Propuesta de Servicios ProfesionalesPropuesta de Servicios Profesionales

Sistema Integrado de Gestión (SIG) compatible con los Sistema Integrado de Gestión (SIG) compatible con los principales referenciales internacionales de gestiónprincipales referenciales internacionales de gestión

Av. Portugal N35-19 y Eloy Alfaro; Edif. Millenium Plaza, Of. 205; Centro de Negocios Office HELP ; Teléfonos: (593 2) 600 0164 / (593 2) 600 0165

www.mgs.ec

Quito, 14 de mayo de 2014Señor/aSeñor/aDirector/a GerenteDirector/a GerenteQuito.Quito.

Estimado/a Señor/a:

Tenemos el agrado de poner a su consideración, nuestra propuesta de servicios profesionales relacionada con la implementación de Sistema Integrado de Gestión (SIG) compatible con los principales referenciales internacionales de gestión.

Aspiramos que esta propuesta satisfaga sus expectativas mientras tanto quedamos a su disposición para ampliar cualquier información adicional que pueda surgir de esta propuesta y le agradecemos por la oportunidad que nos ha concedido para presentarla.

Quedamos a su disposición para reunirnos con usted, cuando estime conveniente, a fin de materializar acciones concretas en torno a la gestión de la administración en este ámbito.

Atentamente,

______________________________Ing. Juan Ramiro ParedesDirector ComercialMGS Management Global Solutions0997101170jrparedes@mgs.ec

Veintimilla E9-26 y Leonidas Plaza (Esquina)Edificio UZIEL Bussines Center, Oficina 207Telf.: (593 2) 253-9251E-mail general: contacto@mgs.ecwww.mgs.ec

Introducción y Objetivos GeneralesIntroducción y Objetivos Generales

MetodologíaMetodología

EntregablesEntregables

Cronograma de actividadesCronograma de actividades

Responsables del ProyectoResponsables del Proyecto

Honorarios ProfesionalesHonorarios Profesionales

Alcance de los ServiciosAlcance de los Servicios

Experiencia ProfesionalExperiencia Profesional

Prozes-e ToolsProzes-e Tools

Formulario de AceptaciónFormulario de Aceptación

INDICE

1. Introducción y Objetivos Generales1. Introducción y Objetivos Generales

MGS ofrece sus servicios de consultoría estratégica y tecnológica para la implantación de sistemas de gestión normalizados conformes a normas o referenciales internacionales de gestión.

MGS presta servicios técnicos especializados definiendo en la organización un auténtico sistema integrado de gestión (SIG), que va más allá del mero cumplimiento de una norma o referencial, y con la asistencia de soportes tecnológicos.

Dicho sistema está alineado con los modelos de excelencia EFQM (europeo) y FUNDIBEQ (latinoamericano), está basado en procesos, y tiene en cuenta todas las actividades de gestión estratégica general (p.e. planificación estratégica, recursos humanos, calidad, medio ambiente, seguridad y salud, I+D+i, sistemas de información, sostenibilidad) y sectorial (p.e. Buenas Prácticas de Manufactura, ISO 22.000, etc).

Con este enfoque, se ofertan soluciones de implantación de un sistema integrado de gestión (SIG), en 2 modalidades alternativas:

1. Introducción y Objetivos Generales (Cont.)

SOLUCIÓN DESCRIPCIÓN

Prozes-e AccessSistema de gestión por procesos sobre plataforma Microsoft Access compatible con los principales referenciales internacionales de gestión.

Prozes-e BPM Sistema de gestión por procesos sobre plataforma AuraPortal BPM (Business Process Management) compatible con los principales referenciales internacionales de gestión.

1. Objetivo

El objetivo de esta propuesta es definir un sistema de gestión para la implantación de un sistema integrado de gestión (SIG) compatible con los principales referenciales internacionales de gestión.

Los servicios de consultoría pueden prestarse con una solución de base de datos (Access) o con una solución Business Process Management (BPM). La alternativa a elegir será seleccionada por el cliente:

-Prozes-e Access-Prozes-e Business Process Mamagement

Se puede proponer la realización agrupada con otras pymes de las fases del proyecto relativas a la capacitación del personal.

2. Enfoque Global de la Metodología de MGS

CONSULTORÍA Y AUDITORÍA

FASES TIPO I FASES TIPO II FASES TIPO III

CAPACITACIÓN TECNOLOGÍA

2. Diagnóstico y validación de objetivos

8. Definición de la organización y sus procesos

9. Plan estratégico y Cuadro de mando integral

10. Elaboración de Manual y Procedimientos del Sistema de Gestión

11. Seguimiento de implantación de norma o referencial

12. Auditoría interna y revisión del sistema

13. Apoyo a la certificación

1. Sensibilización y dirección del proyecto

5. Formación básica sobre la tecnología utilizada, si es aplicable

6. Modelización de un proceso BPM ejemplo

7. Formación sobre procesos BPM y/o formularios para norma o referencial

3. Instalación y configuración de solución tecnológica

4. Instalación del catálogo de procesos BPM y/o formularios patrón

14. Soporte técnico anual

EXCELENCIA EFQM /

FUNDIBEQ

ESTRATEGIACMI

CALIDADISO 9.001 /

22.000 / BPM

MEJORASEIS SIGMA

MEDIO AMBIENTEISO 14.001

/ EMAS

PRLOHSAS 18.001

I+D+iUNE 166.002CEN 16.555-1

RRHHIiPSOSTENIBILIDAD

GRI

TECNOL. DE INFORMACIÓN

ISO 20.001 / ISO 27.001

GESTIÓN ENERGÉTICAISO 50.001

Business Process Management

GESTIÓN DE PROCESOS

2.1. Referenciales internacionales

2.2. Planificación

1. Sensibilización y dirección del proyecto

Objetivos: Sensibilización sobre los objetivos del proyecto Planificación y control del proyecto

Resultados: Acción y documentos de sensibilización Plan de control del proyecto

2. Diagnóstico y validación de objetivos

Objetivos: Toma de datos inicial para evaluar el sistema de gestión y el nivel de cumplimiento de un referencial seleccionado

Validación de objetivos del proyecto (referencial seleccionado)

Resultados: Objetivos del proyecto (referencial seleccionado) Informe de diagnóstico (evidencias y acciones a realizar) Mapa de procesos preliminar Organigrama y responsables de procesos

2.2. Planificación

3. Instalación y configuración de solución tecnológicaObjetivos: Validación de infraestructura tecnológica (opción BPM):

servidores con sistema operativo, base de datos y software complementario. Ver requisitos de instalación (*)

Instalación de solución tecnológica; Configuración de parámetros generales de la solución tecnológica, previa a la carga masiva de datos

Resultados: Solución tecnológica instalada4. Instalación del catálogo de procesos BPM y/o formularios patrón

Objetivos: Instalación de las bases de datos de procesos BPM y/o formularios patrón

Carga de informes de procesos BPM y/o formularios patrón

Resultados: Catálogo de procesos BPM y/o formularios patrón instalados

Informes de procesos BPM y/o formularios patrón cargados

2.2. Planificación

5. Formación básica sobre la tecnología utilizada

Objetivos: Formación básica relativa a la tecnología utilizada

Resultados: Acciones formativas de la tecnología utilizada Monografías de la tecnología utilizada

6. Modelización de un proceso BPM ejemplo

Objetivos: Asistencia en la modelización de un primer proceso (opción BPM)

Resultados: Proceso BPM de ejemplo modelizado

2.2. Planificación

7. Formación sobre procesos BPM y/o formularios para referencial

Objetivos: Formación básica relativa a la implantación del catálogo de procesos BPM y/o formularios patrón para el referencial seleccionado

Resultados: Acciones formativas (procesos BPM y/o formularios patrón)

Flujogramas y/o formularios de procesos BPM y/o formularios patrón

8. Definición de la organización y sus procesos

Objetivos: Definición y registro de datos del cliente y sus procesos en forma de fichas por organización y por cada proceso, de gestión y operativos

Resultados: Fichas de organización Mapa y fichas de procesos Cuadro de mando de procesos

2.2. Planificación

9. Plan estratégico y Cuadro de mando integral

Objetivos: Definición del marco estratégico (misión, visión, valores, principios éticos), análisis interno y externo, análisis DAFO, priorización y planificación de proyectos, mapa estratégico y Cuadro de Mando Integral

Resultados: Marco estratégico Análisis interno, externo y DAFO Mapa estratégico Plan estratégico Cuadro de mando integral

10. Elaboración de Manual y Procedimientos del Sistema de Gestión

Objetivos: Redacción del Manual del Sistema de Gestión, que recoge la política, estrategia y estructura del sistema de gestión de acuerdo a todos los requisitos normativos

Redacción de procedimientos generales del sistema de gestión

Resultados: Manual del Sistema de Gestión Procedimientos generales

2.2. Planificación

11. Seguimiento de implantación de norma o referencial

Objetivos: Seguimiento de la implantación del catálogo de procesos BPM y/o formularios patrón para norma o referencial

Resultados: Consultas e informes de Procesos BPM y/o formularios implantados

12. Auditoría interna y revisión del sistema

Objetivos: Verificación del nivel de implantación de norma o referencial

Realización de la revisión del sistema y planificación de objetivos

Resultados: Informe de auditoría interna Acciones correctivas de auditoría interna Informe de revisión del sistema Programa de objetivos del sistema

2.2. Planificación

13. Apoyo a la certificación

Objetivos: Apoyo a la certificación de norma o referencial

Resultados: Certificación de norma o referencial

14. Soporte técnico anual

Objetivos: Actualizaciones de la solución tecnológica (BPM) Resolución de incidencias reales de la solución tecnológica

Resultados: Solución tecnológica actualizada (BPM) Soporte técnico de solución tecnológica

2.2. Planificación

(*) Requisitos a cumplir por la pyme para la instalación de la solución tecnológica (salvo que se desee contratar un servicio cloud): Prozes-e Access. Disponer de una licencia de Microsoft Access, base de datos que viene integrada en el software Microsoft Office. La solución se instala en una carpeta Windows del cliente. Prozes-e BPM. La plataforma base de la solución, AuraPortal BPM, requiere para ser instalada (definido en Monografía de AuraPortal):

o Servidores. Uno o varios ordenadores servidores para AuraPortal y para la base de datos (MS SQL), según número de usuarios

o Base de Datos: MS SQL Server. o Sistema Operativo: MS Windows Server. El sistema operativo del servidor de

AuraPortal ha de ser Windows Server, a 64 bits, en cualquiera de sus ediciones (Standard, Enterprise o Data Center).

o Ordenadores cliente. Navegador (Explorer, Firefox, Crome, Safari, otros navegadores compatibles).

o Software complementario: Sistema de Cortafuegos, Sistema de Copias de Seguridad.

Entregables

Se resumen los principales entregables, según la modalidad o solución seleccionada:

ENTREGABLES Prozes-e Access

Prozes-e BPM

• Informe de diagnóstico X X

• Mapa y estructura organizativa para los procesos X X

• AuraPortal, Módulo BPM (Intranet, Extranet, Gestión documental, Gestión de proyectos y Modelización de procesos sin programación)

X

• Prozes-e BPM, Catálogo de procesos BPM patrón (> 80) X

• Prozes-e Access, Base de datos de formularios patrón (> 225) X

• Capacitación tecnológica X X

• Capacitación sobre modelización y Proceso BPM ejemplo modelizado X

• Capacitación sobre procesos BPM y/o formularios patrón X X

Entregables (Cont.)

ENTREGABLES Prozes-e Access

Prozes-e BPM

• Fichas de procesos X X

• Cuadro de mando de procesos X X

• Marco estratégico, Análisis interno, externo y DAFO X X

• Mapa estratégico, Plan estratégico y Cuadro de mando integral X X

• Manual y procedimientos generales del Sistema de Gestión X X

• Informe de auditoría interna y acciones correctivas X X

• Informe de revisión del sistema y programa de objetivos del sistema X X

• Apoyo a la certificación de norma o referencial X X

• Soporte técnico de solución tecnológica X X

Cronograma de Actividades

A: Fase Agrupada; I: Fase Individual

FASE MES 1

MES 2

MES 3

MES 4

MES 5

MES 6

1. Sensibilización y dirección de proyecto A A A A A A

2. Diagnóstico I

3. Instalación y configuración de solución tecnológica I

4. Instalación del catálogo de procesos/formularios patrón I

5. Formación básica sobre la tecnología utilizada A A A

6. Modelización de un proceso BPM ejemplo (opción BPM) A A A

7. Formación procesos/formularios patrón y Referencial A A A

8. Definición de procesos I I I

9. Plan estratégico y cuadro de mando integral I I I

10. Elaboración de manual y procedimientos del sistema I I I

11. Seguimiento de implantación I I I I

12. Auditoría interna y revisión del sistema I

13. Apoyo a la certificación I

14. Soporte técnico I I I I I I

Nota: La planificación y duración de cada fase son estimativas, pudiendo sufrir alguna variación durante la ejecución del proyecto

Responsables del Proyecto

Xavier es Licenciado en Contabilidad y Auditoría de la Universidad Central del Ecuador, Magister en Gerencia Empresarial, mención Negocios Internacionales, Escuela Politécnica Javeriana del Ecuador y Contador Público Autorizado.

Xavier lidera la práctica de Implementación de las Normas Internacionales de Información Financiera para MGS - Management Global Solutions, de la misma manera es responsable de la capacitación interna y de clientes de la Firma en NIIF.

Xavier ha desarrollado su experiencia profesional como Auditor y Consultor de una serie de compañías y entidades del sector financiero, sector de Servicios petroleros, comercializadoras, manufactureras, compañías de gas y entidades sin fines de lucro.

Consolida una experiencia de más de 14 años, trabajando en importantes Firmas Internacionales como Arthur Andersen, Ernst & Young, entre otros.

Lcdo. MsC. Xavier AizagaSOCIO

Responsables del Proyecto

• Nacionalidad española• Ingeniero Industrial, UNIVERSIDAD DE OVIEDO• Máster en Gestión y Dirección de empresas industriales,

UNIVERSIDAD DE OVIEDO• Auditor Jefe de Calidad e I+D+i por APPLUS y DEKRA• Coordinador, Evaluador y Validador EFQM• Consultor Senior BPM (Business Process Management) por

AURAPORTAL• 18 años de experiencia profesional (15 en consultoría)• Desarrollador de los productos de Prozes-e Tools• > 400 auditorías de certificación• > 130 proyectos de consultoría y formación

Ing. José Luis IglesiasDIRECTOR DE PROYECTO

• Jefe de proyecto• Consultor especialista en sistemas de gestión• Consultor tecnológico

Equipo de proyecto

1. Honorarios Profesionales

Nuestros honorarios están estimados con base al tiempo y costos que incurriremos a este proyecto, de la categoría de los profesionales a asignar y del valor de las soluciones tecnológicas seleccionadas.

De acuerdo con lo anterior y con la solución seleccionada, nuestros honorarios serán los siguientes:

(1)Incluye 10 licencias internas de AuraPortal BPMS (o configuración equivalente) y soporte anual del primer año.

(2)Presupuesto por referencial adicional: 2.800

(3)Presupuesto por automatización de un proceso específico adicional (2 páginas de flujograma): 3.400

SOLUCIÓN DESCRIPCIÓN IMPORTE

SOPORTE ANUAL

Prozes-e Access Solución tecnológica Access + Consultoría / Auditoría + Capacitación (1 referencial) (2)

8.456 0

Prozes-e BPM Solución tecnológica BPM + Consultoría / Auditoría + Capacitación (1 referencial) (2) (3)

12.171 (1)

1.215

2. Condiciones Generales

Los precios están en dólares de los Estados Unidos de América, y no incluyen: •La certificación del sistema de gestión por una entidad externa acreditada.•El servicio cloud de infraestructura, si es requerido (servidor + sistema operativo + base de datos + software complementario - copias de seguridad, antivirus - ).•El impuesto al valor agregado (IVA).•Los gastos necesarios, por ejemplo por dietas y desplazamientos. Los honorarios serán facturados de la siguiente manera: •40% a la aprobación de nuestra propuesta•30% al inicio del segundo mes•15% al inicio del tercer mes•15% al final del cronograma (6 meses)

2. Condiciones Generales (cont.)

En el supuesto caso que fuera necesario ampliar el alcance del trabajo por motivos no imputables a MGS y como consecuencia nuestro presupuesto de horas se viera afectado en forma significativa, lo pondremos en su conocimiento de manera inmediata para buscar una solución conveniente para ambas partes. Las facturas presentadas, serán abonadas dentro de los cinco (5) días de la fecha de presentación de las mismas. El pago fuera de término devengará un interés equivalente para operaciones activas con el doble en concepto de intereses resarcitorios. El límite máximo de la obligación a asumir por MGS por cualquier razón, incluyendo negligencia nuestra, relacionado con la prestación de servicios por su cuenta, estará limitada al monto de los honorarios pagados a la Firma por los servicios o el producto de su trabajo.

Alcance de los Servicios

El alcance de los servicios y la duración de las fases del proyecto está condicionado al cumplimiento por parte del cliente de los siguientes compromisos:

•Facilitar toda la información necesaria a la empresa consultora para el logro de los objetivos del proyecto.•Implantar las acciones establecidas por la empresa consultora para el logro de los objetivos del proyecto, tanto las que se refieren a infraestructura como las del sistema de gestión y los procesos.•Participar en las acciones formativas agrupadas con otras pymes que establece la empresa consultora (fases 1, 5, 6 y 7).•Tener accesible a la empresa consultora a través de internet la información relevante relativa al sistema de gestión, los procesos, los documentos y los registros.•Disponer de una buena conexión a internet que permita el acceso a la solución tecnológica de una manera ágil y rápida (si es aplicable).

El cliente asume entera responsabilidad en los procesos de certificación de normas o referenciales de su organización.

Alcance de los Servicios (Cont.)

La propiedad intelectual de la solución tecnológica suministrada no se cede como consecuencia de la ejecución del presente contrato, lo cual significa que las licencias solo serán de aplicación para este proyecto de consultoría y no podrán ser comercializadas a terceros por la compañía cliente. Las partes respetarán la confidencialidad sobre las políticas, procedimientos, fórmulas, técnicas de administración e información legal, financiera, etc., que, con ocasión de la presentación de los servicios aquí descritos, llegaren a tener conocimiento, incluso harán que sus empleados, agentes y subcontratistas la mantengan, siendo responsables del cumplimiento de esta obligación por parte de aquellos.

Experiencia MGS

AAASACORPORATION S.A.

Experiencia MGS

EERSSA

Experiencia MGS

Experiencia MGS

NORMAS DE GESTIÓN

NORMAS DE GESTIÓN

MODELOS AVANZADOSMODELOS AVANZADOS

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

GESTIÓN POR PROCESOS

Prozes-e Tools

Prozes-e BPM (Business Process Management)

Gestión por

Procesos

Alineación con EFQM

Tecnología BPMS

> 80 Procesos

BPM Patrón

Cumpli-miento

Normativo

Cuadro de Mando Integral

EJECUCIÓN Y MONITORIZACIÓN

OPTIMIZACIÓN

MODELIZACIÓN Y SIMULACIÓN

Ver Anexos: Prozes-e BPM rev 20; AuraPortal 2014

Prozes-e BPM (Business Process Management)

Gestión por Procesos

Alineación con EFQM

/ FUNDIBEQ

Tecnología Microsoft

Access

> 225 Formula-

rios Patrón

Cumpli-miento

Normativo

Cuadro de Mando Integral

Ver Anexo: Prozes-e Access rev 5

Cliente: Fecha: __ / __ / __ Asesor:

Aceptamos en conformidad los términos expresados en la Propuesta de Servicios Profesionales de

MGS Management Global Solutions.

Formulario de Aceptación

Nombre y Apellido

_________________

Cargo

_________________

Firma

_________________

SOLUCIÓN DESCRIPCIÓN SELECCIÓN

REFERENCIAL / ES

Prozes-e Access Sistema de gestión por procesos sobre plataforma Microsoft Access compatible con los principales referenciales internacionales de gestión

Prozes-e BPM Sistema de gestión por procesos sobre plataforma AuraPortal BPM (Business Process Management) compatible con los principales referenciales internacionales de gestión

Cliente: Fecha: __ / __ / __ Asesor:

Aceptamos en conformidad los términos expresados en la Propuesta de Servicios Profesionales de

MGS Management Global Solutions.

Formulario de Aceptación

Nombre y Apellido

_________________

Cargo

_________________

Firma

_________________

SOLUCIÓN DESCRIPCIÓN SELECCIÓN

REFERENCIAL / ES

Prozes-e Access Sistema de gestión por procesos sobre plataforma Microsoft Access compatible con los principales referenciales internacionales de gestión

Prozes-e BPM Sistema de gestión por procesos sobre plataforma AuraPortal BPM (Business Process Management) compatible con los principales referenciales internacionales de gestión