PROJET PILOTE DE CONTRÔLE INTERNE · Le référentiel COSO(1) définit le contrôle interne comme « un processus mis en œuvrepar les dirigeants et le personnel d'une organisation

PROJET PILOTE DE CONTRÔLE INTERNE Au Ministère de l’Agriculture des Ressources

Hydrauliques et de la Pêche (MARHP)

République Tunisienne

21 Février 2017

Présentée par: Imen BACHARI Epse [email protected]

« Le gestionnaire public entre les exigences de l’efficacité et les craintes des

fautes de gestion »Colloque annuel des hauts cadre de contrôle

administratif et financier21 , 22 février 2017

Imen BACHARI Ep HEDHILIDirectrice à Unité GBO [email protected]

Le référentiel COSO(1) définit le contrôle

interne comme « un processus mis en

œuvre par les dirigeants et le personnel

d'une organisation destiné à fournir une

assurance raisonnable quant à la

réalisation de ses objectifs.

Définition du système de contrôle interneIntroduction

GESTION DU BUDGET PAR OBGECTIFS.

[1] Committee of sponsoring organizations of the Treadway Commission

Objectifs du CI

le respect des lois,

règlementation,

la protection du patrimoine

la fiabilité et l’intégrité des informations financières et

opérationnelles

l’efficacité et l’efficience des

opérations

Objectifs du CIIntroduction

GESTION DU BUDGET PAR OBGECTIFS.

Composantes du contrôle interne

Le contrôle interne comporte cinq composantes (COSO):

l'environnement de contrôle

l'évaluation et la maîtrise des risques

les activités de contrôle

l'information et la communication

le pilotage.

Introduction

GESTION DU BUDGET PAR OBGECTIFS


Introduction:

Projet Pilote de contrôle interne au MARHP

Initiation et mise en place d’un système de contrôle interne du processus de paye

Ce projet peut s’étendre à unpérimètre plus large (autresministères, autres catégoriesde dépenses..)

Suite à L’évaluation du système de contrôle, d’audit et de la gestion des risques en Tunisie

Une recommandation forte de l’OCDE :

«la nécessité du développement d’un système de contrôleinterne et de gestion des risques au sein de l’administration etdes institutions publiques tunisiennes.»

OCDE et appui à la mise en place d’un S/CI

Plan

1. Méthodologie & Démarche

2. Résultats & Enseignements

3. Recommandations


Démarche exhaustive:

Diagnostic

Amélioration continue

Mettre en place l’organisation

Réaliser un retour d’expérience

Projet rapide

Périmètre limité

Analyse et benchmark selon la méthode d’apprentissage mutuelle

7

1.1 Les objectifs du projet


Pro

gra

mm

es

(Po

litiqu

es

Secto

rielle

s)

So

us p

rogra

mm

es

Mission Agriculture

P1 : Production agricole, qualité

et sécurité sanitaire des

produits agricoles et alimentaires

1.1: Production agricole

1.2: Santé animale et contrôle vétérinaire

1.3: Protection et contrôle des produits

agricoles

P2: Pêche et aquaculture

2.1: Pêche

2.2: Aquaculture

P3: Eaux

3.1: Ressources eneaux

3.2: Barrages

et grands travaux hydrauliques

3.3: Génie rural

et exploitation des eaux

P4: Forêts et aménagement

des terres agricoles

4.1: Forêts et parcours

4.2: Aménagement et protection des terres agricoles

P5: Enseignement

supérieur, recherche,

vulgarisation et formation agricoles

5.1: Enseignement supérieur agricole

5.2: Recherche agricole

5.3: Traitement de l’information scientifique

5.4: Formation professionnelle

agricole

5.5: Vulgarisation agricole

P6: Pilotage et

appui

6.1: Tutelle, appui et suivi

6.2: Etudes et systèmes

d’information

1.2 - Cartographie du Ministère

LA DIRECTION GENERALE DES SERVICES

ADMINISTRATIFS ET FINANCIERS

La direction des affaires

administratives

La S/D du

personnel

fonctionnaire

La S/D du

personnel

ouvrier

La S/D de la

formation et

des études

Le service

social

La direction des services

financiers

La S/D de

l'ordonnan-

cement

La S/D du

budget et de

la

comptabilité

La direction des

bâtiments et de

l'équipement

La S/D de la

tutelle

financière des

établissement

s publics

Le

secrétariat

permanent

de la

commission

département

ale des

marchés

publics

1.3 Périmètre du projet


Système d’information

Agriculture:

- DAAF - U GBO- Inspection générale

Centre Nationale

d’informatique :Système INSAF

Contrôle des Dépenses Publiques

1.4- Acteurs du projet

un comité de pilotage & un groupe de travail


Découpage du processus de la paye en 5 sous-processus

Chaque sous-processus doit suivre 5 étapes

Des livrables à produire pour chaque sous-processus et à chaque étape

1.5- Méthodologie suivie pour le projet


Processus de la paye

SP 1 : Gestion des

données individuelles

SP 2 :Gestion desdonnées debase

SP 3 :Traitement etédition de lapaye

SP4 :Engagement,liquidationordonnancement

SP5:Paiement

Découpage du processus de la paye


1.6 - Démarche entreprise


Description des sous- processus

Analyse des sous-processus

Description des contrôles clés

Supervision des contrôles clés

Evaluation du processus et plan d’action

Etape 1

• Fiches / Environnement général

• Fiches de description des sous- processus

Etape 2• Référentiel des risques et des contrôles

Etape 3• Fiches de description des contrôles

Etape 4• Fiches de tests des contrôles clés

Etape 5• Plan d’action

1.6- Les livrables

Plan



3. Recommandations


2.1- Résultats

Un projet déroulé de bout en bout:Sur 3 sous-processus (1, 3 et 4) les 5 étapes prévues ont été

réalisées, avec le formalisme prévu.

Des délais tenus Les délais prévus pour le projet et pour chacune des phases

ont bien été tenus. L’objectif initial était ambitieux (6 mois).

Un retour d’expérience réaliséLe fait d’avoir mené le projet dans sa totalité, sur un

processus significatif, commun à d’autres ministères, a

permis de réaliser un retour d’expérience sur une démarche

complète.


Désignation d’une équipe permanente

chargée du suivi de la mise en œuvre des plans

d’action afin d’assurer la pérennité et la mise en

place du contrôle interne au niveau de tout le

ministère de l’Agriculture.

Extension de la démarche: Elargir la

démarche en visant d’autres types de dépenses

en s'inspirant de l’expérience réussie du projet

pilote

2.1- Résultats


2.2- Enseignements

Appropriation de la démarche et des outils:L’autonomie laissée au groupe de travail a permis de

constituer un groupe motivé et intéressé par le projet.

Méthodologie simple et pragmatiqueLa simplicité de la démarche a permis au groupe de travail de

comprendre rapidement chaque étape et le fonctionnement

des livrables

Rythme de travail soutenuLes travaux ont été organisés suivant un rythme soutenu et

régulier, pour éviter toute démobilisation en cours de projet.

Implication des acteursComité de pilotage et groupe de travail


FORCES

Réussite pour 3 des 5 sous-

processus

Bonne appropriation de la démarche

Fonctionnement efficace du groupe

de travail

Support du ministre et de l’ UGBO

FAIBLESSES

Peu de résultats sur 2 sous-

processus plus larges, hors ministère

de l’agriculture

OPPORTUNITES

Intérêt suscité par la démarche

Initiatives des participants

Liens avec la performance des

programmes (politiques publiques )

RISQUES

Difficulté à gérer des projets

transversaux

Absence de responsable et de cadre

officiel

Fonctionnement en mode projet pas

pérenne


Plan



3. Recommandations


Le contrôle interne : Un outil pour la bonne gestion

CI ne constitue pas une fin en soi mais un moyen d’arriver à ses fins.

CI n’est pas simplement l’établissement d’un ensemble de manuels de

procédures et de méthodes : c’est l’exécution par chaque acteur, à tous

les niveaux de la hiérarchie, de ses activités selon des procédures et

méthodes conçues pour en permettre la maîtrise.

CI ne donne qu’une assurance raisonnable et non une garantie absolue

de l’atteinte des objectifs ( Exemple: les dispositifs de contrôle interne ne

visent pas à empêcher la survenance de la pluie (= un risque) mais à ce

que chaque acteur soit équipé d’un parapluie (= moyen de limiter

l’exposition de son activité à ce risque).

CI ne constitue pas une charge de travail supplémentaire : il consiste à

accomplir ses activités dans le cadre d’une organisation et de procédures

et méthodes conçues pour en assurer au mieux la maîtrise.

4- Recommandations


Un bon système de contrôle interne contribue à protéger le

patrimoine de l’organisation de la perte de valeur occasionnée par

le gaspillage, les abus, la mauvaise gestion, les erreurs, la fraude et

les irrégularités

Les entités publiques sont tenues de mettre en place des

systèmes d’évaluation internes servant à rendre compte des

résultats de leurs actions, de l’utilisation des ressources qui leur ont

été confiées, et des résultats obtenus par rapport à l’atteinte de leurs

objectifs. Ces informations sont publiées dans des rapports tel que

les rapports annuels de performance

Le système de contrôle interne permet de s’assurer du respect

des lois et des réglementation en vigueur, en effet, dans les

organisations publiques, des lois et des réglementations régissent

les recettes et les dépenses publiques, et en déterminent les

modalités.

4- Recommandations


Appuyer la modernisation des contrôles :

Le développement d’un contrôle interne reposant sur une

analyse des risques, à partir d’une revue des processus

budgétaires, des types de dépenses et des outils, pouvant

affecter l’atteinte des objectifs des politiques publiques

Le développement du contrôle hiérarchisé des dépenses:

contrôles plus ciblés qui conduit à recentrer les contrôles sur

les dépenses qui présentent les risques et les enjeux les plus

importants.

Mise en place d'un système d'audit interne moderne,

conforme aux standards internationaux

4- Recommandations



Merci pour votre attention

Description de l’Environnement des Sous processus

I. Objectifs du processus

Assurer la rémunération (salaire , prime de rendement …….) du personnel du ministère de l'Agriculture

conformément à la réglementation en vigueur

Payer tous les agents

Uniquement les agents ayant droit

Les sommes dues

Dans les délais

Avec les bonnes imputations budgétaires et comptables

II. Enjeux et chiffres clefs

Textes règlementaires régissants le contrôle de la masse salariale : 10

Statuts particuliers : 45

Nombre de grades : 125

Nombre d'indemnités de salaire : 125

III. Effectifs et budget utilisés

Effectifs dédiés à la paie : 16

IV. Système utilisé

INSAF , manuel

V. Principaux incidents et difficultés

Le suivi des actes administratifs manuels

le retard au niveau de l'envoi des actes administratifs ayant un impact financier (DAAF/AVFA/IRESA)

le problème de la mise fin par le système INSAF de la pèriode des :

Contrats à 1/5 du temps

Contrats à demi temps

Actes de la détachement

Actes de nomination dans le cadre des unités de gestion par objectif.

Emplois fonctionnels dans le cadre de L'enseignement supérieur agricole et de recherche scientifique

Emplois fonctionnels dans le cadre de la formation professionnelleFiches de mise à jour de salaire

Gestion Budgétaire par Objectifs

Fiche de description

Description de l'étape Responsable Délai Système

1Réception des actes administratifs, des demandes des salariés et des ayant

droit (CNRPS, Syndicats, Mutuelles; Ordre des Ingénieurs et Assurances)Bureau d'ordre financier Le long du mois Manuel

2Enregistrement de tous les actes et les demandes parvenues sur un état de

suiviResponsable Contrôle Interne Le long du mois Excel

3 Préparation des rappels engendrés par les actes administratifs Les agents de la paie Avant le 10 du mois Manuel

4Saisie et édition sur INSAF des rappels manuels, changements et

domiciliation de compte, et des retenuesResponsable bureau Avant le 10 du mois INSAF

5 Signature des documents éditésResponsable

ordonnancementAvant le 10 du mois Manuel

6Validation des rappels, changements et domiciliations de compte, et des

retenuesResponsable de la paie Avant le 10 du mois INSAF

7 Vérification des dossiers des installations Responsable de la paie Avant le 10 du mois INSAF

8 Enregistrement des installations sur un état de suivi Responsable Contrôle Interne Le long du mois Excel

9 Validation des installationsResponsable

ordonnancementAvant le 10 du mois INSAF

10Elaboration et édition des états de suppression des rappels s'il y a lieu

(Contractuels, recrutement des candidats internes, ….)Responsable bureau Avant le 10 du mois INSAF

11 Signature des états de suppressionResponsable


12 Validation des suppressions des rappels Responsable de la paie Avant le 10 du mois INSAF

13 Consultation de l'état des mises à jours du mois Responsable de la paie Avant le 10 du mois Manuel

14Saisie et modification des éléments de salaire, des rappels et des retenues

des cas spéciaux pour le mois nResponsable bureau Avant le 10 du mois INSAF

15 Signature des états de salaires des cas spécifiquesResponsable


16 Validation des états de salaires des cas spécifiquesResponsable

ordonnancementAvant le 10 du mois INSAF

*CCP1 CONTRÔLE CLE N°1 : Contrôle du dossier, de la fiche de travail et de

l'acte administratif STRUCTURE Ministère de l'agriculture des ressources hydrauliques et de la pêche /

Sites concernés Tous les sites

Sous-processus Paye

Objectif de contrôle Assurer la fiabilité des données

Date de validation

Validation par Supérieur hiérarchique + Fonctionnel (méthode)

OBJECTIFS DE CONTRÔLE

RISQUE Saisie non adéquate des données des actes

CATEGORIE Risque opérationnel

Questions d'évaluation : Comment est-on sûr que les données individuelles saisies sont correctes ?

DESCRIPTION DU CONTRÔLE

Description Le chef de l'administration vérifie qu'il y a toutes les pièces au dossier, en signant la

fiche de travail. Puis, il s'assure que les actes administratifs saisis dans INSAF sont

conformes à la fiche de travail.

Manuel / système Manuel

FREQUENCE A l’occasion de chaque opération (élaboration de la fiche de travail, acte administratif,,,)

DOCUMENTS SUPPORT Pièces justificatives, fiche de travail, actes édités

Preuve du contrôle Actes édités, signés et pointés à la fiche de travail ; fiche de travail pointée et signée

Préventif/détectif Préventif

PROCEDURE ( oui/non) Non

REALISE PAR Le chef de l'administration ou le responsable ayant une délégation de signature

EVALUATION DU CONTRÔLEContrôle correctement conçu Contrôle correctement conçu

FICHE DE CONTROLE

N° Test Min - F Min - OCRDA

Bizerte

CRDA

Ben

Arous

CRDA

Ariana

CRDA

Manoub

a

CRDA

Nabeul

CRDA

Beja

CRDA

JendoubaMise œuvre

1 2 4 2 2 1 2 2 3 3 2

2 4 4 4 3 4 4 3 4

3 4 3 3 3 3 3 3

4 4 2 3 3 3 3 3 3

5 4 3 4 4 4

6 4 4 2 4 4 4

7 3 3 3 2 1 3 3

8 4 4 2 1 1 1 1 1

9 4 3 3 3 3 3

10 3 4 4 2 3 3

Mode d'emploi :

Indiquer les dates de test prévues

Pour les tests réalisés, indiquer l'évaluation.

Utiliser l'échelle de 1 à 4 suivante :

Evaluation

1 Contrôle pas en place

2 Exceptions importantes

3 Exceptions mineures

4 Contrôle mis en place

PLAN DE TESTS

N°

Risque ConséquenceNiveau de

maîtrise

1 Données manquantes ou pas à jour Paiement de salaires indus insuffisant

2 Données erronées Erreurs sur la paye satisfaisant

3 Doublons, paiement d’agents fictifs Paiement de salaires indus satisfaisant

4 Erreurs sur la Paie dû à INSAF Octroi ou suppression d’indemnités indues satisfaisant

5 Retards dans l’exécution des tâches Retards de paiement satisfaisant

6 Défaillance du Système d’Information Retards de paiement Non évalué

7 Perte des pièces justificatives Absence de traçabilité des dépenses Perfectible

8 Ne pas enregistrer toutes les informations Paiement de salaires indus satisfaisant

9 Défaut de crédits délégués Retards de paiement Perfectible

10 Indisponibilité du réseau interne Retards dans l’exécution des tâches Perfectible

11 Indisponibilité du système de paiement Retards de paiement Non évalué

Evaluation de la maîtrise des principaux risques


3 des 5 sous-processus ont été évalués. Les 3 risques insuffisamment maîtrisés touchent les 3 sous-processus, ils ne

sont pas dus à des défaillances de contrôle, mais plutôt à des défauts de

logistiques qu’on peut surmonter moyennant l’adoption des plans d’action

proposés

Evaluation de la maîtrise des sous-processus.


Plan d’action (1/4)

Objets Action Responsable Délai

GENERALISATION DES FICHES DE TRAVAIL

Arabiser et actualiser les modèles des fiches de travail

actuellesD/admitif

central30/4/2016

Diffuser par circulaire, les modèles de fiches de travail DG DAAF 05/4/2016

Faire des visites périodiques aux CRDA et services

concernés pour s'assurer de l'adoption de ce modèle

Directeur

administratif

central1 fois par

trimestre

Mettre à jour systématiquement les modèles des fiches à

chaque modification des procédures administratives ou

des procédures sur INSAF

D/admitif

central

1 mois

après

chaque

modification

GENERALISATION DE LA FICHE INDIVIDUELLE DE POSITION

Diffuser par Circulaire, le modèle officiel de la fiche de

position.DG DAAF 18/5/2016

Former tous les agents concernés par la tenue de la fiche

de position.Responsable

Paie centrale18/05/2016

Mettre à la disposition du service de la paie le personnel

nécessaire (500 Fiches par agent)DG DAAF

au cours de

l'année

2017

Demande auprès du CNI pour l'automatisation de la fiche

de position DG DAAF Début Avril

GENERALISATION DES MODELES DES LISTES MANUELLES POUR L'ORDONNANCEMENT DE LA PAIE

Arabiser tous les modèles : La liste des actes non

parvenus, la liste des rappels à supprimer et la liste des

rappels à servir par l'ordonnateur.

Resp/Ordonna

ncement31/03/2016

Diffuser par circulaire, les modèles des listes manuelles à

adopter pour l'ordonnancement de la paie. DG DAAF

18/05/2016

Faire des visites périodiques aux CRDA et services

concernés pour s'assurer de l'adoption de ce modèleResp/Ordonna

ncement

1 fois par

trimestre



LA TENUE D'UNE FICHE MANUELLE DE MISE A JOUR POUR LES CAS SPECIAUX

Arabiser le modèle de la fiche manuelle de MAJ des salaires des cas

spéciaux.

Responsable

Ordonnancement

30/04/2016

Diffuser par circulaire, le modèle manuelle à adopter pour la MAJ des

salaires des cas spéciaux.

DG DAAF 18/05/2016

Faire des visites périodiques aux CRDA et services concernés pour

s'assurer de l'adoption de ce modèle

Responsable

Ordonnancement1 fois par

trimestre

VALORISER L'APPLICATION FERYEL POUR LE SUIVI DES CREDITS DES SALAIRES

Installer l'application FERYEL dans tous les CRDA et les Services, et

former tous les utilisateurs

Responsable

Comptabilitémai

Diffuser par circulaire; des instructions pour obliger les CRDA à

adopter les états de suivi des crédits de l'application FERYEL et à les

envoyer mensuellement par email.

DG DAAF 31/05/2016

LA REMONTEE DE L'INFORMATION A TEMPS AUX SERVICES ADMINISTRATIFS

Emettre par circulaire, des instructions pour l'envoie au service

administratif central d'un état de présence mensuelle avant le 04 du

chaque mois.

DG DAAF 31/05/2016

Instaurer un réseau intranet pour le contrôle de présence lié aux

systèmes de pointage

DG DAAF 2ème

semestre

2016

Déléguer la gestion de la paie à l'IRESA qui représente le site à haut

risque au niveau de la remontée de l'information à partir de leurs

établissements rattachés et qui sont répartis sur tout le territoire

tunisien

DG DAAF + DG

Affaires Foncières

et Législatives

01/01/2017

Modifier du décret d'organisation de l'AVFA pour lui permettre de gérer

ses crédits de salaires.

DG AVFA 01/01/2017

Déléguer la gestion de la paie au CRDA TUNIS DG DAAF 01/01/2017

Former les agents chargés de suivi de la paie au niveau de CRDA

Tunis, IRESA et AVFA.

Responsable paie

central05/01/2016



NUMERISATION ET ARCHIVAGE DES ACTES ET DES JUSTIFICATIFS DE LA PAIE

Equiper les services administratifs et financiers au niveau

central et régional d'un nombre suffisant de scanners pour

numériser toutes les pièces de la Paie

DG DAAF2ème

semestre

2016

Acquérir une application spécifique pour la gestion de

l'archive aux profits des services centraux et des CRDADG DAAF

1er

semestre

2017

Former les agents concernés par la numérisation des

documents.DG DAAF

1er

semestre

2017

GESTION DES ALERTES SUR INSAF

Formuler une demande auprès du CNI pour mettre en

place au niveau de l'application INSAF d'un système

d'alerte pour tous les actes non validés après 24 heures de

la date la plus récente (date d'effet, date d'élaboration)

DG DAAF 30/4/2016

Formuler une demande auprès du CNI pour suspendre

automatiquement et à terme tous agents occupant des

postes pour une période déterminée.

DG DAAF30/4/201

6

DEFAILLANCES DU RESEAU INTERNE

Maintenance des ports de connexions existants et

renforcement de la capacité du switcher au niveau de la

DAAF pour pouvoir augmenter le nombre de port au

niveau réseau informatique interne.

DAAF et

DGOMI1/1/2017

Instaurer un système de verrouillage empêchant tout

utilisateur d'accéder aux paramètres de connexion au

réseau

DGOMI 1/1/2017



PRISE EN CHARGE DES ACTES MANUELS PAR INSAF

Formuler une demande auprès du CNI pour mettre e

place au niveau de l'application INSAF de nouvelles

procédures permettant la prise en charge de tous les

types d'actes pour harmoniser les formats (textes

réglementaires de référence) et des contenus (les

informations obligatoires à saisir) en plus de l'acquis

principal qu'est la traçabilité de tous les actes sur INSAF.DG DAAF 30/4/2016

Exemple :

* Arrêté pour continuer à bénéficier des indemnités de

fonction dans le cas de mutation ou de fin de la validité

des unités de gestion par objectifs

* Arrêté de régularisation de situation pour les agents qui

ne sont en position d'activité avec le ministère

unification des procédures de la prime de rendement

Diffuser une note circulaire rappelant les textes et les

procédures régissant l'octroi de la prime de rendement

Resp/Ordon

31/3/2016

Une réunion avec les agents de la prime des CRDA et

les services concernés pour présenter les bonnes

pratiques 18/5/2016

Faire des visites périodiques à tous les CRDA et les

services concernés pour s'assurer de l'adoption de ces

bonnes pratiques1 fois par

trimestre

Documents

PROJET PILOTE DE CONTRÔLE INTERNE · Le référentiel COSO(1) définit le contrôle interne comme « un processus mis en œuvrepar les dirigeants et le personnel d'une organisation