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Esta cartilha faz parte do material didático da XXIII Oficina de Planejamento e Projetos da disciplina “Teoria Geral da Administração” do curso de pós graduação “Gestão da Comunicação nas Organizações”, realizado pelo CEUB, em Brasília, DF, nos dias 12, 13, 26 e 27 de setembro de 2014. Professora Bia Simonassi
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GESTão de projetos
M A N U A L B Á S I C O P A R A G E R E N C I A R P R O J E T O S
NA PRÁTICA
Bia Simonassi 2014
Esta car(lha faz parte do material didá(co da XXIII Oficina de Planejamento e Projetos
da disciplina “Teoria Geral da Administração” do curso de pós graduação
“Gestão da Comunicação nas Organizações”, realizado pelo CEUB, em Brasília, DF,
nos dias 12, 13, 26 e 27 de setembro de 2014. Professora Bia Simonassi
CONTEÚDO DESTA CARTILHA 1. Ciclo de Vida dos Projetos 2. Ciclo PDCA e Deming 3. Planejamento de Projetos 4. Sinopse de Projeto 5. Miopia de Obje(vo 6. Relação entre Obje(vo, Produtos e Metas 7. Desenvolvimento de Projetos 8. Plano de Ação e Método 5W2H 9. Acompanhamento Físico de Projetos 10. Situação (status) de Projeto e Gráfico de Ganc 11. Ação Preven(va e Ação Corre(va 12. Encerramento de Projeto
OBJETIVO DA DISCIPLINA
Construir um esquema mental para entender a realidade e a aplicabilidade da Administração e da Gestão de Projetos.
METODOLOGIA
TEORIA ILUSTRADA
EXERCÍCIOS ATIVIDADES DE FIXAÇÃO
TRABALHO FINAL
LEITURA HORIZONTAL
LEITURA VERTICAL
AGENDA DA DISCIPLINA
hcp://issuu.com/treebookgallery/docs
BIBLIOGRAFIA BÁSICA
BIBLIOGRAFIA COMPLEMENTAR
hcp://issuu.com/treebookgallery/docs
Todo projeto nasce, produz resultados previstos e termina, na data marcada.
Cada fase tem suas próprias caracterís(cas e problemas opicos.
As fases do projeto formam um ciclo conhecido como PDCA (Deming).
PDCA é a sigla para planejar, desenvolver, controlar e agir.
O PDCA forma uma espiral posi(va, de baixo para cima, ao se completar.
Esta espiral é uma mola com um força traduzida pela Lei de Hooke.
É esta força orgânica que sustenta a melhoria prome(da no ciclo PDCA.
É este mecanismo que produz a mudança prome(da pelos projetos.
Quando o ciclo PDCA completa um giro, a curva de desempenho sobe.
PDCA
PDCA
A fase de planejamento do projeto termina com a aprovação da sinopse.
A sinopse (project chart) é a cer(dão de nascimento do projeto.
Uma vez aprovada, vira referencial e não pode mais ser alterada.
A sinopse deve ser aprovada, antes da execução do projeto.
É sua aprovação que dá o sinal verde para o desenvolvimento do projeto.
Mas atenção! Depois de aprovada, a sinopse não pode mais ser alterada.
O item mais importante da sinopse é o obje(vo do projeto.
O obje(vo é O QUE o projeto pretende fazer, dito de maneira direta.
É fundamental enxergar direito o que vai ser feito, antes de começar a fazer.
Se o obje(vo não for claro e direto, o projeto pode sofrer de miopia.
Obje(vo míope é indicador de falta de foco e insucesso do projeto.
Se o obje(vo for mal definido, todo o planejamento fica comprome(do.
Obje(vo do projeto Apollo: “levar o Homem à Lua”.
Era uma vez duas tribos que queriam conquistar o espaço sideral...
Uma delas inventou uma super caneta para ser usada pelos astronautas.
A outra manteve o foco e saiu na frente da conquista espacial.
Para a(ngir um obje(vo, portanto, é preciso manter o foco do projeto.
Se houver desvios, o projeto não gera os resultados (produtos) esperados.
Obje(vo mal definido é meio caminho para o fracasso do projeto.
Portanto, o obje(vo SEMPRE começa com um verbo que indica ação:
Criar, lançar, mudar, aperfeiçoar, melhorar, alcançar, descobrir...
Todo obje(vo alcançado produz resultados tangíveis e quan(ficáveis.
Produto é o resultado do esforço do projeto.
É algo mensurável que comprova que aquele obje(vo foi a(ngido.
Para cada produto prome(do, defina, pelo menos, uma meta.
Metas são passos intermediários para se chegar ao des(no final (obje(vo).
ABASTECER EM CRISTALINA, às 10h
ALMOÇAR EM 3 MARIAS, às 13h
JANTAR EM BH, às 20h
ABASTECER EM BARBACENA, às 2h
CHEGAR AO RJ, às 12h DO DIA SEGUINTE
SAIR DE BSB, às 4h
O cumprimento das metas dá uma sensação de aproximação do obje(vo.
Atenção para os pontos crí(cos do planejamento de projetos.
EXERCÍCIO EM GRUPO
MODO DE USAR: 1. Forme grupos de até 4 pessoas. Anote os
nomes dos par(cipantes. 2. Verifique os obje(vos de projetos
propostos a seguir. 3. Defina produtos ou resultados tangíveis que
comprovem que o obje(vo foi a(ngido. 4. Para cada produto, defina, pelo menos,
uma meta. 5. Entregue as respostas do grupo para a
professora, dentro do prazo acordado. 6. Vale 10 pontos.
Lançar o site da organização
1
Lançar o site da organização
Lançar um novo produto
2
Lançar um novo produto
Apresentar o TCC da pós
3
Apresentar o TCC da pós
Concluído o planejamento do projeto, começa seu desenvolvimento.
Executar o projeto significa cumprir as metas, dentro dos prazos.
Você também pode detalhar as metas em um plano de ação 5W2H.
5W2H é a sigla para what, why, who, where, how e how much.
Com a execução, começam também o Controle e a Ação do ciclo PDCA.
Controlar significa medir e comparar com o plano inicial.
Significa verificar se as coisas (metas) estão sendo feitas...
...dentro do escopo (qualidade), dos custos e dos prazos previstos.
PRAZO
ESCOPO
CUSTO
Significa verificar periodicamente os resultados parciais (% das metas)...
...para corrigir os desvios e manter os stakeholders informados.
Agir significa reconhecer um desvio e corrigi-‐lo, a tempo.
A ação pode ser preven(va ou corre(va.
A ação visa recolocar o projeto nos trilhos, conforme planejado.
Para acompanhar o projeto, pode-‐se u(lizar o gráfico de Ganc.
A segunda ferramenta mais importante do gerente de projetos.
Ferramenta é um acessório (tecnologia) que auxilia o Homem.
Existem muitos so{wares para gerenciar projetos.
Mas o principal deles você já tem!
EXERCÍCIO EM GRUPO
MODO DE USAR: Forme grupos de até 4 pessoas. Analise as situações a seguir, conforme modelo. Entregue as resposta do grupo para a professora, dentro do prazo combinado. Vale 10 pontos.
1. Observe o percentual de progresso de cada meta do projeto.
Este percentual é definido com base nas informações prestadas durante o cumprimento das a(vidades que compõem cada meta. Normalmente, usa-‐se 100% para representar as a(vidades concluídas, 0% para as a(vidades não iniciadas e 25, 50 ou 75% para as a(vidades parcialmente concluídas.
2. Preencha as barras do gráfico de Ganc, considerando a data de hoje e os percentuais de progresso das metas.
3. Iden(fique as metas concluídas, adiantadas e atrasadas para propor ações corre(vas e/ou preven(vas.
4. Finalmente, estabeleça o percentual de progresso do projeto e comente sua situação (em andamento, adiantado, atrasado...)
HOJE
M1
M2
M3
M4
M5
M6
FIM INÍCIO
%
100
25
0
75
0
0
PROJETO A EXEMPLO
M1
M2
M3
M4
M5
M6
FIM INÍCIO
%
100
25
0
75
0
0
Atrasada
Não iniciada
Não iniciada
Não iniciada
Adiantada
HOJE
Meta concluída
PROJETO A EXEMPLO
M1
M2
M3
M4
M5
M6
FIM INÍCIO
33
%
100
25
0
75
0
0
O projeto está atrasado!
Atrasada
Não iniciada
Não iniciada
Não iniciada
Adiantada
HOJE
Meta concluída
PROJETO A EXEMPLO
HOJE
M1
M2
M3
M4
M5
FIM INÍCIO
%
50
0
50
75
0
PROJETO B
HOJE
M1
M2
M3
M4
FIM INÍCIO
%
25
25
25
25
M5 25
PROJETO C
M1
M2
M3
M4
FIM INÍCIO
%
50
25
25
25
M5 0
HOJE
PROJETO D
M1
M2
M3
M4
FIM INÍCIO
%
100
100
75
0
M5 0
HOJE
PROJETO E
O projeto termina quando cumpre seu obje(vo e entrega os produtos.
Os clientes devem validar os produtos, caso eles estejam dentro dos padrões.
Os produtos devem estar dentro dos prazos, custos e escopo (qualidade).
Afinal, o projeto existe para atende às necessidades do cliente.
No fim do projeto, a equipe se desfaz e as lições aprendidas são registradas.
Assim, a memória do projeto fica preservada para ocasiões futuras.
O fim do projeto celebra o fim do ciclo de PDCA de melhoria cononua.
O projeto também pode ser paralisado ou cancelado, além de concluído.
Tudo isso afeta o prazo, o custo e o escopo do projeto.
O ideal é encerrar o projeto dentro dos parâmetros planejados.
Para poder comemorar e divulgar o sucesso da empreitada!
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