PROPINSI BENGKULU PERATURAN WALIKOTA BENGKULU TENTANG

- 1-

/

WALIKOTA BENGKULU

PROPINSI BENGKULU

PERATURAN WALIKOTA BENGKULU

NOMOR 62 TAHUN 2019

TENTANG

PEDOMAN PENYUSUTAN ARSIP DILINGKUNGAN PEMERINTAH

KOTA BENGKULU

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

WALIKOTA BENGKULU,

Menimbang : a. bahwa dalam rangka penyusutan dan penyelamatan

arsip yang dilakukan oleh Perangkat Daerah/Unit

Kerja/selaku pencipta dan pengelola arsip maka perlu

adanya pedoman penyusutan arsip;

b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana

dimaksud pada huruf a, perlu menetapkan Peraturan

Walikota tentang Pedoman Penyusutan Arsip di

Lingkungan Pemerintah Kota Bengkulu;

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 6 Drt. Tahun 1956 tentang

Pembentukan Daerah Otonom Kota Kecil Dalam

Lingkungan Daerah Propinsi Sumatera Selatan

(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1956

Nomor 57, Tambahan Lembaran Negara Republik

Indonesia Nomor 1091);

2. Undang-Undang Nomor 9 Tahun 1967 tentang

Pembentukan Provinsi Bengkulu (Lembaran Negara

Republik Indonesia Tahun 1967 Nomor 19, Tambahan

Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 2828);


Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun

2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik


-2-


Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik

Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran

Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana

telah diubah terakhir dengan Undang-Undang Nomor 9

Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-

Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan

Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun

2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik


5. Peraturan Pemerintah Nomor 20 Tahun 1968 tentang

Berlakunya Undang-Undang Nomor 9 Tahun 1967 dan

Pelaksanaan Pemerintahan di Provinsi Bengkulu

(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1968

Nomor 34, Tambahan Lembaran Negara Republik


6. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang

Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009

tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia

Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara

Republik Indonesia Nomor 5286);

7. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia

Nomor 19 Tahun 2011 tentang Pedoman Penilaian

Kriteria dan Jenis Arsip yang Memiliki Nilai Guna

Sekunder;


Nomor 17 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyerahan

Arsip Statis Bagi Organisasi Politik, Organisasi

Kemasyarakatan dan Perseorangan (Berita Negara

Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 236);


Nomor 25 Tahun 2012 tentang Pedoman Pemusnahan

Arsip (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2013

Nomor 244);


Nomor 37 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan

Arsip (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2016

Nomor 1787);

-3-

11. Peraturan Daerah Kota Bengkulu Nomor 10 Tahun 2016

tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah

Kota Bengkulu (Lembaran Daerah Kota Bengkulu Tahun

2016 Nomor 10);

12. Peraturan Walikota Bengkulu Nomor 43 Tahun 2016,

tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi

dan Tata Kerja Dinas Daerah Kota Bengkulu (Berita

Daerah Kota Bengkulu Tahun 2016 Nomor 43);

MEMUTUSKAN :

Menetapkan : PERATURAN WALIKOTA BENGKULU TENTANG PEDOMAN

PENYUSUTAN ARSIP DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KOTA

BENGKULU.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam peraturan Walikota ini yang dimaksud dengan :

1. Kota adalah Kota Bengkulu

2. Pemerintah Kota adalah Walikota sebagai unsur

penyelenggara Pemerintahan Daerah yang memimpin

pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi

kewenangan Daerah otonom.

3. Walikota adalah Walikota Bengkulu.

4. Perangkat Daerah selanjutnya disingkat PD adalah unsur

pembantu Walikota dan DPRD dalam penyelenggaraan

urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah.

5. Arsip adalah Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam

berbagai bentuk dan media sesuai dengan

perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang

dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah

daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi

politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan

dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,

berbangsa dan bernegara.

6. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara

langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan

selama jangka waktu tertentu.

7. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya

tinggi dan/atau terus menerus.

-4-

8. Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya

telah menurun.

9. Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan

persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional

pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak

tergantikan apabila rusak atau hilang.

10. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta

arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis

masa retensinya, dan berketerangan dipermanenkan

yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun

tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia

dan/atau Lembaga Kearsipan Daerah Kota Bengkulu.

11. Jadwal retensi arsip yang selanjutnya disebut JRA

adalah jadwal yang berisi sekurang-kurangnya jangka

waktu penyimpanan atau retensi jenis arsip dan

keterangan berisi rekomendasi tentang penetapan suatu

jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali,

dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman

penyusutan.

12. Penilaian arsip adalah kegiatan menganalisis informasi

terhadap sekelompok arsip untuk menentukan nilai

guna dan jangka simpan arsip dilihat dari kaidah hukum

dan kepentingan operasional Perangkat Daerah/Unit

Kerja pencipta.

13. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah

arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif,

pemusnahan arsip inaktif yang tidak memiliki nilai guna,

dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.

14. Pemindahan arsip inaktif adalah memindahkan arsip

inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam satu

Perangkat Daerah yang JRA dibawah sepuluh tahun,

dan/atau memindahkan arsip inaktif dari Perangkat

Daerah ke Lembaga Kearsipan Kota Bengkulu yang JRA

diatas sepuluh tahun.

15. Pemusnahan arsip adalah kegiatan memusnahkan arsip

yang tidak memiliki nilai guna atau telah melampaui

jangka waktu penyimpanan/retensi arsip sesuai dengan

peraturan perundang-undangan.

-5-

16. Penyerahan arsip statis adalah kegiatan penyerahan

arsip statis ke lembaga kearsipan yang berwenang

mengelola arsip statis.

17. Lembaga Kearsipan Kota Bengkulu adalah yang memiliki

fungsi, tugas, dan tanggungjawab di bidang pengelolaan

arsip statis dan pembinaan kearsipan di Lingkungan

Pemerintah Kota Bengkulu.

18. Unit Kearsipan adalah Sekretariat/Tata Usaha pada

Perangkat Daerah.

19. Unit Pengolah adalah Sekretariat/Tata

Usaha/Bidang/Seksi/Sub Bagian/Unit Pelaksana Teknis

pada tiap-tiap Perangkat Daerah.

Pasal 2

(1) Maksud ditetapkanya Peraturan Walikota ini adalah

untuk menjadi panduan bagi pencipta arsip dalam

melaksanakan penyusutan arsip.

(2) Tujuan ditetapkannya Peraturan Walikota ini adalah

untuk efisiensi dan efektifitas dalam pengelolaan arsip.

Pasal 3

Ruang lingkup penyusutan arsip meliputi kegiatan :

a. pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit

kearsipan;

b. pemusnahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak

memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan

ketentuan peraturan perundang-undangan; dan

c. penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada

lembaga kearsipan.

BAB II

PEMINDAHAN ARSIP

Pasal 4

(1) Pemindahan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 3

huruf a dilakukan oleh pencipta arsip berdasarkan JRA.

-6-

(2) Ketentuan mengenai pemindahan arsip inaktif

sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam

Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan

dari Peraturan Walikota ini.

BAB III

PEMUSNAHAN ARSIP

Pasal 5

(1) Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 3

huruf b dilakukan oleh pencipta arsip berdasarkan JRA

atau berdasarkan nilai guna apabila belum diatur dalam

JRA.

(2) Pemusnahan arsip menjadi tanggung jawab pimpinan

pencipta arsip.

(3) Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

dilakukan terhadap arsip yang :

a. tidak memiliki nilai guna;

b. telah habis retensinya dan berketerangan

dimusnahkan berdasarkan JRA;

c. tidak ada peraturan perundang-undangan yang

melarang; dan

d. tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu

perkara.

(4) Dalam hal arsip belum memenuhi semua ketentuan

sebagaimana dimaksud pada ayat (2), retensinya

ditentukan kembali oleh pimpinan pencipta arsip.

(5) Ketentuan mengenai pemusnahan arsip sebagaimana

dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran II

yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan

Walikota ini.

BAB IV

PENYERAHAN ARSIP STATIS

Pasal 6

Ketentuan mengenai penyerahan arsip statis sebagaimana

dimaksud dalam Pasal 3 huruf (c) tercantum dalam Lampiran

III yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan

Walikota ini.

-7-

BAB V

KETENTUAN PENUTUP

Pasal 7

Peraturan Walikota ini mulai berlaku pada tanggal

diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan

pengundangan Peraturan Walikota ini dengan penempatannya

dalam Berita Daerah Kota Bengkulu.

Ditetapkan di Bengkulu

pada tanggal 30 Desember 2019

WALIKOTA BENGKULU

Cap/dto

H. HELMI

Diundangkan di Bengkulu

pada tanggal 30 Desember 2019

SEKRETARIS DAERAH KOTA BENGKULU Cap/dto

MARJON

BERITA DAERAH KOTA BENGKULU TAHUN 2019 NOMOR....62.....

-8-

LAMPIRAN I


NOMOR 62 TAHUN 2019

TENTANG

PEDOMAN PENYUSUTAN ARSIP DI

LINGKUNGAN PEMERINTAH KOTA

BENGKULU

PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF

Pemindahan Arsip Inaktif adalah kegiatan memindahkan arsip inaktif dari unit

pengolah ke unit kearsipan dalam satu pencipta arsip yang JRA dibawah

sepuluh tahun, dan/atau memindahkan arsip inaktif dari pencipta arsip ke

Lembaga Kearsipan Daerah Kota Bengkulu yang JRA mulai dari sepuluh

tahun. Prosedur pemindahan arsip oleh pencipta arsip melalui tahapan

sebagai berikut:

A. PENYELEKSIAN ARSIP INAKTIF

Penyeleksian arsip adalah proses pemilihan arsip pada unit pengolah atau

unit kearsipan yang memiliki nilai guna, yang meliputi:

1. Penyeleksian arsip inaktif dilakukan melalui JRA dengan cara

melihat pada kolom retensi aktif.

2. Dalam hal retensi aktifnya telah habis atau terlampaui, maka arsip

tersebut telah memasuki masa inaktif atau frekuensi penggunaan

arsip yang telah menurun (ditandai dengan penggunaan kurang dari

5 (lima) kali dalam setahun).

B. PENATAAN ARSIP INAKTIF

Penataan arsip inaktif adalah kegiatan mengurutkan arsip sesuai kode

klasifikasi dan permasalahan. Penataan arsip inaktif dilakukan

berdasarkan asas asal usul dan asas aturan asli:

1. asas “asal usul” adalah asas yang dilakukan untuk menjaga arsip

tetap terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip (provenance),

tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lain,

sehingga arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya.

2. asas “aturan asli” adalah asas yang dilakukan untuk menjaga arsip

tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau

sesuai dengan pengaturan ketika arsip masih digunakan untuk

pelaksanaan kegiatan pencipta arsip.

-9-

Penataan arsip inaktif pada unit pengolah/unit kerja dilaksanakan

melalui kegiatan:

a) pengaturan fisik arsip;

b) pengolahan informasi arsip; dan

c) penyusunan daftar arsip inaktif.

Penataan arsip inaktif yang dipindahkan kedalam boks, dengan rincian

kegiatan:

a) menata folder/berkas yang berisi arsip inaktif yang akan

dipindahkan yang diurutkan berdasarkan nomor urut daftar arsip

inaktif yang dipindahkan;

b) menyimpan dan memasukkan folder/berkas arsip inaktif kedalam

boks arsip;

c) memberi label boks arsip, dengan keterangan: nomor boks, nama

unit pengolah, nomor urut arsip, dan tahun penciptaan arsip.

Penataan arsip inaktif dan pembuatan daftar arsip inaktif menjadi

tanggung jawab kepala unit pengolah/unit kerja.

C. PEMBUATAN DAFTAR ARSIP INAKTIF

Daftar arsip inaktif adalah daftar yang berisi informasi arsip yang

frekuensi penggunaanya sudah menurun, daftar ini digunakan sebagai

acuan pemindahan arsip. Pencipta arsip menyusun daftar arsip inaktif

yang dipindahkan dan ditandatangani oleh pimpinan unit pengolah/unit

kerja selaku yang memindahkan arsip dan unit kearsipan di lingkungan

pencipta arsip selaku penerima arsip atau pejabat yang diberi

kewenangan. Daftar arsip inaktif sekurang-kurangnya memuat:

1) pencipta arsip;

2) unit pengolah;

3) nomor arsip;

4) kode klasifikasi;

5) uraian informasi arsip;

6) kurun waktu;

7) jumlah; dan

8) keterangan.

-10-

Contoh: DAFTAR ARSIP INAKTIF YANG DIPINDAHKAN

Unit Pengolah :

NO KODE

KLASIFIKASI

URAIAN

INFORMASI TAHUN JUMLAH

TINGKAT

PERKEMBANGAN

NO

BOKS KET

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

PIHAK YANG MENERIMA

Pimpinan Unit Kearsipan

Ttd

(Nama Jelas) NIP. ………..

PIHAK YANG MENYERAHKAN

Pimpinan Unit Pengolah

Ttd

(Nama Jelas) NIP. ………….

Petunjuk Pengisian :

(1) Nomor : Diisi nomor urut jenis arsip

(2) Kode Klasifikasi : Diisi tanda pengenal arsip yang dapat

membedakan antara masalah yang satu dengan

masalah yang lain

(3) Uraian Informasi : Diisi uraian informasi yang terkandung dalam

arsip

(4) Tahun : Diisi tahun terciptanya arsip

(5) Jumlah : Diisi jumlah arsip dalam setiap jenis arsip

(eksemplar/folder/boks)

(6) Tingkat Perkembangan : Diisi tingkat perkembangan arsip

(asli/copy/tembusan).

(7) Bila terdiri dari beberapa tingkat perkembangan dicantumkan seluruhnya

(8) Nomor Boks : Diisi nomor yang memuat lokasi pada boks

berapa jenis arsip disimpan

(9) Keterangan : Diisi kekhususan arsip (kertas rapuh/berkas

tidak lengkap/lampiran tidak ada)

-11-

D. PEMBUATAN BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF

Berita acara pemindahan arsip sekurang-kurangnya memuat waktu

pelaksanaan, tempat, jenis arsip yang dipindahkan, jumlah arsip,

pelaksana dan penandatanganan oleh pimpinan unit pengolah dan/atau

unit kearsipan.

Contoh :

BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP

Nomor:.........................

Padahari ini................tanggal..............bulan................tahun..............yang bertanda tangan dibawah ini, Nama : NIP : Jabatan : Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama…………yang selanjutnya disebut Pihak Pertama Nama: NIP : Jabatan : Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama…………yang selanjutnya disebut Pihak Kedua

Telah melaksanakan penilaian arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip dan atau berdasarkan Nilai guna, dan akan melaksanakan pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan sebanyak....................sebagaimana Daftar Arsip terlampir Berita acara ini dibuat dalam rangkap2 (dua) dan PARA PIHAK menerima satu rangkap yang mempunyai kekuatan hukum sama.

Dibuat di.........(tempat)..........(tanggal)

PIHAK YANG MENERIMA

Pimpinan Unit Kearsipan

PIHAK YANG MEMINDAHKAN

Pimpinan Unit Pengolah

1. Dalam hal pemindahan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan

ke unit depo penyimpanan arsip inaktif yang dikelola oleh Lembaga

Kearsipan Daerah Kota Bengkulu; atau

-12-

2. Pemindahan arsip inaktif di lingkungan pencipta arsip yang memiliki

retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun, pendokumentasian

proses pemindahan dilakukan dengan membuat berita acara

pemindahan arsip.

WALIKOTA BENGKULU,

Cap/dto

H. HELMI

-13-

LAMPIRAN II


NOMOR 62 TAHUN 2019

TENTANG



BENGKULU

PEMUSNAHAN ARSIP

Pemusnahan arsip adalah kegiatan memusnahkan arsip yang tidak memiliki

nilai guna atau telah melampaui jangka waktu penyimpanan/retensi arsip

sesuai dengan peraturan perundang-undangan.Prosedur pemusnahan arsip

oleh pencipta arsip melalui tahapan sebagai berikut:

A. PEMBENTUKAN PANITIA PENILAI ARSIP

Pembentukan panitia penilai arsip menjadi syarat mutlak bagi

pelaksanaan penilaian arsip. Syarat terbentuknya panitia/tim penilai

arsip ada beberapa hal yaitu :

1. Panitia penilai arsip ditetapkan oleh pimpinan pencipta arsip.

2. Panitia penilai arsip bertugas untuk melakukan penilaian arsip yang

akan dimusnahkan.

3. Panitia penilai arsip berjumlah ganjil.

4. Panitia penilai arsip sekurang-kurangnya memenuhi unsur :

a. pimpinan unit kearsipan sebagai ketua merangkap anggota;

b. pimpinan unit pengolah yang arsipnya akan dimusnahkan

sebagai anggota; dan

c. arsiparis sebagai anggota.

5. Panitia penilai arsip pemerintah daerah yang memiliki retensi

dibawah 10 (sepuluh) tahun terdiri dari:

a. pimpinan unit kearsipan pada tiap perangkat daerah sebagai

ketua merangkap anggota;

b. pimpinan unit pengolah yang arsipnya akan dimusnahkan



-14-

6. Panitia penilai arsip pemerintah daerah yang memiliki retensi

sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun terdiri dari:

a. pimpinan lembaga kearsipan daerah sebagai ketua merangkap

anggota;

b. pimpinan perangkat daerah yang arsipnya akan dimusnahkan



7. Dalam hal pencipta arsip belum memiliki arsiparis, anggota dapat

digantikan oleh pegawai yang mempunyai tugas dan tanggungjawab

di bidang pengelolaan arsip.

B. PENYELEKSIAN ARSIP

Penyeleksian arsip adalah proses pemilihan arsip pada unit pengolah atau

unit kearsipan yang memiliki nilai guna. Penyeleksian arsip dilakukan

oleh panitia penilai arsip melalui JRA dengan cara melihat pada kolom

retensi inaktif dan pada kolom keterangan dinyatakan musnah. Dalam hal

pencipta arsip belum memiliki JRA, dalam melaksanakan pemusnahan

arsip mengikuti tahapan prosedur pemusnahan arsip dan setelah

mendapat persetujuan Kepala ANRI.

C. PEMBUATAN DAFTAR ARSIP USUL MUSNAH

Daftar arsip usul musnah adalah daftar yang berisi catatan arsip yang

akan dimusnahkan karena telah habis retensinya dan atau tidak bernilai

guna, daftar ini digunakan sebagai acuan pemusnahan arsip. Hasil

penyeleksian arsip dituangkan dalam daftar arsip usul musnah. Daftar

arsip usul musnah sekurang-kurangnya berisi: nomor, jenis arsip, tahun,

jumlah, tingkat perkembangan, dan keterangan.

-15-

Contoh: DAFTAR ARSIP USUL MUSNAH

NO JENIS

ARSIP

URAIAN

INFORMASI TAHUN

TINGKAT

PERKEMBANGAN JUMLAH KET

Menyetujui,

Kepala Lembaga Kearsipan

Ttd

(Nama Jelas) NIP. ………..

Bengkulu,....................

Yang Mengajukan Pimpinan Pencipta Arsip

Ttd

(Nama Jelas) NIP. ………….

Keterangan :

Nomor : Diisi nomor urut

Jenis Arsip : Diisi dengan uraian informasi arsip arsip

(series/file/item)

Uraian informasi : Diisi uraian informasi yang terkandungdalam arsip

Tahun : Diisi tahun pembuatan arsip

Tingkat Perkembangan : Diisi tingkatan keaslian arsip (asli, copy,

atau salinan)

Jumlah : Diisi jumlah arsip

Keterangan : Diisi informasi tentang kondisi arsip (misalnya rusak/

tidak lengkap/berbahasa asing/daerah).

D. PENILAIAN ARSIP

Penilaian arsip adalah proses menentukan nilai arsip dilihat dari aspek

fungsi dan substansi informasinya serta karakteristik fisik/nilai

intrinsiknya yang dilakukan melalui langkah - langkah teknis pengaturan

secara sistematis dalam unit- unit informasi. Penilaian arsip dilakukan

dengan tahapan sebagai berikut:

1. Panitia penilai melakukan penilaian terhadap daftar arsip usul

musnah yang dilanjutkan dengan melakukan verifikasi secara

langsung terhadap fisik arsip.

2. Membuat surat pertimbangan tertulis terkait hasil penilaian dan

dituangkan dalam pertimbangan tertulis oleh panitia penilai arsip.

-16-

Contoh :

SURAT PERTIMBANGAN PANITIA PENILAI ARSIP

Berkenaan dengan Surat Keputusan Kepala (Nama Perangkat Daerah/Unit

Kerja)…...Kota Bengkulu Nomor : ........., tgl........tahun, tentang

Pembentukan Panitia Penilai arsip dan surat perintah tugas Nomor .......

tgl........tahun, setelah kami lakukan penilaian dengan ini kami sampaikan

bahwa :

a.menyetujui usulan pemusnahan arsip sebagaimana terlampir ; atau

b.menyetujui usulan pemusnahan arsip, namun ada beberapa berkas yang

dipertimbangkan agar tidak dimusnahkan dengan alasan tertentu...................

sebagaimana terlampir.

Demikian hasil pertimbangan panitia penilai arsip, dengan harapan

permohonan persetujuan usul pemusnahan arsip dapat ditindaklanjuti melalui

prosedur yang telah ditetapkan.

Bengkulu, .........................

1. ( Ketua ) …………………......

(…NIP…,…jabatan…………)

2. Anggota …….....................


3. Anggota ............................


4. Anggota ……………………….


5. Anggota .………………………


-17-

E. PERMOHONAN PERSETUJUAN

Permohonan persetujuan pemusnahan arsip dibuat oleh pencipta arsip

yang ditujukan kepada Walikota dengan dilampiri Surat Keputusan

Panitia Penilai dan daftar arsip usul musnah hasil penilaian panitia

pencipta arsip.

Contoh :

KOP SURAT PERANGKAT DAERAH

Bengkulu,

Kepada Yth.

Nomor : Walikota Bengkulu

Lampiran : di -

Perihal : Permohonan Persetujuan Bengkulu

Pemusnahan Arsip

Kami laporkan dengan hormat bahwa pada tahun ini kami akan

melakukan pemusnahan arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan

berdasarkan pertimbangan panitia penilai arsip sebagaimana terlampir

sudah memenuhi persyaratan untuk dimusnahkan.

Sehubungan hal tersebut, sebagaimana Peraturan Walikota Bengkulu

Nomor ............. Tentang Penyusutan Arsip di Lingkungan Pemerintah Kota

Bengkulu, maka kami mohon persetujuan Bapak Walikota untuk

memusnahkan arsip sebagaimana daftar arsip terlampir.

Demikian untuk menjadi perhatian dan atas persetujuannya

diucapkan terima kasih.

Kepala Perangkat

Daerah/Unit Kerja

Nama Jelas

NIP. ....................

Tembusan Yth:

1. Sekretaris Daerah Kota Bengkulu;

2. Asisten Umum Setda Kota Bengkulu;

3. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Bengkulu.

-18-

Berdasarkan surat permohonan pemusnahan arsip tersebut pada

contoh, maka setelah berkoordinasi dengan Lembaga Kearsipan Daerah

Kota Bengkulu, Walikota akan memberikan persetujuan/pertimbangan

pemusnahan arsip untuk :

a. Pemusnahan arsip di lingkungan Pemerintah Kota Bengkulu yang

memiliki retensi dibawah 10 (sepuluh) tahun;

b. Pemusnahan arsip di lingkungan Pemerintah Kota Bengkulu yang

memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun akan

dimohonkan persetujuan tertulis terlebih dahulu kepada Kepala ANRI;

c. Dalam hal pemusnahan arsip tanpa JRA harus mendapatkan

persetujuan dari Kepala ANRI terlebih dahulu tanpa membedakan

retensinya;

Proses permohonan persetujuan/pertimbangan pemusnahan arsip harus

memenuhi persyaratan sebagai berikut:

a. menyampaikan surat permohonan persetujuan/pertimbangan dari

pimpinan pencipta arsip kepada ANRI/Walikota sesuai wilayah

kewenangannya.

b. menyampaikan daftar arsip usul musnah berupa salinan cetak dan

salinan elektronik; dan

c. menyampaikan surat pertimbangan oleh panitia penilai arsip.

F. PENETAPAN ARSIP YANG AKAN DIMUSNAHKAN

Penetapan arsip yang dimusnahkan dibuat oleh pimpinan pencipta arsip

atau lembaga kearsipan daerah. Penetapan pemusnahan arsip mengacu

pada persetujuan tertulis dari Walikota apabila retensi arsip dibawah 10

(sepuluh) tahun dan penetapan pemusnahan arsip mengacu pada

persetujuan tertulis dari KepalaANRI apabila retensi arsip sekurang-

kurangnya 10 (sepuluh) tahun.

-19-

Contoh :

KOP WALIKOTA

Bengkulu,

Kepada Yth.

Nomor : Kepala Perangkat Daerah

Lampiran : 1 (satu) berkas di

Perihal : Persetujuan Pemusnahan Arsip Bengkulu

Memperhatikan surat Saudara nomor.............tanggal.............tentang

permohonan persetujuan pemusnahan arsip dan surat dari Dinas

Perpustakaan dan Kearsipan Kota Bengkulu nomor..............

tanggal..............tentang..............dengan ini kami sampaikan bahwa arsip

yang Saudara usulkan untuk dimusnahkan telah memenuhi persyaratan

baik berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) maupun penilaian panitia

penilai arsip.

Sehubungan dengan hal tersebut kami dapat menyetujui

pemusnahan arsip dimaksud dan dimohon Saudara segera melakukan

pemusnahan sesuai peraturan perundangan yang berlaku.

Demikian untuk menjadikan maklum.

WALIKOTA .........

ttd

Nama Jelas

Tembusan disampaikan kepada Yth. :

1. Kepala Bagian Hukum Setda Kota Bengkulu;

2. Kepala Inspektorat Kota Bengkulu.

-20-

G. PELAKSANAAN PEMUSNAHAN ARSIP

1. Pelaksanaan pemusnahan arsip memperhatikan ketentuan :

a. dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip musnah

dan tidak dapat dikenali;

b. disaksikan oleh sekurang – kurangnya 2 (dua) pejabat dari unit

kerja bidang hukum dan/atau unit kerja pengawasan dari

lingkungan pencipta arsip yang bersangkutan; dan

b. disertai penandatanganan berita acara yang memuat daftar arsip

yang dimusnahkan.

2. Pelaksanaan pemusnahan arsip dilakukan dengan membuat Berita

Acara Pemusnahan beserta Daftar Arsip Usul Musnah yang dibuat

rangkap 2 (dua).

3. Berita acara tersebut ditanda tangani oleh pimpinan unit

kearsipan, pimpinan unit pengolah yang arsipnya akan dimusnahkan,

dan disaksikan sekurang-kurangnya dari unit kerja bidang hukum

dan unit kerja bidang pengawasan.

4. Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara, antara lain:

a. pencacahan;

b. penggunaan bahan kimia; atau

c. pulping.

5. Arsip yang tercipta dalam pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip

wajib disimpan oleh pencipta arsip, meliputi:

a. keputusan pembentukan panitia pemusnahan arsip;

b. notulen rapat penitia penilai pemusnahan arsip pada saat

melakukan penilaian;

c. surat pertimbangan dari panitia penilai kepada pimpinan

pencipta arsip yang menyatakan bahwa arsip yang diusulkan

musnah dan telah memenuhi syarat untuk dimusnahkan;

d. surat persetujuan pemusnahan arsip dari Kepala ANRI untuk

pemusnahan arsip yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10

(sepuluh) tahun;

e. surat persetujuan pemusnahan arsip dari Walikota untuk

pemusnahan arsip yang memiliki retensi dibawah 10 (sepuluh)

tahun;

f. keputusan pimpinan pencipta arsip tentang penetapan

pelaksanaan pemusnahan arsip;

g. berita acara pemusnahan arsip;

h. daftar arsip yang dimusnahkan.

-21-

Contoh 1:

BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP (berdasarkan JRA)

Nomor :.........................

Pada hari ini................tanggal..............bulan..............tahun..............

yang bertanda tangan dibawah ini, berdasarkan Jadwal Retensi Arsip

telah melaksanakan pemusnahan arsip..................

sebanyak..............tercantum dalam Daftar Arsip Yang Dimusnahkan

terlampir...............lembar. Pemusnahan arsip secara total dengan

cara.............................

Saksi-SaksiKepala UnitKearsipan

1. (Kepala Unit Pengolah)

..........................................

2. (Unit Hukum)

..........................................

3. (Unit Pengawas Internal)

..........................................

-22-

Contoh 2:

BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP (berdasarkan nilai guna)

Nomor :.........................

Pada hari ini................tanggal..............bulan..............tahun..............

yang bertanda tangan dibawah ini, berdasarkan nilai guna arsip telah

melaksanakan pemusnahan arsip................. sebanyak...........tercantum

dalam Daftar Arsip Yang Dimusnahkan terlampir...............lembar.

Pemusnahan arsip secara total dengan cara.............................

Saksi-Saksi Kepala Unit Kearsipan

1. (Kepala Unit Pengolah)

..........................................

2. (Unit Hukum)

..........................................

3. (Unit Pengawas Internal)

..........................................

WALIKOTA .........

ttd

Nama Jelas

WALIKOTA BENGKULU,

Cap/dto

H. HELMI

-23-

LAMPIRAN III


NOMOR 62 TAHUN 2019

TENTANG



BENGKULU.

PENYERAHAN ARSIP STATIS

Penyerahan arsip statis adalah proses penyerahan arsip statis dari Perangkat

Daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi

kemasyarakatan, dan perusahan daerah kepada Lembaga Kearsipan Daerah

Kota Bengkulu. Prosedur penyerahan arsip statis dilaksanakan sebagai

berikut:

A. PENYELEKSIAN DAN PEMBUATAN DAFTAR ARSIP USUL SERAH.

Penyeleksian arsip yang dimaksud disini adalah proses pemilihan arsip

pada unit pengolah atau unit kearsipan yang memiliki nilai guna

penyeleksian arsip dilakukan dengan cara :

1. Menyeleksi daftar arsip inaktif yang berpedoman pada JRA, dengan

cara melihat pada kolom retensi inaktif dan pada kolom keterangan

yang dinyatakan permanen.

2. Dalam hal retensi inaktifnya telah habis atau terlampaui dan pada

kolom keterangan dinyatakan permanen, maka arsip tersebut telah

memasuki masa arsip usul serah.

3. Hasil penyeleksian arsip dituangkan dalam daftar arsip usul serah.

4. Daftar arsip usul serah sekurang-kurangnya berisi : nomor, kode

klasifikasi, uraian informasi arsip, kurun waktu, jumlah arsip dan

keterangan.

-24-

Contoh :

DAFTAR ARSIP STATIS YANG DISERAHKAN

Nama Pencipta Arsip :.............(a)...............

Alamat :.............(b)...............

NO. JENIS ARSIP URAIAN INFORMASI TAHUN JUMLAH KET

1 2 3 4 5 6

Bengkulu............................

Menyetujui,

Kepala Lembaga Kearsipan

Ttd

(Nama Jelas)

NIP. ………..

Yang Menyerahkan

Pimpinan Pencipta Arsip

Ttd

(Nama Jelas)

NIP. ………..

Petunjuk Pengisian :

…..(a)….. : Diisi nama Perangkat Daerah/ormas/orpol/

perseorangan pencipta arsip

…..(b) …. : Diisi nama Perangkat Daerah/ormas/orpol/

perseorangan pencipta arsip

Petunjuk Pengisian Tabel :

1. Nomor : Diisi nomor urut arsip/berkas/boks

2. Jenis Arsip : Diisi dengan uraian informasi arsip

(series/file/item)

3. Uraian Informasi : Diisi uraian informasi yang terkandung dalam

arsip

4. Tahun : Diisi tahun arsip tersebut diciptakan

5. Jumlah : Diisi jumlah arsip/berkas/boks

6. Keterangan : Diisi informasi yang diperlukan terkait dengan

arsip yang diserahkan

-25-

B. PENILAIAN ARSIP

Penilaian arsip pada tahap ini adalah proses menentukan nilai arsip

dilihat dari aspek fungsi dan substansi informasinya serta karakteristik

fisik/nilai intrinsiknya melalui daftar arsip usul serah yang telah dibuat

oleh pencipta arsip. Proses penilaiannya sebagai berikut:

1. Panitia penilai arsip melakukan penilaian terhadap daftar arsip

usul serah dengan 2 (dua) cara yaitu verifikasi secara langsung dan

verifikasi secara tidak langsung.

a) Verifikasi secara langsung terhadap fisik arsip dapat dimulai

dengan:

(1) Memeriksa kelengkapan dan keutuhan kondisi fisik

serta nilai informasi arsip statis dengan

mempertimbangkan konteks, isi dan struktur, dengan

ketentuan:

(2) Apabila hasil verifikasi menunjukkan arsip statis tidak

lengkap maka kepala lembaga kearsipan meminta pencipta

arsip untuk melengkapi arsip statis dan/atau membuat

pernyataan tentang kondisi arsip statis.

(3) Apabila arsip statisyang diakuisisi tidak ditemukan aslinya

maka pimpinan pencipta arsip harus melakukan

autentikasi ke lembaga kearsipan.

(4) Arsip statis asli yang belum ditemukan harus dimasukkan

dalam Daftar Pencarian Arsip (DPA) dan diumumkan

kepada publik oleh lembaga kearsipan.

b) Melakukan penilaian arsip sesuai dengan JRA apabila

pemeriksaan fisik arsipnya telah lengkap (Gambar 1) :

(1) Melakukan pemeriksaan fisik arsip berdasarkan daftar

arsip.

(2) Memilah dan menetapkan arsip yang dinyatakan permanen

dalam JRA untuk diserahkan kepada lembaga kearsipan.

(3) Membuat daftar arsip statis.

(4) Melakukan penyerahan arsip statis.

-26-

Gambar 1.

Proses Kerja Penilaian Verifikasi Secara Langsung

PemeriksaanDaftarArsip

PenilaianJRA

Penetapan Status

Verifikasi bukan Dikembalikan

PenciptaArsip

Ya

Penyerahan Arsip Statis

2. Verifikasi Secara Tidak Langsung

Verifikasi secara tidak langsung dilakukan apabila pencipta arsip

berbentuk lembaga/organisasi belum mempunyai JRA, dapat dilihat

dalam Gambar 2. Langkah- langkahnya sebagai berikut :

1) Memeriksa arsip sesuai daftar arsip.

2) Menilai arsip yang memiliki nilai guna primer dan sekunder.

Contoh format pernilaian dituangkan dalam Tabel 1.

3) Menetapkan status arsip menjadi: musnah, simpan sebagai

arsip inaktif, simpan permanen untuk diserahkan ke

lembaga kearsipan.

4) Membuat daftar arsip usul musnah.

5) Menyampaikan daftar usul musnah ke lembaga kearsipan;

6) Menyusun daftar arsip statis.

7) Melakukan penyerahan arsip statis berdasarkan daftar arsip

statis yang diserahkan.

-27-

Gambar 2.

Proses Kerja TeknisPenilaian Verifikasi Secara Tidak Langsung

Bagi Lembaga/Organisasi

Pemeriksaan Daftar Arsip

Penilaian Menentukan nilai guna primer/sekunder

Penetapan Musnah atau simpan (inaktif) Status

Pembuatan 1.Daftar Arsip Usul Musnah Daftar 2.Daftar Arsip Inaktif

Simpan/Permanen

Penyusunan

Daftar Arsip Statis

PenyerahanArsip Statis

Hasil penilaian sebagaimana dimaksud dalam nomor 1 selanjutnya

dibuatkan daftar arsip hasil penilaian dan dituangkan dalam pertimbangan

tertulis oleh panitia penilai arsip.

-28-

DAFTAR ARSIP HASIL PENILAIAN

NO JENIS ARSIP

TAHUN REKOMENDASI

KET Musnah Inaktif Statis

1 2 3 4 5 6 7

Bengkulu,

Pimpinan Lembaga Pencipta Arsip Jabatan*)

ttd

Nama jelas**) NIP

*) Pimpinan instansi/Pencipta Arsip dapat diwakilkan.

**) Huruf dicetak bold.

Naskah Berita Acara diketik menggunakan jenis huruf BookmanOldStyle,

ukuran 12

*) Dalam hal tertentu dapat diwakilkan

Petunjuk pengisian :

1. Nomor : diisi dengan nomor arsip;

2. Jenis Arsip : diisi dengan unit informasi arsip

(series/file/item);

3. Tahun : diisi dengan kurun waktu terciptanya arsip

4. Rekomendasi Musnah : diisi dengan rekomendasi musnah

berdasarkan nilai guna primer dan sekunder;

5. Rekomendasi Inaktif : diisi dengan rekomendasi inaktif/simpan

berdasarkan nilai guna primer dan sekunder;

6. Rekomendasi Statis : diisi dengan rekomendasi statis/permanen

berdasarkan nilai primer dan sekunder.

Keterangan pengisian kolom pada No 4 s.d 6 dengan tanda “√”

-29-

C. PEMBERITAHUAN PENYERAHAN ARSIP STATIS

Tahap selanjutnya adalah memberitahukan rencana pelaksanaan

penyerahan arsip statis kepada kepala lembaga kearsipan

1. Pemberitahuan akan menyerahkan arsip statis oleh pimpinan

pencipta arsip kepada kepala lembaga kearsipan sesuai wilayah

kewenangannya disertai dengan pernyataan dari pimpinan

pencipta arsip bahwa arsip yang diserahkan autentik, terpercaya,

utuh, dan dapat digunakan.

2. Proses pemberitahuan penyerahan arsip statis harus memenuhi

persyaratan sebagai berikut :

a. menyampaikan surat permohonan penyerahan arsip statis dari

pimpinan pencipta arsip kepada kepala lembaga kearsipan

sesuai wilayah kewenangannya.

b. menyampaikan daftar arsip usul serah; dan

c. menyampaikan surat pertimbangan oleh panitia penilai arsip.

D. VERIFIKASIDAN PERSETUJUAN

Verifikasi yang dimaksud pada kegiatan ini adalah pencermatan ulang

daftar arsip usul serah yang dibuat oleh pencipta arsip. Hasil verifikasi ini

menjadi acuan persetujuan penyerahan arsip statis dari unit pencipta ke

lembaga kearsipan. Verifikasi diawali dengan :

1. Kepala lembaga kearsipan melakukan verifikasi daftar arsip usul

serah berdasarkan permohonan penyerahan arsip statis dari

pencipta arsip.

2. Kepala lembaga kearsipan dapat memberikan rekomendasi atas hasil

verifikasi daftar arsip usul serah terhadap arsip yang diterima atau

ditolak kepada pencipta arsip.

3. Kepala lembaga kearsipan memberikan persetujuan atas daftar arsip

usul serah dari pencipta arsip.

E. PENETAPAN ARSIP YANG DISERAHKAN

Penetapan arsip yang akan diserahkan dituangkan dalam surat

keputusan pimpinan pencipta arsip. Surat keputusan penetapan arsip

yang akan diserahkan kepada lembaga kearsipan mengacu pada

persetujuan dari kepala lembaga kearsipan.

-30-

F. PELAKSANAAN SERAH TERIMA ARSIP

Beberapa hal yang perlu dilakukan dalam rangka penyerahan arsip statis

yaitu :

1. Pelaksanaaan serah terima arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip

kepada kepala lembaga kearsipan dengan disertai berita acara, daftar

arsip usul serah dan fisik arsip yang akan diserahkan.

2. Susunan format berita acara meliputi:

a. kepala, memuat logo, judul dan hari/tanggal/tahun, tempat

pelaksanaan penandatanganan, nama dan jabatan para pihak

yang membuat berita acara;

b. batang tubuh, memuat kegiatan yang dilaksanakan, termasuk

bila mana ada klausul perjanjian antara keduapihak khususnya

mengenai hak akses arsip statis;

c. kaki, memuat nama jabatan dan pejabat atau pihak yang

dikuasakan olehnya, serta tanda tangan para pihak yang

melakukan penandatanganan naskah berita.

31

BERITA ACARA SERAH TERIMA ARSIP

DARI (NAMA PENCIPTA ARSIP) KEPADA LEMBAGA KEARSIPAN ...

NOMOR : ..........

Pada hari ini ,.....................,tanggal ......, bulan ...........,tahun .......

bertempat di .... (nama tempat dan alamat), kami yang bertanda tangan

dibawah ini:

1. Nama :

NIP/NIK :

Jabatan*) :

Selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA bertindak untuk dan atas nama

(PENCIPTA ARSIP yang menyerahkan).

2. Nama :

NIP/NIK :

Jabatan*) :

Selanjutnya disebut PIHAK KEDUA bertindak untuk dan atas nama

Lembaga Kearsipan Daerah Kota Bengkulu, telah melaksanakan serah

terima arsip ..... (nama PENCIPTA ARSIP yang menyerahkan) yang memiliki

nilai guna seperti yang tercantum dalam daftar arsip terlampir untuk

disimpan di Lembaga Kearsipan Daerah Kota Bengkulu.

Berita acara ini dibuat dalam rangkap 2 (dua) bermeterai cukup dan PARA

PIHAK menerima satu rangkap yang mempunyai kekuatan hukum sama.

PIHAK KEDUA

Jabatan*)

Ttd

Bengkulu,............

PIHAK KEDUA

Jabatan*)

Ttd

Nama tanpa gelar**)

NIP

Nama tanpa gelar**)

NIP

*) Pimpinan instansi/pencipta arsip dapat diwakilkan.


Naskah Berita Acara diketik menggunakan jenis huruf Bookman Old Style,

ukuran 12


32

DAFTAR PENGIRIMAN ARSIP

Nama Pencipta Arsip : ...............(a)............ No. Pengirim : ............(b)......

Seri dan Judul : ...............(c)............ tanggal : ............(d)......

No Jenis/Series Arsip Tahun Tingkat

Perkembangan Jumlah Keterangan

1 2 3 4 5 6

PIHAK KEDUA

Jabatan*)

Ttd

Dibuat di.....,(tempat)......,(tanggal)

PIHAK KEDUA

Jabatan*)

Ttd

Nama tanpa gelar**)

NIP

Nama tanpa gelar**)

NIP

*) Pimpinan instansi/pencipta arsip dapat diwakilkan.


Naskah Berita Acara diketik menggunakan jenis hurufBookmanOld

Style, ukuran 12


Petunjuk pengisian:

a. Nama Pencipta Arsip : diisi dengan nama pencipta arsip

b. Nomor Pengiriman : diisi dengan nomor urut pengiriman arsip

c. Seri dan Judul : diisi dengan judul series arsip yang dikirim

d. Tanggal : diisi dengan tanggal/waktu pengiriman arsip

Petunjuk pengisian tabel :

e. Nomor : diisi dengan menuliskan nomor arsip.

f. Jenis Arsip : diisi dengan unit informasi arsip

(series/file/item).

g. Tahun : diisi dengan kurun waktu terciptanya arsip.

33

h. Tingkat Perkembangan : diisi dengan tingkat perkembangan keaslian

arsip seperti

asli/tembusan/salinan/pertinggal/copy.

i. Jumlah : diisi dengan jumlah arsip

(lembar/eksemplar/folder/boks).

j. Keterangan : diisi dengan informasi khusus yang

penting,untuk diketahui seperti : kertas

rapuh, berkas tidak lengkap, lampiran tidak

ada dan sebagainya.

WALIKOTA BENGKULU,

Cap/dto

H. HELMI

Documents

PROPINSI BENGKULU PERATURAN WALIKOTA BENGKULU TENTANG