Projektu vadīšana - Iecava...Projektu raksturojoši faktori • Projekti atšķiras no ikdienas darba • Projektu nolūks ir panākt izmaiņas • Projektiem ir noteikts laika rāmis,

IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ

Projektu vadīšana Iecava, 2012.gada 11.oktobris

ESF projekta „Iecavas novada pašvaldības kapacitātes stiprināšana” ietvaros (vienošanās Nr. 1DP/1.5.2.2.3/11/APIA/SIF/093/101)

100% no projekta finansē Eiropas Savienība ar Eiropas Sociālā fonda starpniecību. 1.5.2.2.3. apakšaktivitāti. „Atbalsts pašvaldībām kapacitātes stiprināšanā Eiropas Savienības politiku instrumentu un pārējās ārvalstu finanšu palīdzības līdzfinansēto projektu un pasākumu īstenošanai” administrē Valsts kanceleja sadarbībā ar Sabiedrības integrācijas fondu.

Apmācības īsteno:

NK Konsultāciju birojs

Lektors: Igors Klapenkovs


2

Kas ir projekts

• Unikāls process - koordinētu darbību

kopums ar noteiktu sākuma un beigu

termiņu – kura rezultātā jāsasniedz

īpašām prasībām atbilstošs mērķis,

iekļaujoties noteiktā laika, izmaksu un

resursu ietvaros.


3

• Inovatīvs

• Unikāls - vienreizējs

• Iepriekš formulēts mērķis

• Ierobežots laikā un telpā

• Ierobežoti resursi

• Nozīmīgs, aktuāls

• Starpdisciplinārs

• Saistīts ar nenoteiktību, riskiem

• Specifiska organizēšana, kompleksums

Projekta pazīmes


4

Kas nav projekts?

• Vienkāršas izmaiņas

• Maznozīmīgas idejas īstenošana

• Regulāras darbības pastāvīgu uzdevumu

veikšanai

• Regulāri ikdienas uzdevumi

• Ikdienas lēmumi


5

Projektu raksturojoši faktori

• Projekti atšķiras no ikdienas darba

• Projektu nolūks ir panākt izmaiņas

• Projektiem ir noteikts laika rāmis, sākums un

beigas

• Projekti tiek plānoti

• Projekti izmanto resursus, tiem nepieciešams

budžets

• Projektus novērtē – izvērtēšanas kritērijus nosaka

sākumā


6

Projektu raksturojoši faktori

• Projekti sasniedz rezultātus, tie ne vienmēr paredzami sākumā

• Projekta rezultāts var būt konkrēts produkts, pārmaiņu process, u.c.

• Noslēgumā parasti jāpieņem lēmums par rezultāta pielietojamību

– Vai rezultāts ir izmantojams, “institucionalizējams”?

• Projektu plānošana un īstenošana iesaista cilvēkus

• Projektu vadīšana ir procesu, cilvēku, resursu vadīšana


7

Kāpēc projektus īsteno?

• Stratēģiski nozīmīgu mērķu sasniegšana

• Jauna produkta, pakalpojuma izstrāde

• Uzlabojumu izstrāde

• Pārmaiņu ieviešana

• Ierobežota finansējuma sadale

– konkurējošiem risinājumiem

– lielākais ekonomiskais vai cita veida

ieguvums


8

Tendences projektu vadīšanā Mūsdienu vides ietekme

• Konkurence, jaunu produktu attīstība,

izmaksas

• Procesi, indikatori, outsource, empower,

projektu kultūra

• Tehnoloģiju att. + ātra nomaiņa, e-bizness,

• Ierobežoti resursi


9

Tendences projektu vadīšanā

• Tehnoloģijas

• Sadarbības vide

• Vairāki projekti vienlaikus

• Projektos balstīta darba organizācija

• Ekonomiskā ieguvuma maksimizēšana

• Projektu vadīšana kā nozīmīga prasme


10

Projektu vadīšana

• Projekta vadīšana – zināšanu, prasmju,

pieredzes un tehnisko līdzekļu

pielietošana un resursu organizēšana

projekta aktivitātēs, lai sasniegtu projekta

mērķi un izpildītu “pasūtītāja” vajadzības


11

Projekta attīstības fāzes

• Inicializācija/ definēšana

• Priekšizpēte

• Pamatkoncepcija

• Detalizēta koncepcija

• Realizācija

• Ieviešana

• Lietošana


12

Projektu veidi

• Pēc ilguma, lieluma

• Pēc rakstura

• Pēc īstenotāja

• Pēc rentabilitātes

• Pēc satura jeb darbības jomām

• Pēc citām pazīmēm


13

Pēc sasniedzamā mērķa

• Investīciju projekti

• Zinātnisko pētījumu projekti

• Produktu (pakalpojumu) attīstības projekti

• Organizatoriskie projekti


14

Pēc īstenotāja

• Iekšējie

• Pasūtījuma projekti

• Personiskie

• Valsts/ pašvaldību

• Uzņēmumu


15

Pēc satura

• Mārketinga projekti

• Produktu (pakalpojumu) attīstības projekti

• Attiecību organizēšanas projekti

• Notikuma mārketinga projekti

• Kvalitātes projekti


16

Kāpēc projekti neizdodas • Nepietiekama gala lietotāju iesaiste

• Nepietiekama komandas iesaiste un komunikācija

• Nepilnīgas, mainīgas prasības

• Nepietiekams vadības atbalsts

• Tehnoloģiskā vai profesionālā nekompetence

• Resursu nepietiekamība

• Nereālistiski uzstādījumi, neskaidri mērķi

• Nereālistisks laika grafiks

• Plānošanas trūkums


17

Kāpēc projekti izdodas • Lietotāju aktīva iesaistīšanās

• Vadības atbalsts

• Skaidri definētas prasības

• Atbilstoša plānošana

• Reālistiski plānotie rezultāti

• Mazāki, pārredzamāki projekta posmi

• Kompetenta projekta komanda

• Projekta piederība (lietotājs, vadība, komanda)

• Skaidrs redzējums un mērķi

• Fokusēts un intensīvs komandas darbs


18

Projekta būtība Shematisks atspoguļojums

RESURSI Nauda

Cilvēkresursi

Projekts REZULTĀTI Produkti

Pakalpojumi

Rezultātu

izmantošana

ikdienas darbībā

IETEKME Iznākumi

Ieguvumi

Īstenošana

Plānošana un domāšana


19

Projekta dzīvotspēja: Biznesa ieguvumi un stratēģiskā atbilstība

LAIKS

APJOMS IZMAKSAS

KVALITĀTE

Biznesa

ieguvumi

Stratēģiskā

atbilstība


20

Projekta fāzes

Vispārējs projekta norises attēlošanas veids, kurā projekts ir sadalīts atsevišķās, viennozīmīgi apzīmētās, laikā nošķirtās sastāvdaļās ar definētiem starprezultātiem un iepriekšnoteiktiem pārbaudes punktiem. Katra fāžu modeļa sastāvdaļa ir kopējā projekta starprezultāts.

Saistīts ar jēdzieniem “projekta fāžu koncepcija”, “projekta dzīves cikls”, “projekta fāžu plāns”.

(Ž.Ilmete)


21

Projekta fāzes

• Atsevišķu fāžu uzdevumi ir starprezultāti, ko jāsasniedz projekta posmos

• Viena posma uzdevuma izpilde ir fāzes izpilde jeb noslēgums

• Sasniegts fāzes uzdevums no kontroles viedokļa var veicināt projekta veiksmīgu attīstību

(H.D.Litke, I.Kunova)


22

Robežstabs (Milestone)

• Projekta fāzes sadala ar robežstabiem

• Robežstabs

– Pēc satura un termiņa noteikts rezultāts

– Ļauj izvērtēt stāvokli katras projekta fāzes noslēgumā


23

Robežstabi kalpo projekta uzraudzībai

• Apkopo datus par iepriekšējā fāzē veiktajiem darbiem

• Salīdzina faktiskos datus ar plānotajiem

• Analizē novirzes

• Lemj par nepieciešamiem pasākumiem noviržu novēršanai

• Plāno nākamās fāzes darbu, izmaksas un termiņus


24

Lēmumi pēc katras fāzes

• Pilnīgi vai daļēji atkārtot projekta fāzē veiktos darbus un veikt tajos nepieciešamās izmaiņas

• Akceptēt projekta fāzē iegūto rezultātu kā atbilstošu mērķim un akceptēt projekta nākamās fāzes sākšanu

• Atgriezties pie iepriekšējām fāzēm

• Pārtraukt projektu

(Ž.Ilmete)


25

“Universālās” projekta fāzes

1. Ierosināšana

2. Plānošana – Priekšizpēte

– Pamatkoncepcija

– Detalizēta koncepcija

3. Īstenošana

4. Kontrole

5. Slēgšana

• Projekta rezultātu ieviešana / palaišana tirgū

• Projekta rezultātu lietošana sākotnējā fāzē


26

Projekta fāžu veidus ietekmē

• Projekta komplicētība

• Projektā ieplānotie pārbaudāmie starprezultāti

• Projekta kopējais laiks

• Rīcības brīvība, ko pasūtītājs devis projekta izstrādātājam

• Projekta komandas patstāvība

• Starpposmu un beigu termiņi

(Ž.Ilmete)


27

Projekta vadīšanas fāzes

Ierosināšana

Plānošana

Īstenošana

Kontrole

Slēgšana

Laiks =>

Aktivitāte,

resursu

izmantoš.

līmenis


28

Sagaidāmie rezultāti

Produkti un pakalpojumi

Aktivitātes

Apakš-

mērķi

Mērķis

Plānošanas ietvars P

lān

oša

na

ir

inte

rak

tīvs

pro

cess

Definē

projektu

plānošanā

Definē stratēģiskajā

plānošanā


29

Uz rezultātu vērsta vadīšana (Results-based Management)

Uz rezultātiem vērsta vadīšana Uz resursiem vērsta vadīšana

Tad izlemj:

• Ko par pieejamiem

resursiem var sasniegt

Sāk ar pieejamiem resursiem:

• Ls

• Cilvēkresursi

Tad izlemj vajadzīgos

resursus:

• Ls

• Cilvēkresursi

Sāk ar mērķi un rezultātu:

• Kas un kā ir jāsasniedz,

izvērtējot dažādas

alternatīvas


30

• Specifisks S - Specific

• Mērāms M - Measurable

• Sasniedzams A - Achievable

• Atbilstošs R - Relevant

• Definēts laikā T – Time-bound

• Aizraujošs E - Exciting

• Uzskaitīts R - Recorded

Mērķu raksturojums


31

Stratēģisko mērķu hierarhija

Stratēģiskie

mērķi

Stratēģijas

Stratēģiskās

programmas

Kritiskie

procesi

Kritiskie

projekti

Resursi, rīki,

kapitāls

Misija Vērtības Vīzija


32

Projektu pārvaldības ietvars

Funkcijas

Stratēģija

Izpēte

Ietekmes

Ierosināšana Plānošana Īstenošana Kontrole Slēgšana

Stratēģija Likumu ietvars

Portfolio Projektu ietvars

Projekts Īstenošana

Ieviešana Rezultātu izmantošana

Lietotāji

Klienti

Darbinieki

Ieguvumi

Projektu pārvaldība

Rezultāti Iznākums,

ietekme

Saturs, resursi, tehnoloģijas, procesi Vajadzības,

iespējas,

problēmas

Koncepts,

ideja

Projekta vadīšanas process


33

Projektu vadīšana organizācijas

stratēģiskās vadīšanas ietvarā

KONKURENTU

ANALĪZE

IDEJU UN INOVĀCIJU VADĪŠANA

RESURSU PLĀNOŠANA, PIEŠĶIRŠANA, ATTĪSTĪŠANA

(prasmes, kompetences, piegādes, u.c.)

TIRGUS

ANALĪZE

TEHNOLOĢIJU

ANALĪZE

STRATĒĢISKĀ

PLĀNOŠANA

TEHNOLOĢIJU

STRATĒĢIJAS

RAŢOŠANAS

STRATĒĢIJAS

PRODUKTU

STRATĒĢIJAS PROJEKTU VADĪŠANA

(Inovāciju ieviešana,

testēšana, produktu

izstrāde un

komercializācija)

RAŢOŠANA UN

SERVISS

(Produktu pielāgošana,

produktu atbalsts,

serviss, uzturēšana)


34

Projektu vadīšana inovāciju

vadīšanas ietvarā

RADOŠUMS

Tirgus pētījumi

Stratēģiskā plānošana

Patērētāju grupas

Prāta vētras

Konkurentu izpēte

Darbinieku pieredze

Tīklošana

Procesu uzlabojumi

Tehnoloģiskie izrāvieni

Biznesa modeļi

IDEJU

APZINĀŠANA

IDEJU

INKUBĒŠANA

IDEJU

FILTRĒŠANA

VĒRTĒŠANA

IZVĒLE

LĒMUMS

INVESTĪCIJAS

IZSTRĀDE

KOMERCIĀLA

IEVIEŠANA

Inovāciju plūsma

KONKURENT

U ANALĪZE

IDEJU UN INOVĀCIJU VADĪŠANA

RESURSU PLĀNOŠANA, PIEŠĶIRŠANA, ATTĪSTĪŠANA

(prasmes, kompetences, piegādes, u.c.)

TIRGUS

ANALĪZE

TEHNOLOĢIJ

U ANALĪZE

STRATĒĢISKĀ

PLĀNOŠANA

TEHNOLOĢIJU

STRATĒĢIJAS

RAŢOŠANAS

STRATĒĢIJAS

PRODUKTU

STRATĒĢIJAS PROJEKTU

VADĪŠANA

(Inovāciju ieviešana,

testēšana, produktu

izstrāde un

komercializācija)

RAŢOŠANA UN

SERVISS

(Produktu

pielāgošana,

produktu atbalsts,

serviss, uzturēšana)


35

Inovāciju projekta vērtība

Ideja Ieviešana tirgū

Peļņa

Kumulatīvā peļņa

Laiks līdz

ieviešanai tirgū

Laiks līdz

peļņai

Projektu

vadīšanas

efektivitāte

Projektu rezultātu

ieviešanas

efektivitāte

Pastāvīgi

uzlabojumi

Adaptēts pēc A.T.Kearney


36

Inovāciju projektu portfolio vērtība

Ideju, projektu

ieceru

izvērtēšanas

process

Maksimāla

projektu portfolio

ekonomiskā

vērtība

Pieaug

veiksmīgo

projektu

skaits, pieaug

projektu kopējā

ekonomiskā

atdeve

Samazinās

neefektīvo

projektu skaits

Adaptēts pēc A.T.Kearney


37

Riski projektos


38


39

Projekta vadīšanas fāzes

Ierosināšana

Plānošana

Īstenošana

Kontrole

Slēgšana

Izmaiņu izmaksasIespēja ietekmēt gala

rezultātu

Laiks =>

Aktivitāte,

resursu

izmantoš.

līmenis


40

Dažādu riska faktoru ietekme

Izmaksas un personāla

iesaiste

Projekta izdošanās

varbūtība

Riski un nenoteiktība Iespēja ietekmēt projekta

nosacījumus, rezultāta

raksturlielumus, izmaksas


41

Pārāk daudzi projekti vienam

darbiniekam – zema efektivitāte Kompleksitāte un produktīvais laiks vērtības radīšanā atkarībā no

projektu skaita vienam darbiniekam

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

1 2 3 4 5 6

Projektu skaits

Pro

dukt

.laik

s

Laiks, ko projekta darbinieks velta reālai vērtības radīšanai Kompleksitāte


42

Risku vadīšanas process


43

Risku identificēšana

• Riski atbilstoši projektam raksturīgiem

faktoriem, piem. • novitāte;

• iepriekš formulēts mērķis;

• norobežotība laikā;

• finansiālo, materiālo un cilvēcisko resursu

ierobežotība;

• specifiska projekta organizācija;

• kompleksitāte;

• juridiskā sakārtotība;

• starpdisciplinaritāte


44


• Riska līmeni ietekmējošie faktori:

– projekta iesniedzēja sadarbības partneru skaits

– iepirkumu procedūru raksturs

– paredzētais projekta īstenošanas ilgums

– projekta atskaišu iesniegšana paredzētajos termiņos

– projekta mērķa grupas piesaiste un tās raksturojums

– projekta administrēšanā iesaistītā personāla

izmaiņas

– projekta laika grafika izmaiņas


45


• Pēc risku veidiem:

– Vadīšanas riski

– Personāla riski

– Finanšu riski

– Īstenošanas un saimnieciskie riski

– Juridiskie riski

– U.c.


46

Vadīšanas riski

• Nepareiza projekta vadības struktūra

• Vadītāja kvalifikācija un pieredze

• Vadītāja pilnvaras pieņemt lēmumu

• Pārāk liela projekta vadības komanda

• Cilvēkresursu kapacitāte

• Nepareiza aktivitāšu plānošana

• Neskaidri definēti uzdevumi

• Nepietiekama informācijas apmaiņa


47

Personāla riski

• riski attiecas uz projekta īstenošanā

iesaistīto personālu

• nepietiekamas zināšanas vai prasmes

• personāla mainība,

• cilvēkresursu nepietiekamība institūcijā

• cilvēkresursu neefektīvs sadalījums, lai

veiktu projektā paredzētās aktivitātes


48

Finanšu riski

• riski, kas saistīti ar finanšu instrumentiem

• priekšfinansējuma trūkums

• tirgus cenu nepārzināšana

• nepareizi saplānota finanšu plūsma

• inflācija

• plānoto izmaksu atšķirība no reālajām


49

• Resursu nepietiekamība jeb izmaksu

pārsniegšana

• Resursu nepareizs izlietojums

• Speciālistu neatbilstoša izglītība

• Sadarbības partneri neizpilda saistības

• Nav pieprasījuma, līdz ar to projekts zaudē

aktualitāti

Saimnieciskie riski


50

• Iekārtu bojājums/ kvalitāte

• Speciālistu trūkums un zināšanas

• Neatbilstošas kvalitātes izejvielas

• Ražošanas risks, izejvielas neder

uzstādītajai iekārtai

• Darba drošība

Tehniskie riski


51

Sociālie riski

• Veselība

• Konflikti starp projektā iesaistītajām

personām

• Projektā neiesaistīto personu viedoklis,

iebildumi pret projektu

• Attiecības ar “zaļajiem” – ietekme uz vidi

• Sabiedrības attieksme

• Nepareiza projekta organizācija

• Nepareizi izraudzīti speciālisti


52

Politiskie riski

• Valsts likumdošana un izmaiņas tajā

• Valsts drošība

• Politiskā nestabilitāte

• Politiskais lobijs


53

Juridiskie riski

• spēkā esošo normatīvo aktu prasību

neievērošanu;

• līgumsaistību neievērošana

• citi juridiskie aspekti

– nepareiza iepirkuma procedūras veikšana

– pārsūdzības

– tiesvedība


54

Risku prioritēšana

• Identificētos riskus sakārto prioritārā secībā

– Pēc risku iestāšanās iespējamības

– Pēc riska ietekmes uz projektu / organizāciju

• Atlasa turpmākai analīzei nozīmīgākos

riskus


55


56

Analīze & novērtēšana

• Analizē risku rašanās iemeslus

– izvērtē risku cēloņus

– izvērtē risku savstarpējās sakarības

– vai risku sekas izraisīs citu risku iestāšanos


57


• Novērtē riska iestāšanās varbūtību un sekas.

– katram riskam piešķir riska līmeni, ņemot vērā:

– riska iestāšanās varbūtību

– sekas riska iestāšanās gadījumā

• Varbūtība – iespējamais riska iestāšanās biežums projekta īstenošanas laikā vai noteiktā laika periodā;


58


• Sekas – riska seku ietekme uz projekta

īstenošanu kopumā, finanšu un cilvēku

resursiem, plānotajām aktivitātēm un

citiem projektam raksturīgiem faktoriem.

• Novērtējot sekas, ir jādomā par projekta

gaitu kopumā.

• Risku analīzi un līmeņa noteikšanu

dokumentē.


59


• Riska līmeņa noteikšanas 3 x 3 matrica


60

Rīcība

• Pasākumu plāns

• Rīcība atbilstoši pasākumu plānam

• Riski periodiski jāpārskata

• Sekošana, rezultātu analīze

Documents

Projektu vadīšana - Iecava...Projektu raksturojoši faktori • Projekti atšķiras no ikdienas darba • Projektu nolūks ir panākt izmaiņas • Projektiem ir noteikts laika rāmis,