PROYECTO CENTRO DE ADMINISTRACION

DOCUMENTALARCHIVO CENTRAL

JUSTIFICACIÓN

EN CUMPLIMIENTO A LOS ACUERDOS O48 Y 049 DEL AGN, LA UNIVERSIDAD LIBRE COMO PRESTADORA DE UN SERVICIO PÚBLICO DEBERÁ EJECUTAR LA CONSERVACIÓN TOTAL, CONSERVACIÓN PREVENTIVA, RESTAURACIÓN Y CUSTODIA DOCUMENTAL CON EL OBJETO DE GARANTIZAR LA PERMANENCIA, PERDURABILIDAD Y LEGIBILIDAD DEL DOCUMENTO, ADEMÁS DE LA GUARDA O TENENCIA DE LOS DOCUMENTOS QUE IMPLICA RESPONSABILIDAD JURÍDICA EN LA ADMINISTRACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS MISMOS LO CUAL PERMITIRÁ A LA UNIVERSIDAD TENER UN SISTEMA DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO.

• CONSTITUCIÓN POLÍTICAARTICULO 8

• LEY 594 DEL 2000 (LEY GENERAL DE ARCHIVOS)

• ACUERDO 048 DEL 2000(CONSERVACIÓN PREVENTIVA Y RESTAURACIÓN DOCUMENTAL)

• ACUERDO 049 DEL 2000(CONDICIONES DE EDIFICIOS DESTINADOS A ARCHIVOS)

MARCO LEGAL

VENTAJAS

• NEUTRALIZA LOS COSTOS GENERADOS POR SANCIONES AL INCUMPLIMIENTO DE LA LEY.

• MAXIMIZA LA PRODUCTIVIDAD DEL TRABAJADOR.• OPTIMIZACIÓN DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN, AL ACCEDER

OPORTUNAMENTE A LA INFORMACIÓN.• EFICIENCIA Y EFICACIA EN LA ATENCIÓN AL USUARIO• CONSERVACIÓN ADECUADA DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA

UNIVERSIDAD. • SALVAGUARDA DE LOS ARCHIVOS SIN RIESGOS IGNÍFUGOS, HUMEDAD,

TEMPERATURA Y PLAGAS.• CONCENTRAR LA INFORMACIÓN ÚTIL YA SEA PARA LA TOMA DE DECISIONES

ADMINISTRATIVAS, ACADÉMICAS O PARA EL CONOCIMIENTO DEL DESARROLLO HISTÓRICO INSTITUCIONAL.

• GENERA UTILIDADES POR LA REDUCCIÓN DE GASTOS EN ALMACENAMIENTO.

FASES DEL PROYECTO

1. DIAGNÓSTICO DOCUMENTAL (ENTREGADO)

– VOLUMETRÍA DOCUMENTAL AG Y AC (918 ML)– MAPA DE ESTRUCTURA DOCUMENTAL– MATRIZ MEFI

2. INVENTARIO DOCUMENTAL DEL FONDO ACUMULADO (PROPUESTA)

– INVENTARIO EN ESTADO NATURAL, CON 10 CAMPOS DE DESCRIPCIÓN.– CODIFICACIÓN A UNIDADES DOCUMENTALES Y CAJAS.– ENTREGA EN APLICATIVO PARA ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO CENTRAL.

3. ADECUACIÓN FÍSICA DEL CENTRO DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL (PROPUESTA)

4. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL– LEVANTAMIENTO DE CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL (SERIES Y

SUBSERIES)– ANÁLISIS Y VERIFICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (FASE I)

CENTRO DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL

ARCHIVO CENTRAL

  ARQUITECTA  NIDIA AMPARO SALAZAR HERREÑO -  TESIS  LAUREADA- MAYO  2013

PROYECTOARQUITECTURA AL SERVICIO DE LOS ARCHIVOS

• PROYECTO No. 1ADECUACION Y CONSOLIDACION ARQUITECTONICA PARA EL

CENTRO DE DOCUMENTACION DOCUMENTAL ARCHIVO CENTRAL

JUSTIFICACION

OBJETIVO GENERAL• Continuar con el fortalecimiento del centro de

documentación documental – archivo central- de La Institución mediante la adecuación arquitectónica del espacio actualmente del archivo central y la incorporación de los espacios aledaños con el fin mejorar la capacidad documental y protección de la memoria de la institución (Marco legal norma 049 del 2000 del Archivo General de la Nación )

• OBJETIVO ESPECIFICOAplicar las técnicas recomendadas por el Archivo general de la Nación , en la adecuación de los espacios y características en muros, techos, cielo rasos, pisos, mobiliario y ambiente de humedad y temperatura para la conservación de los documentos. 

ALCANCES

• El proyecto se orienta hacia el mejoramiento de la conservación y gestión documental, de igual manera mediante las siguientes adecuaciones:

• Área de correspondencia• Área de consulta y préstamo • Área de servicios técnicos• Área de administración• Área de Deposito documental

LOCALIZACION, DIAGNOSTICO CARACTERISTICAS Y AREAS PARA EL PROYECTO

CARACTERISTICAS: NO PRESENTA RIESGO DE HUMEDAD SUBTERRANEA, MANTENIMIENTO DE CUBIERTAS, ESTABILIDAD, FACIL ACCESO, BUENA VENTILACIONDON DONDE SE REQUIERE.

CAMBIO TOTAL DEL SISTEMA ELECTRICO

EL TECHO ES IDEAL POR SER INCLINADO

ORGANIGRAMA 

• ZONIFICACION

RECEPCION

PERSONAL ARCHIVO

JEFE

AUXILIAR

APOYO

LIMPIEZA

DESINFECCION

SELECCION

ENCUADERNACI.

ENTREGA DE ARCHIVO

ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HIT.

ARCHIVO DE GESTION

FLUJO DE FUNCIONABILIDAD

manipulación, transporte y seguridad de la

documentación. adecuación climática establecidas para la

conservación del material

elementos de control y aislamiento

zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios estarán fuera de las de almacenamiento

DISEÑO ARQUITECTONICO 1 PISO

MUROS AISLADOS CON CAMARA DE AIRE Y MATERIAL

TERMOAISLANTES

LUZ INCANDESCENTE

PUIERTAS CON FALDONES DE

CAUCHO

LUZ EXTERIOR RETIRADAA 2 MTS

Paredes claras pintura EPOXICA

MEZANINE

SISTEMA ESTRUCTURAL MEZANINE

UBICACIÓN DE ESTANTERIA

ESTANTERIA TIPO MECANO Y LISA

SEPARACION EL ESTANTE DE LA PARED .20CMS

ASPECTO ESTRUCTURAL Y CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO

La adecuación climática a las normas establecidas para la conservación del material

documental

El crecimiento documental de acuerdo con los parámetros archivísticos que establezcan los procesos de retención y valoración documental

R PLACA1200 k/mt2

R ESTANTERIA 100 KG/1ML

ACABADOSPISOS , MUROS, TECHOS Y PUERTAS SERAN CONSTRUIDOS CON MATERIAL IGNIFUGOS DE ALTA RESISTENCIA

CONDICIONES AMBIENTALES

LA TEMPERATURA DEBE SER CONTROLADA ENTRE 15 Y 18 MAX

Humedad relativa entre 45% y 60%

Temperatura 14 a 10 oC. Humedad relativa de 40% a

50%

Almacnamiento magnetico lumínica, menor o igual a 100 lux. - Para radiación ultravioleta, menor o

igual a 70 uw/lumen.

iluminación artificial se podrá emplear luz fluorescente pero de baja intensidad y utilizando filtros

ultravioleta.

extintores de CO2, Solfaclan o Multipropósito

LOS ARCHIVOS DEBEN ESTAR AL ABRIGO DE LAS CONDICIONES EXTREMAS DE HUMEDAD Y TEMPERATURA

CONSERVACION EXTERNA INTERNA DE LA DOCUMENTACION

LA INTESIDAD LUMINICALA EXCESIVA LUZ NATURAL O LA

ARTIFICIAL(SOBRETODO LA FLUORESCENTE) OCACIONAN EL

DECOLARCION DE LOS TINTES

INTERNAOXIDACION-proceso natural producido por el aireACIDEZ-por factores de calor y humedad(SINTOMA COLOR AMARILLENTO) PAPEL DE ALTO CONTENIDO LIGNINA Y EL PAPEL CONSOLIDADO

EXTERNAFISICOS---luz humedad, temperat.MECANICOS-condiciones de almc.QUIMICOS-metal isecticida,sudor lo

BIOLOGOS-microorg. Hogos, cucaracha, polilla etec

LOS INSECTOSTIZANUROS(PECECILLO DE PLANTA)ORTOPTEROS(CUCARACHAS)COLEOPTEROS(ESCARABAJOS)

SELL

AMIE

NTO

TOT

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HEN

DIDU

RAS

Y PI

SOS

MEDIDAS PARA PRESERVAR LA

DOCUMENTACION

Actividades periodicas LIMPIADORES MAGNETICOS (DUST MAGNET)

CUBRIMIENTO DE VENTANAS DE VENTILACION EN ZONA DEBIDAMNETE PINTADAS

RUTA DE EVACUACION

PUERTAS CONTRA FUEGO

SISTEMA DE AIRE ACONDICONADO Y RED CONTRA INCENDIOS

AIRE ACONDICIONADO DESHUMIDIFICADORES

PARA MANTENER LA TEMPERATURA Y HUMEDAD REQUERIDA SE DEBEN MANTENER LOS EQUIPOS PRENDIDOS LAS 24 HORAS DEL

DIA Y LOS 365 DIAS DEL AÑO

MANTENIMIENTO PREVENTIVO

DETECTOR DE HUMO Y DE INCENDIO CONECTADO A

UNA ESTACION DE BOMBEROS MAS CERNANA

UBICACIÓN DE LAMPARAS

CUADRO DE AREAS Y CAPACIDAD DEPOSITO

PRESUPUESTO

ESPECIFICACIONES TECNICAS

FRESCASA    DE FABER GLASS  --AISLANTE   TERMICO  

AIRE ACONDICONADO

DESHUMIDIFACOR

SISTEMA DRY WALL  PARA CIELO RASO  Y MUROS

Por qué concreto pulido?El concreto pulido es sin duda la alternativa en pisos más importante desarrollada durante los últimos 10 años. La superficie del concreto es destroncada y pulida (brillada), luego es aplicado un endurecedor penetrante.

El resultado es una superficie que es altamente reflectiva, bella, durable, resistente a la abrasión, ambientalmente amigable y fácil de mantener. Hoy en día es una de las superficies preferidas en los proyectos LEED. certificados

•Durabilidad•Bajo mantenimiento•Encanto•Facilidad de limpieza•Reflectividad de luz (30% incremento)•Ambiente saludable

Bajo mantenimientoConcreto pulido ofrece un mantenimiento extremadamente bajo para cualquier aplicación.No necesita encerarse-cristalizarseBajo circunstancias normales no necesita Re-pulirse u otro mantenimiento que implique alto trabajo. Pero si por alguna circunstancia hay que rehacerlo el día de mañana su costo será cerca de la mitad de su costo inicial

PISO  PARA  DEPOSITO 

Reflectividad de la luzLa reflectividad del piso de concreto pulido reduce la demanda de iluminación necesaria para aclarar los espacios adecuadamente. La reflectividad de la luz en un ambiente industrial puede crear un área de trabajo más eficiente y productiva.Un espacio sombreado puede convertirse en un entorno luminoso con sensación confortable gracias al concreto pulido.

La combinación del pulido y la aplicación profesional de endurecedores de silica crea una superficie que es hasta dos veces más dura que el concreto sin tratar.El brillo que sale del concreto pulido en la superficie del concreto, no es una cera o alguna otra capa superficial es Un briilo NATURAL por lo tanto no es resbaloso. El uso diario del concreto pulido resulta en una superficie aun más brillante.El nivel de durabilidad es inigualado por cualquier otro producto para piso. Es resistente a raspaduras, trafico de maquinaria, polvo y abrasión.Es inigualado por terminados epóxicos, terrazo, vinilo, cerámica.

PISO EN PORCELANATO  PARA  ZONA  DE CORRESPONDENCIA, CONSULTA SERVICIOS TECNICOS, ADMINISTRACION   

Pintura epoxica  para  Piso   Y    Muros 

MOBILIARIO

 

Archivo rodante con desplazamiento mediante impulso manual. Consta de dos módulos dobles rodantes y dos

módulos fijos sencillos, y un total de 6 estantes 

metálicos de 200 x 92 x 30 cm, cada uno con 6 entrepaños (4 de ellos graduables). Con cerradura y capacidad para 360 AZs.

Precio: $ 2.800.000= más IVA.($ 3.248.000 IVA incluido)

Planoteca horizontal de 5 gavetas.Con capacidad aproximada para 500 planos de 100 x 70 cm.Fabricada en lámina cold rolled, conacabado en pintura electrostática color gris, beige o negro.

 

Estante de 200 cm de alto, 92 cm de ancho y 40 cm de fondo, con 6 entrepaños graduables. Ideal para almacenar cajas X200 Capacidad: 20 o 24 cajas (si se utiliza el entrepaño superior).

Precio (sin las cajas) $ 145.000= más IVA ($ 168.200=, IVA incluido)

Archivador aéreo. Tapa ecualizable (se desliza sobre el mueble).90 cm de ancho, 40 cm de alto, 37 cm de fondo.Con frente en madera:$ 232.000 más IVA($ 269.120=, IVA incluido)Con frente en lámina:$ 195.000 más IVA($ 226.200=, IVA incluido)

Silla giratoria tipo secretariasin brazos. Ergonómica, base neumática, tapizada en paño. Varios colores.

Precio: $129.000 más 16% IVA($ !49.640, IVA incluido)

Con brazos: $ 149.000 más IVA ($ 172.840, IVA incluido)

Silla Isósceles. Base en tubo cold rolled con pintura electrostática. Asiento y espaldar en plástico. Apilable.

Precio: $ 72.000 más IVA( $ 83.520, IVA incluido

  Distribuidor Industrias Cruz MueblesBogotá D.C. - Colombia

CAJAS Caja X200 con impresión personalizadaCon capacidad aproximada para 15 carpetas tamaño oficio.Dimensiones: 26 cm de alto, 21 cm de ancho y 40 cm de fondo, con tapa frontal. En cartón corrugado de 400 gramos. Adecuada para archivo activo o inactivo.Troquelada, técnicamente diseñada y muy fácil de armar (no requiere pegante).Impresa a una tinta, con el nombre y logo de la empresa o entidad, más espacios para identificar la caja y su contenido. 

Precio por unidad: $ 3.200= más IVACantidad mínima que se imprime y envía: 200 cajasPrecio de las 200 cajas: $ 742.400=, IVA incluido

Precio por unidad para 500 o más cajas: $ 3.000= más IVA

Los precios indicados no incluyen el costo del envío a ciudades diferentes a Bogotá

Caja X300, sin impresiónCon capacidad aproximada para 30 carpetas tamaño oficio.Dimensiones: 27 cm de alto, 31 cm de ancho y 41 cm de fondo, con tapa independiente (medidas netas, sin incluir la tapa). En cartón corrugado de 400 gramos, con pared sencilla más dos pestañas internas que sirven para colocar carpetas colgantes, y dos orificios que funcionan como manijas.  Adecuada para archivo activo o inactivo.Troquelada, técnicamente diseñada y muy fácil de armar (no requiere pegante)

Precio por unidad: $ 4.500= más IVACantidad mínima que se envía: 30 cajasPrecio de las 30 cajas: $ 156.600=, IVA incluido

Precio por unidad para 100 o más cajas: $ 4.100= más IVALos precios indicados no incluyen el costo del envío a ciudades diferentes a Bogotá

ESTANTERIA MEDIDAS

estantes deben estar construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado

Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para evitar desgarres en la documentación.

COCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

PRACTICAS DE CONSERVACION PREVENTIVAS LIMPIEZA PERIODICA DE ESTANTERIAS, CAJAS Y DOCUMENTOSFUMIGACIONES PERIODICASCOLOCACION DE DOCUMENTOS EN CAJAS

DEPOSITO CLIMATIZADOS A 20% A 50% HR (ideal par controlar el desarrollo microorganismo)

PERSONAL capacitado}PLAN ANUAL presupuestado para limpieza general

DEBEMOS RECORDAR EL DETERIORO NO SE PUEDE DETENER Y SINO RETARDARSE

ARCHIVO PARA 2 KM DE ARCHIVO

IMÁGENES

INTERIOR