PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Departamento de …

MAN-SIG-06 Versión 01 Aprobado 2021-05-31 | Aprueba: Director de Gestión

Documental

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Departamento de Gestión Documental

MUTUAL SER EPS

2021


Documental

Compilación

Elizet Coneo Rivera

Gerente de Experiencia y Fidelización del Cliente - Mutual SER EPS

María Calderón Quinteto

Director de Gestión Documental

Diseño y diagramación

Omar Montiel Almeida

Auxiliar Multimedia-Mutual SER EPS

-2021-


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TABLA DE CONTENIDO

1. ASPECTOS GENERALES ......................................................................................... 6

1.1 INTRODUCCIÓN ......................................................................................................... 6

1.2 ALCANCE ................................................................................................................... 7

1.3 OBJETIVOS ................................................................................................................ 7

1.4. PÚBLICO AL CUAL ESTÁ DIRIGIDO ........................................................................ 8

1.5. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD ........................................ 9

1.5.1 Normativos .............................................................................................................. 9

1.5.2 Económicos .......................................................................................................... 12

1.5.3 Administrativos ..................................................................................................... 13

1.5.4 Tecnológicos ......................................................................................................... 15

1.5.5 Gestión del cambio ............................................................................................... 17

2. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL ................. 17

2.1 PLANEACION ........................................................................................................... 18

2.2 PRODUCCION .......................................................................................................... 19

2.3 GESTIÓN Y TRÁMITE .............................................................................................. 22

2.4 ORGANIZACION ....................................................................................................... 26

2.5 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES ................................................................... 32

2.6 DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS ........................................................................... 34

2.7 PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO ........................................................................ 38

2.8 VALORACIÓN DOCUMENTAL ................................................................................. 39

3. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD ................................................................. 41

3.1 FASE DE ELABORACIÓN ........................................................................................ 42

3.2 FASE DE EJECUCIÓN Y PUESTA EN MARCHA .................................................... 42

3.3 FASE DE SEGUIMIENTO ......................................................................................... 43


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3.4 FASE DE MEJORA ................................................................................................... 43

4. PROGRAMAS ESPECÍFICOS ................................................................................... 44

4.1 PROGRAMA DE NORMALIZACIÓN DE FORMAS Y FORMULARIOS

ELECTRÓNICOS ............................................................................................................ 44

4.2 PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES .................................. 52

4.3 PROGRAMA DE GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS ......................... 61

4.4 PROGRAMA DE ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS ............................................. 80

4.5 PROGRAMA DE REPROGRAFIA ............................................................................ 86

4.6 PROGRAMA ESPECIFICO DE DOCUMENTOS ESPECIALES ............................... 96

4.7 PROGRAMA ESPECIFICO DE CAPACITACIÓN ................................................... 102

4.8 PROGRAMA ESPECIFICO DE AUDITORÍA Y CONTROL ..................................... 112

5. ARMONIZACIÓN CON LOS PLANES Y SISTEMA DE GESTIÓN .......................... 115

6. CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD ............................................. 119

7. REGISTROS Y ANEXOS ....................................................................................... 120

7.1 ANEXO1. MATRIZ DE ROLES Y RESPONSABILIDADES PROGRAMA DE

GESTIÓN DOCUMENTAL ............................................................................................ 120

7.2 ANEXO 2. ANÁLISIS DEL ENTORNO .................................................................... 121

7.3 ANEXO 3. GLOSARIO DE TERMINOS ................................................................... 124

REFERENCIAS ............................................................................................................. 125


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LISTA DE TABLAS

Tabla 1 Algunas normas de la legislación Archivística Colombiana y de sistemas de gestión aplicables. ............................................................................................................. 9 Tabla 2 Comparativo de integrantes Comité Interno de Archivo. ..................................... 14 Tabla 3 Algunos recursos tecnológicos ............................................................................ 15 Tabla 4 Tabla de priorización de documentos y tiempos en que deben radicarse............ 23 Tabla 5 Cronograma de las fases de implementación del Programa de Gestión Documental. Elaboración propia ...................................................................................... 41 Tabla 6 Metadatos mínimos obligatorios en expediente electrónico ................................ 93 Tabla 7 Documentación y alineación con procesos de gestión documental ................... 116

LISTA DE ILUSTRACIÓNES Ilustración 1. Caracterización subproceso de Gestión Documental .................................... 8 Ilustración 2 Procesos de la gestión documental. Fuente Elaboración propia .................. 18 Ilustración 3 Esquema de resumen para las etapas del ciclo de vida del documento electrónico. ...................................................................................................................... 74 Ilustración 4 Información general de la Organización. Elaboración tomada del Código de Conducta y Buen Gobierno (Mutual SER EPS, 2020) .................................................... 122 Ilustración 5 Mapa de procesos y subprocesos ............................................................. 124


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1. ASPECTOS GENERALES

1.1 INTRODUCCIÓN

Mutual Ser EPS, concibe el Programa de Gestión Documental – PGD en cumplimiento a lo

establecido en la Ley 594 del 2000 (Congreso de Colombia, 2000) en su artículo 21, así

como la Ley 1712 de 2014 (Congreso de Colombia, 2014) en su artículo 15 y el Decreto

1080 de 2015 (Ministerio de Cultura, 2015) en el artículo 2.8.2.5.10, con la finalidad de

implementar un instrumento que logre formular y documentar a corto, mediano y largo plazo

las actividades relacionadas con la Gestión Documental logrando una eficiente

administración de los documentos producidos o recibidos por la Organización,

independiente de su soporte, propendiendo por la conservación y/o preservación de estos

durante su ciclo de vida.

Como parte de la metodología de elaboración se tuvo en cuenta el Diagnóstico Integral de

Archivos, el Formato Autoevaluación de la Función Archivística – AFA e informes de

auditoría para evaluar el estado actual de la Gestión Documental y a partir de su análisis se

identificaron las oportunidades de mejora, se diseñaron estrategias, lineamientos y

programas específicos requeridos que permitan la adopción de estándares y mejores

prácticas que optimicen la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos archivísticos a

la luz de la normativa sobre la materia.

Siguiendo las pautas contenidas en el Manual de implementación de un Programa de

Gestión Documental - PGD (Archivo General de la Nación, 2014c) , se presenta la siguiente

estructura: en el primer capítulo se muestran los aspectos generales del programa tales

como introducción, alcance y objetivos, público al cual va dirigido, y los requerimientos para

el desarrollo de tipo normativo, económico, administrativos y tecnológicos. En el segundo

capítulo se plantean los lineamientos y actividades para los ocho (8) procesos de gestión

documental, En el tercer capítulo se presentan las fases de Implementación y en el capítulo

cuarto la armonización con los planes y sistemas de gestión de la Organización. Además,

se establecen los programas específicos, para aspectos especiales relacionados con los

tipos de información, los sistemas, medios y controles asociados a su gestión y que

permitirán alcanzar las metas y objetivos como parte integral del Programa de Gestión

Documental y su implementación.


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1.2 ALCANCE

El Programa de Gestión Documental, aplica para todos los archivos de gestión y central e

históricos manejados en oficinas de nivel central, regional, municipios y custodiados por

terceros. En este instrumento archivístico se formula y documenta el desarrollo sistemático

de los procesos archivísticos, incluyendo los documentos físicos y electrónicos desde su

producción o recepción hasta su disposición final.

1.3 OBJETIVOS

➢ Objetivo General Elaborar e implementar el Programa de Gestión Documental - PGD, que permita gestionar

la documentación de la Organización en cualquier soporte, desde su origen hasta su

disposición final; con el objeto de facilitar su utilización, acceso, conservación y

preservación a largo plazo, fundamentado en las directrices del Archivo General de la

Nación y la normatividad vigente.

➢ Objetivos específicos Los objetivos del Programa de Gestión Documental – PGD, en Mutual Ser EPS son los

siguientes:

• Diagnosticar el estado de los archivos, la documentación y en general la gestión

documental en la Organización.

• Establecer un instrumento archivístico que formule y documente los procesos de la

gestión documental. para los documentos físicos y electrónicos desde su

producción o recepción hasta su disposición final.

• Definir las metas para la gestión documental alineadas a la planeación estratégica

y articulados con los planes y/o proyectos definidos.

• Estandarizar los procesos de gestión documental a partir de la definición de

políticas, estrategias, procedimientos y lineamientos con el fin de optimizar la

función archivística

• Definir los requerimientos financieros, administrativos y tecnológicos necesarios

para desarrollar las actividades establecidas en este programa.


Documental

• Fomentar una cultura archivística en la Organización con miras a la conservación

y/o preservación de los documentos, en las diferentes fases de archivo.

• Optimizar la gestión documental mediante la implementación de buenas prácticas,

generando un cambio significativo en los procesos al interior de la Organización.

• Definir, desarrollar y ejecutar los Programas Específicos acorde a las necesidades

identificadas, realizando el seguimiento a su implementación.

1.4. PÚBLICO AL CUAL ESTÁ DIRIGIDO

El Programa de Gestión Documental – PGD de Mutual Ser EPS, estará dirigido a la Alta

Dirección quienes son los responsables de formular la planeación estratégica de la

Organización. Los objetivos y lineamientos del PGD están articulados con esta planeación

y con los distintos procesos y subprocesos del Sistema de Gestión de la Calidad – SGC,

los cuales serán parte activa en la aplicación de los lineamientos establecidos, participarán

en la implementación, evaluación y seguimiento a las estrategias y metas que se definen

en el mismo.

En la estructuración del sistema de gestión de la calidad de Mutual SER EPS, el subproceso

de Gestión Documental

, está incluido dentro del proceso de Gestión Integral, en cuya caracterización se identifican

los proveedores y usuarios como grupos de interés, con los cuales se mantiene relación y

que hacen parte del público al cual va dirigido, en la siguiente ilustración se presentan:

Ilustración 1. Caracterización subproceso de Gestión Documental

De igual forma, este instrumento se dirige a los usuarios externos: prestadores de servicios,

afiliados, asociados, aportantes los cuales tienen interacción con la organización conforme

a su naturaleza y deben poder tener acceso a la información de manera ágil y eficiente. así

como, los entes de control en el ejercicio de funciones que lo requieran.

PROVEEDORES PHVA ACTIVIDADES CLAVES SALIDAS ESPERADAS

Direccionamiento Estratégico

Gerencias RegionalesP

Establecimiento de los planes, programas, políticas e

instrumentos archivísticos para la gestión documental.

Planes, programas, políticas e instrumentos

archivísticos

Gestión Documental HAplicación y actualización de tablas de retención y

valoración documental, e instrumentos archivísticos.

Tablas de Retención Documental

Tablas de Valoración Documental

Registro de préstamo y devolución de

documentos

Documentos radicados y distribuidos

Gestión Documental V Verificación del control y disposición de los documentos.Tablas de Retención Documental y Tablas de

Valoración Documental actualizadas

Gestión de la Calidad ALevantamiento de acciones correctivas, controles de riesgos

y acciones de mejora.

Acciones correctivas, controles de riesgos y

acciones de mejora.

SUBPROCESOSENTRADAS REQUERIDAS USUARIOS

Tablas de retención documental

Tablas de valoración documental

Información documentada del SGC

Información de la Organización y sus procesos

GESTIÓN

DOCUMENTAL


archivísticos


archivísticos

Información documentada del proceso

No conformidades, riesgos y oportunidades de

mejora.

Unidad de Planeación

Todos los procesos


Todos los procesos


Todos los procesos

Direccionamiento Estratégico

Todos los procesos


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1.5. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD

Para el desarrollo e implementación del Programa de Gestión Documental de Mutual Ser

EPS, es necesario la articulación de requerimientos normativos, económicos,

administrativos, tecnológicos y de gestión del cambio que permitan una gestión documental

eficiente y transparente, estos se alinean con la situación actual de la Entidad y las

necesidades evidenciadas en el Diagnóstico Integral de Archivos y que forman parte del

Plan de Mejoramiento Archivístico de la Organización.

1.5.1 Normativos

El Programa de Gestión Documental PGD, se desarrolla bajo un amplio marco normativo,

que ”el Archivo General de la Nación a través de su sitio web (www.archivogeneral.gov.co)

ha puesto a disposición de la ciudadanía en general conceptos, definiciones y un

compendio de Legislación y Normatividad Archivística Colombiana” (Archivo General de la

Nación, s. f.-a); en la tabla 1 se destacan algunas normas y sistemas de gestión de

documentos aplicables y anexo 1. se especifica el marco normativo detallado.

Tabla 1 Algunas normas de la legislación Archivística Colombiana y de sistemas de gestión aplicables.

NORMA DESCRIPCIÓN

Ley 594 de 2000

Art. 21. Programas de Gestión Documental. Congreso de Colombia. Las entidades públicas (y las privadas que cumplen funciones públicas art. 2) deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

Ley 1712 de 2014

Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones. Ley de Transparencia y del Derecho del Acceso a la Información Pública Nacional, especialmente en los artículos 12, 13, 15 y 16, señala los lineamientos que deben tener en cuenta las entidades en materia de la función archivística y la gestión documental.

Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. En su Artículo 59 define los principales aspectos sobre el expediente electrónico.

Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”.


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Decreto 2578 de 2012 “Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado”.

Decreto 2482 de 2012 “Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión”.

Decreto 2364 de 2012 “Por medio del cual se reglamenta el artículo 7 de la Ley 527 de 1999, sobre la firma electrónica y se dictan otras disposiciones”.

Decreto 1080 de 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura"

Artículo 2.8.2.5.1.0. Obligatoriedad del Programa de Gestión Documental. Ministerio de Cultura: “Todas las entidades del Estado (y las entidades privadas que cumplen funciones públicas art. 1), deben formular un Programa de Gestión Documental (PGD), a corto, mediano y largo plazo, como parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual”.

Artículo 2.8.2.5.11. “Aprobación del Programa de Gestión Documental: El Programa de Gestión Documental (PGD) debe ser aprobado por el Comité de Desarrollo Administrativo conformado en cada una de las entidades del orden nacional ó el Comité Interno de Archivo en las entidades del Orden territorial. La implementación y el seguimiento es responsabilidad del Área de Archivo de la Entidad en coordinación con la oficina de Control Interno ó quien haga sus veces.”


Artículo 2.8.2.5.11. “El Programa de Gestión Documental (PGD) debe ser publicado en la página web de la respectiva entidad, dentro de los siguientes treinta (30) días posteriores a su aprobación por parte del Comité Interno de Archivos. Las entidades en sus Programas de Gestión Documental deberán tener en cuenta la protección de la información y los datos personales de conformidad con la Ley 1273 de 2009 y la Ley 1581 de 2012. El Archivo General de la Nación en conjunto con el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, y la delegada de la protección de datos de la Superintendencia de Industria y Comercio, deberán dar las directrices y las políticas para proteger la información y los datos personales que reposan en bases de datos y documentos electrónicos en los Programas de Gestión Documental”.


Artículo 2.8.2.5.13. Elementos del Programa de Gestión Documental. “El Programa de Gestión Documental (PGD) debe obedecer a una estructura normalizada y como mínimo los elementos que se presentan en el Anexo denominado “Programa de Gestión Documental” que hará parte integral de este Decreto. Parágrafo. “El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y cada entidad podrán incluir los elementos adicionales que considere necesarios para facilitar el desarrollo del Programa de Gestión Documental”.


Artículo 2.8.2.5.14. Plan de Capacitación. “Las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, deberán incluir en sus planes anuales de capacitación los recursos necesarios para capacitar en el alcance y desarrollo del PGD, a los funcionarios de los diferentes niveles de la entidad”.


Documental

Acuerdo 042 de 2000 Organización de los archivos de gestión en las entidades públicas, se regula el Inventario Único Documental- FUID.

Acuerdo 048 de 2000

Conservación Integral. Los tratamientos de Conservación Preventiva, Conservación o Restauración deben estar precedidos de la estricta documentación “Conservación de Documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre conservación preventiva.

Acuerdo 49 de 2000 Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos”.

Acuerdo 060 de 2001 Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

Acuerdo 03 de 2013. Por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se adopta y se reglamenta el Comité evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones.

Acuerdo 04 de 2013

Por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 y 2609 de 2012, se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental.

Acuerdo 05 de 2013. Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplan funciones públicas y se dictan otras disposiciones.

Acuerdo 02 de 2014. "Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones"

Acuerdo 06 de 2014 "Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI "Conservación de Documentos" de la Ley 594 de 2000"

Acuerdo 07 de 2014 “Por medio del cual se establecen los lineamientos para la reconstrucción de expedientes y se dictan otras disposiciones”

Acuerdo 08 de 2014.

“Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus parágrafos 1° y 3° de la Ley 594 de 2000”.

Acuerdo 03 de 2015.

“Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 y el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012”


Documental

Acuerdo 04 de 2019.

Por el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro único de Series Documentales – RUSD de las Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas de Valoración

Circular externa AGN 004 de 2010.

Estándares mínimos en procesos de administración de archivos y gestión de documentos electrónicos

Circular externa AGN 002 de 2012.

Adquisición de herramientas tecnológicas de gestión documental.

Circular Externa 05 de 2012 AGN.

Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y Comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa cero papel.

Circular Externa 03 de 2015 AGN.

Directrices para la elaboración de Tablas de Retención documental.

NTC ISO 9001 Sistemas de Gestión de la Calidad - Requisitos.

NTC-ISO 15489-1 Gestión de documentos. Parte 1: Generalidades.

GTC-ISO/TR 15489-2 Guía Técnica Colombiana. Gestión de Documentos. Parte 2 Guía.

NTC-ISO 30300 Sistemas de gestión de registros: fundamentos y vocabulario.

NTC-ISO 30301 Sistemas de gestión de registros: requisitos.

Además, la Organización cuenta con el normograma del sector, en el cual se detallan y

controlan las normas, generadas por diversas entidades, con el fin de realizar vigilancia y

seguimiento de la normatividad aplicable.

1.5.2 Económicos

Mutual Ser EPS asigna los recursos financieros necesarios como parte de su presupuesto

anual. Estos recursos se encuentran enfocados en las necesidades para la administración

de los archivos y las actividades a corto, mediano y largo plazo establecidas con miras a la

optimización de los procesos de Gestión Documental dando cumplimiento a los objetivos,

metas y actividades definidas en el Plan de Mejoramiento Archivístico que hace parte del

PGD.


Documental

1.5.3 Administrativos

Mutual Ser EPS fomenta la cooperación, articulación y coordinación permanente entre sus

dependencias teniendo en cuenta sus funciones, roles y responsabilidades, para

implementar la política de gestión documental que permita mejorar y complementar los

procesos, fortaleciendo el objeto social de la organización, de la siguiente manera:

La Dirección del Departamento de Gestión Documental, se encarga de dar cumplimiento

de la función de “Definir la formulación, aprobación difusión, actualización, seguimiento y

cumplimiento de lo plasmado en documentos estratégicos para la gestión documental en

los planes, programas, políticas e instrumentos archivísticos requeridos en la gestión de los

documentos producidos y recibidos en medio físico y electrónico durante todo su ciclo vital,

acorde con las normas vigentes”.

Además, contribuirá para el uso de buenas prácticas en el manejo de la información, que

se produce o maneja, a través de la ejecución de programas permanentes de inducción y

capacitación relacionados con la gestión documental.

El Departamento de Contraloría interna y Gestión Integral de la Calidad hará el seguimiento

y verificación al cumplimiento de políticas, directrices, lineamientos, procedimientos y

actividades que se establezcan en materia de gestión documental, para el uso adecuado y

control de disponibilidad, acceso, protección, distribución, recuperación, almacenamiento,

preservación, conservación y disposición de la documentación. Además, apoya la

actualización de documentos y formatos e incorporar la política de gestión documental al

modelo integrado de planeación y gestión y da acceso al listado maestro de registros como

insumo fundamental para la elaboración y/o actualización de las tablas de retención

documental.

El Área de Tecnología de la Información deberá asesorar en lo concerniente a la adquisición

tecnológica y a definir los lineamientos para la administración de documentos electrónicos

de archivo y a la manipulación especializada de medios electrónicos dentro de los

parámetros de la gestión documental, de forma que se garanticen el adecuado acceso y

preservación de la información a largo plazo.

La Gerencia de Experiencia y Fidelización del Cliente siendo el nivel directivo o ejecutivo

del más alto nivel jerárquico de quien depende de forma inmediata la gestión documental

se encargará de presidir el Comité Interno de archivo y liderará el desarrollo de la función


Documental

archivística implementando el Programa de Gestión Documental y los demás instrumentos

archivísticos, planes y programas que sean necesarios para dicho fin.

La Junta Directiva mediante REG-TIC-007 COMITE DE SEGURIDAD DE LA

INFORMACION del 1/07/2018 establece la creación del Comité de Seguridad de la

Información. Posteriormente, teniendo la naturaleza jurídica privada de Mutual SER EPS y

que las referidas normas son utilizadas como referencia para el cumplimiento de lo

dispuesto por el artículo 2.8.2.3.1 del Decreto número 1080 de 2015, se hace necesario

que la empresa disponga de un órgano institucional que cumpla las funciones referidas a

Ley 1712 de 2014 y los temas archivísticos se presenta el 2020-11-30, actualización del

anterior reglamento, para que el Comité de Seguridad de la Información sesione como

Comité Interno de archivo como está definido en el inciso 10 de su reglamento “Actuar como

Comité Interno de Archivo para definir políticas, programas, procedimientos, toma de

decisiones relacionadas con los procesos administrativos y técnicos de la gestión

documental de la Organización” (Mutual SER EPS, 2020b). Por lo anterior, este Comité

asumirá las funciones del Comité Interno de Archivo definidas en el Decreto 1080 de 2015

artículo 2.8.2.1.16. Con los cargos o funciones similares al interior de la organización como

se muestra en el siguiente cuadro comparativo.

Tabla 2 Comparativo de integrantes Comité Interno de Archivo.

INTEGRANTES DECRETO 1080 DE 2015 EQUIVALENTE MUTUAL SER

EPS

El funcionario del nivel directivo o ejecutivo del más alto nivel jerárquico de quien dependa de forma inmediata el Archivo de la entidad (secretaria general a Subdirector Administrativo, entre otros), o su delegado, quien lo presidirá;

Gerente de Experiencia y Fidelización del Cliente

El jefe o responsable del Archivo o del Sistema de Archivos de la entidad, quien actuará como secretario técnico.

Director Departamento de Gestión Documental

El jefe de la Oficina Jurídica; Director Jurídico

El jefe de la Oficina de Planeación o la dependencia equivalente;

El jefe o responsable del área de Sistemas o de Tecnologías de la Información.

Gerente de Tecnología de la Información

El jefe del área bajo cuya responsabilidad se encuentre el sistema integrado de gestión. Gestión Integral de la Calidad


Documental

El jefe de la Oficina de Control Interno, quien tendrá voz, pero no voto, o quien haga sus veces. Contraloría Interna

Podrán asistir como invitados, con voz, pero sin voto, funcionarios o particulares que puedan hacer aportes en los asuntos tratados en el Comité (funcionario de otras dependencias de la entidad, especialistas, historiadores o usuarios externos entre otros).

Invitados según sea el caso

Con la finalidad de establecer los roles y responsabilidades en el proceso de gestión

documental, se diseña la matriz de responsabilidades RACI en la cual se cual detallan las

responsabilidades de las áreas intervinientes (anexo 2).

Entre tanto, para la aprobación de los instrumentos archivísticos, se acude a los estipulado

en el artículo 9 del acuerdo de 2019: “En los casos en los que la entidad no cuente con el

Comité que avale las Tablas de Retención Documental – TRD o las Tablas de Valoración

Documental – TVD, por no contar taxativamente con los cargos que integran dicha

instancia, la aprobación se hará por acto administrativo o documento equivalente expedido

por el Representante Legal”.

El Departamento de Gestión del Conocimiento incluirá dentro de su Plan Anual de

Capacitación, los temas relacionados con la función archivística y gestión documental.

1.5.4 Tecnológicos

Mutual Ser EPS, cuenta con recursos tecnológicos que apoyan los procesos de la Organización, tales como: Tabla 3 Algunos recursos tecnológicos

APLICATIVO NOMBRE GENÉRICO RUTA

OneDrive Repositorio corporativo portal.office.com

Alfanet Aplicativo gestión documental automatizado) alfanet.mutualser.org

Sofsin Aplicativo corporativo sofsin.rdp

Zona ser Aplicativo corporativo aplicacioneswebmutualser.com

Oasis Aplicativo corporativo oasis.mutualser.org

Hypersoft Aplicativo corporativo wfl.hypersoft.co


Documental

Cómo parte de sus estrategias de servicio se encuentra implementada la atención virtual

que comprende todo tipo de interacción en la que el usuario no debe desplazarse a la oficina

y cuenta con mecanismos y herramientas de fácil acceso para que los afiliados, aportantes,

prestadores y asociados realicen trámites de forma gratuita ante la entidad a través de

Canales Virtuales y servicios en línea en la página web como:

✓ Agendamiento de citas

✓ Red de atención - Ser Madre e Hijo

✓ Mujer Sana

✓ Consulta tu red

✓ Gestión de medicamentos

✓ Certificación de pagos aportantes

✓ Portabilidad

✓ Encuesta riesgo diabetes

✓ Peticiones, Quejas, Reclamos y Denuncias

✓ Zona Ser Salud

✓ Pagos IPS Circular Externa 008

✓ Red de prestadores de enfermedad renal crónica

✓ Denuncias por corrupción

✓ Derechos y deberes

✓ Red de servicios

✓ Información sobre copagos y cuotas moderadoras

✓ Información sobre programas de gestión del riesgo

✓ Campañas de gestión del riesgo en salud

✓ Red de oficinas

✓ Información sobre afiliación y registro

✓ Autorización de servicios de salud

✓ Novedades de afiliación

✓ Pagos Circular Externa 0017

✓ Convocatorias Laborales Para Asociados

Para apoyar los procesos de Gestión Documental la Organización tiene implementado el

Sistema de Gestión Documental ALFANET, que permite automatizar e integrar los procesos

de radicación, distribución, circularización, tramite, workflow, aplicación de tablas de

retención documental, digitalización archivos activos e inactivos, de acuerdo a normas

legales vigentes, éste sistema involucra los procesos, procedimientos y dependencias que

en el ejercicio de sus funciones generen o reciban documentos electrónicos de archivo, en

este sentido deberá articularse e integrarse con otros sistemas organizacionales al interior


Documental

con base en fundamentos técnicos y normativos propios de los Sistemas de Gestión de

Documentos Electrónicos (SGDE), Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de

Archivo (SGDEA).

Para desarrollar la política de gestión documental Mutual Ser EPS debe establecer la

estructura de los documentos electrónicos de archivo en cuanto a la estructura de contenido

y de administración; para el contenido debe tener en cuenta los aspectos descriptivos,

conceptuales, de relación y control de acceso y para la estructura administrativa la

trazabilidad, conservación, firma, copia y digitalización para expedientes híbridos. La

normalización debe cumplir con las condiciones del documento electrónico de archivo y

expediente electrónico de archivo establecidas por la normatividad vigente.

Por lo anterior, el Departamento de Gestión Documental y la Gerencia de Tecnología de la

Información deberán trabajar de manera articulada y conjunta para garantizar los

requerimientos tecnológicos necesarios conforme a la necesidad de la organización y las

actividades a desarrollar conforme programas y planes definidos.

1.5.5 Gestión del cambio

Este requerimiento se refiere a las actividades que deben ser realizadas para incentivar el

cambio de los funcionarios, proveedores y contratistas, en relación con la Gestión

Documental, para la aceptación y fortalecimiento de los cambios que deben asumirse,

conforme a la modernización de procesos y nuevas tecnologías en lo que respecta la

administración logrando los objetivos que se demandan en la ejecución del PGD.

En este sentido, el Departamento de Gestión Documental en conjunto con la Coordinación

de Gestión del Conocimiento fortalecerá la cultura de la Gestión Documental articulando

estrategias necesarias para sensibilizar y capacitar a los empleados en lo relacionado con

la importancia de la gestión de documentos para salvaguardar la memoria institucional.

2. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Para la definición de los lineamientos del Programa de Gestión Documental se tuvo en

cuenta los resultados del Diagnóstico Integral de Archivo dónde se identificaron las

necesidades y situación actual de los procesos de la Gestión Documental, definidos en el


Documental

Decreto 1080 de 2015 Art.2.8.2.5.9.(Ministerio de Cultura, 2015), los cuales se ilustran a

continuación:

Ilustración 2 Procesos de la gestión documental. Fuente Elaboración propia

2.1 PLANEACION

La planeación documental, tiene como fin definir los planes, programas, políticas e

instrumentos archivísticos requeridos en la gestión de los documentos durante todo su ciclo

vital, acorde con las normas vigentes, ésta contempla la identificación de necesidades y

requerimientos de gestión documental, la definición de los planes, programas, proyectos e

instrumentos archivísticos en gestión documental y se despliega la implementación.

En este sentido, para garantizar el desarrollo de este proceso, deben efectuarse entre otras

actividades las siguientes:

• Armonizar la planeación estratégica y los sistemas de gestión de la Organización

con la Gestión Documental, a través de grupos interdisciplinarios.

• Elaborar los instrumentos archivísticos teniendo en cuenta los requerimientos

técnicos, económicos, normativos o legales, observando el seguimiento y control a

los aspectos relacionados con administración documental y la implementación de

indicadores de gestión que permitan medir su desempeño.


Documental

• Diseñar ó actualizar los procedimientos de Gestión Documental, en el momento que

se requiera siguiendo las directrices para la creación, actualización y control de la

información documentada.

• Formular los reglamentos, planes, programas, proyectos y políticas de la gestión

documental, cuando sea aplicable y conforme al análisis de los resultados del

diagnóstico.

• Presentar las Tablas de Retención Documental ante las entidades externas para

que sean evaluadas y convalidadas, según la normatividad vigente.

• Divulgar y publicar los planes, programas, proyectos o instrumentos y políticas y los

instrumentos archivísticos.

• Realizar seguimiento de los planes, proyectos, programas y políticas de Gestión

Documental, mediante el plan de trabajo para la implementación de los instrumentos

archivísticos.

• Efectuar un análisis encaminado a establecer la necesidad de optimizar y

automatizar los procesos de gestión documental y constituir un Sistema de Gestión

de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA.

• Aplicar las políticas de seguridad de la información y definir las tablas de control de

acceso requeridas para los procesos y procedimientos de la gestión documental.

Programas y documentos específicos relacionados:

• Programa Específico de Normalización de Formas y Formularios Electrónicos.

• Programa Específico de Documentos Vitales o Esenciales.

• Procedimiento PRO-SIG-03_PRO-SIG-03 Planeación de la Gestión Documental.

• Procedimiento PRO-SIG-01 Creación, Actualización y Control de la información

documentada.

2.2 PRODUCCION

El proceso de producción documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño

de formatos y documentos en cumplimiento de sus funciones, los cuales se encuentran

incluidos en las Tablas de Retención Documental – TRD y disponibles en cada uno de los

procesos que se desarrollan en el Sistema de Gestión de Calidad de Mutual Ser EPS.


Documental

De conformidad con lo mencionado en el Art. 2.8.2.5.2.del Decreto 1080 de 2015 del

Ministerio de Cultura, para la aplicación de los lineamientos de la producción documental,

se incluyen los siguientes tipos de información, independientemente del soporte y medio de

registro (análogo o digital) en que se produzcan, y que se conservan en:

a. Documentos de Archivo (físicos y electrónicos).

b. Archivos institucionales (físicos y electrónicos).

c. Sistemas de Información Corporativos.

d. Sistemas de Trabajo Colaborativo.

e. Sistemas de Administración de Documentos.

f. Sistemas de Mensajería Electrónica.

g. Portales, Intranet y Extranet.

h. Sistemas de Bases de Datos.

i. Disco duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video y audio

(análogo o digital), etc.

j. Cintas y medios de soporte (back up o contingencia).

k. Uso de tecnologías en la nube.

Respecto a la Producción Documental, el Departamento de Comunicaciones tiene entre

sus funciones establecer la implementación de las estrategias encaminadas a fortalecer la

imagen corporativa acorde con las políticas y directrices emitidas por la Organización, la

administración de las cuentas corporativas de redes sociales, administrar los contenidos

audiovisuales de las carteleras digitales, ubicadas en las oficinas de atención al usuario de

ciudades capitales, elaborar e implementar el Plan de Comunicaciones, lo que permite

posicionar la imagen corporativa, así mismo, establece el alcance de las comunicaciones a

nivel interno con todos los trabajadores y a nivel externo con usuarios, medios de

comunicación, proveedores de diseño gráfico e impresión de material publicitario,

proveedores de producción audiovisual, de carteleras digitales y todos los que apliquen en

materia de comunicaciones y publicidad.

Mutual Ser EPS cuenta con los procedimientos que regula el registro y distribución de

documentos enviados y recibidos con la finalidad de garantizar la recepción, radicación y

distribución de los documentos recibidos en forma segura, confiable, ágil y eficiente.

En el desarrollo de la Producción Documental, se debe tener en cuenta lo siguiente:


Documental

• Aplicar el procedimiento PRO-SIG-01 Creación, actualización y control de la

información documentada, siguiendo las instrucciones relacionadas con la

estructura, contenido, control, seguimiento y control de cambio, control de

documentos obsoletos y la aprobación de la Información Documentada de

Procesos.

“Cada proceso es responsable de velar porque la información documentada que se

mantiene o conserva en el Sistema de Gestión de la Calidad, se almacena bajo las

condiciones inicialmente definidas, al momento de crear o actualizar un documento.

Para la información documentada que se mantiene (documentos), su medio de

almacenamiento será similar (en la mayoría de los casos) a su medio de distribución,

es decir, la Intramutual. Lo anterior, debido a que son documentos de consulta, con

lineamientos y/o directrices a seguir. “

• Los documentos electrónicos de archivo se producirán en lo posible en el formato

PDF/A para garantizar la preservación a largo plazo y los documentos electrónicos

recibidos serán conservados en su formato original.

• Para la producción de los documentos en soporte papel se recomienda utilizar el

papel bond para la impresión tipográfica, preferiblemente con gramaje entre 75 y 90

g/m²

• Se recomienda emplear impresoras de láser e Inyección. No se recomienda emplear

los sistemas de impresión de matriz de punto para documentos de conservación

permanente.

• Contemplar los procedimientos de conservación y preservación de los documentos

que garanticen la protección y fuerza probatoria.

Programas y documentos específicos relacionados

• Programa Específico de Documentos vitales o Esenciales.

• Programa Específico de Normalización de Formas y Formularios Electrónicos.

• Programa Específico de Reprografía.

• Programa Específico de Gestión de Documentos Electrónicos.

• Procedimiento PRO-SIG-01 Creación, actualización y control de la información

documentada.


Documental

2.3 GESTIÓN Y TRÁMITE

Se define en el Decreto 1080 de 2015 como el “Conjunto actuaciones necesarias para el

registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones,

la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los

documentos, el control y seguimiento a los trámites que el documento hasta la resolución

de los asuntos”(Ministerio de Cultura, 2015).

Este proceso contiene las actividades iniciando con el registro y distribución de los

documentos afines a un trámite, hasta la finalización de una o todas las etapas del mismo

y su incorporación en el expediente correspondiente; además se tienen en cuentan las

particularidades asociadas a la producción documental derivada de cada trámite, la cual se

presenta en los procedimientos de cada área que compone la Organización.

➢ Recepción, registro y distribución de documentos El Departamento de Gestión Documental tiene como responsabilidad controlar el recibo,

distribución de los documentos de externos y para ello cuenta con el Procedimiento de

registro y distribución de documentos recibidos, cuyo objeto es “garantizar la recepción,

radicación y distribución de los documentos recibidos en forma segura, confiable, ágil y

eficiente, contemplando las siguientes definiciones:

• Recepción de documentos: Es el conjunto de actividades de verificación, control y

registro que la empresa realiza para la admisión de los documentos que son

remitidos por una persona jurídica o natural, y que buscan garantizar que los

documentos lleguen a su destinatario y se cumpla la función para la que se

generaron. Contempla recibir los sobres y documentos que lleguen por cualquier

medio y verificar que el destinatario sea la Organización, en el procedimiento se

establecen las responsabilidades por parte de las personas encargadas de esta

labor.

• Distribución de documentos: Actividad por medio de la cual los documentos

recibidos o producidos llegan a su destinatario.

• Comunicaciones oficiales recibidas: son todos los documentos que se reciben

provenientes de terceras entidades, o de otras oficinas de Mutual Ser EPS (regional

o local) localizadas en un lugar diferente.


Documental

Entre las actividades establecidas en el procedimiento PRO-SIG-04 Registro y distribución

de documentos recibidos se debe hacer la clasificación de los documentos recibidos en: no

priorizados y priorizados, de acuerdo con la tabla 4 que se presenta a continuación:

Tabla 4 Tabla de priorización de documentos y tiempos en que deben radicarse

Nº TIPO DE DOCUMENTO

TIEMPO MÁXIMO (Horas hábiles)

NIVEL CENTRAL Y REGIONAL

NIVEL LOCAL

1 Acciones de tutela 1 2

2 Derechos de petición 1 16

3 Documentos de organismos de control y dirección 1 8

4 Documentos de entes territoriales (DADIS, DASALUD, Alcaldías, Secretarías de Salud, etc.)

1 8

5 Embargos 1 2

6 Documentos de procesos jurídicos 1 2

7 Incapacidades y Licencias 4 8

8 Documentos para tramitar por SIAU (Peticiones, Quejas, etc.)

2 16

Todos los documentos que llegan a las oficinas de la Organización se consideran

institucionales, salvo que vengan rotulados como confidencial. En ningún caso, se reciben

documentos de carácter personal.

Acorde con el acuerdo 060 de 2001, que define radicación como “el procedimiento por

medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones

recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el

propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca

la Ley. Los términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el

documento”(Archivo General de la Nación, 2001).

A todos los documentos recibidos se les debe asignar el número de radicación generado

en el aplicativo de gestión documental, que lo identifica y sirve para darle secuencia y


Documental

trazabilidad a las comunicaciones. Para tal efecto, de acuerdo a lo estipulado en el

Procedimiento de registro y distribución de documentos recibidos, se registra la información

requerida en los aplicativos, iniciando con los documentos priorizados, luego se direcciona

a la dependencia que le corresponde el trámite, teniendo en cuenta el asunto y a quien va

dirigido, se asigna en los aplicativos el número consecutivo al documento recibido y se

coloca en el documento recibido el rótulo de radicación o el número del radicado asignado.

Una vez radicada la comunicación oficial, se procede al registro que consiste en el ingreso

de los datos más significativos de la comunicación en la planilla de documento recibido en

el aplicativo de gestión documental automatizado para su control y tramite interno , de

acuerdo al Instructivo para diligenciar control distribución de documentos recibidos, todas

las comunicaciones recibidas o producidas, registran datos tales como: Así mismo, Mutual

Ser EPS cuenta con el PRO-SIG-05 Registro y Distribución de Documentos Enviados, en

el cual especifican las actividades para la distribución de las comunicaciones oficiales

externas producidas por la Entidad con destino a personas naturales, jurídicas, públicas o

privadas mediante el uso adecuado de procedimientos normalizados definidos dentro del

Proceso de Gestión Documental y Normas vigentes. Aplica para todos los documentos de

carácter institucional que se envían a destinatarios internos o externos, teniendo en cuenta

que las comunicaciones oficiales enviadas internas son aquellas que se dirigen entre las

diferentes dependencias de la organización.

La distribución de documentos recibidos y enviados se encuentra documentada en los

procedimientos, y en instructivos para diligenciar Control Distribución de Documentos

Recibidos.

Siguiendo lo estipulado en el acuerdo 060 de 2001 (Archivo General de la Nación, 2001),

se recomienda realizar las siguientes actividades:

• Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe dejar

constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del jefe de la unidad

de correspondencia.

• Los procedimientos para la radicación de comunicaciones, no se podrán reservar

números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o

tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los

documentos que asigna el aplicativo.


Documental

• Todas las unidades de correspondencia informarán el horario de atención al

público en un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos.

De igual forma, se deberán desarrollar las siguientes actividades:

• Todos los documentos recibidos y enviados deberán gestionarse conforme a los

procedimientos aprobados y que se mantienen actualizados en el Sistema de

Gestión de Integrado de Gestión – SGC publicados en

https://intramutual.mutualser.com/sgc/prinicipal.php.

• Realizar control de las comunicaciones oficiales al interior de la organización para

garantizar la oportunidad en las respuestas a nuestros usuarios.

• Atender las solicitudes de información tanto de usuarios internos como externos

de manera ágil, oportuna y transparente en los tiempos señalados en los distintos

procedimientos y conforme a la Ley 1712 de 2014 (Congreso de Colombia, 2014),

Ley de acceso a la información.

➢ Consulta y préstamo de documentos

El Acuerdo 027 de 2006 define la consulta de documentos como el “Acceso a un

documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que

contienen” (Archivo General de la Nación, 2006).

Para la consulta y préstamo de los documentos se deberá tener seguir lo descrito en el

procedimiento PRO-SIG-06 Consulta y Préstamo de Documentos, teniendo en cuenta los

siguientes lineamientos:

• El acceso a los documentos es libre, salvo cuando estos estén bajo reserva legal

o constitucional y cuando comprometa con su divulgación derechos

fundamentales de las personas.

• Todos los trabajadores deben garantizar el respeto de los derechos

fundamentales, especialmente a la honra, buen nombre, intimidad personal y

familiar. Estos documentos reservados y clasificados podrán ser consultados

exclusivamente por las personas y en los términos legalmente establecidos.


Documental

• El servicio de consulta de documentos de Archivo Central, solicitado por usuario

externo, se realizará a través del área responsable de las series a la que

corresponden los expedientes a consultar.

• La salida temporal de documentos físicos fuera de las oficinas sólo procederá para

efectos de: Procesos técnicos, requerimiento judicial o exposiciones debidamente

autorizadas, la firma en el formato de Préstamo Archivo Físico, se utilizará como

evidencia del préstamo.

• Los documentos en préstamo deberán ser devueltos en perfecto estado de

conservación y con los folios completos.

• En caso de que se requiera retirar el documento físico de la carpeta o expediente

para su salida temporal, se deberá reemplazar con el formato de Préstamo Archivo

Físico y el instructivo, indicando que está en préstamo, hasta su devolución.

• Registrar en el sistema de gestión documental todos los préstamos todas las

consultas y préstamos con el fin de tener la trazabilidad y control de los mismos

hasta su devolución.


• Programa Específico de Reprografía.

• Programa Específico de Gestión de Documentos Electrónicos

• PRO-SIG-04 Registro y distribución de documentos recibidos

• PRO-SIG-05 Registro y Distribución de Documentos Enviados

• PRO-SIG-06 Consulta y Préstamo de Documentos

2.4 ORGANIZACION

Se define en el Decreto 1080 de 2015 como el “Conjunto de operaciones para declarar

documento en sistema gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado,

ordenarlo y describirlo adecuadamente” (Ministerio de Cultura, 2015).

Mutual Ser EPS cuenta con los procedimientos que permiten definir los lineamientos para

la organización de los archivos de gestión y central, estos deben realizarse acorde a las

Tabas de retención documental una vez sean convalidadas.


Documental

El proceso de organización comprende las actividades que inician desde la organización de

los documentos producidos y recibidos en los archivos de gestión para su clasificación,

ordenación, descripción en los archivos de gestión y central, contemplando los documentos

en soporte físico y documentos electrónicos de archivo.

En este proceso se establecen las siguientes operaciones técnicas a ejecutar:

Clasificación: La clasificación comprende el conjunto de procesos destinados a la

organización de archivos con el objeto de controlar, recuperar y conservar los documentos

que permita su uso ya sea administrativo, jurídico y científico. En esta se debe identificar la

desarrolladas, se realiza la conformación de expedientes de archivo con de acuerdo con

las series y subseries registradas en la procedencia de los documentos teniendo en cuenta

la estructura orgánica, y las funciones TRD convalidadas.

Las áreas tengan a cargo los archivos de gestión de nivel central, oficinas de municipios y

las regionales organizarán sus documentos teniendo en cuenta el Cuadro de Clasificación

Documental, realizando la conformación de expedientes de archivo de acuerdo con las

series y subseries registradas en las TRD convalidadas.

Separación de los Documentos de Apoyo: Una vez organizado el archivo de la oficina

productora a partir de la implementación de la Tabla de Retención Documental, surgirán

algunos documentos que no es posible ubicar dentro de las series, estos documentos se

denominan como documentos de apoyo, que son aquellos de carácter general y que como

su nombre lo indica sirven únicamente de soporte o apoyo a la gestión del área, pero no se

constituyen como documentos de archivo, estos documentos podrán ser eliminados por el

área en el momento que no sean de su utilidad, sin embargo se dejará constancia mediante

acta de eliminación de los mismos.

Ordenación: De acuerdo con lo definido en el artículo 5 del Acuerdo 02 de 2014

Los expedientes deben crearse a partir de los cuadros de clasificación documental

adoptados por cada entidad y las tablas de retención documental, desde el primer

momento en que se inicia un trámite, actuación o procedimiento hasta la finalización

del mismo, abarcando los documentos que se generen durante la vigencia y

prescripción de las acciones administrativas, fiscales y legales (Archivo General de

la Nación, 2014a)


Documental

Teniendo en cuenta lo anterior, cada área creará y organizará los expedientes de acuerdo

con las series y/o subseries definidas en sus TRD, y dentro del archivo de gestión tendrán

una ubicación que refleje su organización, es decir, destinar un espacio físico para cada

serie y/o subserie.

Para la organización se tendrán en cuenta las siguientes actividades:

• Verificar que los documentos han cumplido su trámite de acuerdo con requisitos

exigidos y en especial las firmas originales.

• Identificar los documentos de apoyo que sirven únicamente de soporte a la gestión

del área, pero no se constituyen como documentos de archivo, por ejemplo:

plegables, tarjetas de invitación, recortes de prensa, catálogos, cuando no hagan

parte de la serie documental.

• Separar los documentos físicamente según cada una de las series documentales

definidas en las TRD.

• Conformar los expedientes en cada una de las unidades de conservación (carpeta,

folder, libro), previamente ordenadas según la TRD de la serie y/o subserie

correspondiente a la dependencia, teniendo en cuenta que se debe hacer tipo libro:

el gancho legajador plástico debe ir en la parte de atrás de la carpeta y los

documentos se deben ingresar con el más reciente en la última posición y el más

antiguo en primera posición.

• Ordenar los documentos dentro de una serie, de acuerdo con la secuencia o

continuidad de producción de los mismos. La documentación debe ser ordenada de

tal forma que el primer documento que aparece al abrir la carpeta tenga la fecha

más antigua. En el caso de unidades documentales que presenten una secuencia

numérica en su producción, se colocan siguiendo dicha secuencia.

• Preparar la documentación retirando el material metálico como clips, ganchos,

legajadores y exceso de ganchos de cosedora, además de otros elementos como

separadores o post-it.

Para los expedientes de series documentales complejas como: los Contratos e Historias

laborales se deberá diligenciar la hoja de control y lista de chequeo, lo cual permitirá el

control de los folios contenidos minimizando la pérdida o incorporación inadecuada de

documentos. Lo anterior, atendiendo lo estipulado en el Acuerdo 005 de 2013 en su

parágrafo del artículo 15 (Archivo General de la Nación, 2013) establece que:


Documental

Es obligación de los responsables de las diferentes oficinas o unidades administrativas

en las entidades públicas, impartir las instrucciones para garantizar la

elaboración y diligenciamiento de la hoja de control durante la etapa activa del

expediente, en la cual se lleve el registro individual de los documentos que lo

conforman. Si se trata de expedientes electrónicos, las entidades deberán

implementar los medios tecnológicos para este registro y control que permitan la

generación de un índice electrónico que asegure la integridad y completitud de

este.

Foliación: en lo relacionado con esta actividad es:

Imprescindible en los procesos de organización archivística, tiene dos finalidades

principales: controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación dada

(carpeta, legajo, etc.) y controlar la calidad, entendida esta última como Respeto al

Principio de Orden Original y la conservación de la integridad de la unidad

documental o unidad archivística. En tanto se cumplan estas finalidades, la foliación

es el respaldo técnico y legal de la gestión administrativa (Archivo General de la

Nación, s. f.-a)

Para esta actividad se deben tener en cuenta los requisitos y procedimientos definidos en

conceptos del Archivo General de la Nación, entre los cuales se destacan los siguientes:

• La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente

clasificada y ordenada. El orden original más común es el orden cronológico. El

número uno (1) corresponde al primer folio del expediente, es decir, al documento

que dio inicio al trámite y en consecuencia corresponde a la fecha más antigua.

• Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie o sub-

serie. En el caso de series documentales simples (Acuerdos, Decretos,

Resoluciones, Circulares), la foliación se ejecutará de manera independiente por

carpeta, tomo o legajo. En el caso de series y/o sub-series documentales complejas

(Contratos, Historias Laborales, Investigaciones Disciplinarias), cada uno de sus

expedientes tendrá una sola foliación de manera continua y si tal expediente se

encuentra distribuido en más de una unidad de conservación (carpeta), la foliación

se ejecutará de forma tal que la segunda sea la continuación de la primera.

• Si existen errores en la foliación, esta se anulará con una línea oblicua, evitando

tachones. Cualquier corrección de la foliación compromete la validez legal

(autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad) de los documentos.


Documental

• Debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda tipo HB o B.

• Se debe numerar de manera consecutiva los folios de la unidad de conservación,

es decir, sin omitir, ni repetir números.

• No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, o bis. En

documentos de archivo que contienen texto por ambas caras (recto y vuelto), se

registrará el número correspondiente, en la cara recta del folio.

• Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio,

en el mismo sentido del texto del documento.

Descripción: En la cartilla lineamientos para descripción documentos archivos, se incluye

la definición dada en el Reglamento General de Archivos (1994): “análisis de los

documentos de archivo o de sus agrupaciones, que se materializa en representaciones que

permitan la identificación, localización y recuperación de la información para la gestión o la

investigación” (Archivo General de la Nación, 2021).

El inventario Documental es el instrumento, que facilita el control y la recuperación de los

documentos, ya que describe de manera exacta las series y/o asuntos que se generan en

la organización en el ejercicio de las funciones. Las áreas emplearán el Formato Único de

Inventario Documental (FUID) de la documentación producida en los archivos de gestión

con el fin de facilitar las consultas al interior de la dependencia, tener control de los

documentos y realizar posteriormente la transferencia primaria.

En el Departamento de Gestión Documental se realizará el recibo, validación y cargue de

inventarios en formato digital (Excel), en los repositorios corporativos para su

almacenamiento y preservación.

Previo al diligenciamiento del FUID, los expedientes o carpetas deberán estar debidamente

identificadas o rotuladas con la siguiente información:

a) Unidad Administrativa: Se debe identificar la unidad administrativa de la cual

depende jerárquicamente.

b) Nombre de la Oficina Productora: Se debe registrar el nombre del área dueña

de la información.

c) Código de serie: Se registra el código de la serie, tal como aparece registrada

en la TRD.

d) Nombre de la serie documental indicado en la Tabla de Retención Documental.


Documental

e) Código subserie: Código registrado en la TRD. correspondiente a la subserie a

identificar.

f) Nombre de la subserie documental indicado en la Tabla de Retención

Documental

g) Descripción de la carpeta: Se debe registrar de forma clara y completa el nombre

asignado a la carpeta por el área productora. De tal forma que facilite su

ubicación.

h) Fechas extremas: Se registran la fecha inicial y final de los documentos que

componen la unidad de conservación.

➢ Organización Documentos electrónicos

La conformación de expedientes electrónicos se realiza a través del aplicativo de gestión

documental automatizado estructurado bajo el esquema de Tablas de Retención

Documental - TRD, y teniendo en cuenta los lineamientos del acuerdo 002 de 2014, que

establece:

• Los expedientes electrónicos de archivo deben crearse a partir de las series

documentales establecidas en los cuadros de clasificación documental adoptados

por cada entidad, desde el primer momento en que se inicia un trámite o

procedimiento hasta la finalización de este.

• Foliación electrónica. Consiste en implementar mecanismos para el foliado de los

documentos electrónicos, de forma que se garantice la integridad y autenticidad del

expediente y los documentos que lo conforman, a partir de los siguientes requisitos:

✓ Debe garantizar el respeto del principio de orden original.

✓ Debe permitir la identificación inequívoca de cada documento del expediente.

✓ Debe permitir asociar los documentos al expediente al cual pertenecen.

✓ Debe permitir diferenciar las copias de un mismo documento electrónico, que en

virtud del trámite se archiven en diferentes expedientes, es decir que cada copia

de un mismo documento debe tener su propio foliado electrónico.

✓ Se debe garantizar la preservación a largo plazo de los datos y metadatos que

conforman un folio electrónico y el expediente en su conjunto.

• Índice electrónico. Implementar mecanismos tecnológicos que permitan llevar un

índice electrónico de sus expedientes electrónicos, el cual deberá:

✓ Permitir la identificación de la totalidad de los documentos que conforman un

expediente.


Documental

✓ Permitir la identificación de la secuencia de los documentos y el orden dentro del

expediente electrónico.

✓ Garantizar la integridad del expediente electrónico y permitir la recuperación de

sus documentos y metadatos.

✓ Garantizar la preservación a largo plazo de los datos y metadatos que conforman

el índice electrónico.

• Identificación y gestión del expediente electrónico de archivo, se deben adoptar las

normas expedidas por el Archivo General de la Nación.

• Descripción documental del expediente electrónico: se deben describir desde su

trámite, teniendo en cuenta las normas internacionales de descripción archivística,

los estándares y normas adoptados por el Archivo General de la Nación y las

políticas sobre interoperabilidad que reglamente el Gobierno Nacional.

• Cierre del expediente electrónico. Se deberá utilizar mecanismos electrónicos

seguros, para garantizar la integridad y autenticidad en el cierre de los expedientes,

tales como estampados de tiempos, firmas digitales, índice electrónico, los cuales

deberán ser preservados en el tiempo; así como otros mecanismos o

procedimientos que se creen en el futuro, de acuerdo con los avances de la

tecnología.


• Programa de Documentos Electrónicos de Archivo

• Programa de Documentos Vitales o esenciales

• Programa de Documentos Especiales

• Tablas de Retención Documental – TRD

2.5 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

El artículo 2.8.2.9.3 del Decreto 1080 de 2015 define la Transferencia documental como el

proceso técnico, administrativo y legal mediante el cual sea los archivos

(transferencia primaria) o a los archivos históricos (transferencia secundaria), los

documentos que de conformidad con las tablas de retención documental han

cumplido su tiempo de retención en la etapa archivo de gestión o de archivo central

respectivamente; implica un cambio en el responsable la tenencia y administración

de os documentos archivo que supone obligaciones del receptor de transferencia,


Documental

quien asume la responsabilidad integral sobre los documentos transferidos

(Ministerio de Cultura, 2015).

Las transferencias documentales se realizan las siguientes actividades:

• El Departamento de Gestión Documental elabora el cronograma de transferencias

primarias, estableciendo con las dependencias las fechas en que realizarán la entrega

de la documentación al archivo central y definiendo los requisitos que deberán

cumplirse para su entrega. Además, se brinda la asesoría y acompañamiento cuando

las áreas así lo requieren.

• Cada dependencia debe diligenciar el formato único de inventario documental (FUID)

en los archivos de gestión para realizar la entrega de los expedientes que han cumplido

los tiempos de retención y deben trasladar al archivo central. Este inventario deberá

remitirse de manera previa por correo electrónico al Departamento de Gestión

Documental para su verificación.

• En la validación de la transferencia al Archivo Central, se comprueba que las series

documentales estén debidamente relacionadas en el Formato Único de Inventario

Documental (FUID), que la documentación a transferir cumpla con los términos de

retención definidos en la Tabla de Retención Documental; que las series documentales

estén debidamente identificadas, ordenadas cronológicamente, foliadas y sin material

abrasivo (ganchos de legajar y ganchos de cosedora). En caso de que no se cumpla

con las condiciones establecidas se realizan las observaciones y notificación al área

correspondiente para subsanar las inconsistencias presentadas fijando una nueva

fecha para la entrega.

• Una vez se cumplen los requisitos el Departamento de Gestión Documental recibe la

documentación y firma el acta de transferencia documental con la oficina productora y

asume la responsabilidad de almacenar, custodiar, conservar y mantener identificada

la ubicación, para facilitar su posterior recuperación y consulta.

• La documentación y expedientes recibidos se deben almacenar en cajas de archivo

X200 o X300, con el objetivo principal de proteger la documentación del polvo, la

contaminación, los cambios bruscos de humedad relativa, temperatura y que sirvan

como barrera frente al agua y el fuego en el caso de un desastre como inundación,

presencia de goteras o incendio. Estas cajas se deben identificar y ubicar sobre

estantes.


Documental






2.6 DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS

El objetivo de este proceso según el Decreto 1080 de 2015 es realizar la “selección de los

documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal,

permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención

documental o en las tablas de valoración documental” (Ministerio de Cultura, 2015). Para

normalizar la disposición final de los documentos se tiene el procedimiento PRO-SIG-07

Disposición Final de Documentos Instructivo y el INS-SIG-01 Elaboración y

Diligenciamiento de TRD.

Los criterios de disposición final son los siguientes:

Eliminación documental: Es la “Actividad resultante de la disposición final señalada en

las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han

perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en

otros soportes” (Archivo General de la Nación, 2006). Esta responsabilidad estará a cargo

del Departamento de Gestión Documental previa aprobación del Comité Interno de Archivo

o de quien desarrolle sus funciones y dando cumplimiento a lo indicado en el Acuerdo 04

de 2019 en su artículo 22 (Archivo General de la Nación, 2019a)que establece entre otros

los siguientes lineamientos:

• La eliminación de documentos se debe llevar a cabo por series y subseries

documentales. Por ningún motivo se pueden eliminar tipos documentales de una serie

o expediente, excepto que se trate de copias idénticas o duplicados.

• Los documentos que puedan eliminarse corresponden a los señalados en las Tablas

de Retención Documental - TRD o Tabla de Valoración Documental – TVD.

• Previamente y por un periodo de sesenta (60) días se deberá publicar en la página

Web, el inventario en el formato único de inventario documental FUID, de los


Documental

documentos que han cumplido su tiempo de retención y que en consecuencia pueden

ser eliminados, de forma que los ciudadanos puedan enviar sus observaciones sobre

este proceso, a los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos o al Archivo

General de la Nación.

• En caso de que la entidad reciba directamente las observaciones por parte de los

ciudadanos, a partir de su radicación contará con treinta (30) días hábiles para solicitar

concepto técnico a los Consejos Territoriales de Archivos o al Archivo General de la

Nación.

• La aprobación de la eliminación de documentos de archivo tanto en soporte físico como

electrónico deberá constar en un acta de eliminación de documentos, la cual suscribirán

el presidente y secretario técnico del Comité Interno de Archivo o quien haga sus veces.

• Las actas de eliminación y el inventario de los documentos que han sido eliminados se

conservarán permanentemente y la Entidad deberá mantenerlos publicados en su sitio

web para consulta.

Además, se deberá mantener el grado de confidencialidad de los documentos durante el

proceso de eliminación. El método más adecuado de disponer en forma segura la

documentación y medios magnéticos a eliminar es la trituración mediante cortes en tiras o

cruzado, cuyo tamaño depende del nivel de protección requerido por la información

contenida en los documentos a destruir. Se debe garantizar la imposibilidad de

reconstrucción de los documentos.

Los documentos de apoyo no se consignarán en la Tabla de Retención Documental de las

dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia,

dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe del área. Acuerdo 042 de 2002

Art. 4 (Archivo General de la Nación, 2001).

Conservación Total:

En el acuerdo 027 de 2006 (Archivo General de la Nación, 2006) se define como “los

documentos que adquiere un valor permanente o secundario, como la cualidad atribuida a

aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben

conservarse en un archivo” (Archivo General de la Nación, 2006).

Los siguientes lineamientos se deben tener en cuenta, para la disposición final de

conservación total:


Documental

• En las Tablas de Retención Documental – TRD se establece los documentos que por

su carácter histórico deberán ser conservados y el procedimiento a seguir. Además, es

importante aclarar que de conformidad con el parágrafo 2, literal b., del artículo 19, de

la Ley 594 del 2000: “los documentos originales que posean valores históricos no

podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante

cualquier medio” (Congreso de Colombia, 2000).

• Los documentos históricos se conservarán en el soporte original, en el caso de que el

soporte de éstos sea físico, se pueden digitalizar con fines de respaldo de la

información y preservación de los soportes originales, en las Tablas de Retención

Documental -TRD las series o subseries que tengan en su disposición final se aplicará

este criterio.

Digitalización:

En el Acuerdo 27 de 2006 se define la digitalización como “la técnica que permite la

reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (soportes,

papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que solo puede leerse o

interpretarse por computador” (Archivo General de la Nación, 2006).

Para el proceso de digitalización se establecen las siguientes consideraciones y

lineamientos:

La digitalización se aplicará a las series y subseries documentales cuyo procedimiento de

“selección” lo requiera y se aplicará para los documentos en soporte papel, cuya muestra

se conservará como testimonio de la ejecución de un trámite o actividad.

De acuerdo con la disposición final definida en las TRD para las series y subseries, según

sea el caso, previamente a la digitalización se realizará la organización de los expedientes,

logrando así la adecuada administración, conservación y consulta de la información, así

mismo, tiene como propósito garantizar la adecuada preservación en su soporte original de

los documentos que constituyen la memoria histórica de la Organización.

Algunos requisitos mínimos a tener en cuenta para la digitalización según la ficha de

digitalización:


Documental

• Realizar proceso de alistamiento verificando que los documentos correspondan al

expediente; que la foliación sea exacta, quitar dobleces y materiales que no hacen

parte de la documentación; eliminar material metálico.

• Para la captura digital se deberá usar un escáner automático teniendo en cuenta

que se recomienda una resolución entre 200 dpi y 600 dpi, conforme al estado de la

documentación.

• Se debe realizar la identificación de las imágenes según la necesidad ya sea por

radicado, expediente documental, subserie y/o serie documental.

• Se debe realizar un control de calidad de las imágenes con el fin de garantizar la

legibilidad e integralidad de la imagen y una la lectura total normal del documento.

• Se recomienda el formato PDF/A para fines de consulta, difusión y preservación.

• Realizar el cargue de las imágenes y la información referencial en el aplicativo de

gestión documental y en los repositorios corporativos con los que cuenta la

organización garantizando con esto el almacenamiento y la preservación de los

documentos digitalizados.

Selección:

En el Acuerdo 27 de 2006 se define la selección como la “disposición final señalada en las

tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central con el fin

de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación

permanente” (Archivo General de la Nación, 2006).

Para la selección se definen los siguientes lineamientos:

• La selección puede aplicarse a documentación que ha perdido su vigencia.

• La selección puede aplicarse a series documentales voluminosas y cuyo contenido

informativo se repite o se encuentra registrado en otras series.

• La selección se aplica a series documentales cuyo valor informativo no amerita su

conservación total, para lo cual se establece en el procedimiento de las Tablas de

Retención Documental – TRD o Tabla de Valoración Documental el tamaño y tipo de

muestreo a realizar de acuerdo con el resultado de la valoración documental.





Documental


• Programa de Reprografía


• Instructivo INS-SIG-01 Elaboración y Diligenciamiento de TRD

• Procedimiento PRO-SIG-07 Disposición Final de Documentos

2.7 PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

Este proceso se define en el acuerdo 006 de 2014 como “Conjunto de acciones y

estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación

en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento. La

preservación a largo plazo aplica al documento electrónico de archivo con su medio

correspondiente en cualquier etapa de su ciclo vital” (Archivo General de la Nación, 2014b)

Para garantizar las características de los documentos a largo plazo se recomienda la

implementación de prácticas normalizadas para el tratamiento de la documentación física y

electrónica, para asegurar la conservación y preservación digital de la información

institucional a largo plazo.

Para contribuir a la conservación y preservación de los documentos independiente de su

soporte la Organización deberá elaborar e implementar el Sistema Integrado de

Conservación – SIC, establecido en el Acuerdo 006 de 2014 (Archivo General de la Nación,

2014b), que estará integrado por el Plan de Preservación Digital a Largo Plazo y el Plan de

Conservación Documental.

Plan de Preservación Digital a Largo Plazo: “Aplica a documentos digitales y/o

electrónicos de archivo”. Por lo cual se deberá revisar en coordinación con el área de

Tecnología y el Departamento de Gestión Documental las acciones, estrategias,

programas, procesos, procedimientos que deberán contemplarse dentro del Plan de

Preservación Digital a largo plazo para salvaguardar la información Digital y/o electrónica

conforme a los tiempos establecidos en las TRD y teniendo en cuenta los tipos de

información, formato y soporte.

Además, se deberá tener en cuenta entre otras actividades:


Documental

• Participar en el desarrollo y/o actualización de la Política para la Seguridad de la

Información.

• Definir las especificaciones mínimas para la creación, formatos digitales, metadatos,

uso, mantenimiento, retención, almacenamiento, auditorías, acceso y preservación

de la información.

Plan de Conservación Documental: “Aplica a documentos de archivo creados en medios

físicos y/o análogos” (Archivo General de la Nación, 2014b). Para efectuar una adecuada

conservación documental, se deberá establecer estrategias, programas, procesos y

procedimientos para salvaguardar documentos producidos en soportes físicos según lo

establecido en las Tablas de Retención Documental, se debe realizar las siguientes

actividades:

• Elaborar el Plan de Conservación Documental, definiendo los programas de

conservación preventiva, tales como, capacitación y sensibilización, inspección y

mantenimiento de almacenamiento e instalaciones, saneamiento ambiental, monitoreo

de condiciones ambientales, almacenamiento y re-almacenamiento, Prevención de

emergencias y atención de desastres.


El procedimiento está relacionado con los siguientes documentos Mutual Ser EPS:

• Programa Específico de Documentos Vitales o Esenciales

• Programa específico de gestión de documentos electrónicos

• Programa específico de documentos especiales

• Programa de reprografía

• Tablas de Retención Documental – TRD.

2.8 VALORACIÓN DOCUMENTAL

En el Decreto 1080 de 2015 artículo 2.8.2.9.3. La valoración documental se define como el

“Proceso permanente y continuo, que inicia desde planificación de los documentos y por

medio del cual se determinan los valores primarios (para la administración) y secundarios

(para la sociedad) de los documentos, con el fin establecer su permanencia en las diferentes


Documental

fases de archivo y determinar su disposición final (conservación temporal o permanente)”

(Ministerio de Cultura, 2015).

El proceso de valoración debe contemplar los siguientes lineamientos contenidos en el

Manual de Implementación de un Programa de Gestión Documental (Archivo General de

la Nación, 2014c):

• Evaluar las características de la diplomática documental y las condiciones técnicas

de producción de los documentos físicos y electrónicos para decidir su conservación

total.

• Analizar los documentos que informan sobre el desarrollo, estructura,

procedimientos y políticas para determinar los criterios de valoración.

• Revisar la producción documental de las áreas en términos cuantitativos y

cualitativos para identificar los documentos que tienen alores primarios y

secundarios.

• Tener en cuenta el contexto funcional, social, cultural, y normativo de la entidad para

definir los valores primarios y secundarios de los documentos físicos y electrónicos

de archivo.

• Tener en cuenta la frecuencia de uso y consulta de los documentos y el impacto que

pueda generar en la investigación sobra la historia institucional como base para

determinar los valores secundarios de los documentos.

• De acuerdo con lo estipulado en la Circular Externa 003 de 2015 Archivo General

de la Nación numeral 5, se deberán conservar permanentemente, en su formato

original, las series documentales de carácter misional que posean las siguientes

características:

✓ Documentos que tienen valor permanente, es decir, los que por disposición legal

o por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, también

corresponden a series documentales de carácter misional (correspondientes a

la razón de ser de la entidad).

✓ Documentos que puedan dar evidencia sobre el desarrollo, social, cultural,

económico, científico o de infraestructura del país.

✓ Expedientes que contienen información sobre decisiones del sector de salud que

afectan la gestión de la entidad por lo que adquieren valor histórico.

✓ Expedientes que contienen información sobre decisiones de tipo administrativo

que afectan la gestión de la entidad por lo que adquieren valor histórico.


Documental

✓ Los documentos que evidencian la aprobación de normas o reglamentan la

operación de la entidad.

✓ Los documentos contengan información sobre la historia de la entidad.

✓ Documentación que contiene información sobre decisiones de tipo

administrativo que afectan la gestión de la entidad o que brindan información

sobre los resultados obtenidos por la misma.

✓ Series resultantes de procesos de muestreo estadístico (selección archivística).

En consecuencia, de lo anterior se deben realizar procesos de valoración documental para

todas las series, conforme a las mejores prácticas archivísticas y de acuerdo con los

lineamientos del Archivo General de la Nación, según criterios técnicos adecuados, para

garantizar la conservación del patrimonio documental.

Es importante tener presente que se deberán elaborar las Tablas de Valoración

Documental – TVD identificando los valores primarios y secundarios del acervo

documental, que conforman los fondos documentales generados o producidos antes

de la elaboración de las TRD, teniendo en cuenta los fondos identificados: Mutual

Montes de María, Coemsosatur - Amuvar 2000 y Mutual Ser EPS.


• Programa Específico de Documentos Vitales o Esenciales

• Tablas de Retención Documental - TRD

3. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD

Siguiendo los lineamientos dados en el Manual de implementación de un Programa de

Gestión Documental (Archivo General de la Nación, 2014c), las fases para la elaboración,

puesta en marcha y mantenimiento del Programa de Gestión Documental de Mutual SER

EPS, costa de 4 fases basadas en el ciclo PHVA, las cuales se desarrollaran conforme al

cronograma que se describe a continuación:

Tabla 5 Cronograma de las fases de implementación del Programa de Gestión Documental. Elaboración propia


Documental

3.1 FASE DE ELABORACIÓN

A partir del análisis de la Organización y de su entorno el Diagnóstico Integral de Archivo y el Formato de Autoevaluación Archivística – AFA, cómo insumo para la elaboración del PGD, se definen los requisitos, necesidades en materia archivística, así como las condiciones y recursos para realizar la implementación del Programa de Gestión Documental – PGD.

3.2 FASE DE EJECUCIÓN Y PUESTA EN MARCHA

Comprende el desarrollo de actividades y estrategias que garanticen el éxito de la

implementación del PGD en la Organización, para lo cual Mutual Ser, ejecutará las


Documental

actividades identificadas para la adecuada administración de los documentos,

respondiendo a sus necesidades y a su estructura organizacional.

El documento correspondiente a esta fase es el cronograma de Implementación del PGD

en el cual se incluye las actividades planteadas en el Plan de Mejoramiento Archivístico.

3.3 FASE DE SEGUIMIENTO

El seguimiento contempla realizar revisiones continuas con el fin de establecer estrategias

o direccionamiento de las actividades correspondientes, adicionalmente de aprobar y

proponer ajustes que obtengan la mejora sobre los procesos.

La Dirección del Departamento de Gestión Documental, como responsable en la

implementación del PGD, en coordinación con Contraloría Interna harán monitoreo y

evaluación permanente del PGD, el cual se verá reflejado en el levantamiento de acciones

preventivas y correctivas.

Los documentos correspondientes a esta fase son el Plan de Auditorias para cada vigencia

y el informe de auditorías elaborado por el Auditor Líder.

3.4 FASE DE MEJORA

La mejora continua es el cierre del ciclo, ya que esta actividad se realiza constantemente

para obtener alta eficiencia en el manejo de su información.

En esta fase se promoverá el desarrollo y aplicación de acciones correctivas, preventivas y

de mejora, resultantes de la evaluación de la gestión documental y de los procesos de

revisión, auditoria, recomendaciones y rendición de cuentas, entre otros.

El documento correspondiente a esta fase corresponde al plan de trabajo orientado a

levantar acciones correctivas, de control de riesgos, de mejora en los procesos de gestión

documental para corregir los hallazgos presentados en el informe de auditoría que permitan

eliminar las causas de los hallazgos, garantizar la mejora continua de los procesos y

aumentar su desempeño.


Documental

En esta fase se realizarán los ajustes o actualizaciones que requiera el PGD, según las

necesidades que puedan ir surgiendo conforme a las observaciones o acciones que se

deben desarrollar.

4. PROGRAMAS ESPECÍFICOS

Mutual Ser EPS, para soportar el Programa de Gestión Documental – PGD, de la

Organización adoptará los programas señalados a continuación los cuales se irán

implementando de manera escalonado según se indica en los cronogramas que se

especifican en cada Programa.

4.1 PROGRAMA DE NORMALIZACIÓN DE FORMAS Y FORMULARIOS

ELECTRÓNICOS

4.1.1 Propósito

Definir los lineamientos que se deben tener en cuenta en la producción e implementación

de formas, formatos y formularios de documentos electrónicos, de forma controlada y que

garantice la fiabilidad y autenticidad, facilitando su recuperación para posterior consulta en

procura de la eficiencia administrativa.

4.1. 2 objetivos

• Normalizar la producción de formas, formatos y formularios electrónicos para que

sean creados de manera común y uniforme.

• Estimular el uso de las tecnologías de la información para la administración y

tratamiento de formas y formularios electrónicos en todas las dependencias de

Mutual Ser.

• Establecer los lineamientos para que los documentos electrónicos generados

cuenten con valor probatorio para la entidad cumpliendo con los principios de:

autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad.


Documental

4.1.3 Justificación

En este programa se establecen los lineamientos encaminados a que la producción de

formas, formatos y formularios electrónicos se realice cumpliendo con las características de

tener un contenido estable, forma documental fija y se respete en los documentos

electrónicos la aplicación análoga de los principios de la archivística implementados

tradicionalmente a los soportes físicos, conforme con el decreto 1080 de 2015. Esto permite

tener los documentos codificados, nombrarlos de manera uniforme para facilitar su

identificación, su diligenciamiento y que sean administrados acorde con las normas

archivísticas.

El uso de formas, formatos y formularios electrónicos permitirá la recolección y análisis de información, mejorando de esta manera los procesos de la organización, precisando los parámetros y aspectos que permitan el control y preservación de la información, la integración y uso de las tecnologías de la información, la racionalización de trámites y la implementación de mejores prácticas en la organización. 4.1.4 Alcance

Este programa aplica a todos los documentos producidos e implementados mediante formatos, formas y formularios electrónicos, contemplando las Políticas de Seguridad de la Información definidas por Mutual Ser. 4.1.5 Beneficios

• Garantizar que los documentos electrónicos generados cuenten con valor probatorio para la entidad cumpliendo con los principios de: autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad.

• Propiciar la implementación, estandarización, racionalización y control de las formas, formatos y formularios electrónicos.

• Impulsar una cultura para la gestión de la información y la documentación electrónica aplicada a las formas, formatos y formularios requeridos en la organización.

• Contribuye a la optimización de la producción documental y la disminución de costos de almacenamiento

4.1.6 Lineamientos Para facilitar la identificación de las formas y formularios electrónicos se parte de los siguientes fundamentos:


Documental

Formulario: “es un documento, ya sea físico o digital, diseñado con el propósito de que el usuario introduzca datos estructurados (nombre, apellidos, dirección, etc.) en las zonas del documento destinadas a ese propósito, para ser almacenados y procesados posteriormente” (Universidad de Murcia, s. f.).

Formulario Electrónico: “Formatos que pueden ser diligenciados por los ciudadanos para realizar trámites en línea. Por ejemplo: Formularios de contacto o Formularios para peticiones, quejas y reclamos” (Archivo General de la Nación, s. f.-b)

Plantilla de Documentos: Documento base sobre el cual se construyen otros documentos respetando su estructura y configuración. Los usuarios pueden ver siempre la versión más actualizada que ha sido normalizada al ver la última plantilla en uso.

Formas: Documento base sobre el cual se construyen otros documentos respetando su estructura y configuración. Los usuarios pueden ver siempre la versión más actualizada que ha sido normalizada al ver la última plantilla en uso.

Las formas, formatos y formularios se encuentran listados en el listado maestro del sistema de gestión de la calidad, las tablas de retención documental y la matriz de inventario de activos de información. Acorde con las condiciones establecidas en el PRO-SIG-01 Creación, Actualización y Control de la Información Documentada, el líder de proceso y responsable de hacer la solicitud debe:

• Identificar la complejidad e interrelaciones de los procesos, para garantizar la pertinencia y efectividad de la información documentada a crear, actualizar, eliminar o controlar.

• Previo al envío o notificación de las solicitudes, el líder del proceso debe evaluar la pertinencia de crear, actualizar o eliminar el documento.

• Notificar por medio de Zona de Servicios, la cual será enviada a la Dirección de Control Interno y Calidad, la necesidad de creación, actualización y/o eliminación de uno o más documentos de su proceso, describiendo el cambio y el motivo, adjuntando la propuesta del documento a crear, actualizar o eliminar (si aplica).

Para la implementación del programa se deberán tener en cuenta las siguientes premisas:

• El diseño de las formas y formularios electrónicos es responsabilidad de los líderes de procesos en Mutual Ser.

• Cada una de las áreas velarán por la publicación de las formas y formularios electrónicos en la ubicación apropiada y que la versión publicada coincida con el registro en el listado maestro de documentos del SIG.


Documental

• Todas las formas y formularios electrónicos producidos en la entidad serán construidos y codificados conforme a los lineamientos establecidos en el Sistema de Gestión de la Calidad.

Al realizar la elaboración y actualización de Tablas de Retención Documental se deben tener en cuenta:

• Seguir la estructura orgánico-funcional de la Organización.

• Respetar el principio archivístico de procedencia y contemplar el ciclo vital de los documentos.

• Revisar los procedimientos existentes y vigentes, para realizar la identificación de las formas, formatos y formularios independientemente de su soporte, con el fin de normalizarlos.

• Incluir todas las tipologías documentales tanto físicas como electrónicas.

• Inclusión de los tipos documentales a las series y subseries documentales de acuerdo con el Cuadro de Clasificación Documental.

• Definir los parámetros o criterios mínimos de metadatos que deben contener las formas, formatos y formulario electrónicos.

• Establecer plazos de conservación y eliminación de las formas, formatos y formularios electrónicos de conformidad con la normatividad archivística definida en la circular externa 003 de 2015 y en el acuerdo 004 de 2019 del AGN.

• No debe realizar ninguna destrucción o modificación de las formas, formatos y formularios electrónicos sin un procedimiento previo de aprobación, para garantizar la conservación de las modificaciones en los documentos, para lo cual deberá tenerse en cuenta la disposición final definida en las TRD. Lineamientos detallados para la implementación de procesos electrónicos – MINTIC, Ítem 10.1.2.

La actualización y modificación de las TRD se debe realizar acorde a lo estipulado en el artículo 23 del acuerdo 004 de 2019, en las siguientes situaciones (Archivo General de la Nación, 2019a):

• Cuando existen cambios en la estructura orgánico funcional.

• Cuando existan cambios en las funciones.

• Cuando la entidad sufra procesos de supresión, fusión, escisión o liquidación.

• Cuando se produzcan cambios en el marco normativo.

• Cuando se transformen tipos documentales físicos en electrónicos.

• Cuando se generen nuevas series y tipos documentales.

• Cuando se hagan cambios en los criterios de valoración, soportes documentales y procedimientos que procedimientos que afecten la producción documental.


Documental

Para que las formas, formatos y formularios tengan valor probatorio se debe tener en cuenta el artículo 12 de la Ley 527 1999 que establece que:

Conservación de los mensajes de datos y documentos. Cuando la ley requiera que ciertos documentos, registros o informaciones sean conservados, ese requisito quedará satisfecho, siempre que se cumplan las siguientes condiciones: 1. Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta. 2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida, y 3. Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento (Congreso de Colombia, 1999).

Para la implementación y evaluación del cumplimiento de requerimientos tecnológicos, administrativos y estratégicos, tener en cuenta los lineamientos dados en la Guía Implementación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo-SGDEA (Archivo General de la Nación, 2020). Este programa debe estar articulado con todos los líderes de los procesos y sus procedimientos. 4.1.7 Metodología Las actividades a desarrollar este programa son los siguientes: ➢ Elaboración y actualización de Tablas de Retención Documental Las tablas de retención documental son un listado en el que se incluye toda la documentación incluyendo las formas, formatos y formularios independientemente de su soporte y se deben mantener las actualizadas, junto con su respectivo Cuadro de Clasificación Documental (CCD). Para su elaboración y actualización teniendo en cuenta las formas, formatos y formularios electrónicos, se deberán considerar las siguientes actividades:

• Recolección de datos tendientes a determinar cuáles formas, formatos y formularios electrónicos producen las unidades administrativas en razón del cumplimiento de sus funciones.

• Estudiar la producción y trámite documental a fin de establecer los tipos documentales que conforman las series y subseries documentales.

• Incluir todas las tipologías documentales tanto físicas como electrónicas en la respectiva serie y subserie documental de acuerdo al trámite generado.


Documental

• Realizar la valoración documental a la luz de su contexto de creación: unidades administrativas u oficinas productoras y funciones que cumplen, tramitación, normatividad asociada.

• Registrar la información producto de las actividades anteriores en el formato de Tablas de Retención Documental — TRD, es decir, las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa u oficina productora, con sus correspondientes tipos documentales, tiempos de retención y disposición final.

• Determinar los tiempos de retención documental y disposición final, debido a los valores primarios y valores secundarios que pueden poseer.

• Aprobar la respectiva TRD por la instancia correspondiente cuyo sustento deberá quedar consignado en el acta del respectivo comité.

• Mantener el Cuadro de Clasificación Documental actualizado, acorde con lo definido en el Acuerdo 004 de 2019 en el artículo 2 como “Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales”(Archivo General de la Nación, 2019a).

➢ Creación y actualización documentación que hace parte del Sistema de Gestión

de Calidad

El procedimiento, para la creación de formas, formatos y formularios electrónicos incluidos en el SGC, se realizará aplicando el PRO-SIG-01 Procedimiento para la Creación, Actualización y Control de la Información Documentada. Las formas, formatos y formularios electrónicos producidos en la Organización serán creados y codificados conforme a los lineamientos establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad y se realizará la actualización de estas formas, formatos y formularios en el listado maestro de documentos y registros, como parte de la articulación con el Sistema de Gestión de la Calidad y de los resultados obtenidos en el levantamiento de las Tablas de Retención Documental.

➢ Implementar en el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos el uso de

plantillas electrónicas

En el documento Lineamientos detallados para la implementación de procesos electrónicos Ítem 9.1.1 (Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, s. f.-b) se define el formato de los documentos electrónicos teniendo en cuenta lo siguiente:

• Estandarización de datos y formatos de almacenamiento son la base para el intercambio de información entre el Workflow y el Sistema de Gestión Documental. Se recomiendan dos tipos de formatos estándar de documentos a ser usados dentro de los flujos de trabajo, los cuales son PDF/A32 para documentos de estricta consulta, y ODF33 para documentos que deban ser consultados y modificados. Se pueden usar otros tipos de formatos que pueden ser adoptados por la entidad como html, xml, ls, para documentos y TIFF, JPG, GIF para imágenes, entre otros, de


Documental

acuerdo a cómo evolucionan las tendencias de adopción de estándares en la industria.

• Lo importante de la estandarización es que se utilice en el entorno transaccional en el entorno transaccional de las aplicaciones que se integran a los flujos de trabajo, y se mantenga en el producto resultado de la creación, consulta o modificación de documentos. Por lo cual es posible adoptar un estándar de amplio uso en el mercado, evitando la integración con estándares de datos privados, que por lo general pueden no tener soporte en las plataformas de Workflow y gestión documental.

Teniendo en cuenta que las plantillas electrónicas hacen parte de los sistemas electrónicos, se deberán tener en cuenta para su creación y gestión, los parámetros contemplados en el Decreto 1080 de 2015 Artículo 2.8.2.7.2, en el cual se define que: Los documentos electrónicos dependen de su estructura lógica más que de la física. Los

documentos generados y gestionados a través de sistemas electrónicos deben tener como mínimo las siguientes características:

• Contenido estable. El contenido del documento no cambia en el tiempo; los cambios deben estar autorizados conforme a reglas establecidas, limitadas y controladas por la entidad, o el administrador del sistema, de forma que, al ser consultado cualquier documento, una misma pregunta, solicitud o interacción genere siempre el mismo resultado.

• Forma documental fija. Se define como la cualidad del documento de archivo que asegura que su contenido permanece completo y sin alteraciones, a lo largo del tiempo, manteniendo la forma original que tuvo durante su creación.

• Vínculo archivístico. Los documentos de archivo están vinculados entre sí, por razones la procedencia, proceso, trámite o función y por lo tanto este vínculo debe mantenerse a lo largo del tiempo, a través de metadatos que reflejen el contenido, el contexto y la estructura tanto del documento como de la agrupación documental a la que pertenece (serie, subserie o expediente).

• Equivalente Funcional. Cuando se requiera que la información conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la información que este contiene es accesible para su posterior consulta.

Del mismo modo para la normalización de formas, formatos y formularios electrónicos, en el marco de lo señalado en el Decreto 1080 de 2015, artículo 2.8.2.6.2. las características para realizar una adecuada de los documentos debe basarse en el desarrollo de las funciones, sus dependencias y funcionarios, así como en la normalización de sus procesos, procedimientos y manuales administrativos, de acuerdo con reglas específicas. Para lograr lo anterior es necesario que los sistemas de gestión de documentos respondan

mínimo a las siguientes características(Ministerio de Cultura, 2015):


Documental

• Conformidad. Los sistemas de información, incluyendo los sistemas de gestión de documentos electrónicos (SGDE), deben respaldar la gestión de la información a partir de los procesos administrativos de las entidades.

• Interoperabilidad. Los sistemas de gestión documental deben permitir la interoperabilidad con los otros sistemas de información, a lo largo del tiempo, basado en el principio de neutralidad tecnológica, el uso de formatos abiertos y estándares nacionales o internacionales adoptados por las autoridades o instancias competentes. Seguridad. Los sistemas de gestión documental deben mantener la información administrativa en un entorno seguro.

• Metadescripción. Se debe procurar la generación de metadatos normalizados, sean manuales o automatizados, desde los mismos sistemas y aplicativos.

• Adición de contenidos. El sistema de gestión documental debe permitir que sean agregados nuevos contenidos a los documentos, en forma de metadatos, sin que se altere la autenticidad, valor evidencial e integridad de los documentos.

• Diseño y funcionamiento. La creación y captura de documentos en el sistema debe ser de fácil manejo para los usuarios, haciéndola tan simple como sea posible.

• Gestión Distribuida. Los sistemas de gestión documental deben ofrecer capacidades para importar y exportar masivamente los documentos (series, subseries y expedientes y metadatos asociados desde y hacia otros sistemas de gestión documental).

• Disponibilidad y acceso. Un sistema de gestión de documentos electrónicos (SGDE) debe asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, accesibilidad, interpretación y comprensión de los documentos electrónicos en su contexto original, así como su capacidad de ser procesados y reutilizados en cualquier momento.

• Neutralidad tecnológica. El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos internacionales competentes e idóneos en la materia, que permitan fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su adopción sea armónica con el desarrollo ambiental sostenible.

4.1.8 Recursos Los recursos necesarios para ejecutar este programa son: Humanos: Asignación del recurso humano encargado de planear, dirigir, coordinar y ejecutar las actividades del programa. Tecnológicos: Hardware y software Financieros: Los recursos están asociados al presupuesto anual asignados a la Gestión Documental.


Documental

4.1.9 Cronograma La Planeación, implementación y seguimiento del programa se incluye en el cronograma general de implementación del PGD

4.2 PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES 4.2.1 Propósito

El Programa está orientado a establecer los lineamientos para proteger los documentos identificados como vitales, asegurando la continuidad del servicio y el cumplimiento del objeto de la Organización, en caso de presentarse un evento de desastre o emergencia (natural o humano). Identificar, seleccionar y proteger la documentación en el evento de desastre de cualquier origen (natural biológico o humano), de tal manera que se asegure la continuidad o funcionamiento de la Entidad, después de dio evento se asegure la recuperación y preservación de los mismos.

4.2.2 Objetivos

• Propender por la preservación de los documentos identificados como vitales ó esenciales, que permiten la continuidad del ejercicio de los procesos de la Organización.

• Ejecutar las copias de respaldo de los documentos vitales para la continuidad del negocio en caso de siniestro.

• Proporcionar las herramientas para la conservación de los documentos significativos para la puesta en marcha de decisiones de la organización.

4.2.3 Justificación

Los documentos Vitales y esenciales se definen en la Circular externa N°001 de 2018 como:

Aquellos que poseen un valor crítico para la entidad, son únicos e irremplazables y por lo tanto requieren de un cuidado especial a la hora de ser conservados y preservados; poseen un valor intrínseco legal, intelectual y económico. Por ejemplo, series como Historia laboral o clínica, o documentos como actas, contratos, nomina, pagarés, registros notariales, recibos de pago de los impuestos, garantías, pólizas de seguros, independientes del formato o forma donde se registra la documentación (Archivo General de la Nación, 2018).

Además, se establece que: “las entidades deben diseñar e implementar el Programa de


Documental

documentos vitales o esenciales el cual está asociado al Programa de Gestión de Documental” (Archivo General de la Nación, 2018). Cumpliendo lo anterior se establece este programa, que le permitirá a la entidad contar con la identificación y garantizar la preservación de los documentos vitales, que hacen parte del acervo documental de Mutual Ser. y que por alguna eventualidad que pudiera materializarse, lograría contar con los documentos para la protección, restitución de derechos, deberes de la organización y de las personas implicadas para poder dar continuidad a las actividades propias del objeto misional de la Organización, lo cual favorece a direccionar una adecuada custodia y resguardo de la misma, que logre minimizar el evento de pérdida, falsificación y modificación de los documentos. Así mismo, se debe armonizar con la implementación de digitalización con fines de contingencia y continuidad del negocio, incluyendo los documentos históricos que sean de vital importancia para la organización, como lo son las Actas de Comités, Resoluciones, Actas de Asamblea de Junta Directiva, entre otros. Este programa incluye los documentos físicos como electrónicos, contenidos en las Tablas de Retención Documental de las dependencias de Mutual Ser.

4.2.4 Alcance

Este programa aplica a todos los documentos identificados como vitales o esenciales, incluyendo archivos físicos y electrónicos, para garantizar su protección, frente a la posibilidad de concretarse una contingencia ó siniestro por un desastre o emergencia (natural o humano). 4.2.5 Beneficios

✓ Se protege, conserva y resguarda la información de vital importancia para el

funcionamiento de la Organización. ✓ Reducción de riesgos por perdida parcial o total de información ✓ Tener disponibilidad de la información vital luego de emergencias inesperadas ✓ Se garantiza la preservación de la memoria histórica

4.2.6 Lineamientos

Para facilitar la identificación de los documentos vitales se parte de las características dadas en el Manual de Implementación de un programa de gestión documental (Archivo General de la Nación, 2014c):

✓ Indispensables para el funcionamiento de la entidad


Documental

✓ Requeridos para la continuidad del trabajo institucional e caso de un siniestro ✓ Necesarios para la reconstrucción de la información que permita reanudar las

actividades y la continuidad del objeto fundamental de la entidad. ✓ Evidencian las obligaciones legales y financieras. ✓ Posean valores permanentes para fines oficiales y de investigación del a

entidad. Para garantizar la continuidad en la prestación de servicios críticos a los afiliados en el momento en que ocurra una interrupción se debe tener en cuenta los lineamientos de los siguientes documentos: GUI-TIC-02 Definición del Plan de Continuidad del Negocio MAN-TIC-04 Plan de Continuidad Tecnológica Acorde con Ley 1712 de 2014, Decreto 103 de 2015 los lineamientos dados por en la guía G2_Politica_General (Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, 2016a), que establece que: “La Entidad debe determinar la clasificación de los activos de información de acuerdo con la criticidad, sensibilidad y reserva de la misma” Adicionalmente, en la Guía para la Gestión y Clasificación de Activos de Información (Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, 2016b) se establece que: Criticidad: Es un cálculo automático que determina el valor general del activo, de acuerdo

con la clasificación de la Información:

• Alta. Activos de información en los cuales la clasificación de la información en dos o todas las propiedades (confidencialidad, integridad, y disponibilidad) es alta.

• Media. Activos de información en los cuales la clasificación de la información es alta en una de sus propiedades (confidencialidad, integridad, y disponibilidad) o al menos una de ellas es de nivel medio.

• Baja. Activos de información en los cuales la clasificación de la información en todos sus niveles es baja.

Todo lo anterior se adopta en la política adoptada en el MAN-TIC-007-4 Manual de Políticas de Seguridad de la Información. Para la elaboración de este programa se toma como referencia normativa

NORMA DESCRIPCIÓN

Ley 1523 de 2012 “Por el cual se adopta la Política Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres y se establece el Sistema


Documental

Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres y se dictan otras disposiciones”.

ISO 22301 de 2012 Seguridad de la sociedad – Sistemas de gestión de la continuidad del negocio – Requisitos.

Acuerdo 50 del 2000 Por el cual se desarrolla el artículo 64 del título VII “conservación de documento”, del Reglamento general de archivos sobre “Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo”

Decreto 1080 de 2015 Artículo 2.8.2.5.10.

Obligatoriedad del programa gestión documental. Todas las entidades del Estado deben formular un Programa Gestión Documental (PGD), a corto, mediano y largo plazo, como parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual.

Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones.

Decreto 103 de 2015 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones.

4.2.7 Metodología

1. Identificación de los documentos vitales y esenciales

Se realizará a través de la Matriz de Inventario y Valoración de Activos de Información, la

cual es actualizada por la Dirección de Control Interno y Calidad, con la información

recolectada en las dependencias por el departamento de gestión documental, para la

elaboración y actualización de las tablas de retención documental.

Para realizar el inventario y calificar la criticidad se debe aplicar el Procedimiento para la

Identificación, Generación y Mantenimiento del Inventario de Activos de Información PRO-

SIG-18, en la cual se describe las actividades para identificar, clasificar, etiquetar y definir

los responsables de los activos de información de la Organización. El inventario debe

actualizarse como mínimo una vez al año y ser avalado por el Comité de Seguridad de la

Información de la Organización.


Documental

Para la clasificación de la Información se debe tener en cuenta los criterios de

Confidencialidad, Integridad, Disponibilidad. Una vez clasificado el activo de información,

se obtiene la criticidad definida en la siguiente tabla:

CRITICIDAD DEFINICIÓN

ALTA Activos de información en los cuales la clasificación de la información en dos (2) o todas las propiedades (confidencialidad, integridad, y disponibilidad) es alta.

MEDIA Activos de información en los cuales la clasificación de la información es alta en una (1) de sus propiedades o al menos una de ellas es de nivel medio.

BAJA Activos de información en los cuales la clasificación de la información en todos sus niveles es baja.

Se resalta que se etiquetarán todos los Activos de Información que estén clasificados según el esquema clasificación en Confidencialidad, Integridad y disponibilidad, acorde con el PRO-SIG-01 CREACION ACTUALIZACION Y CONTROL DE LA DOCUMENTACION, En la Matriz de Inventario y Valoración de Activos de Información se incluye la siguiente información:

• Información Básica del Activo: Identificador, Proceso, Nombre Activo, Descripción / Observaciones (tipo de soporte), Tipo.

• Ubicación del Activo: Física y Electrónica.

• Clasificación del Activo de Información: Confidencialidad, Integridad Disponibilidad de la Información y Valoración del Activo (Justificación y Criticidad).

• Propiedad de los Activos: Propietario y Custodio

• Etiquetado y Manipulado de la Información: Usuarios, Fecha Ingreso del Activo, Fecha Salida del Activo,

• Revisión.

• Etiquetado.

Con el fin de garantizar la correcta identificación, clasificación, conservación y posterior consulta de los documentos vitales o esenciales se plantean las siguientes actividades:


Documental

2. Determinar la manera proteger y conservar la información.

El almacenamiento es el factor más importante que determina la vida útil de los documentos

físicos, digitales y electrónicos y deben ser protegidos de acuerdo a su nivel de seguridad,

de la siguiente manera:

• Por medio del procedimiento PRO-TIC-006-0 Almacenamiento Respaldo y

Restauración de la Información, se especifican los lineamientos para almacenar y

respaldar los datos y aplicaciones de software para su protección contra fallas que

puedan ocurrir; haciendo posible la recuperación de dichas fallas en el menor tiempo

posible, sin pérdida de datos.

• Mutual Ser cuenta con el MAN-TIC-007-1 Plan de Continuidad Tecnológica que

describe las actividades a desarrollar en caso de que se presente un incidente o

interrupción en la infraestructura tecnológica, aplicaciones y base de datos que no

permita garantizar la continuidad del negocio y la GUIA-TIC-007-1 Definición del

Plan de Continuidad del Negocio para garantizar la continuidad en la prestación de

servicios críticos a los afiliados en el momento en que ocurra una interrupción.

• Se realizará la digitalización de los documentos en soporte físico e información

específicamente para la protección de los documentos vitales y se debe aplicar a

los documentos vitales o esenciales contenidos en el inventario de activos de

información, páralo cual se tendrán en cuenta los lineamientos contenidos en el

programa de reprografía.

• La protección para los documentos vitales o esenciales dentro de las instalaciones

de la entidad deben ser resistentes a desastres naturales o humanos diseñados con

el propósito de albergar estos documentos, para lo cual se tendrán en cuenta los

lineamientos contenidos en el programa de archivos descentralizados y el programa

de documentos especiales.

3.Mitigar las situaciones de riesgo que puedan afectar los documentos vitales de la

organización.

La valoración de riesgos, se realizará de acuerdo a la metodología del procedimiento

PRO-SIG-08 Identificación Peligros, Evaluación y Valoración Riesgos. Adicionalmente

se tendrán en cuenta las actividades preventivas con el fin de minimizar el impacto de

un riesgo contenidas en el Acuerdo 50 de 2000 "Por el cual se desarrolla el artículo 64

del título VII "conservación de documentos", del Reglamento general de archivos sobre


Documental

"Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo" artículo

3º-Prevención, dentro de estas se encuentran:

• Identificación y valoración de los posibles riesgos que puedan afectar el material

documental, mediante la siguiente clasificación:

✓ Riesgos provenientes del exterior del edificio.

✓ Riesgos provenientes de la estructura del edificio.

✓ Riesgos debido a la inestabilidad de los materiales que componen los

acervos documentales.

✓ Riesgos por las personas o grupos que tengan como blanco una institución

o algún tipo de material.

• Para la conservación de los documentos vitales o esenciales el riesgo de un

desastre se debe contemplar la combinación de peligros ambientales tales como

la vulnerabilidad de los edificios, de los sistemas mecánicos y del material

documental. Para lo anterior se procederá a:

✓ Identificar los peligros geográficos y climáticos.

✓ Revisar el edificio y el lugar que ocupa, observando el estado del terreno

circundante.

✓ Dentro del edificio, se hará una evaluación de la infraestructura y el estado

de los materiales, los sistemas de servicios como hidráulicos y eléctricos y

los mecanismos de protección contra incendios.

✓ Determinar la vulnerabilidad de los objetos que conforman el material

documental, estableciendo el grado presente y tomando medidas

preventivas.

✓ Evaluar igualmente la fragilidad administrativa y de manejo archivístico

teniendo en cuenta la existencia de algún tipo de seguros, inventarios

documentales y de duplicados que puedan existir dentro o fuera del archivo.

Partiendo de la importancia del material documental, se deberán establecer

prioridades de rescate en caso de incendio o de inundación, fijados por la

valoración de los documentos y teniendo en cuenta que todos los

documentos de un archivo revisten igual relevancia.

4. En caso de materializarse un riesgo que afecte los documentos vitales o esenciales,

se deberán realizar las siguientes actividades:


Documental

• Evaluar los daños en la infraestructura, equipos y archivos para revisar la el

resultado del deterioro

• Revisar el estado de conservación de la información sin omitir ningún documento

• Realizar la respectiva reconstrucción del acervo documental por medio de la

restauración documental.

• Eliminar las causas de los hallazgos negativos reales o potenciales que se

presenten y asignar acciones pertinentes para corregirlas y evitar que vuelvan a

repetirse, teniendo en cuenta el PRO-SIG-17 Análisis de Causas.

5. Para la conservación y restauración de los documentos vitales o esenciales

producidos en soporte papel, se deben realizar las siguientes actividades:

• Identificar los archivos que requieren procesos de restauración y/o conservación contenidos en el inventario de documentos vitales o esenciales.

• Identificar las causas de los deterioros presentes, con el fin de tomar acciones correctivas frente a estos factores (biológicos, físicos, químicos, etc.).

• Efectuar una valoración del archivo afectado para establecer si es necesario invertir en procesos de restauración y/o conservación, o si se debe solamente rescatar la información contenida.

• Asignar la infraestructura, materiales y demás elementos necesarios para los procesos de restauración y/o conservación necesarios.

• Realizar monitoreo a los archivos intervenidos, con el fin de validar que no se presenten nuevamente los deterioros u otros nuevos.

• Efectuar procesos de digitalización de documentos vitales que se encuentran afectados.

Este programa está relacionado con los siguientes documentos de Mutual Ser: ✓ Tablas de Retención Documental – TRD ✓ MAN-SIG-02 Plan de Emergencias ✓ GUI-TIC-02 Definición del Plan de Continuidad del Negocio ✓ MAN-TIC-04 Plan de Continuidad Tecnológica ✓ MAN-TIC-007 Manual de Políticas de Seguridad de la Información. ✓ PRO-SIG-08 Identificación Peligros, Evaluación y Valoración Riesgos. ✓ PRO-SIG-17 Análises de Causas.


Documental

4.2.8 Recursos Los recursos necesarios para ejecutar este programa son: Humanos: Asignación del recurso humano encargado de planear, dirigir, coordinar y ejecutar las actividades del programa. Financieros: Los recursos están asociados al presupuesto anual asignados a la Gestión

Documental. 4.2.9 Cronograma

La Planeación, implementación y seguimiento del programa se incluye en el cronograma

general de implementación del PGD

4.2.10 Responsables

RESPONSABLES ACTIVIDAD

Alta Dirección Brindar apoyo en la realización del programa

Dirección del Departamento de Gestión Documental

Planear y ejecutar el programa.

Gerencia de Tecnología de la Información

Asesorar en temas tecnológicos la toma de decisiones. Elaborar y ejecutar el programa.

Coordinador de Ambiente Físico y Gestión del Riesgo Laboral.

Brindar asesoría para la ejecución del programa en aspectos relacionados con ambiente físico y riesgo laboral.

Colaboradores áreas misionales de Participar en la realización, implementación y

ACTIVIDAD CORTO PLAZO

(Menos de 1 año)

MEDIANO PLAZO

LARGO PLAZO

(De 2 a 3 años) (De 3 a 5 años)

2021 2022 2023 2024

2025 2026

2027 2028 2029

Planeación del Programa

Implementación del Programa

Realizar seguimiento al Programa


Documental

Mutual Ser desarrollo del programa

4.3 PROGRAMA DE GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS 4.3.1 Propósito El programa de gestión de documentos electrónicos permite fomentar y adoptar en los

procesos de la Organización de forma documentada el uso de documentos electrónicos que

aseguren el cumplimiento de los lineamientos y procesos de gestión documental de acuerdo

a los criterios y características definidas en la normatividad y las guías adoptadas para tal

fin.

4.3.2 Objetivos

✓ Regularizar el proceso de producción de los documentos electrónicos, empleando los

procesos de gestión documental y los lineamientos respecto a la seguridad de la

información que permitan garantizar su autenticidad, integridad, fiabilidad y

disponibilidad mediante herramientas tecnológicas.

✓ Mejorar y optimizar los tiempos en la realización de trámites.

✓ Proveer el acceso a la información de manera controlada.

✓

4.3.3. Justificación

El programa está orientado a establecer estrategias para la gestión de documentos

electrónicos, aplicando políticas de seguridad de la información y principios del proceso

de gestión documental, asegurando la autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad

de los documentos en las herramientas tecnológicas durante su ciclo vital, permitiendo la

racionalización de trámites y dando observancia a los lineamientos de gestión

documental determinados por el Archivo General de la Nación – AGN.

4.3.4 Alcance

Este programa incluye los documentos que se generan en medio electrónico y se

administran mediante las herramientas tecnológicas en la Entidad.

4.3.5 Beneficios


Documental

✓ Se facilita el acceso a la información y ejecución de los trámites y procedimientos

administrativos por ambientes electrónicos

✓ Aumenta la eficacia y la eficiencia en los procesos de la Organización por medio

del uso de las tecnologías de la información.

✓ Incentivar el uso de herramientas tecnológicas en la organización.

✓ Estandariza y controla la producción documental electrónica bajo los esquemas

que dicta el Archivo General de la Nación.

✓ Permite disminuir costos de archivo en la reducción de aplicación de procesos

técnicos de archivo a los documentos físicos.

✓ Mejora el acceso a la información electrónica.

✓ Se garantiza la preservación de la memoria histórica a largo plazo de los

documentos generados en medio electrónico.

4.3.6. Lineamientos

Para facilitar la identificación y clasificación de los documentos electrónicos se parte de las

siguientes definiciones contenidas en el glosario de la Guía de Implementación de un

Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA (Archivo General de

la Nación, 2020):

• Documento Electrónico: Es la información generada, enviada, recibida, almacenada

o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares.

• Documento Electrónico de Archivo: Es el registro de información generada, recibida,

almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos

medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de

sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

• Esquema de Metadatos: plan lógico que muestra las relaciones entre los distintos

elementos del conjunto de metadatos, normalmente mediante el establecimiento de

reglas para su uso y gestión y específicamente relacionados con la semántica, la

sintaxis y la obligatoriedad de los valores.

• Expediente Electrónico de Archivo: conjunto de documentos electrónicos de archivo

relacionados entre sí. / El expediente electrónico es un conjunto de documentos

electrónicos que hacen parte de un mismo trámite o asunto administrativo,

cualquiera que sea el tipo de información que contengan y que se encuentran

vinculados entre sí para ser archivados.


Documental

• Metadatos para la Gestión de Documentos: información estructurada o semi-

estructurada que permite la creación, gestión y uso de los documentos a lo largo del

tiempo.

• Migración: Proceso de mover los registros de una configuración de hardware o

software a otra sin cambiar el formato. / Acción de trasladar documentos de archivo

de un sistema a otro, manteniendo la autenticidad, la integridad, la fiabilidad y la

disponibilidad de los mismos.

• Preservación a Largo Plazo: conjunto de acciones y estándares aplicados a los

documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo,

independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.

• Registro de Activos de Información: es el inventario de la información pública que el

sujeto obligado genere, obtenga, adquiera, transforme o controle.

• Requisito Funcional: define una función del sistema de software o sus componentes.

Una función es descrita como un conjunto de entradas, comportamientos y salidas.

• Requisito No Funcional: es, en la ingeniería de sistemas y la ingeniería de software,

un requisito que especifica criterios que pueden usarse para juzgar la operación de

un sistema en lugar de sus comportamientos específicos.

• Sistema de Gestión de Documentos de Archivo SGDA: conjunto de reglas que rigen

el almacenamiento, uso, permanencia y disposición do documentos de archivo y/o

información acerca de ellos, así como las herramientas y mecanismos usados para

implementar dichas reglas. Véase también: “sistema de gestión de documentos de

archivo confiables”, “sistema de gestión documental”.

• Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA: herramienta

informática destinada a la gestión de documentos electrónicos de archivo. También

se puede utilizar en la gestión de documentos de archivo tradicionales.

• Tipos de información: El presente programa se aplicará a cualquier tipo de

información producida y/o recibida por la Organización, independientemente del

soporte y medio de registro (análogo o digital) en que se produzcan, y que se

conservan en:

✓ Documentos de Archivo electrónico.

✓ Archivos institucionales electrónicos.

✓ Sistemas de Información Corporativos.

✓ Sistemas de Trabajo Colaborativo.

✓ Sistemas de Administración de Documentos.

✓ Sistemas de Mensajería Electrónica.


Documental

✓ Portales, Intranet y Extranet.

✓ Sistemas de Bases de Datos.

✓ Discos duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de

video y audio (análogo o digital), etc.

✓ Cintas y medios de soporte (back up o contingencia).

✓ Uso de tecnologías en la nube.

Características de los documentos electrónicos:

✓ Autenticidad: Es poder demostrar que el documento corresponde a lo que afirma ser, que fue creado y enviado por la persona y en el momento en el que se confirma su remisión.

✓ Integridad: Corresponde la inalterabilidad que deben tener los documentos electrónicos, para garantizar esta característica, es necesario generar procedimientos que contribuyan a que los documentos estén protegidos de modificaciones no autorizadas, reflejando quienes y en qué momento podría realizar ajustes de cualquier tipo y dejar constancia de lo realizado para realizar los seguimientos correspondientes.

✓ Fiabilidad: Corresponde a que el contenido representa lo que se quiso decir en él y por lo tanto son soporte de las actividades u operaciones realizadas.

✓ Disponibilidad: Corresponde al acceso para poder consultar la información registrada y la actividad que originó su creación.

Requisitos Jurídicos para los documentos generados solo en medio electrónico:

✓ Escrito: se cumple si la información que contiene es accesible para su posterior consulta.

✓ Firmado: Se ha utilizado un método confiable y apropiado que permite identificar al iniciador del mensaje.

✓ Original: Si existe alguna garantía confiable de que se ha conservado la integridad de la información, a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva, como mensaje de datos o en alguna otra forma; y si de requerirse que la información sea presentada, la información puede ser mostrada a la persona que se deba presentar.

Para lograr la gestión adecuada de los documentos se debe cumplir con las características descritas en el artículo 2.8.2.6.2. Características de los sistemas de gestión documental del Decreto 1080 (Ministerio de Cultura, 2015) relacionadas a continuación:

• Conformidad. Los sistemas de información, incluyendo los sistemas de gestión de documentos electrónicos, deben respaldar la gestión de la información a partir de los procesos administrativos de las Organización.


Documental

• Interoperabilidad. Debe permitir la interoperabilidad con los otros sistemas de

información, a lo largo del tiempo, basado en el principio de neutralidad

tecnológica, el uso de formatos abiertos y estándares nacionales o

internacionales adoptados por las autoridades o instancias competentes.

• Seguridad. El aplicativo de gestión documental automatizado debe mantener la

información administrativa en un entorno seguro.

• Metadescripción. El aplicativo de gestión documental automatizado debe

procurar la generación de metadatos normalizados, sean manuales o

automatizados, desde los mismos sistemas y aplicativos.

• Adición de contenidos. El aplicativo de gestión documental automatizado debe

permitir que sean agregados nuevos contenidos a los documentos, en forma de

metadatos, sin que se altere la autenticidad, valor evidencial e integridad de los

documentos.

• Diseño y funcionamiento. La creación y captura de documentos en el sistema

debe ser de fácil manejo para los usuarios, haciéndola tan simple como sea

posible.

• Gestión Distribuida. El aplicativo de gestión documental automatizado debe

ofrecer capacidades para importar y exportar masivamente los documentos

(series, subseries y expedientes y metadatos asociados desde y hacia otros

sistemas de gestión documental).

• Disponibilidad y acceso. El aplicativo de gestión documental automatizado debe

asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, accesibilidad, interpretación

y comprensión de los documentos electrónicos en su contexto original, así como

su capacidad de ser procesados y reutilizados en cualquier momento.

• Neutralidad tecnológica. Se garantizará la libre adopción de tecnologías,

teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los

organismos internacionales competentes e idóneos en la materia, que permitan

fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen

Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal

competencia, y que su adopción sea armónica con el desarrollo ambiental

sostenible.

• Los sistemas de información deben garantizan la autenticidad, integridad,

contenido estable, fiabilidad documental, forma documental fija, disponibilidad,

legibilidad (visualización), interpretación, confidencialidad y conservación a largo

plazo de los documentos digitales y electrónicos, independientemente de las

tecnologías utilizadas en la creación y almacenamiento de los documentos.


Documental

• Los documentos digitales y electrónicos almacenados en el aplicativo gestión

documental automatizado no son modificables, salvo casos excepcionales

conservando las respectivas evidencias, versionamiento del documento y/o

metadatos.

Para la elaboración de este programa se toma como referencia normativa lo siguiente:

• Decreto 1080 de 2015: Capítulo VII La Gestión de Documentos Electrónicos de

Archivo.

• Acuerdo 003 de 2015: Por el cual se establecen lineamientos generales para las

entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados

como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido

en el capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la Ley 594

de 2000 y el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012”

• Guía de Implementación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de

Archivo SGDEA 2017.

• Guía No. 3 Documentos Electrónicos Ministerio de Tecnologías de la Información y

las Comunicaciones.

• Guía No. 4 Expediente-Electrónico. Ministerio de Tecnologías de la Información y

las Comunicaciones.

• MOREQ: Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de

Archivo Moreq V.2001 y 4 V.2010.

4.3.7. Metodología

Con el fin de garantizar la normalización y cumplimiento de los estándares de la gestión

documental electrónica se plantean las siguientes actividades:

➢ Asegurar las generalidades del sistema de gestión documental

De conformidad al decreto 1080 artículo 2.8.2.6.1. el sistema de gestión documental debe

cumplir con los siguientes aspectos:

Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de

cuadros de clasificación documental.

• Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los

documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental – TRD.


Documental

• Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos

establecidos en las TRD.

• Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa

(metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento.

• Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales,

en series y subseries.

• Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte

de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos.

• Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries,

a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados

para su creación.

➢ Parametrizar los requisitos de acceso y seguridad para el Sistema Gestión

Documental. Para la incorporación de estos lineamientos al Sistema Gestión Documental se debe tomar

como referencia la Guía de Implementación de un Sistema de Gestión de Documentos

Electrónicos de Archivo SGDEA (Archivo General de la Nación, 2020), las mejores prácticas

y estándares nacionales e internacionales como Moreq con especificación contemplados

numeral 4.1 a 4.1.12 V.2001 y 4.1 a 4.3.6 V.2010. que incluyen:

• Permitir que el administrador restrinja el acceso a los documentos de archivo,

expedientes y metadatos a determinados usuarios o grupos de usuarios.

• Permitir que el administrador asocie al perfil del usuario ciertos atributos que

determinarán las funciones, los campos de metadatos, los documentos de archivo

y los expedientes a los que el usuario tendrá acceso

• Proporcionar las mismas funciones de control para los perfiles y para los usuarios.

• Debe ser capaz de establecer grupos de usuarios asociados a un conjunto de

expedientes o documentos de archivo

• Debe reservar a los administradores la capacidad de establecer perfiles de usuarios

y asignar usuarios a los grupos.

• Si un usuario busca un documento de archivo, volumen o expediente o solicita

acceder a él sin tener derecho a consultarlo, el aplicativo de gestión documental

automatizado debe darle una de las siguientes respuestas (que se seleccionarán

cuando se configure el sistema):


Documental

• Visualización del título y los metadatos. o reconocimiento de la existencia del

expediente o documento de archivo (esto es, visualización del número del

expediente o del documento de archivo), pero sin revelar su título ni ningún otro

metadato.

• Ocultación de toda información sobre el documento de archivo y de cualquier otra

indicación que pueda sugerir su existencia.

• Si un usuario lleva a cabo una búsqueda de texto íntegro, nunca debe incluir en los

resultados documentos de archivo a los que el usuario no tenga derecho a acceder.

Cuando se permita que los usuarios intenten acceder a expedientes, volúmenes o

documentos de archivo sin la autorización debida, debe quedar constancia de tales

intentos en el sistema de gestión documental.

➢ Garantizar el respaldo y restauración de la información.

La metodología adoptada para tal fin será la aprobada en el procedimiento PRO-TIC-006

Almacenamiento Respaldo y Restauración de la Información, cuyo objeto es almacenar y

respaldar los datos y aplicaciones de software para su protección contra fallas que puedan

ocurrir; haciendo posible la recuperación de dichas fallas en el menor tiempo posible, sin

pérdida de datos.

La periodicidad de la información, que se registre y/o se almacene en la aplicación debe

contar con una copia en espejo garantizando que dicha copia se encuentre fuera de las

instalaciones de Mutual Ser garantizando su recuperación en caso de catástrofe.

➢ Parametrizar los niveles de seguridad y acceso

Los niveles de seguridad del aplicativo de gestión documental automatizado debe contar

con las restricciones establecidas en el artículo 18 de la ley de transparencia el cual

determina las excepciones que deben tener los documentos de carácter público, para lo

cual se tendrán en cuenta los parámetros definidos en los procedimientos PRO-TIC-007-0

Seguridad Informática y el MAN-TIC-007 Manual de Políticas de Seguridad de la

Información, además de la identificación de activos de información de Mutual Ser.


Documental

➢ Implementar los requerimientos relacionados con las Tablas de Retención

Documental

El aplicativo de gestión documental automatizado a debe cumplir con los iguientes

requerimientos relacionados con las Tablas de Retención Documental:

• Asignación de tiempos de retención en sistema de archivo de gestión por serie

documental establecida en el cuadro de clasificación

• Asignación de tiempos de retención en sistema de archivo de central por serie documental establecida en el cuadro de clasificación

• Identificación de documentos de eliminación una vez se cumpla su periodo de retención en archivo central y generación de inventario para publicación

• Elaboración automática de inventarios de transferencias primarias y secundarias según inventarios documentales y archivos digitales en conservación

• Módulo de transferencias virtuales y/o alerta de transferencias automáticas al momento de cumplir con los periodos de retención establecidos en las TRD.

• Sistema de recuperación de expedientes de sistemas de archivo con búsqueda sencilla y estructurada que garantice la recuperación de la información.

• El sistema debe soportar la búsqueda en texto completo de los documentos digitalizados asignándoles niveles de recuperación.

➢ Efectuar la captura de documentos La Guía de Implementación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA, define el proceso de captura de documentos como: “la incorporación del documento al SGDEA. Incluye el registro, clasificación, asignación de metadatos y su almacenamiento. Los documentos elaborados o recibidos en el curso de la actividad se convierten en documentos de archivo cuando se guardan, esto es, “se capturan” en el SGDEA.” (Archivo General de la Nación, 2020). En este sentido, el sistema de gestión documental debe contar con los controles y la funcionalidad adecuados para registrar y gestionar todos los documentos electrónicos de archivo, con independencia del método de codificación empleado y de otras características tecnológicas, garantizando que los documentos de archivo se asocian a un cuadro de clasificación y a uno o más expedientes. Mutual Ser cuenta con el aplicativo de gestión documental automatizado para la captura de documentos asociada al software de digitalización, que permite subir los documentos al sistema y el cual se basa en la radicación del sistema de correspondencia. Los documentos electrónicos de archivo almacenados en este deben contener como mínimo los metadatos de contenido, de estructura y de contexto establecidos en el artículo 2.8.2.7.9. del Decreto 1080 de 2015 (Ministerio de Cultura, 2015).


Documental

➢ Implementar los requisitos para la gestión de documentos electrónicos Se deben tener en cuenta los siguientes requisitos.

• La gestión de documentos está directamente relacionada con el valor probatorio que tenga un documento digital con respecto del físico, por lo tanto se debe identificar en las tablas de retención cuando un documento es susceptible de digitalización y/o contiene valor probatorio.

• Identificar los tipos documentales contenidos en las Tablas de Retención Documental que son susceptibles de digitalización y los tipos de digitalización establecidos para sistemas de gestión documental.

• Se deben identificar cuáles documentos electrónicos que por sus características sean requeridos que deben tener certificados y firmas digitales y establecer los mecanismos necesarios para la implementación de firmas digitales para los documentos.

• Los documentos que no tengan valor probatorio y que no requieran firma digital sino que su característica principal es de consulta y no requieran conservación a largo plazo se pueden digitalizar teniendo en cuenta los parámetros definidos en la guía de requisitos mínimos de digitalización del Archivo General de Nación de 2018, versión 2.0.

• Los documentos con valor probatorio susceptibles de implementación de firma digital y conservación a largo plazo deben cumplir con los requisitos de la Guía No. 5 Digitalización certificada de documentos del MINTIC ítem 1.4. “nivel de resolución mínimo recomendado para imágenes electrónicas es de 200 pixeles por pulgada (ppp), tanto para imágenes obtenidas en blanco y negro, color o escala de grises; sin embargo cuando se piensa realizar sobre la imagen final otros tratamientos, tales como el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR), es recomendable la digitalización a 300 ppp.”

➢ Transferencias de los documentos electrónicos de archivo

Para realizar la transferencia de los documentos electrónicos de archivo desde su SGDEA a otras localizaciones o sistemas, se debe tener en cuenta o siguiente deben las normas de conservación:

• En la transferencia o exportación de documentos electrónicos de archivo, el sistema debe incluir una copia de los datos asociada a los documentos de archivo, volúmenes y expedientes objeto de la transferencia.

• Debe incluir una herramienta o un instrumento de conversión que soporte la presentación de los documentos de archivo marcados para transferencia o


Documental

exportación en uno o varios formatos de transferencia aprobados. Por ejemplo, PDF o XML.

• Presentar un informe en el que se detalle cualquier fallo que se haya producido durante la transferencia, la exportación o el borrado. El informe deberá indicar cuáles de los registros que estaba previsto transferir han generado errores durante la operación, así como especificar qué expedientes o documentos de archivo no se han transferido, exportado o borrado satisfactoriamente.

• Conservar todos los expedientes electrónicos que se hayan transferido, al menos hasta que se reciba la confirmación de que el proceso de transferencia ha concluido satisfactoriamente.

• Esta característica se propone como procedimiento de salvaguardia para garantizar que los documentos de archivo no se borren antes de que el receptor comunique que la transferencia ha concluido satisfactoriamente. Esta característica se propone como procedimiento de salvaguardia para garantizar que los documentos de archivo no se borren antes de que el receptor comunique que la transferencia ha concluido satisfactoriamente.

• Cuando se transfieran, exporten o destruyan expedientes mixtos, verificar que antes de proceder a la transferencia, la exportación o la destrucción de la parte electrónica el SGDEA pidiese al administrador confirmación de que la parte en papel de esos expedientes se ha transferido, exportado o destruido.

• Con el propósito de facilitar la gestión archivística, conviene que el SGDEA permita añadir elementos de metadatos definidos por el usuario a los expedientes electrónicos seleccionados para ser transferidos.

• Permita organizar los expedientes electrónicos seleccionados para ser transferidos en listas ordenadas de acuerdo con los elementos de los metadatos seleccionados por el usuario.

• Generar formularios definidos por el usuario para describir los expedientes electrónicos que se vayan a exportar o transferir.

➢ Efectuar la administración de los documentos electrónicos según su forma y

formato

La adecuada administración de los documentos electrónicos según su forma y formato se realiza teniendo en cuenta los lineamientos de la g.inf.08 guía para la gestión de documentos y expedientes electrónicos (Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, 2017b) se resalta lo siguiente:

• Documentos Ofimáticos: Corresponden a los documentos producidos mediante

distintos programas ó software y sus versiones, entre ellos se encuentran los

procesadores de texto, gráficos hojas de cálculo, etc. Para este tipo de


Documental

documentos se debe establecer procedimientos para su conversión a formatos

y leguajes estables, que contribuyan a conservar la integridad de la información.

• Correos Electrónicos (comunicaciones oficiales): Teniendo en cuenta que es la

forma rápida y económica de enviar mensajes a otras personas y remitir archivos

en cualquier tipo de formato, corresponden a documentos de archivo debido a

que incorporan información de alto valor que sirve de soporte y evidencia para

las actividades de la Organización. Por lo anterior, los documentos que requieren

garantizar su autenticidad, fecha y hora en que se produjo y se recibió, así como

su procedencia, garantizando que el autor de este documento es la persona que

dice ser y que tiene la competencia para firmarlo, se envían a través de correo

electrónico certificado – Certimail.

• Mensajes Generados en Redes Sociales: Corresponden a mensajes que

pueden ser utilizados como parte de un proceso llevado por la administración

(Facebook, Twitter, etc.). Generar políticas que establezcan los procedimientos

para la toma de los datos requeridos y se realice su transformación a formatos

que no alteren su validez.

• Formularios Electrónicos: Diligenciados normalmente por los ciudadanos para

efectuar trámites de Servicios en Línea como agendamiento de Citas,

Certificado de Afiliación, Gestión de Medicamentos, Certificación de Pagos

aportantes, Portabilidad, Encuesta Riesgo Diabetes, Peticiones, Quejas,

Reclamos y Denuncias, son herramientas que los usuarios pueden utilizar, y

que se integran a la información que se maneja electrónicamente, su

almacenamiento y gestión debe ser llevada a cabo por el programa que

procesa la entrada al Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos, del

mismo modo emitir las políticas para establecer los procedimientos válidos

para la toma de los datos requeridos y su transformación a formatos que no

alteren la validez de los documentos.

• Documentos cartográficos: Corresponden a documentos que por su

naturaleza deben ser utilizados elementos especiales (escáner, metadatos,

etc.) entre ellos se encuentran los planos y mapas que normalmente

desarrollan valores de tipo histórico. Para estos documentos, es importante

establecer procedimientos que garanticen su lectura a largo plazo, evitando

estén sujetos a evolución del software mediante el cual se produjeron,

facilitando que la versión actualizada del software reconozca y permita ver la

información creada en la versión anterior.


Documental

• Imagen, Videos y Audio: Los documentos que son creados en estos formatos

son admitidos como pruebas en el sistema judicial colombiano, razón por la

cual se hace necesario garantizar su preservación, cumpliendo con las

normas que el Gobierno Nacional y la entidad establezcan para su validez.

• Bases de Datos: Colección datos afines, relacionados entre sí y estructurados

de forma tal que permiten el rápido acceso, manipulación y extracción de

ciertos subconjuntos de esos datos por parte de programas creados para tal

efecto o lenguajes de búsqueda rápida, se debe establecer cortes de

información para seleccionar de ellos la que deba conservarse a largo plazo o

de forma permanente y de acuerdo a las tablas de retención documental

transferirlos al Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo –

SGDEA, su selección dependerá del contenido de la base de datos y de la

información que se deba conservar.

• Páginas WEB: Compuestas en su mayoría por módulos multimedia, textos e

hipervínculos que contienen ó asocian datos sobre el estilo que debe tener y

cómo debe visualizarse y también aplicaciones con las que se puede interactuar

para hacerlas dinámicas. Para estas es necesario definir políticas para

establecer el tipo de contenido que se publica, con qué periodicidad se realiza

su actualización, el responsable de producir y aprobar la publicación, se debe

tener en cuenta la conservación de información, datos y documentos de archivo

publicado, de forma que se cuente con un historial de publicaciones en el sitio

web.

➢ Implementar el ciclo vital del expediente electrónicos

Teniendo en cuenta los parámetros establecidos por el Acuerdo 003 de 2015 del Archivo

General de la Nación (AGN), se presenta en la ilustración 1, un esquema de resumen para


Documental

las etapas del ciclo de vida del documento electrónico, así como de los procesos a seguir

para su correcta gestión documental.

Ilustración 3 Esquema de resumen para las etapas del ciclo de vida del documento electrónico.

Elaboración de Iron Mountain

➢ Incorporar los elementos que conforman un expediente electrónico

Según el artículo 6 del Acuerdo 003 de 2015 (Archivo General de la Nación, 2015), los elementos que conforman un expediente electrónico son: el documento electrónico, la foliación electrónica, un índice electrónico y el metadatos, los cuales se explican a continuación:

• Documentos electrónicos de archivo: Hace referencia a que los expedientes electrónicos pueden estar conformados por varios documentos electrónicos de archivo, en diversos formatos, los cuales corresponden con la ejecución de


Documental

actividades a un mismo trámite o asunto, los cuales están identificados en una serie y sub-serie.

• Foliado electrónico: El foliado electrónico consiste en la asociación de un documento electrónico a un índice electrónico en un mismo expediente de tal naturaleza, con el fin de garantizar su integridad, orden y autenticidad. Para los formatos de audio, video e imágenes, entre otros, se debe foliar como folio 1.

• Índice electrónico: Hace referencia al índice que garantiza la integridad del expediente electrónico y permite su recuperación, siempre que sea necesario. Por lo anterior, “constituye un objeto digital donde se establecen e identifican los documentos electrónicos que componen el expediente, ordenados de manera cronológica y según la disposición de los documentos, así como otros datos con el fin de preservar la integridad y permitir la recuperación del mismo”. Este índice garantiza la identificación total de los documentos y metadatos que conforman el expediente, sus secuencia y orden dentro del mismo, con el fin de su preservación de datos a largo plazo.

• Firma del índice electrónico: Hace referencia a que cuando se asocian documentos al expediente electrónico, se deben usar mecanismos seguros, tales como la firma digital o el estampado de tiempo, todo ello con el fin de garantizar la integridad y autenticidad de la información hasta el cierre del expediente.

• Metadatos o información virtual contenida en ellos: Los metadatos garantizan la característica de vínculo archivístico de los documentos electrónicos, pues son ellos quienes facilitan la interacción de los archivos entre sí, por razones de procedencia, proceso, trámite o función, a partir de criterios determinados por el contenido, contexto y estructura, tanto del documento como de la agrupación documental a la que pertenece – serie, sub-serie o expediente (artículo 2.8.2.7.2 Decreto 1080 de 2015). En ese orden de ideas, es necesario que el grupo de soporte tecnológico cuente con lineamientos para el desarrollo de proyectos de software, determinando su incorporación al desarrollo y ejecución de las actividades para los funcionarios, teniendo en cuenta los requerimientos propios de cada dependencia. Por lo anterior, se deben articular estos aplicativos y/o documentos electrónicos en el momento de generar el expediente electrónico, es decir, crear el enlace al índice electrónico, por otro lado, validar los metadatos mínimo-obligatorios de estos aplicativos para asegurar su gestión durante todo el ciclo de vida.

➢ Estructurar el índice electrónico

A continuación, se relaciona cada uno de los elementos que integran el índice electrónico teniendo como parámetro la estructura que diseñó el MINTIC en la G.INF.08 Guía para la gestión de documentos y expedientes electrónicos en el ítem 3.1.3.1 Estructura índice electrónico(Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, 2017b), que se


Documental

recomienda ser implementada dentro de SGDEA con el fin de garantizar la interoperabilidad:

• Índice Contenido: Cabecera, Código que identifica al índice de forma única e inequívoca y lo relaciona con el expediente al que pertenece el documento.

• Fecha Índice Contenido: Cabecera, Es la fecha en la que el índice se conforma.

• Documento Foliado: Es el código único del documento dentro del expediente.

• Nombre Documento: Es el nombre del documento que podrá ser conformado por un valor alfanumérico normalizado sin tildes ni caracteres especiales.

• Tipología Documental: Corresponde a la unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta.

• Fecha Creación Documento / Fecha de declaración de documento de archivo: Es la fecha en la que el documento se declara como documento de archivo. Este metadato debe ser capturado de forma automática cuando el documento es electrónico y se produzca alguna acción que lo reconozca como documento de archivo, por ejemplo: una firma o una estampa cronológica y de forma manual cuando el sistema no pueda reconocer el metadato de forma automática como, por ejemplo un documento digitalizado que dentro de su contenido incorpore la fecha que lo declara como documento de archivo. Para los documentos con anexos: como por ejemplo una comunicación oficial y sus anexos, el metadato “Fecha Creación Documento” de cada uno de los anexos será heredado del documento padre (documento principal), para el caso del ejemplo corresponderá a la fecha de la comunicación oficial. Esta fecha es la que se tomará como referencia para la organización de los documentos que hacen parte del expediente dentro del índice electrónico.

• Fecha Incorporación Expediente: es la fecha en la que el documento comienza a ser parte del expediente.

• Valor Huella: Es el código generado por el resultado del cálculo del algoritmo de la función resumen, para garantizar que el documento no va a ser modificado una vez se conforma el expediente. Y este es un algoritmo que proporciona un código asociado a un archivo o un texto concretos. De esta forma, a la hora de descargar un determinado archivo, como puede ser un instalador, el código generado por el algoritmo, también llamado hash, viene “unido” al archivo.

• Función Resumen: Es el identificador de la función que se utilizó para calcular el valor de la huella. Por lo anterior en el mercado se encuentra MD5 SHA-1 entre otros

• Orden Documento Expediente: Es el valor consecutivo del orden del documento dentro del expediente a medida que se va conformando. El valor del consecutivo debe ser coherente con la fecha de incorporación al expediente.


Documental

• Página Inicio: Es la página en la que inicia el documento dentro del orden establecido en el expediente, y deberá ser consecutivo para el total de páginas de todos los documentos que conforman el expediente. Ej.: Documento 1=30 páginas de la 1 a la 30, Documento 2=20 páginas de la 31 a la 50.

• Página Fin: Última página del documento. Nota: Cuando un documento electrónico corresponde a un documento en el que no se puede identificar el número de páginas ejemplo (audio, video, imagen, etc.) se contara dicho documento como un solo objeto en el metadato “Pagina_Inicio” – “Pagina_Fin”.

• Formato: Es el formato contenedor del documento electrónico. Conjunto de reglas (algoritmo) que define la manera correcta de intercambiar o almacenar datos en memoria. Su objetivo es lograr la normalización y perdurabilidad para asegurar la independencia de los datos de sus soportes.

• Tamaño: Es el tamaño del documento en bytes, megabytes o gigabytes.

• Origen: Los documentos nativos electrónicos han sido elaborados desde un principio en medios electrónicos y permanecen en estos durante toda su vida, los documentos electrónicos digitalizados, cuando se toman documentos en soportes tradicionales (como el papel) y se convierten o escanean para su utilización en medios electrónicos. Los criterios de selección de este campo son: Electrónico Digitalizado

• Expediente Foliado: Es el conjunto de datos que se heredan del expediente para relacionar al expediente con el índice.

• Relación del expediente Híbrido: Se debe tener en cuenta que la foliación del expediente físico es independiente a la foliación del expediente electrónico. Si un documento físico o análogo es digitalizado este deberá ser incorporado al expediente electrónico correspondiente y se debe reflejar en el índice electrónico, indicando la fecha en el que el documento es declarado documento de archivo electrónico. Esta fecha es la que se tomará como referencia para la organización de los documentos que hacen parte del expediente dentro del índice electrónico. Para los documentos digitalizados y que son incorporados al expediente electrónico se deberá añadir un metadato denominado “Origen”.

La estructura del índice electrónico contenida en el Anexo 4 Ejemplo de datos del índice electrónico en XML de la G.INF.08 Guía para la gestión de documentos y expedientes electrónicos(Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, 2017b), es la siguiente:

• ID

• Nombre_Documento

• Tipo_Documental

• Fecha_declaracion_documento

• Fecha_Incoporacion_Expediente


Documental

• Valor_Huella

• Funcion_Resumen

• Orden_Documento_Expediente

• Pagina_Inicio

• Pagina_Final

• Formato

• Tamaño

Se plantean la implementación de las siguientes actividades en el modelo de requisitos:

MODELO DE REQUISITOS PARA LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

ACTIVIDAD DETALLE DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLES

Plazos de Ejecución

1. Identificar documentos electrónicos actuales

1.1. Identificar volumen, tipos documentales, formatos y medios de almacenamiento.

Áreas Mutual Ser / Departamento


Mediano Plazo a enero 2021

1.2. Identificar los medios de envío o canales de comunicación.

Mediano Plazo

2. Garantizar la conservación de los documentos electrónicos acorde con las TRD.

2.1. Revisar anualmente las TRD para aplicar los procedimientos de disposición final a los documentos electrónicos, que durante ese periodo han cumplido los tiempos de retención.

Áreas Mutual Ser / Coordinación


Mediano Plazo

3. Establecer controles en la producción de los documentos.

3.1. Establecer controles para evitar la duplicidad de la información

Áreas Mutual Ser / Dirección del

Departamento de Gestión

Documental

Mediano Plazo

3.2. Realizar el análisis normativo y de buenas prácticas para la producción, gestión y conservación de documentos electrónicos

Mediano Plazo

4. Implementar el modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos

4.1. Implementar el modelo de requisitos para los documentos electrónicos de acuerdo a los requerimientos identificados.



Documental

Mediano Plazo

4.2 Identificar los métodos de almacenamiento y seguridad de la información.

Mediano Plazo

5. Socializar el modelo de requisitos para los documentos electrónicos.

5.1. A través de la campaña de socialización, se incentivará e involucrará a todos los funcionarios en el modelo para su adopción.



Documental

Mediano Plazo

6. Capacitar a los líderes en el modelo de gestión de documentos electrónicos.

6.1. Se adelantarán jornadas de capacitación sobre la implementación del modelo a los responsables de los procesos.

Mediano Plazo


Documental

7.Implementar los requisitos para documentos Electrónicos en los procesos de la Entidad

7.1. Se oficializará el modelo de requisitos para gestión de documentos electrónicos.



Documental

Mediano Plazo

8.Realizar la actualización y mantenimiento del programa.

Actualizar de acuerdo con las acciones de mejora identificados en el seguimiento al cumplimiento del programa.

Largo Plazo

9. Realizar seguimiento a la implementación del programa.

Conformar un equipo interdisciplinario para seguimiento a la implementación del Programa.



/Comité Interno de Archivo

Largo Plazo

Elaborar el cronograma de implementación del Programa de Gestión de Documentos Electrónicos.

Largo Plazo

Ejecutar y realizar seguimiento las acciones anteriores de acuerdo con el cronograma definido implementación del Programa de Gestión de Documentos Electrónicos.

Largo Plazo

10.Socializar actualizaciones al programa de documentos electrónicos.

Socializar el programa con los responsables. Departamento de Gestión

Documental /Comunicaciones

Largo Plazo

11.Publicar resultados y avances del programa

11. 1. Generar reportes del avance del programa y de las mejoras implementadas.

Largo Plazo

12.Identificar y establecer parámetros para la creación de documentos electrónicos.

12.1. Definir su estructura física del documento electrónico es variable que depende del hardware y del software, es decir del equipo que se utilizó y el programa en el que se creó.



Largo Plazo

12.2. Definir su estructura lógica (es decir, la relación entre las partes que lo componen) lo hace inteligible.

Largo Plazo

12.3. Definir el contenido del documento electrónico, es decir el conjunto de datos e información del documento dependiendo del formato en el que se cree será la forma definitiva del documento.

Largo Plazo

12.4. Determinar los formatos idóneos para la conservación de los documentos a largo plazo.

Largo Plazo

4.3.9 Recursos Los recursos necesarios para ejecutar este programa son: Humanos: Asignación del recurso humano encargado de planear, dirigir, coordinar y ejecutar las actividades del programa.


Documental

Financieros: Los recursos están asociados al presupuesto anual asignados a la Gestión Documental. Tecnológicos: Asociados a los procesos de desarrollos tecnológicos y de implementación requeridos para el Sistema de Gestión de documentos electrónicos de archivo, software y hardware. 4.3.10 Cronograma La Planeación, implementación y seguimiento del programa se incluye en el cronograma general de implementación del PGD

4.4 PROGRAMA DE ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS 4.4.1 Propósito

El programa de archivos descentralizados está orientado en la optimización de los procesos de administración documental para la conservación de los documentos de carácter institucional

4.4.2 Objetivos

Establecer los lineamientos y controlar los mecanismos para la administración de los

depósitos destinados para la conservación de archivos conformados por la documentación física y electrónica de los archivos de gestión, central e histórico y aquellos que son custodiados por un tercero.

Dar cumplimiento a los requisitos y las condiciones técnicas mínimas requeridas, dadas por el Archivo General de la Nación AGN, respecto a la administración de los archivos. 4.4.3 Justificación

El programa de archivos descentralizados se define como aquel que “comprende mecanismos para la administración de los depósitos destinados a la conservación de los archivos de gestión, central e histórico, y aquellos que han sido dejados bajo la custodia de un tercero”, en el Manual de Implementación de un Programa de Gestión Documental -PGD pág. 38 (Archivo General de la Nación, 2014c).

En este contexto, es fundamental implementar un programa que permita controlar el funcionamiento de los archivos descentralizados y tercerizados, con el fin de optimizar los procesos de gestión documental en la Organización, cumpliendo con las condiciones técnicas mínimas requeridas para su preservación y disminuyendo los riesgos jurídicos relacionados con la pérdida total o parcial de los documentos en la entidad.


Documental

Alcance

Este programa aplica para la administración de los depósitos destinados para el almacenamiento y conservación de documentos físicos y electrónicos, que se encuentran en los archivos de gestión, central e histórico, en todas las oficinas de Mutual Ser y los que se encuentran en custodia de terceros.

4.4.4 Beneficios

✓ Disminución de riesgos por perdidas de documentos ✓ Garantizar la preservación de los documentos físicos ✓ Ejercer control de los documentos en el transcurso de su ciclo vital ✓ Garantizar la conservación de los documentos

4.4.5 Lineamientos

Con el fin de garantizar la administración, control y seguimiento de los archivos que se tienen descentralizados, así como el cumplimiento de los requisitos y de las condiciones técnicas mínimas requeridas por la normatividad externa e interna que rige la administración de archivos, se plantean los siguientes conceptos y lineamientos:

Teniendo en cuenta el Acuerdo 027 de 2006(Archivo General de la Nación, 2006), que actualiza el Reglamento General de Archivos, en su Artículo 67 y en lo correspondiente al uso del Glosario se tienen las siguientes definiciones:

Archivo de Gestión: Se define el archivo de gestión como: “Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa” (Archivo General de la Nación, 2006).

Los archivos de gestión están conformados por todos los documentos producidos y tramitados por cada una de las dependencias u oficinas productoras en el nivel central, regional o local, los cuales deben ser transferidos al archivo central conforme a los tiempos establecidos en las tablas de retención documental.

Archivo Central: Se define como: “Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante” (Archivo General de la Nación, 2006).

Para el almacenamiento, administración y custodia de la documentación que se encuentra en el Archivo Central se cuenta con depósitos ubicados en la oficina


Documental

Multicentro el Amparo en Cartagena, Turbaco y en depósitos de proveedores externos en Barranquilla y Cartagena.

Archivo Histórico: Se define como: “Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que, por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación.” (Archivo General de la Nación, 2006).

Una vez aprobadas y convalidadas las tablas de retención documental se conformará este archivo y se realizarán las transferencias secundarias.

➢ Recomendaciones para los archivos de gestión

• Es necesario realizar la organización y transferencias documentales, de acuerdo con

las tablas de retención documental una vez sean aprobadas o con la documentación de

vigencias anteriores, la transferencia se realizará con una periodicidad de dos años,

garantizando que no se acumulen documentos en los depósitos y oficinas. Los

documentos para transferir deben cumplir con el procedimiento de organización

documental y describir a través del Formato Único de Inventario Documental – FUID.

• Se debe programar las transferencias en las oficinas ubicadas en los Municipios y

Oficinas de Mutual Ser de acuerdo con el cronograma de transferencias, permitiendo

evitar la acumulación de información en las mismas, ya que el espacio de archivo es

limitado.

• Identificar la estantería marcando con un número consecutivo en las puertas de los

carros de archivo y en el entrepaño superior del estante, que facilite la recuperación de

la información. en las oficinas o regionales que tengan un volumen grande de

información.

• Mantener los documentos en gavetas con llave o en su defecto puertas con acceso

restringido, para garantizar la seguridad de los mismos.

• No almacenar elementos diferentes a los documentos tales como dotación, insumos

de aseo, sillas, entre otros. Se debe realizar la organización y separación de los

elementos y los expedientes al interior de los archivos de gestión.

Los siguientes documentos fueron tomados como referencia en la elaboración de este

programa:


Documental

Acuerdo 049 de 2000: Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos”. Acuerdo Número 027 de 2006: “Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994”. Archivo General de la Nación Acuerdo No. 008 2014: “Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus parágrafos 1° y 3° de la Ley 594 de 2000”. Decreto 1080 de 2015 Artículo 2.8.2.5.10: "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura Obligatoriedad del programa gestión documental. Todas las entidades del Estado deben formular un Programa Gestión Documental (PGD), a corto, mediano y largo plazo, como parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual. Acuerdo 038 de 2020 AGN: Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. Obligatoriedad del servidor público, entregar los inventarios de la información a su cargo en el momento de la desvinculación o traslado. Acuerdo 006 de 2014 AGN: Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI "Conservación de Documentos" de la Ley 594 de 2000"

4.4.6 Metodología

A continuación, se describen las actividades para los archivos descentralizados

• En los archivos de gestión, cada dependencia realizará el levantamiento de inventario documental, utilizando para esta labor el FUID, la identificación y marcación de la estantería y carros de archivo en las oficinas de regionales y municipios que tengan un volumen grande de información, identificando de esta forma volumen y cantidad de unidades documentales. En el archivo central se debe continuar cuantificando los inventarios y volúmenes de documentos, que se reciben en las transferencias y custodiados en terceros, de acuerdo con las series y subseries documentales establecidas en las tablas de retención documental, estos volúmenes servirán para monitorear la capacidad de almacenamiento de acuerdo este programa.

• Elaborar cronograma de transferencias priorizando los documentos del inventario documental que por razón de situaciones de emergencia, desastre u otras que supongan afectaciones a la documentación, sedes en los municipios y regionales con mayor volumen de información en el archivo de gestión, se identificarán las series y/o subseries documentales susceptibles a transferir, lo que permitirá optimizar espacios de almacenamiento para información nueva, donde existan casos críticos debe prevalecer esta actividad. Los documentos para transferir deben


Documental

cumplir con el procedimiento de organización documental y describir a través del Formato Único de Inventario Documental – FUID.

• Identificar la capacidad de almacenamiento en instalaciones e infraestructura propia, para documentos y expedientes; definiendo la adecuación, adquisición o alquiler de repositorios adicionales para los casos que se requiera.

• Efectuar la evaluación del cumplimiento de las especificaciones técnicas de los documentos en custodia de terceros; para lo cual se deberá solicitar a los proveedores de servicios de custodia el informe del cumplimiento de las especificaciones técnicas y/o normativas contenidas en el artículo 3 del acuerdo No. 008 de 2014 “Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus parágrafos 1° y 3° de la Ley 594 de 2000”.

• Realizar visitas de inspección a las instalaciones del proveedor verificando con una lista de chequeo previamente elaborada el cumplimiento de las normas de conservación documental citada en el punto anterior.

• Revisar con la Coordinación Ambiente Físico y Riesgo Laboral, las condiciones mínimas requeridos relacionadas con los inmuebles y depósitos en los cuales se encuentran los archivos de gestión y central; y establecer las acciones de mejora para el cumplimiento de los lineamientos contenidos en el Acuerdo Número 049 de 2000 “Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos” artículo 2º Aspectos Estructurales.

• Para el almacenamiento de la documentación en los archivos de gestión, central y aquellos que son custodiados por un tercero, se deberán evaluar de mejoras a los siguientes aspectos contenidos en el Acuerdo Número 049 de 2000, que permitan el cumplimiento de las condiciones mínimas requeridas.Teniendo en cuenta, los aspectos de ubicación (Artículo 2); los aspectos estructurales; las condiciones ambientales y técnicas, el mobiliario de los espacios; los aspectos de seguridad y de protección y garantizar la conservación y preservación de la información a lo largo del tiempo.

• Teniendo en cuenta la evaluación realizada de los aspectos contenidos en el Acuerdo Número 049 de 2000 en los archivos de gestión, central y aquellos que son custodiados por un tercero, se deberán implementar las mejoras, que permitan el cumplimiento de las condiciones mínimas requeridas.

• Para control y seguimientos de las condiciones óptimas de la documentación que se encuentre en el archivo central y en custodia con terceros, se realizará un monitoreo anual de las condiciones ambientales, que consiste en la medición y el comportamiento de los factores medioambientales mínimos que representen un riesgo para la preservación de los acervos documentales los factores son humedad relativa y temperatura con un termohigrómetro.


Documental

• Elaborar e implementar el plan de trabajo documentado de limpieza y desinfección de áreas, superficies y documentación de las instalaciones y estantería, en el Archivo central y de los archivos de gestión en nivel central, regional y local, teniendo en cuenta utilizar productos que no incrementen la humedad ambiental y para las unidades de conservación la limpieza se realizará en seco para lo cual se deben emplear aspiradoras. Esta actividad se incluye dentro de las jornadas de orden y aseo realizadas por la Coordinación de Ambiente Físico y Riesgo Laboral.

• En los depósitos de archivos de gestión y central no se almacenarán elementos diferentes a los documentos tales como dotación, insumos de aseo, sillas, entre otros, ya que dificulta la ubicación de los documentos y el desplazamiento por las zonas de evacuación. Para cumplir con esta actividad se debe realizar la organización y separación de las áreas destinadas para el material no archivístico.

4.4.8 Recursos:

Los recursos necesarios para ejecutar este programa son:

Humanos: Asignación del recurso humano encargado de planear, dirigir, coordinar y ejecutar las actividades del programa

Financieros: Los recursos están asociados al presupuesto anual asignados a la Gestión Documental

4.4.9 Cronograma La Planeación, implementación y seguimiento del programa se incluye en el cronograma general de implementación del PGD.

4.4.10 Responsables Alta Dirección: Brindar apoyo en la realización del programa

Dirección del Departamento de Gestión Documental; Planear y ejecutar el programa y fortalecer la cultura de Gestión documental.

Departamento de Comunicaciones: Apoyar en la generación de estrategias publicitarias para la difusión del programa.

Departamento de Gestión del Conocimiento: Facilitar estrategias para ejecutar actividades de socialización y capacitación


Documental

Gestión de la Calidad: Brindar asesoría permanente sobre procedimientos, procesos, controles y materias afines relacionados con la gestión documental

Departamento de Ambiente Físico y Riesgo Laboral: Brindar asesoría para la ejecución del programa en aspectos relacionados con ambiente físico y riesgo laboral

Colaboradores áreas misionales y de apoyo de Mutual Ser: Participar en la implementación y desarrollo del programa

4.5 PROGRAMA DE REPROGRAFIA

4.5.1 Propósito El programa de reprografía se encamina a la implementación de tecnología en la reproducción de los documentos, conservación y preservación de los mismos, con fines de gestión, consulta y conservación de los mismos a través de técnicas de digitalización, adicionalmente a favorecer la autenticidad de los documentos con el fin de dar fuerza probatoria a los mismos.

4.5.2 Objetivos Establecer los lineamientos del proceso de reprografía que se realizan en las fases del ciclo de vida de los documentos para garantizar el acceso, consulta y conservación de los documentos.

4.5.3 Justificación Reprografía se define, en el acuerdo 027 de 2006, que actualiza el Reglamento General de Archivos, en su Artículo 67 y en lo correspondiente al uso del Glosario como el “conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel” (Archivo General de la Nación, 2006). El programa contempla las diferentes técnicas utilizadas para la reproducción de los documentos tales como la impresión, digitalización, microfilmación y fotocopia con fines de realizar gestión, preservación y conservación durante todo el ciclo de vida de los mismos. Se realizarán procesos de reproducción de documentos para las series y subseries cuya disposición final se haya establecido en las Tablas de Retención Documental que deberán pasarse a otro medio (copia, microfilmación, digitalización, etc.).


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4.5.4 Alcance

Evaluar e implementar las técnicas de reprografía tales como la impresión, microfilmación, digitalización, fotocopiado de los documentos, teniendo en cuenta la disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental.

4.5.5 Beneficios

✓ Incrementar la eficiencia y productividad de los procesos al optimizar tiempo en las búsquedas de la información.

✓ Mejorar los recursos destinados a la reprografía optimizando los recursos como el papel, tinta, tiempo, entre otros.

✓ Brindar rapidez y eficiencia a los tiempos de respuesta en las solicitudes de préstamo y consulta de documentos

✓ Permitir la recuperación de la información, minimizando riesgos en la pérdida de documentos cuando son prestados físicamente.

✓ Dar premura a la toma de decisiones al tener los documentos digitales accesibles en el momento que se requieran.

✓ Proveer herramientas que faciliten la búsqueda y recuperación de la información.

✓ Preservar los documentos garantizando su conservación e impidiendo su deterioro físico y biológico

4.5.6 Lineamientos Se realizarán procesos de reproducción de documentos para las series y sub series subseries documentales reflejadas en las Tablas de Retención, cuya disposición final determine realizar reproducción mediante el uso de un medio técnico para su conservación o previo a la selección del documento físico. En la implementación de la digitalización certificada, es importante tener en cuenta los lineamientos dados en la Guía No.5 de Digitalización certificada de documentos ítem 1.1 (Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, s. f.-a). acorde con las necesidades de Mutual Ser EPS, que deben quedar descritas en el procedimiento de las Tablas de Retención Documental.

Digitalización con fines de control y trámite: Se efectúa para la recepción de correspondencia y para las oficinas unidades a nivel central y regional, donde se recibe, radica y distribuye la correspondencia o documentos físicos y en otros casos se envía por medios electrónicos en formato digital para agilizar el trámite y evitar el envío de documentos originales, esta se efectúa en el aplicativo gestión documental automatizado.


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En este caso, el documento original no puede sustituir el original en papel y el nivel de seguridad es bajo.

Digitalización con fines archivísticos: Es un proceso que requiere el uso y aplicación tanto de estándares técnicos como de normas archivísticas expedidas por el Archivo General de la Nación, que deben ser adoptadas por el Comité Interno de Archivo o quien haga sus veces; esta digitalización se realiza a partir de agrupaciones o conjuntos de documentos (expedientes y series documentales). Este proceso puede llevarse a cabo para generar copias de seguridad o respaldo de documentos de archivo de valor histórico, científico o cultural, para habilitarlos en sustitución de los originales en caso de que se presenten siniestros que afecten a los archivos o documentos de conservación permanente.

Debe tenerse presente en todo caso que “los documentos de carácter histórico no son objeto de eliminación, independientemente del soporte en el cual hayan sido registrados,” tal como lo establece la Ley 594 de 2000 (Congreso de Colombia, 2000). En este caso, el documento original no puede sustituir el original en papel y el nivel de seguridad es medio.

Digitalización con fines de contingencia y continuidad del negocio: Es realizado para asegurar que la información siempre esté disponible en caso de catástrofes, de forma que se garantice la continuidad de los procesos y operaciones llevadas a cabo por la entidad una vez se supere la emergencia. En este tipo, el documento original no puede sustituir el original en papel y el nivel de seguridad es bajo. Digitalización con sustitución del soporte análogo: digitalización certificada: Es la que se hace con el cumplimiento y uso de estándares previamente adoptados por los organismos competentes y por el Archivo General de la Nación, y avalada por una instancia u organismo autorizado. Esto tipo de digitalización, permite la certificación como un elemento probatorio, al mismo nivel que el documento en físico (Ley 527 de 1999 art 11), con un nivel de seguridad alta. La entidad debe evaluar las necesidades y la naturaleza de los documentos, que sean series que por su valor legal o jurídico requieren este tipo de digitalización y buscar las con entidades competentes y/o especializadas cuando se requiera. Se tendrá en cuenta el estado actual y los recursos con los que cuenta para la realización de la reprografía teniendo en cuenta lo siguiente:

• Restricciones en la consulta: Toda la documentación custodiada en el archivo central posee restricciones para su consulta al documento original, sin embargo, no se restringe el acceso a su contenido por medio digital, previa solicitud directa por el proceso propietario de la documentación. Cuando se trate de la documentación de los archivos de gestión, cada área definirá si permite la consulta directa al documento original.


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• La documentación vital para la continuidad del negocio, deben conservarse en un sitio diferente a la ubicación del documento original, con las respectivas condiciones de preservación. En ese sentido se deben tomar medidas en relación a los originales que reposan en las sedes de nivel central, regional y local, tales como las historias laborales, contratos, informes a organismos de control, actas de comités, las cuales se encuentran en original en los archivos de gestión, para tal efecto se deberá garantizar que existan las copias digitales en el repositorio definido y salvaguardar esta información mediante el backup correspondiente. Los siguientes documentos se deben tener en cuenta como referencia en la elaboración

de este programa:

Decreto 2527 de 1950: Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los

archivos y se conduce valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos

microfilmados.

NTC 4436: Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y

durabilidad.

Decreto 2620 de 1993: Por el cual se reglamenta el procedimiento para la utilización de

medios técnicos adecuados para conservar los archivos de los comerciantes.

Circular externa 003 de 2012 AGN: Recomendaciones para llevar a cabo procesos de

digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa cero papel.

NTC 4095 ISAD G: Norma general para la descripción archivística.

Acuerdo 08 de 2014 Art. 3 literal n: Por el cual se establecen las especificaciones técnicas

y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización,

reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función

archivística en desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus parágrafos 1° y 3° de la Ley 594

de 2000.

Circular 02 de 1997 AGN: Parámetros a tener en cuenta para la implementación de nuevas

Tecnologías en los archivos públicos.

Circular 05 de 2012: Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización, y

comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa cero papel.

Ley 594 de 2000, Art. 49: Reproducción de documentos: "En ningún caso los documentos

de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier

medio". Guía No. 4 Expediente Electrónico del Ministerio de Tecnologías de la Información

y las Comunicaciones; En el marco de la iniciativa Cero Papel en la Administración Pública

se han elaborado las presentes guías cuyo objetivo es brindar a las entidades orientaciones

que les permita avanzar en la implementación de estrategias que contribuyan a obtener una

mayor eficiencia y reducir el consumo de papel.


Documental

Guía No. 5 Digitalización certificada de documentos Ministerio de Tecnologías de la

Información y las Comunicaciones. En el marco de la iniciativa Cero Papel en la

Administración Pública se han elaborado las presentes guías cuyo objetivo es brindar a las

entidades orientaciones que les permita avanzar en la implementación de estrategias que

contribuyan a obtener una mayor eficiencia y reducir el consumo de papel.

Ley 527 de 1999, Art. 11: Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. Criterio para valorar probatoriamente un mensaje de datos. Protocolo para Digitalización de Documentos con Fines Probatorios Archivo General de la Nación 2011: Protocolo para Digitalización de Documentos con Fines Probatorios. Comité de Reprografía y Automatización del Sistema Nacional de Archivos. Guía de requisitos mínimos de digitalización del Archivo General de Nación de 2018, versión 2.0: Guía de requisitos mínimos de digitalización.

4.5.7 Metodología El programa de reprografía se aplicará para aquellos documentos que, por Tablas de Retención Documental, requieran realizar el procedimiento de microfilmación o digitalización para garantizar su conservación y consulta. Para facilitar la comprensión del programa se parte de las siguientes definiciones:

➢ Los equipos para la reprografía:

• Impresora: Es un periférico de salida, que permite reproducir copias tanto de textos como de imágenes, almacenadas previamente en formato electrónico. Hay diferentes tipos de impresora entre las cuales puede ser de cartuchos de inyección de tinta, de tecnología láser, matriciales, multifuncionales.

• Escáner: Es un dispositivo que sirve para leer documentos en papel o algo similar, ya sean imágenes o textos, y convertirlos en formato digital que se puede guardar en el disco duro o en otros sistemas de almacenamiento informático. Los tipos de escáner pueden ser entre otros: de sobremesa, de mano, con alimentador de hojas y escáner para microfilm

• Fotocopiadora: Realizan la copia literal de un documento mediante técnicas fotográficas; también tiene otras funciones como el de fax si se le añade un MÓDEM. Las fotocopiadoras están muy generalizadas, pero se van sustituyendo por documentos digitales. Pueden ser fotocopiadoras personales, de oficina o profesionales


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Con el fin de garantizar el desarrollo del programa de reprografía se plantean las siguientes actividades: Definir los alcances, de acuerdo con las necesidades de Mutual Ser, y teniendo entre las técnicas a utilizar las siguientes:

• Digitalización: La digitalización aplica de acuerdo con la conservación digital descrita en las tablas de retención y de acuerdo al tipo de aplicación, para esto se debe especificar las condiciones técnicas de escaneo de acuerdo al formato de archivo, dimensiones, calidad y otras variables, descritas en la normatividad del AGN. El documento electrónico digitalizado resultante de un proceso de digitalización debe:

✓ Ser válido como documento electrónico con las características establecidas en la normativa existente.

✓ Ser fiel al documento en soporte físico en términos relativos proporcionales a la naturaleza, características o fines del producto de la digitalización.

• Fotocopiado: Se presenta principalmente cuando el soporte original se encuentre deteriorado o se requiera por algún requerimiento de entes judiciales. Para este último se debe evaluar como incluir la digitalización certificada y garantizar el elemento probatorio del documento.

• Impresión: Aplica para la reconstrucción de archivo que se requiera para consulta, pero que se haya deteriorado irreparablemente. Ejemplo: Expediente contractual digitalizado, pero cuyo original tuvo un daño que amerita desecharlo, por lo tanto, se procede a su impresión.

Los requisitos mínimos a tener en cuenta para la digitalización en los archivos de gestión y central, se encuentran en la guía de requisitos mínimos de digitalización versión 2.0 (Archivo General de la Nación, 2019b) que incluye:

• Alistamiento o preparación física: los documentos deben estar debidamente foliados, organizados según la agrupación documental y quedar totalmente libres de sobres, ganchos, clips, y cualquier otro objeto metálico o plástico de este tipo. Cuando el documento presente alguna rasgadura o un roto, se deben solicitar las instrucciones establecida en Gestión Documental.

• Captura: Se debe usar escáner automático para la captura digital, teniendo en cuenta una resolución entre 300 dpi y 600 dpi, para lo cual se tendrá como criterio que los documentos en excelente estado de conservación se digitalizarán a 300 dpi y se irá aumentando la resolución en la medida que los documentos presenten problemas de conservación o contraste.

• Identificación: Se debe realizar la identificación de las imágenes por foliación, expediente documental, subserie documental y serie documental.Control de Calidad: Se deberá realizar el control de calidad al 100% de las imágenes, para garantizar la legibilidad e integralidad de la imagen. verificar la exactitud dimensional


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comparada con el documento papel (Tamaño 100%). Para garantizar la calidad de la digitalización, se deben tener en cuenta las siguientes características: ✓ Se debe garantizar la lectura normal y total del documento en monitor y al

tamaño del 100%. ✓ La imagen no tener puntos, rayas o manchas generados en el escáner que

afecten la legibilidad. ✓ El menor detalle capturado debe tener completa legibilidad (por ejemplo, el

menor tamaño de fuente para el texto; claridad de los signos de puntuación, incluidos los decimales).

✓ La integridad de los detalles (por ejemplo, no aceptabilidad de caracteres interrumpidos o de segmentos que faltan en las líneas).

✓ Exactitud dimensional comparada con el documento papel (Tamaño 100%). ✓ No tener puntos, rayas o manchas generados en el escáner que afecten la

legibilidad.

• No presentar imagen incompleta (es decir, falta de información en los bordes del área de la imagen).

• La orientación de la imagen digital debe ser en forma de lectura humana.

• La densidad de las áreas negras debe ser sólida.

• El formato para fines de preservación es TIFF; JPEG2000 (sin pérdida).

• El resultado de la digitalización no debe entregar imágenes torcidas.

• No presentar la exposición de la imagen con mucha luz o muy oscura, es decir muy claras u oscuras, comparadas con el documento original en papel.

• No tener problemas de foco los cuales se evidencian en una imagen borrosa o con sombras en las fuentes. El formato para fines de consulta y difusión debe ser PDF/A, jpeg, jpg, jpe, JPEG2000 (con pérdida).

• La resolución de la imagen debe ser de 300 DPI o superior siempre y cuando las resoluciones superiores se usen en los casos previstos y no para todos los documentos.

• El resultado de la digitalización no debe entregar imágenes torcidas.

➢ Indización o descripción: Se deben tener en cuenta capturar lo metadatos mínimos obligatorios definidos en la Guía No. 4 Expediente Electrónico punto 2.1. Metadatos mínimos obligatorios, “con el fin de facilitar el conocimiento inmediato de las características básicas del expediente electrónico que permitan su contextualización y reconocimiento en el marco de la organización y proceso, procedimiento o trámite, al que corresponda”(Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, 2017a), estos metadatos se relacionan en la Tabla 6 a continuación


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Tabla 6 Metadatos mínimos obligatorios en expediente electrónico

Nombre Descripción

METADATOS DE INFORMACIÓN

Código Código del procedimiento

Título Título del Procedimiento

Código_Serie Código de la serie documental

Código_Org Código organismo administrativo

Desc_Org Descripción organismo administrativo

Código_Unidad Código unidad administrativa

Desc_Unidad Descripción unidad administrativa

Versión Versión

METADATOS DE GESTIÓN

Número_Exp Número de expedientes

Desc_Exp Descripción del expediente

Id Interesado Identificación del Interesado

Fecha_Apertura Fecha de apertura

Fecha_Cierre Fecha de cierre

METADATOS DE SEGURIDAD

Nivel NS Código Nivel de Seguridad

Acceso Código clasificación de acceso

Accesibilidad Código de la accesibilidad

➢ Almacenamiento: Se deben cargar las imágenes digitales y los metadatos con la información referencial en el aplicativo de gestión documental, garantizando la copia de conservación.

En la producción de documentos y ahorro en impresión y fotocopiado, envío de fax, catálogos y reportes, mediante las técnicas de reprografía se debe tener en cuenta:

• Emplear el correo electrónico, la red local o correo de voz en vez de distribuir los documentos en papel.

• Generar las comunicaciones con los clientes internos y externos por correo electrónico, tanto como sea posible.

• Revisar y corregir borradores de documentos en pantalla antes de imprimir.

• Asegurar que el computador esté configurado con las preferencias para maximizar el nivel de confort de visualización en pantalla.

• Utilizar la opción "revisar" del programa de procesamiento de texto y las funciones de agregado de comentarios en lugar de imprimir.

• Evitar el copiado para la difusión o publicación de los memos, documentos, revistas e informes.


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• Si es posible, dejar menos "espacio en blanco" y promover el uso de fuentes más pequeñas o mensajes comprimidos (varias páginas por hoja) de impresión para ahorrar papel (no recomendable para documentos muy extensos debido al cansancio que puede generar su lectura).

• Realizar copias a doble cara y establecer esta opción como valor predeterminado en las impresoras y fotocopiadoras. Preguntar si el documento que se recibe en una cara puede ser impreso a doble cara en el futuro.

• No comprar más artículos con información preimpresa, que pueden llegar a ser obsoletos (por ejemplo, papelería y sobres), en caso de producirse un cambio, comprar etiquetas con la nueva dirección con el fin de utilizar la papelería antigua. Considerar la posibilidad de mantener el papel en blanco y configurar los programas de computador para imprimir la información del membrete y dirección cuando sea necesario.

• Guardar y recoger el papel que se ha impreso en un lado, volver a apilarlo por el lado no utilizado, designar una bandeja alimentadora de papel en cada impresora (o unas impresoras) y utilizarlo para imprimir borradores.

• Cuando las máquinas de impresión y fotocopiado deban ser reemplazadas, o los contratos de outsourcing renovados, exigir la función dúplex (impresión en ambas caras).

• Establecer en todos los computadores y fotocopiadoras la impresión a doble cara por defecto.

• Utilizar papel de menor gramaje para trabajos que no requieran conservación de largo plazo.

• Centralizar impresoras/copiadoras mediante la red para que los usuarios compartan el acceso con clave para cada usuario con miras a controlar la cantidad de fotocopias e impresiones generadas en la Entidad.

• Los documentos que se generan ó producen mediante la impresión de los fax o papel químico, se deberán reproducir sobre papel garantizando su permanencia y durabilidad.

• Revisión del escáner cada 5000 documentos y aplicación de tarjetas de resolución y calidad, cartas de calibración.

• Para los casos que se evidencie la probabilidad de que los documentos puedan llegar a sufrir alteraciones, podrá restringirse la consulta del documento original, más no el acceso a su contenido, para lo anterior deberá preverse la técnica de reproducción que se utilizará para proporcionar la información requerida.

Así mismo, para los medios y técnicas de producción, se debe contar con lo siguiente:

• Herramientas tecnológicas para la producción e impresión de los documentos.

• Utilizar papelería con gramaje por lo menos de 70 g/m2, libre de ácido y exento de lignina cuyo valor de pH esté en rango de 7.5 a 10 de acuerdo con lo estipulado en la NTC 4436.


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• Uso de tinta indeleble que se conserve con el paso del tiempo, logrando de esta forma, de igual manera conservar la información.

• Se debe evitar la producción de documentos impresos en papel cuando este medio no sea requerido por razones legales o de preservación histórica, dada la longevidad del papel como medio de registro de información.

Para garantizar la calidad de la digitalización, se deben tener en cuenta las siguientes características:

• Legibilidad: La imagen guarda fidelidad al documento original, en cuanto a la capacidad visual para facilitar su lectura.

• Integridad: La imagen refleja el contenido total y demás rasgos del documento original (texto, imágenes, sellos, anotaciones, firmas).

• Alineación y orientación: La imagen está enmarcada adecuadamente en la pantalla de visualización, sin presentar desviación en la alineación de la imagen

• Cortes, dobleces, rasgaduras: La imagen refleja fielmente el documento, sin evidenciar dobleces, rasgaduras o cortes producto del proceso de digitalización y que hacen ilegible o no comparable contra el documento.

• Superposiciones: Cada imagen representa un único documento, sin que se vean sombras en la parte posterior de la imagen o partes de otro documento digitalizado o documentos de un formato inferior al del plano principal de la imagen de mayor tamaño.

• Líneas y sombras: La imagen no debe presentar líneas o sombras no concordantes con el documento original, producto de fallas en el hardware o software de digitalización, captura y edición.

• Metadatos: Toda la meta data capturada es coherente con el documento físico y la TRD, facilita su ubicación para consulta.

• OCR: Todos los archivos deben contar con reconocimiento óptico de caracteres

4.5.8 Recursos Los recursos necesarios para ejecutar este programa son:

Humanos: Asignación del recurso humano encargado de planear, dirigir, coordinar y ejecutar las actividades del programa. Financieros: Los recursos están asociados al presupuesto anual asignados a la Gestión Documental. Tecnológicos: Impresoras, scanner, hardware y software. Físicos: Elementos de oficina, mobiliario.


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4.5.9 Cronograma La Planeación, implementación y seguimiento del programa se incluye en el cronograma general de implementación del PGD

4.5.10 Responsables Alta Dirección: Brindar apoyo en la realización del programa

Dirección del Departamento de Gestión Documental: Planear y ejecutar el programa Colaboradores Mutual Ser: Participar en la implementación y desarrollo del programa

4.6 PROGRAMA ESPECIFICO DE DOCUMENTOS ESPECIALES

4.6.1 Propósito Mutual Ser EPS en el desarrollo de sus procesos genera y recibe documentos en soportes diferentes al papel, los cuales se catalogan como documentos especiales, en este sentido, el propósito del presente programa es garantizar la conservación y preservación de estos soportes, es apremiante garantizar su permanencia y legibilidad a largo plazo, teniendo en cuenta las características de los mismos, comprende el conjunto de operaciones técnicas que logren clasificar, ordenar y describir los documentos especiales, facilitando el acceso a la información y su consulta.

4.6.2 Objetivos

• Establecer lineamientos que contribuyan para la gestión de los documentos especiales, garantizando su integridad, acceso, disponibilidad, y la preservación durante todo el ciclo de vida de la información.

• Normalizar los procesos de Gestión Documental donde se contemplan documentos diferentes en formatos a los convencionales (audiovisuales, gráficos) producidos en MUTUAL SER.

4.6.3 Justificación Este programa específico está encaminado a los documentos especiales, son aquellos que cumplen una o ambas de las siguientes características: a) el lenguaje que emplean para transmitir la información es distinto al textual, pudiendo ser iconográfico, sonoro o audiovisual; b) el soporte en el que se presentan es distinto al papel o aun siendo de tal material su formato, varia de los que usualmente se encuentran en el archivo exigiendo


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condiciones particulares para su conservación. Entre otros se incluyen: documentos cartográficos, sonoros, fotográficos, audiovisuales. El objeto de este programa es establecer los lineamientos, que determinan el modo de proceder en cuanto a la identificación y el manejo que se debe dar a los documentos especiales, para garantizar su conservación y consulta a través del tiempo, de acuerdo con las mejores prácticas archivísticas y las normas y leyes aplicables.

4.6.4 Alcance

El programa aplica para todos los documentos especiales, que son generados como producto de las funciones asignadas a las áreas y que se encuentren en los archivos de gestión y archivo central.

4.6.5 Beneficios

✓ Permitir la adecuada preservación y conservación de los documentos especiales ✓ Comprender la salvaguarda de los documentos especiales, muestra un

horizonte más amplio de la gestión de documentos ✓ Permite un control más amplio sobre los documentos producidos, logrando una

optimización de la administración de la información. ✓ Asegurar la disponibilidad, integridad y fiabilidad de los documentos especiales. ✓ Oportuna respuesta a solicitudes de información contenida en los documentos

especiales. ✓ Normalización de soportes documentales tales como cintas magnéticas, audios,

videos, fotografías, planos, mapas, entre otros.

4.6.6 Lineamientos

Para facilitar la identificación y clasificación de los documentos especiales se parte de las siguientes definiciones: Cinta Magnética: la definición encontrada en Wikipedia “es un tipo de medio o soporte de almacenamiento de datos que se graba en pistas sobre una banda plástica con un material magnetizado, generalmente óxido de hierro o algún cromato” (Wikipedia, s. f.-a). En estas cintas se puede almacenar variado tipo de información como vídeo, audio y datos: pueden ser utilizados principalmente para respaldo de archivos, y para el proceso de información de tipo secuencial. Como ejemplo están: el casete de audio o vídeo, las cintas de VHS (cinta de video).


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Documento Audiovisual: Se define “Una obra audiovisual es aquella que apela al mismo tiempo al oído y a la vista y consiste en una serie de imágenes relacionadas y sonidos de acompañamiento registrados en un soporte adecuado” (Herrera, 1999). Está destinada esencialmente a ser mostrada a través de aparatos de proyección o cualquier otro método de comunicación de la imagen y del sonido, independiente de las características del soporte material que la contiene. Documento Cartográfico: En el glosario de términos AGN se describen como: “mapas y planos, algunos de ellos con valores históricos y en muchos casos artístico. Estos documentos, debido a su naturaleza y origen, deben ser tratados de manera específica (utilizar un escáner especial, metadatos particulares, entre otros) (Archivo General de la Nación, s. f.-b). Documentación fotográfica: la definición consultada en Wikipedia “se refiere al documento o conjunto de documentos cuyo soporte es la fotografía en cualquiera de sus aspectos técnicos: negativo, positivo, diapositiva, etc. y se lleva a cabo cuando se realiza una selección, análisis y tratamiento de la fotografía” (Wikipedia, s. f.-b). Documento Iconográfico: relacionado con la iconografía que se define como “conjunto de imágenes, retratos o representaciones plásticas, especialmente de un mismo tema o con características comunes” (Real Academia Española, 2020). Documento Textual No Convencional: Son documentos en papel en formatos diferentes a carta y oficio, que por su tamaño requieren ajustes cuando se archivan. Documento Sonoro: se define como toda información auditiva que esté registrada en un soporte que permita su archivo, catalogación, conservación y difusión. Tomado de (https://elenaservin.wordpress.com/2010/01/03/documentos-sonoros/). Documentos en medios digitales: Disquetes, CD, DVD, USB, disco duro.

Los siguientes documentos fueron tomados como referencia en la elaboración de este programa:

• Circular 002 de 2012 AGN: Adquisición de herramientas tecnológicas de gestión documental.

• Circular 005 de 2012 del AGN: Recomendaciones para llevar a cabo, procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa cero papel”.

• Acuerdo 08 de 2014 Art. 3 literal n: Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus parágrafos 1° y 3° de la Ley 594 de 2000.

• Mini manual de Archivamiento de Redes Sociales: Conceptos básicos, estrategias y mejores prácticas


Documental

4.6.7 Metodología

Con el fin de garantizar la correcta identificación, clasificación, conservación y posterior consulta de los documentos especiales se plantean las siguientes actividades: ➢ Identificar los documentos especiales existentes en el archivo central, para lo cual se

debe:

• Identificar las dependencias en las cuales reposan.

• Realizar el inventario documental registrando en el formato único de inventario en la columna de SOPORTE el tipo de documento especial, acorde con las definiciones dadas anteriormente, por ejemplo: Textual no convencional, iconográfico, cartográfico, fotográfico, sonoro, audiovisual, electrónico (CD, USB, disco duro). Adicionalmente en el campo de notas u observaciones, se puede especificar el tamaño, el contenido (sonoro, visual, audiovisual, grafico, etc). y el estado de conservación.

➢ En la recepción de las comunicaciones oficiales se debe describir en el campo anexo

del sistema de gestión documental automatizado los documentos especiales especificando, por ejemplo: Anexo: 1 CD; 1 USB.

➢ Los documentos especiales identificados en los archivos de gestión deben estar

incluidos en las Tablas de Retención Documental, especificando el formato y el tiempo de conservación, y una vez cumplan el tiempo se aplica el procedimiento de Transferencias Documentales.

➢ En la generación de nuevos documentos especiales, la dependencia que los cree debe

informar a la Dirección de Gestión Documental; con el fin de incluirlos en este programa y darles el tratamiento correspondiente.

➢ Tratamiento técnico de los documentos; todos los documentos deben ser vinculados

a las carpetas o expedientes a las cuales corresponden, mediante un rótulo que indique: Oficina productora, Serie / subserie documental, Título de la carpeta o expediente del cual forma parte el documento; Fecha de producción del documento; Formato y versión (p.e. Word 7.0) en el que se encuentra la información; Número consecutivo en el depósito o unidad de almacenamiento.

➢ En la carpeta se debe indicar la existencia del documento en medio digital, tanto en la carpeta (hoja con la descripción del documento) como la casilla notas del inventario documental.

➢ En el caso de rollo de microfilmación, estos deben estar referenciados con los datos de descripción en la respectiva carpeta de acta de microfilmación e informe del proceso de microfilmación.


Documental

➢ Estos documentos pueden ubicarse al final o al comienzo del expediente o carpeta al cual correspondan, como anexos, haciendo referencia al folio al que pertenecen. En la carpeta se debe indicar la existencia del documento en el soporte que se encuentre, tanto en la carpeta, como la casilla nota del inventario documental.

➢ El almacenamiento técnico se debe realizar de la siguiente manera:

• En general deben estar en sobres independientes con su respectiva descripción y numeración.

• Los videos en formato Beta, VHS, guardarlos en sus respectivas cajas con su descripción y numeración.

• Las fotografías en sobres independientes con su respectiva descripción y numeración.

• Los planos y mapas en gran formato deben conservarse en archivos verticales, con el fin de evitar el deterioro por exceso en el doblez de los materiales y eventuales pérdidas de información al perforar los materiales.

➢ Para la preservación de la información se debe hacer:

• Un proceso de lectura o rebobinado de los materiales, para mantener actualizada la información; considerando la necesidad de migración, emulación o refreshing de los materiales, por la obsolescencia tecnológica con el fin de mantener accesible la información y minimizar la probabilidad de pérdida de la información.

• También se puede realizar proceso de reprografía del material cuya tecnología sea obsoleta, esto para garantizar su reproducción futura. Esta actividad requiere la identificación de recursos para lograr recuperar esta información que hará parte de la memoria histórica de Mutual Ser.

• En el acuerdo N°037 del 2002 Articulo 1.5.3 hace la siguiente recomendación a tener en cuenta que:

Las cintas magnéticas de audio, vídeo o de datos, entre otros, deberán almacenarse completamente rebobinadas en sus respectivas cajas alejadas de campos magnéticos y fuentes de calor. Para estos soportes, es necesario programar su rebobinado periódico y verificación de datos, los cuales se darán en relación directa con las condiciones de humedad del área de depósito de tal manera que a mayor humedad mayor frecuencia en el proceso.

• Realizar las labores de mantenimiento y limpieza periódica del espacio habilitado para la conservación, así como limpieza con brocha de cerda suave, de los planos y mapas.

• Condiciones adecuadas de almacenamiento: se debe establecer el lugar apropiado con temperaturas y ventilación controladas, así como dispositivos de


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medición y control de humedad. Para ello la entidad debe habilitar los espacios necesarios para una adecuada conservación de dichos materiales. La información contenida en estos documentos se encuentra en formatos comerciales (Word, Excel, Pdf), los cuales requieren de dispositivos de lectura y uso, mediante equipos de reproducción (computadores con programas de lectura, videocaseteras, televisor, etc.).


Humanos: Asignación del recurso humano encargado de planear, dirigir, coordinar y ejecutar las actividades del programa. Físicos: Elementos e insumos para el almacenamiento de documentos especiales, mantenimiento y limpieza periódica del espacio habilitado para su almacenamiento y equipos para realizar procesos de reprografía. Infraestructura: Consecución de espacios de almacenamiento con las condiciones requeridas para la conservación de los documentos especiales. Financieros: Los recursos están asociados al presupuesto anual asignados a la Gestión Documental.

4.6.9 Cronograma

La Planeación, implementación y seguimiento del programa se incluye en el cronograma general de implementación del PGD

4.6.10 Responsables:

Alta Dirección: Brindar apoyo en la realización del programa

Departamento de Gestión Documental: Planear y ejecutar el programa; implementar un cronograma anual que involucre actividades de almacenamiento, reproducción y lectura, así como limpieza y renovación de materiales de almacenamiento, si es el caso.

Colaboradores de las áreas de Mutual Ser: Participar en la implementación y desarrollo del programa.

Gestión de la Calidad; Publicar y participar en la actualización de los procedimientos e instructivos relacionados con la incorporación de documentos electrónicos al Sistema de Gestión de la Calidad.


Documental

Departamento de Comunicaciones: Apoyar en la generación de estrategias publicitarias para la difusión del programa

4.7 PROGRAMA ESPECIFICO DE CAPACITACIÓN

4.7.1 Propósito Adoptar el programa específico de capacitación en gestión documental alineado con el Plan Anual de Capacitación del Recurso Humano, el cual tiene como objeto “planear la capacitación del recurso humano para fomentar y desarrollar sus competencias y conocimientos a fin de optimizar su desempeño dentro del cargo” (Mutual SER EPS, 2019b)

4.7.2 Objetivos

• Brindar la capacitación y orientaciones en materia de gestión documental, para lograr mejorar la comprensión y los conocimientos de las funciones archivísticas y que se realice una adecuada gestión de la información y la documentación.

• Contribuir a alcanzar los resultados esperados en la implementación del Programa de Gestión Documental de la Organización.

• Fomentar la cultura archivística generando conciencia sobre el valor que tienen los documentos para la administración y la preservación de la memoria institucional.

4.7.3 Justificación Este programa hace parte del Programa de Gestión Documental, está enmarcado dentro de la Ley 594 de 2000 -Ley General de Archivos, artículo 18 que establece que: “Las entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo, en programas y áreas relacionadas con su labor” (Congreso de Colombia, 2000) y está alineado con el “PRO-GHU-08 Procedimiento de planeación de la capacitación y formación del talento humano” (Mutual SER EPS, 2019b). Para el desarrollo de capacitaciones, se tendrán en cuenta temas específicos de gestión documental, para la implementación de los instrumentos archivísticos como el Programa de Gestión Documental y la aplicación de las Tablas de Retención Documental que son instrumentos de la Planeación Documental, que permiten establecer metas y estandarizar la estructura de clasificación y organización de la información.


Documental

4.7.4 Alcance

El programa contempla las actividades que inician con la identificación de necesidades relacionadas con la capacitación necesaria para la implementación del Programa de Gestión Documental, continúa con la ejecución de las capacitaciones y termina con el seguimiento y evaluación. Aplica para todos los trabajadores de la Organización

4.7.5 Beneficios

• Entendimiento y conocimiento de las funciones archivísticas y sus beneficios.

• Fomentar y desarrollar los conocimientos a fin de optimizar el desempeño dentro del cargo.

• Generar conciencia sobre la relevancia del valor institucional de los documentos físicos y electrónicos y la importancia de su preservación para la memoria histórica de la Organización.

4.7.6 Lineamientos Los lineamientos para el desarrollo de las actividades están alineados con la política de gestión del conocimiento, en la cual se establecen como soluciones de adaptación los programas de: Inducción y entrenamiento, que “ofrece los conocimientos, herramientas, procesos requeridos para el desempeño adecuado del cargo” (Mutual SER EPS, 2019a). En la inducción general se da a conocer al nuevo trabajador, las políticas, procesos y toda aquello, que se considere relevante para facilitar su adaptación dentro de la Organización. Se plantean los temas por área acordados con los Gerentes de Área. Para el caso de la información general de gestión documental, está incluida en la presentación de la Gerencia de Experiencia y Fidelización del Cliente. La inducción específica es desarrollada por la dependencia en la cual se vincula, se entrena al trabajador en las funciones y responsabilidades del cargo a desempeñar dentro de la Organización. Para el personal que ingresa a gestión documental se establece una duración aproximada de 60 horas, las cuales son programadas a través de un cronograma, que incluye actividades teórico práctica sobre todos los procesos archivísticos y actividades que va a realizar. Durante la inducción se asignan uno o varios trabajadores que hacen de tutores, quienes tienen el rol de acompañamiento en el puesto de trabajo, a fin de que el nuevo trabajador conozca la contribución de su cargo a las metas de la dependencia. Es responsabilidad del director del departamento, quien deberá enviar soportes al área de gestión del conocimiento y de recurso humano.


Documental

La Coordinación de gestión del conocimiento es la responsable de la planeación, implementación y evaluación de los programas de inducción (Mutual SER EPS, 2019a). La capacitación y entrenamiento son soluciones de formación, para desarrollar habilidades y adquirir conocimientos técnicos requeridos para el desempeño del cargo, en este caso en temas específicos de gestión documental. En la elaboración de este programa se tuvo en cuenta las siguientes normas y documentos de referencia:

✓ Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos, art 18; “Capacitación para los funcionarios de archivo. Las entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo, en programas y áreas relacionadas con su labor” (Congreso de Colombia, 2000).

✓ Decreto 1080 de 2015 Cap.III, Art 2.8.2.5.14 Plan de Capacitación. Las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas deberán incluir en sus planes anuales de capacitación los recursos necesarios para capacitar en el alcance y desarrollo del PGD, a los funcionarios de los diferentes niveles de la entidad (Ministerio de Cultura, 2015).

4.7.7 Metodología

➢ Identificación de Necesidades

La planeación de capacitación a incluir en el Plan Anual de Capacitación del Recurso Humano se debe realizar siguiendo lo establecido en el “PRO-GHU-08 Procedimiento de planeación de la capacitación y formación del talento humano utilizando el FOR-GHU-10 Formato de identificación de necesidades de formación y entrenamiento. Para seleccionar los temas de capacitación en general se tiene en cuenta como marco de referencia la misión del cargo, los planes y proyectos de gestión documental, las funciones de cada cargo, las iniciativas estratégicas del plan de desarrollo institucional, el informe de gestión del área, el resultado de la medición de los indicadores de gestión, los roles y responsabilidades que tienen cada uno de los trabajadores con la Gestión Documental y las temáticas establecidas por la Ley. De acuerdo con el perfil y cargo que tiene en la organización se define la población de trabajadores a capacitar. Además, se tendrá en cuenta la información recolectada en el diagnóstico del programa de gestión documental – PGD, en el cual se detectan las debilidades y necesidades en los aspectos y procesos priorizando los aspectos críticos, que se requieran para la implementación del PGD.


Documental

También, se complementará la recolección de necesidades de aprendizaje individual, mediante el formato de detección necesidades de capacitación en gestión documental, que se enviará a los correos como parte del ejercicio de las capacitaciones dadas, esto permitirá hacer el levantamiento de información e identificar los conocimientos y habilidades, que considera una persona debe tener, para desempeñarse mejor en su cargo e incluirlos temas en las capacitaciones siguientes.

➢ Formulación del componente capacitación y diseño del programa En la formulación del componente de capacitación se establece la estructura y contenidos temáticos de los módulos y se debe definir el método de capacitación y entrenamiento, teniendo en cuenta los siguientes aspectos, que se deben armonizar dentro del aprendizaje organizacional, para que se produzca el conocimiento.

• Identificar el enfoque pedagógico y las herramientas que faciliten el aprendizaje y la transferencia de conocimientos.

• Ambiente de aprendizaje: hace referencia a la ubicación: espacio físico o virtual donde se disponen los recursos para la capacitación.

• Papel del instructor: formador presencial o no presencial (virtual).

• Papel del aprendiz: aprendizaje pasivo (cuando el aprendiz es ente receptor, mas no interactuante) o activo (el proceso de aprendizaje implica interactividad entre los participantes), planteando una parte práctica.

• Tipo de aprendiz: grupal, individual. Teniendo en cuenta lo planteado en la Guía metodológica para la implementación del Plan

Nacional de Formación y Capacitación (PNFC). Entre los métodos de enseñanza-aprendizaje más utilizados, que deben estar en el repertorio de los tutores y facilitadores, se encuentran los siguientes (Departamento de la Funcion Púbica, 2017):

• El aprendizaje basado en problemas: es un método de trabajo activo, que se centra en el aprendizaje, en la investigación y la reflexión, para llegar a la solución de un problema. La actividad gira en torno a la discusión y el aprendizaje surge de la experiencia de trabajar sobre la solución de problemas que identificados. La solución de problemas genera conocimientos y promueve la creatividad, estimula el autoaprendizaje, la argumentación y la toma de decisiones, y favorece el desarrollo de habilidades interpersonales y de trabajo en equipo.

• El método de casos: este método parte de la descripción de una situación concreta. Al utilizar este se pretende que estudien la situación, definan los problemas, lleguen a sus propias conclusiones sobre las acciones que habría que emprender y contrasten ideas, las defiendan y las reelaboren con nuevas aportaciones. La situación puede presentarse mediante un material escrito, filmado, dibujado o en


Documental

soporte informático o audiovisual. Generalmente, plantea problemas que no tienen una única solución, por lo que favorece la comprensión de los problemas divergentes y la adopción de diferentes soluciones, mediante la reflexión y el consenso.

Se utilizará una combinación de los métodos reseñados, incluyendo conferencias con técnicas participativas, demostraciones, gráficos, etc., para favorecer el desarrollo de las actividades formativas y propiciar el autoconocimiento y el conocimiento de los otros. El método para utilizar depende entre otros aspectos de: los objetivos a lograr, las características del contenido, las características del grupo con el cual se trabajará. También se pueden promover otras estrategias de capacitaciones entre las cuales están: ✓ Foro: consiste en plantear un tema, para generar una dinámica de grupo y

participación sobre diversos aspectos de la temática, el foro remite a un período de preguntas y respuestas posteriores a la exposición, a fin de aclarar o ampliar los conceptos emitidos por los participantes.

✓ Divulgación de información en medios corporativos. ✓ Cursos gratuitos realizados virtuales ofertados por otras entidades. ✓ Generar grupos sociales de comunidades de práctica para desarrollar conocimientos

especializados que comparten una reflexión de su experiencia práctica para fortalecer sus interacciones y prácticas.

✓ Lecciones aprendidas sobre conocimiento adquirido de una o varias experiencias, son espacios de reflexión y el análisis crítico sobre los factores que pueden afectar positiva o negativamente.

✓ Café del conocimiento para mantener una conversación abierta creativa sobre un tema de interés mutuo para desvelar su conocimiento colectivo, compartir ideas y alcanzar un conocimiento más profundo de los temas tratados.

✓ Páginas Web Wiki con enlaces, imágenes y cualquier tipo de contenido que puede ser visitada y editada. De esta forma se convierte en una herramienta Web que permite crear colectivamente documentos con contenido para ser publicado en Internet.

Las soluciones de formación podrán desarrollarse de forma virtual o presencial, de acuerdo con análisis de costo y calidad priorizando realizar las actividades en el puesto de trabajo de cada colaborador evitando el desplazamiento de los trabajadores de su lugar de trabajo hacia otras oficinas o ciudades. Los encuentros presenciales se darán en casos de solicitudes especiales de las áreas. Para las capacitaciones virtuales se utilizará la Plataforma de Educación Continua, o herramientas como Teams.


Documental

➢ Diseño de módulos Teniendo en cuenta la identificación inicial de necesidades de capacitación acorde con el diagnóstico, se establecen como temas principales la elaboración e implementación de las tablas de retención documental, el programa de gestión documental y el manejo del sistema de gestión documental automatizado Alfanet. Para la formulación de esta propuesta se toman ideas según lo planteado en la tesis de grado guía para la planeación de un programa de capacitación para la aplicación de tablas de retención documental caso Universidad Nacional de Colombia (Carrero A, 2006), en la cual se propone un programa de capacitación organizado “en módulos formulados para atender las necesidades de capacitación en cada uno de los niveles de organización de la entidad”. Una vez identificadas las necesidades de formación y tener la propuesta de diseño de módulos se presenta este programa a la Coordinación de Gestión del Conocimiento, que es la responsable de la planeación, implementación y evaluación de los programas de formación y se encarga del análisis y presentar la propuesta final de solución de gestión del conocimiento. El siguiente es el contenido de los módulos propuestos, el número de horas y de sesiones y la población a la cual va dirigido el módulo. MÓDULO 0: Inducción general (se envía adjunto) MÓDULO 1 Tema: La gestión documental en la Organización Población: dirigida a los 3 niveles (estratégico, táctico y operativo), de acuerdo con el grado de injerencia que tienen en el proceso. Objetivo: Presentar los conceptos, definición e importancia de la gestión documental y la relevancia que tiene el correcto manejo y control de la documentación, para el logro de los objetivos del Plan de Desarrollo Institucional - PDI en especial con la certificación en la gestión de calidad la norma ISO 9001:2015. Tiempo estimado: 2 horas Contenidos:

✓ Definición e importancia de la gestión documental (G.D.)

✓ Objetivos de la G.D.

✓ Política de Gestión Documental


Documental

✓ Instrumentos archivísticos

✓ Articulación con sistema de calidad - Control información documentada

✓ Procesos para la implementación de la G.D.

✓ Diseño de un Programa de Gestión Documental – PGD

MÓDULO 2 Tema: Conceptos Archivísticos Generales Población: dirigida trabajadores del nivel táctico y operativo. Objetivo: Presentar los conceptos archivísticos básicos y las etapas sucesivas por las que pasan los documentos desde su generación hasta determinar su disposición final. Tiempo estimado: 2 horas Contenidos:

✓ Conceptos archivísticos generales

✓ Normatividad

✓ Fases de archivo: Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico

✓ Reglamento interno de archivo

MÓDULO 3 Tema: Tablas de Retención Documental - TRD Población: dirigida a los 3 niveles (estratégico, táctico y operativo Objetivo: Presentar los conceptos, y etapas para la implementación de las Tablas de Retención Documental, así como los aspectos jurídicos que las reglamentan. Tiempo estimado: 2 horas Contenidos:

✓ Definición e importancia de las Tablas de Retención Documental ✓ Fases de implementación de las TRD. ✓ Fase de elaboración de la TRD ✓ Fase de aplicación de la TRD ✓ Fase de seguimiento de la TRD ✓ Normatividad relacionada ✓ Taller con ejercicios prácticos ✓ Aplicación de las buenas prácticas en gestión documental.


Documental

MÓDULO 4 Tema: Tablas de Retención Documental - TRD Población: dirigida a los 3 niveles (estratégico, táctico y operativo Objetivo: Presentar los conceptos, y etapas para la implementación de las Tablas de Retención Documental, así como los aspectos jurídicos que las reglamentan. Tiempo estimado: 2 horas Contenidos:

✓ Fase de aplicación de la TRD ✓ Fase de seguimiento de la TRD ✓ Procesos para la organización del archivo de gestión: clasificación, ordenación,

foliación, identificación, marcación, inventario ✓ Transferencias primarias ✓ Taller con ejercicios prácticos ✓ Aplicación de las buenas prácticas en gestión documental.

MÓDULO 5 Tema: Programa de Gestión Documental – PGD Población: dirigida a los 3 niveles (estratégico, táctico y operativo), de acuerdo con el grado de injerencia que tienen en el proceso Objetivo: Realizar la socialización y divulgación del PGD con la finalidad de implementar un instrumento que logre formular y documentar a corto, mediano y largo plazo las actividades relacionadas con la Gestión Documental. Tiempo estimado: 4 horas Contenidos:

✓ Programa de Gestión Documental – PGD ✓ Implementación de un programa de gestión documental ✓ Procedimientos de gestión documental ✓ Producción documental ✓ Trámite de documentos: Recepción, distribución y consulta documentos ✓ Organización de archivos de gestión

✓ Transferencias Documentales

✓ Preservación documental ✓ Conservación de documentos ✓ Disposición final de los documentos ✓ Procedimientos de gestión documental


Documental

✓ Organización de fondos documentales y TVD

✓ Plan de Mejoramiento Archivístico

✓ Programas específicos

MÓDULO 6 Tema: Gestión electrónica de documentos Población: dirigida a los 3 niveles (estratégico, táctico y operativo), de acuerdo con el grado de injerencia que tienen en el proceso Objetivo: Divulgar el proceso de producción de los documentos electrónicos, empleando los procesos de gestión documental y los lineamientos respecto a la seguridad de la información que permitan garantizar su autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad mediante herramientas tecnológicas. Tiempo estimado: 4 horas Contenidos:

✓ Concepto documento electrónico de archivo

✓ Archivo de Documento Electrónico según TRD

✓ Programa de gestión de documentos electrónicos

✓ Políticas de seguridad de la información

✓ Manejo de sistema de Gestión documental Automatizado Alfanet

✓ Gestión de documentos electrónicos ✓ Automatización de procesos

➢ Ejecución o aplicación del programa Se realiza aplicación o puesta en marcha del programa de capacitación teniendo en cuenta las responsabilidades que se definen en el punto de responsabilidades de cada uno de los involucrados en el proceso.

➢ Evaluación de la capacitación

Se realizará una evaluación posterior a las capacitaciones en cuanto a satisfacción de los participantes.



Documental

Humanos: Asignación del recurso humano encargado de planear, dirigir, coordinar y ejecutar las actividades del programa. Financieros: Los recursos están asociados al presupuesto anual asignados para capacitación y gestión del conocimiento. Físicos, materiales e insumos: Capacitaciones presenciales: Video beam, equipo de cómputo, tablero acrílico, marcadores, borrador para tablero acrílico, lápices, materiales didácticos para talleres prácticos, salas de capacitación. Capacitaciones virtuales: Plataforma de Educación Continua, herramientas como Teams y medios Web e interactivos.

4.7.9 Responsabilidades Directora del Departamento de Gestión Documental.

✓ Establecer, actualizar y mantener el programa de capacitación de gestión

documental de la Organización. ✓ Realizar el seguimiento a la implementación del programa de Capaciones de

gestión documental. ✓ Establecer las acciones de mejora en caso de ser necesarias. ✓ Elaborar los contenidos y presentaciones con los temas requeridos para las

capacitaciones a nivel interno de gestión documental en la Organización.

Departamento de Gestión del Conocimiento:

✓ Gestionar, planear, organizar y ejecutar las actividades del sistema de gestión del conocimiento de la Organización.

✓ Incluir en al Plan Anual de Gestión de Conocimiento de la organización los temas relacionados con la gestión documental.

✓ Apoyar las actividades en la implementación del Programa de capacitaciones de gestión documental.

✓ Asegurar el soporte funcional en la estructuración, diseño y producción de cursos virtuales y presenciales.

✓ Será responsabilidad de la Coordinación de Gestión del conocimiento en conjunto con los líderes de procesos la Identificación y análisis de las necesidades de conocimiento de las gerencias para apoyar sus estrategias.

✓ La Coordinación de Gestión del Conocimiento será la responsable de la planeación, implementación y evaluación de los programas de formación.

Departamento de Comunicaciones:


Documental

✓ Apoyar el proceso de comunicaciones para la divulgación del programa de capacitaciones según el Plan de medios de Mutual Ser.

Gerentes y Líderes de Procesos

✓ Promover el uso de las herramientas de gestión del conocimiento al interior de

sus equipos de trabajo. ✓ Crear espacios dentro del horario laboral para que el personal a cargo participe

en las actividades de gestión del conocimiento. ✓ Motivar con su ejemplo la cultura de servicio, aprendizaje e innovación. ✓ Será responsabilidad de los líderes de procesos la Identificación y análisis de

las necesidades de conocimiento del talento humano en general para desarrollar las competencias requeridas para el logro de los objetivos organizacionales.

Todo el personal de Mutual Ser:

✓ Asistir a las capacitaciones y aplicar los conocimientos adquiridos en la administración de la información.

✓ Realizar las evaluaciones que permitan identificar nuevos temas o necesidades de capacitación.

✓ Será responsabilidad de la Coordinación de Gestión del conocimiento en conjunto con los líderes de procesos la Identificación y análisis de las necesidades de conocimiento de las gerencias para apoyar sus estrategias.

✓ Será responsabilidad de los líderes de procesos la Identificación y análisis de las necesidades de conocimiento del talento humano en general para desarrollar las competencias requeridas para el logro de los objetivos organizacionales.

4.8 PROGRAMA ESPECIFICO DE AUDITORÍA Y CONTROL

4.8.1 Propósito El programa de Auditoria y Control tiene como propósito consolidar y fortalecer los procesos de la gestión documental de la organización mediante la implementación de acciones de medición, evaluación y control.


Documental

4.8.2 Objetivos

• Coordinar y planificar las auditorias en gestión documental con la Dirección de Control Interno y Calidad.

• Evaluar el cumplimiento de los procesos de gestión documental establecidos en Mutual Ser.

• Alertar sobre las debilidades del proceso e identificar las acciones de mejora continua en los procesos de Gestión Documental.

• Evaluar los controles establecidos para el desarrollo de la Gestión Documental.

4.8.3 Justificación El programa está enfocado a efectuar el seguimiento que permita la medición, evaluación y análisis de las estrategias definidas para cada uno de los elementos que componen el programa como lo son las actividades contenidas en el Programa de Gestión Documental – PGD con el fin de controlar el cumplimiento de los requerimientos y componentes propios del ciclo de vida de los documentos de archivo y de la gestión documental, de conformidad con la normatividad vigente y los procedimientos aprobados por la Organización. Para garantizar el seguimiento, se implementan las auditorías con parámetros específicos para controlar la eficiencia, eficacia y efectividad del PGD, esto permitirá detectar mejoras que permitan lograr los objetivos deseados obteniendo acciones preventivas y de mejora en la administración de la información de la Organización.

4.8.4 Alcance Aplica para todos los procesos, procedimientos e información documentada de Gestión Documental en Mutual SER EPS.

4.8.5 Beneficios

✓ Proveer la identificación de posibles mejoras al Programa de Gestión Documental ✓ Garantiza la identificación de los puntos de control requeridos para disminuir los

riesgos ligados a la Gestión Documental ✓ Contribuir al proceso de mejoramiento continuo en los procesos de gestión

documental. ✓ Permite alcanzar los objetivos y metas establecidos en la política de Gestión

Documental. ✓ Asegurar el cumplimiento del marco normativo archivístico.


Documental

✓ Promover el seguimiento y el control de la documentación durante el ciclo vital del documento.

4.8.6 Lineamientos

Para el desarrollo del programa de auditoría y control, los elementos que se deben tener en cuenta, para realizar el seguimiento y el control acorde con los lineamientos de la norma NTC - ISO 30301 Información y Documentación Sistemas de Registros son:

✓ La política de Gestión documental, la cual contiene el marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica de la organización.

✓ Tener en cuenta los cambios en la organización y en los requisitos legales. ✓ Contemplar la disponibilidad e idoneidad de los recursos, entre estos se

encuentran los financieros, humanos, de infraestructura, tecnológicos. ✓ La pertinencia de la asignación y distribución de funciones, responsabilidades y

autoridades. ✓ El desempeño de las personas con responsabilidad designada en la

implementación, la presentación de informes y la promoción de la toma de conciencia.

✓ El desempeño de los procesos y sistemas frente a los objetivos. ✓ La satisfacción de los usuarios y partes interesadas.

Entre los documentos tomados como referencia en la elaboración de este programa esta el Decreto 1080 de 2015 Artículo 2.8.2.5.1.1, que establece la implementación y el seguimiento es responsabilidad del área de archivo de la Entidad en coordinación con la oficina de Control Interno ó quien haga sus veces.

4.8.7 Metodología

La metodología adoptada será la aprobada en el procedimiento PRO-SIG-02 Auditorías Internas. Se tendrán en cuenta los siguientes temas:

• Creación, actualización y control de la información documentada.

• Control de los documentos recibidos y enviados.

• Diseño, implementación y seguimiento a las tablas de retención documental.

• Control y seguridad de los activos de información físicos.

• Programa de Gestión Documental-PGD

• Plan de Mejoramiento Archivístico-PMA

• Inventarios documentales del archivo central


Documental

• Organización Archivos de Gestión

• Organización Archivo Central

• Coordinación y control de la transferencia de documentos al archivo central.

• Informe de programas y proyectos de gestión documental

• Atención y gestión de las solicitudes de consulta y préstamo de documentos.

Las auditorías se realizarán de acuerdo con el plan de auditorías de la Organización y a la priorización y las mejoras a implementar resultado de las mismas.

4.8.8 Recursos: Los recursos necesarios para ejecutar este programa son:

Humanos: Asignación del recurso humano encargado de planear, dirigir, coordinar y ejecutar las actividades del programa Financieros: Los recursos están asociados al presupuesto anual asignados a la Gestión Documental 4.8.9 Cronograma La Planeación, implementación y seguimiento del programa se incluye en el cronograma general de implementación del PGD

4.8.10 Responsables

La aplicación se efectuará a través de los auditores designados por Contraloría Interna y el alcance de las auditorías o seguimientos, estarán de acuerdo con el Programa de Auditoría que se establezca en cada una de las vigencias. En caso de requerirse apoyo técnico, personal del Departamento de Gestión Documental hará parte de las jornadas de seguimiento o auditoria, por designación de la Dirección del Departamento de Gestión Documental o por selección sobre el desarrollo de auditorías internas.

5. ARMONIZACIÓN CON LOS PLANES Y SISTEMA DE GESTIÓN

La Gestión Documental se armonizará con los planes, programas e iniciativas de la entidad con el cumplimiento de requisitos administrativos, legales, normativos y tecnológicos, desde la generación misma de las herramientas asociadas con:

• Planes, programas y proyectos de Gestión Documental


Documental

• Procesos y procedimientos del sistema de Gestión de Calidad • Instrumentos archivísticos • Iniciativas para la simplificación de trámites y uso racional del papel. • Políticas Institucionales • Indicadores de eficacia, eficiencia, transparencia, oportunidad, economía. • Mejora continua.

Por tanto, la formulación de los documentos, iniciativas, los programas y proyectos asociados al desarrollo del Programa de Gestión Documental, se realizarán de manera articulada con los sistemas, políticas, modelos de gestión, planes y programas de la entidad, entre los que se encuentran: Tabla 7 Documentación y alineación con procesos de gestión documental

DOCUMENTO ALINEACIÓN CON PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

MAN-TIC-007-4 Manual de Políticas de Seguridad de la Información.

Producción documental Gestión y trámite Organización Transferencia Disposición de documentos Preservación a largo plazo Valoración

PRO-SIG-03_POL-SIG-01 Política de Activos de la Información.


Política de la Calidad Planeación

Código de Conducta y Buen Gobierno de Mutual Ser EPS.


Sistema de Gestión de Calidad

Planeación Producción documental Gestión y trámite Organización Transferencia Disposición de documentos Preservación a largo plazo


Documental

Valoración

Gestión Ambiental

Transferencia Disposición de documentos Preservación a largo plazo

Modelo de Atención al usuario

Producción documental Gestión y trámite Organización Transferencia Disposición de documentos

Plan de Comunicaciones Matriz de Comunicaciones

Planeación Producción documental Gestión y trámite Organización Transferencia Disposición de documentos

PRO-SIG-02 Procedimiento para Auditorías Internas Programas de Auditoría Planes de Auditoria

Planeación Producción documental Gestión y trámite Organización Transferencia Disposición de documentos Preservación a largo plazo Valoración

MAN-TIC-007-1 Plan de Continuidad Tecnológica

Planeación Producción documental Gestión y trámite Preservación a largo plazo

GUIA-TIC-007-1 Definición del Plan de Continuidad del Negocio

Planeación Producción documental Gestión y trámite Preservación a largo plazo

PRO-TIC-006-0 Almacenamiento Respaldo y Restauración de la Información


Planes de Formación

Planeación Producción documental Gestión y trámite Organización Transferencia

Plan Estratégico Institucional Planeación


Documental

Plan de Desarrollo Institucional

Planes de Acción

Planeación Producción documental Gestión y trámite Organización Transferencia Disposición de documentos Preservación a largo plazo

Planes de Mejoramiento

Planeación Producción documental Gestión y trámite Organización Transferencia Disposición de documentos

MAN-SIG-02 Plan de Emergencias

Preservación a largo plazo

Sistema de administración del riesgo de lavado de activos y la financiación del terrorismo (SARLAFT)

Producción documental Gestión y trámite Disposición de documentos Preservación a largo plazo Valoración

Programas de Gestión del Riesgo


Programa Participación Social


Plan de compras Planeación

Con el propósito de integrar las funciones, acciones y responsabilidades, mejoramiento continuo y satisfacción de los usuarios del servicio de salud, Mutual Ser EPS determinará en el plan estratégico institucional y los planes de acción anual las actividades que garanticen la efectividad de la armonización del PGD con los sistemas de gestión, teniendo en cuenta las siguientes consideraciones:


Documental

• Estará alineado con los objetivos estratégicos de Mutual Ser EPS.

• Establecerá metas de corto, mediano y largo plazo.

• Deberá contar con los recursos necesarios, para alcanzar las metas y lograr los

objetivos definidos.

6. CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Elaborar y ajustar las TRD de

acuerdo a la estructura organica

actual

Departamento

de Gestión

Documental

Tablas de Retención

Actualizadas

Presentación de las TRD al AGN

para convalidar

Departamento

de Gestión

Documental

Acta de aprobación Comité

de Archivo/Oficio de

remisión

Publicar, socializar y capacitar a los

funcionarios sobre la aplicación de

las nuevas TRD en sus archivos de

gestión.

Departamento

de Gestión

Documental/Coordinación de

Gestión del

Conocimiento/Dirección de

Comunicaciones

Certif icado de

convalidación/Listas de

Asistencia

Parametrízar las TRD en el aplicativo


Automatizado.


Documental/Departamento de

Tecnologías de la Información.

TRD parametrizadas/acta

de reunión

Implementar y Aplicar las TRD a la

documentación de la Organización.


Documental/Dependencias de

la Organización

Inventarios documentales

archivos de

Gestión/Propuesta

eliminación

Elaborar Plan de Trabajo para

elaboración de instrumentos

archivísticos en cumplimiento a la

normativa archivística.


Documental

Cronograma elaboración

Instrumentos archivísticos/

Presentar Plan de Trabajo al Cómite

de Archivo para aprobación.


Documental

Acta de Comité de Archivo

Elaborar el Plan de Conservación

Documental como parte integrante

del Sistema Integrado de

Conservación.


Documental/

Elaborar el Plan de Conservación

Documental como parte integrante

del Sistema Integrado de

Conservación.



Técnologías de la Información.

Presentar al Comité de Archivo el

Sistema Integrado de Conservación

Para su aprobación


Documental/

Acta de Comité de Archivo

Publicar y socializar del Sistema

Integrado de Conservación



Comunicaciones

Campaña de

socialización/Listas de

Asistencia

PROGRAMA DE NORMALIZACIÓN DE

FORMAS Y FORMULARIOS.

Establecer e implementar el

Programa de Normalización de

Formas y Formularios.

Dirección del

Departamento

de Gestión

Documental/DirecciónProcesos

y Control Interno


PROGRAMA DE GESTIÓN DE

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS.


Programa de Gestión de Documentos

Electrónicos.

Departamemto de Gestión

Documental/Gerencia de de

Tecnología de la Información.


PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES Ó

ESENCIALES.


Programa de Documentos Vitales ó

esenciales.


Documental


PROGRAMA DE REPROGRAFÍA.


Programa de Reprografía.



Tecnologías de la Información/


PROGRAMA DE CAPACITACIÓN


Programa de Capacitación.

Incluyendo temas de gestión

documental mediante los cuales se

fortalezca el conocimiento de las

personas.

Dirección del

Departamento

de Gestión

Documental/Coordinación de

Gestión del Conocimiento


PROGRAMA DE DOCUMENTOS

ESPECIALES.


Programa de Documentos

Especiales.


Documental


PROGRAMA DE AUDITORÍA Y CONTROL


Programa de Auditoría y Control, con

el f in de realizar seguimiento al

cumplimiento de los procesos de

gestión documental en la Entidad.


Documental


P

R

O

C

E

S

O

S

D

E

G

E

S

T

I

Ó

N

D

O

C

U

M

E

N

T

A

L

DOCUMENTACIÓN PROCESOS DE

GESTIÓN DOCUMENTAL

Revisar el subproceso de Gestión

Documental con el f in de actualizar

los procesos de gestión documental,

procedimientos, formatos etc. Según

la necesidd identif icada.


Documental/DirecciónProcesos

y Control Interno

Procedimientos

actualizados

PRODUCTO

P

R

O

G

R

A

M

A

S

E

S

P

E

C

I

F

Í

C

O

S

D

E

L

P

G

D

I

N

S

T

R

U

M

E

N

T

O

S

A

R

C

H

I

V

Í

S

T

I

C

O

S

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

(PINAR), MODELO DE REQUISITOS PARA

LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS

ELECTRÓNICOS, BANCOS

TERMINOLÓGICOS DE TIPOS, SERIES Y

SUB-SERIES DOCUMENTALES Y TABLAS

DE CONTROL DE ACCESO, TABLA DE

VALORACIÓNN DOCUMENTAL

Sistema Integrado de

conservación: Plan de

Conservación

Documental/Plan de

Preservación Digital a Largo

Plazo.SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN

RESPONSABLESACTIVIDADCOMPONENTECOMPONENTE2021 2022 2023 2024 2025


Documental

7. REGISTROS Y ANEXOS

7.1 ANEXO1. MATRIZ DE ROLES Y RESPONSABILIDADES PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Roles ResponsabilidadesJunta Directiva /

Gerencia General

Coordinación

de

Control Interno

y Calidad

Dirección del

Departamento

de Gestión

Documental

Gerencia de TI

Coordinación

Gestión del

Conocimiento

Responsables de

Procesos del

Sistema de

Gestión de la

Calidad

Dirección de

Comunicaciones

Comité Interno

de Archivo o

quién haga sus

veces

Áreas de la

OrganizaciónProveedor

1Definir el modelo de gobernabilidad para el

desarrollo del procesoX X

2 Definir el alcance de la elaboración del PGD X X X

3 Elaborar el registro de Stakeholders X X

4Realizar la clasificación de Stakeholders –

Matriz Influencia vs ImpactoX X X

5

Investigación preliminar: aplicación de

encuestas para el levantamiento de

información del diagnóstico integral del

archivo institucional.

X X

6Realizar analisis de requisitos normativos y

administrativos.X X

7Realizar el formato de Autoevaluación de la

Función Archivística X X

8 Análisis del entorno de la organización. X X

9

Evaluación de los Sistemas de Gestión

Electrónica de Documentos de Archivo

SGDEA y Sistemas que administran

información electrónica SGDE de la

organización.

X X

10Identificación de los interesados del

proyecto.X X X

11Elaborar el informe diagnóstico de la función

archivística de la Compañía.X X

12

Definición del alcance de la formulación del

PGD: Identificación de requisitos y registro

de actividades propuestas para el PGD

X X X

13

Desarrollo de mesas de trabajo para la

revisión de los enunciados de las

actividades para determinar las estrategias

que se adoptarán para el aseguramiento de

los procesos y programas específicos de

Gestión Documental.

X X X X X

14Elaboración Matriz de Responsabilidades

RACI.X X

15Elaboración del documento conceptual de

PGD.X X

16Elaboración del plan de mejoramiento

archivísticoX X

17

Formulación del reglamento de archivo y

procedimientos basados en las políticas de

gestión documental y de información.

X X

18Presentar la Regulación del Comité Interno

de Archivo o quien haga sus vecesX X

19

Envío de Citación a los miembros del

Comité Interno de Archivo o quien haga sus

veces

X X

20Presentacion de P.G.D. al Comité de

Archivo.X X

21 Publicación del PGD X X X

22

Campaña de Difusión: Ilustración de los

aspectos de imagen corporativa y difusión

del PGD.

X X X

23Divulgación de la política de Gestión

Documental para la Compañía.X X X

24Establecer las metas para realizar las

actividades del PGD.X X X X

25

Asignar recurso monetario para el

cumplimiento de las actividades planteadas

a corto, mediano y largo plazo.

X X

26

Aprobar las actualizaciones de los

procedimientos y programas específicos del

PGD

X X X

27Realizar la implementación del PGD Plan de

Mejoramiento Archivístico X X X

28

Realizar evaluación y Seguimiento:

Revisiones continuas con el fin de

establecer estrategias o direccionamiento

de las actividades correspondientes

X X X X

29Realizar la implementación del Programa de

CapacitaciónX X X X


Auditoría y ControlX X X X


Documentos EspecialesX X X


Documentos Vitales ó EsencialesX X X


Gestión de Documentos ElectrónicosX X X X


Archivos DescentralizadosX X X


ReprografíaX X X X

36

Realizar la implementación del Programa de

Normalización de Formas y Formularios

Electrónicos

X X X X

37

Realizar Seguimiento: Revisiones continuas

con el fin de establecer estrategias o

direccionamiento de las actividades

correspondientes, adicionalmente de

aprobar y proponer ajustes que obtengan la

mejora sobre los procesos.

X X X X X

38Aprobar los ajustes que obtengan la mejora

sobre los procesos. X X X X

ROLES Y RESPONSABILIDADES /

AUTORIDADES

CÓDIGO Versión XX Aprobado AAAA-MM-DD

Aprobó: Cargo o Junta Directiva

MATRIZ DE ROLES Y RESPONSABILIDADES PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

i


Documental

7.2 ANEXO 2. ANÁLISIS DEL ENTORNO

La Prestación de Servicios de Salud en Colombia se encuentra reglamentada por la

Política Nacional de Prestación de Servicios de Salud, obedeciendo a la Ley 1122 de

2007 y sus decretos reglamentarios, cuyo principal objetivo es garantizar el acceso y

la calidad de los servicios, optimizar el uso de los recursos, promover los enfoques de

atención centrada en el usuario y lograr la sostenibilidad financiera de las Instituciones

Prestadoras de Servicios de Salud Públicas (Minsalud, s. f.)

De acuerdo con la Ley 1122 de 2007 la salud pública está constituida por un conjunto

de política, que busca garantizar de manera integrada, la salud de la población por

medio de acciones dirigidas tanto de manera individual como colectiva ya que sus

resultados se constituyen en indicadores de las condiciones de vida, bienestar y

desarrollo. Dichas acciones se realizarán bajo la rectoría del Estado y deberán

promover la participación responsable de todos los sectores de la comunidad.

Entidades de Control y Vigilancia

La Superintendencia Nacional de Salud es le entidad encargada de vigilar el

funcionamiento de las Entidades Promotoras de Salud EPS y de empresas de

medicina prepagada.

La gestión de la Superintendencia Nacional de Salud está enfocada en 3 actividades

que son inspección, vigilancia y control, reglamentadas en el Decreto No. 1765 de

2019 “Por el cual se Modifican los artículos 6, 7, 21, 22 y 23 del Decreto 2462 de 2013,

en relación con algunas competencias de la Superintendencia Nacional de Salud”:

• Inspección: Realiza actividades que permiten monitorear y evaluar el sistema

de salud, de esta manera, podemos solicitar, confirmar y analizar la

información sobre la situación de los servicios de salud y sus recursos, sobre

la situación jurídica, financiera, técnica - científica, administrativa y económica

de las entidades que vigilamos.

• Vigilancia: Advertir, prevenir, orientar, asistir y propender porque las entidades

encargadas del financiamiento, aseguramiento, prestación del servicio de

Salud, atención al usuario, participación social y demás sujetos que vigilamos

cumplan con las normas del sistema.

• Control: Ordenar los correctivos que permitan superar una situación crítica o

irregular sea esta jurídica, financiera, económica, técnica – científica o


Documental

administrativa de cualquiera de los vigilados y sancionar las actuaciones que

se aparten de la ley.

Por disposición de la Superintendencia Nacional de Salud, las entidades que están

bajo su inspección, vigilancia y control se encuentran obligadas a tener revisor fiscal;

dentro de dichas entidades están: las Entidades Promotoras de Salud – EPS, las

Instituciones Prestadoras de Salud – IPS, las Empresas Solidarias de Salud – ESS, y

en general todas aquellas que hagan parte del sistema de seguridad social en salud.

Información General le la Organización

En la siguiente ilustración se presenta información general:

Ilustración 4 Información general de la Organización. Elaboración tomada del Código de Conducta y Buen Gobierno (Mutual SER EPS, 2020)


Documental

La siguiente información que se incluye se toma del Código de Conducta y Buen

Gobierno (Mutual SER EPS, 2020a):

MUTUAL SER EPS EPS es una organización social, comprometida en generar

estilos de vida saludables y ofrecer una atención segura, integral y

personalizada en salud a sus afiliados. Esto se gestiona desde una

perspectiva de equilibrio social y económico garantizando una efectiva

gestión y administración de los riesgos de salud y financiero, la atención de

las contingencias con una red de prestadores que brinde calidad y calidez

para que los usuarios ejerzan su derecho fundamental a la salud; así como

la mejora de la calidad de vida de sus asociados, afiliados y de su talento

humano, bajo un modelo integral de gestión en salud.

La Organización cuenta con un equipo humano competente y altamente

comprometido en ofrecer servicios con calidad, eficiencia y responsabilidad,

siempre con el uso de la tecnología adecuada y en la búsqueda

permanentemente del desarrollo humano..

Razón Social, Domicilio, Ámbito Territorial de Operaciones y Duración

Razón Social:

Con el nombre de Asociación Mutual Ser EPS Empresa Solidaria de Salud,

Entidad Promotora de Salud, en adelante, Mutual Ser EPS EPS, se

constituye de manera libre y democrática, una entidad mutualista de derecho

privado, sin ánimo de lucro, integrada por personas naturales y jurídicas,

inspirada en los principios de la solidaridad, adhesión voluntaria, educación

permanente, participación, transparencia, integración, calidad y ayuda

mutua.

Él número de asociados y patrimonio social es variable e ilimitado hallándose sujeto

a las regulaciones y normatividad colombiana, la ley 454 de 1998 y en

especial al decreto 1480 de 1989, y las normas que los modifiquen, asimismo

mismo al presente estatuto.

Domicilio y Ámbito Territorial de Operaciones:

El domicilio principal de Mutual Ser EPS EPS, es la ciudad de Cartagena de indias

D. T Y C. pero a decisión unánime de la asamblea General de delegados

podrá establecerse en cualquier ciudad de la Republica de Colombia donde

existan asociados. El ámbito territorial de operaciones comprende la

República de Colombia.


Documental

Duración

La duración es indefinida, aunque podrá disolverse y liquidarse por decisión de los

asociados tomada en Asamblea General de Delegados, o al incurrir en

alguna falta o causal de ley.

El mapa de procesos y subprocesos se presenta en la siguiente ilustración:

Ilustración 5 Mapa de procesos y subprocesos

7.3 ANEXO 3. GLOSARIO DE TERMINOS

No se incluye glosario detallado, ya que en el Programa de Gestión Documental PGD, se acoge el glosario y definiciones establecidas por el Archivo General de la Nación en el Acuerdo 027 de 2006 (Archivo General de la Nación, 2006) y el Decreto 1080 de

2015. (Ministerio de Cultura, 2015). Además, las que se encuentran publicadas en la sección “glosario de términos del Archivo General de la Nación” a través de su sitio

web (www.archivogeneral.gov.co) en el link: https://www.archivogeneral.gov.co/Transparencia/informacion-interes/Glosario


Documental

REFERENCIAS

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Archivo General de la Nación. (2018). Circular Externa No. 001. https://normativa.archivogeneral.gov.co/circular-externa-001/?pdf=171

Archivo General de la Nación. (2019a). Acuerdo No. 004 de 2019. https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-004-de-2019/

Archivo General de la Nación. (2019b). Modelo de requisitos para la implementación de un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo. https://normativa.archivogeneral.gov.co/

Archivo General de la Nación. (2020). Guía Implementación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo-SGDEA.

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Documental

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN

ANTERIOR

FECHA DE

APROBACIÓN

VERSIÓN

ACTUAL DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

N/A 31-05-2021 01

Se crea documento para dar

cumplimiento a la Ley de transparencia y,

con la finalidad de implementar un

instrumento que logre formular y

documentar a corto, mediano y largo

plazo las actividades relacionadas con la

Gestión Documental logrando una

eficiente administración de los

documentos producidos o recibidos por la

Organización, independiente de su

soporte, propendiendo por la

conservación y/o preservación de estos

durante su ciclo de vida

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