168/02/2009 infoTrend 47

Provedba IT projekata

Razvojem tehnike i teh­nologije ljudi su poboljšali poslovne procese, ali i da­

lje ponavljaju prethodne pogreške. Zbog toga, još uvijek vrlo malo pro­jekata završi po planu. U mnogim projektima pojave se problemi koji se moraju rješavati u hodu i jako se malo projekata završi u planiranom vremenu i proračunu. Za voditelje projekta i članove tima je važno da na kraju projekta načine popis naučenih lekcija kako ne bi ponavljali greške iz prošlosti. Obično se takvi osvrti na projekt zovu projektni osvrti ili post mortemi.

Ciljevi post mortemaPost mortem se može shvatiti kao

postupak kojim se ukratko izlaže po­vijest projekta te se analiziraju pozi­tivni i negativni događaji u projektu. Je li neki događaj u projektu bio po­zitivan ili negativan ovisi o trenutnoj reakciji na problem ili krizu koja se dogodila u projektu, a odgovor na takav događaj uvjetuje hoće li krajnji ishod biti pozitivan ili negativan. Po­zitivni ishodi su uspjesi jer ste uspjeli savladati krizu, dok su negativni is­hodi podbačaji koje bi trebalo izbje­gavati na budućim projektima.

Analiza završenog projekta i uoča­vanje pogrešaka najbolji je način da pomognete svojim suradnicima da ne ponove vaše greške, jer je vjerojat­nost javljanja istih problema na razli­čitim projektima vrlo velika. Primjeri su, recimo, da projektni tim klijenta nije bio aktivno uključen u projekt, da vam ne osiguravaju tražene uvje­te, ne odazivaju se na vaše poruke i pozive itd.

Najbolje vrijeme za održavanje post mortema je dva tjedna nakon za­vršetka projekta, jer su informacije o projektu još uvijek dovoljno svježe da se mogu organizirati i sistematizirati u jednu cjelinu.

Opći ciljevi post mortema su:1. Revidirati događaje koji su se do­

godili2. Procjena događaja koji se dogodio i

analiza zašto se dogodio3. Odrediti strategije korektivnih ak­

cija kako bi se poboljšali rezultati u nadolazećim projektimaS gledišta poslovnog subjekta, ci-

ljevi post mortema su sljedeći:1. Osigurati poslovno okruženje koje

podržava otvorenost u komunika­ciji, konstruktivnu kritiku te potiče

stalni napredak.Nije cilj pronalaženje krivaca za

greške već uočavanje problematičnih slučajeva i razvijanje strategije kako bi se s njima moglo nositi u budućno­sti. Najbolja praksa se može koristiti u budućim projektima, a za negativna iskustva trebaju se pronaći učinkovita i konstruktivna rješenja. Da bi se ovo ostvarilo potrebna je, kao nužan pre­duvjet, iskrena i otvorena razmjena informacija između sudionika pro­jekta. 2. Osigurati poslovno okruženje koje

podržava prikupljanje i pohranu informacija, a djelatnike ujedno potiče na prenošenje stečenih zna­nja.Mišljenja, intuicije i predrasude

nisu dovoljni za post mortem. Treba

pronaći čvrste i objektivne činjenice koje se odnose na projekt, proizvod ili uslugu.

Podaci temeljeni na činjenicama omogućuju:

uočavanje najboljih praksi u pro­jektu (postaju smjernice za buduće projekte)

uočavanje područja problema (po­dručja koja nude najviše prostora za napredak)

uočavanje mogućih rješenja za probleme (lista provjere za bazu znanja)Nakon što se prikupe informaci­

je o dobrim i lošim događajima na projektu, najbolje je sistematizirati i pohraniti podatke na mjesto gdje će svima biti dostupni. Pod time se misli

Post mortem - analiza završenog projekta i uočavanje pogrešaka najbolji je način da se one ne ponove i korisniku pruži najpovoljnija i najkvalitetnija usluga.

Jamstvo kvalitete

Autorica: Tatjana Drljača, project manager

48 infoTrend 168/02/2009

da svi djelatnici u tvrtki koji rade na projektima mogu pristupiti prikuplje­nim podacima i koristiti ta saznanja na budućim projektima. Obično se to radi u vidu unutrašnje baze znanja kojoj mogu pristupiti svi.

Osigurati poslovno okruženje koje uči na greškama i ne ponavlja pogreš­ke na budućim projektima.

Od utvrđenih problema i pred­meta izaberite jednu aktivnost ili zadatak koji ćete unaprijediti u bu­dućem projektu. Preporučuje se da na početku odaberete jednu stavku jer je lakše usredotočiti se na jedan problem. Vaš je posao da uočite za­datak koji ima velik utjecaj na razvoj sustava. Na primjer, moguće je da ste otkrili kako trebate odgoditi početak projekta zbog opravdanih razloga ili niste dobro shvatili projektne zahtje­ve i očekivanja. Cilj može biti da na početku projetka a ne kasnije više radite na razumijevanju problema i razrađivanju zahtjeva. Kad je poznat cilj, mogu se razraditi aktivnosti koje vode do postizanja istoga.

Proces izrade post mortema

Post mortem je postupak koji pro­lazi kroz nekoliko faza. Od završetka projekta do konačne baze znanja po­stoji nekoliko koraka: 1. Kreativno raspravljanje s članovi­

ma projektnog tima2. Izrada izvještaja o projektu3. Predstavljanje sudionicima pro­

jekta4. Ocjenjivanje projektnog tima5. Ažuriranje baze znanja6. Neformalno druženje članova tima

(zabava)

FAZA 1: Kreativno raspravljanje (brainstorming) s članovima projek-tnog tima

Projektni tim koji je radio na pro­jektu ima široku lepezu vrijednih po­dataka za koje nisu ni svjesni da ih znaju. Postoji nekoliko načina kako doći do tih podataka. Jedan od načina je da voditelj projekta iznese konkret­na pitanja o projektu u vidu upitnika i osigura članovima tima dovoljno vremena da razmisle o njima i poje­dinačno pripreme odgovore, a nakon toga održi sastanak na kojem će se ra­spravljati o pitanjima i odgovorima.

Pitanja koja se mogu postaviti čla­novima tima su sljedeća:1. Jeste li zadovoljni rezultatom pro­

jekta?2. Kako je klijent zadovoljan rezul­

tatom, tj. koju bi ocjenu dao pro­jektu?

3. Što vas je najviše uzrujavalo u pro­jektu i kako to izbjeći sljedeći put?

4. Koji je bio najugodniji ili profesio­nalno zadovoljavajući dio projekta, i zašto?

5. Koje je postupke bilo teško i fru­strirajuće koristiti?

6. Jesu li vaši projektni sponzori, viši menadžment, klijenti, uprava su­djelovali učinkovito? Ako nisu, kako se može poboljšati njihovo sudjelovanje?

7. Kad biste imali čarobni štapić i mo­gli promijeniti bilo što u projektu, što biste promijenili?

8. Koja je konačna ocjena projekta?Međutim, obično se članovima pro ­

jektnog tima postave 3 pitanja koja su dovoljna da se dobije njihovo mišljenje o projektu:1. Što smo napravili dobro?2. Što smo napravili loše?3. Što smo trebali/mogli napraviti

drugačije?Na sastanku bi trebalo napravi­

ti osvrt na projekt po svim fazama i usuglasiti mišljenja oko odgovora na postavljena pitanja. Krajnji rezul­tat sastanka je da popišete barem 10 stvari koje su napravljene dobro i 10 koje trebaju poboljšanje u poslovnom procesu. Rezultat ove rasprave bi tre­bala biti lista „naučenih lekcija”.

FAZA 2: IzvještajNajbolji način da sistematizirate

informacije prikupljene na sastanku s članovima tima je da izradite Post mortem izvještaj u kojem ćete do­kumentirati svoja saznanja. Pošaljite Post mortem izvještaj svim članovi­ma tima i svim ostalim zainteresira­nim djelatnicima u tvrtki (voditelji­ma odjela, članovima tima na drugim projektima, članovima Uprave, direk­toru itd.)

Postoji mnogo različitih uzoraka izvještaja sa savjetima kako ga napi­sati. Praksa pokazuje kako je najbolje da sadrži opće informacije o projektu, statistiku projekta, tijek projekta, liste dobrih i loših stvari u projektu, te sa­vjete i najbolju praksu za nadolazeće projekte.

Oblik post mortem izvještaja

1. Opće informacije o projektu

Provedba IT projekata

168/02/2009 infoTrend 49

U okviru općih informacija o pro­jektu mogu se obuhvatiti sljedeće stavke:

Ciljevi projekta Rezultati projekta Rokovi (ugovoreni i planirani po­četak korištenja rezultata projekta)

Navesti članove projektnog tima i njihove uloge na projektu

2. Statistika projekta Planirani i stvarno utrošeni dani/sati

Planirani i stvarni početak i kraj projekta

Vremenski i troškovni pokazatelji (SPI i CPI)

3. Tijek projektaOvdje možete opisati dinamiku os­

tvarivanja pojedinih projektnih fa za i aktivnosti u usporedbi s planiranim vremenskim planom projekta. Ukoli­ko se pojavljuju razlike i projekt nije išao po planu, opišite zbog čega se to dogodilo i zašto ste morali mijenjati rokove.

4. Popisati stvari koje su bile dobre i koje trebaju poboljšanje

Najbitniji dio i svrha post mortema su zaključci sa sastanka s članovima tima u kojima su utvrđene dobre i loše stvari u projektu. Upravo se te stavke trebaju nalaziti u ovom izvje­štaju.

Primjer dobrih stvari u projektu: projekt je završen u planiranom roku, projektni tim je dobro komunicirao i surađivao, nije bilo eskalacija itd.

Loše stvari u projektu bi mogle biti da niste dobro procijenili rizike; kašnjenje u svim fazama projekta; potrošeno više dana/sati od planira­nih; nisu isporučeni svi dogovoreni rezultati projekta pa nisu ispunjena očekivanja klijenta itd.

U okviru ovog poglavlja mogu se zabilježiti kvalitativni i kvantitativni detalji projekta:

Rizici koji su se dogodili na projek­tu i način na koji ste ih riješili

Statusne promjene i plan odgovora

na takve promjene Procjena vremena i troškova Zahtjevi i očekivanja od sustava sa stajališta krajnjih korisnika

Poznate greške i problemi s kompa­tibilnošću sustava

Razvojni alati, inačice i nadograd­nje programa

Članovi projektnog tima i njihovi doprinosi projektu

5. Najbolja praksa za buduće pro­jekte

Na kraju izvještaja trebale bi se nala­ziti dobre ideje i savjeti za buduće pro­jekte. Obično su to za ključci za stavke koje ste napravili učinkovito i s najma­nje problema, te moguća poboljšanja (kako bi trebali postupiti) za stvari koje ste napravili loše u projektu.

Primjeri dobrih praksi su: Redoviti sastanci projektnog tima Načiniti Plan rizika Načiniti Komunikacijski plan Utvrditi na početku projekta oče­kivanja korisnika

Upoznati ključne korisnike s dinamikom ostvarenja projektnih aktivnosti

FAZA 3: PrezentacijaNakon napisanog izvje­

štaja voditelj projekta tre­ba održati formalnu pre­zentaciju na kojem će biti prisutni svi zainteresirani sudionici projekta. To su obično članovi projektnog tima, pro­jektni sponzor, članovi uprave, dje­latnici, ali isto se tako mogu pozvati i glavni projektni sponzor te voditelj projekta i ključni korisnici od strane naručitelja.

Nakon ove prezentacije vjerojatno će se razviti rasprava svih zaintere­siranih sudionika, u okviru koje će se doći do još nekih bitnih saznanja koja bi se mogla uključiti u završni izvještaj.

Neka od pitanja na koja biste tre­bali usuglasiti mišljenja i dobiti odgo­vore su:

Koje ste zaključke izvukli iz povije­

sti projekta, a da vam mogu pomo­ći u budućnosti?

Što bi trebali početi, nastaviti ili prestati raditi u novim projekti­ma?

Opišite nova saznanja koja bi treba­li početi primjenjivati u sljedećem projektuOva prezentacija upravi ujedno je i

posljednja faza post mortema. Nakon prezentacije nadopunite post mortem izvještaj novim saznanjima i pohrani­te ga na mjesto gdje će biti dostupan za uvid svim interesnim skupinama.

FAZA 4: Ocjenjivanje projektnog tima

Sastavni dio post mortema bi tre­balo biti i međusobno ocjenjivanje članova tima na projektu. Naime, sva­ki član tima bi trebao ocijeniti kompe­tencije svojih kolega u smislu timskog rada (npr. odgovornost, predanost, povjerenje itd.), osobnih vještina (pre­zentacijska, edukacijska, komunika­cijska itd.), i tehničkih kompetencija u smislu stručnog znanja kojeg je osoba na projektu praktično koristila.

Na osnovi ovih podataka voditelji odjela ili HR menadžeri mogu usmje­ravati ljude kako da rade bolje, te procijeniti treba li ih slati na dodatne edukacije, čime ostvaruju dugoročnu korist za pojedinca u upravljanju nje­govom karijerom.

FAZA 5: Ažuriranje baze znanjaBio bi gubitak vremena izraditi

vrstan post mortem projekta, a onda na njega zaboraviti. Konačni korak je razviti plan akcije koji će se primje­njivati u narednim projektima. Pre­gledajte ponovno povijest projekta, usredotočite se na naučene lekcije i

specificirajte nove smjernice za bu­dućnost. Stečeno znanje na ovom projektu može se iskoristiti na slje­dećem ako se informacije pohrane u bazu znanja gdje će pristup imati sve zainteresirane skupine.

FAZA6: Opuštanje po završenom projektu

Po završetku projekta i nakon potvrde uspješne predaje projekta podršci, lijep način za interno zatva­ranje projekta je okupljanje članova tima kako bi se svima odalo priznanje za uspješno odrađen posao.

Obično se to radi na način da se organizira neformalno druženje kojem je svrha opuštanje nakon na­pornog projekta, a moguće je dati i dodatno priznanje pojedincima; u smislu jačanja motivacije tima za slje­deći projekt.

Pouka za buduće projekte...

Post mortem analizom na kraju svakog projekta osiguravate najkori­snije i najjasnije strategije razvoja za

poboljšanje poslovnih pro­cesa organizacije i kvalite­te proizvoda ili usluge. U skladu s razvojem strategije za uklanjanje nedostataka, budući projekti bi trebali osiguravati veću kvalitetu i niže troškove procesa nego prethodni.

Komunikacija s klijen­tima i projektnim timom je ključna za otkrivanje nedostataka u radu i utvrđivanja plana odgovora – kako bi se izbjegli u budućem radu na pro­jektima. S klijentom se stvara odnos trajnog partnerstva i povjerenja, a u projektnim se timovima povećava sklad, međusobno povjerenje i želja za suradnjom i na budućim projek­tima.

Post mortemi su primjenjivi na svim projektima, stoga upražnjavajte ove metode jer su isprobane u praksi i djeluju.

Tatjana Drljača

Provedba IT projekata

Analiza završenog projekta i uočavanje pogrešaka najbolji je način da pomognete svojim suradnicima da ne ponove vaše greške, jer je vjerojatnost javljanja istih problema na različitim projektima vrlo velika