Projektmanagement

Happy Projects! - Kapitel E

Lukas GarstenauerAlexander Gruschina

WS 2013-14

Übersicht● Überblick Projektmanagement

● Projektmanagement Kontext

● Projektstartprozess

● Projektkoordinationsprozess

● Projektcontrollingprozess

● Bewältigung einer Projektdiskontinuität

● Projektabschlussprozess

● Projektmarketing

● Projektadministration

Überblick Projektmanagement

● Projektmanagement ist ein Prozess projektorientierter Organisationen.

● Prozessziele, -grenzen, -strukturierung werden für das gesamte Projekt vorgenommen.

● Detaillierte Ziele, Vorgänge Zuständigkeiten, Methoden, Ergebnisse werden in den Teilprozessen definiert.

● Beginn: Projektauftrag erteilt

Ende: Projektabnahme erfolgt

● Ziele:– Schaffung struktureller Voraussetzung für

Projektziele

– Management der sozialen, zeitlichen, inhaltlichen Projektgrenzen

– Aufbau und Abbau der Projektkomplexität

– Management der Projektdymanik

– Effiziente Durchführung der einzelnen Projektprozesse

● Nicht-Ziel:

– Durchführung Inhaltlicher Prozesse

Überblick ProjektmanagementÜberblick Projektmanagement

Überblick ProjektmanagementZiele der einzelnen Prozesse und zeitliches Auftreten im Projekt

Projektstart (1x, Anfang):Das Projekt als soziales System zu etablieren.

Projektcontrolling (regelmäßig, zwischen Anfang und Ende):Die Entwicklung des Projektes zu fördern.

Projektabschluss (1x, Ende):Projekt als soziales System aufzulösen.

Bewältigung einer Projektdiskontinuität (eventuelles Auftreten):Neue Identität für Projekt schaffen

Projektkoordination (ständig, von Anfang bis Ende):Projektkommunikation zur laufenden Leistungserfüllung sichern.

Projektmanagement KontextProzesse des Projektkontext

Projektbeauftragungsprozess (vor dem Projektstart):Projektart wird festgelegt.Grundlegenden Strukturen des Projektes werden

festgelegt.Informationssammlung und Ist-AnalyseGrobe Definition von ProjektzielenErstansätze von ProjektplänenPlanung der Projektorganisation

Investitionscontrollingprozess (nach Abschluss des Projekts):Auswertung der DokumentationGrundlage für Evaluierung, -messung des Erfolges

ProjektstartprozessZiele:

Informationstransfer aus der Vorprojektphase in das ProjektDefinition der Erwartungen an die NachprojektphaseEntwicklung von Projektpläne zu Management von:

ProjektzieleLeistungenKostenTermineRisiken

Design der ProjektorganisationEntwicklung der ProjektkulturPlanung von Maßnahmen zum DiskontinuitätenmanagementDefinition von Strukturen für folgende Projektmanagement-TeilprozesseErstellung der Dokumentation „Projektstart“

Zeitliche Abgrenzung:Beginn: Projektauftrag erteiltEnde: Dokumentation „Projektstart“ abgelegtDauer: 2-3 Wochen

● Planung:

– Entwicklung des Designs des Projektmanagementprozesses (Situationsanalyse)

● Vorbereitung:

– Pläne für Krisen, Chancen Vorbeugung

– Erstansätze von Projektpläne und -Marketing

● Durchführung:

– Projektteilnehmer auswählen (Workshops, Einzelinterviews)

● Nachbearbeitung:

– Erstellung von Projektmanagemet-Dokumenten und Verteilung an Mitglieder

– Durchführung von Projektmarketing

ProjektstartprozessAblauf:

● Zuständig für Durchführung sind:

– Projektmanager, -Auftraggeber, -Team, und einzelne Projektmitglieder

● Benötigte Ressourcen und Kosten für den Projektstart werden ermittelt.

● Projetauftraggeberteam und Vertreter relevanter Umwelten werden am Ende der Workshops mittles Grafiken, Charts über die Ergebnisse informiert.

ProjektstartprozessOrganisation:

● Wird anhand der Kosten und Dauer des Projektstartprozesses ermittelt.

● Ergebnisse des Startprozesses sind vor allem die entwickelten Projektpläne und die Etablierung des Projekts als soziales System.

● Der Projektstartprozess ist durch Sitzungs – und Workshop-Protokolle zu dokumentieren

ProjektstartprozessQualität:

Projektstartprozess

Unterschiedliche Projektstarts:

Unterschiedliche Projektarten sind verschieden zubehandeln.

● Ziele:

– Sicherung des laufenden Projektfortschritts und der Qualität der Arbeitspaketergebnisse.

– Laufende Koordination von Ressourcen.

– Kontrollieren des Arbeitspaketfortschritts.

– Abnahme von Arbeitspaketen.

● Zeitliche Abgrenzung:

– Anfang bis Ende des Projekts

Projektkoordination

Ablauf:

– Die Kommunikation des Projektmanagers erfolgt in persönlichen Gesprächen, Email, Fax, Telefon..

– Projektmanager nimmt in Subteamsitzungen teil.

– Koordinationsprozess benötigt keine explizite Planung weil er laufend stattfindet .

– Einzelne Kommunikationen des Projektmanagers benötigen eine Strukturierung.

Projektkoordination

Organisation:

– Projektmanager erfüllt Koordination mit Projektauftraggeberteam.

– Projektmitgliedern

– Projektmitarbeitern

– Vertreter relevanter Umwelten

Projektmanager kann bei von einem Assistenten oder Controller unterstützt werden.

Projektkoordination

Qualität:

– Ist hauptsächlich die Kommunikation des Projektmanagers mit den Projektmitgliedern.

– Projektmanager benötigt eine entsprechende Kompetenz.

– Und nutzt Hilfsmittel:● TODO Listen● Projektzielplan● Projektstrukturplan● Sitzungsprotokolle● Abnahmeprotokolle

Projektkoordination

Ziele:

– Feststellung des Projektstatus

– Vereinbarung steuernder Maßnahmen

– Neuvereinbarung von Projektzielen, -Kultur, -Organisation

– Updating der Projektpläne

– Erstellung von Controllingberichte (Projektfortschritt)

Zeitlicher Ablauf:

Begin: Fixierte Termine (Projektstart)

Ende:Controllingbericht abgelegt

Dauer: 1-2 Wochen

Projektcontrolling

● Wird benötigt um auf Änderungen im Projekt zu reagieren. (Ressourcen, Ziele)

● Termine werden Zeitlich festgelegt (Meilensteine im Projekt, regelmäßig)

● Bei Abweichungen im Projekt sind Maßnahmen zu ergreifen (neue Potenziale, unerwünschte Abweichungen)

● „grobe statt feine“ Steuerung des Projektes

Projektcontrolling

Ablauf:

– Struktur wird bereits im Projektstart geplant:● Häufigkeit● Inhalte und Form der Berichte● Kommunikationsformen

– Mindestanforderungen, welche das Controlling erfüllen soll, sind vom Auftraggeberteam zu definieren

Projektcontrolling

Ablauf:

– Zur Vorbereitung der Controllingkommunikation ist folgendes vom Projektmanager und den Projektmitgliedern zu erfüllen:

● Erfassung von Ist-Daten, Soll-Ist-Vergleiche, Durchführung von Abweichungsanalysen

● Planung von Steuernden Maßnahmen● Updating von Projektplänen und Vorsorgeplänen● Erstellung von Berichten (Fortschritt, Abweichungen)

– Die Durchführung besteht aus Projektteamsitzung und Auftraggeberteamsitzung.

– Dabei wird eine neue Projektwirklichkeit konstruiert.

Projektcontrolling

Organisation:

– Erfolgt durch Projektmanager, Projektauftraggeberteam und das Projektteam.

– Erfolgt nicht durch projektexterne Stellen wie z.B einen Bereichscontroller.

– Der Projektmanager berichtet dem Bereichscontroller lediglich die Fortschritte des Projekts.

Projektcontrolling

Qualität:

– In der Praxis wird ein formales Controlling nur bei finanziell riskanten Projekten durchgeführt. (großer Aufwand)

– Die entsprechende Projektcontrollingqualität wird durch die Durchgängigkeit der erstellten Projektpläne (Projektstart) und den festgelegten Kommunikationsformen gesichert.

Projektcontrolling

Bewältigung Projektdiskontinuität

● Eine Projektdiskontinuität kann eintreten

● Formen der Bewältigung sind:

– Redesign des Projekts

– Projektunterbrechung

– Abbruch

● Projektunterbrechung und Abbruch werden als Projektabschlussprozess bezeichnet.

Bewältigung Projektdiskontinuität

Ziele:

– Bewältigung einer Projektkrise oder Projektchance

– Beschränkung des möglichen Schadens, Förderung von einer Chance

– Schaffung von Grundlagen für eine erfolgreiche Fortführung des Projekts.

Zeitliche Abgrenzung:

Beginn: Wahrnehmung einer Diskontinuität

Ende: Beendigung der Diskontinuität

Dauer: mehrere Wochen

Management Aufgaben:

– Förderung eine Chance, bzw. Vermeidung von Projektkrisen.

– Es sind Vorsorgende Maßnahmen zu entwickeln.

– Diese werden im Startprozess definiert und im Controlling wahrgenommen.

– Der optionale Prozess selbst ist nur für die Bewältigung vorgesehen.

Bewältigung Projektdiskontinuität

Wegen ihrer Komplexität und Dynamik haben Projekte grundsätzlich ein hohes Potential für Diskontinuitäten.

Bewältigung Projektdiskontinuität

Ablauf:

– Man kann eine Projektdiskontinuität nicht messen, deshalb muss sie explizit definiert werden.

– Voraussetzung für die Bewältigung ist eine bewusste Definition der Diskontinuität als neue Projektwirklichkeit.

– Diese Definition stellt die Aufmerksamkeit der Projektmitglieder sicher.

Bewältigung Projektdiskontinuität

● In der Regel werden zur Bewältigung externe Experten benötigt die das nötige Know-How zur Bewältigung besitzen.

NO-NOs:

– Verzögerungs- und Verschleierungstaktik

– Negieren der Situation

– Schuldzuweisungen

– Delegation nach oben

Bewältigung Projektdiskontinuität

E1.7 Beschreibung des

Projektabschlussprozesses

Ziele

• Inhaltliche Restarbeiten• Planung der Nachprojektphase• Transfer von gewonnenem Know-how• Projektabschlussbericht, Ist-Projektmanagement-

Dokumentation• Investitionsevaluierung• Gestaltung der Umweltbeziehungen• Beurteilung des Projekterfolgs• Formale Projektabnahme• Effiziente Gestaltung des Projektabschlussprozesses

Zeitliche Abgrenzung

• Beginn: Veranlassung des formalen Projektabschlusses

• Ende: Projekt erfolgreich abgenommen

• Dauer: 2-3 Wochen

Professioneller Projektabschluss ist gefordert

• Ziele erreicht Projekt muss finalisiert werden• Unsicherheit kann zu Verzögerungen führen• Wesentliche Projektaufgaben erfüllt• Unattraktive Restaufgaben zu erledigen• Teammitglieder oft bereits in neuen Projekten• Inhaltliche und zeitliche Grenzen endgültig setzen• Endereignisse: Übergabe des Abschlussberichts,

Abschlusspräsentation, Abschlussfest• Formale Beendigung = Freigabe von Ressourcen und

Energien für neue Aufgaben

Ablauf des Projektabschlussprozesses

• Erste Planung bereits im Projektstartprozess (Kosten sind zu berücksichtigen)

• Vorbereitung der Projektabschlusskommunikation

• Abschließende Kommunikationen: Abschluss-Workshop, Abschlusssitzung, Social Event, Erfahrungsaustausch-Workshop

Ablauf des Projektabschlussprozesses

Abschluss-Workshop:- Beurteilung des Projekterfolgs- Beurteilung der Leistung der Mitglieder- Infos über die Personaldispositionen

Abschluss-Sitzung:- Beurteilung des Projekts durch Projektauftraggeberteam- Reflexion der Erfüllung der Projektauftraggeberrolle- Formale Projektabnahme

Nachbereitung der Projektabschlusskommunikation– Fertigstellung der Projektabschluss-Dokumentation– Abschließendes Projektmarketing– Schließen der Projektkostenstelle

Organisation des Projektabschlussprozesses

• Mitglieder der Projektorganisation

• Vertreter der Stammorganisation der projektorientierten Organisation

• Vertreter der relevanten Umwelten

Qualität des Projektabschlussprozesses

• Dynamik des Geschäftsalltags• Mangelnde Professionalität im Projektmanagement• Qualität wird anhand der Durchgängigkeit von

Projektmanagement-Methoden beurteilt:– Projektzieleplan– Business Case Analyse

• Beurteilung des Projekterfolgs– Projekt-Umwelt-Analyse

• Auflösung von Projekt-Umwelt-Beziehungen• Grundlage für abschließendes Projektmarketing

• Sozialer Projektabschluss– Feedback– Positives und Negatives ansprechen– Soziale Kompetenzen sind gefordert

Projektabschluss bei unterschiedlichen Projektarten

• Reflexionsarbeit einfacher bei erfolgreichen Projekten• Umgang mit Misserfolg führt zu hoher sozialer

Komplexität• Gründe für Verlust eines Auftrags selten analysiert• Konzeptionsprojekte: Transfer des gesammelten Know-

how in Realisierungsprojekte• Repetitive Projekte: Lernen für ähnliche Projekte

(Pilotprojekt)

E1.8 Projektmarketing

Zu wenig Projektmarketing!

• Starke inhaltliche Orientierung

• Geringe Marketingorientierung

• Mangelndes Projektmarketing Nicht genügend Managementaufmerksamkeit

• Qualität UND Akzeptanz wichtig

Erfolg = Qualität x Akzeptanz

Ziele des Projektmarketing, oder:„Tu Gutes und sprich darüber“

• Sicherung der Managementaufmerksamkeit

• Sicherung der adäquaten Ressourcen

• Sicherung der Akzeptanz

• Minimierung von Konflikten

• Förderung der Identifikation von Mitarbeitern mit dem Projekt

Projektmarketing: Definition

• Projektbezogene Kommunikation mit relevanten Projektumwelten

• Fokus auf Kommunikation des Projekts

…in den Teilprozessen

• Meist kein eigenes Arbeitspaket, aber in allen Teilprozessen enthalten und zu erfüllen

• Beginn: Projektauftrag

• Gleichmäßige Intensität über Projektlaufzeit

• Informelles Projektmarketing möglich

• Bewältigung von Projektdiskontinuitäten

• Projektabschluss: Projektergebnisse, Projektarbeit und Beiträge der Mitglieder

Hilfsmittel

• Projekt-Umwelt-Analyse (PUA)– Projektspezifische Marketingstrategien– Konkrete Maßnahmen

• Projektkulturentwicklung– Projektname, Projektlogo, Projektslogan

• Printmedien• Projektbezogene Events• Give aways• Online• Visits• Projektmanagement-Dokumentationen

Zuständigkeiten

• Alle Mitglieder der Projektorganisation tragen Verantwortung

• Punktuelle Mitarbeiter ausgeschlossen

• Marketingkompetenz notwendig

Budgetierung

• Kosten des Projektmarketings sind zu berücksichtigen

• Personalkosten, Sachkosten (für Hilfsmittel)

Projektmarketing für unterschiedliche Projektarten

• Besonders bei internen Projekten wichtig

• Akzeptanzsicherung ist zentrale Herausforderung

• Externe Projekte: Soziale Komplexität niedriger

• Erfolgreiche Projekte einfacher zu kommunizieren

E1.9 Projektadministration

Projektadministration: Definition

• Prozess der administrativen Abwicklung von Projekten, beinhaltet

– Administration von • Projektpersonal• Projektebezogene Kunden- und

Lieferantenverträge• Projektinfrastruktur

– Ablage der • Projektkorrespondenz• Projektdokumente

• Keine Teilaufgabe des Projektmanagement• Zusätzliche Aufgabe

Ziele der Projektadministration

• Sicherung

– Nachvollziehbarkeit von Dokumenten und Korrespondenz

– Rascher Zugriff auf Personal-, Kunden- und Lieferdaten

Aufgaben der Projektadministration

• Administration– Projektpersonal

– Kundenauftrag

– Projektinfrastruktur

• Ablage– Projektkorrespondenz

– Projektdokumente

• Eigenständige Aufgabe

• Eigenes Arbeitspaket

Rollen zur Erfüllung der Projektadministration

• Große Projekte: Projektadministrator

• Kleine bis mittlere Projekte: Personal in Personalunion

Budgetierung

• Im Projektbudget zu berücksichtigen

• Personalkosten, Sachkosten

E2 Gestaltung des Prozesses: Projektmanagement

E2.1 Einsatz von Projektmanagement-Methoden

• In Organisationsrichtlinien von projektorientierten Unternehmen zu vereinbaren

• Einteilung in– Projektstart

– Projektkoordination

– Projektcontrolling

– Bewältigung einer Projektdiskontinuität

– Projektabschluss

– kann / muss

Ausschnitt aus Abb. E2.1. Checkliste: Einsatz von Projektmanagement-Methoden (ist unternehmensspezifisch zu adaptieren)

Ausschnitt aus Abb. E2.1. Checkliste: Einsatz von Projektmanagement-Methoden (ist unternehmensspezifisch zu adaptieren)

E2.1 Einsatz von Projektmanagement-Methoden - Projektpläne

• Projektplan = Modell des Projekts• Resultiert aus Projektmanagementmethoden• Verwendung von Managementmethoden zur Entwicklung

einer Management-Komplexität, die der Komplexität des Projekts entspricht

• Qualität wird durch Multi-Methodeneinsatz gesichert• Detaillierungsgrad abhängig von Projektkomplexität• Erstmalige Erstellung in Projektstart-Workshop• Projektpläne oft als Dokumentationsinstrument verstanden

– Entscheidungsinstrumente– Führungsinstrumente– Kommunikationsinstrumente– Dokumentationsinstrumente

E2.2 Einsatz von Standardprojektplänen

• Wiederholtes Durchführen bestimmter Projektarten• Instrument des organisatorischen Lernens• z.B.: Projektstrukturpläne, Arbeitspaketspezifikationen,

Meilensteinlisten, Projektorganigramme• Effizienz kann durch adäquaten Einsatz wesentlich

gesteigert werden• Müssen den jeweiligen Projektbedingungen

entsprechend adaptiert werden

E2.3 Einsatz adäquater Projekt-Kommunikationsformen

Einzelgespräch

• Teilnehmer: Projektmanager, Projektteammitglied

• Ziel: Austausch von Informationen über das Projekt, wechselseitige Erwartungen bez. Zusammenarbeit

„Kick-Off-Meeting“

• Einmalig im Projektstartprozess

• Teilnehmer: Projektteam, Projektauftraggeberteam, Projektmanager

• Ziel: Information des Projektteams über das Projekt

• Meist „Einwegkommunikation“, wenig Interaktion

• 2-3 Stunden Umfang

Projekt-Workshop

• Teilnehmer: Projektteam, eventuell Vertreter relevanter Projektumwelten

• Teilnehmeranzahl: ~15 Teilnehmer

• Ziel: gemeinsames Entwickeln des „Big Project Picture“

• Interaktionen der Teammitglieder ist wesentlicher Beitrag zu Projektkulturentwicklung

• Standort: außerhalb des tägl. Arbeitsplatzes

• Präsentation der Ergebnisse am Ende

Projekt-Teamsitzungen

• Teilnehmer: Projektteam

• Ziel: Information über Projektstatus und weitere Vorgehensweise

Projektauftraggeber-Teamsitzungen

• Teilnehmer: Projektauftraggeberteam, Projektmanager

• Ziel: Information über Projektstatus, Treffen strategischer Projektentscheidungen

E2.4 Gestaltung der projektbezogenen Infrastruktur

• ICT-Infrastruktur

• Räumliche Infrastruktur

• Bei virtuellen Projektorganisationen große Herausforderung

• Planung erfolgt in Projektsitzungen

E2.5 Projektmanagement-Consultants und Projektmanagement-Coaches

• Zur Bewältigung von sozialer Komplexität• Projektstartprozess, Bewältigung von Diskontinuitäten• Beratungsobjekte

– Projekt– Projektmanager– Projektteam

• Consultant: Beratung für ganzes Projekt• Coach: Beratung für Projektmanager und/oder Projektteam• Entscheidung über Verwendung wird gemeinsam getroffen

E2.6 Einsatz von Projektmanagement-Checklisten

• Zur Steigerung der Effizienz

• Beispiele– Einsatz von Projektmanagement-Methoden

– Design eines Projektstart-Workshops

– Design eines Projektcontrolling-Workshops

– Tagesordnung einer Projektauftraggeber-Teamsitzung

– ICT-Einsatz in Projekten

– Inhaltsverzeichnis der Projektmanagement-Dokumentation