PROIECT RAPORT -TREZ

DIRECTIA GENERALA A FINANTELOR PUBLICE TELEORMAN AUDITUL SISTEMULUI DE CONTROL INTERNCOMPARTIMENTUL AUDIT PUBLIC INTERN AL UTILIZARII CREDITELOR BUGETARE

1. INTRODUCERE

Misiunea «Auditul sistemului de control intern al utilizarii creditelor bugetare» a avut ca scop evaluarea functiei de control a trezoreriei statului privind utilizarea creditelor bugetare de catre institutiile publice.

Cadrul legal de desfasurare a misiunii:- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern;- O.G. nr. 37/29.01.2004 pentru modificarea si completarea reglementarilor

privind auditul public intern;- Normele proprii privind exercitarea activitatii de audit public intern in cadrul

Ministerului Finantelor Publice, aprobate prin O.M.F.P. nr. 445/2004, modificate si completate prin OMFP nr.70/2006;

- Codul privind conduita etica a auditorului intern, aprobat prin O.M.F.P. nr. 252/2004;

- Planul de audit public intern pe anul 2006;- Ordinul de serviciu nr. 25632/02.10.2006.Echipa de audit a fost formata din urmatorii auditori:- Valeria Pena – supervizor;- Carmen Dinu – auditor superior;- Balaceanu Nuta – auditor asistent.Perioada auditata: 01.01.2006 - 30.09.2006.Durata misiunii: 01.10.-30.11.2006.Obiectul auditabilActivitatea desfasurata la nivelul urmatoarelor structuri :

- Serviciului verificarea si decontarea cheltuielilor institutiilor publice din cadrul A.F.P. Alexandria,

- Biroului indrumarea si verificarea activitatii trezoreriilor locale- Compartimentului buget si contabilitate publica din cadrul Activitatii de

Trezorerie si Contabilitate Publica.Modul de desfasurare a misiunii de audit Misiunea de audit public intern privind evaluarea functiei de control a

trezoreriei statului privind utilizarea creditelor bugetare de catre institutiile publice s-a desfasurat conform normelor metodologice procedurale, parcurgandu-se toate etapele:

1. pregatirea misiunii: initierea auditului, colectarea si prelucrarea informatiilor, analiza riscurilor, elaborarea programului de audit, programului interventiei la fata locului, sedinta de deschidere;

2. interventia la fata locului: colectarea dovezilor, (CLV, CCI, teste, FIAP), revizuirea documentelor de lucru, sedinta de inchidere;

3. raportul de audit public intern: elaborarea proiectului de raport, transmiterea lui structurii auditate.

Tipul de audit

Echipa de audit: Carmen Dinu si Nuta Balaceanu Supervizor: Valeria Pena 1


In cadrul misiunii s-a desfasurat un audit de regularitate in cadrul caruia au fost examinate actiunile structurilor auditate privind controlul utilizarii creditelor bugetare de catre institutiile publice, sub aspectul respectarii ansamblului principiilor, regulilor procedurale si metodologice conform normelor legale.

Pentru fiecare structura auditata s-a realizat un audit de sistem, evaluandu-se in profunzime sistemul de conducere si control intern, cu scopul de a stabili daca acestea functioneaza corespunzator, pentru identificarea deficientelor si formularea de recomandari pentru corectarea acestora.

Documente examinate in cursul misiunii- regulamentul de organizare si functionare al DGFP si fisele postului personalului implicat in activitatea auditata; - graficul de circulatie a documentelor;- decizii, documente justificative; - balante de verificare, balante analitice, situatii financiare, dari de seama periodice, rapoarte, note de constatare;- registre de evidenta;- alte acte si documente.

Obiectivele misiunii1. Evaluarea mediului de control la structurile auditate;2. Procesul de deschidere si repartizare a creditelor bugetare la institutii publice;3. Efectuarea de plati in numerar; stabilirea si aprobarea plafonului de casa;4. Controlul asupra finantarii investitiilor institutiilor publice;5. Verificarea, analiza si centralizarea situatiilor financiare;6. Procesul de arhivare a documentelor de plati;7. Asigurarea functiei de control a trezoreriilor operative in utilizarea creditelor

bugetare de catre institutiile publice;8. Organizarea si coordonarea procesului de elaborare si rectificare a BVC al

institutiilor publice Tehnici de audit In cadrul misiunii am utilizat verificarea pentru asigurarea asupra eficacitatii

controalelor interne, a documentelor si a concordantei cu legile si regulamentele.De asemenea, am utilizat :

- comparatia (de ex. unele informatii de la SVDCIP au fost comparate cu cele de la CBCP) ;

- examinarea in scopul detectarii erorilor sau iregularitatilor (ex.dosarul institutiei publice) ;

- urmarirea (ex. verificarea procedurii de finantare a investitiilor, daca documentele justificative au fost toate verificate si aprobate pana la acordarea finantarii).Observarea fizica si interviul au fost alte tehnici prin care noi, auditorii, ne-am format o parere proprie despre personalul structurilor auditate.

2. CONSTATARI SI RECOMANDARI



2.1 Evaluarea mediului de control la structurile auditate

2.1.1 Serviciul verificarea si decontarea cheltuielilor institutiilor publice (SVDCIP )Din analiza organigramei (anexa 1 la FL-01) rezultă că SVDCIP din Trezoreria

Alexandria se află în subordinea sefului adjunct cu probleme de trezorerie din cadrul AFP Alexandria. Conform ROF aprobat prin OMFP nr.1820 /2003, activitatea serviciului este organizata in doua compartimente funcţionale: verificarea si decontarea cheltuielilor instituţiilor publice si administrarea conturilor agenţilor economici; primul are ponderea mai mare – 80%. Din analiza statului de funcţii (anexa 2 la FL-01) rezultă că serviciul este prevăzut cu un număr de 11 posturi (1 de conducere şi 10 de execuţie), din care un post de execuţie este vacant.

Din intervievarea sefei de serviciu a rezultata ca principalele neajunsuri sunt legate de: tehnica de calcul redusa: exista 3 calculatoare pentru zece persoane si nici-o imprimanta; in lipsa imprimantei OP se eliberează a doua zi pentru ziua precedenta, după listarea lor la serviciul CTZ Alex.; având in vedere ca OP sunt prevăzute cu cod de bara, este necesara achiziţia a inca unui cititor de coduri de bara (din 2006 exista unul) pentru simplificarea timpului si volumului de lucru; având in vedere ca arhiva curenta este reprezentata de documentele dintr-un an întreg, sunt necesare cel puţin inca 3 dulapuri cu 2 uşi si casetiere pentru întregul personal (9 buc).

2.1.1.1 Fişele posturilor (anexa 3 la FL-01) au fost întocmite conform OMFP nr.1820 /2003, fara actualizare si comunicate tuturor angajaţilor serviciului; există dovada luării la cunoştinţă (semnătura acestora pe fişa). In perioada auditata, fisele postului au fost stabilite conform ROF aprobat prin OMFP nr. 1820/2003 si a adresei MFP nr.9590/2004.

Problema: Intocmirea necorespunzatoare si neactualizarea fiselor posturilor.

Constatari: - toate fisele personalului de executie sunt identice, indiferent de natura postului, avand inscrise aceleasi: abilitati, calitati si aptitudini necesare; cerinte specifice; competente manageriale; limite de competenta; sfere relationale.- nu se tine cont de specificul postului postului si nivelul studiilor; nu se realizeaza o distribuire a atributiilor in raport cu pregatirea si experienta fiecaruia; nu se respecta principiul segregarii sarcinilor.- cele doua persoane din cadrul serviciului care au absolvit cursurile de invatamant superior, dupa incadrarea pe un post de nivel superior, nu au primit altfel de sarcini.

Cauze: control intern insuficient si superficialitate din partea sefului de serviciu si a sefilor ierarhici, inclusiv din partea serviciului resurse umane care a primit fisele pentru dosarul personal.

Consecinte:- desfasurarea haotica a unor activitati in cadrul serviciului cu implicatii imediate asupra fondului de timp, a calitatii si termenelor de realizare a unor lucrari;



- disiparea responsabilitatilor;- diferente intre personalul serviciului in privinta volumului de munca si al remunerarii;- nerespectarea principiului segregarii sarcinilor cu efectele sale inerente;- evaluarea anuala poate sa nu fie reala/ relevanta in raport cu situatia de fapt.

Recomandari: 1. evaluarea activitatilor desfasurate in cadrul serviciului prin comparare cu

atributiile ce revin din ROF si cu cele care sunt realizate efectiv de personalul serviciului;

2. evaluarea personalului serviciului prin prisma pregatirii profesionale, abilitatilor si competentelor fiecaruia si realizarea unei repartizari in consecinta a atributiilor;

3. intocmirea corecta a fiselor de post pentru intreg personalul.2.1.1.2 Referitor la circuitul documentelor, am constatat ca exista un circuit al

documentelor in cadrul activitatii de TZCP care-l contine si pe cel al SVDCIP, dar acesta inregistreaza numeroase deficiente.

Problema: Intocmirea necorespunzatoare si neactualizarea circuitului documentelor in cadrul serviciului.

Constatari:In perioada auditata exista un circuit al documentelor in cadrul activitatii de TZCP care-l contine si pe cel al SVDCIP, dar acesta inregistreza numeroase deficiente:- documentul nu are antet, numar de inregistrare si data, nu este semnat de intocmit si nici aprobat de conducatorul ierarhic; nu exista dovada inaintarii spre avizare/ aprobare;- sase este numarul documentelor inscrise in graficul existent; s-au constatat numeroase alte documente care au circulat si circula in acest cadru si care nu au fost inscrise in circuit; unele rubrici nu sunt completate (,,cine aproba documentul”).

Cauze: - sefa serviciului explica faptul ca a inteles ca trebuie inscrise numai documentele care intra in cadrul serviciului nu si cele intocmite in cadrul sau si care circula in afara sa; si asa fiind, graficul inputurilor nu este corect si complet; - control intern insuficient existent la nivelul serviciului si superficialitate din partea sefilor ierarhici.

Consecinte:- evaluarea incorecta a volumului de activitate si a stabilirii responsabilitatilor in ceea ce priveste intocmirea si circuitul unor documente importante.- confuzii aparute in intocmirea si circuitul unor documente soldate cu pierderea acestora sau intarzieri in procese.

Recomandare: Inventarierea documentelor care se intocmesc si a celor care circula in cadrul

serviciului (intrari-iesiri), stabilirea circuitului real al acestora si transpunerea lor intr-un nou document care trebuie avizat/ aprobat si apoi cunoscut si insusit de intregul personal al serviciului.



2.1.1.3 Serviciul este dotat cu 3 calculatoare PC PENTIUM IV/ MT 531de 3,0 GHZ achiziţionate in 2004. Calculatoarele sunt legate la reţeaua direcţiei generale. Baza de date se găseşte pe serverul aflat la Serviciul tehnologia informaţiei. În cadrul serviciului nu există imprimantă locală. Pentru imprimarea documentelor este utilizată o imprimantă de reţea aflată în altă încăpere (din corpul C al clădirii, tot la parter) alocată serviciului contabilitate.

In perioada auditata si pana in prezent serviciul nu a avut/nu are in dotare o imprimanta pe care sa o foloseasca pentru listarea extraselor de cont curent ale clientilor si a materialelor proprii.

Problema: Lipsa unei imprimante la nivelul serviciuluiConstatări: In perioada auditata si pana in prezent serviciul nu a avut/ nu are

in dotare o imprimanta pe care sa o foloseasca pentru listarea extraselor de cont curent ale clientilor si a materialelor proprii.

Cauze: Superficialitate din partea sefului de serviciu si dezinteres din partea sefilor ierarhici.

Consecinte:- riscul de eroare datorat imposibilitatii efectuarii unui control/confrunt imediat al inputurilor cu extrasele;- riscul de a corecta cu intarziere (o zi) listele extrase a doua zi;- ineficienta in utilizarea timpului ca urmare a necesitatii deplasarii la serv. CATZCP Alexandria pentru obtinerea extraselor de cont solicitate stringent de catre clienti; la eliberarea extraselor, a doua zi, munca personalului este concentrata pe desprinderea lor din lista, separarea pe entitati si arhivarea curenta;- nu in ultimul rand, afectarea imaginii institutiei, urmare dotarii necorespunzatoare vis-a-vis de importanta partenerilor si a activitatii desfasurate.

Recomandare: Gasirea solutiilor de achizitie/ transfer a unei imprimante pentru dotarea

corespunzatoare a serviciului.

2.1.1.4 Cu privire la organizarea internaProblema: Nu este stabilita in scris procedura inlocuirii persoanelor aflate in

concedii si a delegarii de competente.Constatări:

Niciodata nu a existat o procedura scrisa in acest sens. Practica este de a inscrie pe cererea de concediu numele inlocuitorului, fara alte precizari; odata cu aprobarea cererii de concediu se aproba si inlocuirea.

Cauze: - lipsa acestei proceduri la nivelul directiei generale;- neimplicarea SRUSPP in reglementarea acestei operatiuni;- necunoasterea prevederilor in materie (OMFP 946/2005) de catre personalul de conducere.

Consecinte:- disiparea responsabilitatii;- riscul de a delega competente unei persoane neavizate;



- asumarea raspunderii de catre alte persoane decat cele in cauza.Recomandare: intocmirea unei proceduri scrise privind inlocuirea si delegarea

de competente.Aceasta problema se intalneste la toate cele trei structuri auditate in prezenta

misiune, prin urmare nu va mai fi tratata si la urmatoarele doua. Prin semnarea FIAP-urilor, conducatorii structurilor si-au insusit implicit recomandarea formulata de auditori.

2.1.2 Biroul îndrumarea si verificarea activităţii trezoreriilor locale (BIVATL)

Conform organigramei (anexa 1 la FL-01), Biroul îndrumarea si verificarea activităţii trezoreriilor locale se află în subordinea trezorierului sef din cadrul DGFP Teleorman. Conform ROF aprobat prin OMFP nr.1820 /2003, activitatea biroului consta in verificarea activităţii trezoreriilor locale cu privire la: organizarea efectuării operaţiunilor de încasări si plaţi in numerar; fluxul operaţiunilor de încasare a veniturilor bugetare; modul de finanţare a cheltuielilor bugetare; legalitatea constituirii fondurilor si respectarea destinaţiei si utilizării acestora; legalitatea constituirii si utilizării veniturilor extrabugetare; organizarea si funcţionarea contabilităţii trezoreriei; analizează funcţionarea sistemului informaţional al trezoreriei statului; organizarea activităţii casieriei-tezaur si a operaţiunilor legate de circulaţia numerarului; asigura îndrumarea metodologica a trezoreriilor teritoriale; verifica si coordonează aplicarea masurilor privind încheierea exerciţiului financiar; centralizează si transmite periodic la BNR – Sucursala Judeţeana – rapoarte privind circulaţia numerarului.

Din analiza statului de funcţii (anexa 2 la FL-01) rezultă că structura este prevăzuta cu un număr de 8 posturi de execuţie. Activitatea biroului este desfăşuratfaptic de 3 persoane de execuţie si una de conducere, iar la comp. certificate de 2 persoane; deşi scriptic sunt încadrate 8 persoane, 2 desfăşoară activitate in cadrul CBCP (B.M. si R.L.).

2.1.2.1 Fişele posturilor (anexa 3 la FL-01) au fost întocmite conform OMFP nr.1820 /2003, sunt comunicate tuturor angajaţilor serviciului si există dovada luării la cunoştinţă (semnătura acestora pe fişa); sunt actualizate si, de regula, conţin activităţile desfăşurate efectiv; datorita modului de desfăşurare a activităţii, nu toate fisele sunt semnate pt. întocmit si avizat de persoanele responsabile (FIAP).

Problema: Intocmirea necorespunzatoare a unor fise de post. Constatări: - nu toate atributiile prevazute in fisa postului concorda cu cele realizate

efectiv: M.B. si L.R. au atributii ale BIVATL fara sa le realizeze; au prevazute si atributii ale CBCP pe care le desfasoara efectiv fara a exista o decizie scrisa in acest sens; - fisele de post pt. M.B. si L.R. nu corespund din punct de vedere al semnarii la ,,intocmit”; acelasi aspect se constata si la persoanele de la comp. de gestiune a titlurilor de stat din cadrul biroului (S.P. si A.N.).



Cauze: Control intern insuficient si superficialitate din partea sefilor ierarhici, inclusiv din partea serviciului resurse umane care a primit fisele pentru dosarul personal.

Consecinte:- desfasurarea haotica a unor activitati in cadrul comp. cu implicatii imediate asupra fondului de timp, a calitatii si termenelor de realizare a unor lucrari;- lipsa unor atributii clare, complete si corecte poate duce la disiparea raspunderii;- evaluarea anuala poate sa nu fie reala/ relevanta in raport cu situatia de fapt.

Recomandari: 1. Evaluarea activitatilor desfasurate in cadrul compartimentului prin comparare cu atributiile ce revin din ROF si cu cele care sunt realizate efectiv;2. Intocmirea corecta a fiselor de post pentru intregul personal.

2.1.3 Compartimentul buget si contabilitate publica Conform organigramei (anexa 1 la FL-01), comp. Buget si contabilitate

publică se află în subordinea trezorierului sef din cadrul DGFP Teleorman. Conform ROF aprobat prin OMFP nr.1820 /2003, activitatea comp. consta, in cea mai mare parte, in organizarea si coordonarea acţiunii de elaborare de către OPC ai bugetelor locale a proiectelor bugetelor locale si judeţene, in acordarea de asistenta tehnica de specialitate pt. repartizarea pe unităţi administrativ-teritoriale a sumelor defalcate din veniturile bugetului de stat, in verificarea si centralizarea bugetelor, dărilor de seama contabile, in verificarea documentelor pentru investiţii si avizarea notelor justificative ale OPC..

Din analiza statului de funcţii (anexa 2 la FL-01) rezultă că structura este prevăzuta cu un număr de 3 posturi de execuţie, dar 8 sunt persoanele antrenate efectiv in aceasta activitate. Persoana care a condus comp. in perioada auditată: Ana Voicu – este încadrata ca personal de execuţie in cadrul serviciului Administrarea contului curent general al trezoreriei statului; in fapt coordonează activitatea comp. Buget si contabilitate publica.

Din intervievarea coordonatoarei de compartiment a rezultat ca principalele neajunsuri au fost legate de: - spaţiul insuficient si dotarea precara cu PC – acest aspect s-a reglementat in ultima perioada; - dependenta organizării muncii de OPC ai bugetului local care vor trebui disciplinaţi pentru a eficientiza munca si pentru a respecta termenele lucrărilor;- multitudinea modificărilor legislative/ procedurale in plin proces de raportare, fără o instruire/ documentare prealabilă din partea MFP;- pregătirea precară a contabililor de la primăriile comunale in noul sistem contabil si-n noua formă de organizare a contabilităţii – partida dublă; - nu in ultimul rând, forma de organizare a activităţii, aceea de compartiment, care nu asigura personalul necesar desfăşurării unei activităţi eficiente.

Pentru desfăşurarea activităţii, compartimentul dispune de 2 încăperi alăturate; de 11 birouri, 5 dulapuri in două uşi si 4 casete; încăperile nu sunt suficient de spaţioase, având in vedere faptul că se lucrează cu toţi OPC din judeţ (peste 100 entităţi);



pentru a corespunde activităţii desfăşurate ar mai fi necesară încă o încăpere sau, după cum a propus coordonatoarea activităţii, ar fi ideal ca activitatea sa se desfăşoare intr-o singura încăpere cu suficient spaţiu pentru personal si care sa permită comunicarea cu persoanele din afara entităţii cu care exista relaţii de lucru.

2.1.3.1 Fişele posturilor (anexa 3 la FL-01) au fost întocmite conform OMFP nr.1820 /2003, sunt comunicate tuturor angajaţilor serviciului si există dovada luării la cunoştinţă (semnătura acestora pe fişa); sunt actualizate si, de regula, conţin activităţile desfăşurate efectiv; datorita modului de organizare a activităţii, nu toate fisele sunt semnate pt. întocmit si avizat de persoanele responsabile (FIAP).

Problema:Intocmirea necorespunzatoare a unor fise de post.Constatari:

- coordonatoarea activitatii nu are prevazute competente manageriale;- nu toate atributiile prevazute in fisa postului concorda cu cele realizate efectiv: Anca Voicu are prevazute atributii ale SCCCT pentru ca este in statul de functii al acestui serviciu, dar nu realizeaza atributiile respective; Leontina Raboj are si atributii ale BIVATL fara sa le realizeze; fisele de post pentru Anca Voicu si Leontina Raboj sunt intocmite/semnate de sefele de la SCCCT si BIVATL, desi nu desfasoara activitate in structurile respective, in acest sens neexistand o decizie scrisa.

Cauze:- control intern insuficient si superficialitate din partea sefilor ierarhici, inclusiv

din partea serviciului resurse umane care a primit fisele pentru dosarul personal.Consecinte:

- desfasurarea haotica a unor activitati in cadrul compartimentului cu implicatii imediate asupra fondului de timp, a calitatii si termenelor de realizare a unor lucrari;- lipsa unor atributii clare, complete si corecte poate duce la disiparea raspunderii;- evaluarea anuala poate sa nu fie reala/relevanta in raport cu situatia de fapt.

Recomandari: 1. evaluarea activitatilor desfasurate in cadrul compartimentului prin comparare cu atributiile ce revin din ROF si cu cele care sunt realizate efectiv;2. intocmirea corecta a fiselor de post pentru intreg personalul.

2.1.3.2 In ceea ce priveste circuitul documentelor Problema: Intocmirea necorespunzatoare si neactualizarea circuitului

documentelor.Constatari: In perioada auditata exista un document privind circuitul

documentelor in cadrul structurii, dar acesta este incomplet:Lista documentelor inscrise in circuit nu este completa, corecta si nici de actualitate;Denumirea structurii este aceea de serviciu;Sunt inscrise elemente care nu sunt documente: programe informatice.

Cauze: Control intern insuficient existent la nivelul compartimentului si superficialitate.

Consecinte:



- evaluarea incorecta a volumului de activitate si a stabilirii responsabilitatilor in ceea ce priveste intocmirea si circuitul unor documente importante.

- confuzii aparute in intocmirea si circuitul unor documente.- intarzieri in realizarea actiunilor/ operatiunilor.

Recomandare: Inventarierea documentelor care se intocmesc si a celor care circula in cadrul compartimentului, stabilirea circuitului real al acestora si transpunerea lor intr-un nou document care trebuie cunoscut si insusit de intregul personal al serviciului.

2.2. Procesul de deschidere si repartizare a creditelor bugetare la institutii publice

Bugetul localOrdonatorii principali de credite, dupa inregistrarea cererilor pentru

deschiderile de credite la registratura AFP Alexandria, le depun la SVDCIP. Cererile, semnate de catre contabil si OPC, cuprind solicitarile de credite bugetare pentru luna urmatoare pe capitole si titluri. Dupa ce au fost verificate prin confruntarea sumelor cu prevederile din BVC (existent la dosarul institutiei), sunt vizate de sef SVDCIP si aprobate de catre sef adjunct Trezoreria Alexandria.

SVDCIP elaboreaza extrasele de cont in doua exemplare, din care unul se da institutiei si un exemplar se depune la dosarul institutiei.

Pentru fiecare primarie arondata Trezoreriei Alexandria, documentele care circula la nivelul SVDCIP sunt grupate in 4 dosare, dupa cum urmeaza:

- dosarul 1 = BVC, extrasele de cont / fiecare capitol / titluri de cheltuieli, nota justificativa privind salariile, delegatii pentru ridicare de numerar, cererile de deschidere de credite, notele justificative;

- dosarul 2 = conturile de executie buget local (pentru toate primariile);- dosarul 3 = documente privind finantarea investitiilor publice;- dosarul 4 = balante de verificare pentru cheltuieli si disponibilitati.Bugetul de statMetodologia de avizare si aprobare a deschiderilor de credite pe fiecare

institutie este asemanatoare celei prezentate pentru bugetele locale, cu remarca: dispozitiile bugetare emise de catre ordonatorii principali de credite se primesc la serviciul Administrarea contului general al trezoreriei statului (SACGTS) si apoi se transmit SVDCIP; aici, extrasele de cont se confrunta cu dispozitiile bugetare si cu centralizatorul pe bugete eliberat in ziua respectiva de catre SACGTS. In cazul in care unele sume mentionate in cereri nu au acoperire, acestea se restituie catre ordonatorii de credite respectivi in vederea corectarii. Pentru institutiile apartinand bugetului de stat, dosarele constituite pentru fiecare cuprind:

- dosarul 1 = specimene de semnaturi, BVC, Nota justificativa privind cheltuielile salariale, delegatia pentru ridicare de numerar;

- dosarul 2 = dispozitii bugetare, extrase de cont zilnice;- dosarul 3 = finantarea investitiilor publice;- dosarul 4 = balante de verificare pentru cheltuieli si disponibilitati.



Notele justificative cuprinzand sumele defalcate din TVA se intocmesc de catre ordonatorii de credite ai bugetului local in functie de repartitiile primite de la bugetul de stat si de prevederile din BVC si se depun in 3 exemplare la registratura DGFP Teleorman. Conform rezolutiei directorului executiv, acestea sunt directionate catre CBCP. Dupa verificarea incadrarii sumelor in prevederile trimestriale si acordarea vizei de conformitate de catre o persoana din cadrul compartimentului, notele sunt aprobate de catre trezorierul sef. Urmeaza inregistrarea in Registrul de evidenta condus la nivelul CBCP care ofera in orice moment informatii despre cuantumul sumelor defalcate din TVA aprobate pe fiecare primarie trimestrial si despre diferentele de primit in trimestrul respectiv. Sumele inregistrate sunt cele aprobate trimestrial conform planului pentru anul 2006, cat si conform rectificarilor bugetare efectuate in cursul anului. Acest registru se tine atat manual, cat si pe suport informatic.

CBCP trimite 2 exemplare din nota justificativa la SVDCIP care verifica sumele aprobate cu cele din extrasele de cont. Trimestrial se efectueaza un punctaj intre CBCP si trezoreriile operative (inclusiv SVDCIP) prin confruntarea conturilor de executie cu cele operate in registrul de evidenta a sumelor defalcate din TVA.

Prin Trezoreria Alexandria efectueaza operatiuni de incasari si plati un numar de 120 institutii publice, din care: 62 - bugetul de stat, 23 - bugetul local, 1 - bugetul asigurarilor sociale de stat, 5 - bugetul asigurarilor sociale de sanatate, 1 - bugetul fondului de somaj, 28 - institutii autofinantate.

In lipsa unui circuit al documentelor clar si complet, am procedat la intocmirea unei diagrame (flow chart) pentru o viziune completa a circulatiei informatiilor si a suporturilor ei in vederea formularii recomandarilor de imbunatatire.

In vederea verificarii am selectat un esantion de 30% institutii din bugetul local (8 primarii) si cate o institutie din celelalte bugete: Directia pentru Cultura, Casa Nationala de Pensii, AJOFM, Casa Judeteana de Asigurari Sociale de Sanatate. Am constatat ca se respecta fluxul circulatiei documentelor, sumele aprobate se incadreaza in prevederile bugetare, dosarele constituite cuprind toate documentele mentionate in descrierea testului.

In ceea ce priveste acordarea vizei trezoreriei, am constatat ca Situatiile recapitulative privind plata salariilor lunare nu contin in toate cazurile aceasta viza.

Problema:Documente incomplete pentru decontarea cheltuielilor bugetare privind

salariile. Constatari: Din verificarea dosarelor institutiilor publice din esantion, la nivelul SVDCIP

am constatat ca, in unele cazuri, Situatiile recapitulative privind plata salariilor (care se depun lunar cu ocazia ridicarii numerarului pentru plata acestora impreuna cu CEC-urile si OPTH-urile) nu poarta, in toate cazurile, vizele trezoreriei.

Cauze: - control intern insuficient;



- inexistenta unei proceduri scrise privind verificarea documentele de plata cu cele din Situatia recapitulativa, urmata de acordarea vizei.

Consecinte:- probabilitatea aparititei unor diferente intre sumele inscrise in situatia

recapitulativa si cele din ordinele de plata intocmite pentru obligatiile bugetare si CEC-urile de ridicare a numerarului.

Recomandari:- solicitarea de catre SVDCIP institutiilor publice de a inscrie in Situatiile

recapitulative pentru plata salariilor sintagma ,,vizat trezorerie”;- intocmirea unor liste de verificare stabilite prin proceduri pentru efectuarea

controlului de catre personalul SVDCIP in vederea acordarii vizei de conformitate.Concluzii:Cu exceptia aspectelor mentionate mai sus, nu s-au semnalat probleme

semnificative. Controlul intern se exercita la nivelele prevazute de lege si se concretizeaza in avizarile si aprobarile acordate de catre persoanele competente (control ierahic). Totodata, pe parcursul tuturor fazelor prezentate in diagrama, se regaseste autocontrolul exercitat de catre fiecare persoana din cadrul SVDCIP sau CBCP prin semnaturile puse pe documente (ex: viza la verificarea in vederea validarii situatiilor financiare trimestriale, viza pe extrasele de cont eliberate, etc.). Se manifesta de asemenea si activitati de control curent: observarea, compararea, aprobarea, raportarea, coordonarea, verificarea, analiza, autorizarea, supervizarea, examinarea, etc.

In consecinta, consideram ca fiind de nivel mediu controlul intern exercitat la acest nivel; sefii structurilor auditate si personalul acestora demonstreaza o atitudine constructiva, existand preocuparea de a anticipa si inlatura problemele.

2.3. Efectuarea de plati in numerar; stabilirea si aprobarea plafonului de casa

Ordonatorii de credite intocmesc documentele pentru efectuarea platilor (CEC-ul pentru ridicarea de numerar). Acestea se semneaza de catre persoanele ale caror semnaturi apar in specimenele depuse la trezorerie. SVDCIP verifica si analizeaza:

- aspecte de forma, respectiv: suma in cifre sa coincida cu cea in litere; suma inscrisa pe fata sa fie egala cu totalul de pe verso; existenta vizei pusa de salariatul de la ghiseu si semnatura sefului SVDCIP; corectitudinea contului IBAN.

- aspecte de fond: incadrarea platilor in limita creditelor bugetare deschise repartizate pe capitole si categorii de cheltuieli (confruntare cu BVC, conturile de executie sau extrasele de cont). In cazul in care documentele nu au acoperire in disponibilul de credite bugetare deschise sau repartizate, documentele se restituie.

Ulterior documentele de plati se depun la casierie unde se semneaza si stampileaza de catre casier si se achita sumele.

Institutiile publice isi dimensioneaza lunar platile pe care le efectueaza in numerar in limita prevederilor de cheltuieli corespunzatoare din bugetul propriu si prezinta trezoreriei Programul privind necesarul de numerar pentru efectuarea platilor prin casierie, distinct pentru cheltuielile bugetare pe capitole: cheltuieli materiale si servicii (titlul 20) si cheltuieli de personal (titlul 02). In baza acestor programe primite de la institutii publice trezoreria centralizeaza si intocmeste



Programul privind necesarul de numerar pentru alimentarea casieriei proprii. Acest program este transmis prin ATCP si se transmite la MFP.

In ceea ce priveste verificarea si analiza documentelor de plata in numerar, acestea s-au realizat la nivelul SVDCIP conform prevederilor din norme. CEC-urile sunt prezentate spre verificare impreuna cu documentele justificative.

Mentionam ca, pentru ordonatorii principali de credite ai bugetului local al comunelor, semnaturile sunt cele din specimenele depuse (primar si contabil), dar nu sunt conforme metodologiei de ALOP a cheltuielilor bugetare stabilite de OMFP nr. 1792/ 2002.

In cazul platilor pentru cheltuielile de personal:- la SVDCIP, institutiile publice prezinta la termenele stabilite urmatoarele documente:

- CEC-ul pentru ridicare de numerar din cont a sumelor nete pentru plata salariilor, indemnizatii de asigurari sociale, etc;

- OPTH in 2 exemplare pentru virarea din cont a datoriilor catre bugetul de stat: un exemplar cu viza ramane la SVDCIP, iar un exemplar fara viza constituie anexa la extrasul de cont al institutiei.- se verifica si se analizeaza stabilirea sumelor de plata si incadrarea acestora in disponibilul de credite bugetare la subdiviziunea ,,Cheltuieli de personal”;- vizeaza CEC-ul pe verso pentru suma care urmeaza a fi ridicata din trezorerie, fiind transmis la casierie pentru eliberarea sumei.- SVDCIP transmite serviciului contabilitate - decontari, documentele prezentate de institutii, iar platile se opereaza in evidenta analitica a trezoreriei pe fiecare capitol de cheltuieli si subcapitole, dupa caz, si pe categorii de cheltuieli.

Fiecare institutie publica de pe raza teritoriala a municipiului Alexandria este programata in vederea efectuarii controlului privind platile catre personal (situatia centralizatoare) si verificarea incadrarii platilor in creditele bugetare deschise pentru capitolul cheltuieli de personal. La data platii salariilor conform graficului de plati, se verifica CEC-ul si OPTH-urile pentru plata datoriilor catre bugetul de stat.

Am constatat ca, in unele cazuri, s-au eliberat sume pentru achitarea salariilor fara ca datoriile aferente bugetului de stat sa fie achitate. Cauza s-a datorat alocarii de sume defalcate din TVA insuficiente pentru invatamant (buget local). Obligatiile bugetare s-au virat ulterior, cu incadrarea in termenul legal (25 ale lunii).

Platile pentru cheltuieli materiale si servicii:Pentru platile privind cheltuielile materiale, ordonatorii de credite prezinta la

SVDCIP urmatoarele documente de plata :- OPTH pentru achitarea contravalorii facturilor catre furnizor;- CEC-urile pentru ridicarea de numerar din cont in cazul in care cheltuielile

materiale urmeaza a se achita in numerar;- documentele justificative corespunzatoare.SVDCIP verifica si analizeaza incadrarea cheltuielilor in disponibilul de credite

bugetare la subcapitolul ,,Cheltuieli materiale si servicii” (cu conturile de executie, extras de cont). Se opereaza in evidente in sistem informatic si apoi se transmit documentele de plata la serviciul contabilitate - decontari pentru arhivare.



In timpul misiunii am procedat la verificarea prin sondaj a platilor in numerar efectuate in lunile mai si iunie 2006 (anexa), pentru materiale si servicii la institutiile publice selectate.

Am constatat ca unele institutii inregistreaza frecvent plati mari in numerar: - Directia pentru Protectia Copilului Teleorman inregistreaza un volum mare de

plati in numerar pentru ca are multe subunitati care sunt alimentate cu numerar de la Directie deoarece nu au personalitate juridica si, pentru aprovizionarile zilnice, apeleaza la plati in numerar;

- Spitalul Poroschia, care achizitioneaza direct in numerar alimente de la fondul pietei (in limita plafonului zilnic de 5000 RON);

- Casa Judeteana de Pensii, pentru achitarea ajutoarelor de deces (5.000 RON).Legislatia in materie care inregistreaza astfel de operatiuni in numerar este

ambigua utilizandu-se sintagme lipsite de claritate, precum ,,situatii deosebite” sau ,,cheltuieli urgente”, fara a se preciza in mod concret ce se intelege prin acestea. Rezultatul acestor formule legislative determina o aplicare subiectiva si neunitara, lasand la aprecierea conducerii trezoreriei gradul de risc al operatiunilor privind efectuarea de plati in numerar pentru cheltuieli materiale si servicii.

Platile astfel efectuate nu au determinat probleme in asigurarea fluxului in numerar. Graficele de numerar au fost depuse la termen si au cuprins sumele necesare astfel incat trezoreria a asigurat numerarul necesar.

Ordonatorii de credite prezinta lunar la SVDCIP Programul privind platile in numerar din trezorerie in care se inscrie data efectuarii platii si suma solicitata aferente lunii urmatoare, acesta se centralizeaza si se transmite BIVATL care centralizeaza toate programele transmise de trezoreriile operative. In baza acestui grafic, trezoreria se alimenteaza cu numerar in vederea efectuarii platilor pentru luna urmatoare.

Referitor la plafonul de casa, acesta a fost stabilit in baza NM aprobate prin OMFP nr.1565/2003 la suma de 5.000 lei (an 2005) pentru Consiliul Judetean, Directia pentru Protectia Copilului, Primaria Alexandria, iar pentru celelalte institutii la 2.000 lei. Din verificarea platilor in numerar la institutiile selectate, am constatat ca nu s-au inregistrat depasiri ale plafonului de casa .

Concluzii:Platile in numerar, stabilirea si aprobarea plafonului de casa, intocmirea

programului privind necesarul de numerar s-au efectuat conform normelor metodologice aprobate prin OMFP nr. 1565/2003. Controlul intern se exercita de catre structura verificata in fazele prevazute de norme si se concretizeaza in vizele acordate, aprobari si formele de control curente (observarea, raportarea, verificarea, analiza, examinarea), dar neformalizate. Apreciem un nivel mediu al controlului.

2.4. Controlul asupra finantarii investitiilor institutiilor publiceIn ceea ce priveste aplicarea de catre Trezoreria Alexandria a mecanismului de

finantare a investitiilor institutiilor publice, mentionam ca, in perioada 01 - 30 septembrie 2006, au solicitat sume pentru finantarea investitiilor un numar de 54 institutii publice (din care 22 primarii) in suma totala de 20.702.592,79 lei, cea mai mare valoare inregistrand-o Consiliul Judetean Teleorman - 11.495.260 lei.



In scopul verificarii obiectivelor propuse am selectat un numar de 3 institutii publice: Primaria Alexandria, Oficiul de Cadastru si Publicitate Imobiliara Teleorman si Primaria Bogdana. Pentru acestea am aplicat tehnica examinarii exhaustive (document cu document) in vederea detectarii eventualelor erori sau iregularitati.

In cadrul verificarii am urmarit daca:- platile pentru investitii sunt avizate de catre trezorerie pentru incadrarea in

limita fondurilor aprobate cu aceasta destinatie si pentru respectarea documentatiei legale;

- platile sunt evidentiate in conturile corespunzatoare;- trezoreria a verificat listele de investitii prezentate de ordonatorii de credite si

a analizat documentele privind admiterea la finantare;- trezoreria a intocmit pentru institutie un dosar distinct de finantare a

investitiilor.La nivelul SVDCIP, salariatul care administreaza contul de finantare bugetara

si de disponibil al institutiilor publice este Burcin Emilia. Exista cate un dosar distinct de finantare a investitiilor pentru fiecare institutie publica in parte.

a) Oficiul de Cadastru si Publicitate Imobiliara TeleormanDosarul cuprinde:- Nota de fundamentare pentru fiecare obiectiv de investitii (anexa nr. 4) la

N.M. privind finantarea investitiilor publice prin trezoreria statului aprobate prin O.M.F.P. nr. 1169/1997;

- Un exemplar din bugetul pe anul 2006;- Lista obiectivelor de investitii pe anul 2006 cu finantare integrala din venituri

proprii, aprobata de ordonatorul principal de credite (pentru alte cheltuieli de investitii - anexa 1a) la N.M. privind finantarea investitiilor publice prin trezoreria statului aprobate prin O.M.F.P. nr. 1169/1997;

- Lista pozitiei ,,alte cheltuieli de investitii” defalcata pe categorii de bunuri ,,dotari independente” repartizate din venituri proprii, aprobata de ordonatorul principal de credite (anexa 1 b).

b) Dosarul de finantare a investitiilor pentru Primaria Alexandria cuprinde:- specimenele de semnaturi, extrasele de cont legate de cheltuielile de investitii

si Lista obiectivelor de investitii pe anul 2006 (anexa la BVC pe anul 2006);- exista cate un dosar constituit pentru fiecare obiectiv de investitii (in numar

de 13); fiecare dosar contine, dupa caz (alte cheltuieli, lucrari noi sau obiective in continuare), anexele prevazute de normele legale.

c) Primaria Bogdana are constituit un dosar ce contine :- anexa nr.1a. pentru lucrari in continuare (extindere sediu) si anexa 1b.

pentru ,,alte cheltuieli’ (Program Legis);- anexa 2, anexa 3 si anexa 4 pentru ,,alte cheltuieli”.Problema: Modul de intocmire si depunere a anexelor la OMFP nr.1169/1997.Constatari: Normele Metodologice privind finantarea investitiilor publice prin trezoreria

statului aprobate prin O.M.F.P. nr. 1169/1997, la pct. 4 prevad: ,,Ordonatorii de



credite au obligatia legala de a angaja si utiliza sursele de finantare a investitiilor numai dupa indeplinirea, in prealabil, a conditiilor prevazute in O.G. nr. 12/ 1993 privind achizitiile publice”.

In anexa nr. 4 ce cuprinde Nota de fundamentare, institutiile solicitante au mentionat urmatoarele:

,,confirmam, pe raspunderea noastra, ca bunurile se cumpara dupa ce au fost indeplinite conditiile prevazute in Regulamentul privind licitatiile pentru achizitiile publice de bunuri si servicii, republicat in M.O. al Romaniei, Partea I, nr. 15 din 23 ianuarie 1996.

Documentatia existenta in dosarul de achizitie cuprinde anexa 4 asa cum apare ea in O.M.F.P. nr. 1169/1997. Constatam ca actele invocate pentru reglementarea achizitiilor publice sunt abrogate de multa vreme si trebuie actualizate cu prevederile in vigoare la fiecare data a semnarii anexelor.

Cauze: - control intern necorespunzator;- superficialitate in verificarea Notelor de fundamentare.Consecinte:- documentele in cauza angajeaza semnaturile persoanelor responsabile din

DGFP Teleorman; in cazul unor eventuale necorelatii si nereguli in atribuirea contractelor de achizitii publice (ulterior depunerii si avizarii notelor de fundamentare) pot face obiectul unor litigii in care pot fi invocate in sustinerea absolvirii de raspundere a ordonatorilor de credite, in detrimentul institutiei noastre.

Recomandare: Intocmirea de catre SVDCIP a unor modele-tip anexa nr.4 actualizate, continand reglementarile legale in vigoare si distribuirea lor institutiilor publice solicitante de sume pentru investitii.

Referitor la verificarea modului de finantare a investitiilor la Trezoreria Alexandria de catre persoane din cadrul BIVATL, in perioada auditata constatarile sunt prezentate in Nota de constatare nr. 9258/04.04.2006 astfel: ,,din verificarea dosarelor de investitii prezentate de trezorerie nu s-au constatat deficiente”.

Concluzii:Metodologia de aplicare de catre Trezoreria Alexandria a mecanismului de

finantare a investitiilor institutiilor publice a fost respectata.Controlul finantarii investitiilor institutiilor publice de catre SVDCIP il

apreciem ca fiind de nivel mediu. Ne bazam pe faptul ca, urmare a interventiei la fata locului, nu am descoperit probleme semnificative si, atat salariatul cu atributii in materie, cat si seful structurii si seful adjunct al AFP isi exercita competentele privind verificarea si acordarea vizelor prevazute de normele in vigoare.

2.5 Verificarea, analiza si centralizarea situatiilor financiare2.5.1 Am urmarit modul de intocmire si depunere a situatiilor financiare si a altor situatii solicitate de MFP la cele trei structuri supuse auditarii. La CBCP am urmarit modul de depunere, verificare si avizare a situatiilor financiare.

In ceea ce priveste verificarea, analiza si centralizarea situatiilor financiare am avut in vedere urmatoarele obiective:



- vizarea de catre trezorerie a situatiilor financiare inaintea depunerii la DGFP;- modul de verificare a corelatiilor din situatiile financiare; - depunerea la MFP a raportarilor periodice si a celor solicitate in cursul anului.In verificarea efectuata s-a urmarit: folosirea formularelor specifice;

corectitudinea completarii conform cerintelor stabilite prin normele metodologice; preluarea corecta a informatiilor din situatiile raportate la trezoreriile operative; existenta vizei trezoreriei; corespondenta dintre sumele defalcate din evidenta trezoreriilor locale (contul de executie) cu cele raportate de unitatile administrativ-teritoriale; respectarea corelatiilor bilantiere conform OMFP nr.1917/2005.

In ceea ce priveste situatiile financiare, controlul intern asupra acestora s-a exercitat de catre personalul compartimentului, in principiu conform repartizarii institutiilor pe fiecare persoana (s-au atribuit fiecareia 10-14 primarii). Modificarile si completarile necesare rezultate in urma verificarii situatiilor financiare in vederea concordantelor, se efectueaza de catre personalul CBCP atat pe hartie, cat si pe suport magnetic, fara a exista o procedura scrisa in acest sens.

Problema: Intarzieri repetate in centralizarea si depunerea situatiilor financiare

trimestriale de catre CBCP.Constatari: In perioada auditata, activitatea de centralizare a situatiilor financiare primite

de la Consiliul Judetean Teleorman si de la primarii au inregistrat probleme. De asemenea si in legatura cu depunerea lor, in perioada auditata, s-au inregistrat intarzieri. Situatia se prezinta astfel: Termen stabilit de MFP Termen efectiv de depunere - 15.06.2006 - 07.08.2006 - 15.08.2006 - 02.10.2006 - 15.11.2006 - 24.11.2006

Cauze: - trecerea la organizarea contabilitatii in partida dubla la primariile comunale;- majoritatea contabililor nu au pregatire corespunzatoare;- dotarea precara cu calculatoare a primariilor; - neachizitionarea/ achizitionarea cu intarziere a programelor informatice.Consecinte:- lucrul sub presiune temporala poate conduce la erori de operare sau de

inregistrare contabila la primarii, de omitere a unor elemente de verificare, de preluare in anexe, etc.

- recurgerea la metode de constrangere a primarilor/ contabililor primariilor pentru urgentarea intocmiriI si depunerii situatiilor in termenul stabilit;

- neincadrarea in termenele stabilite de MFP pentru depunerea situatiei financiare centralizate a judetului.

Recomandare:O permanenta indrumare si sprijinire a contabililor de la primariile comunale in

intocmirea situatiilor financiare realizata de personalul CBCP pe intreg parcursul



executiei bugetare, conform repartizarii acestuia pe primarii, pentru respectarea termenelor legale de depunere.

2.5.2 Materialele (situatii, programe, rapoarte) care se intocmesc/ se depun la nivelul structurilor auditate sunt urmatoarele:

Serviciul verificarea si decontarea cheltuielilor institutiilor publice- Programul pentru asigurarea alimentarii cu numerar - se intocmeste lunar si se depune la BIVATL in vederea centralizarii;- Situatia platilor de casa care depasesc limita de una suta mii lei - se intocmeste decadal si se depune la SACGTS.

Biroul indrumarea si verificarea activitatii trezoreriilor locale- Programul pentru asigurarea alimentarii cu numerar de la BNR a casieriei tezaur a trezoreriei statului necesar platilor in numerar catre institutiile publice - se intocmeste lunar si s-a transmis lunar la MFP pana in luna iulie; ulterior nu s-a mai solicitat, desi se intocmeste in continuare pentru cunoasterea situatiei privind numerarul.

Compartimentul buget si contabilitate publica- Situatia financiara a judetului Teleorman - se intocmeste trimestrial prin centralizarea in sistem informatic a tuturor situatiilor financiare depuse de catre OPC ai bugetului local si se depune la Directia Generala a Contabilitatii Publice. - Bugetul de Venituri si Cheltuieli centralizat pe total judet - anual la Directia Generala de Sinteza a Politicilor Bugetare;- Proiectul de buget pentru anul urmator;- Bugetul de razboi intocmit pentru anul 2006, conform Adresei MFP nr. 150.694/ 16.12.2005, in baza OMFP nr. 1711/2004;- Monitorizarea cheltuielilor de personal - lunar si trimestrial;- Situatia privind fondul de salarii si numarul de personal – semestrial.

Concluzii:Referitor la situatiile financiare, acestea s-au centralizat conform normelor

metodologice, exceptie facand termenele de depunere.

2.6 Procesul de arhivare a documentelor de platiServiciul verificarea si decontarea cheltuielilor institutiilor publice (SVDCIP)

Problema: Spatiu inadecvat destinat arhivei curente si a celei generale.Constatări:

S-a observat că arhiva curenta nu corespunde d.p.d.v. al spaţiului si securităţii; astfel, documentele curente sunt indosariate si păstrate pe si sub birouri, in cutii de carton sau chiar lângă birouri, permiţând astfel accesul neautorizat. Dulapurile existente nu numai ca nu sunt suficiente, dar nici nu prezintă un grad adecvat de securitate. Totodata, documentele (etrase de cont, OP) destinate clientilor sunt pastrate in dosare necorespunzatoare. Arhiva generala este situata la demisolul clădirii, in aceeaşi încăpere cu Compartimentul bilanţuri agenţi economici si Serviciul contabilitatea contului curent al trezoreriei. Documentele aflate aici nu sunt arhivate conform legii, dar sunt aşezate



intr-o ordine care sa permită identificarea celor necesare. S-a constatat ca exista preocupare pentru amenajarea arhivei conform legii.

Cauze: - lipsa resurselor financiare;- lipsa initiativei organizatorice in gasirea solutiei optime;- neacordarea de catre conducere a importantei care trebuie acestor aspecte.

Consecinte:- riscul de frauda, de disparitie a unor documente, de distrugere/ degradare cu efecte incomensurabile pentru entitate;- imposibilitatea reconstituirii unor documente sau operatiuni/ actiuni;- incalcarea Legii arhivelor nr.16/1996 cu modificarile ulterioare, art.12.

Recomandari:1. In functie de resursele financiare disponibile, se vor lua masuri pentru dotarea

corespunzatoare a serviciului cu mobilier care sa permita pastrarea in conditii bune si sigure a documentelor curente;

2. Asigurarea consumabilelor necesare (dosare, plicuri, bibliorafturi) pentru pastrarea documentelor curente si a celor destinate clientilor/ partenerilor.

Compartimentul buget si contabilitate publica (CBCP) Problema: Spatiu inadecvat destinat arhivei curente si a celei generale.Constatări: S-a observat că arhiva curenta nu corespunde d.p.d.v. al spaţiului si securităţii;

astfel, documentele curente sunt păstrate pe si sub birouri/ lângă birouri, permiţând astfel accesul neautorizat. Dulapurile existente nu numai ca nu sunt suficiente, dar nici nu prezintă un grad adecvat de securitate.

Arhiva generala se afla la demisolul clădirii, in camera nr.8. CBCP îi sunt alocate 4 rafturi si 3 fişete metalice asigurate împotriva efracţiei cu lacăte. Documentele aflate aici nu sunt arhivate conform legii, dar sunt aşezate intr-o ordine care sa permită identificarea celor necesare. Arhiva este in curs de amenajare.Exista 3 instinctoare si 2 detectoare de fum amplasate in tavan si a căror funcţionare nu a mai fost testata.

Cauze: - Neacordarea importantei cuvenite operatiunii de arhivare atat din partea personalului comp., cat si a conducerii ierarhice;- Lipsa resurselor materiale (spatii special amenajate), dar si a unei culturi institutionale in domeniu.

Consecinte:- Riscul de disparitie a unor documente, de distrugere/ degradare datorita conditiilor improprii cu efecte nefaste pentru entitate;- Incalcarea Legii arhivelor nr.16/1996 cu modificarile ulterioare, art.12.

Recomandari:



1. In functie de resursele financiare disponibile, se vor lua masuri pentru amenajarea corespunzatoare a arhivei generale si pentru asigurarea de masuri suplimentare de protectie a dosarelor si documentelor din arhiva curenta; 2. Initierea unei politici de constientizare a personalului cu privire la pastrarea in conditii de siguranta a documentelor si datelor administrate in cadrul entitatii, a responsabilitatilor ce revin fiecarui membru al organizatiei.

2.7 Asigurarea functiei de control a trezoreriilor operative in utilizarea creditelor bugetare de catre institutiile publice

2.7.1 Activitatea de indrumare metodologica Problema: Indrumarea metodologica nu este formalizata in scris.Constatari:Indrumarea metodologica a trezoreriilor locale se realizeaza, conform ROF, cu

privire la aplicarea masurilor de incheiere a exercitiului financiar si pe linie de casierie. In acest sens se transmit in scris trezoreriilor locale instructiuni primite de la MFP, dispozitii interne ale conducerii sau explicatii/ solutii pentru rezolvarea problemelor curente aparute in exploatare. Ori de cate ori a fost nevoie, s-a procedat la instruirea persoanelor responsabile. Acest aspect nu s-a consemnat in nici-un document, nici cel putin intr-un tabel de prezenta.

Cauze: Omisiune si control intern insuficient.Consecinte:

- evaluarea incorecta a fondului de timp necesar indrumarii metodologice; - riscul de omisiune/ lipsa dovezilor in prelucrarea/ transmiterea unor informatii; - imposibilitatea atragerii raspunderii pentru nerealizarea unor operatiuni/ actiuni.

Recomandare: De prevăzut in proceduri modul de consemnare si efectuare a indrumarii

metodologice: registre, rapoarte, informari, cu indicarea persoanelor care semneaza pentru: intocmit, avizat/ aprobat.

2.7.2 Cu privire la programul de verificare a activitatii trezoreriilor localeProblema: Neintocmirea programului de verificare a activitatii trezoreriilor localeConstatari: desi este prevazuta in ROF ca prima atributie a structurii, nu se

realizeaza. Sefa biroului motiveaza ca aceasta se datoreaza insuficientei personalului raportata la volumul si diversitatea activităţii; programarea nu a mai fost posibila si datorita implicarii in numeroase activitati de executie din sfera organizarii/ supravegherii circulatiei numerarului.

Cauze: Neglijenta bazata pe faptul ca nu s-a considerat ca programul este imperativ.

Consecinte:- evaluarea incorecta a volumului de activitate si a stabilirii responsabilitatilor;- riscul de omisiune in efectuarea verificarilor stabilite expres prin ROF;



- imposibilitatea normarii actiunilor/ operatiunilor in scopul utilizarii eficiente a fondului de timp.

Recomandari si solutii propuse: 1. De prevăzut in proceduri: forma, conţinutul, periodicitatea si circuitul documentului ,,program de verificare”, din faza de iniţiere pana la arhivare/ păstrare.3. Incepand cu anul 2007, se va intocmi programul de verificare a activitatii

trezoreriilor locale.

2.7.3 Cu privire la documentul intocmit la verificarea activitatii trezoreriilor localeProblema: Nedefinirea clara a formei, continutului si circulatiei documentului intocmit in

urma verificarii activitatii trezoreriilor locale.Constatari:

In perioada auditata, documentul intocmit in urma verificarii se numeste ,,Nota de constatare”; se intocmeste in 2 exemplare înregistrate la unitatea verificata la care rămâne 1 ex., iar ex.2 se înregistraza la registratura generala. Apoi se inainteaza directorului executiv care, dupa inscrierea rezolutiei, directioneaza actul catre trezorierul sef si se arhiveaza la nivelul BIVATL. Precizam ca notele de constatare nu poarta viza sefului de birou.S-au întocmit 17 note de constatare; natura si forma actului întocmit nu sunt definite in proceduri; nedefinite sunt si metodele/ tehnicile de verificare, modul de valorificare.Indiferent ca se constata sau nu deficiente in urma verificarilor, se intocmeste acelasi fel de document si are acelasi circuit.Notele de constatare au fost intocmite dupa cum urmeaza: 5 in luna februarie, 1 - martie, 1 - mai, 2 - aprilie, 3 - iunie, 4 - august, 1 - septembrie. Din punct de vedere al cuprinderii trezoreriilor locale in verificare la Alexandria s-au efectuat 6 controale: la Rosiori de Vede - 2, la Zimnicea - 4, la Turnu Magurele - 3, la Videle - 2.Referitor la obiectivele verificate mentionate in note, acestea sunt cele inscrise in ROF, cu precadere verificarea operatiunilor de incasari si plati in numerar, gestiunea casei si functionarea sistemelor de alarma.Din totalul de 19 verificari, la un numar de 9 nu s-au semnalat deficiente, iar la restul s-au constatat nereguli care s-au rezolvat in timpul verificarii. Ex: acordarea la consiliul local Magura a subventiei intr-un cont eronat; neperceperea comisionului la eliberarea extrasului; denumirea incorecta a unor conturi, etc. In ceea ce priveste intocmirea notelor de constatare, apreciem ca acestea nu sunt fundamentate: pentru a indica metoda de verificare, se foloseste formula generica ,,prin sondaj”, fara a se preciza esantionul selectat si criteriile aplicate; pentru neregulile constatate, nu se determina cauzele si consecintele si nu se estimeaza riscurile viitoare.

Cauze: - Lipsa procedurilor interne scrise specifice. - Control intern insuficient.



Consecinte: intocmirea aceluiasi tip de acte de control, de regula cu acelasi continut, nu reflecta semnificatia/ natura verificarii efectuate si nu respecta ,,regulile” generale ale controlului in toate formele sale.

Recomandari: 1. Definirea in proceduri a formei, structurii (prezentarea clara si completa a tuturor documentelor verificate si precizarea sondajului), numarului exemplarelor, vizarii si circuitului documentelor intocmite in urma verificarilor efectuate la trezoreriile locale: rapoarte, note de constatare, procese-verbale, note unilaterale, etc.3. Propunem infiintarea unei registraturi proprii activitatii de trezorerie menita sa

asigure un circuit operativ al documentelor care circula la acest nivel, asa cum Activitatea de control fiscal si cea de administrare a veniturilor statului au registraturi proprii.

2.8 Organizarea si coordonarea procesului de elaborare si rectificare a bugetelor de venituri si cheltuieli ale institutiilor publice

Pentru o verificare pertinenta a mecanismului de elaborare si depunere a bugetelor locale (proiecte), am procedat la intocmirea unei diagrame (flow chart) care cuprinde toti pasii de urmat, precum si documentele si structurile/ persoanele care intervin in fiecare faza.

Elaborarea proiectelor bugetelor locale s-a efectuat in anul 2006 conform programului informatic transmis de M.F.P. cu adresa nr. 120015/ 12.01.2006. Consiliul Judetean Teleorman, cu asistenta de specialitate din partea D.G.F.P. – Teleorman, a repartizat sumele defalcate primite de la bugetul de stat pentru fiecare primarie din judet pentru intregul an. CBCP face repartizarea acestor sume pe trimestre, in functie de propunerile primite de la M.F.P., apoi le comunica primariilor prin adrese scrise. Daca ulterior intervin modificari in repartizarea pe trimestre sau in clasificatia bugetara, le comunica si pe acestea.

Bugetele locale de venituri si cheltuieli se depun in trei exemplare la CBCP unde se verifica si se depun la Registratura generala. La nivelul CBCP se centralizeaza bugetele locale si se elaboreaza bugetul pe total judet.

Rectificarile de buget se efectueaza in baza unor acte normative, incepand cu trimestrul III cand se permit virarile de credite sau la propunerea ordonatorilor de credite. Acestea urmeaza circuitul bugetelor initiale, dar nu se mai centralizeaza si nu se comunica M.F.P.

Referitor la circuitul, verificarea, avizarea, centralizarea bugetelor de venituri si cheltuieli ale primariilor s-a respectat fluxul normal prezentat in descrierea testului. In perioada auditata s-au efectuat rectificari in baza:- actelor normative: H.G. nr. 1262/18.09; O.G. nr. 46/30.08; H.G. nr. 876/05.07(Peretu); H.G. nr. 826/2006(Videle);- adreselor CBCP de mutare dintr-un trimestru in altul: 24.268/ 12.09.2006; 22.968/ 25.08.2006; 9.891/ 11.04.2006; 5.864/ 02.03.2006;- la solicitarea institutiilor, urmare a influentelor mentionate mai sus.

Concluzii:



In perioada auditata, organizarea si coordonarea procesului de elaborarea si rectificare a BVC locale s-a efectuat in conformitate cu Legea bugetului pe anul 2006 si O.G. nr. 45/2003 privind finantele publice locale.

** *

Prezentul proiect de raport de audit public intern s-a intocmit intr-un singur exemplar. O copie a acestuia s-a inaintat structurilor auditate pentru exprimarea punctelor de vedere cu privire la constatari.

AUDITORI, Supervizat, CARMEN DINU VALERIA PENA NUTA BALACEANU


Documents

PROIECT RAPORT -TREZ