KEMENTERIAN HUBUNGAN LUAR

BIRO RELASI ASRAMA DAN KAMPUS

Menteri : Akbar Putra (Teknik Perminyakan 2013)Kepala Biro : Sandi Yudha p (Teknik Material 2014)

Pendahuluan :Biro Relasi Asrama dan Kampus (RAK) merupakan bagian dari Kementerian Hubungan Luar. Biro ini bertugas untuk menjalin serta menjaga komunikasi antara Asrama Bumi Ganesha ITB dengan pihak asrama lain dan kampus. Komunikasi dilakukan dengan melalui berbagai media, baik secara langsung maupun tidak langsung, semisalmelalui media elektronik (milis, website BG, facebook, dll).

Sinkronisasi program kerja dengan GBHA:1. Menjalin hubungan yang baik dengan organisasi-organisasi kemahasiswaan di ITB

Program kerja:a. Pesan untuk luarb. Pembuatan infografis KAM Bumi Ganeshac. Bumi Ganesha mengudara d. Diskusi tentang kesosialan bersama PSIK

2. Menjalin hubungan yang baik dengan rektorat ITBProgram kerja:a. Pesan untuk luar

3. Mengusahakan terciptanya kolaborasi antara KAM Bumi Ganesha ITB dengan organisasi-organisasi kemahasiswaan di ITBProgram kerja:

a. Diskusi tentang kesosialan bersama PSIKb. Bumi Ganesha mengudara

4. Membentuk wadah komunikasi antar asrama mahasiswaProgram kerja:a. Pembuatan database asrama mahasiswa lain b. Grup komunikasi asrama mahasiswa Bandung

5. Menyelenggarakan kegiatan yang melibatkan asrama mahasiswa lainProgram kerja:

a. Kunjungan dan silaturahim ke asrama mahasiswa lain b. Pengutusan Perwakilan dalam Acara Insidentalc. Buka bareng asrama mahasiswa

6. Optimalisasi peran ketua lantai terhadap program badan pengurus. Optimalisasi Peran Ketua Lantai

7. Transparansi kegiatan dan keberhasilan BP kepada penghuni dan calon penghuni. Transparansi Kegaiatan dan Keberhasilan BP

8. Pembuatan sistem pengaderan yang terukur dan terkontrolProgram kerja:Pengaderan Maganger

Program Kerja

1. Pesan untuk luar

Latar belakang Asrama Bumi Ganesha ITB memiliki hubungan dengan pihak luar dalam hal ini yaitu pihak kampus ITB. Perlu adanya hubungan antara Asrama Bumi Ganesha dengan pihak tersebut agar hubungan yang terjalin tetap terjaga

Tujuan Sebagai sarana menjalin dan menjaga hubungan baik dengan pihak luar yang memiliki hubungan dengan Asrama Bumi Ganesha ITB.

Sasaran a. Rektorat ITBb. Lembaga Kemahasiswaan ITBc. KM-ITB d. 13 asrama mahasiswa di Bandung

Deskripsi kegiatan a. Kepala Biro membagi pesan untuk luar ini kedalam dua bagian yaitu surat pemberitahuan struktur BP 34 KAM BG dan ucapan idul Fitri

b. Kepala Biro membuat surat pemberitahuan yang akan dikirimkan ke pihak luar yang dituju.

c. Kepala Biro berkoordinasi dengan Kementerian Kominfo dalam mendesain struktur BP dan kartu ucapan Idul Fitri yang akan dikirimkan.

d. Kepala Biro membuat lembar kendali ketersampaian surat khusus untuk surat pemberitahuan yang dicetak.

e. Kepala Biro mencetak surat pemberitahuan dan kartu ucapan Idul Fitri dengan mencantumkan fanpage “Asrama Bumi Ganesha ITB” dan situs Asrama Bumi Ganesha ITB https://bg.itb.ac.id.

f. Kepala Biro mengirimkan surat pemberitahuan dan kartu ucapan Idul Fitri secara langsung sesuai dengan daftar pihak luar yang menjadi sasaran program kerja Pesan untuk Luar.

g. Kepala Biro membuat lembar kendali ketersampaian surat khusus untuk surat yang dikirim secara langsung oleh Menteri dan anggota kementerian Hubungan Luar.

Waktu pelaksanaan a. Pengiriman surat pemberitahuan : minggu kedua maret 2016.

b. Pengiriman kartu ucapan Idul Fitri : minggu kelima Juli 2016 dan minggu pertama Agustus 2016

Anggaran a. Pembelian amplop 12 lembar x 2 x Rp350,00 =Rp8.400,00b. Transportasi x 2 x Rp10.000,00 =Rp20.000,00 +

Total =Rp28.400,00

Parameter keberhasilan Surat pemberitahuan dan kartu ucapan Idul Fitri tersampaikan kepada pihak-pihak berikut:a. Rektorat ITBb. Lembaga Kemahasiswaan ITBc. KM-ITB d. 13 asrama mahasiswa di Bandung

2. Pembuatan inforgafis Bumi Ganesha

Latar belakang Masih banyak pihak luar yang memiliki pengetahuan kurang tepat tentang asrama, seperti anggapan bahwa asrama BG adalah milik ITB dan hanya untuk penerima Bidik Misi. Untuk itu, diperlukan suatu media yang berguna memberikan pengetahuan yang mudah dipahami oleh pihak luar asrama.

Tujuan Memberikan pengetahuan mengenai asrama Bumi Ganesha khususnya massa kampus ITB

Sasaran Pihak luar asrama

Deskripsi kegiatan a. Kepala Biro bekerja sama dengan penghuni atau calon penghuni dalam menyusun konten infografis

b. Kepala Biro melengkapi kebutuhan konten infografisc. Kepala Biro bekerja sama dengan penghuni, calon penghuni, atau

orang lain yang mampu membuat infografis untuk membuat infogrfis

d. Kepala Biro mencetak infografis di percetakane. Kepala Biro membuat perizinan untuk penempelan infografis di

mading-mading kampusf. Kepala Biro membagikan infografis melalui situs sosial media

kepada sasaran program kerja

Waktu pelaksanaan a. Pengumpulan konten: minggu pertama- keempat Maret 2016b. Pembuatan design dan infografis : minggu pertama-kedua April

2016c. Pengurusan perizinan di Kampus : minggu pertama-Agustus 2016d. Percetakan infografis : minggu keempat Agustus 2016e. Publikasi infografis : minggu kedua September 2016

Anggaran Pencetakan infografis A3 10 x Rp5.000,00 = Rp50.000,00Total = Rp50.000,00

Parameter keberhasilan a. Infografis terpasang di mading ITB sejumlah 10 buah b. Infografis terpublikasi di website bumi ganesha, facebook KAM

BG, dan OA line bumi ganesha

3. Bumi Ganesha Mengudara

Latar belakang Masih banyak pihak luar yang memiliki pengetahuan kurang tepat ten-tang asrama, seperti anggapan bahwa asrama Bumi Ganesha adalah milik ITB dan hanya untuk penerima Bidik Misi. Untuk itu, diperlukan

suatu media yang berguna memberikan pengetahuan yang mudah di-pahami oleh pihak luar asrama.

Tujuan Memberikan pengetahuan ke pihak luar asrama khususnya massa kampus ITB

Sasaran Massa kampus ITB

Deskripsi kegiatan a. Kepala Biro menghubungi pihak 8eh radiob. Kepala Biro membuat proposal pengajuan kerjasama dengan 8eh

radio ITBc. Kepala Biro, presiden dan pihak 8eh menentukan waktu dan tema

pembicaraan yang dilakukan saat wawancara berlangsungd. Kepala Biro dibantu dengan pihak 8eh membuat publikasi tentang

acara ini ke penghuni dan massa kampus ITBe. Kepala Biro melakukan dokumentasi pada saat acara berlangsung.

Waktu pelaksanaan a. Pembuatan proposal : minggu pertama februari 2016b. Pemberian proposal : minggu pertama juli 2016c. Pelaksanaan kegiatan : agustus 2016

Anggaran Rp 0

Parameter keberhasilan Terlaksananya program wawancara ini bersama 8eh Radio ITB sebanyak 1 kali

4. Pengutusan Perwakilan dalam Acara Insidental

Latar belakang Asrama Bumi Ganesha ITB sering menerima undangan dari pihak luar terutama asrama lain. Asrama Bumi Ganesha ITB memiliki kewajiban untuk merespon undangan-undangan tersebut seiring dengan upaya Asrama Bumi Ganesha ITB dalam menjaga hubungan baik dengan pihak luar.

Tujuan a. Merespon undangan yang diterima oleh Asrama Bumi Ganesha ITB dari pihak luar terutama asrama lain.

b. Menjaga hubungan baik yang telah terjalin antara Asrama Bumi Ganesha ITB dengan pihak luar asrama lain.

Sasaran Penghuni dan calon penghuni Asrama Bumi Ganesha ITB.

Deskripsi kegiatan a. Kepala Biro memublikasikan undangan dari pihak luar melalui mading BG dan grup facebook “KAM Bumi Ganesha ITB”.

b. Kepala Biro membuka oprek kepada penghuni dan calon penghuni yang berminat untuk ikut serta dalam menghadiri undangan dari pihak luar dengan cara menempel lembar oprek di mading BG.

c. Kepala Biro mengoordinasi dan memfasilitasi transportasi penghuni maupun calon penghuni dalam menghadiri acara yang diundang oleh pihak luar tersebut.

d. Kepala Biro melakukan dokumentasi saat acara berlangsung.

Waktu pelaksanaan Insidental selama kepengurusan.

Anggaran Rp0

Parameter keberhasilan a. Minimal undangan terhadiri sebanyak 80% dari undangan yang diterima.

b. Terdapat minimal 2 penghuni yang ikut serta dalam setiap acara insidental.

c. Hasil dokumentasi program kerja terpublikasikan melalui Kementerian Sekmen

5. Diskusi tentang kesosialan bersama PSIK

Latar belakang Asrama bumi ganesha mempunyai Biro yang berhubungan dengan masyarakat. Biro ini bisa menjadi ciri khas dari asrama bumi ganesha yang terkenal akan kegiatan sosialnya dimasyarakat khususnya cisitu. Sedangkan dikampus juga punya banyak organisasi yang berhubungan terhadap isu-isu kemasyarakatan. Kesempatan ini haruslah menjadikan asrama bumi ganesha untuk melakukan kegiatan bersama

Tujuan Membentuk kerjasama dengan unit PSIK dalam kegiatan sosial

Sasaran a. Seluruh penghuni dan calon penghuni.b. Mahasiswa sekitaran asrama Bumi Ganesha

Deskripsi kegiatan a. Kepala Biro menghubungi ketua atau pengurus PSIKb. Kepala Biro bersama PSIK menentukan tema yang akan

diperbincangkan pada saat diskusi berlangsungc. Kepala Biro membuat publikasi dan mempublikasikan acara ini ke

penghuni dan calon penghuni asrama bumi ganeshad. Kepala Biro membuat publikasi juga buat mahasiswa sekitaran

cisitue. Kepala Biro menyebarkan undangan tersebut dengan bantuan

teman satu angkatan dan penghuni asrama bumi ganeshaf. Kepala Biro melakukan dokumentasi saat acara berlangsung

Waktu pelaksanaan a. Menghubungi pihak PSIK : minggu pertama bulan februari 2016b. Membuat publikasi acara : minggu keempat bulan februari 2016c. Acara diskusi : bulan maret 2016

Anggaran a. Figura 1 buah x Rp 25.000,00 = Rp25.000,00b. Snack =Rp60.000,00Total =Rp85.000,00

Catatan:Cetak piagam menggunakan printer kantor.

Parameter keberhasilan a. Acara diskusi terlaksana dengan PSIK 1 kalib. Terdapat minimal 8 penghuni dan/atau calon penghuni yang ikut

serta dalam setiap pelaksanaan acara ini.c. Terdapat minimal 7 orang mahasiswa yang mengikuti diskusi inid. Hasil dokumentasi program kerja terpublikasikan melalui

Kementerian Sekmen

6. Pembuatan database asrama mahasiswa lain

Latar belakang Banyak sekali asrama mahasiswa lain yang ada dibandung. Salah satunya asrama bumi ganesha. Agar terciptanya kolaborasi antar asrama mahasiswa dibandung. Perlu adanya pembuatan database untuk mempermudah komunikasi antarasrama mahasiswa di Bandung

Tujuan Mempermudah komunikasi antarasrama mahasiswa di Bandung

Sasaran Asrama mahasiswa lain

Deskripsi kegiatan a. Kepala Biro mencari data asrama mahasiswa yang ada dibandungb. Kepala Biro mendatangi asrama tersebut dan menanyakan pengu-

rus dari asrama tersebutc. Kepala Biro mengoordinasikan pembuatan database ini kepada

pengurus asrama mahasiswad. Kepala Biro mempublikasikan database ke grup sosial media as-

rama bumi ganeshae. Kepala Biro memberikan hasil database ke Sekmen

Waktu pelaksanaan a. Pendataan : minggu pertama bulan februari 2016b. Kunjungan keasrama-asrama : minggu keempat Februari 2016c. Publikasi : minggu kedua Maret 2016

Anggaran Transportasi = Rp10.000,00Total = Rp10.000,00

Parameter keberhasilan a. Tedapat database minimal 13 asrama mahasiswa di Bandung.b. Terpublikasinya database di grup sosial media bumi ganesha

7. Grup komunikasi asrama mahasiswa Bandung

Latar belakang Komunikasi di zaman sekarang banyak menggunakan media sosial, untuk mempermudah komunikasi antarasrama mahasiswa tersebut, diperlukan adanya grup komunikasi asrama mahasiswa Bandung

Tujuan a. Mempermudah komunikasi antarasrama mahasiswa b. Sebagai media pertukaran informasi dengan asrama mahasiswa

lain

Sasaran Asrama mahasiswa di bandung

Deskripsi kegiatan a. Kepala Biro mendata seluruh kontak ketua asrama mahasiswa bandung

b. Kepala Biro mengunjungi sekaligus membicarakan ide (Pembuatan grup ini) yang akan dibuat bersama ketua asrama tersebut.

c. Kepala Biro membuat grup media sosial facebook.d. Kepala Biro mengundang perwakilan asrama untuk masuk

kedalam grup tersebut

Waktu pelaksanaan a. Pendataan : minggu pertama bulan februari 2016b. Kunjungan keasrama-asrama : minggu keempat Februari 2016

c. Pembuatan grup dan pengundangan : minggu pertama Maret 2016

Anggaran Rp 0,00

Parameter keberhasilan a. Terbentuknya grup facebook asrama mahasiswa Bandungb. Terdapat minimal 1 perwakilan dari 13 asrama di Bandung

8. Kunjungan Asrama Mahasiswa

Latar belakang Terdapat banyak asrama mahasiswa di Bandung, tetapi interaksi antara Asrama Bumi Ganesha ITB dengan asrama-asrama tersebut masih kurang. Oleh karena itu, diperlukan adanya kunjungan ke asrama-asrama tersebut untuk mempererat tali silaturahim antarasrama di Bandung.

Tujuan Menjalin serta memperkokoh tali silaturahim dan hubungan baik dengan asrama lain.

Sasaran a. Pihak asrama lainb. Penghuni dan calon penghuni Asrama Bumi Ganesha ITB

Deskripsi kegiatan a. Kepala Biro menghubungi pihak asrama lain.b. Kepala Biro menentukan waktu dan tema kegiatan yang dilakukan

saat kunjungan dengan pihak asrama lain.c. Kepala Biro memublikasikan kunjungan asrama dan kegiatan yang

akan dilakukan saat kunjungan asrama kepada penghuni dan calon penghuni.

d. Kepala Biro membuka oprek yang ditempel di mading BG bagi penghuni dan calon penghuni untuk ikut serta dalam kunjungan.

e. Kepala Biro membeli bingkisan yang akan diberikan kepada pihak asrama lain saat kunjungan berlangsung.

f. Kepala Biro mengoordinasi transportasi peserta kunjungan asrama mahasiswa.

g. Saat berkunjung, Kepala Biro mengajak pihak asrama lain untuk terlibat dalam salah satu acara yang diselenggarakan oleh BG.

h. Kepala Biro memberikan surat undangan resmi acara tersebut.i. Kepala Biro memastikan kehadiran pihak asrama lain pada acara

tersebut.j. Kepala Biro melakukan dokumentasi pada saat acara berlangsung.k. Kepala Biro memberikan figura ke asrama lain pada akhir

kunjungan

Waktu pelaksanaan Februari 2016, April 2016, dan Agustus 2016

Anggaran a. Bingkisan 3 buah x Rp40.000,00 = Rp120.000,00b. F igura 3 buah x Rp 25.000,00 = Rp75 .000,00

Total = Rp195.000,00

Parameter keberhasilan a. Kunjungan terlaksana minimal 3 kali selama kepengurusan.b. Terdapat minimal 9 penghuni dan/atau calon penghuni yang ikut

serta dalam kunjungan.

c. Pihak asrama lain menghadiri undangan acara di BG minimal 3 kali selama kepengurusan.

d. Membuat kegiatan yang melibatkan asrama lain minimal 1 kali selama kepengurusan

e. Hasil dokumentasi program kerja terpublikasikan melalui Kementerian Sekmen

9. Buka Puasa Bareng asrama mahasiswa

Latar belakang Asrama bumi ganesha bukan satu-satunya asrama mahasiswa, sehingga membutuhkan jaringan dan hubungan dengan asrama mahasiswal lain yang dibandung agar terciptanya harmonis. Kebanyakan asrama mahasiswa di bandung beragama Islam dan melaksanakan ibadah puasa pada bulan ramadhan.

Tujuan a. Terciptanya hubungan yang harmonis dengan asrama mahasiswa lain

b. Mempererat silaturahim antar anggota asrama mahasiswa bandung

Sasaran a. Penghuni dan calon penghuni Asrama Bumi Ganesha ITB.b. Asrama mahasiswa lain

Deskripsi kegiatan a. Kepala Biro menghubungi pihak asrama yang akan diajak bekerja sama dalam hal ini

b. Kepala Biro mendiskusikan kegiatan bersama pihak asrama lainc. Kepala Biro memublikasikan kegiatan ke penghuni dan calon

penghunid. Kepala Biro mengoordinasi transportasi peserta kunjungan asrama

mahasiswa. e. Kepala Biro bersama pihak asrama lain mempersiapkan tempat

dan segala keperluan yang akan dibawa nantinyaf. Kepala Biro mendokumentasikan kegiatan saat berlangsungg. Kepala Biro memublikasikan hasil dokumentasi kepada kedua

belah pihak

Waktu pelaksanaan Bulan juni 2016

Anggaran Makan 10 orang x 15.000,00 = Rp150.000,00Total = Rp150.000,00

Parameter keberhasilan a. Terdapat minimal 10 penghuni atau calon penghuni yang mengikuti buka bareng ini

b. Hasil dokumentasi program kerja terpublikasikan melalui Kementerian Sekmen

10. Optimalisasi Peran Ketua LantaiLatar belakang Semakin hari partisipasi penghuni dalam mengikuti program kerja se-

makin menurun, hal ini mungkin diakibatkan karena informasi tentang

program kerja badan pengurus yang kurang tersampaikan kepada penghuni. Selain itu, peran ketua lantai yang ada di BGmasih belum optimal.

Tujuan a. Mengoptimalkan peran ketua lantai b. Memberikan informasi detil mengenai program kerja badan

pengurus kepada penghuni dan calon penghuni melalui perantara ketua lantai

c. Mensuasanakan program kerja badan pengurus kepada penghuni dan calon penghuni

Sasaran Seluruh ketua lantai

Deskripsi kegiatan f. Kepala Biro menyiapkan informasi tentang program kerja atau tek-nis program kerja yang melibatkan penghuni dan calon penghuni yang akan dilaksanakan dalam satu bulan ke depan

g. Kepala Biro membuat lembar kontrol untuk memastikan ketersam-paian informasi

h. Kepala Biro dan seluruh ketua lantai mengadakan pertemuan. Apa-bila ketua lantai berhalangan hadir dengan izin yang jelas, maka dapat diwakilkan oleh penghuni lantai yang bersangkutan

i. Setiap Kepala Biro menjelaskan teknis program kerja kepada ketua lantai di pertemuan tersebut.

j. Setiap Kepala Biro memastikan setiap ketua lantai menyampaikan hasil pertemuan kepada setiap penghuni dan calon penghuni yang ada di lantainya, baik secara lisan maupun tulisan (mading lantai).

Waktu pelaksanaan Setiap bulan selama kepengurusan

Anggaran Rp0,00

Parameter Keberhasilan a. Hadir minimal 1/2n+1 dari jumlah ketua lantai yang adab. Seluruh program kerja yang melibatkan penghuni dan calon

penghuni tersampaikan kepada ketua lantai baik secara langsung maupun tidak langsung

11. Transparansi Kegiatan dan Keberhasilan BPLatar belakang Keterbukaan dalam suatu organisasi merupakan suatu hal yang pent-

ing. Hal ini dapat menjadi dasar dalam mengevaluasi keberjalanan su-atu kepengurusan. Oleh karena itu, perlu adanya transparansi/keter-bukaan dalam kegiatan dan keberhasilan program kerja badan pengu-rus.

Tujuan a. Menyampaikan ketercapaian program kerja badan pengurusb. Meningkatkan komunikasi dan kolaborasi antar badan pengurus

Sasaran Seluruh penghuni dan calon penghuni

Deskripsi kegiatan a. Kepala Biro membuat grafik yang menggambarkan ketercapaian program kerja biro tiap bulannya selama kepengurusan

b. Kepala Biro menyampaikan ketercapaian program kerja pada saat rapat koordinasi bulanan badan pengurus

c. Kepala Biro menyampaikan hasil grafik kepada penghuni dan calon penghuni melalui Kementerian Sekmen.

Waktu pelaksanaan Penyerahan data ketercapaian proker:Minggu pertama setiap bulan selama kepengurusan

Anggaran Rp 0,00

Parameter Keberhasilan Grafik ketercapaian program kerja tersampaikan keKementerian Sekmen setiap bulan

12. Pengaderan Maganger

Latar belakang Perlu adanya pewarisan ilmu untuk menghasilkan maganger yang kompeten dan siap untuk melanjutkan kepengurusan di Biro Relasi Asrama dan Kampus

Tujuan Menghasilkan maganger yang siap dan kompeten dalam mengurus Biro Relasi Asrama danKampus pada Badan Pengurus selanjutnya.

Sasaran Maganger (Calon Penghuni 2015)

Deskripsi kegiatan a. Kepala Biro membuat kurikulum maganger.b. Kurikulum maganger diserahkan kepada presiden untuk dikoreksi

dan disetujui.c. Kepala Biro menerapkan kurikulum tersebut dengan pengawasan

menteri.

Waktu pelaksanaan a. Pembuatan dan persetujuan kurikulum : Februari 2016b. Penerapan kurikulum : Maret 2016 hingga

September 2016.

Anggaran Rp0,00

Parameter keberhasilan a. Pertemuan dengan maganger minimal 80% dari perencanaan.b. Nilai pengaderan maganger minimal 70 skala 100.