Prosjektplan BTI I TOKKE KOMMUNE

B T I T O K K E K O M M U N E PR O S J EK T M A N D A T

Innhald Bakgrunn ..................................................................................................................................................... 2

Kva er BTI? ................................................................................................................................................... 3

Mål............................................................................................................................................................... 4

Organisering ................................................................................................................................................ 6

Framdriftsplan ............................................................................................................................................. 7

Budsjett og finansiering............................................................................................................................... 9

Kritiske suksessfaktorar ............................................................................................................................... 9

Kritiske risikofaktoarar .............................................................................................................................. 10

Prosjektstyring ........................................................................................................................................... 10

Implementering ......................................................................................................................................... 10

Bakgrunn Regjeringa har gjennom fleire år hatt stor satsing på tidleg innsats og tidleg hjelp til born og

familiar. Helsetilsynets rapport frå 2009 syner til at mange kommunar har svakheitar med

omsyn til å fange opp born og unge tidleg nok, at det for sjeldan blei meldt saker til

barnevernet og at det var store manglar både med oppfølging og samordning av dei

kommunale tenestane. Rapporten konkluderte med at det det var betydeleg svikt og risiko

for svikt i det kommunale samarbeid om og for born og unge. Tilsynet peika på tre områder

som må styrkast i kommunane.

- Tidleg innsats

- Samordning av tenester

-Foreldreinnvolvering

Fråfall frå vidaregåande er ofte resultatet av ei prosess som har pågått over lang tid.

Erfaringar fra Los- og Ny GIV-prosjektet, samt ei rekke forskningsresultater, peikar på at

innsatsen overfor unge som slit burde vore satt inn langt tidlegare. Dersom barn og unge

med begynnande utfordringar, enten fageleg eller sosialt fanges, opp tidligare enn i dag,

kan det settast i gang tiltak som hindrar at problema eskalerer i omfang. Tidlig innsats gjev

både betre resultat og er mindre kostnadskrevjande for kommunane. Med bakgrunn i det

arbeid som har vart gjort i Telemark – «Talenter for framtida» - er det nødvendig å starta

arbeid med førebygging så tidlig som råd. Tidlig innsats er eit prioritert område i Tokke

kommune sin samfunnsplan. Med tideleg innsats meinas arbeidet med å identifisere og

handtere eit problem på eit så tideleg tidspunkt av problemet forsvinner eller blir redusert

med avgrensa innsats. Det er viktig å avdekke problemstilling tidlig, for å hindre at det

oppstår store behov for tenestar i framtida.

Tokke kommune har eit system for brukarar som har behov for lange og koordinerte helse

og omsorgstenestar, men like tydeleg er ikkje systemet som skal fange opp brukarar på eit

tidlegare og lågare nivå som har behov for tverrfagelege vurderingar og tenestar.

Tverrfageleg samarbeid generelt, og spesielt i forhold til saker som vanskelege og utforande,

har i grad stor grad vore avhengig av enkeltpersonar sitt initiativ og handling. Tokke

kommune har ei plan for vold i nære relasjonar, som ivaretek noko av problemstillinga, men

dekker ikkje behovet fullt ut.

I etterkant av ungdata undersøkelsen 2018, vart det i Tokke sett fokus på tre punkt:

- Motorferdsel i rusa tilstand

- rusproblematikk – kunnskap og haldningar om rus og psykisk helse

- korleis skape robust ungdom.

Tokke Kommune har satt i verk eigne tiltak knytt til desse punkta, men BTI vil

forhåpentlegvis vere eit verdifult supplement i arbeidet rundt desse kulepunkta. BTI er tenkt

som den modellen som sikrar at Tokke ligg i framkant når det gjeld å ta vare på dei born og

ungdom det er knytt bekymring til i kommunen. Når ein identifiserar ei bekymring i

målgruppa skal det vere føreseibart korleis ein skal møte og arbeide vidare med denne

bekymringa for alle som arbeider med målgruppa i kommunen.

Kva er BTI? «BTI er en samhandlingsmodell for tjenester som møter gravide, barn, unge og foreldre det

er knyttet undring eller bekymring til. Hensikten med BTI-modellen er å kvalitetssikre

helhetlig og koordinert innsats uten at det blir brudd i oppfølgingen. BTI bidrar til tidlig

innsats, samordning og medvirkning. Modellen gir en oversikt over handlingsforløp, og kan

bidra til å rette opp svikt i samhandling mellom tjenester både på lokalt, regionalt og statlig

nivå.»( http://tidliginnsats.forebygging.no/BTI/).

Tanken er at BTI skal fungere som ei støtte for dei tilsette når dei uroar seg for nokon i

målgruppa. Vidare vil me etablere ei «verktøykasse» som dei ansatte kan ta i bruk for når dei

nyttar modellen. Desse vil bygge på dei metodane som allereie vert nytta i Tokke og

supplerast der det er hol, eller verktøya ikkje fungerar optimalt. Eit verktøy kan til dømes

vere ein samtalemal, observasjonsskjema, meldeskjema eller liknande.

I BTI-modellen arbeider ein under ulike nivå, som seier noko om kor mange ulike sektorar

som er involvert, og graden av samhandling.

Arbeidet med BTI vil og gje moglegheit til å kartlegge kompetanse og, auke den der det er

hensiktsmessig.

Modellen er ikkje absolutt og kan tilpassast vår kommune. Ein kan lese meir om BTI her:

http://tidliginnsats.forebygging.no/Aktuelle-innsater/BTI/Hva-er-BTI/Hva-er-BTI/

I tillegg til å utarbeide ein modell skal prosjektet synleggjere arbeidet som er retta mot målgruppa på heimesida til kommunen. Det skal kome tydeleg fram kva som skjer på kommunalt nivå, etatsnivå og individnivå. Her er det tenkt at ein synleggjer handlingsveilederar, strategiplanar, styringsdokument osv. Dette er tenkt som ei støtte til dei som arbeider med gravide, barn og unge. I tillegg vil me gjere det enkelt for born/unge og privatpersonar å finne fram til hjelp på eiga hand.

Mål Tokke kommune skal laga eit heilskapleg, tverrsektoriell modell som syner korleis alle nivå vil

ivareta arbeidet med tidleg identifikasjon og riktig oppfylging av utsatte born. Prosjektet er

tverrsektorielt med deltaking frå både oppvekstetaten og helse og omsorgsetaten.

Samhandling for det enkelte born skal stå i sentrum. Modellen skal gje alle tilsette og leiarar

gode verktøy i arbeidet og bidra til systematisk og langsiktig innsats for å betra borns

oppvekst i kommunen. Aktørane skal få betre og gjensidig forståing og oversikt over

oppgåver knytt til andre etatar og bli betre til å koordinere innsats og ansvar slik at

oppfylginga blir meir heilskaplege og samanhengande. I tillegg sikrar modellen at innsatsen

blir dokumentert og fremmer god overgang mellom ulike tenestar.

Me skil i prosjektet mellom effektmål og resultatmål. Effektmålet er eit langsiktig mål om kva

som vil vere ynskeleg på sikt. Dette prosjektet er tenkt som starten av ein prosess som kan

vere dynamisk i svært lang tid etter at prosjektet formelt er avslutta. Det er tenkeleg at

nokre av effektane vil vere synlege fyrst fleire år etter oppstart, då det skal implementerast i

fleire etatar som igjen har sine kulturar, tradisjonar, kunnskapsgrunnlag og arbeidsmetodar.

Det må såleis forventast at det er ulik effekt til ulik tid både innanfor og mellom dei ulike

einingane. Effektmålet er «eigd» av rådmannen, då det er han/ho som har det øverste

ansvaret for at barn og unge får den oppfølginga dei treng.

Resultatmål er knytt til tida prosjektet varer. Altså kva som skal vere gjennomført i løpet av

forprosjektets livssyklus. Ein kan og sjå på dette som delmål til at effektmålet blir nådd. I

samband med tildelinga av øyremerkte midlar frå staten til prosjektet har Bufdir utarbeidd ei

rekkje målkritereier som kommunen må gjennomføre. Desse sikrar framdrift i prosjektet, og

vil såleis bli nytta som resultatmål i denne samanhengen. Prosjektleiar er ansvarleg for at

resultatmåla vert nådd. BTI-Modellen skal tilpassast lokale forhold til Tokke kommune.

Effektmål

Dei som arbeider med målgruppa barn og unge skal ha kunnskapen til å identifisere når det

er grunn til bekymring ved eit gitt tilfelle. Det skal vere klart korleis ein går vidare med

denne bekymringa. Dette skal sikre tidleg innsats. BTI-modellen skal koordinere at etatane

samarbeider til beste for barnet. I dette ligg det at det er transparens i korleis dei ulike

etatane fører saker vidare i systemet. I dei tilfeller kor fleire av etatane samarbeider skal det

vere tydeleg arbeidsfordeling og klart kven som sit på ansvar for å sikre at det ikkje vert

oppfølgingsbrudd.

Resultatmål

- Arbeidet med modellutvikling må vere forankra i kommunens administrative og

politiske leiing.

- Kommunen må innan 6 mnd frå vedtaksdato ha gjennomført ein kartlegging av

kommunens samhandling, kompetanse og oppfølging knytt til tidlig identifikasjon og

oppfølging av utsette barn.

- På bakgrunn av kartlegginga skal kommunen nedtegne og formalisere ein heilhetlig,

tverrsektoriell modell for å styrke tidlig innsats og oppfølging av utsette barn.

Modellen må utformas på individ, etat og kommunalt nivå.

- Modellen må synleggjere korleis planer, verktøy, rutinar og samhandlingsarenaer i

kommunen bidrar til identifikasjon og oppfølging av utsette barn, på alle nivå.

(Synleggjere vil i dette tilfelle bety at informasjonen ligger åpent og tilgjengelig – og

forståelig på kommunens nettsider.)

- Modellen skal innehalde en handlingsveileder som beskriver vegen frå bekymring til

handling. Veiledaren må beskrive ansvarsfordeling og samhandling på tvers av

tenester.

- Modellen må beskrive korleis kommunen jobbar med å dokumentere og evaluere

arbeidet med identifikasjon, oppfølging og samhandling på ulike nivå. Systematisk

brukarmedvirkning skal integrerast i modellen.

- Kommunens ferdige modell må gjerast tilgjengelig i elektronisk versjon på

kommunens heimesider.

- Med utgangspunkt i kartlegginga skal kommunen dokumentere resultater og

forbedringer i arbeidet med systematisk identifikasjon og oppfølging av utsatte barn.

Organisering

Prosjektet er organisert med ei styringsgruppe og ei arbeidsgruppe.

Styringsgruppa består av :

Rådmann - John Kleiv Kommunalsjef for idrett, oppvekst og

kultur – Finn Arne Askje

Kommunalsjef for Helse og omsorg - Ann

Wraa

Styringsgruppa sitt mandat er å sjå til at prosjektet har framdrift i riktig retning i forhold til

vedtatt plan og i tråd med retningslinjer for eventuelle tildelte midlar.

Styringsgruppa tar vedtak om økonomiske spørsmål og utfordringar knytt til kapasitet og

gjennomføring. Styringsgruppa skal godkjenne plan og verkemidlar. Stringsgruppa skal og sjå

til at BTI vert prioritert i organisasjonen og vere ambassadørar for prosjektet i sine

respektive einingar.

Arbeidsgruppa består av:

Tarjei Helle -Prosjektleiar Hilde Øyane - Skule

Mona Båtnes - Barnehage Elin Erikstein- Helse og omsorg

Birgitte Yndesdal - Helsestasjon

Arbeidsgruppa sitt mandat er å utforma og gjennomføre oppdraget etter oppsett plan.

Etablere og vurdere eksisterande fora for samarbeid og samhandling. Arbeidsgruppa skal

vurdere brukarretta spørsmål i forhold til samtykke, deltaking osv. Arbeidsgruppa skal laga

fungerande system og konkret plan på gjennomføring, implementering, og evalurering.

Kvart einskild medlem av arbeidsgruppa vil få spesifikke arbeidsområde/mandat for som dei

har ansvar for. Dette for å sikre at me best mogleg nyttar den kunnskapen som er i

arbeidsgruppa. Medlemmene av arbeidsgruppa er og viktige kanalar mellom einingane og

styringsgruppa.

Referansegruppe består av:

Tarjei Helle - Prosjektleiar

Brukerrepresentant Hovudtillitsvald

Tillitsvald oppvekst Dagny Skjellbrei – Pedagogisk rådgjevar

Representant helse og omsorgsetaten

Oppgåva til referansegruppa er å ivareta brukar og tilsetteperspektivet, samt vera støtte og

rådgjevande til prosjektleiar. Desse veit best «kor skoen trykkjer». Gruppa vil ha ei viktig

rolle i å kalibrere om prosjektet utviklar seg i retning til beste for brukarane.

Framdriftsplan

Aktivitet/tiltak Tidsrom Ansvar Oppnådd

Politisk forankring Septembe

r 2018

Rådmann /Etatsleiar

oppvekst /Etats leiar

helse og omsorg

Etablering av styringsgruppe Septembe

r 2018

Rådmann

Vedtak frå BUFDIR Desember 2018

Bufdir

Tilsetting prosjektleiar Mars 2019 Rådmann

Etablering av arbeidsgruppe April 2019 Styringsgruppe v/ John

Kleiv, Ann Wraa, Finn

Arne Askje

Oppstart Prosjektleiar August 2019

Styringsgruppe 5.8.19

Ferdigstilling av prosjektmandat August 2019

Prosjektleiar

Kartlegging av eksisterande

samhandling, kompetanse og

tilbod

August –

Septembe

r 2019

Prosjektleiar/arbeidsgrup

pe

Delrapportering Bufdir

-Kartlegging av samarbeid,

samhandling, kompetanse,

verktøy og rutiner

Septembe

r 2019

Frist

1.10.19

Prosjektleiar

Nedtegning og formalisere BTI-

modellen i Tokke, på bakgrunn av

kartlegginga

*struktur over 4 nivå

Septembe

r -

Desember

2019

Prosjektleiar/arbeidsgrup

pe

*handlingsveileder(rutinebeskrive

lse)

Status og vidare plan for

implementering, digital løysing og

evaluering.

Januar

2019

Prosjektleiar

Opprette løysingar for å synleggjere modellen på kommunens heimeside. Utarbeide eit forståeleg og intuitiv elektronisk oversikt

februar-mars 2020

Prosjektleiar/arbeidsgruppe

Innhente og utarbeide verktøy som kan nyttast i tilknytning til modellen

April – juni 2020

Prosjektleiar/arbeidsgruppe

Digitalisere verktøy Mai – august 2020

Prosjektleiar/arbeidsgruppe

Årsrapport til styringsgruppa - Framdrift - Kvalitet - Kritiske

suksess/risiskofaktorar - Økonomi

Juni 2020 Prosjektleiar

Fokus på samordna innsats Juli-september 2020

Arbeidsgruppe/prosjektleiar

Oppstart opplæring Pilot?

September- November 2020

Arbeidsgruppe

Søknad om implementeringsmidler til Bufdir

Oktober 2020?

Prosjektleiar

Førebuing på implementering November-desember 2020

Prosjektleiar/arbeidsgruppe

Sluttrapport til Bufdir Desember 2020

Prosjektleiar

Implementering Januar 2020

Prosjektleiar/arbeidsgruppe

Budsjett og finansiering Tokke kommune fekk desember 2018 tilskudd til systematisk identifikasjon og oppfølging av

utsatte barn. Desse midlane inneheld ein pott på 850 000 kr som skal gå til utføring av BTI-

prosjektet over to år. Hovuddelen av tilskuddet vil gå til lønn til prosjektleiar, frikjøp av tid til

prosjektgruppe og gjennomføring av kompetanseheving i etatane.

Lønn prosjektansvarleg 50 % 340 000/år

Frikaup nøkkelpersonar (arbeidsgruppe) 65 000/år

Innkaup materiale, brosjyre og liknande 20 000/år

425 000 / år

Søknad over 2 år 850 000

Kritiske suksessfaktorar For at prosjektet skal føre til oppnåing av effektmålet er ein avhengig av at både

einingsleierar og medarbeidarar ser nytten av prosjektet. Dersom ein klarer å vise at dette

prosjektet vil vere til hjelp for både medarbeidarar og målgruppa vil ein ha eit godt

utgangspunkt i å arbeide med prosjektet. På sikt er det ønskeleg at alle ledd i eininga har eit

visst eigarskap i BTI-modellen. Om ein opplever at dette er ein positiv endring vil det vere

sannsynleg at ein og kan vekkje eit naudsynt engasjement for modellen. I Korus-rapporten

«Erfaringer med BTI i åtte nøkkelkommuner» peikast det på at samhandlinga må

understøttast av kommunens leiing, ved at dei aktivt stiller krav og forventingar på den eine

sida og legg til rette for bruk av tid og ressursar på den andre. Det bør etablerast ein felles

kultur på tvers av einingane rundt BTI. BTI er ikkje ein modell som berre nokon av einingane

nyttar og dei andre skal kjenne til. Alle kommunale einingar som er i kontakt med målgruppa

må sjå si rolle i modellen. Einingsleierar fungerar som «portvokterar» til si eining, det er

viktig at desse har nok informasjon om modellen til at dei kjenner seg fortruelege med å

implementere den i si eining.

Modellen skal tilpassast Tokke kommune, det er difor ein suksessfaktor at det vert tatt lokale

omsyn i utarbeiding av modellen. Denne tilpassinga må og vere med i planane for kva

satsingsområde ein skal ha på opplæring av ansatte i neste omgang. Ein suksessfaktor er at

opplæringa blir god nok til at dei ansatte føler seg trygge på å nytte modellen i

implementeringsfasen.

Kritiske risikofaktorar Det er mange kritiske risikofaktorar ved eit slik prosjekt. Dersom dei ansette som har kontakt

med målgruppa ikkje har fått god nok innføring i modellen er det liten nytte i at den ser fin

ut på kommunens heimesider. Yrkesgruppene som arbeider med barn og unge er gjerne

travle, dei er pressa på tid og ressursar. Det kan opplevast som at dei får stadig fleire

oppgåver å løyse utan at dei får meir tid. Prosjektet kan drukne dersom det ikkje vert sett av

naudsynt tid og ressursar til det. Dette gjeld i alle ledd, frå styringsgruppa til den einskilde

ansatte. Sjølv om det på sikt vil virke arbeidbesparande å ha ein modell som tydeleg syner

arbeidsgang og samhandling vil det vere ein omstilling for den einskilde for å komme dit at

den kan bruke modellen. I nokre einingar har ein gjerne allereie vore med på store endringar

som har krevd mykje utover dei daglege arbeidsoppgåvene. Det er venteleg at det då kan

oppstå ein endringstrøtthet som gjer at ein er meir motvillig til endring enn ein hadde vore i

utgangspunktet. I dei fleste yrker vil det vere variasjon av arbeidstrykk, på kortare og lenger

sikt. Det kan vere ei utfordring å prioritere modellarbeid i hektiske periodar.

Sidan BTI-modellen er bygd på samhandling er den avhengig av at alle aktuelle einingar

knyttar seg til den og nyttar den aktivt dersom den skal bli nytta optimalt. At fleire einingar,

som tidlegare ikkje har hatt så mykje samhandling, skal favne om same modell kan vere

krevjande. Det er difor ein risikofaktor at ein av einingane fell utanfor og ikkje tek til seg

modellen på lik linje som dei andre. I ein liten kommune som er ein utsett for turnover.

Dette kan på kort tid endre kompetansegrunnlaget i einingar.

Prosjektstyring

Det vil bli utarbeida ein kartleggingsrapport i forbindelse med delrapporteringa til Bufdir

1.10.19. Denne vil bli nytta som utgangspunkt i det vidare arbeidet med å tilpasse modellen

til Tokke kommune. Vidare vil framdrifta basere seg på Milepælsplanen. Prosjektleiar vil

rapportere jamleg frå arbeidet i arbeidsgruppa til styringsgruppa. I dette foraet vil det bli

rapportert om framdrift, kvalitet, kritiske suksess/risikofaktorar og økonomi, mellom anna.

Styringsgruppa vil rapportere vidare til kommunestyre. Det vil bli utarbeidd ein rapport juni

2020 då ein er om lag halvvegs i prosjektperioden.

Implementering Målet med forprosjektet er at modellen er så godt tilpassa at ein kan nytte den i Tokke

kommune. Implementeringsfasen vil såleis for alvor starte fyrst etter at sluttrapporten til

Bufdir er levert. Det er på noverande tidspunkt uråd å sei noko om kor lenge ein slik fase vil

vare, men det vil vere ein krevjande prosess som råkar alle som arbeider med gravide, barn

og ungdom.

For å forberede praksis må ein jobbe med auka kunnskap på to områder.

1. Få kunnskap om sjølve handlingsveiledaren og kva den inneheld.

2. Kunnskap om korleis bruke handlingsveiledaren i praksis. F. eks observasjon, taushetsplikt

osv.

Det må setjast av tid og ressursar frå kommuneleiinga, og følgjast opp av einingsleiarane.

Arbeidsgruppa må utarbeide eit opplæringsprogram. Når opplæringsprogrammet er

gjennomført er det truleg naudsynt med oppfrisking etter ei gitt tid. Ein må syte for at nye

tilsette får opplæring i modellen.