ProJe kt - CSW GmbH · ProJe kt CSW Peripheriesysteme GmbH |Herrenpfad-Süd 18 |D-41334 Nettetal Fon 0 21 57 12 913-0 |Fax -50 |[email protected] |. Unternehmen W.I.R Wirtschafts- und

UnternehmenSiNN GmbH Hagen 22 Standorte

BrancheMode Einzelhandel

AnforderungenAutomatisierte Aufbereitung von Entgeltabrechnungen aus SAP-HRDigitale Bereitstellung im WebportalDynamischer HYBRID-Versand.Papier und digitalPapier- und Druckkosten senken

LösungProForma infinitec EMF PROFESSIONALProForma SERVER ArchivProForma PORTAL inkl. Hosting

NutzenEntlastung der PersonalabteilungNahtlose Integration in dievorhandene SystemlandschaftKomfortabel und einfach zu bedienenSchnelle EinführungsphaseBenutzerfreundliche Weboberflächefür die EndanwenderKosten- und ZeitersparnisUmweltschonende Verfahrensweise

Das macht SiNN...Das UnternehmenDer Ursprung der heutigen SiNN GmbH reicht bis in die Mitte des 19. Jahrhunderts zurück.Heute ist die SiNN GmbH ein modernes Modeunternehmen mit 1.300 Mitarbeitern andeutschlandweit 22 Standorten. Aufbauend auf gelebten Werten die im Ursprung des Un-ternehmens verhaftet sind, hat die SiNN GmbH einen festen Platz in einem dynamischenMarkt.

Die AnforderungenMonatlich werden ca. 1.300 Mitarbeiter für derzeit 22 Standorte in SAP-HR abgerechnet.Neben der Entgeltabrechnung werden zahlreiche weitere Personaldokumente wie DEÜV-Meldung, ELSTER-Bescheinigung, Zeitkonten, Mitarbeiterinformationen verarbeitet. DiePersonalnummer dient als eindeutiges Zuordnungskriterium.

Die UmsetzungDie Entgeltdokumente aus dem Personalwesen werden zum Stichtag durch ProFormainfinitec EMF technisch wie optisch aufbereitet. Anhand der Personalnummer erfolgteine automatische Prüfung, ob die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter für die digitale Zustel-lung optiert hat, oder die papierne Form bevorzugt. Soll die Zustellung digital erfolgen,werden alle relevanten Dokumente in das ProForma PORTAL gestellt. DieEmpfängerin/der Empfänger erhält sogleich eine Benachrichtigung per E-Mail. Dem-nächst werden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Abrechnungsdokumente direktauf dem Smartphone (iOS und Android) empfangen können. Hier werden sie dannauch in Echtzeit per Push-Benachrichtigung über neue Dokumente informiert. Besonderserwähnenswert ist, dass es der SiNN GmbH unter der Projektleitung von MarianneHenze, Leiterin Personal, gelungen ist, 99% der Belegschaft von den Vorteilen der di-gitalen Zustellung zu überzeugen. Die mit dieser zeitgemäßen Form der Verarbeitungvon Personaldokumenten erreichten Einsparungen an Zeit, Ressourcen und Geld sindenorm. Die interne Betriebsvereinbarung regelt die Möglichkeit, die vorhandene Hard-ware im Unternehmen zu nutzen, wenn Mitarbeiter keine eigene zur Verfügung haben.

Projektübersicht

ProJekt is t e ine In fo rmat ion üb er ProForma-Anwendungen de r CSW Per iphe r i e sys teme GmbH 1 | 2019

Zitat:Die Projekteinführung verlief schnell und unkompliziert. Die Belegschaft hat die „digitale Welt“ schnell angenommen. Der CSW Support bietet eine hohe Zuverlässigkeit. Wir sind rundum zufrieden.

Marianne Henze, Leiterin Personal, SiNN GmbH

ProJekt

CSW Peripheriesysteme GmbH | Herrenpfad-Süd 18 | D-41334 Nettetal Fon 0 21 57 12 913-0 | Fax -50 | [email protected] | www.cswgmbh.de

UnternehmenKarl Wessel Verwaltungsgesellschaft mbH Gelsenkirchen

BrancheGesundheitsdienstleistungen

AnforderungenOptimierung der Prozesse von Dokumenten-erzeugung bis zu Output und Kuvertierung Automatischer elektronischer Versand via sicherer E-Mail Einfache Handhabung Kosten senken

LösungProForma infinitec EMF PROFESSIONAL runtime ProForma infinitec EMF ODBC ProForma@pay

NutzenZeit- und Kostenersparnis Dokumente samt Formular können vorab betrachtet werden Abfrage von E-Mail Adressen via ODBC Dokumente samt Formular werden automatisch an die Ausgangskanäle (E-Mail und Druck) dynamisch verteilt Einfaches Handling, leicht zu erlernen

WESSEL GRUPPE: Vereinfachung vonProzessabläufen durch ProForma infinitecEMF ProfessionalDas UnternehmenDie WESSEL GRUPPE ist ein mittelständisches Familienunternehmen, das sich erfolgreichim Gesundheitswesen, in der Pflege und der Hotellerie spezialisiert hat. Mit medizinischenZentren (Kliniken), Pflege- und Betreuungseinrichtungen und einem Hotel ist die WESSELGRUPPE in ganz Deutschland tätig. Die Schwerpunkte des Familienunternehmens liegenin der medizinischen, therapeutischen und pflegerischen Behandlung und Betreuung.

Die AnforderungenDie WESSEL GRUPPE wollte den Aufwand fur das Erstellen und Versenden der Ge-haltsabrechnungen für die 700, bundesweit angesiedelten Mitarbeiter optimieren. ErstePriorität hatten die Vereinfachung des Arbeitsprozesses, die Beschleunigung der Abläufeund eine deutliche Reduktion der Kosten.

Durch eine Empfehlung wurde die WESSEL GRUPPE auf die Firma CSW Periphe-riesysteme GmbH aufmerksam. Seit Mitte 2015 ist die Software ProForma infinitecEMF PROFESSIONAL in der Personalabteilung der WESSEL GRUPPE im Einsatz.

Die UmsetzungVor der Einführung von ProForma infinitec EMF PROFESSIONAL wurden Gehaltsab-rechnungen der WESSEL GRUPPE einzeln ausgedruckt, kuvertiert, frankiert und zurPost gebracht. Ein Prozess, der einen hohen Zeit- und Personalaufwand erforderte.Mit der Personalsoftware SAGE HR werden Entgeltabrechnungen, Lohnsteuerbeschei-nigungen und Meldebescheinigungen zur Sozialversicherung für die Mitarbeiter aufWindows Server erstellt und auf dem virtuellen ProForma-Drucker ausgedruckt. Diesererkennt anhand textueller Merkmale auf dem Dokument vollautomatisch den vorlie-genden Dokumententyp.

ProForma infinitec EMF PROFESSIONAL liest auf jedem einzelnen Dokument denMandanten und die Personalnummer aus um gleich daraufhin via ODBC-Anfrage andie Datenbank von SAGE HR zu prüfen, ob eine E-Mail Adresse hinterlegt ist. Wurdein den Arbeitnehmerstammdaten eine E-Mail Adresse gefunden, wird das Dokumentals sichere E-Mail verschlüsselt und direkt versendet. Liegt lediglich eine Postadressevor, wird das Dokument herkömmlich ausgedruckt und als klassischer Brief verschickt.Alles läuft vollautomatisch und ist damit deutlich weniger zeitintensiv.

„Bevor wir die ProForma EMF Lösung nutzten, betrug der reine Arbeitsaufwandfür die Personalabteilung zwei Tage. Jetzt liegen wir bei 5 Minuten“, erklärt ChristianCyron, IT-Leiter der WESSEL GRUPPE.

Projektübersicht


Zitat:„Mit ProForma infinitec EMF PROFESSIONALkonnten wir den Prozessablauf für unsere Gehaltsabrechnungen wesentlich vereinfachenund beschleunigen und somit auch die Kostensenken. Wir liegen jetzt bei 1/5 der Ursprung-skosten, bei deutlich geringerem Aufwand. Positiv bewerten wir auch den Service von CSW: kompetente, freundliche Mitarbeiter, kurze Reaktionszeiten. Wir sind sehr zufrieden.“

Christian Cyron, IT-Leiter WESSEL GRUPPE

ProJekt


UnternehmenW.I.R Wirtschafts- und Industrie Reserve GmbHErkrath

BranchePersonal- und Industriedienstleistungen

AnforderungenOptimierung der Prozesse von Dokumentenerzeu-gung bis zu Output und KuvertierungAutomatischer elektronischer Versand via E-MailEinfache Handhabung

LösungProForma infinitec EMF PROFESSIONAL ProForma Server Fax/Mail ProForma Server PDF Verschlüsselung

NutzenFormularaufbereitungDokumente samt Formular können vorab betrachtet werdenDokumente samt Formular werden in das Archiv übergeben

W.I.R druckt alles mit ProFormaDas UnternehmenPersonaldienstleistungen und Industrieservices aus einer Hand bietet die Unternehmens-gruppe W.I.R Wirtschafts- und Industrie Reserve GmbH. 1975 gegründet, hat sie als einPionier der Branche die Zeitarbeit in Deutschland mit aufgebaut. Zeitarbeit, Personalver-mittlung sowie „Try & Hire“ bilden das Kerngeschäft der Tochter W.I.R. Das seit den erstenTagen stetig gewachsene Geschäftsfeld „Industrieservice“ führte 1985 zur Gründung desIndustriedienstleisters W.I.R, einem Outsourcing-Partner der Industrie. Unter dem Dachder W.I.R agieren insgesamt fünf Unternehmen, die im kundenspezifischen Projektgeschäftihre Leistungen verzahnen. Als integrierter Leistungsverbund mit ca. 2.000 Mitarbeiternund 30 Standorten in ganz Deutschland garantiert W.I.R den Kunden aus Mittelstand undIndustrie eine schnelle Reaktion auch bei kurzfristigen Aufträgen.

Die AnforderungenSchnell, flexibel, zuverlässig: „Wir sind da, wenn Sie uns brauchen“, so das Motto derW.I.R, die solche Eigenschaften auch von ihren Partnern und deren Leistungs-Portfolioerwartet. Seit mehr als fünf Jahren hat sie deshalb in ihrem Output-Management Pro-dukte von CSW im Einsatz – in mehreren Projekten.

Die UmsetzungLohnabrechnung (Drucken): Für einen Teil der rund 2.000 Mitarbeiter werden die mo-natlichen Lohnabrechnungen in Papierform erstellt. Dass Druck und Kuvertierung au-tomatisiert erfolgt, dafür sorgt ProForma. Und auch das automatisierte Beifügen vonInfoschreiben als Anlage zur Verdienstabrechnung wird über die CSW-Software reali-siert. Die Automatisierung des Kuvertierens erspart der Unternehmensgruppe gegenüberfrüher rund einen Tag Aufwand – ein Zeitvorteil, der den Monatsabschlussarbeiten pro-duktiv zugute kommt.

Lohnabrechnung (E-Mail-Versand): Die Mehrzahl der Mitarbeiter erhält auf eigenenWunsch die Lohnabrechnung über ProForma automatisiert per E-Mail zugeschickt –verschlüsselt und passwortgeschützt. Das geht schneller und spart deutlich Kosten.PDF Druck: Da der ProForma Drucker randlos ist, würden PDF an den Rändern abge-schnitten. Diese werden lediglich leicht skaliert und positioniert.

Alles wird über ProForma gedruckt: Bei W.I.R werden alle Geschäfts- und Serien-briefe (MS Office und individuelle Software) über ProForma verarbeitet und gedruckt.ProForma entscheidet, ob etwas nachzubearbeiten, ein Briefbogen zu hinterlegen, eineMail zu versenden ist oder Strichcodes für die Kuvertieranlage anzubringen sind – allessteuert ProForma, so dass der Anwender nicht gezielt einen bestimmten Drucker aus-wählen muss. Und das an allen 30 Standorten. Das Vorhalten oder Aktualisieren un-terschiedlicher Vordrucke oder firmenindividueller Briefpapiere entfällt.

Dank der guten Erfahrungen, die W.I.R mit CSW und ProForma gemacht hat, plantdie Unternehmensgruppe, ProForma in Zukunft auch für Aufgaben der Akquise unddes Marketings sowie für den elektronischen Rechnungsversand zu nutzen.

Projektübersicht


Zitat:Die verlässlichen Automatisierungseffekte beiDruck und Kuvertierung und die damit verbun-dene starke Senkung des Aufwands waren füruns ein wesentlicher Grund, uns für CSW zuentscheiden. ProForma ist für uns eine Output-Plattform für viele Anwendungen, mit der wir flexibel, schnell und kostenoptimiert agierenkönnen. Dabei ist die Anwendung kinderleicht.

Peter Friedrich, Leiter IT und Organisation, W.I.RWirtschafts- und Industrie Reserve GmbH

ProJekt


UnternehmenANDREAS STIHL AG & Co. KGWaiblingen

BrancheGebrauchsgüter

AnforderungenAufbereitung der Daten aus PAISYAbteilungsü�bergreifender Zugriff auf die einzelnenDokumente samt MandantensteuerungÜbergabe der aufbereiteten Dokumente an das Archivsystem

LösungProForma infinitec EMFProForma Server DBProForma Output ManagerProForma Server ArchivAutomatische Archivbereinigung

NutzenFormularaufbereitungDokumente samt Formular können vorab betrachtet werdenDokumente samt Formular werden in das Archiv übergeben

Branchenführer STIHL liebt GestaltungsfreiheitÜber das UnternehmenMit sieben produzierenden Werken in Deutschland ist die ANDREAS STIHL AG & Co. KGdas Stammhaus der international aktiven STIHL Unternehmensgruppe. Mit ihren Mo-torsägen und -geräten für die Forst- und Landwirtschaft sowie fü� r die Bauwirtschaft,Garten- und Landschaftspflege setzt sie technologische Maßstäbe. Das 1926 gegrü�ndeteFamilienunternehmen verfü�gt über einen weltweiten Fertigungsverbund mit Produkti-onsgesellschaften in Deutschland, den USA, Brasilien, China, Österreich und derSchweiz. Hinzu kommen mehr als 30 eigene Vertriebsgesellschaften rund um den Glo-bus. Über 14.000 Mitarbeiter insgesamt sind für den Branchenfü�hrer tätig. STIHL istdie meistverkaufte Motorsägenmarke der Welt – bereits seit 1971!

Die AnforderungenDie gesuchte Lösung sollte Druckoutput von PAISY, das von STIHL eingesetzte Perso-nalabrechnungssystem, verarbeiten können. Intelligent und schnell sollten die Gehalts-abrechnungsdaten daraus aufbereitet und gedruckt werden – komfortabel und mitzahlreichen Sortierleistungen versehen.

Dabei wollte das Untemehmen mehr Unabhängigkeit und Gestaltungsfreiheit beider eigenständigen Bearbeitung von Abrechnungs- und anderen Formularen gewinnen.Änderungen sollten durch eigene Kräfte problemlos umsetzbar sein, ohne jedes Maleinen externen Dienstleister heranzuziehen.

Die UmsetzungAlle diese Anforderungen erfü� llt ProForma aus dem Hause CSW. STIHL setzt seit Ende2014 die Software im Bereich des Personalwesens ein – für den Druck der Gehaltsab-rechnungen der ü�ber 4.200 Mitarbeiter des Stammhauses ebenso wie für zahlreicheandere personalverwaltungsbezogene Listen und Formulare wie Steuerbescheinigungen,Abrechnungen usw.

Über den Output Manager bekommen neben der Personalabteilung auch die Fach-bereiche bei Bedarf Zugriff auf einzelne Listen. Sie drucken diese dezentral aus. Pro-Forma ermöglicht dabei die vom Kunden gewü�nschte Gestaltung und Erstellung unddie individuelle Verteilung an verschiedene Mitarbeiter in den einzelnen Fachabteilungen.Bei STIHL sind rund 30 Anwender des OutputManagers zugriffsberechtigt. ProFormabereitet zusätzlich die Dokumente für die Archivierung auf und ü�bergibt sie an ein ex-ternes Archivsystem.

Die Skepsis, mit der einige Anwender bei STIHL die Einfü�hrung eines neuen Output-Management-Systems gesehen hatten, verflog rasch. Nach kurzer Zeit hatte sich bereitsalles eingespielt. Trotz aller Komplexität der Anwendungen kamen alle Mitarbeiter sehrschnell mit dem neuen System, dank der doch gegebenen Einfachheit und Bedien-freundlichkeit, zurecht. Darü�ber hinaus bietet ProForma zahlreiche, individuelle Mög-lichkeiten. Für die Anwender, wie für das Unternehmen insgesamt stand deshalb schonfrü�h fest: Der Zeit- und Personalaufwand wird mit ProForma deutlich gesenkt. Die Vor-gänge sind einfach, zuverlässig und fehlerfreI. Und der Anwendungskomfort ist groß.

Projektübersicht

ProJekt is t e ine In fo rmat ion über ProForma-Anwendungen der CSW Per ipher i e sys teme GmbH 2 | 2015

Zitat:Unsere Anforderungen an die Software sindkomplex, so wie die Umsetzungen auch komplexsind. Trotzdem war ProForma bereits nach kurzerEinarbeitungszeit sehr gut nutzbar. Positiv herauszustellen ist auch der Service. Fragen beantworten die Mitarbeiter von CSW in kü� rzes-ter Zeit. Und auch mit Lösungsvorschlägen sindsie fix zur Stelle. Wir sind sehr zufrieden.

Dieter Markus, Software-Verantwortlicher „Entgeltabrechnung“, Andreas Stihl AG & Co. KG

ProJekt


UnternehmenHKL BAUMASCHINEN GMBHHamburg

BrancheVermietung und Verkauf von Baumaschinen, Baugeräten, Raumsystemen und Fahrzeugen

AnforderungenPortooptimierung Automatischer elektronischer Versand via E-MailAufbereitung für maschinelle Kuvertierung mit sequenzieller OMR SteuerungEinfache und unkomplizierte Handhabung

LösungProForma infinitec EMF PROFESSIONAL ProForma Output Manager PROFESSIONAL ProForma Server Archiv ProForma Server Fax/Mail ProForma Server PDF Verschlüsselung

Nutzenstarke PortooptimierungZeitersparnis und einfaches Handlingstörungsfreie, fehlervermeidende Abläufeproblemloser Mailversandeinfach zu bedienen, leicht zu erlernen

HKL baut seit langem auf ProForma

Das UnternehmenHKL BAUMASCHINEN ist der größte Baumaschinenvermieter in Deutschland, Österreichund Polen. Zum Sortiment gehören Baumaschinen, Baugeräte, Raumsysteme und Fahr-zeuge. Das Familienunternehmen erzielt einen Umsatz von über 280 Millionen Euro.Mit seinem Mietpark-, Baushop- und Service-Angebot ist HKL der führende Anbieterfür Bau, Handwerk, Industrie und Kommunen. Über 140 Center in Deutschland undÖsterreich, über 1.200 Mitarbeiter und eine Flotte von 45.000 Mieteinheiten garantierendie Nähe zum Kunden und den schnellen Service vor Ort. Weitere Niederlassungen un-terhält HKL BAUMASCHINEN in Polen.

Die AnforderungenPortokosten sparend, einfach im Handling, fehlerfrei in den Abläufen und unkompliziertauch an weitergehende Anforderungen anzupassen soll das Output-Management fürGehaltsabrechnungen und Rechnungsversand sein. Darauf legt ein großer und trans-national tätiger Dienstleister wie HKL BAUMASCHINEN natürlich Wert.

Die UmsetzungBereits seit 2004 hat HKL ProForma im Einsatz, und das nach eigenen Angaben völligproblemlos. Für Aufgaben der Personalverwaltung und Finanzbuchhaltung des Gesamt-unternehmens ist in der zentralen EDV in Hamburg die ProForma EMF Software imEinsatz. Im Schnitt werden täglich rund 1.300 Rechnungen mit einem Volumen von biszu 5.000 Blatt produziert und versendet. Zunehmend wichtiger wird die Option desE-Mail-Versands.

Die Verdienstabrechnungen kommen aus der Personalsoftware Hansalog (Windows).Einmal im Monat werden sie von ProForma optisch aufbereitet (Formularlayout) zu-sammengefasst, nach individuellen Kriterien sortiert und mit OMR-Kodierung ausge-druckt. Dabei bleiben sie im ProForma Output Manager als gedrucktes Dokumentmarkiert erhalten. Sie können somit jederzeit aufgerufen und bei Bedarf erneut gedrucktwerden.

Auch der gesamte Rechnungs- und Mahnungsdruck wird über ProForma abge-wickelt. Die entsprechenden Daten kommen aus einem Linux-basierenden ERP-Systemvon der Firma Infor.

Die Einzelrechnungen werden gesammelt, dynamisch vorsortiert und anhand derKundennummern zusammengefasst. Anschließend ermittelt ProForma, welche Rech-nungen oder Mahnungen per E-Mail oder per Post versendet werden sollen. ZumSchluss werden die Rechnungen und Mahnungen, die per Post versendet werden,portooptimiert und mit der entsprechenden OMR-Kodierung versehen ausgedruckt.

Der ProForma Server Archiv speichert zusätzlich die Dokumente in je einem Kun-denverzeichnis dynamisch ab. Im zweiten Schritt kommt der Server Fax/Mail ins Spiel.Er holt die einzelnen Rechnungen als PDF-Datei ab und verschickt diese zusammen ineiner E-Mail mit mehreren Anhängen.

Die Erwartungen von HKL wurden bisher zu 100 Prozent erfüllt: Da der Output nichtmehr per Hand kontrolliert und sortiert werden muss, erspart der Einsatz von ProFormanicht nur jede Menge Zeit, sondern er lässt auch die Fehler-Quote auf Null sinken – beisehr starker Portooptimierung.

Projektübersicht


Zitat:ProForma ist wie der legendäre VW-Käfer: Eswird installiert – und läuft. Seit ihrer Einführungfunktioniert die Software bei uns vollkommenproblemlos. Mit Fragen zu Programmierung oder Änderung der Einstellungen müssen wiruns nicht befassen. Dafür haben wir bei CSWeinen viel zu guten Support – den besten, denich je kennengelernt habe. Sehr freundlich, sehr hochwertig! Wir hatten noch nie ein Problem, das CSW nicht sofort lösen konnte.

Rolf Tittmann, Leiter IT-Organisation, HKL BAUMASCHINEN GMBH

ProJekt


UnternehmenTÜV Rheinland Köln

BrancheTechnische Prüfdienstleistungen, Zertifizierung,Beratung und Training

AnforderungenAutomatisierte Druckaufbereitung und Zusam-menführung von PersonalabrechnungenIndividuelle Sortierung der Personal-abrechnungenIndividuelle Verteilung der Personalabrechnun-gen nach Firmen auf mehrere Datenbanken mitindividuellen ZugriffsberechtigungenFormgerechte Gestaltung der Personalabrech-nungen (Formulardesign)Erweiterte OME-Code-Steuerung für die vorhandenen Kuvertiermaschinen

LösungProForma infinitec EMF PROFESSIONAL ProForma Output-Manager PROFESSIONAL mit mehreren unabhängigen DatenbankenProForma Server DB

NutzenGesetzeskonformes Erstellen und formularge-rechter Ausdruck von Gehaltsabrechnungen Meldungen an Sozialversicherungen nach DEÜVErstellung und Ausdruck aller gehaltsabrech-nungsrelevanten Listen und AuswertungenNahtlose Integration in das vorhandene AbrechnungssystemKomfortabel und einfach zu bedienenSpart Zeit und Kosten

Output-Management für Gehalts-abrechnungen und DEÜV-MeldungenDas UnternehmenTÜV Rheinland ist ein weltweit führender unabhängiger Prüfdienstleister mit über 140Jahren Tradition. Im Konzern arbeiten 18.000 Menschen in 66 Ländern weltweit. Sieerwirtschaften einen Jahresumsatz von über 1,6 Milliarden Euro. Die unabhängigenFachleute stehen für Qualität, Effizienz und Sicherheit von Mensch, Technik und Umweltin fast allen Lebensbereichen. TÜV Rheinland prüft technische Anlagen, Produkte undDienstleistungen, begleitet Projekte und Prozesse für Unternehmen. Die Experten trai-nieren Menschen in zahlreichen Berufen und Branchen. Dazu verfügt TÜV Rheinlandüber ein globales Netz anerkannter Labore, Prüf- und Ausbildungszentren. Seit 2006ist TÜV Rheinland Mitglied im Global Compact der Vereinten Nationen für mehr Nach-haltigkeit und gegen Korruption. www.tuv.com im Internet.

Die AnforderungenUm die Vorteile eines modernen Formular- und Output-Managements zu nutzen, setztder Kölner Prüfdienstleister seit dem Jahr 2003 ProForma ein. Dieses System unterziehtdie Lohn- und Gehaltsdaten aus der in Köln ebenfalls verwendeten Entgeltabrechnungs-Software ADP-PAISY einer automatisierten Drucksteuerung und bereitet die Lohn- undGehaltsdaten intelligent auf.

Die Erwartung an den Einsatz von ProForma ist dabei eindeutig: die komfortable,reibungslose und alle administrativen und gesetzlichen Anforderungen beachtende Er-stellung und der Ausdruck von Gehaltsabrechnungen inklusive aller erforderlichenPrüf-, Auswertungs- und Meldelisten nach der Verordnung über die Erfassung undÜbermittlung von Daten für die Träger der Sozialversicherung (Datenerfassungs- und-übermittlungsverordnung – DEÜV), kurz: Alles, was mit Gehaltsabrechnung, Steuerund Sozialversicherungen zu tun hat und alles, was hierbei an Auswertungen gefordertwird, wird innerhalb der Abrechnung erstellt und gedruckt.

Die UmsetzungFür die Druckaufbereitung von Lohn- und Gehaltsdaten aus PAISY erkennt ProFormaautomatisch Dokumente wie Verdienst-, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Bescheinigun-gen zur Sozialversicherung nach DEÜV, Elster-Lohnsteuer-Bescheinigung oder Lohn-steuer-Anmeldung. Sie werden in die aktuellen, gesetzlich vorgeschriebenen Formulareeingepasst und mit ihnen zusammen ausgedruckt. Mehrere Dokumententypen könnenautomatisch zusammengeführt, gedruckt und kuvertieren werden.

Mit ProForma erhält TÜV Rheinland versandfertige Unterlagen, die den gesetzlichenBestimmungen entsprechen: einfach, genau und schnell.

Projektübersicht


ProJekt


UnternehmenPGV Austria Trunk GmbHAnif bei Salzburg/Österreich

BrancheZeitschriftengroßhandel

AnforderungenErstellen eines neuen Layouts für den Rechnungsversand, ohne in die Vorsysteme(AS/400, ERP-System) eingreifen zu müssen Automatisierte Zusammenführung von DokumentenOptimierung der Prozesse von Dokumenten-erzeugung über Sortierung bis zum OutputKundenspezifische ProgrammanpassungenAutomatisierte Archivierung der DokumenteAutomatisierter E-MailversandKostengünstiger Druck der Dokumente inkl.FarblogoEinfacher Rechnungsnachdruck

LösungProForma infinitec EMF ProForma Output ManagerProForma Server ArchivProForma FileTools

NutzenZeit- und Kostenersparnis Erheblich reduzierter PersonalaufwandModernes Dokumentenlayout, Nutzerfreundliche GestaltungFlexibilität bei Anpassungen/Änderungen der Dokumente

Rechnungsversand mit neuem LayoutDas Unternehmen3.500 verschiedene Zeitschriftentitel, 10.500 Verkaufsstellen, 200 liefernde Verlage,200 Mitarbeiter, 293 Zusteller: Diese Zahlen machen PGV Austria zur Nummer einsder Pressedistribution in Österreich. Für 20 Verlage erbringt der Zeitschriftengroßhändlerzudem den Service der Abo-Verwaltung und steuert als Logistikdienstleister für 40 wei-tere Auftraggeber insgesamt 2.500 Destinationen an.

Die AnforderungenWeil die bisherige Rechnungsgestaltung Klarheit und Übersichtlichkeit vermissen ließund nicht adressatenfreundlich wirkte, beauftragte PGV Austria die Erstellung einesneuen und modernen Layouts. Dabei sollte auch der Rechnungsversand insgesamt op-timiert werden. Die Sortierung sollte neu definiert, einzelne Teildokumente sollten auto-matisiert zusammengeführt und die Zahlungsanweisungen mitgedruckt werden, umden früher enormen händischen Sortieraufwand einzusparen.

Gestützt auf ProForma realisierte die CSW Peripheriesysteme GmbH zusammen mitihrem österreichischen Vertriebspartner Compeco erfolgreich das Projekt „Rechnungneu“, das im Rechnungsdruck das Dokumenten-Finishing und Output-Managementbei dem Zeitschriftengroßhändler auf ganz neue Beine stellte. Dessen Volumen ist be-merkenswert: Die vier Rechnungsdruckläufe pro Monat (drei für den wöchentlichen,einer für den monatlichen Abrechnungszeitraum) umfassen über 10.000 Rechnungs-drucke, die jährlich über eine Million Druckseiten umfassen. Einzelne Sammelrechnun-gen von Großkunden können dabei ohne weiteres 1.000 Seiten und mehr ausmachen.

Die UmsetzungBei der Umsetzung des Projektes galt es eine Schwierigkeit zu beachten: Alle relevantenRechnungsdaten liegen hier als einzelne CSV-Dateien aus verschiedenen Abteilungen(z. B. Buchhaltung: Offene Posten Liste, welche im Anschluss an die Rechnung für deneinzelnen Kunden angedruckt wird) vor. Aus diesen müssen die Informationen auto-matisiert ausgelesen herausgesucht, in die richtige Reihenfolge gebracht, aufbereitetund teilweise berechnet werden. CSW und Compeco entwickelten ein Konzept, nachdem die „Nebendateien“ in einem Verzeichnis und anschließend die „Hauptdatei“, wel-che Basisinformationen zur Rechnung enthält, in einem weiteren Verzeichnis abgelegtwerden. Dieses wird von den ProForma FileTools überwacht, einem Programm-Modul,das die Datei sofort nach ihrer Erstellung auf den Druckweg schickt.

Die Hauptarbeit übernimmt anschließend eine PageDEF-Programmierung. Sie gehtdie einzelnen Rechnungszeilen aus der „Hauptdatei“ durch und liest aus den „Neben-dateien“ die notwendigen Informationen zu jeder einzelnen Rechnung. Um dieses Lesenzu beschleunigen, wurde ein neuer PageDEF-Befehl implementiert.

Mit all diesen Informationen werden anschließend die Rechnungen aufgebaut, auf-bereitet und an ProForma infinitec EMF übergeben. Dort wird der feste Layoutteil (Kopfmit Logo, Fuß mit allgemeinen Angabe wie Anschrift und Kommunikationsdaten) alselektronisches Formular hinterlegt. So müssen Änderungen in diesem Bereich nichtdurch die vorhergehende Programmierung erfolgen und ein Austauschen von Inhaltenist leicht möglich. Zuletzt werden die Rechnungen in die Datenbank des ProForma Out-put Manager übergeben, von wo aus sie dann gedruckt werden können.

Die Umsetzung der PageDEF-Programmierung sowie notwendige Anpassungen undTests vor Ort verliefen reibungslos und schnell. Sie haben lediglich zehn Manntage inAnspruch genommen.

Projektübersicht


Zitat:Unsere Erfahrungen mit ProForma sind gut: Mit diesem System können wir alle unsere An-forderungen perfekt abdecken. Durch das Ab-rechnungsmodell der Fa. Compeco konnten wirdas Projekt auch ohne Erstinvestition realisieren(Abrechnung über die Anzahl der erstellten Seiten).Die Rechnungsläufe und der Rechnungsversandfunktionierten von Anfang an problemlos. DieAnwendung wurde unseren Wünschen gemäß inkleineren Details sukzessive angepasst, meistensam gleichen Tag noch, spätestens aber bis zumfolgenden Rechnungsdruck.

Wolfgang Rest, Leitung IT, PGV Service GmbH

ProJekt


UnternehmenHartmetall-Werkzeugfabrik Paul Horn GmbH Tübingen

BrancheProduktion von Präzisionswerkzeugen

AnforderungenWahlweise digitaler oder physischer Versandvon Rechnungen Verminderung von Druck- und ProzesskostenSchnelle und einfache Implementierung bei geringem InvestitionsaufwandIntegration in das vorhandene Output-Management-SystemErfüllung aller EU-rechtlichen Vorgaben für den elektronischen Rechnungsversand

LösungEinführung von ProForma@bill als Lösung für den rechtskonformen elektronischen Rechnungsversand

NutzenKeine digitale Signatur notwendig Schnellerer, vereinfachter und sicherer Versandvon RechnungenDeutliche Kostenvorteile bei allen BeteiligtenErfüllung aller gesetzlichen und steuerlichenNachweispflichtenElektronische und papiergebundene Rechnungen in einem Rechnungslauf

Elektronischer Rechnungsversand: Einfach, schnell und sicher wie ein Siegelbrief Das UnternehmenAls Lösungsanbieter für anspruchsvolle Anwendungen hat sich die Paul Horn GmbHzu einem der größten Werkzeughersteller Europas entwickelt. Seit 1969 entwickelt undproduziert sie Einstech-, Längsdreh- und Nutfräswerkzeuge, die auf dem Markt eineSpitzenposition einnehmen. In diesen Themenbereichen ist Horn seit vielen Jahren inDeutschland Technologieführer. Unternehmen unterschiedlichster Branchen wie die Au-tomobilindustrie, der Maschinenbau, die Luft- und Raumfahrttechnik, aber auch dieMedizintechnik und die Schmuckindustrie setzen HORN-Werkzeuge ein.

Die AnforderungenSo wie die Paul Horn GmbH bestrebt ist, ihre weltweit entwickelten und produziertenWerkzeuge ständig zu optimieren, sucht sie auch in ihren betriebswirtschaftlichen undadministrativen Bereichen immer den Weg der optimalen Lösung. Bereits seit Langemwar der Firma der Aufwand, den die monatliche Rechnungsstellung sowie der -versandan die rund 9.000 Kunden verursachten, ein Ärgernis: Die Druck- und Logistikkostenwaren ihr viel zu hoch. Um sie nachhaltig zu senken, entschied sich HORN für die Di-gitalisierung des Rechnungsversands. Wichtig waren dem Unternehmen vor allem dreiAspekte: Rechtskonformität, Sicherheit und Vereinfachung der Prozesse.

Deshalb fiel seine Wahl auf ProForma@bill. Mit dieser Lösung macht CSW denelektronischen Rechnungsversand per E-Mail möglich: einfach, sicher und rechtskon-form – ohne digitale Signatur. Seit 2011 ist in Deutschland der Zwang zu digital si-gnierten Rechnungen entfallen. Einfachere Rechnungen sind gleichgestellt, soweit siefür die gesetzlich vorgeschriebene Dauer von zehn Jahren lesbar sind, die Identität desRechnungsversenders überprüfbar ist und die Unversehrtheit gegenüber der Original-rechnung jederzeit nachgewiesen werden kann – Anforderungen, die mit ProForma@billerfüllt werden.

Fundament dieser Lösung ist ein Service des CSW-Technologiepartners regify, eineminternationalen Anbieter für vertrauliche und verbindliche E-Mail-Kommunikation sowiedigitale Post. Die regify-Services vereinen die Vorzüge des eingeschriebenen Briefs mitden Zeit- und Kostenvorteilen und der Einfachheit von E-Mails.

Die Umsetzung Die Umstellung auf den digitalisierten Rechnungsversand vollzog sich völlig reibungslos.Ein Grund dafür war, dass sich ProForma@bill sehr leicht in die vorhandene Software-Infrastruktur eingliedern lässt. Viel mussten die Akteure bei Horn nicht tun. Lediglichdie E-Mail-Adressen der Kunden waren auf den Rechnungen hinzuzufügen, damit dasOutput-Managementsystem erkennen kann, dass es die Rechnung auf elektronischemWeg versenden soll.

Fehlt die Angabe der E-Mail-Adresse des Empfängers, wird die Rechnung auf kon-ventionellem Weg erzeugt und per Post verschickt. In diesem Fall liegen nach Angabender Firma Paul Horn zwischen Rechnungserstellung und Zustellzeitpunkt in der Regeldrei bis vier Tage. Im Unterschied zum papiergebundenen Brief erzielt Horn mit demelektronischen Zustellverfahren dagegen Zeiten von nur drei bis vier Minuten – bei all-seits deutlich geringeren Kosten und hoher Akzeptanz bei den Kunden.

Projektübersicht


Zitat:Mit ProForma@bill wurde uns die Umstellungauf den elektronischen Rechnungsversandleicht gemacht. Die Rechtskonformität ist gege-ben, die Handhabung einfach. Lediglich die E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängersmussten wir einpflegen. Durch den digitalenVersand fallen Druck und Kuvertierung weg.Das ist umweltfreundlicher und wirkt sich beimehreren Tausend Rechnungen im Monatauch positiv auf unsere Kostenstruktur aus.

Werner Pietruschka, Leiter Kaufmännische Informationstechnik, Paul Horn GmbH

ProJekt


UnternehmenKölner Verkehrs-Betriebe AGKöln

BrancheÖffentliches Verkehrsunternehmen

AnforderungenOutputmanagement mit automatischem DruckAutomatische ArchivanbindungPortooptimiertes Drucken

LösungProForma Infinitec EMF ProfessionalProForma Output Manager ProfessionalProForma automatischer DruckProForma DruckrekorderProForma PremiumadressProForma Server DB (MS SQL Server)ProForma FileTools PDF fü� r ServerProForma Server Archiv PDF

NutzenNachvollziehbarkeit der DruckprozesseProzessoptimierungKostenoptimierung

Alles läuft in guten Bahnen

Das UnternehmenDie Kölner Verkehrs-Betriebe AG sind eines der größten öffentlichen Verkehrsunterneh-men Deutschlands. Mit ihren Bussen und Bahnen sind jeden Tag mehr als 850.000Menschen in der Domstadt unterwegs. Rund 3.200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitersorgen dafü� r, dass dieses komplexe System aus fast 60 Bus- und Bahnlinien funktio-niert. Auch wenn sie dabei von moderner Technik unterstü� tzt werden, verstehen sieihre Leistung doch immer als einen Dienst von Menschen fü� r Menschen: individuell,zuverlässig und reibungslos – gerade auch in der Kommunikation mit den Kunden.

Die AnforderungenJährlich steigende Fahrgastzahlen, stetig wachsende Abo-Verträge: Was fü� r die KVBeine Bestätigung bedeutet und finanziell eine sichere Basis schafft, stellt gleichzeitigauch eine enorme Herausforderung dar. Denn um die wachsende Nachfrage befriedigenzu können und gleichzeitig die Qualität zu halten, muss die KVB ihre Angebote weiter-entwickeln – durch Ausbau der Infrastruktur, Erweiterung des Service und Optimierungihres Output-Managements. Um alle Prozesse rund um die Druckaufbereitung im Un-ternehmensbereich „Absatz“ noch effizienter, schneller und nachvollziehbarer zu ma-chen, nutzt das Unternehmen jetzt intensiv ProForma von CSW.

Die UmsetzungDie Möglichkeiten sind vielschichtig, z.B. bei zyklisch wiederkehrenden Massenanschrei-ben im Bereich der Abonnements und Schü� ler-Tickets, bei monatlich erstellten Stapel-anschreiben (z. B. Rechnungen und Mahnung) oder bei täglich erstellten Anschreibenim Bereich der Großkunden. Alle Anschreiben werden zunächst im Bereich Absatz frei-gegeben und im Nachgang ü�ber das hauseigene Copy-Center gedruckt und versen-det.

Die KVB nutzt die von ProForma infinitec EMF angebotene Funktion des „Projekts“,welche – abhängig von den jeweiligen Dokumenteninformationen – die Informationenzu Duplexdruck, Beilagensteuerung, Versandart oder Mandant (zur Steuerung der Zu-griffsberechtigungen) ermittelt. Als sehr nü� tzlich wird bei der KVB bewertet, dass nachDruckunterbrechung (z. B. durch Papierstau) die Wiederaufsetzbarkeit gewährleistet istund ü�ber den Druckrekorder die Druckprozesse nachvollziehbar gemacht werden, esalso verfolgbar ist, ob, wann und von wem ein Dokument gedruckt worden ist.

Um auch ü�ber den ProForma-Drucker Dokumente an den Outputmanager zu über-geben und dort zu drucken, wurde jüngst die Option „automatischer Druck“ im BereichLagerverwaltung erfolgreich getestet, sodass jetzt auch im Absatz dieser Service ein-gefü�hrt werden kann. Der Vorteil: Mit dem Druck können die erstellten PDF-Dokumentebequem an ein nachgelagertes Archivsystem ü�bergeben werden – auch dies für dieKVB ein wichtiger Schritt, die Arbeitsprozesse im Bereich Absatz weiter zu optimieren.

Projektübersicht


Zitat:ProForma bietet uns viele Möglichkeiten – istdabei leicht zu bedienen, flexibel im Einsatzund sehr plausibel aufgebaut. Die Anwenderbenötigen keine tagelangen Schulungen, ummit der Software arbeiten zu können. Der Be-reich Absatz sowie die Poststelle erledigen dieArbeiten nun schneller – mit ProForma läuftalles in guten Bahnen.“

Ute Förster-GödderzLeiterin Anwendungs- und Prozessunterstü� tzungder Kölner Verkehrs-Betriebe AG

ProJekt


UnternehmenPVS Privatärztliche Verrechnungsstelle Südwest GmbH Mannheim

BrancheAdministrative Dienstleistungenim Gesundheitswesen

AnforderungenAutomatisierte Druckaufbereitung und Zusammenführung von Dokumenten Ausdruckoptionen Papier und PDFIndividuelle Sortierung der Dokumente nach beliebigen KriterienErweiterte OME Code Steuerung für die vorhandene Kuvertiermaschine

LösungProForma infinitec EMF BASICProForma Output Manager PROFESSIONAL ProForma FileTools PDF ProForma Server DB (MS SQL Server)

NutzenWirtschaftliche AufgabenerfüllungUnterstützung des Clearings von Daten- und Zahlungsströme Nahtlose Integration in die vorhandene Systemlandschaft Komfortabel und einfach zu bedienenZeit- und Kostenersparnis

Dokumente für Ärzte: Steuerung und Druckaufbereitung leicht gemacht

Das UnternehmenMit jährlich rund 1,8 Mio. versandter Rechnungen ist die PVS Südwest mit ihren Ge-schäftsstellen Mannheim und Karlsruhe eine Institution, die jeder Patient in der Regionkennt. Mehr als 3.800 Heilberufler nutzen diese ärztliche Gemeinschaftseinrichtung, diekompetent und zuverlässig ihre privatärztlichen Honorarforderungen realisiert. Rech-nungsstellung, Buchhaltung und Forderungseinzug bilden seit 80 Jahren den Schwer-punkt der Tätigkeiten der PVS Südwest.

Die AnforderungenSeit ihrer Gründung vor 80 Jahren bestimmt das genossenschaftliche Arbeiten dasSelbstverständnis der PVS Südwest. Als Einrichtung der Ärzte sind diese nicht nur Kun-den, sondern auch beteiligte Mitglieder, denen an einer optimalen Wirtschaftlichkeit desunternehmerischen Handelns gelegen ist – und damit auch des effizienten Technikein-satzes. Poststraßen und große digitale Druckmaschinen zählen deshalb zum modernenMaschinenpark – und natürlich ein modernes Dokumenten-Finishing und Output-Ma-nagement. Seit 2011 setzt die PVS Südwest ProForma ein. Die CSW-Software wurdeim Rahmen einer größeren Programmumstellung eingeführt, um die Kontoauszüge undandere Dokumente, welche die PVS Südwest an Ärzte und Kliniken regelmäßig vers-endet, automatisiert „über die Poststraße“ nach Kontonummern zusammenzuführenund zu verarbeiten.

Die Umsetzung Die Ärzte und Kliniken erhalten von der PVS Südwest einen monatlichen Kontoauszugmit einer Offene-Posten-Liste als Dokumentation der Zahlungseingänge und offenenForderungen (Volumen: 5000 Dokumente pro Monat). Zusätzlich versendet die Einrich-tung jeweils eine werktägliche Aufstellung der Honorarabrechnungen, die sie an die je-weiligen Patienten verschickt hat (Volumen: 100 bis 300 Dokumente pro Tag). Dazukommen noch Quartals- und Halbjahres-Auszüge. Alle diese Dokumente werden überProForma automatisiert verarbeitet, das heißt zusammengeführt, nach Porto- und Zu-stelloptimierung umsortiert und ausgedruckt – auf Papier für den Postversand oder aufWunsch auch digital erstellt als ein PDF für den E-Mail-Versand. Bevor die PVS Südwestihr Hauptprogramm entsprechend umstellte, nutze sie eine Option von ProForma, womitnicht benötigte Dokumente (Kontoauszüge ohne Buchungsvorgänge, Dokumente mitNull-Beträgen) automatisch erkannt und gelöscht werden.

Nach zwei Jahren Praxiseinsatz zieht die PVS Südwest ein positives Fazit: Alles läuftrund, die Erwartungen, die man in ProForma gesetzt hatte, werden voll erfüllt.

Projektübersicht


Zitat:Mit ProForma haben wir ein nützliches und gutfunktionierendes Werkzeug gefunden. Es unter-stützt uns zuverlässig darin, effizient Dokumentezu steuern und für den Druck aufzubereiten – automatisiert und Aufwand sparend. Auch nachder Einführungsphase stand uns CSW jederzeithilfreich zur Seite. Anpassungsaufgaben werdenzügig erledigt, Möglichkeiten der Performance-optimierung erfolgreich geschaffen. Mit dem Support von CSW sind wir sehr zufrieden.

Susanne Marx, EDV-Projektmanagerin und QM-Beauftragte, PVS Südwest

ProJekt


UnternehmenStadtwerke Ratingen GmbHRatingen

BrancheEnergie- und Versorgungswirtschaft,Infrastrukturdienstleistungen

AnforderungenDruckdatenaufbereitung für das nachgelagerte ArchivsystemZurverfügungstellung aller Dokumente im VertragsverlaufZuverlässige Pflege und Dokumentenkonfiguration

LösungProForma infinitec EMF ProForma ServerProForma Server ArchiveProForma Output ManagerProForma FileTools

NutzenEine zentrale Schnittstelle zum ArchivsystemUnterstützung der gezielten KundeninformationUmfassende Informationsbereitstellung für Mitarbeiter Verbesserte Reaktionsfähigkeit im Kundengespräch Leicht zu erlernen, einfach zu bedienen

Alle Dokumente im Blick Das UnternehmenDie Stadtwerke Ratingen GmbH ist ein modernes Full-Service-Unternehmen der Ener-giewirtschaft. Mit über 200 Mitarbeitern versorgt sie rund 90.000 Einwohner, Gewer-bebetriebe und Großunternehmen in Ratingen mit Strom, Erdgas, Trinkwasser undFernwärme. Daneben betreiben die Energiedienstleister zwei Hallenbäder, ein Freibadsowie ein Allwetterbad mit Saunalandschaft. Mit der Tochter „KomMITT Ratingen GmbH“wird ein eigenes Glasfasernetz aufgebaut um die Bürger mit neuen Breitbandangebotenund der Anbindung an Smart Meters zu versorgen.

Die AnforderungenKundenkommunikation wird bei den Stadtwerken Ratingen großgeschrieben. Damitzum Beispiel bei Kundenanschreiben, Vertragszusendungen oder Jahresabrechnungendie Dokumentenproduktion und -aufbereitung optimal läuft und die Servicemitarbeiterim Kundendialog jederzeit und umfassend Auskunft geben können, setzt das Unter-nehmen auf leistungsfähige Prozesse – und auf ein modernes Dokumenten-Finishingund Output-Management. Seit 2007 hat es ProForma im Einsatz.

Die Umsetzung60.000 Jahresverbrauchsabrechnungen, dazu Serienbriefe, Rechnungen und vielesmehr: Die Menge an Aussendungen, aber auch die Zahl der unterschiedlichen Dokum-entarten ist groß, die die Poststelle der Stadtwerke verlassen. Diese unterschiedlichen Dokumente, in verschiedenen Formaten und aus so ver-

schiedenen Anwendungen wie Wilken, Manthey, Brunata oder Microsoft kommend,werden über ProForma verarbeitet, in der Output Manager Datenbank gespeichert undüber den ProForma Output Manager als PDF-Dateien in der gewünschten Reihenfolgeerstellt. Zusätzlich werden alle Dokumente für die Übergabe an das Archivsystem ELOaufbereitet. Bevor das Dokument physikalisch erstellt ist, liegt es bereits als Kopie imArchiv, mit Verschlagwortung und Indizes versehen. Der Vorteil: Weil ProForma die zen-trale Schnittstelle für alle dokumentenerzeugende Systeme ist, muss keine der einge-setzten Anwendung eine eigene Schnittstelle zum Archivsystem bilden – eine intelligenteLösung, die Anpassungen leicht ermöglicht und deutlich Kosten und Aufwand spart. Die Möglichkeit, parallel zum Druck alle Jahresverbrauchsabrechnungen automatisch

und dokumentenecht dem Archiv zuzuführen, war für die Stadtwerke der wichtigsteGrund, ProForma einzuführen. Wenn jetzt bei ihnen ein Kunde anruft, um einen Sach-verhalt zu klären, sehen die Servicemitarbeiter genau das, was auch der Kunde vorsich hat und können so zielgerichtet und umfassend informieren. Zusammen mit demvorhandenen Dokumentenmanagementsystem kann während eines Kundengesprächszum gesamten Vertragsverlauf schnell eine komplette Kundenakte gesammelt werden.Die Mitarbeiter der Stadtwerke haben sofort einen kompletten Überblick über alle Do-kumente wie Anmeldungen, Rechnungen oder Mahnungen. So sind sie in der Lage,im Gespräch mit dem Kunden schnell zu reagieren.

Projektübersicht


Zitat:Einer der Hauptnutzen von ProForma ist für unsdie zentrale Aufbereitung und automatische Übergabe aller zu druckenden Dokumente anunser Archivsystem. Im Kundendialog können unsere Mitarbeiter unmittelbar auf alle Dokumente zurückgreifenund sind immer voll im Bilde. ProForma lässt sich nahtlos in unsere bestehende IT-Infrastruktur einbinden. CSW pflegt und wartet ProForma zuverlässig. Software-Updates und Änderungs-wünsche werden von CSW per Remote-Zugangoder vor Ort prompt ausgeführt.

Herbert Klasen, IT-Projektmanagement, Stadtwerke Ratingen

ProJekt


UnternehmenLabor Krone GbRBad Salzuflen

BrancheLaboratoriumsmedizin, medizinisches Laboratorium, Medizinal-Untersuchungsstelle

AnforderungenOutputmanagement mit automatischem Druck,automatischer Archivbe reinigung und Porto-klassentrennungSortierung nach Empfängern und TourenSchnelle und sichere BefundübermittlungAutomatische Vorbereitung der Kuvertierung

Lösung ProForma infinitec EMF PROFESSIONALProForma Output Manager PROFESSIONALProForma FileTools PDFProForma Server DB (MS SQL Server)

Nutzen Zeitersparnis und erheblich reduzierter PersonalaufwandEinfache Anpassung an individuelle ErfordernisseTouren- und Portokostenoptimierung

ProForma im Labor: Erprobt und für gut befunden Das UnternehmenÜber 65 Jahre labormedizinische Tätigkeit und ein breites Analysespektrum haben dasLabor Krone zu einer Institution mit hervorragendem Ruf werden lassen. Seit langemhat sich das Labor als kompetenter und gefragter Ansprechpartner für eine Vielzahlvon niedergelassenen Ärzten, Kliniken, öffentlichen und privaten Auftraggebern regionalund überregional etabliert. Im Firmenverbund stehen den Praxisinhabern über 200fachlich geschulte Mitarbeiter zur Seite, die 10.000 bis 15.000 Proben täglich untersu-chen. Langjährige Erfahrung, analytische Qualität, Technik auf neuestem Stand undausgefeilte Logistikstrukturen zählen zu den Grundsäulen des Erfolgs.

Die AnforderungenWenn’s um die Effizienz der Geschäftsprozesse eines großen Labors geht, zählt dieschnellstmögliche und sichere Befundübermittlung, aber auch der flexible und leistungs-fähige Dokumenten-Output und -versand im kaufmännischen Bereich zu den wichtig-sten Aufgaben.

Je nach periodisch anfallendem Fakturierungsaufwand fallen im Labor Krone zwi-schen 200 und 4.000 Rechnungsdrucke pro Tag an. Dazu kommen 8.000 bis 9.000Befunddrucke täglich. Es werden dynamisch verschiedene Papiersorten im DIN-FormatA4 benutzt: Blanko-Papier, Überweisungsträger und vorgedrucktes Geschäftspapier.

Die einzelnen Belegarten müssen nach Rechnungsnummer bzw. nach Kundennum-mer zusammengefasst werden. Sortiert und für die Kuvertierung vorbereitet werden dieAusdrucke nach den Touren-Plänen des laboreigenen Kurierdienstes mit über 80 Fahr-zeugen oder – für den Postversand – nach Portoklassen.

Die UmsetzungDas Labor Krone setzt seit 2008 erfolgreich ProForma vor allem im Befund- und Rech-nungsdruck ein. Aus einer Laborapplikation werden die Druckdaten automatisch in eindefiniertes Verzeichnis abgelegt. Die Daten liegen im PDF-Format vor. ProForma File-Tools PDF überwacht dieses Verzeichnis und übergibt die PDF-Dateien automatisch anProForma infinitec EMF. Infinitec EMF schneidet nicht benötigte Textelemente aus undüberträgt die Daten in eine SQL-Datenbank.

Anschließend werden diese über den automatischen Druck aus der Datenbank zu-sammengeführt und vorsortiert ausgedruckt. Gleichzeitig werden die Druckdaten einemzweiten Archiv zugeführt, wo sie dauerhaft zur Verfügung stehen. Das Labor verfügtsomit über ein Druckarchiv mit automatischer Archivbereinigung und ein Langzeitarchiv,das vor allem der Aufbewahrung dient.

Daneben sieht das Labor Krone die enorme Verminderung von Zeit und Aufwanddurch die weitestgehend automatisierte Gestaltung der Geschäftsprozesse von derDruckaufbereitung bis zur fertig kuvertierten und sortierten Aussendung als ein ent-scheidendes Plus des CSW Output-Konzeptes an.

Projektübersicht


Zitat:Unsere Erfahrungen mit der Output-Softwarevon CSW sind rundum gut: ProForma arbeiteteffizient und zuverlässig. Seitdem wir das System verwenden, ersparen wir uns eineMenge Arbeit und Zeit. Unsere Wünsche nachindividuellen Anpassungen wurden stets unkompliziert und schnell erfüllt.

Frank Hilwalserbäumer, Leiter der EDV Labor Krone GbR

ProJekt


UnternehmenRheinwohnungsbau GmbHDüsseldorf

BrancheWohnungsbau und -bewirtschaftung, Projektentwicklung

AnforderungenPortooptimierung und Portoklassentrennung für den physikalischen DruckAufbereitung für maschinelle Kuvertierung mit sequenzieller OMR SteuerungDruckdatenaufbereitung für das nachgelagerte ArchivsystemEinfache, selbstständige Pflege und Konfiguration der Projekte

LösungProForma infinitec EMF PROFESSIONALProForma Output Manager PROFESSIONALProForma Server DBProForma Server Archive (PDF)

NutzenZeitersparnis und erheblich reduzierter Personalaufwandgeringere Fehlerquoteautomatisches Duplizieren extern gelieferterEinzeldokumenteUnterstützung der gezielten und umfangreichen KundeninformationEinfache Bedienung, leichte Erlernbarkeit

Nebenkostenabrechnung auf KnopfdruckDas UnternehmenSeit mehr als 80 Jahren trägt die Rheinwohnungsbau GmbH zur Wohnungsversorgungbreiter Bevölkerungskreise bei. Der Wohnungsbestand beträgt über 6.000 Wohnungenin Düsseldorf, Duisburg und Berlin mit einer bewirtschafteten Wohn- und Nutzflächevon über 400.000 qm. Das privatwirtschaftliche Wohnungsunternehmen legt auf kun-dennahen Service großen Wert: durch eigene Hauswarte, 15 Service-Büros vor Ortsowie zwei Kunden-Center in Düsseldorf und Duisburg. Ihre Wortmarke: „Für Clever-mieter“.

Die AnforderungenWer wie die Rheinwohnungsbau attraktiven Raum für ein angenehmes Wohnen zu fai-ren Preisen schaffen und sich umfassend um das Wohl seiner „Clevermieter“ kümmernmöchte, muss selbst ein „cleverer“ Vermieter sein und dies mit servicebetonter Mieter-kommunikation und administrativer Effizienz unter Beweis stellen. Die jährlich anfallendeNebenkostenabrechnung für jeden einzelnen Mieter im gesamten Bestand ist da dieProbe aufs Exempel – die die Rheinwohnungsbau dank ihres neuen cleveren Doku-menten-Finishings und Output-Managements glänzend besteht.

Die UmsetzungKopieren, sortieren, zusammentragen: Was früher mit großem Aufwand händisch be-wältigt werden musste, erledigt die Rheinwohnungsbau praktisch per Knopfdruck. SeitJuni 2011 setzt sie ProForma zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung für über 6.000Wohnungen ein – samt individueller Anlagen und Erläuterungen. Bis zu 20 Seiten um-fasst eine einzelne Abrechnung.

Um sie zu erstellen, verarbeitet das Unternehmen verschiedene Dokumente, die wiedie im eigenen Hause produzierte Betriebskostenabrechnung aus MS Word kommenoder die (für Heizung und Abfallentsorgung) von externen Dienstleistern als PDF-Dateizur Verfügung gestellt werden. Im Output Manager werden sie zusammengeführt undauf den ProForma Drucker geleitet, der sie nach Bedarf dupliziert, da es pro Wohnungmehrere Empfänger geben kann. Die kompletten Druckdaten werden für das Archiv-system aufbereitet und zur Verfügung gestellt.

Diverse Anlagen ergänzen die Kostenaufstellung. So werden etwa alle erbrachtenhaushaltsnahen Dienstleistungen auf einem separaten Blatt dargestellt, das der Mieterseiner Steuererklärung beifügen kann, um sie nach § 35a EStG geltend zu machen.

Bereits nach dem ersten Abrechnungsdurchgang mit ProForma zog die Rheinwoh-nungsbau ein positives Fazit: Der Zeit- und Personalaufwand wird erheblich reduziert.Die Vorgänge sind einfach, zuverlässig und fehlerfrei. Das Handling ist komfortabel, dieBedienung leicht zu verstehen.

Projektübersicht


ZitatWas früher für uns ein Riesenaufwand war, könnenwir heute mit ProForma deutlich kostengünstiger,wesentlich angenehmer und im Sinne der mieterna-hen Kommunikation noch besser gestalten. ProForma ist für uns eine sehr angenehme Software,die unser Geschäft viel leichter macht. Zusammenmit dem sehr guten Service ist das ein rundumschönes Paket, das CSW uns bietet.

Thomas Harry Strecker, kaufmännischer Prokurist, Rheinwohnungsbau GmbH

ProJekt


JAKO auch im Output gut in Form

UnternehmenJAKO AGMulfingen-Hollenbach

BrancheHerstellung und Vertrieb von Sportbeklei-dung und -produkten, Ausstattung vonMannschaften

Anforderungenindividuelle Formularhinterlegung (Kopf-zeile, Firmenlogo, Fußzeile) je nach Stand-ort und Firmaautomatischer elektronischer Versand derAuftragsbestätigung via Fax oder E-MailFirmenübergreifende Portooptimierung undPortoklassentrennung für den physikali-schen DruckAufbereitung für maschinelle Kuvertierung(inkl. sequenzieller OME)Einfache, selbständige Pflege und Kon fi -guration der Projekte durch den Kunden

Lösunginfinitec EMF PROFESSIONALOutput Manager BASICProForma Server DBProForma Server Fax/Mail

NutzenPortoeinsparungVereinfachung der Ausdrucke, da Formularsteuerung elektronisch erfolgtKosteneinsparung durch elektronischenVersand der AuftragsbestätigungenMöglichkeit der maschinellen Kuvertierungdurch OMEZeiteinsparung durch optimierten Workflow

Das UnternehmenAnfangs hatte der nordwürttembergische Textilhersteller JAKO als Aus-statter von Sportteams nur regionale Bedeutung. Inzwischen ist er inüber 40 Ländern mit hochwertigen Sportprodukten vertreten. Bundes-ligisten wie Hannover 96, FC Augsburg, Eintracht Frankfurt oder dieSpielvereinigung Greuther Fürth sowie über 150 weitere Profimann-schaften und viele Einzelsportler werden heute von JAKO eingekleidet.

Die AnforderungenSteigende Umsätze, erweiterte Produktpaletten und die stärkere Fokus-sierung auf den gesamteuropäischen Raum machen deutlich: JAKO istauf Wachstum eingestellt – und darauf, dass damit die Ansprüche andie eigene Servicefähigkeit größer werden. Flexible und leistungsfähigeSysteme des Dokumenten-Finishings und Output-Managements sollenden Teamsport-Experten in Vertrieb und Marketing unterstützen, seineServicequalität sichern und nicht zuletzt auch Porto sparen.

Die UmsetzungDas Filialsystem des Unternehmens umfasst die Firmenzentrale in Hol-lenbach, den Fan-Shop des FC in Augsburg und die Zweigstellen inBelgien und in der Schweiz. JAKO nutzt die Effizienz und breite Anwen-dungspalette von infinitec EMF, um zum Beispiel alle kundenspezifi-schen Ausgangsdokumente wie Lieferscheine, Rechnungen oderGutschriften trotz der komplexen Filialstruktur aus einer einzigen Daten-bank zu drucken, jedoch individuell gestaltet im Corporate Design derjeweiligen Filiale und mit deren Headern und Footern.

Kundenaufträge gehen meist per Web-Shop online oder telefonisch ein.Sehr schnell und einfach werden sie mittels ProForma Server Fax/Mailbestätigt. Direkt nach Auftragsfreigabe wird ein Druck-Spool an den ent-sprechenden infinitec-Drucker gestartet, der automatisch die Auftrags-bestätigung als Fax oder E-Mail im PDF-Format generiert, die direkt anden Kunden verschickt wird.

Wenn’s um die Beurteilung der Umsetzungsqualitäten von ProFormageht, nimmt bei JAKO auch der Aspekt der Wirtschaftlichkeit eine großeRolle ein. Bei durchschnittlich rund 10.000 zu erstellenden und weiter-zuverarbeitenden Seiten täglich macht der Output Manager alle Druck-optionen der Endgeräte komfortabel zugänglich und spielt auchhinsichtlich der Portooptimierung seine Stärken aus.

Projektübersicht


Zitat„Ein großer Vorteil von ProForma liegt darin, dass sie uns eine Oberfläche bietet, die mit nur ein paarKlicks zu konfigurieren ist. Wir haben somit unglaub-lich viele Möglichkeiten, die Druckdaten nach unse-ren Ansprüchen zu gestalten. Kommen zum Beispielweitere Filialen hinzu, haben wir im Handumdrehendas gewünschte Layout angepasst oder neue erstellt– ganz ohne programmiertechnischen Aufwand.“Timo Süss, JAKO AG, IT-Abteilung

ProJekt


UnternehmenHIT – Hanseatische Inkasso-Treuhand GmbHHamburg

BrancheInkasso, Mandantenverwaltung, Debitoren-management und ergänzende Serviceleistungen

AnforderungenIndividuelle Formularhinterlegung (Kopfzeile, Firmenlogo, Fußzeile), je nach MandantFirmenübergreifende Portooptimierung und Portoklassentrennung für den physikalischen DruckAufbereitung für maschinelle Kuvertierung – sequenzieller OMR und 2D Datamatrix-Steuerung für die vorhandenen Kuvertieranlagen (Neopost DS 200 und 1000) Einfache, selbstständige Pflege und Konfiguration der Projekte

Lösunginfinitec EMF PROFESSIONALOutput Manager PROFESSIONALinfinitec FileToolsProForma Server DB

NutzenPortoeinsparungMaschinelle Kuvertierung durch OMR, Datamatrix-SteuerungAusschöpfen der Fertigungsmöglichkeiten der KuvertieranlagenZeitersparnis dank benutzerfreundlicher Bedienungund KonfigurationRelativ niedrige Kosten für die Inbetriebnahme, Schulung und UmstiegLeichte Erlernbarkeit, einfache Bedienung

Neue Konfigurationen in wenigen MinutenDas UnternehmenDie Hanseatische Inkasso-Treuhand GmbH ist seit fast 30 Jahren ein erfolgreicher undangesehener Dienstleister im Kerngeschäft Forderungseinzug. Große und namhafteKunden wickeln Rechnungsbuchhaltung, Mahnwesen und Inkasso über HIT ab undnehmen gerne auch ergänzende Serviceleistungen wie den modernen Lettershop inAnspruch. Vor allem im Bereich der Massenmails ist das Auftragsvolumen beträchtlich.Täglich werden große Mengen an Schreiben mandantenspezifisch produziert und zentralin den Postausgang kuvertiert.

Die AnforderungenOb die täglichen Aussendungen von Mahnschreiben, Rechnungen und Verträge für ver-schiedene Mandanten unter Verwendung von individuellen Briefpapiersorten und For-mularen, ob gruppierte oder sortierte Massenaussendungen: Die HanseatischeInkasso-Treuhand ermöglicht Mailings, die weit über den Standard hinausgehen. Umihr Output-Management weiter zu optimieren und alle Prozesse rund um die Druckauf-bereitung noch schneller, komfortabler und effizienter zu gestalten, hat das Unternehmenseinen Maschinenpark erneuert und auf die Software von CSW umgestellt.

Die UmsetzungNeue Dokumenttypen, überraschende Kundenwünsche individuelle Anforderungen: Jedeneue Aufgabe erfordert eine neue Konfiguration. Mit der Umstellung auf ProForma unddank ihrer Benutzerfreundlichkeit kann HIT sie jetzt innerhalb kürzester Zeit problemloserstellen – mit Dokumenterkennung, entsprechender Trennung, zusätzlich generiertenBlättern und vielem mehr. Die vielen verschiedenen Konfigurationen (erstellt mit ProForma infinitec EMF) er-

möglichen die vertragsgerechte Weiterverarbeitung und den zuverlässigen Dokumen-tenversand.Die Dokumente werden auf vielfältige Weise bereitgestellt: PDF, EMF, BRF, DOC,

XML etc. Der Ausdruck erfolgt meist dezentral, direkt am jeweiligen Arbeitsplatz, undwird entsprechend in PDF umgeleitet oder direkt an den ProForma EMF Drucker ge-schickt. PDF-Dateien werden mithilfe der ProForma FileTools verarbeitet.In der Umsetzungsphase machte HIT nicht zuletzt auch die positive und mit Blick

auf die Projektrealisierung förderliche Erfahrung, dass der Schulungsaufwand sehr ge-ring war. „Wer mit Office, Tastatur und Maus umgehen kann, wird sich spätestens nacheinem Tag auch mit ProForma zurechtfinden“, so der Tenor beim Hamburger Inkasso-Dienstleister.

Projektübersicht


ZitatSeit sechs Monaten setzen wir ProForma ein. In die-ser Zeit haben wir fünf Millionen Seiten gedruckt –reibungslos. Ein großes Plus von ProForma ist die Geschwindig-keit, in der wir neue Konfigurationen erstellen kön-nen. Innerhalb von wenigen Minuten sind wir amZiel. Eventuell auftretende Detailfragen werden mit-hilfe der CSW Hotline sofort gelöst.Emil Tchekov, EDV-Abteilungsleiter, Hanseatische Treuhand-Inkasso GmbH

ProJekt


Produkte infinitec EMF, Output Manager, Server Archiv PDF

Erzeugendes System BLANK

Eingabe-Format ASCII

Perfektes Ticketing steigert die Reiselust

UnternehmenÖger Tours GmbHHamburg

BrancheReiseveranstalter

AnforderungenOptische und inhaltliche Aufbereitung von ReiseunterlagenIndividuelle Zusteuerung von BeilagenPortooptimierter Druck

LösungInfinitec EMFOutput Manager

NutzenFehlerquote minimierenIndividuelles LayoutAutomatisierte Erstellung der DokumenteAutomatisierte Zuführung der BeilagenEinsparung von Portokosten

Das UnternehmenMit dem Erfolg wachsen die Anforderungen. Das weiß auch der Pionierfür Türkeireisen in Deutschland. ÖGER TOURS entwickelte sich euro-paweit zum Türkeispezialisten Nummer eins und bietet heute Urlaub inzwölf weiteren Destinationen an.

Die AnforderungenFür 1,3 Millionen Gäste jährlich muss das Ticketing-Team Rechnungenund die kompletten Reisedokumente versenden. Aus den reinen Rei-sedaten müssen die kompletten Dokumente erstellt und zusammenge-führt werden. Je nach Buchung können diese aus Anschreiben,Flugscheinen, Hotelvouchern, Rail & Fly-Tickets, Kundenrechnungenoder Provisionsabrechnungen bestehen. Datenabhängig sollen Papier-fächer angesteuert und Beilagen hinzugefügt werden.

Die UmsetzungMit der Umstellung auf infinitec EMF und Output Manager steht – beieinfachster Bedienung – ein noch größerer Funktionsumfang zur Ver-fügung. In der Verarbeitung von Flugscheinen und Rechnungen werdendie Druckdaten optimal aufbereitet und das ganze Potenzial der neuenKuvertiermaschine genutzt. Die Selektionsoptionen von ProForma eröff-nen die Möglichkeit, zwischen Versandanbietern zu diversifizieren undso durch Portooptimierung jährlich einen hohen fünfstelligen Betrag ein-zusparen. Noch größer ist jedoch die Einsparungen bei der Bearbei-tungszeit: Was von Druck, Konfektionierung, Kuvertierung bis zumVersand früher ein paar Minuten pro Vorgang dauerte, geschieht heutein Sekundenschnelle. Die Versandmenge ist seit Einführung von Pro-Forma um ein Zehnfaches gestiegen bei gleich großer Personalstärkedes Teams.

Projektübersicht


Zitat„Ohne eine Lösung wie ProForma wäre ein effizientes und kostenoptimiertes Output-Management nicht mehr denkbar.“Krzysztof Markowski, Leiter Ticketing bei ÖGER TOURS.

Technische Daten

ProJekt

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