i

PROSEDUR PELAKSANAAN ADMINISTRASI BONGKAR DAN MUAT

PETIKEMAS DENGAN SISTEM ALIH KAPAL (TRANSSHIPMENT) PADA

PT. PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) SURABAYA

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan

Vokasi Ahli Madya ( A.Md.) Dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Oleh :

RENDY SETIAWAN PUTRA

D1513086

PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2016

ii

iii

iv

v

MOTTO

”Dengan nama Allah Yang Maha Pengasih, Maha Penyayang”

(QS. Al-Fatihah: 1)

”Allah tidak membebani seseorang itu melainkan sesuai dengan kesanggupannya”

(QS. Al-Baqarah: 286)

”Maka nikmat Tuhan kamu manakah yang kamu dustakan ?”

(QS. Ar.Rahman: 25)

”Life to change myself and other people to be better”

(Penulis)

”Kita tidak perlu hebat untuk memulai, tapi yang pasti kita harus memulai untuk

menjadi hebat, take action !!!”

(Penulis)

”Kesabaran kita itu ibarat minum jamu yang rasanya pahit sekali, yang hanya dapat

diminum oleh mereka yang teguh tekadnya, tetapi hal tersebut dapat menyembuhkan

dari kesusahan dan berbagai penyakit”

(Penulis)

”Remember, with great power, comes great responsibility so stop complaining

because complaining will never solve the problem”

(Anonim)

vi

PERSEMBAHAN

Karya Tulis ini penulis persembahkan untuk :

1. Semua Orang Tuaku, Ayah Ibu dan Bapak

Mamah yang selalu mendukung dan

menyayangi penulis dengan sepenuh hati.

2. Kakak dan Adik - Adikku serta seluruh

keluarga besarku yang selalu mendukung dan

mendoakan penulis.

3. Bapak dan Ibu dosen Program DIII

Manajemen Administrasi, FISIP UNS atas

dedikasi dan ilmu yang telah diberikan.

4. Almamater Universitas Sebelas Maret (UNS)

Surakarta tercinta.

5. Pembaca yang budiman.

vii

KATA PENGANTAR

Puji syukur kita haturkan kehadiran Allah SWT yang telah memberikan

limpahan rahmat dan karunianya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir

yang berjudul:

“PROSEDUR PELAKSANAAN ADMINISTRASI BONGKAR DAN MUAT

PETIKEMAS DENGAN SISTEM ALIH KAPAL (TRANSSHIPMENT) PADA

PT. PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) SURABAYA”.

Tugas Akhir ini disusun dalam rangka memenuhi sebagian persyaratan dalam

memperoleh sebutan vokasi Ahli Madya (A.Md) dalam bidang Manajemen

Administrasi. Didalamnya penulis membahas mengenai proses pelaksanaan

administrasi bongkar dan muat petikemas di pelabuhan yang prosesnya menggunakan

sistem transshipment atau alih kapal khususnya yang terjadi pada PT. Pelabuhan

Indonesia III (Persero) Surabaya.

Tugas Akhir ini disusun berdasarkan hasil informasi, observasi dan praktik

kerja penulis selama magang di PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Surabaya.

Selama pelaksanaan dalam pembuatan laporan, penulis banyak mendapat dukungan

dan bimbingan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis

menyampaikan rasa terima kasih kepada:

1. Bapak Djoko Purwoko, SS, MH selaku dosen pembimbing Tugas Akhir yang

telah memberikan arahan dan bimbingannya sehingga penulis dapat

menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik.

2. Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni , M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial

dan Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.

3. Drs. Ali, M.Si selaku Kepala Program Diploma III Manajemen Administrasi

FISIP Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah membantu,

mengarahkan, membimbing dan memberikan dukungan sehingga laporan ini

dapat diselesaikan dengan baik.

4. Bapak Djarwo Surjanto selaku Direktur Utama PT. Pelabuhan Indonesia III

(Persero) yang telah memberikan izin kepada penulis untuk melaksanakan

praktik kerja di perusahaan.

viii

5. Bapak Yon Irawan selaku Sekretaris Perusahaan PT. Pelabuhan Indonesia III

(Persero) yang telah memberikan bimbingan.

6. Ibu Vilia di bagian SDM dan Umum PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero)

yang telah memberikan pengarahan kepada penulis untuk melaksanakan

praktik kerja.

7. Seluruh Staff Sekretaris Perusahaan, Ibu Camelia, Mbak Ayu, Mbak Sinta,

Mbak Dinda, Mbak Dela, Mbak Esmi, Ibu Indri, Mas Rendy, Mas Wilis, Mas

Hafids, Mas Surya dan Mas Adri terimakasih atas persahabatan dan

bimbingannya.

8. Teman-teman “CANTIGI”, Aru, Bella, Budi, Eli, Fathoni, Lulu, Rohmat,

Yolanda, Yunia dan yang lainnya, terimakasih atas persahabatan dan

pengalaman trip-nya yang luar biasa dari SMA hingga saat ini.

9. Teman-teman dan kakak - kakak purna DKC Karanganyar, terimakasih atas

dukungan, doa dan ilmu organisasi yang sangat bermanfaat bagi penulis,

Salam Pramuka !!!

10. Teman-teman kelas B Program Manajemen Administrasi angkatan 2013 yang

telah bersama-sama melewati suka dan duka selama kuliah di kampus tercinta

FISIP UNS ini.

11. Teman-teman yang tidak bisa disebutkan satu persatu dalam menyelesaikan

Tugas Akhir ini.

Adapun dalam pembuatan Tugas Akhir ini terdapat kesalahan, namun dengan

segala kerendahan hati penulis menerima segala saran dan kritik yang sifatnya

konstruktif dari semua pihak dengan satu harapan semoga Tugas Akhir ini dapat

memenuhi harapan kita semua. Penulis mengucapkan terima kasih atas perhatiannya.

Surakarta, 9 Juni 2016

Penulis

ix

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ............................................................................................. i

PERSETUJUAN .................................................................................................... ii

PENGESAHAN .................................................................................................... iii

PERNYATAAN .................................................................................................... iv

MOTTO .................................................................................................................. v

PERSEMBAHAN .................................................................................................. vi

KATA PENGANTAR ............................................................................................ vii

DAFTAR ISI .......................................................................................................... ix

DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. xi

DAFTAR TABEL .................................................................................................. xii

DAFTAR BAGAN ................................................................................................. xiii

DAFTAR GRAFIK ................................................................................................ xiv

DAFTAR LAMPIRAN .......................................................................................... xv

ABSTRAK ............................................................................................................ xxvii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah ………………………………………………. 1

B. Perumusan Masalah …………………………………………………… 9

C. Tujuan Pengamatan …………………………………………………… 10

D. Manfaat Pengamatan ………………………………………………….. 11

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN

A. Tinjauan Pustaka ……………………………………………………… 12

1. Prosedur ………………………………………………………. 12

2. Administrasi …………………………………………………... 16

3. Kegiatan Bongkar dan Muat di Pelabuhan …………………… 24

4. Petikemas ………………………………………………….….. 29

5. Alih Kapal (Transshipment) ………………………………….. 37

6. Pedoman Sistem dan Prosedur Bongkar dan Muat Petikemas

menggunakan Sistem Alih Kapal (Transshipment) PT. Pelabuhan

Indonesia III (Persero) ……………………………………….. 38

B. Metode Pengamatan ………………………………………………….. 41

1. Lokasi Pengamatan …………………………………………… 41

2. Jenis Pengamatan ……………………………………………... 41

x

3. Penentuan Sampel dan Sumber Data …………………………. 42

4. Teknik Pengumpulan Data ……………………………………. 45

5. Teknik Analisis Data …………………………………………. 48

BAB III DESKRIPSI PERUSAHAAN

A. Sejarah dan Perkembangan Perusahaan ………………………………. 52

B. Visi Perusahaan dan Misi Perusahaan ………………………………… 54

C. Struktur Organisasi Perusahaan ………………………………………. 55

D. Bidang Usaha Perusahaan, Produk Perusahaan dan Layanan

Perusahaan ……………………………………………………………. 68

E. Wilayah Usaha Perusahaan …………………………………………… 72

F. Profil Terminal Petikemas Serbaguna (Multipurpose) Nilam Timur

Surabaya ……………………………………………………………… 75

BAB IV PEMBAHASAN HASIL PENGAMATAN

A. Prosedur Pelaksanaan Administrasi Bongkar dan Muat Petikemas dengan

Sistem Alih Kapal (Transshipment) ...................................................... 79

B. Hambatan dalam Pelaksanaan Administrasi Bongkar dan Muat Petikemas

dengan Sistem Alih Kapal (Transshipment) .......................................... 111

C. Cara untuk Mengatasi Hambatan yang Terjadi dalam Pelaksanaan

Administrasi Bongkar dan Muat Petikemas dengan Sistem Alih Kapal

(Transshipment) ..................................................................................... 117

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan ............................................................................................. 122

B. Saran ........................................................................................................ 126

DAFTAR PUSTAKA .............................................................................................. 129

LAMPIRAN ............................................................................................................ 132

xi

DAFTAR GAMBAR

1.1 : Ilustrasi Kegiatan Bongkar Muat Barang di Pelabuhan .................................. 3

1.2 : Aktivitas Bongkar Petikemas di Terminal Multipurpose Nilam Timur ......... 4

2.1 : Ilustrasi Mekanisme Kegiatan Bongkar di Pelabuhan .................................... 26

2.2 : Ilustrasi Mekanisme Kegiatan Muat di Pelabuhan ......................................... 28

2.3 : Tumpukan Petikemas di Lapangan Penumpukan Petikemas ......................... 30

2.4 : Petikemas Jenis General Purpose (GP) .......................................................... 31

2.5 : Petikemas Jenis Open Top Container ............................................................. 32

2.6 : Petikemas Jenis Tank Container (TC) ............................................................ 32

3.1 : Peta Pelabuhan di Wilayah Tanjung Perak Surabaya ..................................... 75

4.1 : Pelaksanaan meeting Perencanaan dan Pengendalian ..................................... 83

4.2 : Pemindahan Petikemas dari Kapal keatas Truk .............................................. 93

4.3 : Proses Pengangkatan Petikemas keatas Palka Kapal ...................................... 96

xii

DAFTAR TABEL

2.1 : Ukuran Petikemas/ Container ........................................................................ 33

2.2 : Jenis Muatan dalam Petikemas ....................................................................... 34

3.1 : Informasi Dermaga di Wilayah Pelabuhan Tanjung Perak ............................ 76

3.2 : Standar Kinerja Bongkar dan Muat Petikemas di Wilayah

Pelabuhan Tanjung Perak Surabaya ............................................................... 77

xiii

DAFTAR BAGAN

2.1 : Macam-Macam Teknik Pengumpulan Data .................................................... 46

2.2 : Macam-Macam Teknik Observasi ................................................................... 47

2.3 : Komponen dalam Analisa Data (interactive model) ........................................ 49

3.1 : Perkembangan PT. Pelindo III (Persero) ......................................................... 52

3.2 : Struktur Organisasi PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) ............................ 56

3.3 : Anak Perusahaan dan Afiliasi PT. Pelindo III (Persero) ................................. 74

4.1 : Alur Prosedur Pelaksanaan Administrasi Bongkar dan Muat Petikemas

di PT. Pelindo III (Persero) .............................................................................. 80

xiv

DAFTAR GRAFIK

1.1 : Arus Petikemas PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) ................................. 5

1.2 : Perbandingan Dwelling Time di Dunia Tahun 2012 ...................................... 6

3.1 : Klasifikasi Pegawai di PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero)

Tahun 2014 ..................................................................................................... 62

3.2 : Komposisi Pegawai PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero)

Berdasarkan Pendidikan Tahun 2014 ............................................................. 63

3.3 : Komposisi Pegawai PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero)

Berdasarkan Usia Tahun 2014 ........................................................................ 64

xv

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 : Pedoman Wawancara ........................................................................ 133

Lampiran 2 : Pengertian Umum .............................................................................. 135

Lampiran 3 : Surat Tugas Magang .......................................................................... 142

Lampiran 4 : Form Penilaian Magang ..................................................................... 143

Lampiran 5 : Sertifikat Keterangan Selesai Magang .............................................. 144

Lampiran 6 : Rekapitulasi Kegiatan Magang .......................................................... 145

Lampiran 7 : Form Monitoring Magang ................................................................. 149

Lampiran 8 : Presensi Magang ................................................................................ 153

Lampiran 9 : Bukti Pelaksanaan Kerja Petikemas .................................................. 155

Lampiran 10 : Container Vessel Identification Advice ............................................ 156

Lampiran 11 : Daftar Container Ekspor .................................................................. 157

Lampiran 12 : Daftar Container Impor ................................................................... 158

Lampiran 13 : Discharge List .................................................................................. 159

Lampiran 14 : Estimasi Perhitungan Biaya (EPB) .................................................. 162

Lampiran 15 : Jadwal Windows Kapal Petikemas Terminal Nilam ....................... 163

Lampiran 16 : Job Order ......................................................................................... 164

Lampiran 17 : Kinerja Operasional Terminal Nilam ............................................... 165

Lampiran 18 : Laporan Dwelling Time Bongkar ..................................................... 166

Lampiran 19 : Laporan Dwelling Time Muat .......................................................... 169

Lampiran 20 : Laporan Produksi Bongkar Muat ..................................................... 271

Lampiran 21 : Laporan Realisasi Alih Kapal .......................................................... 273

Lampiran 22 : Laporan Rekap Kinerja Terminal Nilam ......................................... 275

Lampiran 23 : Layout Bayplan ................................................................................ 277

Lampiran 24 : Loading List ..................................................................................... 278

Lampiran 25 : Nota Jasa Penjualan Jasa Kepelabuhanan ....................................... 280

Lampiran 26 : Operationa Plan ............................................................................. 281

Lampiran 27 : Pemberitahuan Kegiatan Bongkar Muat ......................................... 282

Lampiran 28 : Permintaan Pelayanan dan Bongkar/ Muat Barang (PPKB) .......... 283

Lampiran 29 : Permohonan Container Handling ................................................... 284

Lampiran 30 : Permohonan Uang Muka ................................................................ 285

Lampiran 31 : Presentase Muatan Stack di CY Terminal Nilam ........................... 190

xvi

Lampiran 32 : Rekapitulasi Bongkar Muat ............................................................ 191

Lampiran 33 : Surat Keterangan Bukti Pembayaran Jasa Kepelabuhan ................ 194

Lampiran 34 : Surat Penunjukkan Kerja Bongkar Muat (PBM) ............................ 195

Lampiran 35 : Surat Perintah Kerja Bongkar ......................................................... 196

Lampiran 36 : Surat Perintah Kerja Muat ............................................................... 197

Lampiran 37 : Surat Pernyataan Kerja Bongkar Muat ............................................ 198

Lampiran 38 : Tally Sheet ........................................................................................ 199

Lampiran 39 : Terminal Departure Report (TDR) ................................................ 200

Lampiran 40 : Time Sheet ...................................................................................... 201

Lampiran 41 : Permohonan Tenaga Kerja Bongkar Muat ..................................... 202

Lampiran 42 : Transshipment List ......................................................................... 205

Lampiran 43 : Perjanjian Kerjasama Windows dan Kontrak Kerja ....................... 206

Lampiran 44 : Yard Allocation ............................................................................... 216

xvii

ABSTRAK

RENDY SETIAWAN PUTRA, D1513086, PROSEDUR PELAKSANAAN

ADMINISTRASI BONGKAR DAN MUAT PETIKEMAS DENGAN SISTEM

ALIH KAPAL (TRANSSHIPMENT) PADA PT. PELABUHAN INDONESIA III

(PERSERO) SURABAYA. Tugas Akhir, Program Diploma III Manajemen

Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret

Surakarta, 2016, 216 halaman.

Bongkar muat adalah pekerjaan membongkar barang dari/ kapal ke dermaga/

tongkang/ truk atau memuat barang dari dermaga/ tongkang/ truk ke dalam kapal

sampai dengan tersusun dalam palka kapal dengan menggunakan derek kapal atau

derak darat. Kegiatan bongkar muat dilakukan di pelabuhan atau terminal bongkar

muat barang. Tujuan dari kegiatan bongkar muat petikemas sangat penting yakni

mendorong tercapainya integrasi logistik secara nasional secara merata baik di

wilayah perkotaan maupun di wilayah pedesaan.

Dalam rangka mencapai integrasi logistik secara nasional diharapkan bahwa

seluruh aktivitas logistik di seluruh Indonesia baik antar wilayah maupun antar pulau

dapat beroperasi secara efektif dan efisien serta menjadi satu kesatuan yang saling

terintegrasi secara nasional dalam wilayah negara Indonesia. Untuk mewujudkan

tujuan tersebut, maka kegiatan bongkar muat harus didukung dengan proses

administrasi yang jelas dan mumpuni. Dengan proses yang jelas dan tidak rumit,

administrasi dapat menjadi pengendali cara serta sistem kerja bongkar muat agar

berlangsung efektif dan efisien sehingga tujuan bersama dapat terwujud.

Penulisan Tugas Akhir ini bertujuan untuk mendeskripsikan dan

menggambarkan pelaksanaan Prosedur Administrasi Bongkar dan Muat Petikemas

dengan Sistem Alih Kapal (Transshipment) pada PT. Pelabuhan Indonesia III

(Persero) Surabaya. Pelaksanaan pengamatan ini, menggunakan jenis penelitian

deskriptif kualitatif yaitu dengan menggambarkan pelaksanaan Prosedur Administrasi

Bongkar dan Muat Petikemas dengan Sistem Alih Kapal (Transshipment) yang

dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan hasil pengamatan di

lapangan. Sumber data yang diperoleh berdasarkan dari narasumber, aktivitas dan

juga dokumen. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah observasi,

wawancara dan dokumentasi sehingga dapat dianalisa dan ditarik kesimpulannya.

Hasil pengamatan yang dilakukan di Terminal Petikemas Serbaguna

(Multipurpose) Nilam Timur Surabaya, penulis menyimpulkan bahwa Prosedur

Administrasi Bongkar dan Muat Petikemas dengan Sistem Alih Kapal

(Transshipment) telah sesuai dengan ketentuan yang berlaku (administrasi dan

pelaksanaan) di PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero). Namun dalam pengamatan,

penulis menemukan beberapa hambatan yakni berkaitan dengan teknis di lapangan

seperti faktor cuaca, kerusakan alat dan ketidaksesuaian antara realisasi di lapangan

dengan hasil meeting perencanaan. Adapun saran yang diberikan penulis yakni supaya

pihak Terminal lebih mengoptimalkan fasilitas yang dimilikinya agar seluruh kegiatan

bongkar dan muat dapat berjalan dengan lancar.

Kata Kunci : Administrasi, Alih Kapal, Bongkar, Muat, Pelabuhan, Petikemas