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ProjetoProjetoProjetoProjeto

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Grupo 1 - Turma 1 - Inova Gestão Sergio Ferreira de Souza - SPST Rafael Reimberg - SPPA Miriã Romano - SPVP Lúcia Maria Amorim - SPCT Débora Rosana da Silva - SPCS Cláudio de Melo - SPPE Armando Fabrício Ghini Jorge – SPSÉ

Nossos agradecimentos:

A valiosa contribuição dos profissionais da Fundap, pelo conteúdo apresentado

em sala de aula, nos diversos temas, mesmo que em tempo mínimo, os quais

assinalamos. Marilda, Vânia, Pepe, Veruska, Gabriela, Sergio, Álvaro, Bruno,

Fernando, Cristiane, Karina, Laura e demais colaboradores que implementaram a

grade curricular.

Ao Senhor Prefeito, Eng. Gilberto Kassab, que possui a visão da inovação e

transparência como política de Governo.

Ao Secretário de Gestão, Sr. Rodrigo Garcia, pela viabilização e por ter

proporcionado momentos de novos conhecimentos e porque não dizer: pela grata

satisfação de conhecer e reconhecer nos novos amigos que fizemos servidores

com muita vontade de levantar a bandeira da ética e da qualidade na coisa

pública.

Aos Srs. Subprefeitos que nos indicaram e dispuseram de nossos serviços, que

não são poucos, embora sejamos poucos, para agregar novos conhecimentos

que, com certeza, multiplicaremos em nosso ambiente de trabalho.

Aos nossos colegas de turma que tanto colaboraram com as trocas de

experiências adquiridas durante anos de serviço público.

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ÍNDICE

Agradecimentos............................................................ 02

Descrição do Projeto..................................................... 04

Contexto......................................................................... 05

Análise Swot.................................................................. 08

Árvore de Problemas.................................................... 09

Árvore de Objetivos...................................................... 10

Seleção do Projeto........................................................ 11

Detalhamento do Projeto.............................................. 12

Cronograma Executivo................................................. 17

Recursos Necessários.................................................. 18

Stakeholders.................................................................. 19

Monitoramento e Indicadores...................................... 20

Anexo:

Pesquisa de nº de funcionários x escolaridade da SMSP

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Breve Descrição do Projeto

Criar rede social entre funcionários de cada uma das 31 Subprefeituras e da

Secretaria Municipal de Coordenação das Subprefeituras, através de canais de

comunicação efetivos e funcionais, com a participação de seus gestores maiores,

os Subprefeitos e o Secretário, com o objetivo de promover a circulação de

informações e conhecimento com transparência e efetividade.

O projeto tem como objetivo criar um novo espaço para compartilhamento de

experiências, informações, idéias, de forma participativa e colaborativa, em um

universo de mais de 10.400 servidores da administração das Subprefeituras.

A participação dos funcionários dar-se-á através de uma plataforma operacional

interativa e intuitiva.

Na rede social o funcionário/servidor assume papel de protagonista da rede,

gerando conteúdo de forma autônoma.

O projeto viabiliza-se pelo baixo custo de implantação onde propomos a utilização

das ferramentas sociais da Web 2.0 já disponíveis, sendo utilizadas por diversas

organizações no mundo..

Público alvo: Funcionários das Subprefeituras.

Total: 10.430 funcionários (fonte: SGM).

Área: Município de São Paulo.

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Contexto

Em sala de aula e nas dependências das subprefeituras constatamos que os

funcionários, em todos os níveis, não estão totalmente inteirados dos serviços

prestados e executados por sua subprefeitura, a não ser por canais como: jornais

de grande circulação e de bairro, e-mail corporativo, jornal mural e outras

ferramentas geradas pelo portal da PMSP, este pouco intuitivo.

Um item importante que notamos é a falha na comunicação dos principais

gestores com seus colaboradores, em todos os níveis.

Com base nesse contexto é que propomos um veículo de comunicação atual e de

baixo custo.

Não temos como negar o impacto que a rede global de computadores, a internet,

tem exercido sobre a sociedade. Movimentos sociais, comportamento humano e

até a linguagem utilizada pelos usuários no ambiente da web tem gerado

profundas mudanças em nosso cotidiano.

Entendemos que não existam mais fronteiras e barreiras após a inserção da WEB

2.0 e suas ferramentas sociais.

Deve-se ainda realizar um exercício de pensamento ao voltarmos no tempo e imaginarmos que há apenas sete anos não existiam Orkut e Facebook, entre outros sites de relacionamentos, utilizados por milhões de pessoas no mundo. Pergunta-se: será que nossos filhos e netos viveriam hoje sem essas ferramentas? A facilidade de propagação de informações geradas pela conectividade é um

fenômeno irreversível, portanto a sociedade tende a mudar cada vez mais e mais

rápida por conta desse movimento.

A governança é importante para criar regras de utilização e estratégia visando o

aumento da capilaridade, evitando-se os gargalos de informação.

Em especial nas intuições públicas, revela-se a importância de aprender de forma

colaborativa e participativa através de servidores das diversas hierarquias.

Hoje a transmissão de trabalho e de outras atividades é feita de maneira

verticalizada. Pesquisas efetuadas medem necessidades de mudanças culturais e

organizacionais.

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Uma vez que o fenômeno de interação e troca de informações na sociedade só

tende a aumentar, cabe às instituições e organizações públicas fazer uso racional

de ferramentas de comunicação, utilizando-se deste ambiente para criar estímulo

e promover a troca de conhecimento na mesma forma e conteúdo que a

sociedade.

Os órgãos públicos, cada vez mais deverão se fazer presentes nesse contexto

como forma de contribuir para que consigam estabelecer relacionamentos

estratégicos e salutares com seu público, gerando resultados satisfatórios para as

partes interessadas.

Procura-se então o alinhamento governo e sociedade, neste caso o cidadão

funcionário, pois se a sociedade se organiza em rede, então o órgão público

deverá também se organizar da mesma forma.

Nada será inventado, porém pensamos que possuímos o direito e a necessidade

do uso da inovação e das ferramentas da WEB 2.0, que significa: gente falando

com gente gerando interatividade com competência, disponibilização, atualização,

integridade e segurança nas trocas das informações.

Nas pesquisas de clima realizadas nas subprefeituras, evidencia-se que a falha

na comunicação interna é fator gerador de problemas no desenvolvimento do

trabalho, resultando em baixa qualidade na prestação serviços.

Segue abaixo alguns resultados de pesquisas disponibilizadas e realizadas nos

anos de 2008/2009 de algumas subprefeituras, o que justifica todo o arrazoado

descrito acima:

SP.ST - Comunicação - Média 6,3

27.5% estão satisfeitos totalmente, 72,5%, parcialmente satisfeitos/insatisfeitos e

totalmente insatisfeitos.

Analisando as afirmativas que compõem esse Indicador, constata-se que a

comunicação efetuada pelos colegas e pela chefia é melhor que o sistema interno

de comunicação.

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SP-PE - Comunicação - Média 6,2 24,2 % estão totalmente satisfeitos, 73,8 % estão parcialmente satisfeitos,

insatisfeitos e totalmente insatisfeitos. Analisando as afirmativas que compõem

esse Indicador, constata-se que a comunicação efetuada pelos colegas e pela

chefia é melhor que o sistema interno de comunicação.

SP - CT - Comunicação - Média 6,5 38,89 % estão totalmente satisfeitos, 61,1 % estão parcialmente

satisfeitos,insatisfeitos e totalmente insatisfeitos. Analisando as afirmativas que

compõem esse Indicador, constata-se que a comunicação efetuada pelos colegas

e pela chefia é melhor que o sistema interno de comunicação.

SP-VP - Comunicação - Média 6,5 24,12% estão totalmente satisfeitos, 75,88% estão parcialmente satisfeitos,

insatisfeitos e totalmente insatisfeitos. Analisando as afirmativas que compõem

esse Indicador, constata-se que a comunicação efetuada pelos colegas e pela

chefia é melhor que o sistema interno de comunicação.

SP- SÉ - Sistema de Comunicação Interna 24,12% estão totalmente satisfeitos, 75,82 % estão parcialmente satisfeitos,

insatisfeitos e totalmente insatisfeitos. Analisando as afirmativas que compõem

esse Indicador, constata-se que a comunicação efetuada pelos colegas e pela

chefia é melhor que o sistema interno de comunicação

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ANÁLISE DE RISCOS - MÉTODO SWOT

PONTOS FRACOS OPORTUNIDADESPONTOS FORTES AMEAÇAS

AVALIAÇÃO INTERNA AVALIAÇÃO EXTERNA

MOBILIDADE DALIDERANÇA

ACESSO AINFORMAÇÕES

DESCOBERTA DENOVOS TALENTOS

NECESSIDADE DECAPACITAÇÃO

DIFICULDADE DEIMPLANTAÇÃO DOSPROJETOS INICIAIS

FORÇA DETRABALHO

ANSEIO PORMUDANÇA

EXPERIÊNCIAPROFISSIONAL

DESMOTIVAÇÃO

MOTIVAÇÃO PELAQUALIDADE DE

SERVIÇO

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Árvore de problemas

Será introduzida em folha própria a parte Já esta pronta

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Árvore de Objetivos

Será introduzida em folha própria a parte Já esta pronta

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Seleção do Projeto

A insuficiência de canais de comunicação e interatividade em tempo real entre as

diversas unidades e servidores da PMSP, neste projeto consideradas as 31

Subprefeituras e a própria Secretaria, entendemos prejudicar o aproveitamento

mais eficiente do potencial representado pelo conhecimento acumulado e a

diversidade multidisciplinar dos funcionários da nossa Administração Municipal.

A ação decorre da elaboração de uma árvore de problemas em sala de aula, com

o tema central: Comunicação Corporativa Deficiente nas Subprefeituras.

De uma série de ações que poderiam ser empreendidas, escolhemos para o

equacionamento do problema central a ação da criação de um canal ágil,

moderno e eficaz na interatividade e transparência:

1. Uso da Web 2.0 e de ferramentas sociais gratuitas e de fácil aprendizado, que

são utilizadas no dia a dia pelo cidadão.

2. Uso de Equipamento Net móvel, de manuseio fácil e de custo reduzido.

WEB 2.0: o que traz de novo? Imagine que você precisa reformar o piso da cozinha, mas acha que sua família também deveria dar opinião. Como todos têm diferentes horários na casa e pouco se encontram, você decide escrever um bilhete para cada um, contando o que pretende e pedindo sugestões. No dia seguinte, percebe que deixaram uma pilha de bilhetes para você em res-posta. No entanto, como os outros não conversaram entre si, acabaram dando idéias repetidas, muitas vezes inviáveis. Então, você se dá conta de que seria muito mais fácil pegar uma cartolina branca, colocar no centro o tema da conversa (reforma do piso da cozinha), pendurar na parede da sala e convidar a sua família a deixar todas as sugestões no mesmo lugar. No final de dois dias você não apenas vê que todos participaram e contribuíram para a decisão, como percebe que foi mais produtivo. A web 2.0 estimula essa possibilidade de compartilhar. Com suas possibilidades

interativas e colaborativas, acentua a participação dos usuários na web,

aproveitando a inteligência coletiva para organizar mais eficientemente a rede,

mas, principalmente, elegendo este usuário como o seu principal produtor de

conteúdo.

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É um projeto inovador no âmbito da PMSP, ao propor a criação de uma rede

de canais de comunicação entre diversos atores das subprefeituras, ou seja,

gente falando com gente e com o governo, de forma a permitir que este

intercâmbio de conhecimento, experiências e informações possam ser

compartilhados e apropriados por todos, inclusive pelo governo municipal,

contribuindo assim, para o aperfeiçoamento da máquina administrativa e

melhoria de qualidade dos serviços prestados a sociedade.

Detalhamento do Projeto

Objetivos Específicos: Criação de redes internas de comunicação na SMSP e em cada uma das 31

Subprefeituras e da Secretaria, esta será o 32º site, que é o da iSMSP que será o

site de integração, apresentando o índice do que melhor ocorreu em um período,

nas subprefeituras, seja semanal quinzenal ou mensal, gerando uma competição

saudável entre as subprefeituras, utilizando ambiente Web 2.0, com o seguinte

conteúdo:

- Vídeo institucional de mensagem do gestor maior (secretário e subprefeitos)

dirigido aos funcionários, com freqüência de postagem a critério do gestor.

- Área de postagem institucional de cada uma das coordenadorias e gabinete,

com de acordo com a necessidade, conveniência e oportunidade do tema, a ser

definido pelo gestor de cada área.

- Área de postagem para informações de interesse dos funcionários, como

legislação, cursos, eventos, fotos, vídeos, e links direcionados aos assuntos de

interesse..

- Áreas de postagem de sugestões, idéias, histórias pessoais ou coletivas,

revelação de talentos e outros.

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- Áreas de comunidades: fórum, chat e outras atividades a serem propostos pelos

colaboradores e gestores do projeto.

Algumas ferramentas gratuitas que poderão ser utilizadas Escritório virtual: espaço de trabalho digital.

- Agenda: Google Calendar.

- Mapas: Google Maps.

- Atualizações: Google Alert.

- Aplicações: Google Doc´s e Zoho doc´s.

- Cronograma e gestão de produtos: Ganti Project.

Blog: espaço de publicação de conteúdo:

- Blogger, Terra blog, WordPress, Uol blog.

Criação de Sites:

- Google sites, Yahoo, Geocities, Webs, Wetpaint.

Editor de fotos:

- Flickr, Picasa, Photoscape, Photoshop Express.

Gerenciamento de favoritos.

- Delicious, Simpy, Pagestacker.

- Microblog.

- Twuitter, Jaiku, Yammer.

Compartilhamento de Documentos:

- Textos: Google doc´s, Scrib.

- Fotos: Flicker, Picasa.

- Slides: Slideshare.

- Vídeos: Youtube, Vimeo, Google Vídeos.

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Rede Social:

- Orkut, Myspace, Facebook, Ning, Linkedin

Atividades e Tarefas Fase de Implantação: Definição do Gerente de Projeto - GP:

• Escolha do Gerente do projeto na Secretaria - indicado pelo secretário

SMSP.

Divulgação do projeto:

• Preparar tema para evento de divulgação do projeto, tratando-se de

palestra sobre gestão do conhecimento e web 2.0 pelo GP.

• Definir palestrante, tratando-se de figura de notório saber na área da

gestão do conhecimento - GP.

• Contratar palestrante – GP.

• Definir data do evento - Secretário SMSP.

• Convidar os 31 subprefeitos para o evento de apresentação do projeto -

Secretário SMSP.

• Realizar o evento - GP.

Definir Gerentes de Projeto (GPSP) nas Subprefeituras:

• Escolha do gerente - Subprefeito.

• Encaminhar nome do gerente à SMSP - Subprefeito.

Criação de comitê provisório para implantação do projeto:

• Criar comitê de implantação formado pelo gerente de SMSP (GP) e

gerentes das subprefeituras (GPSP) - Secretário.

• Escolher webmaster para auxiliar comitê de implantação - GP.

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Definição de ferramentas sociais a serem empregadas:

• Agendar reunião do comitê de implantação - GP.

• Convidar gerentes das subprefeituras para reunião - GP.

• Convocar webmaster para reunião - GP.

• Reunir comitê para definir ferramentas sociais, hospedagem e manutenção

das redes - Gerentes e Webmaster.

Criação de comitês editoriais nas 31 Subprefeituras e SMSP:

• Criar comitê composto pelo gerente, Secretário, Subprefeitos, Chefes de

Gabinete e Coordenadores.

• Definir manual de ética para utilização da rede - comitê editorial

Definição dos Gestores de Conteúdo - GC:

• Escolher gestores de conteúdo representantes de cada uma das unidades.

- Subprefeitos, Coordenadores e chefias das unidades.

Capacitação:

• Realizar treinamentos/Oficinas em operação de web 2.0 para os gestores

de conteúdo – SUGESP + Informática..

• Realizar treinamentos básicos/Oficinas em web 2.0 para funcionários

usuários e colaboradores – SUGESP + Informática.

Desenvolver a página da rede:

• Indicar webdesigner para elaboração do site - GPSP

• Layout do site - webdesigner e comitê editorial.

Adequar equipamentos:

• Levantar situação dos equipamentos existentes - informática.

• Dimensionar necessidades de atualização de hardware - informática.

• Adquirir hardware - Subprefeito/Informática/Suprimentos.

• Instalação do hardware necessário a operação da rede - Informática.

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Implantar a rede:

• Implantar a rede - GPSP e Webdesigner.

Divulgar a rede:

• Preparar evento de lançamento da rede, tratando-se de palestra em local a

ser definido pela subprefeitura GP/GPSP.

• Realizar evento de divulgação da rede GP/GPSP.

• Divulgar a rede através dos meios de comunicação disponíveis. –

SUGESP/Assessoria de Comunicação.

Fase de Operação Inserir vídeo institucional do Secretário/Subprefeito:

• Criar vídeo – Secretário/Subprefeito e Assessoria de Imprensa.

• Postar vídeo - Webdesigner.

Inserir informações institucionais:

• Definir informações a serem inseridas - Gestor da Unidade.

• Inserir informações Gestor de Conteúdo.

Inserir informações de interesse funcional:

• Definir informações - SUGESP.

• Inserir informações - Gestor de Conteúdo.

Inserir informações de conteúdo pessoal:

• Alimentar áreas de postagem de conteúdo pessoal – Colaborador.

• Inserir sugestões, idéias, histórias, talentos - Colaborador.

Efetivar conversação:

• Acessar fórum e chat – Funcionários colaboradores.

Monitorar e controlar a utilização da rede:

• Monitorar a utilização - GPSP e Webdesigner.

• Controlar e efetuar a regulação da utilização - Comitê editorial.

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Cronograma Executivo

Programa

FundapEgap Fundação do Desenvolvimento AdministrativoFundação do Desenvolvimento AdministrativoFundação do Desenvolvimento AdministrativoFundação do Desenvolvimento Administrativo

DETALHAMENTO DA IMPLANTAÇÃO DO PROJETO

180TOTAL

SubprefeiturasDivulgar a rede

SubprefeiturasImplantar a rede

SubprefeiturasDesenvolver a página da rede

SubprefeiturasAdequar equipamentos

60

SubprefeiturasCapacitar Gestores de Conteúdo

SubprefeitosDefinir gestores de conteúdo30

SubprefeitosCriar comitês editoriais

Comitê ProvisórioDefinir ferramentas sociais

SMSPCriar comitê provisório de implantação formado pelos gerentes 45

SMSPContratação do WebMaster por 60 dias

15SubprefeitosDefinir os gerentes do projeto GPSP's e Webdesigner

15GerenteDivulgar o projeto

15SecretárioDefinir o gerente do projeto (SMSP)

PRAZO (DIAS)GOVERNANÇAATIVIDADES

Em horas/homem/funcionários PMSP foi apropriado um custo de R$ 350.000,00.Custo de contratações:- palestrante para palestra de sensibilização: R$ 3.000,00.- webmaster para consultoria no desenvolvimento do site: R$ 20.000,00.- capacitação de gestores de conteúdo e colaboradores: R$ 25.000,00.- adequação de equipamentos para melhoria no desempenho da rede: R$ 100.000,00- Os recursos serão da própria dotação orçamentária da PMSP.

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Recursos Necessários

Recursos Humanos na fase de Implantação: Número de Pessoas para desenvolvimento das informações:

01 Gerente de Projeto

01 Webdesigner

Gestores de Conteúdo:

01 Assessor de comunicação.

02 Estagiários de comunicação.

02 Informática.

03 Coordenadores CPDU/CPO/CAF.

02 Representantes do gabinete

01 Sugesp

01 Praça de atendimento

01 Gestor de Qualidade

Recursos Materiais:

Equipamentos Hardware - usar os microcomputadores das Subprefeituras.

Atualização de Software para uso dos diversos meios de transmissão.

CAMERA DE VIDEO DIGITAL hdtv COM TRIPÉ E ASSESSÓRIOS.

Aquisição de Internet móvel – banda larga 3G

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Recursos Financeiros

Recursos próprios da Prefeitura e parcerias em faculdades setoriais no sentido de

oferecer oficinas em prédios próprios – Ex.: Escola do Servidor Público.

Gerente de Projeto SMSP. R$ 20.000,00

Custo de Webdesigner SMSP: R$ 1.500,00/ mês.

Capacitação dos gestores de conteúdo: R$ 80,00 h/aula.

Divulgação e Capacitação dos colaboradores: R$ 80,00 h/aula.

Campanha de divulgação nas Subprefeituras: R$ 80,00 h/aula.

Capacitação dos usuários: Sugesp prazo 60 dias p/ sub. R$ 80,00/hora professor

sala de 30 alunos.

Aquisição de banda larga móvel para os gerentes de conteúdo e colaboradores,

sendo que os gerentes de conteúdo poderão ficar com o equipamento 24horas

diário e os demais estariam disponibilizados em cada setor da subprefeitura com

finalidade de total independência da rede atual.

O total dos recursos estimados encontram-se na folha 16.

Stakeholders

Comitê Editorial: Secretário SMSP e Assessoria Técnica

Subprefeitos e Assessoria Técnica

Coordenadores

Gerente do Projeto

Estagiários de Comunicação

Gerente da Praça de Atendimento

Webmaster

Webdesigner

Operadores de Informação

Instrutores para capacitação

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Monitoramento do Projeto

Número de acessos.

Número de idéias/sugestões/críticas.

Número de vídeos produzidos.

Número de postagens realizadas.

Ganhos com efetividade nas compras obtidos através de comunidades de prática.

Indicadores Número de acessos por mês por mês.

Número de idéias/sugestões aproveitados pela administração por semestre.

Número de vídeos por semana.

Número de postagens semanal

Redução de gastos: custo de compra atual / compra anterior.

“Você deve ser a mudança que deseja ver no mundo.”

Mahatma Gandhi