PROSEDUR PENGELOLAAN NASKAH DINAS PADA UNIT …/Prosedur... · PENGESAHAN Disusun Oleh : WITORO MARTOPO D1510094 Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji Pada Program Studi Diploma

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

i

PROSEDUR PENGELOLAAN NASKAH DINAS PADA UNIT

KEARSIPAN

DI MAHKAMAH KONSTITUSI REPUBLIK INDONESIA

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh

Sebutan Vokation Ahli Madya ( A.Md. ) Dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Oleh :

Witoro Martopo

D1510094

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2013


commit to user

ii

PERSETUJUAN


KEARSIPAN


Disusun Oleh :

WITORO MARTOPO

D1510094

Disetujui Untuk Dipertahankan di hadapan Tim Penguji

Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pembimbing,

Drs. Soeharsono, M.S.

NIP. 19510701 197903 1 001


commit to user

iii

PENGESAHAN


KEARSIPAN


Disusun Oleh :

WITORO MARTOPO

D1510094

Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji

Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pada Hari :

Tanggal :

Tim Penguji Nama Tanda tangan

1. Penguji 1 AW Erlin M, S.Sos, MPA ( ........................... )

2. Penguji 2 Drs. Soeharsono, M.S. ( ........................... )

Mengetahui,

Dekan,

Prof. Drs. H. Pawito, Ph.D

NIP. 19540805 198503 1 002

Ketua Program,

Drs. Sudarto, M.Si

NIP. 19550202 198503 1 006


commit to user

iv

PERNYATAAN

Nama : WITORO MARTOPO

NIM : D1510094

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “Prosedur

pengelolaan naskah dinas pada unit kearsipan di mahkamah konstitusi republic

indonesia” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam

tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.

Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya

bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang

saya peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta,

Yang Membuat Pernyataan,

Witoro Martopo

D1510094


commit to user

v

MOTTO

“Sesali masa lalu karena ada kekecewaan dan kesalahan – kesalahan, tetapi

jadikan penyesalan itu sebagai senjata untuk masa depan agar tidak terjadi

kesalahan lagi.”

“ masa lalu bukanlah halangan karena masa lalu akan selalu di belakang dan

selamanya tidak akan pernah di depan, tetapi masa lalu dapat kita gunakan untuk

melangkah kedepan”

“ Jangan pernah menyalahkan nasib, tetapi berusahalah merubah nasib ”

“Berusahalah jangan sampai terlengah walau sedetik saja, karena atas kelengahan

kita tak akan bisa dikembalikan seperti semula.”


commit to user

vi

PERSEMBAHAN

Tugas akhir ini saya persembahkan kepada :

Kedua orang tua atas do’a dan motivasinya

Keluarga besar Mahkamah Konstitusi

Republik Indonesia

Seluruh Dosen yang telah membimbing saya

selama ini.

Seluruh teman-teman saya yang selalu

memberi semangat dan motivasi.

Seseorang yang selalu ada dan selalu memberi

motivasi

Almamaterku tercinta


commit to user

vii

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT,

dengan rahmat dan hidayahNya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas

skripsi sebagai persyaratan untuk memperoleh gelar Amd program studi Diploma

III Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebbelas Maret Surakarta.

Dalam penulisan laporan tugas akhir, banyak ditemukan hambatan dan

rintangan, namun hambatan dan rintangan yang menghadang dapat teratasi

dengan baik atas bantuan beberapa pihak secara langsung ataupun tidak langsung.

Untuk itu penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada

pihak-pihak berikut rasa terima kasih ini kami ucapkan :

1. Prof. Drs. H. Pawito, Ph.D., selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu

Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

2. Drs. Sudarto, M.Si., selaku Ketua Program Diploma III Manajemen

Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas

Maret Surakarta.

3. Drs. Soeharsono, M.S, selaku pembimbing laporan tugas akhir yang telah

sabar memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis dalam

penyusunan laporan tugas akhir.

4. Yuni Sandrawati, S.Sos., M.Si kepala bagian arsip dan ekspedisi yang

telah mengijinkan penulis untuk melakukan kuliah kerja magang.

5. Pegawai di unit arsip dan ekspedisi selaku pembimbing dalam

pelaksanaan kuliah kerja magang yang telah memberikan pengarahan

selama magang.

6. Seluruh karyawan di Mahkamah Konstitusi Republik Indonesia yang

telah membantu kelancaran penyusunan laporan tugas akhir ini.

7. Kedua orang tua dan keluarga besar yang telah memberikan do’a,

motivasi, dan bantuan baik moril ataupun materiil.

8. Semua teman-teman satu angkatan MA ’10 atas dukungan, bantuan, serta

kerjasamanya dalam menyelesaikan penulisan laporan tugas akhir.


commit to user

viii

9. Untuk samua pihak yang tidak bisa saya sebutkan satu persatu yang telah

mendukung dan mendoakan penulis demi kelancaran penyusunan PTK ini.

Penulis hanya bisa berharap semoga Allah SWT membalas kebaikan

yang jauh lebih indah. Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam

penulisan. Penulis mohon saran dan kritik membangun, sehingga penulis bisa

mengadakan perbaikan, semoga bermanfaat bagi para pembaca. Semoga laporan

ini dapat memberikan manfaat dan menambah pengetahuan bagi penulis sendiri,

pembaca dan semua pihak pada umumnya serta dapat digunakan sebagaimana

mestinya.

Surakarta,

Penulis


commit to user

ix

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .....................................................................................

PERSETUJUAN ............................................................................................

PENGESAHAN .............................................................................................

PERNYATAAN ............................................................................................

MOTTO .........................................................................................................

PERSEMBAHAN ..........................................................................................

KATA PENGANTAR ...................................................................................

DAFTAR ISI ..................................................................................................

DAFTAR GAMBAR .....................................................................................

DAFTAR TABEL..........................................................................................

DAFTAR LAMPIRAN

ABSTRAK

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah ....................................................................

B. Rumusan Masalah ..............................................................................

C. Tujuan Pengamatan ............................................................................

D. Metode Pengamatan ...........................................................................

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Prosedur .............................................................................................

B. Pengertian pengelolaan naskah dinas..................................................

C. Pengelolaan naskah dinas pada unit kearsipan……... .....................

D. Prosedur pengelolaan naskah dinas pada unit kearsipan…………

BAB III METODE PENGAMATAN

A. Lokasi Pengamatan ............................................................................

B. Jenis Pengamatan ...............................................................................

C. Teknik Penentuan Sampel ..................................................................

D. Sumber Data .......................................................................................

E. Teknik Pengumpulan Data .................................................................

i

ii

iii

iv

v

vi

vii

ix

xi

xii

1

4

5

5

6

12

16

21

23

24

24

25

27


commit to user

x

BAB VI DISKRIPSI LEMBAGA DAN HASIL PENGAMATAN

A. Deskripsi lembaga…………………………………………………...

B. Hasil pengamatan……………………………………………………

1. Prosedur pengelolaan naskah dinas di Mahkamah

Konstitusi………………………………………………………..

a. Prosedur pengelolaan naskah dinas masuk………………

b. Prosedur pengelolaan naskah dinas keluar………………

2. Hambatan-hambatan dalam pengelolaan naskah dinas …………

BAB VI PENUTUP

A. Kesimpulan ........................................................................................

B. Saran ..................................................................................................

Daftar Pustaka

Lampiran-lampiran

24

29

29

29

39

46

47

48


commit to user

xi

DAFTAR GAMBAR

Gambar 5.2 Contoh indek masalah………………………………………..

Gambar 5.3 Contoh indek nama badan…………………………………...

Gambar 5.4 Contoh indek nomor………………………………………….

38

39

39


commit to user

xii

DAFTAR TABEL

Tabel 5.1 CONTOH AGENDA PENCATATAN NASKAH DINAS

MASUK.....................................................................................

Tabel 5.2 CONTOH PENCATATAN DOKUMEN PRIBADI ...................

Tabel 5.3 CONTOH AGENDA BARANG DAN PUBLIKASI ..................

45

46

47


commit to user

xiii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Contoh naskah dinas peraturan

Lampiran 2 Contoh format naskah dinas yang di tandatangani oleh ketua

Lampiran 3 Contoh format nota dinas

Lampiran 4 contoh format naskah dinas sekjen dan kepaniteraan

Lampiran 5 Contoh format surat undangan ketua

Lampiran 6 Contoh format undangan sekjen dan kepaniteraan

Lampiran 7 contohn lembar disposisi

Lampiran 8 Dokumentasi penyimpanan naskah dinas

Lampiran 9 surat keterangan selesai magang

Lampiran 10 Surat Tugas

Lampiran 11 Form Monitoring Magang

Lampiran 12 Absensi kehadiran

Lampiran 13 Daftar nilai magang

Lampiran 14 sertifikat magang


commit to user

xiv

ABSTRAK

WITORO MARTOPO, D1510094. Prosedur Pengelolaan naskah Dinas Pada

Unit Kearsipan DiMahkamah Konstitusi. Tugas Akhir, Program Studi

Diploma III Manajemen Administrasi. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta, Tahun 2013. 49 Halaman.

Penulisan Tugas Akhir ini bertujuan untuk mengetahui prosedur pengelolaan

naskah dinas/surat pada unit kearsipan di mahkamah konstitusi. Karena dalam

lembaga negara yang memiliki tugas dan fungsi sebagai pengawal konstitusi dan

membawa konsekwensi sebagai penafsir konstitusi. Untuk itu diperlukan

pengelolaan dokuman yang cukup baik.

Penulisan tugas akhir ini menggunakan jenis pengamatan deskriptif kualitatif

yaitu pengamatan yang bertujuan untuk mendeskripsikan dan menafsirkan secara

cermat dan sistematis mengenai kegiatan atau menggambarkan keadaan yang

terjadi di tempat pengamatan. Sumberdata yang digunakan meliputi narasumber,

peristiwa, tempat, rekaman dan dokumen/ arsip yang ada di perusahaan.

Sedangkan tehnik pengumpulan data yang digunakan oleh penulis adalah

observasi , wawancara dan dokumentasi.

Hasil pengamatan yang telah dilakukan oleh penulis menunjukkan bahwa

prosedur pengelolaan naskah dinas pada unit kearsipan di golonglan menjadi dua

diantaranya: Prosedur pengelolaan naskah dinas masuk dan Prosedur pengelolaan

naskah dinas keluar, dalamprosedur pengelolaan naskah dinas masuk dilakukan

dengan beberapa tahapan diantaranya: penerimaan, pemeriksaan, penilaian,

pencatatan, penggandaan dan penyimpanan, sedangkan pada prosedur pengelolaan

naskah dinas keluar diakukan dengan tahapan penyusunan, pencatatan dan

pengiriman, penggandaan dan penyimpanan naskah dinas.

Hambatan-hambatan dalam pengelolaan naskah dinas pada unit kearsipan di

Mahkamah Konstiusi diantaranya yaitu adanya keterlambatan dalam proses imput

data kedalam aplikasi yang ada,. Hal ini di pengaruhi oleh banyanya naskah dinas

yang masuk dan keluar sedangkan sumberdaya manusia yang ada belom dapat

menyelesaikan proses pengelolaan naskah dinas. Hambatan lain dalam

pengelolaan naskah dinas di unit kearsipan ini juga belum dapat terselesaikan

dengan baik karena masih tercampurnya naskah dinas dengan naskah dinas lainya

seperti SPPD yang masih menjadi satu urusanya dengan pengelolaan naskah dinas

masuk dan keluar.

Documents

PROSEDUR PENGELOLAAN NASKAH DINAS PADA UNIT …/Prosedur... · PENGESAHAN Disusun Oleh : WITORO MARTOPO D1510094 Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji Pada Program Studi Diploma