengkap dimohon dari fakulti

2.1.4 Permohonan yang lengkap akan melalui proses permohonan no.

matrik dari Bahagian pengurusan Akademik (BPA) dan permohonan kolej

kediaman di Pejabat Hal Ehwal Mahasiswa & Alumni (HEM&A)

2.1.5 Nombor matrik yang diterima digunakan untuk penyediaan surat

tawaran dan maklum balas permohonan kolej kediaman dari Pejabat

HEM&A dimaklumkan ke fakulti.

2.1.6 Surat tawaran disediakan dan diedarkan kepada pelajar dan fakulti

Tamat proses permohonan

Fakulti

HEA

HEA

HEA

HEA

HEA

1) Surat

permohonan

2) Borang

permohonan

UTM (OIA)-

1B1

MULA

Permohonan

Status Pelajar?

SPS

Lengkap?

Mohon data dari fakulti

Terima Data

Lengkap?

Permohonan No. Matrik

Terima No. Matrik dari BPA

Surat Tawaran

Edar Surat Tawaran

Permohonan Kolej Kediaman

Kelulusan Pej. HEMA

Maklum pada fakulti

TAMAT

TIDAK

TIDAK

UG

PG

2.2 PROSIDUR PERMOHONAN DARI UNIVERSITI LUAR NEGARA/

INSTITUSI BAGI PELAJAR NGS - INBOUND

CARTA ALIR PROSIDUR TANGGUNG- JAWAB

DOKUMEN

PERMOHONAN DARI UNIVERSITI/ INTITUSI LUAR

Prosedur ini terpakai bagi permohonan yang dikemukakan oleh universiti luar negara/ pelajar kepada Pejabat Hal Ehwal Antarabangsa (HEA) 2.2.1 Pejabat Hal Ehwal Antarabangsa (HEA) Menerima permohonan dari universitI luar 2.2.2 Menyemak status pelajar samada Pra-Ijazah (UG) atau Pasca-Ijazah (PG). Permohonan bagi pelajar PG akan dimajukan ke Sekolah Pengajian Siswazah (SPS) untuk diproses. 2.2.3 Menyemak permohonan samada lengkap atau tidak 2.2.4 Mohon maklumat tambahan bagi permohonan yang tidak lengkap dari pemohon 2.2.5 Permohonan yang lengkap akan dimajukan ke fakulti yang bersesuaian dengan pemohon untuk semakan & persetujuan 2.2.6 Menerima maklumbalas fakulti samada menerima atau menolak permohonan

HEA 1) Surat

permohonan

2) Borang

permohonan

UTM (OIA)-

IB1

MULA

Terima Permohonan

Status Pelajar?

SPS

Lengkap?

Mohon data dari fakulti

Terima Data

Lengkap?

Hantar Permohonan ke fakulti

Maklumbalas fakulti

TIDAK

TIDAK

UG

PG

A

CARTA ALIR PROSIDUR TANGGUNG- JAWAB

DOKUMEN

2.2.7 Tamat proses permohonan bagi pemohon yang tidak diterima fakulti. 2.2.8 Permohonan yang diterima akan melalui proses persetujuan tawaran subjek. Fakulti mencadangkan subjek untuk diambil pemohon. HEA menjadi perantara antara pemohon dan fakulti dalam penawaran subjek 2.2.9 Pemohon yang tidak bersetuju dengan subjek yang ditawarkan akan membatalkan permohonan.

2.2.10 Permohonan yang lengkap akan melalui proses

permohonan no. matrik dari Bahagian pengurusan Akademik

(BPA) dan permohonan kolej kediaman di Pejabat Hal Ehwal

Mahasiswa & Alumni (HEM&A)

2.2.11 Nombor matrik yang diterima digunakan untuk

penyediaan surat tawaran dan maklum balas permohonan

kolej kediaman dari Pejabat HEM&A dimaklumkan ke fakulti.

2.2.12 Surat tawaran disediakan dan diedarkan kepada

pelajar dan fakulti

Tamat proses permohonan

HEA/FAKULTI

BPA/ HEMA

HEA

Surat

Tawaran

- Contoh

Surat

Tawaran

A

Terima? TAMAT

Tawaran Subjek

Maklum pemohon

Setuju?

Permohonan No. Matrik

Terima No. Matrik dari BPA

Surat Tawaran

Edar Surat Tawaran

Permohonan Kolej Kediaman

Kelulusan Pej. HEMA

Maklum pada fakulti

TAMAT

TIDAK

YA

TIDAK

YA

Samb…

YA

CARTA ALIR PROSIDUR TANGGUNG- JAWAB

DOKUMEN

PROSIDUR SELEPAS KETIBAAN PELAJAR

2.3.1 Pelajar daftar masuk ke kolej kediaman. Fakulti membantu urusan menyambut ketibaan pelajar 2.3.2 Bagi pelajar PG, pendaftaran perlu dilakukan di Sekolah Pengajian Siswazah (SPS), 2.3.2.1 Bagi pelajar UG, pengaktifan No. ISID di Bahagian Pengurusan AKademik (BPA), dan 2.3.2.2 Bagi pelajar PG, permohonan kad matrik dibuat di SPS dan pelajar PG di Bah. Pengurusan & Pentadbiran Organisasi (BPPO) 2.3.3 Pembayaran yuran di Pej. Bendahari 2.3.5 Pendaftaran pelajar di fakulti 2.3.6 Medical Check-up di Pusat Kesihatan Universiti (jika perlu visa pelajar) 2.3.7 Permohonan visa di Pusat Pelajar Antarabangsa (ISC) jika perlu 2.3.8 Penghantaran laporan program oleh fakulti setelah program tamat 2.3.9 Pengeluaran sijil oleh Pejabat HEA selepas menerima laporan program

Fakulti/

Pelajar

Perlajar/SPS

Pelajar/BPA

Pelajar/Pej.

Bendahari

Pelajar/SPS/

BPPO

Pelajar/Fakulti

Pelajar/ PKU

Pelajar/ISC

Fakulti

HEA

Visa

1)Gambar

4 keping

(latarbelak

ang biru)

2)Salinan

Paspot

(Entrance

Sta,p &

Muka

hadapan)

3)Salinan

surat

tawaran

Laporan

Pogram

1) Sijil

Daftar Masuk Kolej Kediaman

Pembayaran Yuran di Pej. Bendahari

Permohonan Kad Matrik di SPS

Permohonan kad Matrik dari BPPO

TAMAT

TIDAK

UNDEGRADUATE

MULA

POSTGRADUATE

Pendaftran di fakulti

Visa? Medical

Check up

Permohonan Visa di ISC

Program Berjalan

Program Tamat

Laporan dari Fakulti

Sijil Pelajar

YA

2.3 PROSIDUR SELEPAS KETIBAAN PELAJAR NGS

Pengaktifan No. ISID di Pej. BPA