Habilidades Directivas El Arte de Supervisar Personal

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Diseñado por: Ivette Cáceres Madera, ITF 096

JCI Republica Dominicana

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Créditos:

La Experiencia del Liderazgo Richard L. Daft,

Thomson Learning. 2006

Liderazgo. Teoría, Aplicación, Desarrollo de Habilidades Robert N. Lussier, Christopher Achua

Thomson Learning, 2002

Liderazgo Basado en Resultados Dave Ulrich, Jack Zenger, Norm Smallwood

Gestión 2000, 2000

La Inteligencia Emocional en la Empresa Daniel Goleman

Ediciones Argentina, 1999

Liderazgo, Cómo aprovechar las lecciones de la experiencia. Hughes, Ginnett y Curphy

McGrawHill, 2007

Diseñadora:

Ivette Cáceres Madera, ITF 096 ivetca@rocketmail.com, República Dominicana

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PROGRAMA: 09:00 – 09:30 Apertura 09:30 – 11:00 Módulo 1- Liderazgo 11:00 – 11:15 Refrigerio 11:15 – 1:00 Módulo 2 - Comunicación 1:00 – 14:00 Almuerzo 14:00 – 15:10 Módulo 3 - Motivación 15:10 – 15:30 Refrigerio 15:45 – 17:45 Módulo 4 – Trabajo en Equipo 17:45 – 18:00 Cierre y Evaluación

INTRODUCCIÓN

Cada día, las empresas actuales se concentran más en la búsqueda de líderes en lugar de gerentes. Personas con características especiales que logren influir en los demás y alcanzar resultados.

La JCI es una de las mayores fuentes de creación de líderes, brindando a los jóvenes la oportunidad de desarrollar sus

habilidades directivas de forma teórica y práctica, mediante la ejecución de proyectos que le permiten ser mejores oradores, trabajar en equipo, mantener a sus colaboradores motivados y enfocados a resultados. El conjunto de estas

habilidades, junto a los conocimientos y actitudes adecuadas, son las que forman a un verdadero líder.

Este curso tiene por objetivo proporcionar a los participantes herramientas que le permitan mantener un equipo motivado, comprometido y enfocado a resultados. Uno de los mayores retos que nosotros tenemos como miembros voluntarios de

esta organización.

El seminario se desarrolla en 4 módulos que tratan los temas de: liderazgo, comunicación, motivación y equipos de trabajo, los cuales pueden ser impartidos en un seminario de 8 horas o como módulos independientes de 1 a 3 horas de

duración.

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MODULO 1. LIDERAZGO

1.1 CONCEPTO DE LIDERAZGO

A. El liderazgo es un proceso de influencia. Es trabajar con los colaboradores para alcanzar sus metas personales y las metas de la organización. Ken Blanchard.

B. Liderazgo es guiar gente y crear equipo. Anónimo C. Proceso de influir a un grupo organizado hacia el cumplimiento de sus metas. Roach y Behling. D. Es la acción de influir a los demás. Son las actitudes, conductas y habilidades de dirigir, orientar, motivar,

vincular, integrar y optimizar el quehacer de las personas y grupos para lograr los objetivos deseados. Douglas McGregor

E. Persona que hace de la gente ordinaria gente extraordinaria, la ubica en una visión, la compromete con una misión y la amalgama en la fe de realizar un sueño que permita la trascendencia y realización. Le da significado a la vida de sus seguidores; es un arquitecto humano. Eric de la Parra.

Reflexión: 1. ¿Cuáles son los aspectos comunes de estas definiciones? ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 2. Basado en esos aspectos. ¿Cuál es su definición de liderazgo? ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 1.2 COMPETENCIAS DEL LÍDER

FIJAR EL RUMBO (Visión, clientes, futuro)

DEMOSTRAR CARÁCTER PERSONAL (hábitos, integridad, confianza, razonamiento analítico)

MOVILIZAR LA DEDICACION INDIVIDUAL

(hacer que otros se comprometan,

compartir poder)

GENERAR CAPACIDAD ORGANIZACIONAL

(formar equipos, gestionar el

cambio)

Tomado del Libro Liderazgo Basado en Resultados. Ulrico, Zenger y Smallwood

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Reflexión: 1. Cómo puede un líder fijar el rumbo? __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 2. Cómo demuestra carácter personal? __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 3. Cómo moviliza la dedicación individual? __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 4. Cómo genera capacidad organizacional? __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

1.3 ESTILOS DE LIDERAZGO

Estilo Características Funciona Mejor

Coercitivo Demanda acatamiento inmediato “Haz lo que te digo”

Crisis, Reestructuración, Empleado problema

Orientativo Motiva a la gente hacia una visión. “Ven conmigo”

Necesidad de una nueva visión u orientación clara.

Afiliativo Crea armonía y construye lazos emocionales “la persona está primero”.

Rehacer el equipo, motivar cuando hay mucho estrés

Democrático Crea consenso a través de la participación Al buscar consenso y al buscar datos con empleados valiosos

Ejemplar Pone estándares altos de desempeño Para lograr rápidos resultados de un equipo competente

Coach Desarrollar a la gente para el futuro Ayudar a un equipo a desarrollarse a largo plazo

Tomado del Libro: Inteligencia Emocional en la Empresa. Daniel Goleman Reflexión: 1. ¿Cuál consideras que es el mejor tipo de liderazgo? __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 2. ¿Qué tipo de líder necesita tu equipo de trabajo? __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 3. ¿Dentro de qué tipo de líder te clasificarías? __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 4. ¿Qué puedes hacer para ser el líder que tu equipo necesita? __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

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MODULO 2. COMUNICACIÓN EFECTIVA

2.1 Sistema de Comunicación

2.2 Barreras de la Comunicación Barreras culturales Barreras personales Barreras psico-sociales Falta de adaptación al receptor Complejidad o congestión de la información Incoherencia entre lo que se dice y el “como” se dice Presentación del mensaje Ruido Efecto de la cadena 2.3 Destrezas de la Comunicación Reflexión. 1. Cómo planificamos la comunicación: _________________________________________________________________________________________________ 2. Cómo mejoramos nuestra escucha activa: _________________________________________________________________________________________________ 3. Cómo podemos dar retroalimentación positiva y negativa: _________________________________________________________________________________________________

¿Por medio de qué? ¿Es consistente de manera verbal y no verbal? ¿Está expresado dentro del marco de referencia en la mente de quien recibe el mensaje? ¿Está expresado en términos comprensibles para quien recibe el mensaje? ¿Existe mucha información expresada demasiado rápido? ¿Se ha puesto importancia a los puntos significativos? ¿Pueden ser mensajes ambiguos para los demás? ¿Puede el mensaje confundirse por los sentimientos del emisor? ¿Se crean consideraciones desviadas o inválidas acerca del receptor? Se comunica directamente con el receptor o por medio de los demás?

¿Se observó? ¿Se escuchó? ¿Hubo rivalidad de mensajes o ruido adicional? ¿Existe razón alguna por la cual el receptor pudiera filtrar a sabiendas o en ignorancia la información? ¿Ha sido el mensaje modificado por el tiempo o por el medio empleado para su transmisión?

¿Se entendió? ¿Necesita el ego del receptor interferir con la comprensión? ¿Acaso las creencias y valores del receptor afectan la comprensión del mensaje?

Intención Recepción Expresión Interpretación ¿Qué es lo que usted desea lograr? ¿Está claro su propósito? ¿Quién necesita escucharle?

Retroalimentación ¿Comunicó lo que intentaba transmitir?

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MODULO 3. MOTIVACION 3.1 Teorías de la Motivación. La motivación se define como la energía interna que mueve a las personas a comportarse de una manera específica para obtener un resultado. Según su etimología significa “mover a la acción”. Existen diversas teorías de la motivación. A continuación presentaremos algunas de las más importantes, según su clasificación. Teorías del Contenido de la motivación: se centran en explicar y predecir el comportamiento de las personas, basados en las necesidades que estos poseen. Dentro de estas teorías se encuentran: 1. Teoría de Jerarquía de las Necesidades de Maslow

Según esta teoría las personas son motivadas por 5 tipos de necesidades básicas, las cuales son colocadas en una pirámide dependiendo de su orden de prioridad. Maslow clasificó estas necesidades en: fisiológicas (hambre, sueño, sed, refugio, etc.), de seguridad (trabajo seguro, hogar, etc.), de pertenencia o sociales (relaciones, aceptación, amistad), de estima (educación, reconocimiento, poder) y de autorrealización (crecimiento, logro, autosatisfacción, progreso). Las personas realizan un esfuerzo para satisfacer alguna necesidad y si el líder desea motivar a sus empleados, debe de reconocer cuales son sus necesidades. Esta teoría plantea, que las personas van satisfaciendo sus necesidades de nivel a nivel, es decir, primero deben de satisfacer sus necesidades fisiológicas antes de pasar a satisfacer las de seguridad y así sucesivamente.

2. Teoría del Crecimiento Relacionado con la Existencia (CRE) de Alderfer Esta es similar a la teoría de las necesidades de Maslow. Alderfer agrupa las necesidades en tres, existencia (que abarcan las fisiológicas y de seguridad de Maslow), relación (que incluye las sociales y de estima) y las de crecimiento referentes a la autorealización. La gran diferencia con relación a la teoría de Maslow, es que Alderfer reportó que en ocasiones las personas tratan de satisfacer más de una necesidad a la vez y que pueden moverse de una a otra en cualquier momento.

3. Teoría Bifactorial de Herzberg Frederick Herzberg realizó un estudio preguntando a los empleados qué les satisfacía en el trabajo y qué les insatisfacía. Grande fue su sorpresa al observar que en lugar de que las razones de insatisfacción fueran los aspectos contrarios a los de satisfacción, fueran otros totalmente diferentes. De esto concluyó que existen “factores de motivación” que hacen que las personas se esfuercen más por obtener los resultados y “factores de higiene” que hacen que las personas se desmotiven, aunque cumplirlos no hacen que estas se motiven más.

Los factores de motivación encontrados fueron: 1. Necesidad de logro 2. Reconocimiento en el trabajo 3. El contenido del trabajo 4. Responsabilidad 5. Progreso y crecimiento

Los factores higiénicos son:

1. La relación con sus superiores 2. Las condiciones del trabajo 3. Las relaciones interpersonales con sus compañeros de trabajo 4. El salario 5. Las condiciones laborales 6. La seguridad en el empleo

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Las teorías del proceso de la motivación: se enfocan en entender la forma en que los empleados eligen comportarse para satisfacer sus necesidades. Dentro de estas tenemos: 1. Teoría de la Equidad de Stacy Adams:

Propone que las personas se sienten motivados cuando perciben que hay igualdad entre lo que aportan y lo que obtienen, por lo cual es importante recompensar a las personas de forma equitativa, acorde con su trabajo, con sus compañeros y con el valor del puesto en la industria.

2. Teoría de las Expectativas de Víctor Vroom: Propone que la gente se siente motivada cuando cree que puede realizar la tarea, que recibirá la recompensa correspondiente y que dicha recompensa justificará el esfuerzo. Según Vroom, para que se produzca la motivación deben de existir 3 condiciones: 1. La expectativa de que el empleado puede cumplir con la tarea y alcanzar el objetivo 2. La instrumentalidad, es decir que el empleado considera que si realiza el trabajo alcanzará la recompensa 3. La valencia que alude al valor que una persona le da a la recompensa. Es decir, que mientras más valor tiene la

recompensa, mayor será el esfuerzo para alcanzarla.

Para lograr que la teoría de las expectativas sea un entre motivador se necesita: definir con claridad los objetivos y desempeño necesarios para lograrlos, asegurarse de que la recompensa sea valiosa para el empleado y asegurarse de que los empleados confían en que usted dará lo que promete.

4. Teoría del Establecimiento de Metas de Locke Propone que los objetivos que son difíciles pero posibles de alcanzar, motivan a los empleados a aumentar su desempeño ya que los objetivos dan un sentido de propósito al individuo. Empíricamente este es uno de los modelos más utilizados en las empresas modernas.

La Teoría del Reforzamiento propone que las consecuencias del comportamiento motivan a las personas a actuar de manera determinada. 1. Enfoque Operante:

Enuncia que una de las formas más usuales para cambiar la dirección, intensidad o persistencia del comportamiento es a través de las recompensas y castigos. Una recompensa es cualquier consecuencia que incrementa la posibilidad de que un comportamiento se repita. El castigo es la aplicación de un estímulo adverso o el retiro de algo deseable cada uno de los cuales reduce la posibilidad de que un comportamiento se repita. Diversos estudios han demostrado que el sistema del enfoque operante es muy efectivo, sobre todo si es enfocado más a las recompensas que a los castigos.

¿Cuál de estas teorías es la más motivadora? Cómo todas estas teorías se enfocan en un aspecto determinado de la motivación, ya sea las necesidades, el comportamiento o las consecuencias, no existe una sola que sea la más adecuada. Por lo cual recomendamos elaborar su propio plan de motivación utilizando varias de ellas. En un estudio realizado por la Firma de Investigaciones Gallup a miles de empleados, estos determinaron que los 12 factores más importantes para la satisfacción y motivación en el trabajo fueron los siguientes:

1. Sé lo que se espera de mí en el trabajo 2. Tengo los materiales y equipo que necesito para hacer bien mi trabajo 3. En el trabajo tengo la oportunidad de hacer lo que mejor hago, todos los días.

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4. En los últimos 7 días, he recibido reconocimiento y alabanzas por hacer un buen trabajo 5. Mi supervisor, o alguien en el trabajo, parece preocuparse por mí como persona 6. Hay alguien en el trabajo que alienta mi desarrollo 7. En el trabajo mis opiniones parecen contar 8. La misión o propósito de mi organización me hacen sentir que mi trabajo es importante 9. Mis compañeros de trabajo están comprometidos a hacer un trabajo de calidad 10. Tengo un muy buen amigo en el trabajo 11. En los últimos 6 meses, alguien en mi trabajo me ha hablado sobre mi progreso 12. Este último año he tenido oportunidades de aprender y crecer en el trabajo

Le recomendamos que los tenga en cuenta al momento de establecer su sistema de motivación.

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MODULO 4: EQUIPOS DE TRABAJO 4. 1. Concepto de Equipo Equipo Real: Un pequeño número de personas, con habilidades complementarias, comprometido con un propósito compartido, con claros objetivos de rendimiento y enfoque común de trabajo de lo que se consideran mutuamente responsables. 4.2 Las 5Cs de los Equipos: Complementación: cada miembro domina un área determinada del proyecto. Todas estos conocimientos son necesarios para sacar el trabajo adelante. Coordinación: el grupo de profesionales, con un líder a la cabeza, debe actuar de forma organizada con vista a sacar el proyecto adelante. Comunicación: el trabajo en equipo exige una comunicación abierta entre todos sus miembros, esencial para poder coordinar las distintas actuaciones individuales. Confianza: cada persona confía en el buen hacer del resto de sus compañeros. Esta confianza le lleva a aceptar anteponer el éxito del equipo al propio lucimiento personal. Compromiso: cada miembro se compromete a aportar lo mejor de si mismo, a poner todo su empeño en sacar el trabajo adelante. 4.3 Etapas de la Formación de un Equipo:

El equipo se encuentra con la necesidad de una mejora continua, innovación, velocidad y capitalización como su núcleo de competencias.

Desarrollo

El equipo se encuentra en desacuerdos y diferencias, es necesario gerenciar el conflicto. El reto incluye superar el “pensamiento de grupo”.

Tormenta

El equipo se enfrenta con la creación de cohesión y unidad, existen roles, se identifican las expectaciones de los miembros y el compromiso se incrementa.

Normalización

El equipo se encuentra con la necesidad de compenetrarse, lograr un entendimiento común en su objetivo y límites. Se deben formar las relaciones y crear la confianza.

Formación

Explicación Etapa

Transformación

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4.4 Tipos de Equipos:

Equipo Funcional

Equipos Interfuncionales

Equipos Autodirigidos

Representa a individuos agrupados según sus habilidades y por actividades comunes que desempeñan en la estructura jerárquica tradicional El liderazgo se basa en la jerarquía vertical

Los integrantes gozan de una mayor libertad respecto a la jerarquía, pero el equipo por lo común se mantiene unido al líder y éste lo dirige Los líderes deben ceder parte de su poder y control para que el equipo funcione en forma efectiva

Se orientan más a los miembros que al líder y su dirección.

4.5 Las 10 Funciones de un Líder para formar equipos efectivos:

1. Comunicar claramente las metas del equipo 2. Destacar el reconocimiento al grupo y las recompensas 3. Identificar y edificar con base en las fortalezas del conjunto 4. Generar confianza y una norma de trabajo en equipo 5. Consolidar las capacidades del conjunto para que se anticipe y enfrente los cambios de manera efectiva 6. Conferir autoridad al grupo para que realice su labor con la menor interferencia 7. Inspirar y motivar al equipo para que alcance niveles de desempeño elevados 8. Reconocer las necesidades individuales y de grupo y atenderlas de manera oportuna 9. Alentar y apoyar las decisiones de Equipo 10. Ofrecer a los equipos un trabajo que represente un desafío y los motive

4.6 Las 9 Funciones de la Organización para formar equipos efectivos: 1. Apoyo incondicional de la alta dirección 2. Información y recursos adecuados 3. Flexibilidad en la estructura de la tarea 4. Tamaño e integrantes adecuados 5. Misión y Objetivos claramente definidos 6. Adecuada estructura de poder compartido: Liderazgo compartido 7. Liderazgo de Equipo competente 8. Evaluación y solicitud de retroalimentación sobre la efectividad del equipo 9. Socialización adecuada de los miembros.

4.7 Manejo de los Participantes según su Tipología El presuntuoso: quiere imponer sus opiniones personales a toda costa, es el que lo sabe todo. Animar a los demás a comentar libremente sus opiniones. Dejar que se ocupen de él los miembros del grupo. Procurar que los miembros tengan confianza en sí mismos para que no se dejen influir. El manipulador: quiere argumentar siempre, e, interfiriendo en la exposición de quien dirige, manipula la reunión hacia sus objetivos personales. Discutirá hasta el más pequeño detalle exponiendo como suyas las ideas de los demás. Mantener la calma. El que dirige la reunión no debe perder la cabeza ni permitir que los demás la pierdan. Ha de preguntar, ponerle en evidencia ante los miembros del grupo. Darle la palabra en pocas ocasiones. El oponente sistemático: tratará de boicotear o contradecir todas aquellas ideas que sean aportadas por miembros del grupo que no estén en la línea que el ha establecido o propuesto.

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Hacerle comprender que esta experiencia puede ser útil a los demás; que el fin de la reunión es intercambiar ideas y reunir la experiencia de todos. Controle cuando debe de intervenir y pídale propuestas realistas y rentables. El payaso: es el que quiere hablar a todas horas o hacer chistes Pararle la cuerda cuando se detenga para tomar aliento. Señor A... no nos alejamos un poco del tema?, recordarle las normas. El Indiferente: El que no encuentra ningún interés a la reunión y considera que allí está perdiendo el tiempo Hacerle preguntas concretas. Pedirle consejo sobre alguna cuestión. Buscar alguna cosa que se refiera a él y pueda ser usada como ejemplo favorable. El indagador: es el que trata de conocer vuestra opinión, en lugar de dar la suya Hacer la pregunta al grupo y después a él nuevamente. El tímido: tiene ideas, pero le cuesta formularlas. Hacerle preguntas fáciles. Ayudarle a aumentar su confianza en sí mismo. Atraer la atención sobre sus buenas intervenciones “Hay que tratar a todos los hijos de la misma manera, es decir a cada uno de manera diferente”

Anónimo

Las Enseñanzas de los Gansos Cada vez que un ganso bate sus alas provoca un alzamiento del pájaro que lo sigue. Volando en una formación tipo V, todos juntos, aumenta su rango de vuelo en un 71% con respecto a lo que podría volar si lo hiciera solo. Aprendizaje: Las personas que van en una misma dirección y tienen un sentido de comunidad, pueden llegar más rápido y fácilmente al punto donde se dirigen porque viajan con el apoyo y empuje de todos. Quienes compartimos una dirección común, trabajando juntos lograremos nuestros objetivos más pronto y fácilmente, porque viajaremos asistidos por el sostén mutuo. Cuando un ganso sale de la formación, inmediatamente siente el peso y la resistencia de tratar de volar solo, entonces rápidamente vuelve a la formación para poder beneficiarse de la capacidad de alzamiento que produce el pájaro que va delante de él. Aprendizaje: Si tenemos la misma sensatez que los gansos, nos deberíamos mantener en formación con aquellos que lideran y saben a donde queremos ir. Tenemos que estar dispuestos, tanto para aceptar su ayuda, como a ofrecerle la nuestra a otros. Es importante observar y aprovechar a cada paso las ventajas de colaborar y unirnos a quienes tienen metas comunes a las nuestras. Cuando el ganso líder se cansa, deja el puesto rotando hacia atrás en la formación y otro ganso se pone a la cabeza de la misma. Aprendizaje: Es necesario turnarse para hacer las tareas difíciles y compartir el liderazgo. Las personas al igual que los gansos, somos interdependientes tanto de las habilidades y capacidades que cada uno posee. Es natural y ventajoso tomarnos por turnos los trabajos difíciles. Los gansos que van atrás de la formación graznan (honk), alentando a los de adelante para que mantengan la velocidad. Aprendizaje: Debemos asegurarnos que nuestros graznidos son de apoyo a los que van adelante y no de otra

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cosa. En los grupos donde hay mucho apoyo y aliento, en vez de grandes discrepancias, la producción es mayor. El poder de apoyo radica en la calidad del graznido. Apoyar significa estar en nuestro corazón, estar en nuestra propia esencia para desde allí alentar la esencia del otro, alentar el corazón del otro. Los trabajos mas demandantes se sobrellevan mejor con el apoyo y la confianza de todos. Cuando un ganso enferma, es herido o derribado, dos gansos se salen de la formación y bajan para ayudarlo y protegerlo. Permanecen junto a él hasta que pueda volver a volar o muere. Después ellos viajan solos para integrarse a otra formación o vuelven a la parvada original. Aprendizaje: Si tenemos tanta sensatez como los gansos, nosotros nos mantendremos juntos tanto durante los tiempos difíciles como cuando estamos fuertes. La solidaridad y el apoyo mutuo nos ayudan a lograr metas y hacer de la adversidad recurso y experiencia.