Informasjons- og forhandlingsmøte 24. november 2016

Prosjektledelse i SAS og hovedtillitsvalgte

i Stokke, Andebu og Sandefjord

Agenda 24.11.2016

Velkommen

Innledning Prosjektleder Gudrun Haabeth Grindaker og organisasjon og HR sjef Magne K. Eckhoff

Informasjon 1. Informasjon om utlån biler og maskiner til ansatte

2. Informasjon om styringsdokument Internkontroll HMS arbeidsmiljø

3. Informasjon om rutine for oppfølging sykefravær Forhandling Arbeidsreglement

Informasjon om utlån biler og utstyr

Problemstilling drøftet i PLG

Skal det gis adgang til utlån av BMU til ansatte i den nye kommunen? Hvilke begrensinger på utlån skal i tilfelle gjelde?

Beslutning tatt av prosjektleder

Utlånsordning av biler, maskiner og utstyr til ansatte skal ikke etableres i Sandefjord kommune

Informasjon om internkontroll

HMS Arbeidsmiljø

Rådmann

Internkontroll virksomhetsstyring

Internkontroll personalforvaltning

og arbeidsgiver området

Internkontroll

HMS

Arbeidsmiljøloven

Internkontroll

HMS

Arbeidsmiljø

Styringsdokument

Krav i lov og forskrift

Ansvar ,Mål

Plan, Dokumentasjon

Opplæring

Sentrale rutiner for utøvelse av arbeidsmiljøarbeid iht lov og forskrift

AMU, vernetjeneste , samarbeid BHT, IA avtale, kartlegging , risikovurdering,

medarbeiderundersøkelse, oppfølging syke, gravide, AKAN, konflikthåndtering,

vold og trusler, stoffkartotek osv

Lov om

elektriske anlegg

og elektrisk utstyr

Internkontroll

HMS

Elektriske anlegg

Brann og eksplosjonsvernloven

Internkontroll

HMS

Brann

Forurensningsloven

Internkontroll

HMS ytre miljø

Sivilbeskyttelsesloven

Internkontroll

HMS

Beredskap

Genteknologiloven

Internkontroll

HMS

Genteknologi

Strålevernloven

Internkontroll

HMS

Strålevern

Produktkontrolloven

Internkontroll

HMS

produksjon

Internkontroll-

forskriften

Internkontroll

IKT

Internkontroll

Økonomi og finansforvaltning

Internkontroll

dokumentstyring

Mål for internkontroll:

1. Kostnadseffektiv drift

2. Pålitelig regnskapsrapportering

3. Overholde lover og regler

Delprosjekt Organisasjon og HR

utarbeider strategi for

Arbeidsgiverpolitikk og

Internkontroll HMS Arbeidsmiljø

Internkontroll HMS Arbeidsmiljø (plassering)

Internkontroll HMS på disse områdene må ivaretas i organisasjonen i henhold til lov og avtaleverk

Kvalitetssystem

1 2 3 4 5 6 7 8

Internkontroll HMS Arbeidsmiljø rutiner/prosedyrer

• Organisering av arbeidsmiljøutvalg AMU

• Organisering av vernetjenesten

• Prosedyre for samarbeid bedriftshelsetjeneste

• Plan for helseovervåking av lovpålagte grupper

• Samarbeid med NAV

• Prosedyre kartlegging av arbeidsmiljø vernerunde og risikovurdering

• Medarbeiderundersøkelse 10-faktor - gjennomføring og oppfølging

• Plan for lovpålagt opplæring HMS

• Rutine for oppfølging av sykefravær

• Rutine for oppfølging av gravide medarbeidere

• Rutine for oppfølging av arbeidsmiljø med høyt sykefravær

• Rutine for konflikthåndtering

• Rutine for håndtering av vold og trusler

• Retningslinje AKAN

• Prosedyre stoffkartotek Essenticon

• Retningslinje dataarbeidsbrille

• Retningslinje oppfølging av stikkskader

Skape helsefremmende arbeidsplasser

Grunnlag for helsefremmende arbeidssituasjon

Sikre forsvarlig arbeidsmiljø

Krav i AML og forskriftene

Krav til fysisk og ergonomisk arbeidsmiljø

Krav til kjemisk og biologisk arbeidsmiljø

Krav til organisatorisk og psykososialt arbeidsmiljø

Internkontroll HMS arbeidsmiljø

Kontinuerlig forbedringsarbeid

• For å sikre et systematisk forbedringsarbeid foreslås HMS-arbeidet delt inn i fire faser (pukkhjulet)

• Bidrar til samsvar mellom det dokumenterte HMS-arbeidet og praksis

• Det faktiske arbeidet på de ulike arbeidsplassene, danner grunnlagsmateriale for korreksjon av planer, rutiner og prosedyrer

Utøve

Kontrollere Korrigere

Planlegge

Informasjon om rutine oppfølging sykefravær

Rutine oppfølging sykefravær

• Rutinen gjelder oppfølging av medarbeidere uansett om

medarbeider er helt eller delvis sykemeldt.

• Oppfølging strekker seg utover 12 måneders fravær, og det er en

forventning at leders oppfølgingsansvar pågår så lenge

medarbeideren har en arbeidsavtale.

• Forslag: det utarbeides «Rutine for oppfølging av avdelinger med

høyt sykefravær»

• «Etablering og rutine for sentralt tilretteleggingsutvalg

(underutvalg av AMU)»

MAKSDATO

Første sykefraværsdag Tidlig oppfølging fra leder Telefonkontakt første dag HR tidlig inn ved behov evt. kontakt Nav/lege/BHT Tiltak for tilrettelegging i egen avd.

Dialogmøte 2 6 mnd. Nav innkaller leder, ansatt, lege, HR, evt. BHT. Tiltak og tilrettelegging i egen enhet? Plan for videre oppfølging

Oppfølgingsmøte 14 mnd. Leder innkaller til møte og dokumenterer all oppfølging og evt. andre tiltak. Nav og HR evt. lege møter. Arbeidstrening eller andre tiltak? Ansatt må medvirke. Prognose for å komme tilbake helt eller delvis?

Avklaringsmøte 23 mnd. Leder kaller inn til møte Lege, Nav, HR Avklare ansettelses- forhold på bakgrunn av oppfølging og medvirkning siste 24 mnd. Se på dokumentasjon og prognose for å komme helt eller delvis tilbake?

Oppfølgingsmøte 9 mnd. Leder innkaller ansatt, Nav, HR, lege. Avklare veien videre. Brev med informasjon fra Lønn sendes til ansatt

Leder dokumenterer all oppfølging

Organisasjon og HR bistår

Oppfølgingsmøte 18 mnd. Leder innkaller til møte. Nav og HR evt. lege møter. Evaluerer tiltak. Avklarer videre oppfølging.

Oppfølgingsmøte 4 uker. Leder innkaller ansatt Dialogmøte1

Innen 7 uker Leder innkaller ansatt. HR kan delta

Oppfølgingsmøte 12 uker. Leder innkaller ansatt

TIDSLINJE OPPFØLGING SYKEFRAVÆR Visuell fremstilling av lokal rutine tilhørende Sandefjord kommunes personalhåndbok

Maksdato samtale 12 mnd. Leder innkaller ansatt, Avklarer veien videre. Lønn stoppes ved 12 mnd. fravær

Se detaljert rutine og veiledning for oppfølging av sykefravær i kvalitetssystemet

0 1 2 3 6 9 11 12 14 18 23 24 mnd.

Forslag om tilretteleggingsutvalg

• Dersom det etter systematisk tilrettelegging og utprøving på eget arbeidssted ikke lykkes å få medarbeider tilbake til egen stilling grunnet medisinske forhold, kan omplassering i eget kommunalområde vurderes, og kommunalsjef koblers inn i saken.

• I tilfeller der tilrettelegging i kommunalområdet ikke lar seg gjøre, og der alle muligheter i eget kommunalområde er prøvd ut, kan kommunalsjef melde saken til et sentralt tilretteleggingsutvalg. Oppfølging og dokumentasjon i saken vil da vurderes av utvalget.

Arbeidsreglement

Forhandling 24. november 2016

Arbeidsreglement

• Skal gi forutsigbarhet og hindre urimelige ordensregler, ensidig

fastsatt av arbeidsgiver

• Regulerer bl.a. følgende forhold: arbeidsavtale, prøvetid,

oppsigelse, lege-/politiattest, arbeidstid, bedriftshelsetjeneste,

fravær, utbetaling/forskudd lønn, orden, røyking, spill, rusmidler

etc.

• Kan brukes i dialogen mellom medarbeider og leder

• Reglementets innhold skal avtales skriftlig mellom arbeidsgiver

og arbeidstakerorganisasjonene

Arbeidsreglement

Dialog og forhandling om innholdet i

arbeidsreglementet