Projektmenedzsment

ProjektmenedzsmentProjektmenedzsment

Projektmenedzsment-tartalomProjektmenedzsment-tartalom1. Mi a projekt?2. Hol van, lehet szükség projektekre?3. A projekt típusai4.4. A jó projekt ismérvei5. A projekt sikerességének nyolc oka6. A projekt sikertelenségének nyolc oka7. Követelmények a projekttervezés során8. A tervezés lépései9. Ötletroham10. Várt eredmények11. Tevékenységek12. SWOT analízis13. Gantt-diagram14. Mérföldkő15. Kritikus út16. A projekt életciklusa16. A projekt életciklusa

2023. ápr. 21. 2

Projektmenedzsment-tartalomProjektmenedzsment-tartalom17. 17. Projekt fázis18. 18. Kockázatok, problémák19. 19. Támogató (szponzor)20. 20. Megrendelő (ügyfél)21. 21. Érdekelt, érdekeltek22. 22. Projektköltségvetés I.

Projektköltségvetés II.

2233. . Projektmenedzsment folyamatok2244. . A projektmenedzsment területei2255. A projektek végrehajtásának korlátai. A projektek végrehajtásának korlátai2266. A projektben érintettek, szerepek. A projektben érintettek, szerepek I. I.

A projektben érintettek, szerepekA projektben érintettek, szerepek II. II.

2277. Főbb projektmenedzsment dokumentumok. Főbb projektmenedzsment dokumentumok2288. Projektek ellenőrzése. Projektek ellenőrzése2929. Projekt ellenőrzés rendszerei. Projekt ellenőrzés rendszerei3300. A projekt értékelése, utóélete I. A projekt értékelése, utóélete I . .

A projekt értékelése, utóélete II.A projekt értékelése, utóélete II.

2023. ápr. 21. 3


1.1. Mi a projekt?Mi a projekt?

Projekt: Projekt: (a tervezés álneve) Pontosan meghatározott célok (eredmények) elérése meghatározott időre, adott költségkeret mellett. Időszakos vállalkozás, célja: egyedi termék, szolgáltatás előállítása.A projekt tulajdonságai:

☼Kezdési és befejezési időpont adott☼Egyszeri tevékenység☼Összetettség, komplexitás☼Saját szervezeti háttér☼Tapasztalat alkalmazhatósága

2023. ápr. 21. 4


2. Hol van, lehet szükség projektekre?2. Hol van, lehet szükség projektekre?

Projektekre szükség van különböző tervek megvalósítása előtt.

Pl.: felújítás, építkezés, dolgozati tervek (szakdolgozat), út építés, kutatás, fejlesztés stb.

2023. ápr. 21. 5


3. A projekt típusai3. A projekt típusai

1.Kutatás + fejlesztési K+F2.Beruházási projektek3.Tanulmányok4.Oktatási programok5.Működéssel, működtetéssel, üzemeltetéssel

kapcsolatos6.Egyéb projektek.

2023. ápr. 21. 6


4. A jó projekt ismérvei4. A jó projekt ismérvei

ر Releváns: kereslet vezérelt, cél-orientált, megfelel a stratégiai elvárásoknak

ر Megvalósítható,ر Jól átgondolt, következetes,ر Eredményei mérhetőek,ر Költségvetése reális,ر A munka megosztása világos,ر Kockázatai ismertek,ر Fent tartható legyen: megvalósítása után a célcsoport

számára nyújtott előnyök a fejlesztés után is biztosíthatóak maradjanak.

2023. ápr. 21. 7


5. A projekt sikerességének nyolc oka5. A projekt sikerességének nyolc oka

1. A szervezeti struktúra megfelelő a projekt-munkacsoport számára.

2. A munkacsoport részt vesz a tervezésben.

3. A munkacsoport elkötelezett az ütemterv kialakítására.

4. A munkacsoport elkötelezett egy reális költségvetés elkészítésére.

5. A projekt köré megfelelő hálózatot terveznek, és nem engedik, hogy a projekt kezdete és vége maga a projektterv legyen.

6. A munkacsoport kihasználja a szervezet bürokráciája, politikái és eljárásai által nyújtott lehetőségeket, nem pedig ellenük dolgozik.

7. A munkacsoport speciális és reális projekt-célkitűzéseket fogad el.

8. A megcélzott közösséget a projekt kezdetétől bevonják.

2023. ápr. 21. 8


6. A projekt sikertelenségének nyolc oka6. A projekt sikertelenségének nyolc oka

1. Nem megfelelő hatáskör

2. A munkacsoport kellő bevonása és megalapozott tervezés hiánya

3. A munkacsoportot nem vonják be, ha probléma merül fel

4. Nem megfelelő kommunikációs készségek

5. Nem megfelelő gyakorlati készségek

6. Nem megfelelő adminisztrációs készségek

7. Irreális időbeni ütemezés

8. Nem világos (közös) célok

2023. ápr. 21. 9


7. Követelmények a projekttervezés során7. Követelmények a projekttervezés során

1. Rugalmasság,2. Egymásra épülés (tervek hierarchiája),3. Igazodás a döntési/vezetési szintekhez (hol születnek meg a

döntések),4. Különböző időtávra szólnak,5. Pontosság,6. Ciklikusság,7. Monitoring (állandóan beépíthető kontroll - visszajelzés

szempontjából fontos).

2023. ápr. 21. 10


8. A tervezés lépései8. A tervezés lépései

☼ Résztevékenységekre bontás,☼ Résztevékenységek időigényének becslése,☼ Résztevékenységek logikai kapcsolata,☼ Résztevékenységek erőforrásigénye; Erőforrás-kiegyenlítés,☼ Erőforrás-korlátos tervezés,☼ Időtartam-korlátos tervezés,☼ Költségterv az erőforrásigény alapján.

2023. ápr. 21. 11


9. Ötletroham 9. Ötletroham (Brainstorming)

Csoportos alkotótechnikai módszer, ahol a résztvevők interaktív módon „táblára” ötleteket visznek fel. Fő szabály, hogy az ötletroham alatt kritikai észrevételeket nem szabad tenni.Megfelelő mennyiségű adatra van szükség ahhoz, hogy azokat értékelni, tömöríteni tudjuk.

2023. ápr. 21. 12


10. Várt eredmények10. Várt eredményekA projekt konkrét, kézzelfogható eredményei.

11. Tevékenységek11. TevékenységekA projekt keretében végrehajtandó tevékenységek.

2023. ápr. 21. 13

Üres terem

Felújított terem


12. SWOT analízis 12. SWOT analízis (GYELV elemzés)

Erősségek: belső tényezők: pozitív dolgok, amik jól működnek és lehet rá befolyás, hogy még jobban működjenek.

Gyengeségek: belső tényezők: olyan dolgok, amik nem jól működnek, de lehet rá befolyás, hogy jobb legyen.

Lehetőségek: külső tényezők: olyan adottságok, amelyeket nem tudunk befolyásolni, de kedvezőek és rájuk építve kihasználhatjuk az erősségeinket.

Veszélyek: külső tényezők: olyan korlátok, negatív tényezők, amelyeket nem tudunk befolyásolni és csökkentik a siker esélyeit, kockázatot is jelentenek.

2023. ápr. 21. 14


13. Gantt diagram13. Gantt diagram

Vonalas ütemterv, amely a folyamatok egymáshoz kapcsolódását, időbeli elrendezését mutatja.Végrehajtás nyomon követésére használható:

☼végrehajtási adatok felvétele☼tevékenységek ütemezése☼hátralévő tevékenységek átütemezése

2023. ápr. 21. 15

Tovább


2023. ápr. 21. 16

GANTT- diagramokGANTT- diagramok

Vissza


14. Mérföldkő14. Mérföldkő

Referencia pont, amely a projekt fontos eseményét jelöli, a projekt haladásának figyelésére használják.

15. Kritikus út15. Kritikus út

Azon tevékenység vagy tevékenységek sorozata, amely meghatározza a projekt számított befejezési dátumát. A projekt tehát akkor ér véget, amikor a kritikus út utolsó tevékenysége is befejeződött.

2023. ápr. 21. 17


16. A projekt életciklusa16. A projekt életciklusaA projekt élettartama, melyet időben a következő szakaszokra osztanak:

1. Projektkialakítás(projektszervezet - projektfeladat – projektcél – projekttervezés)

2. Projektrealizálás(projekt lebonyolítás– projektlezárás)

2023. ápr. 21. 18


17. Projekt fázis17. Projekt fázisNégy fázis:☼ Kezdeményezési (koncepcionális) fázis

ر Ötlet/igény felmerüléseر Projektjavaslat elkészítéseر Részletesebb piaci elemzések (megvalósíthatósági tanulmány) készítése

☼ Tervezési fázisر Projekt célok definiálásaر Projekt menedzsment létrehozásaر Tevékenységek, erőforrások tervezése-ütemezése, integrálása minőségi-, illetve biztonsági

előírásokkal, adminisztrációvalر Életciklus-előrehaladás ellenőrzési tervek készítése

☼ Végrehajtási (implementációs) fázisر Tervek „üzembehelyezése”ر Tevékenységek figyelemmel kísérése, irányításaر Előrehaladás (periodikus) vizsgálata, szükség szerinti reviziója

☼ Lezáró (befejező) fázisر Projekt komplettálása ر Átadásر Projekt kiértékeléseر Nyomon követési feladatok

2023. ápr. 21. 19


18. Kockázatok, problémák18. Kockázatok, problémák

Minden projekt problémákkal és kockázatokkal rendelkezik.A kockázat egy olyan esemény vagy helyzet, amely bekövetkezve negatívan befolyásolja a projektet. Ezzel szemben a problémák olyan események, amelyek folyamatban vannak. A kockázatok nem megfelelő kezelésük esetén problémákká változhatnak. A projekt problémáinak és kockázatainak aktív azonosításával, elemzésével és elhárításával elősegítheti a projekt sikeres kimenetelét.Kockázatok főbb típusai:ر A projekt megvalósításával kapcsolatos kockázatok

ر A projektet megvalósító cég (szervezet) működésével kapcsolatos kockázatok

ر A kitűzött célok (indikátorok) teljesülésével kapcsolatos kockázatok

2023. ápr. 21. 20


19. Támogató (szponzor)19. Támogató (szponzor)Az a személy vagy szervezet, aki termékét, vagy pénzösszegbeli juttatását felajánlja saját szervezetének, cégének reklámja ellenébe.

20. Megrendelő (ügyfél)20. Megrendelő (ügyfél)Az a kezdeményező személy, szervezet, akinek a projekt eredmény létrehozás saját érdeke, tehát az ő részére hozzák létre a projektet.

2023. ápr. 21. 21


21. Érdekelt, érdekeltek21. Érdekelt, érdekeltek

A projekt szempontjából érdekeltek mindazok akik részt vesznek a projektben, hatással vannak rá ésérdekeltek a projekt eredményében.

Külső érdekeltek: ügyfelek, vevők, beszállítók, versenytársak, együttműködő partnerek, hitelezők,önkormányzat, hatóságok

Belső érdekeltek: szervezet, vállalat és vezetése, a szervezet egyes részlegei, alkalmazottak, a projekt team tagjai, a projektmenedzser, a vállalat tulajdonosai.

2023. ápr. 21. 22


22. Projektköltségvetés I.22. Projektköltségvetés I.

Minden olyan erőforrás-felhasználás idetartozik, amely a teljesítmények előállítása, felhasználása (például értékesítése) vagy az ezekhez szükséges projektfeladatok megvalósítása érdekében válik szükségessé.

Projektköltségvetés:

ر Költségtételek indokoltsága,ر Költségszerkezet,ر Forrásszerkezet,ر Források és költségek összhangja,ر Források rendelkezésre állásával kapcsolatos kockázatok,ر Érzékenység vizsgálat.

2023. ápr. 21. 23


22. Projektköltségvetés II.22. Projektköltségvetés II.

A projekt kiadási oldala:ر Projekt-költségek:

Beszerzési költségek: (építés, eszközbeszerzés, szolgáltatás)HR költségekProjektmenedzsment költségek, szakértői díjak

ر Üzembentartás költségei:Rezsi, munkadíjak

A projekt bevételi oldala:ر Számlapénzر Bankhitelر Partnerek hozzájárulásaر Vállalkozói források bevonása (PPP)ر Egyéb forrás (tagi hitel)

2023. ápr. 21. 24


23. Projektmenedzsment folyamatok23. Projektmenedzsment folyamatok

2023. ápr. 21. 25


24. A projektmenedzsment területei24. A projektmenedzsment területei

1.Az erőforrások menedzselése

2.Együttműködés a partnerekkel

3.Kommunikáció, információátadás

4.Nyomon követés

2023. ápr. 21. 26


25. A projektek végrehajtásának korlátai25. A projektek végrehajtásának korlátai

1. A projekt megvalósításához szükséges pénzösszeg hiánya.

2. A projekt megvalósításához esetlegesen szükséges, hivatalokhoz benyújtott tervek engedélyeztetésének hiánya, időbeli csúszása.

3. A beruházás megvalósításához szükséges cégek, munkaerők hiánya (Pl.: utolsó pillanatban visszamondott munkafolyamatok)

4. Időjárási viszonyok.

2023. ápr. 21. 27


26. A projektben érintettek, szerepek26. A projektben érintettek, szerepek I. I.1. Támogató (szponzor)1. Támogató (szponzor)

Az a személy vagy szervezet, aki termékét, vagy pénzösszegbeli juttatását felajánlja saját szervezetének, cégének reklámja ellenébe.

2. Megrendelő (ügyfél)2. Megrendelő (ügyfél)

Az a kezdeményező személy, szervezet, akinek a projekt eredmény létrehozás saját érdeke, tehát az ő részére hozzák létre a projektet.

33. Érdekelt, érdekeltek. Érdekelt, érdekeltekA projekt szempontjából érdekeltek mindazok akik részt vesznek a projektben, hatással vannak rá ésérdekeltek a projekt eredményében.

Külső érdekeltek: ügyfelek, vevők, beszállítók, versenytársak, együttműködő partnerek, hitelezők,önkormányzat, hatóságok

Belső érdekeltek: szervezet, vállalat és vezetése, a szervezet egyes részlegei, alkalmazottak, a projekt team tagjai, a projektmenedzser, a vállalat tulajdonosai.

2023. ápr. 21. 28

26. A projektben érintettek, szerepek26. A projektben érintettek, szerepek II. II.

Felelősök a projekttervezés során:

1. Projektvezető

2. Projektvezető helyettes

3. TEAM

4. Munkafolyamatokat végző szakemberek

Többnyire minden tagnak van egy vagy több segédje.


27. Főbb projektmenedzsment dokumentumok27. Főbb projektmenedzsment dokumentumok

1. Projektalapító dokumentum: célja, hogy a projektet hivatalosan felhatalmazza a feladat elvégzésére és az ehhez szükséges erőforrásokat a projekt rendelkezésére, bocsátja.

2. Hatókör meghatározás: meghatározza, hogy mit fog megvalósítani a projekt: mi tartozik a projekt hatókörébe és mi nem, milyen termékeket kell a projektnek előállítania.

3. Projektmenedzsment terv: meghatározza, hogy hogyan fog megvalósulni a projekt.

2023. ápr. 21. 30


28. Projektek ellenőrzése28. Projektek ellenőrzése

Projektellenőrzés: A valós és kívánatos értékek folyamatos összehasonlítása a projekt tervezett adatai és tényleges menete között.

A projektvezető elemzi az eltéréseket, kidolgozza a megfelelő intézkedéseket és azok gyakorlatba történő átültetésével gondoskodik arról, hogy a projekt a megadott erőforrás-keretek között minőségileg is megfelelően elérje célját.

2023. ápr. 21. 31


29. Projekt ellenőrzés rendszerei29. Projekt ellenőrzés rendszerei

A projekt ellenőrzés az alábbi kérdésekre adhat választ: 1. A projekt megfelelően halad-e?2. A projekt Időben van-e?3. A projekt költségkereten belül van-e?

Az ellenőrző rendszernek ki kell terjednie a költségekre, a kockázatokra, a minőségre, a kommunikációra, az időre, a változásokra, a beszerzésekre valamint az emberi erőforrások területére.

Egy jó ellenőrzési terv a következő fő részekből áll:• egy stratégia ami a szervezet átalakítás céljait (és határait) és lépéseit

határozza meg,• az új rendszerrel kapcsolatos szabványok, előírások,• a projekt menedzsment fő irányai (határidők és költségek),• Folyamatleírások.

Az ellenőrzést az úgynevezett auditor végzi.2023. ápr. 21. 32


30. A projekt értékelése, utóélete I.30. A projekt értékelése, utóélete I.A projektértékelés a projektek sikere érdekében történik. A projekt támogató döntések alapja a projekt eredmények megvalósíthatósága és későbbi életképessége, a legjobb gyakorlat adatbázisának összeállítása.Fontos a projekt külső, belső kontrolja.

A projekt működése során vizsgálni kell:- Elérhető projekteredmények megfogalmazását- Projekteredmények összehangolása a környezettel- Használhatóság- Optimalítás- Élettartambecslés

Előnyök-hátrányok elemzéseÉrtékelésKockázatok-sikerlehetőségek vizsgálataFinanszírozhatóságFunkcióalkalmasság

- Záró értékelés

A projektmenedzsment szakembereknek ismernie kell és meg kell tudnia ítélni a gazdaságisikerlehetőségeket és kockázatokat, illetve a finanszírozhatóságot, a funkcióalkalmasságot és a költségeket a projekt megvalósítása és eredményének használati ideje, illetve üzemeltetése alatt.

2023. ápr. 21. 33Tovább


30. A projekt értékelése, utóélete II.30. A projekt értékelése, utóélete II.

A projekt célok elvégzését követően a végső fázis a projekt lezárás fázisa. ر a projekt eredményeit továbbítja a fogadó helyre, valamint elfogadtatása

a szponzorral,ر a projekt tapasztalatainak dokumentálása és továbbítása.

A projekt eredményeinek átadását követi a zárási folyamat:A megvalósított koncepciók, tervek, célok, rendszerek, változások átadása üzemeltetésére egy záródokumentum készítésével és átadás-étvételével valósul meg.

A záródokumentum tartalmazza:ر instrukciókat, ر garanciákat, ر ellenőrzési terveket,ر üzemeltetési szükségleteket, melyek elengedhetetlenül fontosak az

üzemeltetés beindításához, vagy használatba vételhez.

A projektzárás a projekt életciklusának utolsó fázisa, mielőtt az üzemelés elindulna.2023. ápr. 21. 34

Vissza


Köszönöm a figyelmet!Köszönöm a figyelmet!

2023. ápr. 21. 35

Documents

Projektmenedzsment