UNIVERSITATEA GH.ASACHII FACULTATEA: ING.CHIMICA SI PROTECTIA MEDIULUI SPECIALIZARE :INGINERIE SI MANAGEMENT

REPROIECTAREA SISTEMULUI INFORMATIONALSC.CHIMCO.SA

IasI 2010

1

Cuprins

CAP.I 1.1 1.2 1.3 1.4 Misiunea ,obiectivele si strategia informational a firmei Scurta descriere a organizarii firmei Rolul jucat de sistemul informational in cadrul firmei Necesitatea reproiectariisistemului informational

CAP.II Determinarea cerintelor informatiomale ale noului sistem 2.1Diagnosticarea sistemului informational existent din cadrul firmei 2.2Culegerea informatiilor despre sistemul informational existent 2.3 Construirea diagramei de relatii ale compartimentului in situatia actuala 2.4 Analiza critica a situatiei existente prin deteriminarea punctelor slabe si punctelor tari ,evaluarea lor cu ajutorul coeficientului de importanta precum si in functie de criteriile de calitate ale sistemului informational Cauzele care determina punctele slabe si punctele tari 2.5 Propuneri de imbunatatire a structurii functionarii si controlului sistemului informational Alegerea variantei optime de proiectare ale sisitemului informational

2

CAP.III Proiectarea noului sistem informational 3.1 Definirea principalelor centre de decizie ale firmei 3.2 Stabilirea deciziilor specific fiecarui centru de decizie 3.3 Stabilirea listei informatiilor finale pe baza carora se iau decizii cu specificarea surselor beneficiarilor si periodicitatii 3.4 Eliminarea informatiilor ce se repeat si a disfunctionalitatilor stabilita de analiza diagnostic 3.5 Stabilirea informatiilor primare ce stau la baza informatiilor primare eliminand disfunctionalitatile semnalate(informatiile care se repeat) 3.6 Stabilirea prelucrarilor la care sunt supuse informatiile primare deasemenea eliminand disfunctionalitatile desemnate 3.7 Stabilirea circuitelor informationale eliminand disfunctionalitatile desemnate 3.8 Stabilirea suportilor de informative 3.9 Stabilirea fisierelor in functie de natura informatiilor de stocat eliminand disfunctionalitatile desemnate CAP.IV Implementarea noului sistem informational 4.1Stabilirea etapelor de implementare

3

Capitolul 1 1.1 Misiunea, obiectivele si strategia informationala a firmei SC.CHIMCO.SA SC.CHIMCO.SA. consta in obtinerea de diverse produse utilizate in industria farmaceutica, reactivi chimici si substante de inalta puritate, produse chimice ca bunuri de larg consum, comercializarea, executarea de lucrari, prestari servicii, activitate de import-export, transporturi interne si externe cu mijloace auto proprii, activitate de recuperare si preparare din/si cu metale pretioase, cercetare stiintifica, producere si furnizare de abur tehnologic SC. CHIMCO S.A. produce si comercializeaza urmatoarele produse si grupe de produse principale: produse borice acid boric, borax, perborat de sodiu peroxizi organici apa oxigenata lichid de frana si antigel stabilizatori P.V.C. stearat de calciu, stearat de zinc site moleculare saruri de bariu produse farmaceutice saruri de tratament termic, chimic si electrochimic eteriglicoli reactivi chimice

Scopul principal al societatii este sa asigure produse utilizate in industria farmaceutica, reactivi chimici si substante de inalta puritate, produse chimice de larg consum in cantitatea si calitatea necesare, care sa permita onorarea cerintelor clientilor traditionali din tara si strainatate. Domeniul principal in care actioneaza S.C. CHIMCO S.A. este acela al producerii si comercializarii de produse utilizate in industria chimica si farmaceutica. Scopul pentru care a fost infiintata si functioneaza SC. CHIMCO S.A. poate fi cuantificat prin intermediul unor obiective strategice, una dintre componentele majore ale proiectiei strategice a acesteia.4

Situatiile informationale prezentate au permis formularea, pentru urmatorii doi ani a urmatoarelor obiective strategice : cresterea cu cel putin 20% a profitului brut, in fiecare din anii intervalului previzionat amplificarea anuala a veniturilor din exploatare (fata de veniturile anului anterior) cu minimum 25% asigurarea comercializarii a cel putin 20% din productia fabricata pe piata externa asigurarea pe termen lung a principalelor corelatii dintre activitatile firmei, evidentiate de unele corelatii dintre obiective si implicit indicatori economici crearea pana in anul 2003, a cel putin 75 de locuri de munca noi, concomitent cu mentinerea si dezvoltarea unui sistem de protectie sociala adecvat

Strategia informationala a societatii SC.CHIMCO.SA Tinand cont de faptul ca informatia joaca un rol foarte important in elaborarea strategiilor, societatea SC.CHIMCO.SA isi propune realizarea unui sistem informatic la nivel de firma. Strategia informationala are rolul de a asigura o buna desfasurare a tuturor informatiilor din cadrul fiecarui department din firma in procesul de realizare a obiectului de activitate..

1.2 Scurta descriere a organizarii firmei SC.CHIMCO.SA Activitatea de conducere a societatii este asigurata de : Consiliul de administratie Directorul general Directorul tehnic Directorul economic Directorul comercial Inginer sef M.E.A . Sistemul de relatii cuprinde: relatii ierarhice, relatii functionale si relatii de cooperare Adunarea generala a actionarilor 1. Aprobarea Bilantului contabil si a Contului de profit si pierderi 2. Aprobarea Raportului Comisiei de cenzori si a Raportului Cenzorului extern independent privind Bilantul contabil si Contul de profit si pierderi (anual). 3. Repartizarea profitului net. 4. Alegerea comisiei de cenzori. 5. Alegerea Cenzorului extern independent.5

6. 7. 8. 9.

Aprobarea Bugetului de venituri si cheltuieli (anual). Modificarea Bugetului de venituri si celtuieli. Stabilirea indemnizatiilor administratorilor si cenzorilor. Aprobarea reactualizarii programului de investitii anexa la Bugetul de venituri si cheltuieli.

In subordinea Adunarii generale a actionarilor se afla Consiliul de administratie care este compus din 3 membri, temporari si revocabili, alesi pe o perioada de 4 ani. Consiliul de administratie se intruneste cel putin o data pe luna si ori de cate ori este Deciziile Consiliului de administratie se iau cu majoritate absoluta a celor prezenti. Consiliul de administratie are in principal urmatoarele obligatii: aproba structura organizatorica si numarul de posturi; aproba Contractul colectiv de munca; numeste, revoca directorii executivi, in concordanta cu structura organizatorica; aproba operatiunile de cumparare si vanzare de bunuri potrivit competentelor acordate; stabileste activitatea promotionala; rezolva orice alte probleme stabilite de Adunarea generala a actionarilor; nevoie

Directorul general aflat in subordinea Consiliului de administratie, isi exercita obligatiile in conformitate cu prevederile Legii 31/1990, republicata, in concordanta cu deciziile Consiliului de administratie si conform imputernicirilor Adunarii generale a actionarilor. Directorul general are urmatoarele imputerniciri: concepe si aplica strategii si politici de dezvoltare a societatii; selecteaza, angajeaza si concediaza personalul salariat; negociaza contractul colectiv de munca; negociaza contractele individuale de munca; reprezinta societatea; incheie acte juridice in numele si pe seama societatii; actele juridice pentru care, potrivit Legii nr. 31/1990 este necesara aprobarea adunarii generale a actionarilor, le incheie numai potrivit acestei aprobari; alte atributii incredintate de Adunarea generala a actionarilor.

-

Director tehnic coordoneaza activitatea Inginerului sef, Serviciului productie, sectiilor si atelierelor de productie, Sectia M.E.A., Laboratoru de cercetari, responsabilului P.S.I. si ISCIR. Directorul tehnic raspunde, in principal, de urmatoarele domenii: asigurarea potentialului de productie conform strategiei economice a societatii in scopul realizarii unei activitati profitabile; realizarea programului de productie (intern si export) in concordanta cu termenele de livrare conform comenzilor si contractelor incheiate, cu consumurile specifice si manopera aprobata si

6

-

la parametrii calitativi stabiliti in contracte sau alte documente specifice, in conditii tehnicoeconomice avantajoase; incadrarea in parametrii calitativi prevazuti la produsele din profilul societatii si alinierea la standardele internationale; stabilirea si aplicarea masurilor necesare pentru protectia mediului in conformitate cu reglementarile in vigoare; stabilirea si aplicarea masurilor necesare pe linie PSI si ISCIR pentru desfasurarea proceselor de productie in conditii de securitate; realizarea modernizarilor si a retehnologizarilor fabricatiilor si instalatiilor pe baza cercetarii proprii sau a contractelor cu alte institutede cercetare si proiectare

Directorul economic coordoneaza activitatea Serviciului Funanciar Contabilitate si a Biroului Preturi-Analize Economice. Directorul economic raspunde,in principal, de: gestionarea in conditii de maxima eficienta a patrimoniu-lui societatii; organizarea controlului preventiv pentru consumuri de materii prime si materiale, contracte, comenzi, aprovizionari, documente de plata a drepturilor banesti cuvenite salariatilor, contracte de credite; intocmirea Bugetului de venituri si cheltuieli annual si semestrial; asigurarea fondurilor necesare desfasurarii activitatii de productie si investitii, inclusiv credite; Asigura desfasurarea ritmica si in conditii de eficienta a platilor catre furnizori. Eficienta exportului societatii. Achitarea la temene si conditii de eficienta a obligatiilor de orice natura.

-

Directorul comercial coordoneaza activitatea Serviciului Comercial, Biroului Marketing, Biroului Transporturi si a Birou-lui Administrativ. Directorul comercial raspunde, in principal de: aprovizionarea tehnico-materiala conform strategiei economice a societatii in scopul realizarii unei activitati cu profit maxim; planificarea aprovizionarii in corelare cu programul de productie si cu posibilitatile financiare ale societatii; incheierea contractelor de furnizare-desfacere; vanzarea imediata a produselor finite, conform termene-lor contractual

Metoda de conducere specifica folosita in societatea SC.CHIMCO.SA o reprezinta metoda conducerii prin obiective. Obiectivul l reprezint scopurile, pe care un colectiv sau un individ trebuie s le ndeplineasc, ntr-o perioad dat. Caracteristicile aplicrii acestei metode sunt urmatoarele:7

instituirea unui sistem de obiective care s fie defalcate pn la executani; participarea ntregului personal la stabilirea obiectivelor organizaiei; individualizarea bugetului de cheltuieli pe structurile organizaiei; instituirea unui sistem de control; Avantajele metodei de conducere prin obiective sunt: creterea nivelului de motivare a personalului; dezvoltarea unui climat de creativitate; raionalizarea timpului cadrelor de conducere; creterea responsabilitilor fa de realizarea obiectivelor; creterea eficienei organizaiei. Firma dispune de 35 compartimente, din care : 30 compartimente functionale; 5 compartimente operationale; Activitatea functionala a societatii cuprinde 30 compartimente repartizate celor 4 directori executivi functie de responsabilitatile delegate Compartimente functionale Serviciul Programare-Urmarire-Productie Serviciul Comercial Serviciul Financiar-Contabilitate Serviciul Resurse Umane Biroul Investitii Biroul Transporturi Biroul Administrativ Biroul Financiar Biroul Contabilitate Biroul Preturi-Analize Economice Biroul Marketing Biroul pentru Protectia Muncii Serviciul P.S.I.( protectia si stingerea incendiilor) Serviciul I.S.C.I.R.(functionarea in conditii de siguranta a recipientilor sub presiune) C.SF.I.C.(centrul de cercetari al firmei) Serviciul Aprovizionare Serviciul Desfacere Serviciul Import-Export Serviciul de Pregatire a Personalului Serviciul de Organizare a Muncii8

Biroul de Documente Secrete Laboratorul Cercetare Laboratorul Incercari Fizico-Chimice Laboratorul Ecologic Laboratorul Metrologie Oficiul Juridic Serviciul C.I.F.(control financiar intern) Serviciul R.M.C.(reprezentantul pentru managementul calitatii) Biroul de Asigurare a Calitatii(B.A.C.) Serviciul R.M.M.(reprezentantul pentru managementul mediului)

Compartimente operationale Sectia Organica Sectia Peroxizi Sectia Reactivul Sectia M.E.A. Atelierul Anorganic

Nivelurile ierarhice de autoritate in cadrul S.C. CHIMCO S.A. sunt : Nivelul 1 - conducerea firmei Nivelul strategic format din directorul general si asistenti Nivelul tactic format din directorul general si directorii executivi Nivelul operational format din directori executive si asistentii acestora Nivelul 2 -conducerea compartimentelor : sefi- compartimente functionale coordonator Nivelul 3 conducerea proceselor de munca Liniile de autoritate Liniile verticale de autoritate in cadrul S.C. CHIMCO S.A. sunt sub controlul urmatoarelor directii :9

responsabil proiect -produs -maistru -sef echipa muncitori

-Directia Tehnica -Directia Comerciala -Directia Economica -Directia Marketing

DESCRIEREA ACTIVITATII IN CADRUL COMPARTIMENTULUI CONTABILITATE Acest department este subordonat si condus de directorul economic al societatii comerciale care raspunde cu personalul din subordine de tinerea contabilitatii potrivit legii respective si altor acte normative in completarea acesteia Principalele atributii ale acestui compartiment sunt:

organizeaza activitatea financiar-contabila si de gestiune n conformitate cu legile n viguare; asigura respectarea normelor contabile, a stocarii si pastrarii sub forma suporturilor tehnici si controlului datelor nregistrate n contabilitate n toate situatiile n care sunt utilizate sistemele de prelucrare automata a datelor; asigura pastrarea n arhiva proprie, timp de 10 (zece) ani a tuturor registrelor de contabilitate si a documentelor justificative ce stau la baza nregistrarilor n contabilitate cu exceptia statelor de salarii ce se pastreaza timp de 50 (cincizeci) ani; asigura n colaborare cu compartimentul de evidenta muncii verificarea calculului si ncasarii comisionului datorat de angajatori potrivit legii, inclusiv a declaratiilor fiscale si de inventar; primeste de la agentii economici sau de la compartimentul evidenta muncii, pe baza de borderouri declaratiile fiscale preluate pentru a fi nregistrate n contabilitate conform nregistrarilor din baza de date; primeste de la compartimentul control relatii de munca rapoartele de inspectie fiscala si deciziile de impunere rezultate n urma rapoartelor de inspectie fiscala, pentru a fi nregistrate n contabilitate; solutioneaza n colaborare cu compartimentul control relatii de munca contestatiile mpotriva actelor de control referitoare la modul de calcul al comisionului datorat si al penalitatilor aferente acestuia; tine evidenta pe platitor a tuturor obligatiilor si platilor din comision si din alte prestatii;

10

asigura respectarea normelor emise de Ministerul Economiei si Finantelor cu privire la ntocmirea si utilizarea documentelor justificative si contabile pentru toate operatiunile patrimoniale si nregistrarea lor n contabilitate n perioada la care se refera; ntocmeste toate jurnalele prevazute de legea contabilitatii (registrul jurnal, registru inventar, cartea mare); fundamenteaza si elaboreaza proiectul Bugetului de venituri si cheltuieli pentru fondurile extrabugetare (dimensionarea veniturilor si prevederea cheltuielilor anuale), ntocmeste Programul anual de achizitii publice; organizeaza contabilitatea cheltuielilor conform prevederilor legale n vigoare; organizeaza evidenta si raportarea angajamentelor bugetare si legale; verifica statul de functii al Inspectoratului din punct de vedere al ncadrarii n prevederile bugetare aprobate; ntocmeste lunar mpreuna cu compartimentul resurse umane statele de plata a drepturilor salariale; ntocmeste lunar, trimestrial sau anual situatiile statistice solicitate; elibereaza, la cererea persoanelor interesate, adeverinte privind venitul net realizat de salariatii din aparatul propriu pentru obtinerea de credite, pentru giranti, judecatorie, case de sanatate, medicul de familie, etc., adeverinte privind contributiile catre fondul initial de asigurari de sanatate si contributia catre fondul de asigurari sociale; alte adeverinte (privind numarul zilelor de concediu medical, etc.); ntocmeste lunar monitorizarea cheltuielilor de personal pentru inspectoratul teritorial de munca; organizeaza si asigura activitatea de secretariat si administrativa Inspectoratului; efectueaza analize si studii de piata n scopul asigurarii principiului eficientei utilizarii fondurilor publice; urmareste executarea si finalizarea contractelor privind achizitiile publice, dupa caz, n colaborare cu compartimentele implicate n derularea acestora; urmareste, n conditiile legii, asigurarea finantarii obiectivelor de investitii; deruleaza si finalizeaza, n conditiile legii, obiectivele de investitii; elaboreaza si propune spre aprobare conducatorului institutiei note de fundamentare si/sau memorii tehnico-economice cu privire la cheltuielile propuse spre angajare; ndeplineste si, alte sarcini si atributii dispuse de inspectorul general de stat, n domeniul de competenta.

3.1 Rolul jucat de sistemul informational in cadrul firmei Sistemul informational este ansamblul de elemente implicate in procesul de colectare, transmisie, prelucrare, de informatii.

11

Roulul sistemului informational din cadrul acestei firme este de a asigura persoanele din conducere cu informatii necesare pentru luarea diferitelor decizii economice sau de alta natura. Sistemul informational analizat in cadrul societatii SC.CHIMCO.SA duce la realizarea activitatilor specifice ,coordonarea si controlul activitatii departamentelor firmei. In cadrul sistemului informational se regasesc : informatia vehiculata, documentele purtatoare de informatii, personalul, mijloace de comunicare, sisteme de prelucrare a informatiei. Sistemul informational este principalul furnizor de informatii, fara de care nu pot exista si functiona celelalte subsisteme. Rolul decizional Deciziile adoptate in cadrul firmei se refera la majoritatea componentelor procesuale si structurale ale firmei. Din punct de vedere tipologic se observa existenta unei ponderi ridicate a deciziilor : a) dupa orizontul de timp si implicatiile asupra firmei: - tactice- avand o pondere de 92% b) dupa natura variabilelor implicate: - certe (92%)- cu variabile controlabile si anticipare cat mai exacta a rezultatelor c) dupa numarul de criterii decizionale -in exclusivitate multicriteriale, in sensul abordarii problemelor de- cizionale intr-un context mai larg, dat de mediul ambiant national d) dupa frecventa adoptarii periodice (25%) si aleatorii (75% Rolul operational din cadrul societatii sc.chimco.sa il reprezinta asigurarea de stabilitate functional a productiei n conditiile variabilittilor de intrare (comenzilor de sistem), a perturbatiilor de mediu sau produse de disfunctionalitti proprii, precum si a dinamicii cerintelor de piat. Rolul decizional din aceasta societate il reprezinta alegerea unei soluii pentru rezolvarea unei probleme, adic adoptarea unei decizii, Ea presupune o analiz realist, contient i responsabil a diferitelor propuneri, opiunea oprinduse asupra celei mai eficiente i mai adecvate situaii de fapt. Decizia care sintetizeaz hotrrea de a aciona sau nu ntr-un anumit mod fa de un anumit obiectiv, are la baz un proces decizional ce presupune parcurgerea unor etape, dup cum urmeaz: stabilirea obiectivelor administrative, care pot viza att latura intern a administraiei , precum i latura exterioar culegerea, prelucrarea i analiza informaiilor administrative; elaborarea de variante alternativei adoptarea deciziei administrative execuia i controlul rezultatelor obinute12

Rolul strategic din aceasta societate consta in dobndirea unei gndiri strategice cu privire la structura viitoare a organizatiei si la formarea unei viziuni asupra viitorului firmei in 5-10 ani. 1.4 Necesitatea reproiectarii sistemului informational Necesitatea reproiectarii sistemului informational rezulta din luarea in considerare a urmatorilor factori: Sistemul informational din cadrul societatii nu poate controla aplicatiile ce depasesc granite acestuia; Redundanta datelor este foarte mare,angajatii ne mai avand incredere in calitatea datelor; Costul intretinerii sistemului a iesit de sub control datorita invechirii acestuia si a proastei planificari,ceea ce obliga la revizuirea acestuia; Sistemul informational nu rezolva problemele stringent si nici nu exista aplicatii care sa sprijine strategia societatii CAP.II Determinarea cerintelor informatiomale ale noului sistem 2.1Diagnosticarea sistemului informational existent din cadrul societatii SC.CHIMCO.SA Efectuand o analiza asupra sistemului informational din cadrul intregii societatii am ajuns la concluzia ca departamentul contabilitate necesita o reproiectare a sistemului informational existent deoarece intampina dificultati in rezolvarea diferitelor probleme. In urma analizei am realizat faptul ca sintemul informational este concentrat n principal n jurul departamentului financiar contabil. Circuitul documentelor ntre departamentul financiar-contabil si restul ntreprinderii este un factor foarte important datorita faptului ca orice informatie oferita de departamentul de contabilitate este utilizata n procesul de management al firmei n contabilitate toate documentele primare care intra sunt nregistrate, iar apoi prelucrate pentru a putea oferi utilizatorilor de informatii,datele necesare luarii deciziilor. n ceea ce priveste sistemul informatic existent pentru contabilitatea financiara pe care sociateatea nostra l foloseste , se poate considera ca, desi este functional, datorita nivelului mare de lucru si primirea unui flux mare d informatii. Metoda pe care am ales-o pentru culegerea datelor necesare diagnosticarii sistemului informational o reprezinta interviurile cu persoanele implicate in activitatea informational-decizionala din cadrul societatii.

13

2.2. CULEGEREA INFORMATIILOR DESPRE SI EXISTENT Chestionar pentru diagnosticarea sistemului informational aplicat persoanelor implicate in activitatea informationala din diferite sectoare ale intreprinderii : 1. Ce influenta are sistemul informational asupra activitatii dumneavoastra? 2. Prin ce mijloace sunt furnizate informatiile din departamentul dumneavoastra catre celelalte departamente? 3. Se exercita un control asupra activitatii informationale din cadrul departamentului dumneavoastra? 4. Credeti ca se pune accentul cuvenit pe formarea si instruirea personalului implicat in activitatea informationala? 5. Primiti la timp informatiile necesare activitatii dumneavoastra de la alte departamente? 6. Vi sa intamplat sa primiti informatii eronate din partea celorlalte departamente? 7. Ce imbunatatiri credeti ca ar trebuii aduse sistemului informational din cadrul departamentului dumneavoastra? 8. Ce informatii sunt inutilizabile la nivelul departamentului dumneavoastra datorita calitatii necorespunzatoare? 9. Vi sa intamplat ca anumite informatii elaborate sa nu fie de folos nimanui?14

10. Ati fi de accord sa urmati un curs de instruire pentru utilizarea calculatorului?

Chestionar pentru diagnosticarea sistemului informational aplicat managerilor: 1. Ce fel de strategie informationala aplicati in firma dumneavoastra? 2. Ce importanta are activitatea informationala in cadrul firmei dumneavoastra? 3. Sistemul informational existent este structurat dupa necesitatile fiecarui department in parte? 4. Organizaia dumneavoastr are un program educaional pentru instruirea angajailor implicai in activitatea informaionala? 5. Cum se efectueaza controlul sistemului informational? 6. Ce importanta acordati prelucrarii corecte a informatiilor atat din interiorul firmei cat si din exteriorul acestuia? 7. Ce imbunatatiri credeti ca ar trebuii aduse sistemului informational? 8. La ce perioada de timp este reactualizat sistemul informational existent? 9. Pe viitor exista posibilitatea implementarii unui nou sistem informatic? 10. Care ar fi suma alocata pentru implemantarea sistemului informatic?

In urma aplicarii acestor chestionare am tras urmatoarele concluzii:

15

Firma nu si-a elaborat o strategie informational-decizionala de sine statatoare datorita faptului ca informatiile primate de manageri nu sunt bine prelucrate ceea ce duce la imposibilitatea de a planifica dezvoltarea viitoare a firmei Sistemul informational existent in cadrul firmei nu este reactualizat la timp ceaa ce determina o lipsa de flexibilitate. Managerii nu acorda importanta cuvenita instruirii personalului implicat in activitatea informationala ceea ce poate duce la utilizarea necorespunzatoare a tehnicii de calcul Nivelul de interes prezentat atat din partea angajatilor cat si a managerilor in ceea ce consta corectitudinea informatiilor este scazuta. Managerii din cadrul societatii SC.CHIMCO.SA sunt constienti de importanta sistemului informational dar totusi acestia neglijeaza anumite aspecte informationale

2.3 Construirea diagramei de relatii ale compartimentului in situatia actuala

ADUNAREA GENERAL A ACIONARILOR

Consiliul de Administraie

Comisia de Cenzori

Director general

Director economic

Director tehnic-comercial Comp. Comp. Magazie Comp. Comp. Magazie producie finite livrri produse16

Oficiu juridic

Compartiment financiar contabil

Comp. investiii

comenzi aprovizionare

Comp. administrativ

2.4 Analiza critica a situatiei existente prin deteriminarea punctelor slabe si punctelor tari ,evaluarea lor cu ajutorul coeficientului de importanta precum si in functie de criteriile de calitate ale sistemului informational.

Principalele puncte slabe sunt urmatoarele: Situaia punctelor slabe

Nr. crt.

Puncte slabe

cauze

efecte

Nivel Eval.

coef.de imp

coef. Med.pond

1.

Tehnica de calcul si soft-ul nu sunt utilizate corespunzatoare

Lipsa de experienta a utilizatorilor

Irosire de timp si bani

2

0.01

0.02

2.

Lipsa de flexibilitate in ceea ce priveste prelucrarea informatiilor

Lipsa de comunicare intre angajati Inexistenta unei preocupari pentru perfectionarea resurselor financiare minime repartizate pentru investitii

Dificultate in prelucrarea informatiilor Consum de timp,productivitate scazuta

1

0.03

0.06

3.

Nu se pune accentul cuvenit pe formarea,instruirea si restructurarea personalului implicat in activitatea informationala

1

0.05

0.1

17

4.

Insuficienta operativitate in prel. si transmiterea inform

Neimplicarea indeajuns a personalului

Intarzierea furnizarii informatiilor Nu se poate urmari indeaproape circulatia informatiilor

2

0.07

0.14

5.

Nu are o strategie informationala de sine statatoare

Sistem informational ambiguu proiectat

2

0.06

0.12

6.

Dezinteresul managerului pentru corectitudinea informatiilor

Managerii nu

Perpetuarea

1

0.08

0.16

sunt suficient de greselilor motivate Deficiente in conceperea procesului informational Confuzii si erori 2 0.05 0.1

7.

Furnizarea de informatii inadecvate

TOTAL

0.70

18

Situatia punctelor tari Nr. crt. Puncte tari Cause efecte Nivel coef.de coef.

Med.pond Eval. imp

1.

Sistem informational proiectat la inceputul functionarii firmei

Preocupare pentru activitate informationala Instiintarea personalului cu informatii

Usurinta furnizarii informatiilor Buna comunicare intre departamente

3

0.04

0.16

2.

Transparenta totala a informatiilor

3

0.06 0.15

3.

Managerii sunt constienti de importanta sistemului informational

Noi orientari managerial

Cresterea importantei calitatii informatiilor

4

0.08

0.20

4.

Preocupari pentru informatizare

Deschiderea managerilor spre informatizare

Perfectionarea procesului informational

3

0.03

0.12

5.

Sistemul informational se adapteaza noilor configuratii structurale ale firmei

Flexibilitatea Sistemului informational

O mai buna circulatie a informatiilor

4

0.07

0.22

TOTAL

0.85

19

In urma analizei punctelor slabe si a punctelor tari a rezultat un coeficient mediu ponderat de 1.55, ceea ce demonstreaza un nivel slab al sistemului informational din cadrul societatii SC.CHIMCO.SA La nivelul sistemului informational din punct de vedere al calitatii am identificat anumite probleme si anume:

Ritmul de transmitere a informaiilor ctre utilizatorii finali este lent, cauza fiind existena unor deficiene n organizarea proceselor informaionale Abateri de la structuri informaionale generate de insuficiena mijloacelor de prelucrare i a personalului insuficient calificat.

2.5 Propuneri de imbunatatire a structurii functionarii si controlului sistemului informational In urma analizei sistemului informational propunem urmatoarele idei de imbunatatire :

Managerii ar trebuii s creasc gradul de dotare al societatii cu sisteme electronice de calcul pentru culegerea, transmiterea, i prelucrarea corecta a tuturor informatiilor S existe o preocupare permanent din partea conducerii societatii n ceea ce privete pregtirea profesional continu a personalului cu funcii implicate n sistemul informaional. S se urmreasc concordana ntre dinamica volumului de informaii vehiculate n sistemul informaional existent i capacitatea maxim de prelucrare a echipamentelor de calcul existente sau soluii de achiziionare a noi echipamente de calcul prin proiecte de investiii anuale. S se urmreasc continuu gradul de fiabilitate a sistemului de echipamente i msura n care ele sunt compatibile cu cerinele informaionale prezente.

Alegerea variantei optime de proiectare ale sisitemului informational

20

Pornind de la sistemul informational existent se va dezvolta capacitatea acestuia de a colecta, prelucra, transfera i stoca date i informaii, se va pune accent pe creterea accesibilitii utilizatorilor la baza de date a firmei si se va crete dimensiunea canalelor de transfer de date. In procesul de alegere a variantei optime de proiectare a sistemului informational se va tine cont de un lucru foarte important si anume, ca sistemul sa permita un control eficient al fluxurilor informationale.

CAP.III Proiectarea noului sistem informational 3.1 Definirea principalelor centre de decizie ale firmei Principalele centre de decizie din aceasta societate sunt:

Biroul aprovizionare (unde se ine evidena furnizorilor) Biroul contractare-desfacere (unde se ine evidena clienilor) Biroul salarizare Biroul personal (reprezentat n fapt de angajaii firmei) Biroul financiar-contabil Banca conducerea unitii

3.2 Stabilirea deciziilor specific fiecarui centru de decizie 3.3 Stabilirea listei informatiilor finale pe baza carora se iau decizii cu specificarea surselor beneficiarilor si periodicitatii

Biroul aprovizionare trimite facturi i chitane care atest cumprrile efectuate i primete de la sistemul de trezorerie dispoziia de plat (pentru achitarea furnizorilor prin numerar).

21

Biroul contractare-desfacere primete facturi i chitane corespunztoare cu livrrile efectuate ctre clieni i trimite dispoziia de ncasare ce atest contravaloarea produselor ncasate direct n numerar. Biroul salarizare trimite listele de avans chenzinal, statele de plat i alte documente care atest obligaii fa de personal i primete de la sistemul de trezorerie situaia salariilor neridicate. Biroul personal primete dispoziii de plat sau de ncasare ctre casierie alturi de ordinul de deplasare i trimite decontul de cheltuieli pentru justificarea avansurilor de trezorerie primite. Biroul financiar-contabil trimite ordinele de plat, dispoziiile de ncasare i plat ctre casierie i primete rapoarte de contabilitate general (registrul de cas, registrul de ncasri i pli prin virament). Banca la care unitatea are deschise conturile primete ordine de plat (furnizori), foaie de vrsmnt, chitan i trimite ordinul de plat(clieni), cecul de numerar i extrasul de cont. Conducerea unitii are rolul de a proba documentele prezentate spre avizare primind, n acelai timp, rapoarte de sintez periodice sau la cerere. 3.4 Eliminarea informatiilor ce se repeta si a disfunctionalitatilor stabilita de analiza diagnostic Activitatea realizata in cadrul compartimentului contabilitate este ngreunata de multitudinea documentelor ntocmite manual. O soluie eficienta pentru ndeprtarea acestei probleme o reprezinta prelucrarea informaiilor contabile in mod automat. 3.5 Stabilirea informatiilor primare ce stau la baza informatiilor finale eliminand disfunctionalitatile semnalate Principalele informatii finale sunt urmatoarele:

Informatii pentru incasari in numerar Informatii pentru plati in numerar22

Informatii pentru incasarea prin virament bancar Informatii pentru decontarea obligatiilor prin conturile bancare Informatii pentru ridicarea\depunerea de numerar la banca

3.6 Stabilirea prelucrarilor la care sunt supuse informatiile 3.7 Stabilirea circuitelor informationale eliminand disfunctionalitatile desemnate primare deasemenea eliminand disfunctionalitatile desemnate a) Informatii pentru incasari in numerar- documentele primare utilizate factura, chitana, dispoziia de ncasare. b) Informatii pentru plati in numerar se folosesc urmtoarele documente primare: ordin de deplasare, decont de cheltuieli, dispoziie de plat, lista de avans chenzinal, stat de plat, chitana. c) Informatii pentru incasarea prin virament bancar se folosesc urmtoarele documente primare: factura, ordinul de plat. Prelucrarile necesare acestor informatii sunt urmtoarele: dup ce clientul i manifest intenia de cumprare se ntocmete factura n trei exemplare (rou, negru i verde). Exemplarul rou rmne la cotor, iar cel negru merge la client. Acesta ntocmete ordinul de plat tot n trei exemplare pe care l depune la banca sa pentru efectuarea plii. La banca unitii noastre sosete exemplarul rou al ordinului de plat ntocmit de client. Pe baza lui se opereaz n extrasul de cont i se evideniaz suma primit. Aceste dou documente se trimit ctre evidena ncasrilor prin virament pentru nregistrare n note contabile. d) Informatii pentru decontarea obligatiilor prin conturile bancare.Pentru acestea documentele primare ntlnite sunt: factura, ordinul de plat. Prelucrarile necesare acestor informatii sunt urmtoarele:

sunt:

la aprovizionarea de la furnizori: pe baza facturii (exemplarul negru) sosit de la

acetia se ntocmete ordinul de plat care merge la banc. Aceasta trimite ordinul de plat (exemplarul rou) la banca furnizorului evideniind n acelai timp plata n extrasul23

de cont. Exemplarul alb rmne la banc pentru justificare, iar cel verde mpreun cu extrasul de cont constituie suport pentru evidenierea plilor prin virament.

pentru decontarea cu bugetul statului i asigurrile sociale unitatea ntocmete

ordine de plat corespunztoare destinaiilor legale pe care le trimite la banc. Dup operarea n extrasul de cont banca trimite acest document ctre evidena plilor pentru justificrile necesare fluxurilor de ieiri de mijloace bneti.

e)Informatii pentru ridicarea\depunerea de numerar la banca; sistemul documentelor primare necesare sunt urmatoarele: foaie de vrsmnt cu chitan, extrasul de cont, cecul de numerar.

3.8 Stabilirea suportilor de informatii Suporii de informaii, folositi pana acum in cadrul societatii SC.CHIMCO.SA au fost sub forma de manuscrise lucru ce determina in nenumarate randuri neclaritati in ceea ce priveste continutul lor,o alta problema ce apare in utilizarea manuscriselor o reprezinta deteriorarea informatiei in timpul circulatiei intre departamente. Un alt suport de informatii folosit il constituie suportii electronicidar datorita lipsei de experienta a personalului este ingreunat fluxul informational dintre compartimente. Societatea SC.CHIMCO.SA isi propune sa achizitioneze o noua versiune a programului Quick View Plus pentru a avea un mai bun control asupra structurii informatice din cadrul societatii.Pe langa acest lucru conducerea firmei este dispusa sa investeasca in cursuri de specializare a tuturor angajatilor ce va utiliza noul program pentru o buna functioanare a intregului sistem informational.

24

3.9 Stabilirea fisierelor in functie de natura informatiilor de stocat eliminand disfunctionalitatile desemnate Principalele fisiere sunt:

Parteneri:cuprinde formularul care prezint lista clienilor i furnizorilor firmei Operaii financiar-contabile: cuprinde toate operaiunile curente pe care le deruleaz Firma n legtur cu ncasrile i plile prin conturi. Import produse i Import transport List conturi sintetice List conturi analitice

CAP.IV Implementarea noului sistem informational 4.1Stabilirea etapelor de implementare

Instruirea personalului activitate ce trebuie planificat i derulat n baza unor programe de instruire aprobate, ea trebuie s fie difereniat pe grupuri de utilizatori i trebuie s acopere toate modulele funcionale ale sistemului, respectiv introducerea datelor, utilizarea procedurilor de lucru, nelegerea componentelor de valorificare i a sistemului n ansamblul su, pregtirea specific pentru anumite elemente de hardware i software Implementarea noului sistem informatic Pregatirea i conversia datelor n noul sistem-introducerea se poate face manual sau se pot prelua datele n format electronic; Testarea sistemului i stabilirea condiiilor n care aplicaiile acoper toate cerinele funcionale formulate Renuntarea la vechiul sistem si folosirea exclusiva a celui nou.

25

BIBLIOGRAFIE:

Ionescu Gh., Cazan E., Negrusa A. L. Management organizational", Editor "Tribuna economica", Bucuresti, 2001 Proiectarea i exploatarea sistemelor informatice, Tipografia Universitii Cretine dimitrie Catemir, Cluj Napoca, Roca I. (coord.) Proiectarea sistemelor informatice financiar contabile, Editura Didactic i Pedagogic, Bucureti

www.google.ro

26

27