TEMEL PROJE YÖNETİMİ

Ders Notları - I

PROJE ve PROJE YÖNETİMİ TANIMI

Kelime kökenine baktığımızda ‘proje’ Latince ‘pro’ ve ‘jectum’kelimelerinin birleşmesinde oluşur. ‘pro’ ön, ileri gibi anlamlaragelirken, ‘jectum’ ise fırlatmak, çıkarmak anlamlarınagelir. ‘projectum’ ileriye doğru fırlatma, çıkarma anlamlarınıtaşır. Yönetim ise Türkçe’de ‘yön’ ve ‘etmek’ kelimelerininbirleşiminden, yön göstermek, hedef göstermek temel anlamlarındangelir. Bu çerçevede ‘proje yönetimi’ ileride yapılacak işin yönünün vehedeflerinin belirlenmesi, izlenmesi ve kontrolünü içerir.

Akademik anlamı ile Proje: Önceden belirlenmiş sonuçlaraulaşabilmek için organize edilmiş faaliyetler zinciridir.

Proje yönetimi: Kısıtlı zaman, maliyet ve teknik durumları dikkatealarak, projenin en etkin bir biçimde gerçekleşebilmesi için insan,araç-gereç, materyal gibi kaynakların planlanması, yönetilmesi vekontrol edilmesi işlevidir.

TARİHSEL GELİŞİMİ

Bugünkü haliyle proje yönetiminin geçmişi çok eski olmamakla birlikte

bazı çevreler Mısır Piramitleri ve Çin Seddi’nin yapımının önemli birer

proje olduğu görüşündedir. Ancak, proje yönetiminin Amerika

Birleşik Devletleri askeri kuvvetleri tarafından atom bombasının

geliştirildiği 1941 yılında tasarlanan Manhattan Projesi ile başladığı

kanısı daha yaygındır.

Modern proje yönetimi teknikleri, 19.Yüzyılın sonlarında karmaşıklaşan

iş yaşamı ile birlikte şekillenen ve gelişen yönetim

ilkelerinin evrimleşmesi ile elde edilmiştir. Özellikle o yıllarda

gerçekleştirilen büyük ölçekli devlet projeleri proje yönetimi

tekniklerinin gelişmesinde itici güç olmuştur.

TARİHSEL GELİŞİMİ

M.Ö 2570: Giza Piramitlerinin Bitmesi İlk piramitler, firavunlar

tarafından yapılmıştır.. Eski zamandan kalma antik kayıtlara

göre, büyük piramitlerin her yüzü için bir yönetici bulunuyor, ve bu

yöneticiler piramidin tamamlanmasını kontrol edip denetliyor ve

gözlemliyorlar. Buradan anlıyoruz ki bu projeyi yönetirken planlama,

yürütme ve kontrol aşamaları vardı.

208 BC: Çin Seddi İnşaatı Daha sonra dünyanın yedi harikasından

başka biri inşa edildi. Çin hanedanlığı zamanında başlamıştır. (221BC-

206BC) Tarihsel verilere göre, iş gücü 3 grup şeklinde organize

edilmiştir. Askerler, halk ve suçlular. Qin Shihuang hükümdarı

milyonlarca insanı bu projeyi bitirmesi için çalışma kısımlarına göre

sıraya dizip ayırmıştır.proje yönetimi

TARİHSEL GELİŞİMİ

1917: Gantt şeması- Henry Gantt (1861-1919) Proje yönetimi atalarından biri olanHenry Gantt kendi adını kullanarak bir zamanlama şeması bulmuştur. Bu radikal birfikirdi ve 1920’lerde dünya çapında önem taşıyan bir yenilik olmuştur. Gantt şemasınınilk kullanımlarından biri 1931 yılında başlayan Hoover Barajı projesi olmuştur.Günümüzde Gantt şemaları hala kullanılmaktadır ve proje yönetiminin çok önemli birparçası haline gelmiştir.

1957: Kritik Yol Yöntemi – Dupont şirketi Bu yöntem Dupont tarafındanbulunmuştur. CPM, hangi aktivite sırasının en az miktarda esnekliğe sahip olduğunuanaliz ederek proje süresini tahmin etmede kullanılan bir tekniktir. Dupont bu metodubakım için kimyasal tesislerin kapatılma süreçlerindeki karmaşıklıkların üzerine gidipçözüme kavuşturmak için ve bakım yapıldıktan sonra tesisi yeniden başlatmak içintasarlamıştır. Yöntem çok başarılı olmuştur ve bu metodun uygulaması yapıldıktansonra şirkete 1 yıl içerisinde 1 milyon dolar getiri sağlamıştır.

1958: Program Değerlendirme ve Gözden Geçirme Tekniği (PERT) – Amerika DenizaltıBalistik Projesi PERT yöntemini Amerika Birleşik Devlet’leri Savunma bakanlığınınDonanma özel projeler dairesi, soğuk savaş sırasında seyyar yani mobil olarakatılabilen deniz altı balistik füze projesini başlatarak geliştirmiştir. Pert yöntemi, projeyitamamlamak için ilgili görevleri analiz etmek, özellikle bu her görev için ne kadarzaman gerekli olduğunu ve bütün projeyi tamamlamak için gerekli olan minimumzamanı belirlemek ve tanımlamak için kullanılan bir yöntemdir.

TARİHSEL GELİŞİMİ

İlk önce askeri alanda silah geliştirilmesi konusunda kullanılan bu

teknikler değişen rekabetçi piyasaların etkisiyle endüstriyel projelerin de

vazgeçilmez araçları haline geldi. Anılan yöntemler ülkemizde de birçok

büyük projede kullanılmıştır. Fatih Sultan Mehmet Köprüsü ve Güney

Doğu Anadolu Projesi CPM, Keban Barajı ve İstanbul Boğaz

Köprüsü PERT’in uygulandığı projelere örnek gösterilebilir.

TARİHSEL GELİŞİMİ

Proje yönetimi ile ilgili ilk bilimsel çalışma 1900’lü yılların başındaFrederick Taylor (1856-1915) tarafından gerçekleştirilmiştir. Taylor,yönetim tekniklerinin bilimsel olarak analiz edilebileceğini vegeliştirilebileceğini göstererek yönetim anlayışında yeni bir sayfa açmıştır.Taylor’un çalışmalarından önce verimliliği artırmanın tek yolu işçilerindaha uzun saatler boyunca daha sıkı çalıştırılmasıydı. Taylor, işsüreçlerinin bileşenlerini tek tek analiz ederek, iş planlamasını dahaverimli hale getirmiştir.

Bilimsel yönetim akımının öncülerinden biri olan Henry L. Gantt (1917),bugün yaygın biçimde uygulanan proje izleme vedeğerlendirme yöntemlerinden olan PERT (Program Evaluation andReview Techniques) ve CPM (Critical Path Method) in esasınıoluşturan “Gantt Şemaları” (grafikleri, çizelgeleri) nı geliştirmiştir. Bugrafikler sayesinde proje takvimini oluşturmada büyük kolaylıklarsağlanmış, bilgisayarın da devreye girmesiyle birlikte, projemühendislerinin işi iyice kolaylaşmış ve iş takibi kolayca yapılır olmuştur.

PROJE YÖNETİMİ

Başarılı olarak yönetilen bir proje, müşterininistediği zamanda (veya daha önce) teslimedilen, taahhüt edilen fonksiyonları yerine getirenve planlanan bütçe dahilinde (veya daha azharcamayla) gerçekleşen projedir!

PROJE BOYUTLARI

BASİT BİR PROJE İÇİN TEMEL AŞAMALAR

ANALİZ: Ne yapılacağının belirlenmesi,

TASARIM: Nasıl yapılacağının belirlenmesi,

PLANLAMA: Ne zaman, kim tarafından kaça yapılacağının

belirlenmesi,

UYGULAMA: Hedefe ulaşmak için planların hayata geçirilmesi.

PROJE BOYUTLARI

PROJE YÖNETİMİNİN YARARLARI

İnsan araç-gereç, materyal, para ve bilginin etkili kullanımı,

Uygun maliyette, zamanda ve istenilen düzeydeki performans ve

kalitede müşteri tatminini sağlama,

Şirket hedeflerine zamanında ulaşma,

Değişen sosyal, ekonomik, politik ve teknik sınırlamalara karşı işletmeyi

koruma konusunda yardımcı olur.

PROJE BOYUTLARI

PROJE YÖNETİMİNE NE ZAMAN İHTİYAÇ DUYULUR?

İş büyük ve karmaşık olduğunda,

İş birden fazla faaliyetin koordinasyonunu gerektiriyorsa,

Belirli zaman ve maliyet sınırlaması söz konusu olduğunda

PROJE BOYUTLARI

PROJE YÖNETİMİ HANGİ KOŞULLARDA KULLANILMAZ?

Ürün ya da hizmetin yüksek standardizasyona sahip olduğu ve üretim işleminin sürekli aynı olduğu ya da çok az değişiklik gösterdiği durumlarda,

Girişim içersindeki stratejik ve önemli işlevsel kararların standart organizasyonel çatı altında toplandığı durumlarda,

Ürün ya da hizmet teknolojisinin sabit olduğu durumlarda,

PROJE BOYUTLARI

PROJE YÖNETİCİSİNİN ROL VE SORUMLULUKLARI

Müşteri ve proje arasındaki iletişimi sağlamak,

Projeye başlamadan önce sözleşme ve iş isteğini gözden geçirmek ve istekler konusunda müşteri ile fikir birliğine varmak,

Proje ile ilgilenecek geçici organizasyonu oluşturmak, organizasyonda görev alacakların görev, yetki ve sorumluluklarını belirlemek,

Proje gereksinimleri ve faaliyet planlarını belirlemek,

Projede çalışacak elemanların ve kullanılacak malzemelerin temini için gerekli koordinasyonu sağlamak ve yönetimden söz almak,

PROJE BOYUTLARI

PROJE YÖNETİCİSİNİN ROL VE SORUMLULUKLARI

Teknik ve idari faaliyetleri yönlendirmek ve entegrasyonunu sağlamak,

Projenin gelişimini ve sonuçlarını sürekli olarak izlemek ve değerlendirmek,

Müşteriye ve üst yönetime projenin gelişimi ve karşılaşılan problemler hakkında bilgi vermek,

Proje faaliyetlerinin sözleşmeye ve planlara uygunluğunu gözlemlemek,

Müşterilerin sorunlarına verilen cevapların yeterliliğini, doğruluğunu ve zamanında olduğunu garanti etmek,

İşgücü, zaman ve malzeme ile ilgili değişiklikleri üst yönetime ve etkilenen diğer departmanlara zamanında rapor etmek,

PROJE YÖNETİCİSİNİN ROLÜ

Geri Besleme

Şekil 2.1: Proje yöneticisinin Rolü

Proje plan ve

programlama

Gözden geçirme ve

yenileme

Proje Yöneticisi

Performans Raporları

Proje EkibiZaman maliyetler,

problemler

ve gecikmeler

hakkında

bilgi

Tepe YönetimKaynaklar

PROJE BOYUTLARI

PROJE YÖNETİCİSİNİN ÖZELLİKLERİ

Hedefleri ve bu hedeflere ulaşabilmek için gerekli planları iyi belirleyebilmek,

Kişileri, fikirleri ve kaynakları etkin bir biçimde koordine edebilmek,

Projenin kapsamını ve firmanın başarısındaki önemini kavrayabilmek ve bunu tüm proje grubu elemanlarına aktarabilmek,

Grup içi anlaşmazlıkları ve kişisel çekişmeleri ortadan kaldırabilmek,

PROJE BOYUTLARI

PROJE YÖNETİCİSİNİN ÖZELLİKLERİ

Hedefleri Tüm ekibi projenin başarılı bir biçimde sonuçlandırabilmesi için motive edebilmek,

Yetki ve sorumlulukları uygun bir biçimde dağıtabilmek,

Sürekli olarak müşteriyi odak kabul etmek müşteri tatmini için uğraşmak,

Projenin planlar çerçevesinde gelişimini izlemek gerektiği takdirde düzeltici faaliyetlerde bulunmak.

PROJE PLANLAMA

Proje müşterisinin tanımlanması

Nihai ürün ya da hizmetin belirlenmesi,

Proje amaçlarının saptanması,

Gerekli toplam kaynaklar ve zamanın tahminlenmesi,

Proje örgütünün yapısına karar verilmesi,

Anahtar personel (proje yöneticisi vb.) atamalarını yapılması,

Gerekli ana görevlerin tanımlanması,

Bütçenin hazırlanması.

PROJE KONTROL

Gerçek zaman, maliyet ve performansı izle,

Gerçekleşen rakamlarla plan rakamlarını karşılaştır,

Düzeltici işlemin gerekli olup olmadığına karar ver,

Düzeltici eylem seçeneklerini değerlendir,

Uygun düzeltici eylemi seç.

PROJE PROGRAMLAMA

Ayrıntılı iş analizleri yapısını geliştir,

Her işlem için gerekli sürenin tahminlenmesi,

Görevleri yapılış düzenine göre sırala,

Her görev için başlangıç/bitiş zamanı belirle,

Her görev için ayrıntılı bütçe geliştir,

Görevlere uygun kişileri ata.